Referat Årsmøte 24.02.2016 Sted:. Klubbhuset Tid: 19.00 Dagsorden Sak nr Tema 1 Fastsettelse av stemmetall Det møtte opp 14. medlemmer til årsmøtet. Fra styret møtte det 5. medlemmer. Totalt antall stemmeberettigede var 16. medlemmer. Stemmetall godkjent 2 Valg av møteleder og referent Merete Sand ble foreslått som møteleder og Fred Haugland som referent. 3 Godkjenning av innkalling og dagsorden Årsmøtet er innkalt med 4. ukers varsel gjennom annonsering i Sandefjords Blad og via internett på klubbens hjemmeside og Facebook-gruppe. Innkalling godkjent Saksliste inneholdt 11. saker til behandling, og var lagt ut klubbens hjemmeside 14. dager i forkant, samt på sosiale medier. Det har kommet inn 8. forslag på punkt 7. innkomne forslag. I tillegg fremmet Merete Sand et forslag vedrørende klubbens søknad om kunstgress. Saken ble fremmet før dagsorden ble satt. Et enstemmig årsmøte godkjente saken, som da ble tilført listen over innkomne saker. Saksliste godkjent 4 Valg av to medlemmer til å godkjenne protokoll Freddy Holm og Roar Kjølstad ble foreslått og valgt til å undertegne protokoll. 5 Klubbens årsmelding Møteleder leste klubbens årsberetning. Spørsmål fra salen angående økonomien i FFO. Årsberetning godkjent 6 Behandling av klubbens reviderte regnskap Styret redegjorde for regnskapet som viste et underskudd på kr 47 949,-. Merete Sand utredet for momskompensasjonsordningen. Noter på andre kortsiktige fordringer mangler. Dette er inntekter som har kommet i 2016, men som tilhører 2015 regnskapet. Spørsmål rundt inntjening på kiosksalg. Regnskap godkjent
7 Innkomne forslag Ni innkomne forslag, se vedlegg for detaljer. Sak 1. Opprette 1917-klubben på Ballklubbens hjemmeside. Møteleder anså ikke dette som en sak for årsmøte. Møteleder foreslo at forslaget ble sendt videre til Markedsutvalget og styret, noe forslagstiller var fornøyd med. Sak 2. Supporterskjerf til klubbens 100-års jubileum. Møteleder anså ikke dette som en sak for årsmøte. Møteleder foreslo at forslaget ble sendt videre til Jubileumskomiteen, noe forslagstiller var fornøyd med. Sak 3. Nytt lovverk Forslaget tilfredsstiller minimumskrav fra forbund, samt inneholder noen særregler for klubben. 6, punkt 2. «Idrettslag» erstattes med «Sandefjord Ballklubb» Lovverket justeres etter eventuelle endringer fra årsmøtet. Forslaget vedtatt. Sak 4. Endring av klubbens lovverk 12 Årsmøtets oppgaver, punkt 11 b) valg av Nestleder/Leder av Sportslig Utvalg (velges for 2 år av gangen) Forslaget ligger allerede i det nye lovverket. Forslag ikke vedtatt. Sak 5. Endring av klubbens lovverk 12 Årsmøtets oppgaver, punkt 11 d) valg av revisor Punktet kan ikke fjernes, ref. forbundets lovnorm, Forslaget ikke vedtatt. Sak 6. Endring av klubbens lovverk, 14 Klubbens Styre «eller registrert revisor» legges til lovverket 15, punkt 10, bokstav d Forslaget ikke vedtatt. Sak 7. Endring av klubbens lovverk, 14 Klubbens Styre Årsmøtet ønsker at Sportslig leder skal ha fast plass i klubbens styre. Forslaget ikke vedtatt. Sak 8. Utvidelse av styret Møteleder presiserte at ordet «leder av» var falt ut i teksten. «For å bedre ta vare på Ballklubbens klubbhus og etter hvert nye kunstgressbane, foreslås det at styret blir utvidet med en plass, som settes av til leder av ett Anleggsutvalg. Forslag vedtatt etter avstemning, 11. mot 5. stemmer. Sak 9. Søknad om kunstgress. Forslaget enstemmig vedtatt
8 Fastsettelse av kontingent og treningsavgifter Styret foreslår en økning i treningsavgiften, for å imøtekomme økte utgifter i forbindelse med ny kunstgressbane. Forslag: Medlemskontingenten står uendret, kr. 400,- 6 12 år, uendret. 13 16 år, økes med kr. 350,-, til kr. 2 000,- Junior, økes med kr. 350,-, til kr. 2 500,- Senior, økes med kr. 350,-, til kr. 2 500,- Old boys, økes med kr. 350,-, til kr. 2 500,- Salen fremmet et forslag om å øke avgiften for støttemedlemskap, fra kr. 150,-, til kr. 300,- 9 Vedta klubbens budsjett Styret la frem forslag til budsjett for 2016 som går kr. 57 300,- i overskudd. 10 Bestemme klubbens organisasjon Styret la frem et forslag på organisasjonskart, med utvidelse av styret. Se vedlegg. 11 Valg Valgkomiteen la fram følgende forslag til styre for driftsåret 2016 Leder: Merete Sand Nestleder: Ulf Jørgen Hesby Styremedlem: Brit Skatvedt Styremedlem: Fred Haugland Styremedlem: Ken Bjørntvedt Olsen Styremedlem: Stian Lundh Hansen Styremedlem: Bengt Ivar Lie Varamedlem: Øystein Syvertsen Styret konstituerer seg selv på første styremøte. Valgkomiteen la frem forslag til revisjonsfirma for driftsåret 2016 Revisor: FGH revisjonsfirma Valgkomiteen la frem forslag til klubbens råd for driftsåret 2016 Jan Abrahamsen Freddy Holm Roy Pedersen Bent Fevang Per S. Solheim
11 Valgkomiteen la frem forslag til merkekomite for driftsåret 2016 Roy Pedersen Bent Fevang Valgkomiteen la frem forslag til hyttekomite for driftsåret 2016 Øystein Syvertsen Knut Skofteland Styret la frem forslag om valgkomite for driftsåret 2016 Per Roggert Jørgen Øslebø Kjell Christian Z. Børresen Styret får fullmakt til å finne varamedlem Møtet hevet kl. 21.30 Referent Fred Haugland Freddy Holm Roar Kjølstad
INNKOMMENDE SAKER 1. SAK: Opprette 1917-klubben på Ballklubbens hjemmeside. Fremmet av Tommy Mathisen Sponsorpool som gir bedrifter en mulighet til å støtte oppunder klubbens arbeid og samtidig bli markedsført på klubbens hjemmesider. 2. SAK: Supporterskjerf til klubbens 100-års jubileum. Fremmet av Tommy Mathisen Innkjøp av supporterskjerf. 3. SAK: Nytt lovverk Fremmet av Klubbens råd Forslag til nytt lovverk. Se eget vedlegg 4. SAK: Endring av klubbens lovverk 12 Årsmøtets oppgaver, punkt 11 b) valg av Nestleder/Leder av Sportslig Utvalg (velges for 2 år av gangen) Det foreslås at teksten i punkt 11 b) endres som følger: b) Nestleder (Velges for 2 år) 5. SAK: Endring av klubbens lovverk 12 Årsmøtets oppgaver, punkt 11 d) valg av revisor Det foreslås at dette punkt d) - valg av revisor - fjernes fra 12. 6. SAK: Endring av klubbens lovverk, 14 Klubbens Styre Det foreslås at følgende punkt tillegges Styrets oppgaver i tillegg til punktene 1-5: Styret skal - Engasjere en ekstern statsautorisert revisor eller revisjonsfirma til å revidere klubbens regnskap. Revisor eller revisjonsfirma skal ikke ha nær aktiv tilknytning til eller interesser i klubben, men kan være medlem. Styret skal påse at revisor eller revisjonsfirma har bred erfaring og integritet samt påse at revisor aktivt bidrar med råd og veiledning overfor regnskapsfører eller styret dersom nødvendig. - Engasjere ekstern profesjonell regnskapsfører eller regnskapsfirma med kunnskap om regnskapsføring fra idrettslag. 7. SAK: Endring av klubbens lovverk, 14 Klubbens Styre Det foreslås at følgende punkt tillegges Styrets oppgaver i tillegg til punktene 1-5: Styret skal - Oppnevne sportslig leder. Sportslig leder kan samtidig også bli valgt inn i klubbens styre av klubbens generalforsamling, herunder som leder eller nestleder. 8. SAK: Utvidelse av styret Fremmet av Styret For å bedre ta vare på Ballklubbens klubbhus og etter hvert nye kunstgressbane, foreslås det at styret blir utvidet med en plass, som settes av til ett Anleggsutvalg. Utvalgets oppgaver vil blant annet vil være drift, vedlikehold og utvikling av klubbhus, vedlikehold og ettersyn av kunstgressbane og oppfølging av klubbens vedlikeholdsavtaler.
9. SAK: Søknad om kunstgress Fremmet av Merete Sand «Utvalget for søknad om kunstgress» (som ble oppnevnt av den ekstra ordinære generalforsamlingen i juni 2015) har sluttført søknaden om kunstgress på nåværende grusbane i Bugården. Utvalget foreslår og innstiller på følgende: - Utvalget oppheves, og at årsmøte godtar søknad samt drifts og resultatbudsjett for 2016-17. Avtale mellom Sandefjord Ballklubb og Sandefjord kommune underskrives. Avtalen gjelder etablering av ny kunstgressbane med lysanlegg
Organisasjonskart 2016 Pga klubbens arbeid med Kvalitetsklubb, er ikke alle utvalg og arbeidsoppgaver med i denne oversikten. Kartet gir et overblikk over den generelle organiseringen. VALG KOMITÈ ÅRSMØTE STYRET KLUBBENS RÅD ADMINISTRASJON ØKONOMI SPORT ARRANGEMENT UTVIKLING ANLEGG LAG REGNSKAP FAGGRUPPE KOMPLETT ARENA KVALITETSKLUBB KLUBBHUS INTERN INFORMASJON MEDLEM TRENERE FOTBALLSKOLEN STRATEGI / ORGANISASJON KUNSTGRESS WEB MARKED DOMMER SANDARCUPEN NYE KONSEPTER / PROJEKTER FORELDRE- KONTAKTER SPONSORER / AVTALER FAIR PLAY SB-DAGEN MILJØ / SOSIALE TILTAK UTSTYR BARNEHAGECUP BANE DUGNAD REKRUTTERING KIOSK / INNKJØP STORSTADION