INNBYDAR: Vik kommune Postboks 134 6891 Vik i Sogn ANSVARLEGE PERSONAR: Marit Johanne Andersen Helge Johan Bjordal VALD INNKJØPSPROSEDYRE: Open anbodskonkurranse KONTRAKTSTYPE: Rammeavtale Frist for tilbod: 30.8.16 klokka 13.00 Postadresse: Postboks 134, 6891 Vik i Sogn telefon: 57 69 82 00 telefaks: 57 69 82 01 Internettadr.: http://www.vik.kommune.no
Innhald 1 Tilbodsinnbyding... 3 2 Opplysningar om kjøpet og oppdragsgjevar... 4 2.1 Framdriftsplan for gjennomføring av denne konkurransen... 4 2.2 Varigheit og omfang... 4 2.3 Informasjon om regelverket... 4 2.4 Innkjøpsprosedyre... 5 3 Reglar for gjennomføring av konkurransen... 5 3.1 Kvalifikasjonskrav til leverandør og dokumentasjon av kvalifikasjonskrava... 5 3.1.0 Generelle krav... 5 3.1.1 Leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.1.2 Leverandøren sin økonomiske og finansielle kapasitet... 5 3.2 Tildelingskriterium... 6 3.3 Kostnader ved utarbeiding av tilbod... 6 3.4 Signatur og fullmakt... 6 3.5 Kontraktstildeling og kontrakt... 6 3.6 Atterhald... 6 4 Tilbodet si utforming... 6 5 Kontraktvilkår... 7 5.1 Avtaleperiode... 7 5.2 Pris... 7 5.2.1 Prisjustering i avtaleperioden... 7 5.3 Leveringsvilkår... 7 5.3.1 Reklamasjon... 7 5.4 Betalingsvilkår og fakturering... 8 5.5 Oppseiing... 8 5.6 Konflikt... 8 Vedlegg 1: tilbodsskjema 2 av 8
1 Tilbodsinnbyding Vik kommune (heretter oppdragsgjevar) skal inngå rammeavtalar for kjøp av vikartenester til kommunal legeteneste og til pleie- og omsorg-sektoren i Vik kommune. Anbodet er delt i 2 tenestegrupper, og tilbydar kan velja å gi tilbod på ei eller begge tenestegruppene: 1. Vikarar til pleie- og omsorg-sektoren: Sjukepleiarar og helsefagarbeidarar 2. Vikarar til legetenesta: Legar til allmenn praksis og legevaktteneste Ved evaluering av tilboda vil kvar tenestegruppe bli vurdert for seg, og oppdragsgjevar vil velja det mest økonomisk fordelaktige tilbodet i kvar tenestegruppe, jamfør tildelingskriteria i kapittel 3.2. Helse- og sosialtenester er uprioriterte tenester, jamfør vedlegg 6 i forskrifta til Lov om offentlege anskaffingar. Dette innkjøpet gjennomfører me som «Open anbodskonkurranse» i samsvar med del II i forskrifta til Lov om offentlige anskaffingar, 5-1. Sjå også kapittel 2.4. Krav til innlevering av tilbod: Tilbodet skal: vera skrive på norsk og gjeve på grunnlag av dette konkurransegrunnlaget innehalda alle opplysningar som denne tilbodsinnbydinga stiller krav om, og følgja inndelinga i kapittel 4 nedanfor. Ufullstendige tilbod kan bli forkasta. vera datert og underskrive av person med rett fullmakt. sendast/leverast i lukka sending merka. leverast i o eitt - 1 - sett papirformat o eitt 1 sett elektronisk tilbod på CD/DVD eller USB-minnepenn i elektronisk pdf-format. o katalog og anna informasjonsstoff kan leverast som vedlegg. Tilbodet kan ikkje leverast pr. e-post eller anna elektronisk kanal. Innpakking, lukking og merking av tilbodet skal gjerast på ein slik måte at tilbodet kan bevarast fortruleg fram til opninga. Tilbod som ikkje er merka og levert slik at dei kan haldast fortruleg fram til fristen, vert avvist. Tilbodet skal sendast eller leverast til: Vik kommune Kommunehus 1 Postboks 134 6891 Vik i Sogn Tilbodet skal vera oppdragsgjevar i hende seinast 30.8.16 klokka 13.00. Vi gjer merksam på at det er tilbydar sitt ansvar at tilbodet når fram i tide, både ved levering per post, bod og på annan måte. Tilbodsopning Offentleg opning der tilbydarar kan møte opp vil ikkje finna stad. Dei innkomne tilboda vil bli opna av to representantar frå oppdragsgjevar. Tilboda vil bli protokollført. Kommunikasjon All kommunikasjon, inklusive spørsmål og avklaringar etc., skal vera på norsk og skje skriftleg. Vedståings-frist Tilbydaren må vedstå seg sitt tilbod til 1.12.2016. 3 av 8
2 Opplysningar om kjøpet og oppdragsgjevar OPPDRAGSGJEVAR: Vik kommune Postboks 134 6891 Vik i Sogn Telefon 57 69 82 00 KONTAKTPERSONAR Namn Telefon E-post Geir Svendsen 918 49 773 Geir.svendsen@vik.kommune.no Leiar IKT og tenestetorg Dersom tilbydar finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkeleg informasjon, eller ved behov for eventuelle avklaringar, kan tilbydar stilla skriftleg spørsmål for å få tilleggsopplysningar. Tilleggsopplysningar kan Vik kommune gi seinast 6 dagar før utløpet av tilbodsfristen. Slike tilleggsopplysningar vert lagt ut på Doffin. 2.1 Framdriftsplan for gjennomføring av denne konkurransen Framdriftsplanen er rettleiande og ikkje bindande for oppdragsgjevar Kunngjering i DOFFIN- databasen 4.7.16 Siste frist for spørsmål frå utvalde leverandørar 24.8.16 kl. 13.00 Tilbodsfrist for utvalde tilbydarar 30.8.16 kl. 13.00 Tildeling Veke 36 2016 Inngåing av kontrakt Veke 38 2016 2.2 Varigheit og omfang Avtalen trer i kraft frå når den er underskriven av begge partar, og skal vara i 2 år med mogelegheit for oppdragsgjevar å forlenga avtalen i 2 år. Oppdragsgjevar skal gi leverandøren melding om oppdragsgjevar ønskjer å nytta opsjonen seinast 2 månadar før utløp av kontrakten. Oppdragsgjevar vurderer verdien av kontrakten å vera anslagsvis i heile kontraktperioden (4 år): Tenestegruppe Verdi i kroner 1: Vikarar pleie og omsorg 12.000.000,- 2: Vikarar lege 8.000.000,- 2.3 Informasjon om regelverket Vi tilrår at den enkelte tilbydar gjer seg kjent med rammevilkåra for offentleg innkjøp. Informasjon kan ein finna hjå Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI): http://anskaffelser.no/index.html eller i sjølve regelverket hjå lovdata: http://lovdata.no/cgi-wift/wiftldles?doc=/app/gratis/www/docroot/all/nl-19990716-069.html&emne=anskaffelse*&& 4 av 8
og http://www.lovdata.no/cgi-wift/wiftldles?doc=/app/gratis/www/docroot/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html&emne=anskaffelser*& 2.4 Innkjøpsprosedyre Helse- og sosialtenester er uprioriterte tenester, jamfør vedlegg 6 i forskrifta til Lov om offentlege anskaffingar. Dette innkjøpet gjennomfører me som «Open anbodskonkurranse» i samsvar med del II i forskrifta til Lov om offentlige anskaffingar, 5-1. Etter at tilboda er mottekne, vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifikasjonskrava (sjå kapittel 3.1). Tilbydarane som tilfredsstiller kvalifikasjonskrava, vil få sine tilbod evaluert etter tildelingskriteria i kapittel 3.2, og oppdragsgjevar vil velja det mest økonomisk fordelaktige tilbodet i kvar tenestegruppe. Ved bruk av denne innkjøpsprosedyren, kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtalar for å avklara eventuelle uklare forhold, eller for å få/gi tilleggsinformasjon. 3 Reglar for gjennomføring av konkurransen 3.1 Kvalifikasjonskrav til leverandør og dokumentasjon av kvalifikasjonskrava Formålet med kvalifikasjonskrava er å fastsetja eit nedre kvalifikasjonsnivå og hindra at ikkje-kvalifiserte verksemder får anledning til å delta i konkurransen. Kvalifikasjonskrava vert vurdert på grunnlag av dokumentasjonen som tilbydar legg fram for kvart einskilt krav. Om tilbydar ønskjer å levera tilbod samen med andre selskap, skal dette opplysast om i tilbodet. Det må vidare godtgjerast at tilbydar reelt disponerer alle dei ressursane som vert tilbydd. Dette skal gjerast ved å leggja fram ei erklæring med forplikting frå underleverandørar/samarbeidspartar. Leverandøren sine kvalifikasjonar vil bli vurdert ut frå tilsendt dokumentasjon. Alle dokumentasjonskrava gjeld også for eventuelle underleverandørar. Tilbod som ikkje inneheld lovpålagt og førespurt dokumentasjon kan avvisast. 3.1.0 Generelle krav Leverandøren og eventuelle underleverandør skal ha ordna forhold for innbetaling av skatt og meirverdiavgift. Kravet skal dokumenterast med skatteattestar ikkje eldre en 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Attestane kan tingast via Altinn.no. 3.1.1 Leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren og ev. underleverandør skal vera eit lovleg etablert føretak og tilfredsstilla krav om registrering. Dokumentasjonskrav er firmaattest. 3.1.2 Leverandøren sin økonomiske og finansielle kapasitet Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføra kontrakten. Dokumentasjonskrav: Oppdragsgjevar vil evaluera på bakgrunn av rekneskapstal og nøkkeltal registrert i Proff Forvalt. Alle selskap som har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret, vil vera registrert i Proff Forvalt. Tilbydar vert bedt om å sjekke om det ligg slik informasjon i Proff Forvalt (www.forvalt.no). Dersom selskapet ikkje har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret, legg ved rekneskap og årsrapport for dei to siste åra. Leverandørar som ikkje har levert rekneskap til Brønnøysundregisteret, og på den måten ikkje heller er registrert i Proff Forvalt, kan også godtgjere sin økonomiske og finansielle kapasitet med bank- /morselskapsgarantiar, relevant ansvarsforsikring. 5 av 8
Oppdragsgjevar ser bank-/morselskapsgarantiar eller relevant ansvarsforsikring egna, dersom dokumenta dekkjer oppdragsgjevar sin økonomiske risiko om leverandøren ikkje har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylla avtalen. Med oppdragsgjevar sin økonomiske risiko meinast økonomisk tap som skuldast manglande avtaleoppfylling. 3.2 Tildelingskriterium Oppdragsgjevar vil velja det økonomisk mest fordelaktige tilbodet ut frå kriteria nedanfor. Følgjande kriterium vil bli nytta i evalueringa av tilboda (kvar tenestegruppe vil bli vurdert for seg): Kriterie Skildring Vekting i prosent Erfaring med liknande Sjå tilbodsskjema (vedlegg 1) kapittel 3.1. 30 oppdrag Pris Sjå tilbodsskjema (vedlegg 1) kapittel 3.2. 70 3.3 Kostnader ved utarbeiding av tilbod Alle kostnader i samband med utarbeiding av tilbod skal i sin heilskap dekkjast av den einskilde tilbydar. 3.4 Signatur og fullmakt Tilbodet skal vera signert av person eller personar med fullmaktmynde. Alle dokument skal vera på norsk. 3.5 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivar sitt vedtak om innstilling til val av leverandør, vil bli skriftleg sendt alle deltakarane. Vedtaket vil innehalda ei grunngjeving for valet og opplysing om karenstid for å inngå kontrakt. Det vil verta inngått avtale/kontrakt med den/dei leverandøren/leverandørane som får tilboda godtekne. Kontraktvilkåra (kapittel 5 nedanfor) utgjer ein obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikkje er samsvar mellom konkurransegrunnlaget og kontraktvilkåra, gjeld konkurransegrunnlaget. 3.6 Atterhald Dersom ein leverandør tek atterhald i høve delar av krava som er sett i konkurransegrunnlaget, her inkludert avtalevilkåra, skal dette koma klart fram av tilbodet (utfylt vedlegg 1, kapittel 4). Atterhald og avvik skal vera presise og eintydig skildra slik at oppdragsgjevar kan vurdera dei utan kontakt med leverandøren. Atterhald og avvik skal ha referanse til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og takast inn i tilbodsskjema kapittel 4 (vedlegg 1). Vesentlege atterhald og avvik kan føra til at tilbodet blir avvist. Dersom leverandøren viser til standardiserte leveringsvilkår eller liknande, må leverandøren gjera greie for på kva punkt desse avvik frå konkurransegrunnlaget. Slike avvik blir sett på som atterhald. Alle atterhald og avvik skal spesifiserast med kva konsekvens dette har for ytinga. 4 Tilbodet si utforming Komplett tilbod skal bestå av og vera strukturert på følgjande måte: Skiljeark 1 Tilbodsbrev underskrive av person med fullmakt. Brevet skal innehalda: Kontaktperson for mottak av informasjon 6 av 8
Opplysning om eventuelle underleverandører. Dersom det ikkje vert nytta underleverandørar i tilbodet, skal dette stadfestast i tilbodsbrevet. Skiljeark 2 Vedlegg knytt til kvalifikasjonskrav - sjå punkt 3.1 Attest for betalt skatt og mva (sjå punkt 3.1.0) Firmaattest (sjå punkt 3.1.1) Eventuelt rekneskap, årsrapport og eventuelle garantiar/forsikringar (sjå punkt 3.1.2) Eventuell erklæring frå underleverandørar (sjå punkt 3.1) Alle dokumentasjonskrav for eventuelle underleverandørar (sjå punkt 3.1) Skiljeark 3 Skiljeark 4 Komplett utfylt vedlegg 1 - tilbodsskjema Anna Det er viktig at tilbodet er utforma i samsvar med konkurransegrunnlaget. Tilbod som avvik frå disposisjon og ikkje inneheld dei opplysningar, oppgåver m.m. som det er bedt om, kan avvisast. 5 Kontraktvilkår Kontraktvilkåra skal saman med konkurransegrunnlaget danna grunnlag for endeleg kontrakt med atterhald om mindre praktiske justeringar/tilpassingar. Følgjande kontraktvilkår vert lagt til grunn for avtalen: 5.1 Avtaleperiode Avtaleperioden vert i hendhald til konkurransegrunnlaget punkt 2.2. 5.2 Pris Prisane skal i utgangspunktet vere faste i avtaleperioden og innehalde alle krav og vilkår som er nedfelt i dette konkurransegrunnlaget. Prisane vert i samsvar med punkt 3.2 i utfylt tilbodsskjema frå leverandøren sitt tilbod datert dato: Alle tilsette hjå leverandøren skal til ei kvar tid minimum ha løn i høve gjeldande hovudtariffavtale i kommunal sektor (mellom KS og arbeidstakarorganisasjonane). 5.2.1 Prisjustering i avtaleperioden Etter eitt år, og deretter årleg, vil prisane kunna forhandlast dersom tilbydar kan dokumentera at prisane i marknaden har endra seg. Vik kommune skal alltid godkjenna eventuelle prisendringar før dei trer i kraft. 5.3 Leveringsvilkår Vikartenestene skal leverast i Vik i Sogn. Kommunen ordnar bustad for vikarane. Det er leverandøren sitt ansvar å syta for: Reiseadministrasjon for vikarane Anna praktisk tilrettelegging for vikarane Oppdragsgjevar skal godkjenna alle vikarar på førehand. 5.3.1 Reklamasjon Tenester som avvik frå krav/vilkår i avtalen fører til reklamasjon. Reklamasjon skal skje straks og seinast 5 dagar etter at avvik er oppdaga. Leverandøren skal straks foreta endringar utan kostnadar for kjøparen. 7 av 8
5.4 Betalingsvilkår og fakturering Kvartalsvis, spesifisert faktura frå leverandør kontant per 30 dagar etter fakturadato. Faktura skal ikkje innehalda noko form for gebyr eller tillegg. 5.5 Oppseiing Dersom vilkåra i avtalen ikkje vert overhaldne av partane, kan avtalen omgåande seiast opp av den lidande part. Oppseiinga skal skje skriftleg. Vik kommune kan heva avtalen med omgåande verknad dersom: Leverandør kjem i insolvenssituasjon Leverandør gjer seg skuldig i straffbare forhold Det føreligg vesentleg misleghald Prisane i avtalen endrar seg svært ugunstig i høve til andre leverandørar i marknaden 5.6 Konflikt Partane sine rettar og plikter etter avtalen vert bestemt i sin heilskap av norsk rett. Usemje om verknad, innhald eller gjennomføring av denne avtalen skal prøvast løyst ved forhandlingar. Fører ikkje forhandlingane fram, kan kvar av partane krevja saka avgjort med endeleg verknad ved norske domstolar. Partane vedtek Indre Sogn Tingrett som verneting. 8 av 8