KRAVSPESIFIKASJON FOR VIDEOKONFERANSE- OG AUDIOVISUELT- UTSTYR INNLEIING LEVERANDØREN skal levera følgjande produkt og tenester: IP-basert Videokonferanseutstyr AVutstyr 1. RÅDGJEVING, SERVICE OG SAMARBEID, VEDLIKEHALD, BESTILLING OG LEVERING 1.1. Produktrelatert rådgjeving, service og samarbeid LEVERANDØREN SKAL : vere KUNDEN sin rådgjevar i utvikling av nye teknologiske løysningar innan dei ulike felt gje KUNDEN oppdatering om utviklinga i marknaden vere rådgjevar i forhold til heilskapstenking hjå KUNDEN vere lojal mot vedtekne retningsliner hjå KUNDEN. LEVERANDØREN skal gje KUNDEN opplæring som sikrar riktig og sikker bruk av dei produkt som vert leverte. LEVERANDØREN bør besøkja KUNDEN minst ein gang pr. år for bl.a. Gje orientering om utvikling i marknaden. Medverka til produktinformasjon til elever, lærarar og driftspersonell etter avtale. Gje informasjon om fagmesser. Slik oppfølging og opplæring skal vera gratis for KUNDEN og skje etter avtale med kontraktsansvarleg. Ein ser det som viktig at det blir gjeve opplæring i riktig bruk av produktet som inngår i avtalen. Leverandøren skal vederlagsfritt gi opplæring i riktig bruk, og oppfølging ved behov. 1.2. Vedlikehald av Videokonferanseutstyr LEVERANDØREN skal ha ansvar for alt vedlikehald av videkonferanseutstyr i HFK. Dette gjeld og eksisterande utstyr levert av andre leverandørar. LEVERANDØREN skal stå for alt arbeid knytt til overføring av eksisterande vedlikehaldsavtalar. 1.3. BESTILLING OG LEVERING 1.3.1. Bestilling BRUKARANE vil sjølve stå for bestillingar under rammeavtalen. Kravspesifikasjon Dato: 18.05.2009 Side: 1 av 6
HFK har implementert eit elektronisk innkjøpssystem for bestilling av varer, som BRUKARANE skal nytte ved bestilling av varer. I tilknyting til innkjøpssystemet skal LEVERANDØREN legge til rette for at BRUKARANE finn dei varene som er omfatta av avtalen ved hjelp av innkjøpssystemet. LEVERANDØREN skal kunne ta imot melding om ordrar på e-post, og ha tilgong til internett for å kunne hente og effektuere ordrane via HFK sin webbaserte portal for ordrehandtering. Dersom KUNDEN krev det, og det er teknisk mogleg, skal LEVERANDØREN bidra til utvikling av ei Punch-Out løysing ( sjå skisse sist i dette dokument), som integrerar LEVERANDØREN sin webbutikk med KUNDEN sitt innkjøpssystem. HFK nyttar OCI 3.0 protokoll for denne integrasjonen. Ref. vedl. B2. Dersom KUNDEN meiner at Punch-Out ikkje er aktuelt skal LEVERANDØREN laste opp ein varekatalog via web til KUNDEN sitt innkjøpssystem. Denne katalogen vil BRUKARANE plukke varer frå til sine ordrar. LEVERANDØREN er ansvarleg for at alle prisar og varekatalogar er oppdaterte til ei kvar tid. Ref.vedl. B1. For denne konkurransen ønskjer HFK primært å nytte Punch-Out. Kommunane har ulike system for bestilling, både bruk av webshop, fax etc. LEVERANDØREN skal søkja å møta kommunane og HFK sine behov for løysing. LEVERANDØREN skal avgrense alle elektroniske varekatalogar til dei varegruppene kontrakten omfattar. I katalogane skal KUNDEN sine prisar framgå. Ved bestilling av varer skal det sendast ordrestadfesting til BRUKAREN. LEVERANDØREN skal umiddelbart gi melding til BRUKAREN om det er varer som ikkje kan leverast innan ønska leveringsdato. LEVERANDØREN skal gi melding om moglege erstatningsvarer for varer som ikkje kan leverast. 1.3.2. Levering Alle sendingar SKAL leverast på den stad BRUKAREN fastset, og være godt merka med leveringsstad. Pakksetel skal vera lett synleg og merkt med ordrenummer, bestillar/saksbehandlar sitt namn og leveringsstad. Transportør må forsikra seg om at varene vert levert på rett plass. Alle leveransar til BRUKARANE skal skje i tida 0900-1400, eller etter avtale.. Innanfor denne ramma skal LEVERANDØREN kontakte den einskilde BRUKAR for utarbeiding av avtale for eksakte bestillings- og leveringstider. Ved kapasitetsvanskar skal LEVERANDØREN gi leveransar til KUNDEN høgaste prioritet. Ved feil på levert utstyr ynskjer KUNDEN å nytte Cross Shipment LEVERANDØREN sender vare for å erstatta defekt, og KUNDEN nyttar same embalasje for returvare. 1.3.3. Fakturering Kravspesifikasjon Dato: 18.05.2009 Side: 2 av 6
LEVERANDØREN skal fakturere, og BRUKARANE vil betale dei prisane som er henta frå innkjøpssystemet på ordretidspunktet. Om det er avvik mellom prisane plukka i innkjøpssystemet og prisane på faktura skal BRUKARANE betale prisane som er gitt i ordren. Faktura skal vera merkt med ordrenummer og bestillar sitt namn. Faktura som ikkje er merka etter spesifikasjon vert sendt i retur til LEVERANDØREN. LEVERANDØREN skal sende ein faktura pr ordre. 2. PRODUKTKVALITET FUNKSJONSMESSIGE EIGENSKAPAR OG PRODUKTUTVAL. 2.1. Krav til videokonferanse produkter. 2.1.1. Hordaland fylkeskommune er har etablert ei konferansebru med tilhøyrande administrasjonsverktøy av typen Tandberg TMS. Konferansebrua og administrasjonsverktøyet skal nyttast i framtida og alle nyanskaffingar av system/einingar må kunne administrerast via TMS. Kjerneprodukta inneheld Gatekeeper, Bordercontroller, Gateway, Content engine og liknande for nytte av videokonferanse streaming og video on demand. 2.1.2. Videokonferanseutstyr for skal: Halde seg til noverande internasjonale standardar og ha moglegheit for oppgradering til nye standardar. For Hordaland fylkeskommune skal Videokonferanseutstyret enkelt integrerast mot avanserte funksjonar som ligg i den allereie etablerte konferansebroa i HFK. 2.1.3. LEVERANDØREN skal kunne levere eit breit spekter av konferanseutstyr. LEVERANDØREN skal kunne levere utviding av eksisterande konferansebru i HORDALAND FYLKESKOMMUNE. Kunden har i dag eit mål om å knytte alle endepunkt for videokonferanse til eksisterande konferansebru. 2.2. Krav til AV-utstyr: 2.2.1. Prosjektorer: Felles for alle modellar: Alle modellar skal kunne nyttast kontinuerleg utan å gå inn i ein avkjølingsmodus som forstyrrar bruken. Utstyret skal ha automatisk varsel om gjenverande lampe(pære)levetid/service. Utstyret skal leverast med styring der det er behov. Utstyret skal leverast ferdig montert med styring der det er behov. Utstyret skal ha universalfester til takmontering (gjeld ikkje bærbar modell). Utstyret skal låsmekanisme (gjeld ikkje bærbar modell). LEVERANDØREN skal kunne levere ekstra fjernkontroll til alle modellar. LEVERANDØREN skal kunne levere eit breit spekter av projektorer. Kravspesifikasjon Dato: 18.05.2009 Side: 3 av 6
2.2.2. Bærbar modell Projektoren vil bli nytta i små lokale/møterom der taklyset må stå på. Modellen skal leverast med bereveske som gjer god vern mot støt under transport Projektoren sine knappar for betening og kontaktar skal vere dimensjonert for å tåle hyppige til/frakoblingar. Minimumskrav: Stillegående vifte sjølv ved full lysstyrke. Minimum 2000 ansi lumen Kontrast 1000:1 Bildeforhold 4:3 Minimum 2000 t levetid lampe Leveres med ekstra lampe 1 Data inngang 1 Video inngang Maks vekt 2 kg 2.2.3. Møterom/formidlingsromsmodell Projektoren vil bli nytta i store møterom/formidlingsrom(klasserom) der taklyset må stå på. Bruksmiljøet vil bli prega av innfallande lys frå vindauge. Modellen skal kunne monterast i tak og tåle den ekstra varmepåkjenninga som takmontering fører med seg. Minimumskrav: Stillegåande vifte sjølv ved full lysstyrke. Minimum 2000 ansi lumen Kontrast 500:1 Bildeforhold 4:3 Minimum 2000 t levetid lampe 2 Data innganger 1 Video inngang Langt service intervall Mulighet for ekstern/fjernstyring Auto power off 2.2.4. Auditorium modell Projektoren vil bli nytta i store formidlingsrom (klasserom)/auditorier der taklyset må stå på. Modellen skal være berekna for takmontering. Det er på denne modellen nødvendig med adskilleg lengre levetid på lampa(ne) enn på dei mindre modellane. Krav til meir avansert styring for desse enn i dei mindre modellane. Minimumskrav: Stillegåande vifte sjølv ved full lysstyrke. Minimum 2500 ansi lumen Kontrast 500:1 Bildeforhold 4:3 Minimum 2000 t levetid lampe 2 Data inngangar 1 Video innganger Langt service intervall Mulighet for ekstern styring Auto power off Kravspesifikasjon Dato: 18.05.2009 Side: 4 av 6
2.2.5. Krav til Elektroniske Tavler Elektroniske tavler vil bli nytta i møterom, formidlingsrom(klasserom) og auditorier. Størrelse skal tilpassast det enkelte rom. Størrelse på omlag 75, 95 og 105. Norsk programvare for windows. Tilval til elektroniske Tavler: Modellar som skal kunne ha eigen påmontert projektor (inkl i tilbodne pris). Gulvstativ til tavle størrelse omlag 75 Høyttalere - ett par Trådlaus tilkopling via bluetooth eller IP tilkopling via kabel Overflate som kan nyttast som whiteboard 3. DOKUMENTASJON LEVERANDØREN skal etter inngått avtale distribuere følgjande dokumentasjon til KUNDEN/BRUKARANE: Varekatalogar og prislister ihht. til kontrakt. Relevante produkt skal oppførast med varenummer. Bruksområdar og spesielle eigenskapar skal gå fram av produktinformasjonen. Formidle informasjon om kampanjetilbod til KUNDEN/BRUKARANE. Annan relevant informasjon som kan sikre rett bruk av produkta. All informasjon mot sluttbrukar skal vera på norsk, og tilgjengeleg elektronisk. 3.1. Miljø LEVERANDØREN skal medverka til at HFK til kvar tid brukar miljøvenlege produkt i størst mogleg omfang og minimaliserer avfallsmengda. 3.2. STATISTIKK På førespurnad skal LEVERANDØREN, utan kostnader for KUNDEN utarbeida leveringsstatistikk.. KUNDEN skal også kunna få dette for alle institusjonar/skolar samla, og for Hordaland fylkeskommune og samarbeidskommunar kvar for seg. Statistikken skal minimum innehalda omsetning i kroner pr. BRUKAR og omsetning i kroner og mengd pr. varenummer og varenamn. LEVERANDØREN skal levera den statistikken det er ønskje om ein gong pr. år. Kravspesifikasjon Dato: 18.05.2009 Side: 5 av 6
Punch Out ( round trip) Kravspesifikasjon Dato: 18.05.2009 Side: 6 av 6