Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 16/01/13 SAK NR 01-2013 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 12.12.12 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 12.12.12. Skien, 09. januar 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 12.12.12 Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Hotell Farris Bad, Larvik Kl 08.30-13.30 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 12.12.12 Følgende medlemmer deltok: Initialer Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF SM Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF TAH Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF PK Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst RHF BGN Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF EAØ Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS (vara for Anne T. RS Bagås) Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS MB Fra brukerutvalg deltok: Brit Haugdahl, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Midt-Norge Signe Ramberg, observatør fra regionalt brukerutvalg Helse Sør-Øst BH SR Forfall: Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Hilde Holt, Fagsjef, Pasientreiser ANS (til 11.30) Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, driftssjef, Pasientreiser ANS (til 11.30) Lars Fremstad, leder for systemforvaltning, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK HH ØN PMH LF EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 52-2012: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 24.10.12. Protokoll fra styremøtet 24.10.12 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 24.10.12. Sak 53-2012: Virksomhetsrapportering pr 31.10.2012 Status per 31.10.2012 viser at den positive trenden for alle områder fortsetter. Det er per oktober ingen røde indikatorer. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. oktober 2012 til etterretning. Sak 54-2012: Kontinuerlig forbedring innenfor pasientreiseområdet sluttrapport Helse Sør-Øst, enhet for reiseoppgjør Implementeringen av KF -struktur i Helse Sør-Øst Enhet for reiseoppgjør har blitt godt mottatt av kontoret. Kontinuerlig forbedringskompetanse og struktur (LEAN-metodikk) er overført og tatt i bruk ved kontoret i henhold til målsetting. Det oppleves at det er etablert et sterkt eierskap til strukturene for kontinuerlig forbedring og det er således lagt et godt grunnlag og motivasjon for videre arbeid med kontinuerlig forbedring etter at prosjektet er avsluttet. Gjennomførte forbedringer viser at likebehandling og kvalitet i saksbehandlingsprosessen har vært hovedfokus under prosjektgjennomføringen. Dette har gitt kvalitetsgevinster og bedre flyt i prosessene. Styret tar resultatene fra prosjektet til etterretning og konstaterer at kontinuerlig forbedring er et viktig bidrag for å utvikle og profesjonalisere tjenestene innen pasientreiseområdet. Sak 55-2012: Eventuell innføring av kontinuerlig forbedringsmetodikk for direkteoppgjør i Helse Sør-Øst og forslag til nasjonal oppfølging for å sikre ivaretakelse av KF-metodikken Administrerende direktør anbefaler å videreføre KF -metodikken til direkteoppgjør for Helse Sør-Øst for å sikre høyere kvalitet og lavere kost/utbetaling for den nasjonale tjenesten innen direkteoppgjør. Videre anbefaler administrerende direktør at Pasientreiser ANS inntar en rolle som koordinator for å sikre at det arbeides systematisk med forbedringer i hverdagen og at beste praksis deles nasjonalt. Side 3 av 6
1. Styret anbefaler implementering av kontinuerlig forbedring innen direkteoppgjør for Helse Sør-Øst innenfor foreslått budsjettramme. Styret presiserer viktigheten av at dette må forankres godt i regionen før en eventuell oppstart. 2. Styret anbefaler at Pasientreiser ANS koordinerer oppfølging av opparbeidet kompetanse innenfor KF-metodikk innen pasientreiseområdet. Sak 56-2012: Budsjett 2013 Driftsbudsjett 2013 for Pasientreiser ANS har en ramme på 100,4 millioner kroner og er under nivået for budsjettet for 2012. Dette til tross for en estimert pris- og lønnsvekst på til sammen 3 %. Ut fra en nominell beregning betyr dette en reduksjon på ca 5 millioner kroner sammenlignet med budsjettet for 2012. Hovedlinjene i budsjettet er: Det er lagt til grunn en videreføring av dagens oppgaveportefølje og tjenestenivå Det er lagt til grunn en 5 % produktivitetsforbedring i 2013 Ny driftsavtale med Norsk Helsenett medfører en økning med ca 2 millioner kroner Et volum på saksinngang på nivå med faktisk volum 2012 Pris- og lønnsjustering beregnet til tilsammen 3 % Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjettestimatet som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2013 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. 1. Styret godkjenner drifts- og investeringsbudsjett for Pasientreiser ANS 2013 som innebærer et samlet driftsbudsjett for 2013 på 104,3 mill kroner inkl KF-prosjekt i Helse Sør-Øst, og et investeringsbudsjett på 9,3 millioner kroner fordelt med 3,8 millioner kroner til NISSY og 4,6 millioner kroner til PRO og 0,9 millioner kroner internt. 2. Styret vil få seg forelagt evt justert budsjett etter behandling i økonomidirektørmøtet. Sak 57-2012: Revidert instruks, internrevisjon og forslag om internrevisor 2013-2014 Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst i kraft av internrevisor i Pasientreiser ANS har hatt ansvar for prosessen med å revidere instruks for selskapets internrevisjon. Arbeidet har skjedd i samarbeid med internrevisjonene i de tre øvrige regionale helseforetakene. Saken presenterer revidert instruks med få endringer i forhold til gjeldende instruks. I saken foreslås videre at konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst velges som internrevisor i Pasientreiser ANS for perioden 2013-2015. Side 4 av 6
1. Styret godkjenner revidert instruks for internrevisjon i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2. Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst gis oppdraget som internrevisor for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for perioden 2013-15. 3. Styret slutter seg til at Statens standardavtale om konsulentoppdrag benyttes ved inngåelse av avtale med konsernrevisjonen Helse Sør-Øst om internrevisjonsoppdraget. 4. Styret forutsetter at revisjonsplan for 2013 fremlegges i januarmøtet. Sak 58-2012: Rullering av strategiplanen, prosess og innretning Arbeidet med revisjon av strategidokumentet vil bli igangsatt etter styremøtet 12.12.12. Som ved utarbeidelsen av gjeldende dokument vil det bli lagt vekt på involvering av samarbeidende aktører og brukersiden i kommende prosess. Sentrale fokusområder ved rullering av dokumentet vil slik det ser ut primo desember ikke avvike vesentlig fra gjeldende strategidokument. For tiltaksdelen må det likevel tas høyde for eventuelle endringer som måtte bli aktuelle som følge av pågående prosess med omlegging av enkeltoppgjørsordningen samt innspill som måtte komme i løpet av prosessen. Et revidert strategiplandokument vil bli fremlagt for styret til behandling 18.04.13 i tråd med styrets vedtak 25.04.12. Styret slutter seg til foreslått prosess og innretning for revisjon av strategiplanen. Sak 59-2012: Kostnadsutvikling for pasientreiseområdet 2010-2012 AD-møtet fikk i 2011 fremlagt oversikt over samlede kostnader for pasientreiseområdet og budsjettestimater for 2012. Møtet ba Pasientreiser ANS koordinere en rapportering på kostnadsutviklingen innenfor pasientreiseområdet i 2012. Vedlagte sak er tilbakemelding til AD-møtet på kostnadsbildet. Saken legges frem for styret til orientering før oversending til AD-møtet. 1. Styret tar saken om kostnadsutvikling innenfor pasientreiseområdet til orientering. 2. Saken oversendes AD-møtet. Sak 60-2012: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Side 5 av 6
Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Vedr utsettelse av sak om kjøp av NISSY og PRO - Årlig melding for 2012 - Prosess mot HOD vedr regelverksforenkling og standardsatser Styrets enstemmige vedtak Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Administrerende direktør Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfold HF var invitert til møtet og holdt ved møtestart en orientering om pasientreiseområdet sett fra sitt ståsted som HF-direktør. Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Erik Andreas Øyen Roy Smelien Per Karlsen Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6