Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for Miljøkartlegging Bygningsmasse Grøtsund - Fase 2. Bygninger Saksnr. 14/140 Tilbudsfrist : 26.05.2015 kl. 14:00
Innhold 1. Oppdraget og administrative bestemmelser... 2 1.1. Om Oppdragsgiver... 2 1.2. Oppdragsgivers kontaktperson... 2 1.3. Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 2 1.4. Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen... 2 1.5. Omkostninger... 2 1.6. Anskaffelsen gjelder... 2 1.7. Deltilbud... 3 1.8. Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 1.9. Kunngjøring... 3 1.10. Tidsplan... 3 2. Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 3 2.1. Anskaffelsesprosedyre... 3 2.2. Taushetsplikt... 4 2.3. Forbehold og avvik... 4 2.4. Vedståelsesfrist... 4 2.5. Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 4 2.6. Tilleggsopplysninger... 4 3. Kvalifikasjonskrav... 5 3.1. Obligatoriske krav... 5 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 3.3. Leverandørens organisatoriske og finansielle stilling... 5 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4. Tildelingskriterier... 6 5. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 6 5.1. Innlevering av tilbud... 6 5.2. Tilbudets utforming... 7 6. Vedlegg... 7 1
1. Oppdraget og administrative bestemmelser 1.1. Om Oppdragsgiver Tromsø Havn er et kommunalt foretak eid av Tromsø kommune og underlagt bestemmelsene i Kommuneloven. Foretaket skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgavene som Tromsø kommune er tillagt etter Havne- og farvannsloven. Tromsø Havn skal sørge for en rasjonell og effektiv havnedrift, føre tilsyn med trafikken i Tromsø kommunes havnedistrikt og forvalte Tromsø havnekasses eiendommer, innretninger og andre aktiva med sikte på en best mulig ressursutnyttelse for havnens brukere og kommunen. For å opprettholde og videreutvikle havnenes trafikkgrunnlag, kan Tromsø Havn engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet når dette er fordelaktig og hensiktsmessig for Tromsø kommunes havnevirksomhet. 1.2. Oppdragsgivers kontaktperson Kontaktperson Randi Thørring Postadresse Postboks 392, 9254 Tromsø Besøksadresse Kirkegata 1, 9008 Tromsø Telefon 77661850 Mobil 95289890 Epostadresse rth@tromso.havn.no Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per epost til vår kontaktperson innen fredag 22.5.2015 kl. 12.00 med tittelen: Miljøkartlegging Bygningsmasse Grøtsund - Fase 2. Bygninger. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3. Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med 18.5.2015. 1.4. Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.5. Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 1.6. Anskaffelsen gjelder Tromsø Havn KF planlegger å rive 5 bygninger (vedlegg 1: 712510-RIM-RAP-003_Bygg 1A, 1B, 2, 3 og 4) med opsjon på rivning av ytterligere ett bygg (vedlegg 2: 712510- RIM-RAP-005_opsjon 5A) ved Grøtsund, 9022 Krokelvdalen i Tromsø kommune. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 1 og 2. 2
1.7. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 1.8. Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 1.9. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.10. Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 16.4.2015 Anbudsbefaring på Grøtsund 29.4.2015 kl 09:00 Referat fra anbudsbefaringen 30.4.2015 Frist for å levere tilbud 26.5.2015 kl 14:00 Tilbudsåpning 27.5.2015 kl 09:00 Tilbudets vedståelsesfrist 28.8.2015 Evaluering 27-28.5.2015 Meddelelse om tildeling 29.5.2015 Klagefrist 8.6.2015 Kontraktsinngåelse 8.6.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Frist for spørsmål Dato: 22.5.2015 kl 12:00 Informasjon om kontraktstildeling Dato: 29.5.2015 Tilbudsfrist Dato: 26.5.2015 kl 14:00 Signering av kontrakt Dato: 8.6.2015 2. Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud 3
som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e- post til kontaktperson. 2.2. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4. Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.10 ovenfor. 2.5. Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Miljøkartlegging Bygningsmasse Grøtsund - Fase 2. Bygninger» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4
3. Kvalifikasjonskrav 3.1. Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Tilbyder skal ha et fungerende HMS-system Dokumentasjon Skatteattest for skatt Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF- 1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. HMS-egenerklæring 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3. Leverandørens organisatoriske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjon Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 5
3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjon Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eventuelt For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig miljøkompetanse og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes med hensyn til miljøforhold. Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket med hensyn til miljøforhold. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001 eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 4. Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. 5. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1. Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Tromsø Havn v/randi Thørring Adresse: Postboks 392, 9254 Tromsø Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud Miljøkartlegging Bygningsmasse Grøtsund - Fase 2. Bygninger saksnr. (14/140) v/ Randi Thørring Åpnes kun av adressat 6
Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. 5.2. Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse vedlegg 1: 712510-RIM-RAP-003_Bygg 1A, 1B, 2, 3 og 4 i utfylt stand vedlegg 2: 712510-RIM-RAP-005_opsjon 5A i utfylt stand 6. Vedlegg vedlegg 1: 712510-RIM-RAP-003_Bygg 1A, 1B, 2, 3 og 4 vedlegg 2: 712510-RIM-RAP-005_opsjon 5A vedlegg 3: 712510-RIM-RAP-001 Miljøkartleggingsrapport med avfallsplaner bygninger vedlegg 4: 712510-RIM-RAP-006 SHA, Risikovurdering, miljøsanering og rivning, bygninger 7