REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET VED HØGSKOLEN I OSLO Møte nr. 4/11 Dato: 14. september 2011 Tid: 09.00 11.00 Sted: P46, rom 578 Tilstede: Hovedverneombud Ingerid Wefring (leder) Høgskolelærer Ellen Krogstad Nebell Høgskolelektor Riccarda Pfeiffer Direktør Ragnvald Thilesen Fak.direktør Tormod Furuseth Seniorrådgiver Live Pedersen Seniorrådgiver Trine Sofie Mathiesen Uten stemmerett: HMS-leder Wilfred Mørch Rådgiver Monica Solhaug (referent) Senior HMS-rådgiver Anne Driveklepp Kjærnsmo BHT Hjelp 24 Forfall: Rådgiver Anita Klinbajl Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø Sak 21/11 Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent av møtedeltakerne Sak 22/11 Oppfølging etter AMU-møte 8. juni 2011 De sakene som skal følges opp er satt opp som saker under. Sak 23/11 Orienteringer og meldinger HiOA det systematiske HMS-arbeidet roller og ansvar HMS-leder orienterte om saken. HMS-teamet sentralt utvides med et nytt medlem. Ingerid Wefring går av som hovedverneombud, og begynner i fellesadministrasjonen fra medio september. Hun skal hovedsakelig jobbe med kjemisk helsefare. Nils Harald Gunnerød tar over som hovedverneombud for studiested Pilestredet, og vil fungere frem til 31.12.2011. Det er besluttet at brannvernarbeidet skal innlemmes i det systematiske HMSarbeidet, og det foregår en diskusjon hvor brannvernleder skal plasseres organisatorisk. Andrea Arntzens hus Bjørn Syvertsen orienterte om byggeprosjektet. Det er nedsatt en prosjektgruppe, en styringsgruppe og brukergrupper på lavest mulig nivå. Styringsgruppen tar for seg de 1
overordnede beslutningene og ledes av tidligere høgskoledirektør Åsulv Frøysnes. Prosjektgruppen ivaretar den løpende oppfølgingen internt, og overfor de eksterne konsulentene. EST og SU har dannet brukergrupper som har et selvstendig ansvar for å få frem brukernes behov og ønsker, men forholde seg til de overordnede føringene. Bjørn Syvertsen orienterte videre hvilken fase prosjektet nå er inne i. De store beslutningene er tatt, så for tiden arbeides det med tekniske forhold og detaljer. Informasjonsplan er under utarbeidelse og vil legges frem for AMU når denne er klar. Den dokumentasjonen som AMU etterspør, har prosjektet ikke nedfelt skriftlig, men prosjektledelsen oppfatter at brukergruppene arbeider seriøst. Bjørn Syvertsen ønsket å påpeke at innspill fra brukergruppene tas hensyn til. AMU-medlemmene ønsker Bjørn Syvertsen tilbake senere for å orientere AMU om prosjektets fremgang. Han inviteres første møte 2012. Brannrevisjonen 2011 I begynnelsen av juni utførte Oslo brann- og redningsetat (OBRE) branntilsyn/revisjon ved Høgskolen i Oslo. Målet var å vurdere om høgskolen arbeider systematisk med alle forhold som omhandler brannsikkerhet. Tilsynet avdekket tre avvik (manglede etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov) og en anmerkning (forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes som definisjonen for avvik). Det ble avdekket manglede struktur i forhold til opplæring av ansatte. HiO mangler også et systematisk forebyggende brannvernarbeid og jevnlig revisjon på brannsikkerhetsområdet. HMS-leder informerte om at fristen for skriftlig tilbakemelding/handlingsplan først ble satt til 1. september, men fordi organiseringen rundt det forebyggende brannvernarbeidet var uavklart på daværende tidspunkt, blir frist for tilbakemelding til OBRE utsatt til 1. oktober. Sykefraværsrapport for 2. kvartal 2011 AMU gjennomgikk den avdelingsvise sykefraværsstatistikken for 2. kvartal 2011, samt de fem siste kvartalene. Det totale sykefraværet for hele høgskolen 2. kvartal 2011 er 4 % hvorav 3,4 % er legemeldt. ISO-sertifisering HMS-leder orienterte om saken. Det er holdt kurs for 12-15 medarbeidere på HiO med deltakelse av nøkkelpersoner på Drift, representanter fra avdelingene, HVO og representanter fra OP-seksjonen. HVO og en representant fra OP-seksjonen har i tillegg deltatt på tre workshops ved Det Norske Veritas. Den ene i OP-seksjonen som hadde dette som arbeidsfelt ble innplassert på fakultet, og har senere sluttet ved HiO. ISO-sertifisering er en tidkrevende prosess, og kontinuitet er helt avgjørende 2
for at dette skal lykkes. På grunn av for få tilsatte i HMS-teamet er det derfor ikke mulig å gjennomføre sertifiseringen denne høsten. HVO påpekte at HiO likevel måtte kunne få til noe, for eksempel kildesortering av papir for studenter, i løpet av høsten. Flere AMU-medlemmer sa seg enige i. Ragnvald Thilesen, informerte AMU at det er besluttet å utsette ISO-sertifiseringen til 2012. HVO orienterer HVO orienterte AMU om at hun går av som HVO for studiested Pilestredet, og takket for interessante og lærerike år i AMU. Hun informerte AMU om at det er lagt opp til lav aktivitet denne høsten, med tanke på Møteplassen, men at verneombudene må melde om endringer eller nye verneområder. Sak 24/11 Ventilasjonsanlegget P52 AMU hadde ventilasjonsanlegget i P52 oppe som orienteringssak i sitt møte 14. april 2011. AMU ba om at det ble satt opp en ny sak tidlig høsten 2011. Utvalget ba om en plan for hvordan arbeidet med utskiftning av ventilasjonsanlegget skal sikre at avdelingen er involvert og aktiv i planleggingen, samt hvordan ordinære aktiviteter skal ivaretas i byggeperioden. Vedlagt saken fulgte notat fra Åsulv Frøysnes vedrørende planlagt byggeprosjekt i P52. Kostnadene ved skifte av ventilasjonsanlegg og ombygging viser seg å bli betydelig større enn det man først regnet med, og i tillegg kommer ventilasjonskostnadene. Videre viser de omfattende vurderingene som er gjort at luftmengdene i liten grad vil blir endret eller forbedret ved skifte av anlegg. Betydelige ulemper i byggetiden vil også være et moment i vurderingen av om høgskolen bør gå inn for gjennomføring av prosjektet. Høgskolen er i dialog med KLP Eiendom om de vil kunne dekke noe av kostnadene forbundet med utskiftning og ombygging, og venter på en tilbakemelding hva de vil kunne dekke av kostnader. Når svar fra KLP Eiendom foreligger, vil høgskolens ledelse kople inn byggeutvalget. Hovedverneombudet og flere av AMUs medlemmer uttrykte bekymring for arbeidsforholdene i P52, ikke minst i forhold de forventninger de tilsatte har til at oppgradering av ventilasjonsanlegget skal skape forbedringer i inneklimasituasjonen. De foreslåtte arbeidene vil medføre betydelige ulemper for de tilsatte som i stor grad må flytte ut av kontorene sine i en 3-månederes periode. Det er uholdbart å utsette dem for så store ulemper for dersom ikke inneklimasituasjonen forbedres. Dette prosjektet har utviklet seg, på en svært uheldig måte og er en alvorlig sak for avdelingen. Det er derfor nødvendig å få fram alt av dokumentasjon og også vurdere den psykososiale situasjonen i avdelingen 3
AMU tar notatet til orientering, og ber om at Byggeutvalget forbereder en sak for AMU 27. oktober. Sak 25/11 Forslag til AMUs årsrapport studieåret 2010/2011 Arbeidet i AMU har i året som har gått vært preget av fusjonsprosessen og ulike problemstillinger rundt dette og AMU konkluderte i sin årsrapport med følgende: "AMU har i studieåret hatt det psykososiale arbeidsmiljøet som fokusområde og behandlet mange problemstillinger knyttet til fusjonsprosessen. Medlemmene opplever samarbeidet innad i utvalget som godt. AMU vil fremheve at høgskolens tilsatte opplever å ha et godt arbeidsmiljø selv om det har vært en periode preget av noe uro. Det betyr likevel ikke at det også er en rekke utfordringer. AMU vil peke på to sentrale områder som det vil være spesielt viktig at høgskolen retter fokus mot fremover: Forankring av arbeidsmiljøarbeidet i ledelsen på alle nivåer. Konsekvensvurderinger på det arbeidsmiljømessige området som naturlig del av alt planarbeid." AMUs medlemmer hadde ingen ytterligere kommentarer til rapporten. AMUs årsrapport godkjennes av AMU. Sak 26/11 LAMUenes årsrapporter for studieåret 2010/2011 Det var laget en fyldig samlerapport med hovedpunkter fra hvert enkelt AMUs årsmelding og følgende oppsummering: "De fleste avdelingene har avholdt flere enn fire møter det siste året. Det tyder på høy aktivitet og at LAMU spiller en viktig rolle i avdelingenes arbeidsmiljøarbeid. Dette kan også leses ut av rapportene. Det rapporteres om hvilke saker som har vært på dagsorden, men sies mindre om hvordan sakene er behandlet i LAMU. AMU vil understreke at det er et lederansvar å følge opp HMSarbeidet. LAMU skal være en arena for å belyse problemstillinger og for å meisle ut områder det er viktig at avdelingen tar tak i. Dette kan man i liten grad lese ut av årets rapporter. Fordi kvaliteten på rapportene er svært varierende og innholdet gir et uklart bilde, er det vanskelig å vurdere selve arbeidet i LAMU. De fleste rapportene er grundige og innholdsrike, men det kan i år, som tidligere år, synes som om det noen steder er vel mange orienteringssaker. AMU vil understreke viktigheten av saker som skal behandles må være godt opplyste også i LAMU. 4
I fjor påpekte AMU at det i flere av rapportene så ut som det var LAMU som satt med det operative ansvaret for HMS-arbeidet og at rapportene bar preg av å være statusrapporter for HMS-arbeidet i enhetene mer enn rapporter om hva LAMU hadde drøftet og gitt råd om. Slik er det i år også. Det kan virke som om det er vanskelig å skille mellom rapportering av avdelingens egne HMS-aktiviteter og rapporteringen av LAMUs arbeid og uttalelser. Det kan synes som om avdelingene mangler en kanal for rapportering om egne HMS-aktiviteter. For å tydeliggjøre ledelsens ansvar for HMS-arbeidet bør det på fakultetsnivå, på samme måten som på sentralt nivå, lages en fakultetets årsrapport om egne HMS-aktiviteter til fakultetsstyret. En deling av rapportering om egne aktiviteter og LAMUs aktiviteter vil, etter AMUs oppfatning, danne grunnlag for en riktigere og enklere rapportering for LAMU. Med tanke på eventuelle AMU-underutvalg på fakultetsnivå i HiOA er det grunn til å legge vekt opplæring og informasjon om hvordan LAMU skal arbeide og rapportere." AMUs medlemmer hadde noen kommentarer og innspill til saken. Disse vil bli innarbeidet i samlerapporten. AMU tar LAMUenes årsmeldinger og samlerapport for LAMUene til etterretning med de merknader som fremkom i møtet og ber om at AMUs vurderinger blir tatt med videre og vurdert med tanke på oppretting av LAMU i HiOA. AMU ber fakultetene å rapportere på sine HMS-aktiviteter som del av sin årsmelding til eget styre. Sak 27/11 Hovedverneombudets årsrapport til AMU Hovedverneombudet hadde laget en todelt rapport med årsrapport fra 2010/2011 som en del og dernest tanker om viktige områder inn i den nye høgskolen. Hovedverneombudet trakk frem to av områder hun mener er sentrale for å lykkes i HMSarbeidet. Det ene er at HMS-arbeidet må forankres i toppledelsen hvis man skal lykkes, og at ledere på alle nivåer må forplikte seg til å følge dette opp. Det andre er at det må skapes gode medvirkningsarenaer for både fagforeninger og vernetjeneste slike at disse gis reell medinnflytelse i saker som angår dem. HVOs årsrapport tas til etterretning av AMU. Sak 28/11: Halvårsrapport fra BHT Hjelp 24 gir hvert halvår en rapport over samarbeidet mellom BHT og Høgskolen i Oslo. Rapportene gir en oversikt over hvordan bistanden til høgskolen har foregått, antall timer levert, vurdering av HMS-arbeidet og samarbeid fremover. 5
BHTs årsrapport ble ikke levert ut før på AMU-møte. Det ble enighet om å behandle saken pr. e-post. Det kom ingen kommentarer til BHTs årsrapport i kommentarrunden. AMU tar BHTs årsrapport til etterretning. Sak 29/11 Samlerapport HMS-revisjon 2011 Revisjonsteamet sier i sin oppsummering: " Årets revisjon har vist at det har vært arbeidet med det systematiske HMS-arbeidet i året som har gått, men kvalitet og kvantitet varierer. For å komme videre i dette arbeidet er det viktig å ha ledere på alle nivå med kompetanse på HMS-feltet, og vilje til å prioritere det systematiske HMS-arbeidet. Vi ser at fusjonen med Høgskolen i Akershus vil kunne gi oss utfordringer på det psykososiale området og det er nødvendig å sette spesiell fokus på dette i studieåret 2011/2012." AMU tar samlerapport HMS-revisjon til etterretning med de merknader som fremkom i møtet og anbefaler at stor-amu slutter seg til revisjonsteamets forslag til temaer til HMS-revisjonen 2012: Kontrollere at det systematiske HMS-arbeidet følges opp i enhetene og dokumenteres, med spesiell vekt på oppfølging etter HMS-samtaler og vernerunder rutiner rundt risikofylt arbeid Kontrollere bruken av det elektroniske eksponeringsregisteret for arbeidstakere og studenter som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier samt arbeidstakere og studenter som arbeider med bly og blyforbindelser.. Følge opp beredskap/brannberedskap som del av det systematiske HMS-arbeidet. Følge opp bruken av stoffkartotek og eksponeringsregister, og arbeidet med kjemiske stoffer Revisjonsteamet gjennomfører befaringer i den grad de finner det nødvendig. Sak 30/11 HMS-årsrapport 2010/2011 Rapporten besto av to hoveddeler; én med omtale av hva som har vært gjort i 2010/2011 og én med satsingsområder for 2011/2012. Høgskolen vil prioritere følgende områder i 2011/2012: 6
- Forankring av HMS-arbeidet hos ledere og tilbud om opplæring. - Oppfølging etter brannrevisjon, med spesiell vekt på strukturene rundt opplæring, dessuten avvikshåndtering og revisjon på brannberedskapsområdet. Det skal også gjennomføres en risiko- og sårbarhetsanalyse av hele beredskapsfeltet ved høgskolen. - Den nye høgskolen må etablere felles rammer rundt det systematiske HMS-arbeidet. - Fortsatt satsing på fysisk og psykososialt arbeidsmiljø og oppfølging av de kartlegginger som gjøres. HMS-teamet må gjøre seg godt kjent på begge studiesteder. - Oppfølging av sykefravær etter nye regler fra 1.juli 2011. - Videre arbeid med ISO-sertifisering mhp ytre miljø. Det ble tatt til orde for en tydeliggjøring av at HMS-årsrapporten er Høgskolen i Oslos rapport om eget HMS-arbeid. AMU tar HMS-årsrapport til orientering med de merknader som fremkom i møtet. Møtedatoer høsten 2011: Torsdag 27. oktober kl. 12.30 15.00, studiested Pilestredet. Torsdag 15. desember (AMU blir enige på møtet i oktober, klokkeslett og sted for desembermøtet). 7