Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 13/115 Møtedato/tid: 11.09.2013, kl. 11:00 Møtested: Arkivsenteret Dora, Nyhavna, Trondheim Møtedeltakere: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Gunnar Hynne Hans Bøe Lina Homme (vara for Angen) Forfall: Sigrid Angen Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Jan Åge Gundersen, Konsek Stein Eriksen, Arkivtjenesten Karen Espelund, Fylkesrådmannen Jørn Arve Flått, Kommunikasjonstjenesten Bjørn Henrik Hellandsjø, Jus- og Innkjøpstjenesten Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge Ave Gausen, Revisjon Midt-Norge Kopi: Ordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet begynner med orientering fra arkivtjenesten kl 11:00. Det vil bli servert lunsj i løpet av møtet. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 4.9.2013 Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek
Sakliste 029/13 030/13 031/13 032/13 033/13 034/13 035/13 036/13 037/13 Referatsaker Orientering fra arkivtjenesten Orientering om innkjøp av fototjenester Selskapskontroll - MedTech - forslag til innretning Bestillingsprosess forvaltningsrevisjon Prosess for plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Budsjett for kontrollutvalget 2014 og økonomiplan 2014-2017 Revidering av møteplan høst 2013 Eventuelt
Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.09.2013 Sverre B. Midthjell 033 13/115-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Program regional samling 23.-25. september Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Program regional samling 23.-25. september Saksnr 029/13
Program Midt-Norsk samling for kontrollutvalg Mandag 23. september: Ankomst 17:00-19.30 Ankomst 19:30 Middag på Bårdshaug Tirsdag 24. september: Rådmannens internkontroll 09:00-09:45 Internkontroll i Trondheim kommune Elin Rognes Solbu, Trondheim kommune 10:00-11:30 Internkontroll hva er det og hvordan gjør man det? Tina Skarheim, KS 11:30-12:30 Lunsj 12:30-13:30 Internkontroll hva er det og hvordan gjør man det? forts. 13:45-14:30 Utvikling av internkontrollen i NTFK John Tuset, NTFK 14:45-15:30 Diskusjon i grupper og oppsummering i plenum 16:30 Thamshavnsbanen til Løkken Verk Besøk i Orkla Industrimuseums informasjonssenter og orientering ved Suzette Paasche, direktør i Museene i Sør-Trøndelag AS Omvisning i Gammelgruva Middag i Orklas representasjonsbolig 21:30 Retur til Bårdshaug med buss Onsdag 25. september: Regional utvikling 09:00-10:00 Regional utvikling - - Forvaltningsrevisjon av bruk av regionale utviklingsmidler i SørTrøndelag. Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge Rock City fra fylkeskommunalt perspektiv Ragnhild Kvalø, NTFK 10:15-11:00 Regionalt forskningsfond Arild Egge, NTFK 11:15-12:00 Regional utvikling får vi det vi betaler for? Karen Espelund, STFK 12:00-12:45 Diskusjon i grupper og oppsummering i plenum 13:00-14:00 Lunsj
Orientering fra arkivtjenesten Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.09.2013 Saksnr 030/13 Sverre B. Midthjell 216, &58 11/260-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar orientering fra arkivtjenesten til orientering, og konstaterer at ny arkivplan er utarbeidet i tråd med Fylkesrådmannens tilbakemelding etter forvaltningsrevisjon om saksbehandling og dokumenthåndtering. Saksutredning Forvaltningsrevisjonsrapport om saksbehandling og dokumenthåndtering ble behandlet av kontrolltuvalget 31.5.2012 i sak 39/12 og i fylkestinget 20.6.2012 i sak 55/12. Fylkestinget fattet følgende vedtak: Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon Saksbehandling og dokumenthåndtering til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn 4. Gjøre en vurdering av saksfremlegg til politisk behandling med tanke på kvalitativ og effektiv saksfremstilling, samt bruk av relevante saksvedlegg. 5. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. desember 2012. Tilbakemelding fra fylkesrådmannen ble behandlet av kontrollutvalget 18.12.2012 i sak 69/12. I denne tilbakemeldingen refererte fylkesrådmannen til følgende fire tiltak: 1. Innføring av ny oppgradert versjon av saks- og arkivsystemet (Elark). 2. Scanning av faktuaer er flyttet fra arkivet til regnskapstjenesten. Dette frigjør tid til arkivfaglige oppgaver. 3. Tiltaksplan for saksbehandleropplæring er videreutviklet. 4. Utarbeidelse av ny oppdatert arkivplan er planlagt og skal være ferdig til 1.7.2013.
Kontrollutvalget vedtok på bakgrunn av dette å ta tilbakemeldingen til orientering, men be om en orientering om arkivplan og arbeidet ved arkivtjenesten til møtet i september 2013. Fylkesarkivar Stein Terje Eriksen vil i møtet orientere om arkivtjenesten og ny arkivplan for fylkeskommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta redegjørelsen til orientering. Under forutsetning av at ny arkivplan er ferdigstilt i tråd med tidligere redegjørelse fra fylkesrådmannen kan dette også tas til orientering og tilstrekkelig tilbakemelding anses som gitt.
Orientering om innkjøp av fototjenester Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.09.2013 Saksnr 031/13 Sverre B. Midthjell 053 13/121-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget ser ikke at det har fremkommet opplysninger som tilsier videre undersøkelser i saken. Utvalget ber om ny orientering dersom det eventuelt skulle fremkomme nye opplysninger som gir grunnlag til å revurdere dette. Vedlegg Notat til fylkesutvalget angående fotoprosjekt E-post med tilleggsopplysninger Saksutredning Adresseavisen presenterte 14.8.2013 et oppslag med fokus på at fylkeskommunen hadde gjennomført et fotoprosjekt der fotograf Lasse Berre var innleid for å ta bilder av fylkeskommunens ansatte til en pris på kr 499 000. Dette ble i etterkant fulgt opp med flere oppslag der det ble satt fokus på ulike forhold både rundt selve prioriteringen og formelle forhold rundt anskaffelsen. På bakgrunn av medieoppslag, og påfølgende spørsmål fra Tore O. Sandvik og Torhild Aarbergsbotten holdt fylkesrådmannen en orientering, og presenterte et notat, for fylkesutvalget 20.8.2013, som ligger vedlagt saken. I tillegg til dette har fylkesrådmannen kommet med tilleggsopplysninger via e-post, som også ble referert muntlig i fylkesutvalgets møte. Denne meldingen ligger også vedlagt. I fylkesutvalgets møte, og gjennom media, har det fra enkelte fylkestingspolitikere blitt kommunisert en forventning om at kontrollutvalget skal se på saken. Sekretariatet finner det derfor naturlig at saken legges frem for utvalget for vurdering av eventuell videre behandling. Sekretariatet henviser til vedlagt informasjon fra fylkesrådmannen for en nærmere redegjørelse for de faktiske forhold i saken. Fylkesrådmannen vil i tillegg orientere kontrollutvalget muntlig ved fylkesdirektør Karen Espelund, kommunikasjonssjef Jørn Arve Flått og juridisk rådgiver Bjørn Henrik Hellandsjø fra Jus- og inkjøpstjenesten. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Det er, slik sekretariatet ser det, to ulike problemstillinger som har blitt reist i saken: 1. Var det en riktig prioritering av fylkeskommunen å leie inn en profesjonell fotograf til kr 499 000 til å fotografere egne ansatte? 2. Har anskaffelsen blitt riktig gjennomført?
Kontrollutvalgets rolle skal først og fremst være å vurdere fylkeskommunens systemer, herunder rådmannens internkontroll, og administrasjonens iverksetting av politiske vedtak. Det er i utgangspunktet ikke innenfor kontrollutvalgets mandat å overprøve politiske eller administrative enkeltbeslutninger. Det bør derfor ikke være en sak for kontrollutvalget å vurdere hvorvidt dette er fornuftig pengebruk. Dersom kontrollutvalget eventuelt skulle vurdere selve beslutningen om å gjøre anskaffelsen bør det i så fall være på bakgrunn av indikasjoner på at fylkesrådmannen har gått ut over sine fullmakter eller handlet i strid med politiske vedtak. Heller ikke innenfor problemstilling 2 ligger det normalt til kontrollutvalget å overprøve rådmannen i enkeltsaker. Dersom kontrollutvalget skulle gjøre unntak fra dette måtte det i så fall bero på at saken var av særskilt stor betydning, alternativt at saken er indikasjon på et systemproblem og ikke er en isolert enkeltsak det kan stilles spørsmål ved. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet kan ikke se at det er fremsatt påstander om, eller har fremkommet opplysninger i saken, som indikerer at fylkesrådmannen har gått ut over sine fullmakter eller handlet i strid med politiske vedtak. Kontrollutvalgssekretariatet har ikke vurdert hvorvidt det er foretatt feil i anskaffelsen eller ikke, og har heller ikke innhentet opplysninger for å kunne vurdere dette. Sekretariatet kan imidlertid ikke se at det fremkommer opplysninger som indikerer at eventuelle feil som måtte være begått i anskaffelsen i så fall utgjør annet enn uheldige enkeltvurderinger. Ut fra de opplysninger som foreligger før møtet kan sekretariatet derfor ikke se at det er grunnlag for å gå videre med saken. Dersom det fremkommer nye opplysninger som potensielt kan endre på denne konklusjonen bør saken eventuelt vurderes på nytt.
Notat Til: Fylkesutvalget Fra: Fylkesrådmannen Dato: 20.08.2013 Dokumentnr.: 201217201-11 Svar på spørsmål fra Fylkesordfører Tore O Sandvik og Torhild Aarbergsbotten angående fotoprosjekt i fylkeskommunen Det vises til spørsmål fra fylkesordfører Tore O. Sandvik den 14.8.13 der han ba om en redegjørelse om fylkeskommunens prosjekt med å ta ansattbilder samt spørsmål fra Torhild Aarbergsbotten mottatt den 18.8: Angående fotoprosjekt i fylkeskommunen. Viser til saker presentert i Adressa denne uken angående fotoprosjektet for intranettet. Ber om at rådmannen gir en redegjørelse for fylkesutvalget om hvorfor en velger å bruke en halv million kroner på foto av ansatte, og om det er vurdert kost-nytte og kvalitativ forringelse av prosjektet i tilfelle at fotograferingen hadde blitt utført av interne krefter. Fylkeskommunen har nå en større kommunikasjonsavdeling i tillegg til dyktige fagfolk innenfor media- og kommunikasjon på mange av våre skoler. I tillegg bes det om en redegjørelse angående hvordan anbudsgrunnlagene blir utformet når et tilsynelatende kvalitativt like godt tilbud til halve prisen blir avvist grunnet rigide anbudskriterier, og hvorfor tidsperspektivet var så avgjørende for prisen. Flere medier, i første rekke Adresseavisen, E24 og P4 har de siste dagene hatt opplag om fylkeskommunens arbeid for å få tatt bilder av alle ansatte. Opplagene har hatt fokus på om det er riktig forvaltning av fylkeskommunale midler å bruke 499.000 kroner på å ta bilder. Det er også stilt spørsmål rundt hvorfor det anbudet som lå lavest i pris ikke ble valgt. Fylkesrådmannen vil i det følgende gjøre rede for bakgrunn og forankring av prosjektet, begrunne hvorfor man har valgt å ta foto av alle ansatte og gjennomføringa av anbudsprosessen. Dokumentnr.: 201217201-11 side 1 av 5
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Fylkestingssekretariatet Bakgrunn og forankring Fotoprosjektet inngår som en del av Digsam (Digital samhandlingsplattform) prosjektet som består av flere delprosjekt: Nytt intranett (ferdig) Ny versjon av Elark saksbehandlersystem (ferdig) Digitalisering av arbeidsprosesser (pågår) Delingskultur (pågår) Det er redegjort for prosjektene i strategiplanen med budsjett for 2010-2013 og 2012-2015. Budsjettrammer for prosjektene ble også vedtatt som en del av budsjettbehandlingen. Intranett hadde egen budsjettramme, resten hadde budsjettrammer innenfor posten eforvaltning. Dette grunnet varierende størrelser på prosjektene og høy grad av utvikling. Prosjektet har bakgrunn i IKT-strategi 2010-2013 som igjen er tuftet på ekommune 2012, Enorge og andre nasjonale plandokumenter, samt fylkeskommunens kommunikasjonsstrategi. Om Bildeprosjektet Som et ledd i arbeidet med å etablere en ny samhandlingsplattform i STFK var gode portrettbilder av de ansatte et viktig delelement. Bildene skulle gi et ansikt på alle våre kollegaer internt, men også være av den kvalitet at de skulle kunne benyttes eksternt (websider, pressebilder, lync, Outlook, organisasjonskart og lignende) etter samtykke fra den enkelte. Det hadde lenge vært behov for gode bilder til bruk i pressen, møter, seminar, kurs, konferanse og eget trykkmateriell. Profilbilder av de ansatte var også en sentral del av det nye sosiale intranettet (lansert 01.oktober 2012) hvor brukerne kan kommunisere og ha dialog med hverandre (inspirert av sosiale medier som f.eks. Facebook). Bildeprosjektets første ledd var portrettbilder til intranett. Når de nye eksterne nettsidene kommer på plass ønsker vi å benytte dem også i offentlig sammenheng. Publisering utenfor vårt eget intranett krever i tråd med åndsverksloven 45c tillatelse fra den enkelte. Gode profilbilder gir oss større oversikt og nærhet til kolleger på tvers av fagfelt og geografisk plassering. Du ser hvem du "snakker"/deler, samarbeider med og et navn og tittel får en ekstra dimensjon. Fylkeskommunen er en organisasjon med 2800 ansatte over hele fylket fordelt på 22 videregående skoler, 32 tannklinikker og mange ansatte på sentraladministrasjonen med ansvar for samferdsel, opplæring, tannhelse, regional utvikling, kultur og folkehelse. Profilbilder er et enkelt og effektivt «sosialt element» som medarbeidere kan bruke seg i mellom, men som vi også kan benytte i forhold til innbyggerne på vårt nye internett (bli mer utadvendte og bygge relasjoner). Det vil også være et nyttig verktøy for nytilsatte for å kunne sortere hvem som er hvem. Hvorfor ta bildene profesjonelt Entydige, profesjonelle bilder med likt uttrykk Bildene kan benyttes både eksternt og internt (inter- og intranett) Bildene kan benyttes i presse/ trykksak sammenheng Lett å se hvem som avbildes Dokumentnr.: 201217201-11 side 2 av 5
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Fylkestingssekretariatet - Bildene blir lagret i en solid og oppdatert bildedatabase som også vil være nyttig ved en evt. krisesituasjon. Terskelen for å la seg fotografere og legge ut bilde blir lavere ved bruk av profesjonell fotograf. Hvis vi krever/ønsker at profilbilde skal legges ut (både på intra- og internett) bør vi gjøre dette tilgjengelig ved å tilby fotografering. Kommunikasjonsavdelingen har basiskompetanse og utstyr for å ta bilder, og tar mange bilder i dag, både ute på arrangement og av personer. Mange skoler har også god kompetanse og utstyr for å ta bilder selv. Andre skoler benytter profesjonelle fotografer i ulik sammenheng.. Dette prosjektet innebar at alle ansatte skulle fotograferes. Innenfor rimelige tidsrammer vurderte vi det som lite realistisk å håndtere dette internt. Bruk av interne ressurser har også en kostnad, og ville lett blitt både dyrere og gitt dårligere kvalitet, enn profesjonelle krefter. Om anbudsprosessen Tidlig i prosessen ble det avklart med både Kommunikasjonsavdelingen og Fagenhet for videregående opplæring at oppdraget var for stort og komplekst til at det var lønnsomt eller mulig å benytte interne ressurser eller elever fra de videregående skolene (medielinjene). Det ble også vurdert om brukerne selv (ansatte) kunne legge inn bilder, men styringsgruppen for Digsamprosjektet var tydelig på at det ikke var ønskelig ut fra hensynet til kvalitet og det visuelle uttrykket som da ville framstå veldig forskjellig. Oppdraget ble derfor utlyst i en begrenset anbudskonkurranse hvor 4 lokale tilbydere ble invitert. De fire tilbyderne var: Berre as, Studio G, Fame Fotograf Schrøder og Fotograf Eidsmo. Fotograf Therese Lee Jansen ble også forespurt om å levere inn tilbud, men avsto. Det ble satt en øvre kostnadsramme på 499.000,Tildelingskriteriene var Pris: 50 % Oppdragsforståelse/metode 25 % Fremdriftsplan 25 % De 4 innleverte tilbudene ble individuelt vurdert av 4 personer (hvorav 1 ekstern med fotofaglig bakgrunn). Resultatet av de fire vurderingene ble slått sammen og utgjør den samlede poengsum for de to kriteriene oppdragsforståelse og fremdriftsplan. Etter at pris og poeng ble satt inn i anbudsmatrisen ble resultatet som følger: 1: Berre as 7,66 poeng 2: Studio G 7,50 poeng 3: Fame 7,04 poeng 4: Fotograf Eidsmo 4,91 poeng 3 av 4 tilbydere hadde omtrent samme pristilbud. Om vurderingen: Berre as: Vinner av anbudskonkurransen basert på samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud i h.h.t. de kriterier som er definert i konkurransegrunnlaget. Dokumentnr.: 201217201-11 side 3 av 5
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Fylkestingssekretariatet For tildelingskriteriet Pris fikk de 2,66 poeng. En grundig beskrivelse av hvordan de ønsket å gjennomføre oppgaven, hvilke ressurser de stilte til rådighet samt et realistisk tidsskjema med milepælsplan ga dem full score på tildelingskriteriene Oppdragsforståelse og Fremdriftsplan. Studio G: For tildelingskriteriet Pris fikk de full score med 5 poeng. På kriteriet Oppdragsforståelse og metode samt Fremdriftsplan ble de trukket blant annet for en mindre konkret beskrivelse av hvordan oppgaven skal gjennomføres og for et tidsskjema så stramt at vi vurderte det som vanskelig gjennomførbart. I tillegg ble de trukket for manglende milepælsplan som etterspurt i anbudsforespørselen. Fame: For tildelingskriteriet Pris fikk de en noe høyere score enn vinneren av anbudet. På kriteriet Oppdragsforståelse og metode samt Fremdriftsplan ble de trukket noe for manglende beskrivelse av ansatte som deltar i leveransen og for manglende milepælsplan som etterspurt i anbudsforespørselen. Fotograf Eidsmo: For tildelingskriteriet Pris fikk de samme score som vinneren av anbudet. For kriteriet Oppdragsforståelse og metode samt Fremdriftsplan ble de trukket blant annet for hvordan oppgaven var planlagt gjennomført samt for et tidsskjema så stramt at det etter vårt skjønn var vanskelig gjennomførbart. I tillegg ble de trukket for manglende milepælsplan som etterspurt i anbudsforespørselen. At de ansatte ved våre tannlegekontor måtte reise til nærmeste videregående skole for å bli fotografert trakk også poengsummen ned. Klagefrist Brev om resultatet av anbudskonkurransen ble sendt ut til de 4 tilbyderne og det ble gitt en klagefrist frem til den 03.12.12, kl 12.00. Ingen klager ble fremstilt. Kontrakt ble inngått med Berre AS ved første mulighet etter fristens utløp. Journalføring Saksdokumenter som ikke kan unntas offentlighet skal lagres i vårt elektroniske arkivsystem slik at utgående korrespondanse fremgår av postjournalen. Anbudsdokumenter, som f.eks. anskaffelsesprotokoll og tilbud unntas normalt offentlighet (offl. 23 (3)) fram til at oppdraget tildeles i form av tildelingsbrev og avslagsbrev. Her ser det ut til at når beslutningen var tatt, så har ikke disse dokumentene blitt lagret riktig i arkivsystemet vårt. Det er å beklage fra vår side at dokumentene derfor ikke er kommet med på postjournalen. Utforming av anbudsgrunnlag Torhild Aarbergsbotten stiller følgende spørsmål: «hvordan anbudsgrunnlagene blir utformet når et tilsynelatende kvalitativt like godt tilbud til halve prisen blir avvist grunnet rigide anbudskriterier?» Studio G sitt skriftlige tilbud Vi oppfatter det slik at spørsmålet bygger på det premisset Studio G er referert på i Adresseavisen,; de mener å kunne levere like godt som de andre på ikke-priskriterier (oppdragsforståelse/metode og fremdriftsplan). Vi konstaterer at evalueringsgruppen ikke vurderte Studio G sitt tilbud slik etter å ha lest tilbudet og sammenholdt det med de øvrige. Her måtte vurderingen gjøres ut fra det materialet Studio G hadde levert inn i sitt skriftlige tilbud, og som var lite utdypende. Ved valg av anbudsform, vanlig anbudskonkurranse, er det Dokumentnr.: 201217201-11 side 4 av 5
SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Fylkestingssekretariatet etter reglene ikke mulig å supplere anbudet. Etter tilbudsåpningen gjelder et forhandlingsforbud mellom partene. Eventuelle uklarheter om innholdet i et tildelingskriterium må avklares før tilbudsåpningen. Det påligger tilbyderne selv å utforme gode tilbud som kan vinne frem i forhold til de andre. Studio Gs tilbud ble ikke avvist, men altså vurdert opp mot tildelingskriteriene slik de åpent var framholdt i grunnlaget for konkurransen. Utforming av konkurransegrunnlag valg av konkurranseform Anskaffer må i forkant av innbydelse/utlysning velge anskaffelsesform ut fra terskelverdiene i anskaffelsesforskriften. Den vanligste konkurranseformen er anbudskonkurranse uten forhandling, hvor man enten henvender seg til et utvalg bestemte leverandører, eller lyser ut at man vil ha anbud fra interesserte uten begrensning av antall. Velger man å ha en konkurranse med forhandling må man normalt sette av lengre tid. Vanligvis brukes dette når leveransens innhold er vanskelig å spesifisere. Tildelingskriterier må vurderes konkret for hver enkelt anskaffelse. Man kan fritt velge å vektlegge bare pris, eller en modell hvor pris inngår som del av en totalvurdering. Det siste er det vanligste, og hva som kommer til å avgjøre konkurransen bør kunne leses ut av konkurransegrunnlaget. Rigide anbudsregler tildelingskriterier Forskriften styrer også i hvilken grad man plikter å angi tildelingskriterier og deres relative vekt i utlysningen. For anskaffelser under kr 500 000 gjelder det ikke direkte krav om å innta kriterier og deres vekt på forhånd. Oppdragsgiver er imidlertid alltid pålagt å sikre ivaretagelse av grunnleggende krav om likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Oppdragsgiver har virkemidler for å sikre seg dekning av behovet for anskaffelsen. Herunder å bruke f.eks. kvalifikasjonskrav, minstekrav og/eller å evaluere tilbyderne på områder som er sentrale for anskaffelsen. Dette siste, kombinert med en anbudskonkurranse uten forhandling med et begrenset utvalg tilbydere, er det som normalt best sikrer framdrift. Når man har valgt en slik prosedyreform, så må man selvsagt holde fast ved det som tilbyderne er bedt om å konkurrere på uavhengig av hva som best skulle passe en enkelt tilbyder. I en anbudskonkurranse kan man ikke endre spillereglene undervegs. STFK Kommunikasjon bemanning Julen 2011: 1 medarbeider går av med pensjon. Avdelingen bestod av 3 medarbeidere. August 2012- Informasjonsavdelingen blir egen enhet: "Kommunikasjonsenheten" og kommunikasjonssjef blir ansatt. Pr. Dags dato består avdelingen av 3 kommunikasjonsrådgivere og 1 kommunikasjonssjef. Tatt i betraktning at Sør-Trøndelag fylkeskommune er en organisasjon med 2800 ansatte og mange ulike virksomhetsområder er ressursbruken knyttet til kommunikasjons- og informasjonsarbeid relativt moderat. Til sammenligning består kommunikasjonsenheten i Trondheim kommune av 11 medarbeidere, Nord- Trøndelag fylkeskommune har 6 medarbeidere og Akershus fylkeskommune har 8 kommunikasjonsmedarbeidere. Dokumentnr.: 201217201-11 side 5 av 5
Fra: Karen Espelund Sendt: 02.09.2013 Til: Jan-Åge Sneve Gundersen Kopi: Jørn Arve Flått;Bjørn Henrik A Hellandsjø Emne: Kontrollkomiteens behandling av "fotosaken" Hei - rådmannen supplerte muntlig notatet som ble forelagt Fylkesutvalget med følgende opplysning som jeg med dette oversender skriftlig i forkant av Kontrollkomitemøtet den 11.9: Kommunikasjonsavdelingen gikk i første omgang (9. oktober 2012) ut til 5 leverandører og ba om et forenklet pristilbud på oppdraget. Undervegs som man besvarte spørsmål fra tilbyderne om forståelsen av grunnlaget for konkurransen, ble man oppmerksom på at det ikke var angitt noen øvre prisramme for prosjektet. Det ble da besluttet at man skulle avlyse konkurransen, og be om nye tilbud hvor den nye forutsetningen var hensyntatt. Konkurransen ble derfor avlyst 17. oktober, og det ble opplyst at et nytt konkurransegrunnlag snarlig ville bli sendt ut. Det ble opplyst at allerede innleverte tilbud ikke skulle bli vurdert. 2 leverandører hadde da innsendt sine tilbud. Undervegs i korrespondansen ble STFK gjort oppmerksom på at Studio G hadde lavsesong i en periode etter årsskiftet. Det ble deretter utformet et mer utførlig konkurransegrunnlag, hvor kjøreregler var mer klargjort enn i det første som gikk ut. Med vennlig hilsen Karen Espelund Karen Espelund Fylkesdirektør for Regional Utviikling
Fylkesrådmannen Postboks 2350, Sluppen 7004 Trondheim Lync adresse: karen.espelund@stfk.no <sip:karen.espelund@stfk.no> 73 86 62 74 / 906 63 135 73 86 60 00 (sentralbord) www.stfk.no
Selskapskontroll - MedTech - forslag til innretning Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.09.2013 Saksnr 032/13 Jan-Åge Sneve Gundersen 216, &58 13/90-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar prosjektskissen fra Revisjon Midt-Norge til orientering. Kontrollutvalget ber om at prosjektet med selskapskontroll Medtech leveres innen 31.januar 2014, med en ressursramme på inntil 200 timer, hvorav 150 timer benyttes i 2013. Saksutredning Kontrolluvalget bestilte i møte 29.5.2013 en selskapskontroll av Medtech. I vedtaket ble Revisjon Midt-Norge bedt om å komme tilbake til utvalget med en prosjektskisse, med et forslag til innrettning, samt leveringsfrist og ressursramme. Det ble fattet følgende vedtak i sak 020/13: Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i Medtech Trondheim AS og ber Revisjon Midt-Norge komme tilbake med en prosjektskisse med forslag tiltimeressurs og levering til utvalgets møte i september. Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp dialogen med revisjonen på vegne avutvalget fram til levering av prosjektplan og ferdig rapport. Prosjektplan ble mottatt av sekretariatet den 28.8.2013 og er lagt ved saken utsendt til utvalget. Revisor Arve Gausen vil redgjøre for planen i utvalgets møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å sette seg inn i prosjektskissen og de problemstillinger som er presentert som aktuelle, for og kunne vurdere det videre arbeidet med forvaltningsrevisjonen.
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: STFK Prosjekt: Selskapskontroll 2013 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 3576 Styringsgruppe, dato: 23.8.2013 Selskapskontroll i MedTech Trondheim AS 1. BAKGRUNN I brev av 6.6.2013 fra Kontrollutvalgssekretariatet ble det bestilt selskapskontroll av MedTech Trondheim AS etter plan for Selskapskontroll 2012-20131. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 20/2013: Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll i MedTech Trondheim AS og ber Revisjon MidtNorge komme tilbake med en prosjektskisse med forslag til timeressurs og levering til utvalgets møte i september. Kontrollutvalget ber sekretariatet følge opp dialogen med revisjonen på vegne av utvalget fram til levering av prosjektplan og ferdig rapport. 1.1 SAKSUTREDNING Det vises til at selskapskontrollen kan rette seg mot å se nærmere på om prosjektet har oppnådd det forventede ved opprettelsen, og oppfyller sine formål etter forventningene. Samt om det kan forventes at selskapet evner å oppfylle dette i nåværende form. Det kan være relevant å se nærmere på om eier har fulgt opp selskapet, samt om selskapet har evnet å etterleve eiers styringssignaler. MedTech Trondheim AS ble etablert 12.10.2004 av Sør Trøndelag fylkeskommune, SIVA, NTNU Technology Transfer AS, Sinvent AS, St Olavs Hospital HF og Helse Midt Norge RHF. Selskapet er en videreføring av et partnerskap med basis i en intensjonsavtale mellom stifterne om å gjennomføre en langsiktig satsing på Medisinsk Teknologi Innovasjon og Næringsutvikling. Etter at Sør-Trøndelag fylkeskommune overtok alle aksjene i 20102ble virksomheten begrenset til kun å forvalte såkornfondet på sju millioner. Vedtektene til selskapet ble også endret i 2010. Det er ingen ansatte i selskapet og styret i selskapet består av fem medlemmer med en observatør, det er også opprettet en investeringskomité på fire medlemmer som tildeler støtte ut fra etablerte kriterier. Styreleder i selskapet er også daglig leder for selskapet og sekretær for investeringskomiteen. 1 Vedtatt av Fylkestinget i sak 22/12 i møtet 25.4.2012 aksjekapital er på kr 102 000 per 31.12.2012. 2 Fylkestingets sak 79/2009 erverv av aksjer i MedTech Trondheim AS. side 1 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: STFK Prosjekt: Selskapskontroll 2013 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 3576 Styringsgruppe, dato: 23.8.2013 Investeringskomiteen bevilger midler etter søknad og oppsatte kriterier for tildeling. I modellen som er valgt er det fokus på å være med å gi finansieringsstøtte til prosjekter som har vært igjennom utvikling i FoU-miljø og er i en ventefase for å få kvalitetssikret og verifisert teknologien, før den kan utvikles hos industrien for produksjon imot et marked. Prosjekter som er aktuelle å støtte må inneha et globalt marked, potensiale for en omsetning for 100 millioner kroner per år og være en unik teknologi med patentbeskyttelse. Det må være gjennomførbart til suksess, foreligge en plan for verifikasjonsfasen og en kommersialiseringsplan, og teknologien må komme hovedsakelig fra SINTEF, NTNU eller St Olavs hospital. Prosjekter selskapet kan støtte er innenfor eks. kreftbehandling, kreftmedisin, ultralydteknologi og andre typer legemidler. Selskapet har vedtektsfestet at det ikke skal utbetale utbytte til eier. Fondsmidlene gis rentefritt som et lån til prosjekter som får innvilget søknadene og beløpet tilbakebetales i sin helhet samt avtalt avkastning, hvis og når prosjektet oppnår suksess. Midler som faller tilbake fra prosjektene skal benyttes til å vedlikeholde selve fondet. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Selskapets formål er definert i selskapets vedtekter, og det følger av bestillingen at disse er sentrale i undersøkelsen. MedTech Trondheim AS skal: - Ikke ha erverv til formål - Støtte næringsutvikling innenfor medisinsk teknologi - Bidra til at regionen utvikles til et tyngdepunkt når det gjelder verdiskapning knyttet til medisinsk teknologi - Det skal ikke utbetales utbytte til Selskapets aksjonærer Vi legger opp til en todelt innretning av undersøkelsen, iht. kontrollutvalgets bestilling: Den første omhandler fylkeskommunens eierstyring. Den andre omhandler en vurdering av om økonomi i selskapet og om støtten til medisinsk teknologi er i samsvar med vedtektene. side 2 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: STFK Prosjekt: Selskapskontroll 2013 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 3576 Styringsgruppe, dato: 23.8.2013 2.2 PROBLEMSTILLING Problemstilling 1: Forvalter STFK sitt eierskap i MedTec Trondheim AS i tråd fylkestingets vedtak, selskapslovgivningen og normer for eierstyring? I denne problemstillingen vil vi se nærmere på hvordan STFK opptrer som eier. STFK har vedtatt en eierskapspolitikk, med føringer for hvordan eierrepresentantene skal forholde seg til de selskapene fylkeskommunen har eierandeler i. Vi vil vurdere om denne eierskapspolitikken følges for eierskapet i MedTech. Videre gir selskapslovgivningen (her: aksjeloven) og KS anbefalinger for eierskap visse føringer for hvordan eierskap skal utøves. Problemstilling 2: Er selskapets økonomi og støtte til medisinsk teknologi i samsvar med formålet? I denne problemstillingen vil vi innhente informasjon om selskapets økonomi legger til rette for å bidra med støtte til medisinsk teknolog som igjen bidrar til at regionen utvikles til et tyngdepunkt, innen dette feltet. Det vil også gis informasjon om søknader, hvilke prosjekter man gir støtte til i dag og om noen av disse har lyktes eller ser ut til å lykkes, alternativt om støtten anses som tapt. 3. KONTROLLKRITERIER I det følgende blir det gjort rede for hvilke dokumenter kontrollkriteriene for undersøkelsen skal hentes fra. 3.1 FYLKESKOMMUNENS VEDTAK STFK har fattet en rekke vedtak om hvordan de skal utøve sitt eierskap i alle selskap de har eierandeler i. Vi vil undersøke om disse vedtakene følges for oppfølgingen av Medtech: FT-sak 43.2013 eierskapsutvalgets melding til fylkestinget - 2013 STFK har gjennom denne og tilsvarende saker utarbeidet konkrete eierskapsstrategier for valgte selskap med eierinteresser i. Hvis en slik strategi finnes for MedTech, blir den et grunnlag for videre kriterier. side 3 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: STFK Prosjekt: Selskapskontroll 2013 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 3576 Styringsgruppe, dato: 23.8.2013 STFK har også vedtatt retningslinjer for deltagelse i generalforsamling, som gir aktuelle føringer for kontakten med det enkelte selskap. Blant de sentrale punktene i retningslinjene er: Krav til møtende representant Fullmaktsforhold STFKs krav til selskapet i generalforsamling, herunder krav til styret og rutiner for tilbake rapportering fra generalforsamling 3.2 KS ANBEFALINGER KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren.3 Anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens utøvelse av eierskap i selskapet. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger. Det dreier seg om anbefalinger til kommunens folkevalgte og administrasjon, til kommunens eierrepresentanter, og til hvilke krav kommunen bør stille til selskapene. De mest sentrale anbefalingene for denne undersøkelsen er: Fylkeskommunen har etablert en klar og presis eierstrategi for sitt eierskap, der forventningene til selskapet kommer tydelig fram Fylkestinget oppnevner politisk ledelse til eierorganet Det er klar og forutsigbar kommunikasjon mellom fylkestinget og eierorganet Fylkeskommunen stiller krav om et profesjonelt styre med komplementær kompetanse Eierne etablerer rutiner for styrets egenvurdering av kompetanse Fylkeskommunen har et bevisst forhold til styregodtgjørelse Styremedlemmer er registrert i styrevervregisteret 3 Ks-anbefalinger side 4 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: STFK Prosjekt: Selskapskontroll 2013 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 3576 Styringsgruppe, dato: 23.8.2013 3.3 SELSKAPSLOVGIVNING Aksjeloven I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). Hver aksje gir en stemme dersom ikke annet følger av lov eller vedtekter ( 5-3). Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten ( 6-12) og føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). I selskapets vedtekter er formålet for virksomheten beskrevet og vil være kriterie i denne undersøkelsen. 4. METODE Vi vil hente data fra eierrepresentant, styreleder/dagligleder/sekretær og et utvalg av investeringskomiteen for å få deres syn på problemstillingene. Vi vil intervjue STFKs eierrepresentant, styreleder/dagligleder/sekretær i investeringsfondet i selskapet for å få informasjon om hvordan eierutøvelsen skjer i praksis, og om denne er i tråd med lover, vedtak og anbefalinger. Et utvalg av medlemmer i investeringskomiteen kan være aktuelle å intervjue for å få informasjon om bidrag og støtte er i samsvar med vedtektene og utfordringer i dette. I tillegg vil vi innhente protokoller fra styremøter og generalforsamling til selskapet. Disse gir grunnlag for å vurdere om styringsforholdene i selskapet er i tråd med lover og anbefalinger. Vi vil også innhente eventuelle eierskapsstrategier og rapporter fra generalforsamling, i tillegg til andre fylkeskommunale vedtak som kan inneholde føringer for eierstyringen av selskapet. Vi vil innhente dokumenter med informasjon fra selskapet som omhandler selskapets økonomi og støtte til medisinsk teknologi for å vurdere om denne er i tråd med vedtektene til selskapet. 4.1 ÅPNE KILDER Selskapskontrollen vil til dels bygge på analyse av informasjon fra åpne kilder, det vil si Foretaksregisteret og www.proff.no. side 5 av 6
REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: STFK Prosjekt: Selskapskontroll 2013 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 3576 Styringsgruppe, dato: 23.8.2013 4.2 DOKUMENTANALYSE Dokumentanalysen vil omfatte følgende dokumenter: Fylkeskommunens eierskapsmelding Fylkeskommunens eierskapsstrategi for selskapet Siste tre års avgitte årsmeldinger og årsregnskap for selskapene samt årsrapporter Revisjonsberetning fra selskapets revisor de siste tre år Andre relevante dokument som gir retningslinjer for oppfølging og drift av selskapet 4.3 VERIFISERINGSPROSESSER OG HØRING Alle intervju skal verifiseres av intervjuobjektene. En foreløpig utgave av rapporten sendes på høring til styreleder/daglig leder i selskapet og STFKs eierrepresentant. Høringssvar vedlegges rapporten. 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET 5.1 PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Prosjektet gjennomføres til 200 timer med overlevering til kontrollutvalgets sekretariat 31.1.2014. side 6 av 6
Bestillingsprosess forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.09.2013 Saksnr 033/13 Sverre B. Midthjell 216, &30 12/13-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken fremmes uten innstilling. Vedlegg RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon Avtale forvaltningsrevisjon Saksutredning Det har i flere sammenhenger blitt ytret ønske fra medlemmer av kontrollutvalget om en diskusjon rundt bestillingsprosessen for forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av dette fremmes derfor denne saken. Kontrollutvalget må selv ta en vurdering av erfaringene med dagens bestillingsprosess og eventuelle ønsker om forbedringer. Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge vil i møtet gi en presentasjon av bestillingsprosessen fra revisors synspunkt. Grunnlag for gjenomføring av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 4 jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5. God revisjonsskikk for forvaltningsrevisjon er av Norges kommunerevisorforbund konkretisert i RSK 001 standard for forvaltningsrevisjon som baserer seg på internasjonale standarder, og er bindende for forbundets medlemmer. RSK 001 stiller krav om at revisor må gjennomføre forvaltningsrevisjonen i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Revisor skal videre: ( )vurdere om kontrolltuvalgets bestilling lar seg gjennomføre, og om revisor er faglig uavhengig. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra seg forvaltningsrevisjonsprosjektet. Videre utdyper standarden det som kalles revisjonsdialogen, som er kommunikasjonen mellom revisor og bestiller, revidert enhet og andre relevante aktører. Her heter det blant annet at: Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling(er) eller annet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen, skal dette avklares med kontrollutvalget.
Standarden spesifiserer også at det skal utarbeides en skriftlig prosjektplan som spesifiserer problemstillinger, revisjonskriterier og metodebruk, men det er ikke noe pålegg om at denne planen skal legges frem for kontrollutvalget eller andre. Kontrollutvalget inngår årlig en avtale med Revisjon Midt-Norge som blant annet skal regulere forholdet mellom kontrollutvalget som bestiller og revisor som utfører. Av denne avtalen for 2013 fremgår det blant annet under punkt 4, spesifikasjon av oppdragene, at: Rammer for oppdragene skal avklares mellom kontrollutvalget av revisor. Revisor skal utføre forvaltningsrevisjon innenfor de rammene som er avtalt og informere kontrollutvalget dersom prosjektet ikke lar seg gjennomføre innenfor de gitte rammene. Videre er det et eget punkt 5.1 om kommunikasjon om utførelse og resultat av oppdragene. Dette lyder: Kontrollutvalget og revisor skal ha en dialog seg imellom, som gjør at alle er i stand til å utføre sine oppgaver systematisk, effektivt og målrettet. Dersom kontrollutvalget ønsker det, skal revisor legge fram prosjektskisse for kontrollutvalget før oppstart av selve undersøkelsen. Revisor skal informere kontrollutvalget om eventuelle endringer i prosjektet. Revisor skal etter prosjektets avslutning rapportere til kontrollutvalget om faktisk timeforbruk. På forespørsel skal revisor redegjøre for status til kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal gjennom sitt sekretariat legge til rette for tydelig og effektiv dialog med revisor. Dagens praksis Bestilling av forvaltningsrevisjon har i inneværende valgperiode normalt foregått etter følgende modell: 1. Kontrollutvalget fremmer forslag til plan for forvaltningsrevisjon som vedtas av fylkestinget. 2. Kontrollutvalget vedtar en fremdriftsplan for forvaltningsrevisjon på bakgrunn av planen. 3. Sekretariatet fremmer forslag til bestillinger på bakgrunn av fremdriftsplanen som vedtas av kontrollutvalget. Bestillingsvedtaket inneholder vanligvis et tema, en timeramme og en leveringsfrist. 4. Revisor sender en bekreftelse til sekretariatet på at oppdraget er akseptert samt uavhengighetserklæring. 5. Revisor presenterer en skisse til innretning på prosjektet for kontrollutvalget, som regel i form av en powerpoint-presentasjon med skissering av metode og problemstillinger. Kontrollutvalget gir muntlige tilbakemeldinger på denne.
6. Revisor utarbeider rapporten på eget grunnlag. Eventuelle avklaringer tas med sekretariatet underveis. I enkelte tilfeller legges også prosjektplan frem for kontrollutvalget. 7. Ferdig rapport leveres til sekretariatet innen tidsfrist, som regel ca. 2 uker før møte i kontrollutvalget. 8. Sekretariatet skriver saksframlegg og kommer med innstilling til vedtak til kontrollutvalget som sendes ut sammen med rapporten en uke før kontrollutvalgets møte. 9. Kontrollutvalget innstiller overfor Fylkestinget som fatter vedtak i saken. Særlig å merke seg her er at vi i nåværende praksis mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge har valgt å skille mellom prosjektplan, som er et dokument regulert i RSK 001 og prosjektskisse som er en friere presentasjon av revisors foreløpige tolkning av oppdraget og forslag til innretning. Det er ikke fast praksis at prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i alle oppdrag. Normalt bruker kontrollutvalget å orienteres av revisor om foreslått innretning på prosjektet, men forbeholder seg ikke retten til å skulle godkjenne problemstilligner eller øvrig innretning. Ytterligere vedtak i kontrollutvalget gjøres normalt sett bare dersom det finnes nødvendig å presisere eller justere bestillingen eller endre på rammene for prosjektet. Det er i dag som hovedregel to steg i bestillingsprosessen av de konkrete prosjektene. Først et møte der det foretas en bestilling, deretter et møte der revisor presenterer innretning og får tilbakemeldinger fra utvalget. Med møter med ca. en måneds mellomrom medfører dette at det tar minst 1 måned fra bestilling til prosjekter kan komme skikkelig i gang. I tillegg må det, for høring til fylkesrådmannen og ferdigstilling, påregnes inntil en måned fra utkast til rapport er ferdig til den kan leveres fra revisjonen til kontrollutvalget, deretter normalt to uker til saksbehandling og utsendelse før behandling i kontrollutvalget og to uker deretter før behandling i fylkestinget. Dette betyr at med dagens prosess går omtrent 3 måneder av tiden mellom vedtak om bestilling og fylkestingsbehandling med til selve bestillings- og saksbehandlingsprosessene i for- og etterkant. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Det er viktig å ha en bestillingsprosess som er hensiktsmessig både for kontrollutvalget og revisor, og legger til rette for en effektiv utnyttelse av ressursene. God innvolvering av, og dialog mellom, alle parter er viktig for å avklare forventninger og muligheter og sørge for at det i størst mulig grad blir samsvar mellom det kontrollutvalget ønsker og det revisjonen leverer. Det er på den andre siden viktig at dialogen legges på et hensiktsmessig nivå, slik at det ikke brukes unødig mye tidsressurser, og at ikke revisors handlingsrom, basert på god fagkompetanse, begrenses for mye. Det gjelder å finne en god balanse mellom kontrollutvalgets behov for styring og revisors frihet til å kunne gjennomføre prosjektet på en god og effektiv måte som gir et godt faglig resultat.
Det er derfor viktig at kontrollutvalget gjør en vurdering av hvilke beslutninger det er viktig og nødvendig at kontrollutvalget er involvert i, og hvilke beslutninger det er hensiktsmessig at overlates til revisor. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må selv vurdere om dagens prosess er hensiktsmessig for å ivareta behov for politisk styring, effektiv ressursbruk og god utnyttelse av revisors fagkompetanse.
RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Fastsatt av NKRFs styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk for forvaltningsrevisjonsprosjekter med oppstart etter samme dato. Innhold Innledning Krav til revisor Bestilling Revisjonsdialogen Prosjektplan Problemstilling(er) Revisjonskriterier Metode og data Vurderinger og konklusjoner Anbefalinger Prosjektrapport Dokumentasjon Kvalitetssikring og kvalitetskontroll Punkt 1-5 6-9 10-11 12-17 18-19 20-21 22-25 26-30 31-33 34 35-41 42-44 45-47 Denne standarden angir hva som er god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon, og består av grunnleggende prinsipper og revisjonshandlinger i forvaltningsrevisjon. Tekst skrevet med uthevet skrift er obligatoriske krav. For å forstå og anvende de grunnleggende prinsipper og nødvendige revisjonshandlinger, må man ta hensyn til hele teksten i standarden. Innledning 1) Rammene for denne standarden følger av lov om kommuner og fylkeskommuner kapittel 12, forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 2) Hensikten med denne standarden er å fastsette normer for og gi veiledning om planlegging, gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommuner og fylkeskommuner. 3) Standarden baserer seg på internasjonale prinsipper og standarder fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 4) Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal påse at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon, og at det utarbeides plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon NKRF 1. februar 2011 1
5) Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Krav til revisor 6) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må oppfylle kvalifikasjonskravene i 11 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 7) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor må sørge for at forvaltningsrevisjonen gjennomføres med tilstrekkelig kunnskap om og ferdigheter i relevant metodikk, og med tilstrekkelig kunnskap om temaet som revisjonen omhandler. 8) Revisor skal være uavhengig og objektiv ved utførelsen av sine oppgaver. For hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt skal det gjennomføres og dokumenteres en vurdering av prosjektteamets uavhengighet. Uavhengigheten skal også vurderes løpende gjennom prosjektet. 9) Dersom revisor benytter arbeid utført av andre, skal revisor sikre at kravene i punkt 8 er oppfylt også for disse. Bestilling 10) Revisor må gjennomføre forvaltningsrevisjonen i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. 11) Revisor må vurdere om kontrollutvalgets bestilling lar seg gjennomføre, og om revisor er faglig uavhengig. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra seg forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisjonsdialogen I det etterfølgende menes med administrasjonssjef også kommune-/fylkesråd og daglig leder og styre i kommunalt/fylkeskommunalt foretak. 12) God kommunikasjon med bestiller, revidert enhet og andre relevante aktører er nødvendig for en effektiv forvaltningsrevisjon. God kommunikasjon bidrar til forankring av revisjonsarbeidet, revisjonskriteriene og kvalitetssikring av forvaltningsrevisjonsprosjektet. 13) Revisor skal sende oppstartsbrev til administrasjonssjefen så tidlig som mulig i prosjektet og senest før datainnsamlingen starter. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon NKRF 1. februar 2011 2
14) Det bør avholdes oppstartsmøte med administrasjonssjefen/revidert(e) enhet(er). På oppstartsmøte bør det redegjøres for bakgrunn for prosjektet, problemstillinger, revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, informasjonsbehov, tidsplan, undersøkelsesopplegg og rammer for dialogen med revidert(e) enhet(er) og andre interessenter. 15) Dersom revisor ser behov for å endre prosjektets problemstilling(er) eller annet underveis i en slik grad at det har vesentlig betydning i forhold til bestillingen, skal dette avklares med kontrollutvalget. 16) Administrasjonssjefen skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som framgår av rapporten. Høringssvaret skal vedlegges rapporten som går til behandling i kontrollutvalget. Det kan også være hensiktsmessig å presentere utkast til rapport i et møte med administrasjonssjefen. 17) Endelig rapport skal oversendes kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Prosjektplan 18) For hvert prosjekt skal det utarbeides en skriftlig prosjektplan hvor det redegjøres for prosjektets problemstilling(er), revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, og metodebruk. 19) Prosjektplanen bør også redegjøre for planlagt tids- og ressursbruk inklusive bruk av ekstern bistand og milepæler i prosjektet. I tillegg kan det i prosjektplanen redegjøres for bakgrunn for prosjektet, avgrensinger, formål og annen relevant informasjon. Problemstilling(er) 20) Det skal utarbeides problemstilling(er) for den enkelte forvaltningsrevisjonen. 21) Med utgangspunkt i bestillingen fra kontrollutvalget må revisor operasjonalisere problemstillingen(e) slik at de blir tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne besvares. Revisjonskriterier 22) Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. 23) Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon NKRF 1. februar 2011 3