1 Rådhusgata 21 Sameie Til seksjonseierne i Rådhusgata 21 Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Rådhusgata 21 Sameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Rådhusgata 21 Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Rådhusgata 21 Sameie avholdes mandag 16.mars 2015 kl. 19.00 i People and Coffee. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Styrets forslag til ny 17 i vedtektene om kamera/videoovervåking av fellesarealer, side 14. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 1 styremedlem for 1 år D) Valg av 1 varamedlem for 1 år Oslo 7. Februar 2015 Styret i Rådhusgata 21 Sameie Marit Hermansen Per Christian Fett Paul Lid
3 Rådhusgata 21 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Marit Hermansen Stemsrudvegen 23 Styremedlem Per Christian Fett Grev Wedels Gate 3 Styremedlem Paul Lid Havna Alle 1 Varamedlem Dib Abdul-Hadi Rådhusgata 21 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Rådhusgata 21 Sameie Sameiet består av 40 seksjoner. Rådhusgata 21 Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 984171323, og ligger i bydel 4 St.Hanshaugen i Oslo kommune med følgende adresse: Rådhusgata 21. Gårds- og bruksnummer: 207 228 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Rådhusgata 21 Sameie har ingen ansatte. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Rådhusgata 21 Sameie Styrets arbeid Det var ingen utskiftninger i styret ved sist sameiermøte. Det er i 2014 avholdt fem ordinære styremøter, samt regnskapsmøtet forut for Sameiermøtet. Styret redegjorde for arbeidet med taklekkasjen i ekstraordinært sameiermøte 29. oktober. Det vises til innkalling, vedlegg og protokoll derfra. Sameiermøtet vedtok utbedring og vedlikehold, samt låneopptak for å finansiere dette. Dette medførte en økning av fellesutgiftene fra 2015 på 35%. Styret har engasjert OBOS Prosjekt som prosjektleder for oppussingen, Styret vil også benytte seg av arkitektbyrå R21s kompetanse i vurdering av arbeidet underveis. R21 har eierinteresser i Sameiet. Styret har sammen med vaktmester utført forefallende vedlikehold; fjernet tagging, fjernet klistremerker på postkasser, hengt opp nye skilt i søppelrommet, kjeller og noen etasjer, fjernet hensatte gjenstander fra kjellerganger og søppelrom m.v. Styret ønsker å innskjerpe merking av postkasser og ringeklokker, slik at inngangspartiet kan beholde et ryddig utseende. Vaktmester vil med jevne mellomrom fjerne merking som ikke er ihht reglementet. Informasjon om hvor skilt kan bestilles finnes på hjemmesidene http://rg21.no Styret har i brev til sameiere og beboere informert om husordensreglementet. Styret har også vedtatt at løpende informasjon til beboerne heretter kun blir sendt med e-post og lagt ut på hjemmesiden. Sameierne henstilles om å oppgi sin epostadresse til forretningsfører eller styret. Styret har revidert reglene for bruk av takterrassen og distribuert disse til beboerne. Reglene henger også på tavlen i inngangen og ved takterrassen. Overvåkningskameraene er reinstallert og styret formaliserer dette ved vedtak på Sameiermøtet, slik at dette kan meldes til datatilsynet.
5 Rådhusgata 21 Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 1 125 497, mot budsjett kr 1 119 344. Avviket skyldes hovedsakelig grunnet tomme leieforhold. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 951 811. Resultat Årets resultat på kr 200 674 fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 639 285. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 4 500 000 til større vedlikehold som omfatter av tak, kontrolling og utbedring av takvinduer, utbedring av takrenner/nedløp og snøfanger, installering av varmekabler i takrenner. Rehabiliteringen vil bli lånefinansiert. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 22 %, mens renovasjonsavgiften øker med 12,5 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2014.
6 Rådhusgata 21 Sameie Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt med kr 7 000. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Rådhusgata 21 Sameie. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på 35% økning felleskostnadene fra 1.1.15. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 7. Februar 2015 Styret i Rådhusgata 21 Sameie Marit Hermansen /s/ Per Christian Fett /s/ Paul Lid /s/
9 Rådhusgata 21 Sameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 Innkrevde felleskostnader 2 1 125 497 1 125 780 1 119 344 1 459 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 125 497 1 125 780 1 119 344 1 459 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 3-6 345-6 345-6 500-7 000 Styrehonorar 4-45 000-45 000-45 000-45 000 Revisjonshonorar 5-7 511-6 260-5 000-6 000 Forretningsførerhonorar -73 785-71 288-73 000-76 000 Konsulenthonorar 6-42 651-20 482-5 000-10 000 Drift og vedlikehold 7-130 526-147 006-150 000-4 660 000 Forsikringer -134 922-130 968-145 000-149 000 Kommunale avgifter 8-159 769-184 031-138 000-203 000 Energi/fyring 9-193 024-226 226-290 000-290 000 Kabel-/TV-anlegg -18 731 0 0-20 000 Andre driftskostnader 10-139 547-136 324-152 000-146 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -951 811-973 930-1 009 500-5 612 000 DRIFTSRESULTAT 173 686 151 850 109 844-4 153 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 26 988 19 922 0 0 Finanskostnader 0 0 0-186 000 RES. FINANSINNT. /-KOSTNADER 26 988 19 922 0-186 000 ÅRSRESULTAT 200 674 171 772 109 844-4 339 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 200 674 171 722
10 Rådhusgata 21 Sameie BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 2 378 143 Kortsiktige fordringer 12 30 209 30 491 Driftskonto i OBOS-banken 107 707 415 430 Sparekonto i OBOS-banken 625 114 114 872 SUM OMLØPSMIDLER 765 408 560 937 SUM EIENDELER 765 408 560 937 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 639 285 438 611 SUM EGENKAPITAL 639 285 438 611 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 38 184 29 312 Leverandørgjeld 87 939 93 014 SUM KORTSIKTIG GJELD 126 123 122 326 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 765 408 560 937 Pantstillelse 0 Garantiansvar 0 0 Oslo 7. Februar 2015, Styret i Rådhusgata 21 Sameie Marit Hermansen /s/ Per Christian Fett /s/ Paul Lid /s/
... 11 Rådhusgata 21 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Brensel 263 748 Lokaler 88 704 Avregning med næringslokalene 2014 11 477 Felleskostnader 761 568 Kjellerlokale 5 324 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 130 821 REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Lokaler -5 324 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 125 497 NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -6 345 SUM PERSONALKOSTNADER -6 345 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er
12 Rådhusgata 21 Sameie derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 45 000. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 7 511. NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Prosjekt AS -29 224 OBOS Eiendomsforvaltning AS -13 428 SUM KONSULENTHONORAR -42 651 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -7 493 Drift/vedlikehold elektro -6 533 Drift/vedlikehold heisanlegg -89 979 Drift/vedlikehold brannsikring -26 522 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -130 526 NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -104 447 Renovasjonsavgift -55 322 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -159 769 NOTE: 9 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -48 602 Fjernvarme -144 422 SUM ENERGI / FYRING -193 024 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lyspærer og sikringer -972 Vaktmestertjenester -60 888 Renhold ved firmaer -64 228 Andre fremmede tjenester (hjemmeside) -5 359 Trykksaker -2 815 Andre kontorkostnader -84 Porto -3 458
13 Rådhusgata 21 Sameie Bankgebyr -1 743 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -139 547 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 867 Renter av sparekonto i OBOS-banken 10 242 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 267 Gjensidige, utbytte 2013 15 612 SUM FINANSINNTEKTER 26 988 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning med næringslokalene 2014 11 477 Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) 18 731 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 30 209
14 Rådhusgata 21 Sameie 5. INNKOMNE FORSLAG Styrets forslag til nytt punkt i vedtektene, krever 2/3 flertall av de avgitte stemmene Det er installert videoovervåking av inngangsparti og kjellergang inn mot boder. Det er meldt til datatilsynet om overvåkingen, men det kreves også at dette tas med i vedtektene. Styret foreslår derfor at Sameiermøtet vedtar følgende: 22 KAMERA/VIDEOOVERVÅKNING AV FELLESAREALER Sameiermøtet har godkjent installering og kamera/videoovervåking av sameiets fellesarealer. Overvåking må skje i henhold til de til enhver tid gjeldende lover, regler og retningslinjer. Overvåkingen er innmeldt til Datatilsynet og styret forpliktes til enhver tid til å benytte den minst krenkende form for overvåking.
15 Rådhusgata 21 Sameie ORIENTERING OM SAMEIETS DRIFT Styret Styrets e-postadresse er radhusgt21@styrerommet.net. Se sameiets hjemmeside www.rg21.no for ytterligere informasjon. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Ekstra vaktmestertjenester kan evt. bestilles av sameiets styre. Parkering Sameiet har ingen parkeringsplasser disponibelt. Vanlige bestemmelser for gateparkering gjelder. Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles gjennom styreleder, men sendes og faktureres direkte fra låsesmed. Skilt til ringeklokke, postkasse og dør kjøpes hos Stempelleverandøren AS i Nedre Slottsgate 4 for totalt kr 200. Si at du ønsker skiltpakke til Rådhusgata 21. Oppgi leil.nr.for dørskilt. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 77327166. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.
16 Rådhusgata 21 Sameie HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Radonmåling, ny strålevernforskrift Fra 01.01.2014 er det krav om radonmåling i alle boliger som skal leies ut. Dette er utleiers ansvar. Statens Strålevern anbefaler, uavhengig av om boligen skal leies ut eller ikke, at alle som har oppholdsrom i en underetasje eller i en av de tre nederste etasjene over bakkeplan, måler radonkonsentrasjonen. For mer informasjon: www.nrpa.no/radon Radonoppfølging omfattes av HMS-arbeidet i alle boligselskaper fra 2014. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av selskapene forvaltet av OBOS. Rådhusgata 21 Sameie er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til våre fellesanlegg. Fjernvarme Rådhusgata 21 Sameie får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se www.obos.no. Større vedlikehold og rehabilitering 2011 - Utendørs membraninstallasjon 2012 2011 - Malt inngangsparti 2012 2001 Rehabilitert og påbygget to etasjer Bygningen besto opprinnelig av fire etasjer, senere er den påbygget til seks etasjer. Bygningen ble i 2001 rehabilitert og påbygget ytterligere to etasjer slik at bygget i dag består av i alt åtte etasjer.