Referat fra møte i arbeidsgruppa KOSTRA grunnskole

bel, 21.04.01 Til stede: Svein Thore Jensen (KRD) Rolf Hekneby (KUF) Kathrine Teigen (KUF) Anne Brit Udahl (KUF) Endre Frimannslund (Statens utdanningskontor i Sogn og Fjordane) Knut Bråtane (LS) Erling Rønneberg (Asker kommune) Anne Brit Thorud (SSB) Terje Risberg (SSB) Sissel Ferstad (SSB) Benedicte Lie (SSB) - ref Forfall: Kari Anne Osborg (KS) Runar Andersen (Trøgstad kommune) Kopi til: Siri W. Bogen (SSB) Referat fra møte i arbeidsgruppa KOSTRA grunnskole 03.04.01 Møtet ble avhold i Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet (KUF) sine lokaler. Sak 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ingen kommentarer til dagsorden eller møteinnkalling. Sak 2. Nøkkeltall/faktaark 2000 Ureviderte KOSTRA-tall ble publisert 15/3.Nøkkeltallene på grunnskole bygger på arbeidsgruppens forslag til endringer i fjor, men også delvis på kommentarer under høringsrunden før publisering. Dokumentasjon av faktaarkene som ligger på Internett ble sendt til arbeidsgruppemedlemmene i brev datert 27.03. Nøkkeltall for kommunale musikk- og kulturskoler er nytt for 2000-rapporteringen. Her er det foreløpig ikke nøkkeltall som viser utgifter per elev, siden tjenestedata for f 383 ikke foreligger før til høsten. Funksjon 213 voksenopplæring: FRES-tallene vil være med i publiseringen 15/6. Nivå 3 er nytt, presentert gjennom "Statistikkbanken", hvor egne beregninger kan foretas. Arbeidsgruppen ønsket i fjor mer detaljerte tall på nivå 3 enn det som ligger i teller og nevner / mellomregningene til nøkkeltallene (f.eks. antall elever per klassetrinn), men i første omgang ligger bare grunnlagstallene for nøkkeltallene her. Arbeidsgruppen ser mulighetene i statistikkbanken som riktig vei å gå for KOSTRA. Det er lett å sammenstille data her. Rønneberg savnet imidlertid tall for hele landet. I nivå 1 og 2 er det ikke mange endringer, men det er gjort forsøk på å strukturere nøkkeltallene bedre i faktaarkene. Nærmere diskusjon omkring enkelte funksjoner: a) f 215: SFO I publiseringen/nøkkeltallene er ikke tall for private SFO med; bør disse være med i enkelte

indikatorer? Siden private SFO også betjener offentlige skoler, bør de være med i tallene. Her er det for tiden et press både fra politisk hold og fra media, og behov for mer presise tall. KUF foreslår at private SFO tas med. Spørringer fra GSI-basen viser at det er 152 frittstående SFO, hvorav 64 betjener kommunale skoler, resten private. Til sammen er det ca. 1200 SFO (frittstående + tilknyttet skole). Thorud foreslo at man kan gå nærmere inn på artene som omhandler kjøp av tjenester fra andre og overføringer fra staten for funksjon 215, slik at man kan se omfanget av kjøp av tjenester i private SFO. SFO skal imidlertid inn i rammetilskuddet, og vil da ikke komme frem. En kan også se på kommunens egenfinansiering. Her er det et ønske om mer presise forskrifter. SSB ser på regnskaps- og tjenestetallene for f 215 og vurderer om tjenestedata for f 215 bør være med til publisering 15/6. b) f 214: Spesialskoler Noen ønsker å slå sammen f 214 med f 202 når de ser på nøkkeltallene, fordi grensene mellom spesialundervisning i vanlig grunnskole og i spesialskoler ikke er veldig klare (både f 214 og f 202 "inneholder" spesialundervisning). Det er også noe uklart hva som defineres som spesialskoler (bl.a. i GSI); kommunene organiserer det på forskjellige måter og dette gir seg utslag i hvilken funksjon spesialundervisningen føres på i KOSTRA. SSB ønsket en diskusjon på hvordan spesialskoler og spesialundervisning eventuelt kan registreres i GSI for å ivareta ønskene i forhold til nøkkeltall. Definisjonen sier at dersom alle elever har enkeltvedtak skal skolen regnes som en spesialskole (kap 5 i opplæringsloven). Det samme gjelder spesialklasser. KUF stiller spørsmål ved i hvilken grad disse bør skilles ut som egne skoler i GSI. Bråtane viste til registrering av videregående skoler i VSI. Her registreres bare hovedskoler og ikke filialer. Risberg viste til inndelingen i bedrifts- og foretaksregisteret, hvor alt som regnes som én fysisk enhet opererer med eget organisasjonsnummer. I KOSTRA skal hver fysiske enhet ha egen rapportering. I starten av KOSTRA-prosjektet ble spesialundervisning i vanlig grunnskole ført på daværende funksjon 212. Denne funksjonen ble imidlertid slått sammen med f 202 da det viste seg vanskelig å bl.a. splitte opp lønnskostnader mellom ordinær undervisning og spesialundervisning i kommuneregnskapet. Selv om en egen funksjon for spesialundervisning er ønskelig for analyse og sammenligninger (viser den faktiske ressursinnsatsen til spesialundervisning totalt sett), var arbeidsgruppen enig om at det ikke vil være riktig å gå tilbake til en egen funksjon for spesialundervisning. Det er et behov for å se f 202 og f 214 samlet, men hvordan fremstille totalbildet? På nivå 1 kan f 214 slås sammen med f 202+222 (og regne med elever til og fra kommunen) i nøkkeltall for grunnskolen når det gjelder produktivitet og utdypende tjenesteindikatorer. Dette må eventuelt komme i tillegg. På nivå 2 kan "Antall elever som får spesialundervisning i forhold til alle elever i vanlig grunnskole" og "Antall elever ved spesialskoler i forhold til alle elever i vanlig grunnskole" slås sammen, eller det kan utarbeides et nytt nøkkeltall som omfatter begge. Ønsket om endrede/nye nøkkeltall tas med i rapporten til samordningsrådet. c) f 213: Voksenopplæring på grunnskolens område SSB ønsket en drøfting av indikatorene på funksjon 214, siden det ble en del forandringer i årets

publisering. FRES-tallene som er forsøkt tatt med i år, er heller ikke med i tjenestedata pr. 15/3. Tjenestedata på f 213 er derfor ikke fullstendig før 15/6. Det foreligger et ønske fra Voksenopplæringsavdelingen i KUF om at utgiftene til elever som får hhv. eksamensrettet opplæring, spesialundervisning og norsk med samfunnskunnskap burde skilles fra hverandre for å få et bedre bilde av driftsutgiftene på de enkelte områdene. Pga. at økonomidata om disse bare føres på én funksjon, er det ikke mulig å skille ut økonomidata på de nevnte områdene - bare tjenestedata. Udahl ønsker en mulighet for å skille ut disse i forbindelse med overgang til rett til grunnskole: Det er ønskelig å se hva kommunene bruker av ressurser i forbindelse med innføring av den nye retten og hvor store merkostnadene blir. (Staten skal kompensere merutgiftene til kommunene.) Det vil være av interesse både for stat og kommune å se på detaljene i dette. Det hviler også et ekstra kvalitetskrav på rapportering i år for å kunne sammenlikne med neste år. Funksjon 214 er en mangfoldig funksjon som dekker mye. Det bør nevnes i rapporten til samordningsrådet at det er ønske om flere funksjoner for å skille relativt forskjellige områder fra hverandre. Dette er et vesentlig kvalitetselement ettersom totalsummen fungerer dårlig og det er behov for å følge utviklingen over flere år på ulike områder. Udahl opplyste også om at det i forbindelse med omlegging av retten til grunnskoleopplæring for voksne er satt ned en arbeidsgruppe som skal se på muligheten for å innlemme FRESrapporteringen i GSI. Arbeidsgruppen består av representanter for utdanningskontorene, SSB og KUF. Utfordringen består dels i at FRES har andre telledatoer og at det rapporteres for refusjonsordningen. Det er her ønskelig å bruke KOSTRA-arbeidsgruppen som en høringsinstans. Det kom frem en del problemstillinger knyttet til omleggingen av rett til grunnskole- og videregående opplæring for voksne, i forbindelse med norskopplæring og spesielle aldersgrupper, og ansvarsfordelingen mellom kommune og fylke. Rønneberg pekte på at inntakskontorene legger til opp en ny linje for å vurdere reell kompetanse og retningslinjer for inntak til videregående skole. Det vil derfor bli et press mot kommunen og fylket for ekstra norskopplæring, og hvem som skal ha ansvaret for norskopplæring. KUF pekte på at man juridisk sett ikke kan stille krav til norskkunnskaper for inntak til verken grunnskole eller videregående skole. Frimannslund påpekte at en må tilpasse norskundervisning uten at retten forsvinner. Arbeidsfordelingen mellom GSI, VO- og FRES-rapporteringen er ikke gode nok til å synliggjøre disse forholdene, og at det kan bli bedre når alt kommer inn i samme rapporteringssystem. Det er dermed håp om at rapporteringen vil bli bedre fra 2002. Ønsket om flere funksjoner på området tas med i rapporten til samordningsrådet, Jensen tar ønsket med videre til KRD. d) f 383: Kommunale musikk- og kulturskoler Hekneby orienterte om endringer i rapportering av tjenestedata på området. Staten ønsker ikke å hente inn data om bruk av musikk- og kulturskoler i en egen rapportering, og allerede fra høsten 2001 vil data bli hentet inn gjennom GSI, med en eventuell tilleggsinnhenting på våren. Det er tenkt at innhentingen (på samme måte som for SFO) skal være grunnlag for refusjonskravet. I denne rapporteringen skal det på kommunenivå blant annet opplyses om elever (antall og klassetrinn), ansatte (antall og stillingsprosent), skolepenger og opplysninger om skolens navn/rektor/etatstilknytning. Frimannslund pekte på behovet for likhet og samme grunntanker i

de ulike delene av GSI-rapporteringen; hva er rektor og hvor skal han/hun plasseres i forhold til fordeling av ressurser? Hvordan registreres årsverk vs. "hoder" for lærere? Rønneberg pekte også på fordeling av årsverk og stilte spørsmål ved om det er behov for prosentanslag. KUF pekte på at elever og timetall er grunnlag for tilskudd. I forholdet til timetall - lærertimer og mottatte elevtimer - må det komme klart frem at det er lærertimer som er det viktigste. (Ansatte kan ha både små og store elevgrupper.) Musikk- og kulturskoler er med i faktaarket både for kultur og grunnskole. Risberg opplyste om at dette er problematisk fordi kommunens totale utgifter blir mer enn 100% hvis en legger sammen alle nøkkeltall for samlede driftsutgifter fra alle faktaark. Det var enighet om at netto driftsutgifter for musikk- og kulturskoler i forhold til samlede netto driftsutgifter for kommunen, bør være med på grunnskole-faktaarket. Dette bringes videre til arbeidsgruppen for KOSTRAkultur. Andre nøkkeltall kan derimot være med både på grunnskole- og kulturarket. e) Rapportering om opplæring i samisk og finsk KUF orienterte om et annet ønske om rapportering gjennom GSI (selv om nøkkeltall for dette ikke vil bli laget i KOSTRA): opplæring i samisk og finsk. Det er utarbeidet en ny ramme til GSI-skjemaet (av Statens utdanningskontor i Finnmark) som skal innhente opplysninger om dette. Denne rammen vil bare gjelde for fylker hvor slik opplæring foregår, og da kun for et lite antall kommuner. KUF har innhentet denne rapporteringen før via rapportering utenfor GSI, og det er mye etterspørsel etter disse dataene, både til KUF og til de nordligste utdanningskontorene. Den nye rammen i GSI skal være basert på skolevis rapportering, og veiledningen vil bli produsert av SU Finnmark. Sak 3. Utvikling av GSI Lie orienterte om arbeidet med videreutvikling av GSI. Videreutviklingen omfatter innholdsmessig gjennomgang og arbeid med nye tekniske løsninger. Bakgrunnen for gjennomgangen er at GSI-rapporteringen har vokst i forhold til antall opplysninger som hentes inn, funksjoner i systemet og bruk av dataene. Dagens rapportering er teknisk komplisert hvor flere tusen enheter skal laste ned programmet, det er mange versjoner av data og data flyttes gjennom flere ledd. Skjemaet er komplisert og bør gjennomgås med hensyn til innhold, utforming og design. Waade Information System (WIS) gjennomførte i høst et forprosjekt for å vurdere de tekniske sidene av å legge om til Internettbasert rapportering. De har opprettet Intenettområde, en teknisk plattform, en prinsippversjon og en foreløpig kravspesifikasjon, laget en demoversjon og gjennomført en brukerundersøkelse. Alternative tekniske løsninger er skissert og kostnadene ved de ulike løsningene er forsøkt beregnet. Konklusjonen ved forprosjektet var at en omlegging er fullt gjennomførbart, og resultatene av brukerundersøkelsen viste at de som leverer data var svært positive til prosjektet. Konklusjonen var videre at denne løsningen vil gi bedre sikkerhet, bedre administrasjon og gjøre det enklere både for oppgavegivere og databehandlere. SSB har hatt en grundig gjennomgang av rutinene omkring GSI-innsamling og publisering i forbindelse med den nye loven om personvern (se neste sak). Dette har ført til restriksjoner for hvordan data gjøres tilgjengelig. Den forestående publiseringen av GSI-data via Internett er en god løsning på problemet med tilgang til data, og samtidig en videreføring av Internettprosjektet. Her kan tilgang til de ulike data styres ved hjelp av passord.

Fordelen ved Internettbasert rapportering vil blant annet være at rapporteringen blir enklere for oppgavegiver, det vil bli mindre behov for opplæring, løsningen blir teknisk enklere og bedre. Det vil også bli mye enklere å gjøre opprettinger og justeringer i skjema, i tilgang. kontroller osv. SSB har kompetanse på å utvikle gode spørreskjema og utarbeide hensiktsmessige rapporteringsløsninger. SSB sin metodeseksjon vil være involvert i arbeidet med å utvikle et bedre GSI-skjema. Formålet med metodeprosjektet er å - revidere innhold i skjema i samråd med statistikkbrukerne - utvikle mer brukervennlige skjema og enklere datainnsamlingsopplegg - tilpasse skjemaene elektronisk datainnsamling SSB vil benytte teknikker som "fokusgrupper" og "kognitiv kartlegging" for å sikre at data hentes inn i forhold til hvor data er best tilgjengelig og hvem som er best egnet til å rapportere hva osv. Med tanke på forenkling er det ønskelig at så mye som mulig skal kunne tappes fra administrative systemer, sentralt og på skolen. Tidsperspektivet er 2002 ettersom det er ønskelig å koordinere omleggingen av rapporteringen med innføring av rett til grunnskoleopplæring for voksne. I løpet av 2001 vil SSB - gjennomføre fokusgrupper for å avklare innhold i skjema - kartlegge utfyllingsrutiner og distribusjon - forbedre eksisterende skjemaer - gjennomføre kognitiv intervjuer- observasjons- og intervjuteknikk for å se hvordan utfyllingen fungerer og avdekke svakheter. I løpet av første halvår 2002 vil arbeidet med videreutvikling bestå i å - utforme nye elektroniske skjemaer - gjennomføre kognitiv kartlegging med elektroniske skjemaer. Arbeidsgruppens kommentarer til arbeidet med videreutvikling var positive. Frimannslund understreket spesielt at han var positiv til Internett-omleggingen. Terje Risberg understreket viktigheten av å gå veien mot å tappe opplysninger fra administrative systemer. Dette innebærer en stor mulighet for forenkling av rapporteringen. Det er ønskelig at kommunenes kontrollfunksjon skal fortsette, men logges. Det ble stilt spørsmål om publisering av GSI-data og hvorvidt data vil bli lagt ut på skolenivå. Planen er å legge ut en kommunebase som er åpen for alle - i KUFs navn. Rønneberg understreket viktigheten at det gis anledning til selvkontroll. Tildelte årstimer skal sjekkes mot anvendte årstimer. KUF pekte på at det er gjennomgående stor forskjell i hvor stor handlefrihet skolene har (i forhold til kommune). GSI kan brukes som et regnskap for skolen til å følge opp forholdet mellom budsjett og regnskap. Sak 4. Tall på nivå 3 i KOSTRA vs publisering/ frigjøring av tall for GSI SSB har hatt en gjennomgang av hva som kan publiseres av tall fra GSI, og på hvilket nivå. Resultatet har blitt at SSB, med statistikkloven som bakgrunn, ikke kan publisere eller gi ut tall på institusjonsnivå. KUF og andre aktører som sitter på GSI-basen innehar derimot basen med hjemmel i opplæringsloven og kan tilbakeføre data til styringsformål. Data tilbakeføres derfor til andre aktører av KUF og ikke av SSB. GSI-data er underlagt restriksjoner i forhold til personopplysningsloven og offentlighetsloven. Dette innebærer at GSI-data nå publiseres

gjennom flere kanaler, bl.a. SSBs utdanningsstatistikk, KOSTRA og WIS sine sider på Internett (i KUF sitt navn). KUF ønsker at distribusjon av data og sammenlikning mellom kommuner skal foregå gjennom så få kanaler som mulig. Ønsket er at alle tjenestedata på sikt også skal inn i KOSTRA, hvor man kan benytte nivå 3 for detaljerte opplysninger. Det må undersøkes om dette er mulig å få til gjennom KOSTRA, og hvorvidt utviklingen i KOSTRA går i denne retningen. Dersom det ikke er mulig å presentere alle rådata gjennom KOSTRA, ønsker KUF at disse skal være tilgjengelige andre steder, som gjennom WIS. I forbindelse med hvilket nivå kommunene trenger opplysninger om andre, mente Rønneberg at behovet for institusjonsdata for andre kommuner er marginalt. Frimannslund pekte på at for SU er det viktigste å få ut kommunedata med kommunesummer. At SU får tilgang til hele fylkesbasen er andreprioritet. KUF understreket at alle vil få tilgang til egne data. Utover det er det nødvendig å gjøre noen restriksjoner i forhold til følsomme opplysninger når det gjelder tilgang til andres data. Utviklingen må sees an i forhold til hvilken retning man går i KOSTRA. Sak 5. Dobbeltrapportering mht spesialpedagogisk hjelp til barn i førskolealder og personell i SFO Dokumentasjon: E-post fra Endre Frimannslund (Statens utdanningskontor i Sogn og Fjordane). Spørsmålet er om det foregår dobbeltrapportering av spesialpedagogisk hjelp til barn i førskolealder (på årsverk) og av stillingsressursene til SFO gjennom GSI-skjema (grunnskole) og KOSTRA barnehageskjema. Ved spesialpedagogisk hjelp til barn i førskolealder er det snakk om to typer rapportering: Etter opplæringsloven (kap 5) som rapporteres i GSI-skjema av kommunen sentralt, og rapportering via barnehageskjema i KOSTRA. Rapportering er delt etter lovverket. Dette kan imidlertid være forvirrende for de som fyller ut. De som rapporterer for barnehager er sannsynligvis ikke de samme som rapporterer for grunnskole. Det kom fram ønske om at det som er utgangspunktet for utbetaling av tilskudd bør være grunnlaget for hvor det rapporteres. En ny lovgivning for barn under 6 år ville fordelt ansvaret bedre og ville antakelig løse problemet. Skillet ved seks år er sentralt, og det kom forslag om å skille innrapportering ved år i stedet for ved lov. KUF vil ta saken opp med Barne- og familiedepartementet (BFD). Rapporteringene bør koordineres siden også kommunene er interessert i å se på utgiftene for barn under seks år samlet sett. Når det gjelder rapportering av årsverk i SFO der SFO benytter seg av personell ansatt i barnehage (frittstående SFO tilknyttet barnehage), er det vanskelig å skille ut den ressursen som går til SFO og dermed til funksjon 215. KUF framholdt at hvis årsverkene samles i barnehageskjema, faller årsverk for SFO ut - dette må samles inn på en eller annen måte. KUF vil forhøre seg med BFD i forhold til fylkesembeter og praksis. KUF tar saken opp med BFD. Sak 6. Eventuelt Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt.

Fristen for rapport til samordningsrådet er 30. juni, og neste møte i KOSTRA grunnskole vil bli avholdt 20. juni i SSBs lokaler i Oslo.