MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/14 Dato: 06.05.14, kl. 08.30 11.30 Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Idar Trondstad, møtte for Lønning Gerd Windsland, møtte for Antonsen Forfall: Hege Lønning Tommy Antonsen MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Mandal kommune v/ Wenke Nome, Anita Grønnås, Elin B. Walvik, Torbjørn Willumsen Mandal Havn KF v/ Olav Neset Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland, Irene Loka, Veronika Andresen Agder Sekretariat v/willy Gill Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 25.02.14 SAK 05/14 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 - MANDAL KOMMUNE SAK 06/14 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 MANDAL HAVN KF SAK 07/14 FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Attestasjonsrapport om finansforvaltningen 2013 Ref. 02/14 Vedtak fra bystyret 20.03.14 - bestilling av utredning om revisjonsordning Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 25.02.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 25.02.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 25.02.14 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 25.02.14 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 25.02.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 05/14 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 - MANDAL KOMMUNE Økonomisjef presenterte hovedtrekkene i regnskapet, samt kommenterte kommunens finansforvaltning, jf. Attestasjonsrapport finansforvaltning 2013. Revisjonen gjennomgikk revisjonsberetning og oppsummeringsbrev, Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kontrollutvalget støtter revisors påpekning av at det er svært viktig at kommunen fortsetter å bygge opp sine fondsreserver for å dekke framtidig utgiftsføring av premieavviket. Kontrollutvalget støtter også opp om revisors anbefalinger om rutinegjennomgang knyttet til budsjettregulering av avvik i drift og investering slik at bystyret kan foreta nødvendige budsjettendringer når forutsetningene for budsjettet endrer seg. 2
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og oppsummeringsbrevet, begge datert 10. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2013. Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2013 Årsberetning for 2013 Revisjonsberetning av 10. april 2014 Oppsummeringsbrev av 10. april 2014 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr. 695 146 106 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 9 373 638. Regnskapet og årsberetningen ble levert innen fristene 15. februar og 31. mars. Det er avlagt «ren» revisjonsberetning. I oppsummeringsbrevet kommenterer revisor forhold knyttet til kommunens likvide situasjon, samt budsjettavvik. For nærmere beskrivelse vises det til nummerert brev nr. 8 og revisors orientering i møtet. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra rådmannen til revisors oppsummeringsbrev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: 3
Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kontrollutvalget støtter revisors påpekning av at det er svært viktig at kommunen fortsetter å bygge opp sine fondsreserver for å dekke framtidig utgiftsføring av premieavviket. Kontrollutvalget støtter også opp om revisors anbefalinger om rutinegjennomgang knyttet til budsjettregulering av avvik i drift og investering slik at bystyret kan foreta nødvendige budsjettendringer når forutsetningene for budsjettet endrer seg. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og oppsummeringsbrevet, begge datert 10. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2013. SAK 06/14 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 - MANDAL HAVN KF Havnefogd presenterte årsregnskapet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2013. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 14. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2013 for Mandal Havn KF. Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av 17.12.99 Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2013 Mandal Havn KF 4
2. Havnestyret, sak 05/14 3. Revisjonsberetning, datert 14.04.14 Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr. 2 479 973 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 425 801. Det foreligger standard «ren» revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor uttaler at: Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. På samme måte som de foregående år, er det mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Revisor opplever å ha meget god og åpen kommunikasjon med foretakets ledelse. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Vurdering: Slik jeg oppfatter det, skulle alt ligge til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2013. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 14. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2013 for Mandal Havn KF. SAK 07/14 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Ved rådmannens rapporteringer av status på bystyrevedtak, bes det om at vedtakene gjentas til disse er rapportert gjennomført/utført. 5
Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjonen Vest Bakgrunn for saken: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak. Prosjektets problemstillinger lyder som følger: 1. Har Mandal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Formålet med prosjektet er å undersøke i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre å undersøke om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Utvalget av vedtak er avgrenset til 20 kommunestyrevedtak for årene 2012 og 2013. Prosjektet hadde ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Heller ikke å vurdere hensiktsmessigheten av vedtakene. Følgende revisjonskriterier er brukt i prosjektet: Kommunen bør ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. Funn i rapporten: Jeg viser til sammendraget i rapporten som sier følgende: Etter revisjonens vurdering har Mandal fra januar 2014 fått etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Revisjonen mener at kommunen bør sikre skriftlige rutiner for partsunderretning ved oppfølging/iverksetting av vedtak. Kommunen har siden 2012 hatt rutine for jevnlig rapportering til bystyret om oppfølging av bystyrevedtak. Gjennomgangen av enkeltsakene viser også at administrasjonen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av kommunestyrevedtak. Revisjonen mener at resultatene indikerer at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Anbefalinger: Revisjonen opplyser at de ikke har noen anbefalinger. 6
Høring: Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og han uttaler: «Rådmannen har ikke behov for å kommentere rapporten ytterligere, siden vurderingene og konklusjonene virker svært samstemte. Vi ser at revisjonen og vi har samme oppfatning av status for gjennomføring av vedtak, og det er vi glad for. Oppfølging av vedtak er noe rådmannen legger stor vekt på, og denne revisjonen har vært en positiv og nyttig gjennomgang av rutiner og praksis, som likevel alltid kan bli bedre.» Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Rapporten viser at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Attestasjonsrapport om finansforvaltningen 2013 Ref. 02/14 Vedtak fra bystyret 20.03.14 - bestilling av utredning om revisjonsordning Vedr. ref. 1: Revisjonssjef presenterte attestasjonsrapporten. Vedr. ref. 2: Leder og sekretær orienterte om saken, herunder kort om tilsvarende prosess i Lindesnes. Sak om utredning av revisjonsordning planlegges fremlagt for kontrollutvalget i neste møte. Kontrollutvalget drøftet bestillingen fra bystyret og kom med innspill og spørsmål. Konklusjon: Referatene med tilhørende orienteringer ble tatt til etterretning. 7