KRAVSPESIFIKASJON Samnanger kommune Konkurranse med forhandlingar om levering av bedriftshelsetenester Avtaleperiode: 01.01.2015 31.12.2016 Bilag 1 til kontrakt
Innhald 1 Generelt... 3 2 Nærmare om krav til leverandøren... 3 2.1 Krav til godkjenning... 3 2.2 Krav om legekompetanse... 3 2.3 Krav om kompetanse innan arbeidslivspsykologi/tilsvarande... 4 2.4 Krav til kontorstad... 4 2.5 Oppgåver som kommunen forventar at leverandøren kan levera ved behov... 4 2.6 Krav til dokumentasjon... 5 2.7 Timeprisar... 6 2.8 Krav til fakturering... 6 2.9 Fast kontaktperson... 6 3 Estimert årleg behov for bedriftshelsetenester... 6 4 Tilleggsaktivitet utanom avtalen... 7 Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakt) Side 2 av 7
1 Generelt SK er ein type verksemd der dei fleste tilsette arbeider innanfor område med næringskodar som kjem inn under forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 2011-12-06-1355. SK ser det likevel praktisk tenleg å få tilbod på bedriftshelsetenester til alle tilsette. Den bedriftshelsetenesta (BHT) som vert vald, må vera godkjent av Arbeidstilsynet, jf. kapittel 2 i forskrift om administrative ordningar - 2011-12-06-1360. Den bedriftshelsetenesta som vert vald, må som minimum kunne levera dei tenestene som er lista opp i 13-2 og 13-3 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning - 2011-12-06-1355. Eit grunnleggjande prinsipp for samarbeidet er at leverandøren veit kva som vert kravd av verksemder i høve til målsetjingane i avtalen om eit inkluderande arbeidsliv (IA). SK ønskjer ei BHT med brei helsefagleg kompetanse og med høge krav til kvalitet og etikk. Det er ein føresetnad at bedriftshelsetenesta til ei kvar tid oppfyller dei gjeldande krav fastsett av styresmaktene. Bedriftshelsetenesta skal ved behov kunne støtta leiarane i SK i oppfølginga deira av eigne medarbeidarar, mellom anna i høve til sjukefråvær, psykososialt arbeidsmiljø og tilrettelegging, og i omstillings- og endringsarbeid. Det er ikkje mogleg å spesifisera klart alle oppgåvene SK kan nytta bedriftshelsetenesta til, utover at det vert utarbeidd ein årleg aktivitetsplan i samarbeid med SK. Bedriftshelsetenesta skal vera i kontakt med og besøkja arbeidsplassar etter nærare bestilling frå SK. Under slike besøk skal normalt leiar med HMT-ansvar og verneombodet vera med saman med bedriftshelsetenesta. Bedriftshelsetenesta skal normalt skriva ein kort rapport frå besøket, uavhengig av kva lokal tiltaksplan som vert utarbeidd. Leverandøren skal møta i eit årleg rapporterings- og samarbeidsmøte med SK (på Tysse i Samnanger). Leverandøren skal også levera årsrapport om gjennomførte aktivitetar. Det årlege rapporterings- og samarbeidsmøtet og årsrapporten skal vera inkludert i timeprisen som SK betalar for tenester frå leverandøren, og skal ikkje fakturerast særskilt. Bedriftshelsetenesta skal så langt som praktisk råd bistå SK ved akutt behov for hjelp innanfor bedriftshelsetenesta sine fagfelt. Bedriftshelsetenesta skal delta på møte i arbeidsmiljøutvalet. Normalt skal bedriftshelsetenesta også delta på dialogmøte 1 for tilsette i SK, samt på dialogmøte 2 dersom NAV finn dette føremålstenleg. 2 Nærmare om krav til leverandøren 2.1 Krav til godkjenning Det er ein føresetnad at leverandøren er godkjent bedriftshelseteneste av Arbeidstilsynet, jf. krav i kapittel 2 i forskrift om administrative ordningar - 2011-12-06-1360. 2.2 Krav om legekompetanse Leverandøren må kunne tilby legekompetanse. Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakt) Side 3 av 7
2.3 Krav om kompetanse innan arbeidslivspsykologi/tilsvarande Leverandøren må kunne tilby kompetanse innan arbeidslivspsykologi/tilsvarande. 2.4 Krav til kontorstad Leverandøren må ved behov kunne gjennomføra planlagte arbeidshelseundersøkingar, vaksinasjonar og individuelle konsultasjonar m.m. i lokale i Samnanger kommune. SK vil kunne stilla lokale til disposisjon. Leverandøren sine reiseutgifter til slike oppdrag (inkludert lønsutgifter under reisa) må inngå i den faste timeprisen. 2.5 Oppgåver som kommunen forventar at leverandøren kan levera ved behov Når det gjeld det faglege innhaldet SK kan nytta, er det omtala i avsnitta nedanfor. Me gjer merksam på at denne omtalen ikkje er bindande eller uttømmande. Leverandøren skal kunne bistå SK med alle oppgåver som er lista opp i 13-2 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 2011-12-06-1355. Dette inneber mellom anna at leverandøren skal kunne bistå SK i arbeidet med å skapa sunne og trygge arbeidsforhold, slik det går fram av forskrifta. Dei konkrete oppgåvene vil kunne variera, avhengig av kommunen sitt behov. Leverandøren skal også kunne bistå SK med alle oppgåver som er lista opp i punkt b og c i 13-3 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, 2011-12-06-1355. Døme på oppgåver som kan utførast av BHT: 2.5.1 Kartlegging Bistå ved kartlegging av arbeidsmiljøet, både dei fysiske og dei organisatoriske/ psykososiale faktorane. Vurdera moglege årsaker til samanheng mellom helseplager/sjukdom og arbeidsmiljø, og koma med forslag til tiltak/forbetringar. 2.5.2 Risikovurdering Bistå SK med risikovurdering der det er krav om/behov for dette. 2.5.3 Organisatorisk arbeidsmiljø Bistå SK med planlegging, tilrettelegging og organisering av arbeidet, samt med andre forhold som har verknad for helse og trivnad på arbeidsplassen, til dømes gje bistand ved arbeidsmiljøproblem, i konfliktløysing og problematikk rundt arbeidstidsordningar, omstilling m.m. 2.5.4 Ergonomi Gje råd ved planlegging av nye arbeidsplassar, ved forbetring og endring av dei eksisterande arbeidsplassane og ved innkjøp av nytt utstyr. Opplæring og veiledning i forflytningsteknikk. Vurdera moglege forbetringar ved uheldige arbeidsstillingar, ved tungt arbeid og einsformig arbeid. Gje opplæring og veiledning i rett arbeidsteknikk. Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakt) Side 4 av 7
2.5.5 Støy og lys Gjennomføra målingar og vurdera desse og eventuelle målingar utført av andre, og gje forslag til forbetringar. 2.5.6 Kjemiske stoff og støv Gjennomføra målingar og vurdera desse og eventuelle målingar utført av andre, og gje forslag til forbetringar. Bistå kommunen med å innhenta helseinformasjon om ulike stoff (Sikkerhetsdatablad). Informera om risikofaktorar og skadeverknader som kjemiske stoff kan gje. Orientera om eventuelle moglegheiter for utskifting til mindre helseskadlege stoff. 2.5.7 Inneklima Gjennomføra kartlegging av inneklimaet og koma med forslag til forbetringar. Gje råd om ventilasjon, punktavsug, reinhald og andre tiltak for betring av inneklimaet. 2.5.8 Målretta helseundersøkingar Det kan vera nødvendig å foreta helseunderskingar for å førebyggja og hindra utvikling av arbeidsrelaterte helseskader. Arbeidsgjevarar har plikt til å sørgja for dette ved enkelte typar arbeid med særleg helserisiko. Leverandøren skal kunne tilby helseundersøkingar til alle grupper av tilsette som etter forskrift/tilsvarande har krav på dette. 2.5.9 Forebyggjande arbeid mot skader og ulukker Bistå kommunen med å identifisera risikoforhold og foreslå tiltak. Gje råd om verneinnretningar og verneutstyr. 2.5.10 Forebyggjande arbeid mot sjukefråvær Bistå kommunen med sjukefråværs- og attføringsarbeidet. Bistå med funksjonsvurdering av den enkelte arbeidstakar i forhold til restarbeidsevne. Delta i AKAN-arbeid, både på systemnivå og individuelt nivå. 2.5.11 Opplæring Tilby arbeidsmiljøopplæring for vernombod, AMU-medlemmer og leiarar, i samsvar med krav i lovverket. Tilby opplæring for reinhaldarar. Eventuelt inngå i andre opplæringstiltak i SK der bistand frå BHT er ønskeleg/relevant. 2.5.12 Andre oppgåver Delta i møte i arbeidsmiljøutvalet (normalt 4 møte per år). Delta på dialogmøte for tilsette i SK, i samsvar med gjeldande krav i lovverket. 2.6 Krav til dokumentasjon Leverandøren skal utarbeida: Rapportar etter oppdrag på arbeidplassane (ved behov). Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakt) Side 5 av 7
Årsrapport med oversikt over aktivitetar og resultat. Årsapporten skal vera SK i hende seinast 15. februar. Månadleg aktivitetslogg som viser type aktivitet, dato og forbruk av tid og kva person hos leverandøren som utførte arbeidet. Aktivitetsloggen skal leggjast ved eller inkluderast i den månadlege fakturaen som leverandøren sender til SK, sjå pkt. 2.7 nedanfor. 2.7 Timeprisar Leverandøren skal berre fakturera SK for timar leverandøren har utført faktisk arbeid for SK. Reisetid/reiseutgifter skal ikkje fakturerast. Dette må leverandøren ta høgd for i timeprisen som vert tilbydd til SK. Reisetid/reiseutgifter i samband med deltaking på møte (til dømes arbeidsmiljøutvalsmøte og dialogmøte) skal heller ikkje fakturerast. Dette må leverandøren ta høgd for i timeprisen som vert tilbydd til SK. 2.8 Krav til fakturering SK skal få alle fakturaer frå ein fakturautstedar. SK skal berre måtte forhalda seg til ein fakturautstedar, uavhengig av om det er (hovud)leverandør eller eventuell underleverandør som har levert den fakturerte tenesta. Faktuering skal skje månadleg. Faktura skal vera spesifisert med type aktivitet, dato og forbruk av tid og kva person hos leverandøren som utførte arbeidet. SK ønskjer å få fakturaer i EHF-format (elektronisk handelsformat). Alle fakturaer skal innehalda eit 6-sifra ressursnummer, som viser kven i SK som skal attestera fakturaen. (Dette vil vera eit fast ressursnummer, som SK vil opplysa leverandøren om ved kontraktsinngåing). Betalingsfristen på fakturaer skal vera minimum 30 dagar. Dersom leverandøren opererer med fakturagebyr, må fakturagebyret spesifiserast i leverandøren sin besvarelse på kravspesifikasjonen. 2.9 Fast kontaktperson Leverandøren skal utpeika ein person som SK kan bruka som fast kontaktperson ved alle typar førespurnader. 3 Estimert årleg behov for bedriftshelsetenester SK har i tabellen nedanfor sett opp eit estimat over forventa årleg behov for bedriftshelsetenester i avtaleperioden. Det faktiske totale forbruket av timar vil kunne variera med pluss/minus 30% meir eller mindre enn i estimatet. SK har høve til å bruka timane på tvers mellom tenestene i tabellen, jf. punkt 2.3 i dette dokumentet. Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakt) Side 6 av 7
Nr Teneste Estimert behov pr. år i timar 1 Arbeidsmiljøkartleggingar. 8 2 Arbeidsplassbesøk. 8 3 Rådgjeving til arbeidsgjevarrepresentantar, bistand i arbeid knytt til organisatorisk arbeidsmiljø. Gjeld diverse rådgjeving til arbeidsgjevarepresentantar på ulike nivå i kommunen, til dømes i saker om konflikter på arbeidsplassen og/eller oppfølging av tilsette 4 Bistand i arbeid med risikovurderingar og risikoanalyse. 5 5 Bistand i sjukefråværs- og attføringsarbeid. 8 6 Rådgjeving og opplæring knytt til ergonomi. 4 7 Yrkeshygieniske tenester, til dømes målingar av inneklima, støy, lys, støv og kjemiske stoff og rådgjeving knytt til dette. 12 8 Merknad 8 Bistand ved dialogmøte. Kommunen kan etter søknad få refundert delar av utgiftene frå NAV. Dialogmøte kjem utanom den økonomiske ramma for avtalen. Estimert årleg behov i SK er deltaking på 10 dialogmøte. 9 Opplæring for reinhaldarar. 4 Til dømes opplæring knytt til vaskemetodar og utstyr. 10 Individuelle konsultasjonar med tilsette, etter bestilling frå SK. 11 Møteverksemd (AMU og eventuelt AKAN) 15 Inkludert førebuing. 8 12 Rådgjeving/bistand i prosjekt. Døme på prosjekt kan til dømes vera byggeprosjekt og omorganiseringsprosjekt. 6 Målretta arbeidshelseundersøkingar: 13 Tilsette knytt til arbeid i avløpsanlegg, inkludert vaksinasjonar 14 Røykdykkarar - spesiell helseoppfølging 10 15 Helsekontrollar for nattevakter i pleie og omsorg 12 Gjennomsnitt pr. år. Totalt 113 5 4 Tilleggsaktivitet utanom avtalen Tilbydar skal også oppgje timepris på tenester utover det som er regulert i kravspesifikasjonen jf. punkt 2 og 3 i dette dokumentet. Møte mellom SK og BHT for å avklara forhold/punkt i eller knytt til den inngåtte kontrakten, er ikkje ein aktivitet som BHT kan fakturera SK for. Kravspesifikasjon (bilag 1 til kontrakt) Side 7 av 7