Saksbehandlingsrutiner for saker for Redelighetsutvalget 1. Innledning tema og formål 1.1. Hva dokumentet gjelder Teksten her gjelder først og fremst fakultetenes behandling av saker som kan komme til Redelighetsutvalget ved universitetet, dvs. saker om påstått uredelighet i forskning. Formålet med dokumentet er å hjelpe fakultetene og deres underliggende enheter i slike saker. Å behandle redelighetssaker er krevende fordi hver sak er unik, eller i det minste inneholder elementer som skiller seg fra tidligere saker. Dokumentet er følgelig ingen oppskrift som gir den optimale måten for å behandle enhver sak som kan oppstå, ettersom den enkelte saken kan fordre en tilpasset fremgangsmåte og noe skjønnsutøvelse. Noe av det viktigste som må sikres, er at saken er tilstrekkelig opplyst, og at partene og andre involverte har fått tilstrekkelig informasjon, slik at de kan ivareta sine rettigheter, og kan bidra med opplysninger. Dokumentet omtaler også kontradiksjon, og alt dette inngår i kravet til forsvarlig saksbehandling. 1.2. Om å opplyse en sak. Det mest elementære. At saken er tilstrekkelig opplyst, betyr for det første at man har fått fram nok faktiske opplysninger til at man kan ta stilling til de problemstillingene saken reiser. Dette kan være en dynamisk prosess, og det er ikke gitt at problemstillingene er klare fra første stund. Ettersom nye opplysninger kommer til, kan problemstillingene også endre seg. Fra forvaltningsloven 17 første avsnitt: Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Kommentar 1: UiB og alle dets enheter er i juridisk forstand forvaltningsorganer, slik at forvaltningsloven gjelder. En redelighetssak er ikke nødvendigvis en enkeltvedtakssak, slik at akkurat denne bestemmelsen ikke gjelder direkte, fordi den står i en del av loven som bare gjelder for saker om enkeltvedtak. Den gir derimot uttrykk for et prinsipp som er så sentralt at det må regnes som en del av det ulovfestede kravet til forsvarlig saksbehandling. I en sak om noe så alvorlig som påstått uredelighet i forskning, vil det ikke være forsvarlig å ta standpunkt til realitetene før man kjenner fakta. Kommentar 2: Grunnen til at fakultetet må sørge for at saken er opplyst, er at Redelighetsutvalget etter sitt eget reglement ikke skal gjøre det. Utvalget skal få opplysningene i saken «ferdig servert», slik at det kan gå rett på realitetsvurderingen altså å ta stilling til om det foreligger brudd på forskningsetiske normer. 1.3. Hvordan man opplyser en sak. Særlig om kontradiksjon. I korthet er det to hovedmetoder: Man kan granske dokumentene som foreligger i saken og skaffe ytterligere dokumentasjon, og man kan spørre parter og andre om hva de vet. Kontradiksjon betyr at Side 1 av 5
parter og andre som er involvert, får anledning til å se den foreliggende dokumentasjonen og å få vite hva andre har fortalt. På den måten kan de kontrollere om opplysningene stemmer, og om nødvendig ta til motmæle eller gi utfyllende opplysninger. Retten til kontradiksjon er meget sentral i prinsippet om forsvarlig saksbehandling. 2. Trinnene i saksforberedelsen 2.1. Slik begynner det Den som henvender seg, må gjøre greie for hva saken gjelder, hvem som er involvert, og for eventuell dokumentasjon som man har selv, eller som finnes andre steder. Redelighetsutvalget har laget et meldeskjema, og ber om at dette brukes. I tillegg til at det angir hva slags opplysninger og dokumentasjon som trengs, tjener det som en terskel for å hindre klart useriøse henvendelser. Det er ikke bra om det blir for krevende å reise en redelighetssak, men det er heller ikke urimelig at den som vil reise saken, må legge noe arbeid i det. 2.2. Fakultetets behandling av meldeskjemaet Dette er det ikke lett å si noe entydig om. Noen ganger kan meldingen indikere at melderen har misforstått saken eller regelverket, og trenger hjelp til å få saken inn på et annet og riktigere spor. Hvis ikke det er tilfellet, må det vurderes om saken ser ut til å være stor og komplisert, eller om den er enklere. I den forbindelsen vil gjerne den eller de som utreder saken ha behov for mer informasjon om grunnlaget for saken, og kan vurdere å innhente opplysninger fra instituttet eller fagmiljøet hvor den har sitt utspring. Videre kan utrederen bruke et eksisterende etikkutvalg e.l. ev. oppnevne et ad hoc-utvalg eller vurdere om fakultetsledelsen skal behandle saken selv. Dette har en sammenheng med habiliteten til saksbehandlerne, og fakultetet bør vurdere sin egen habilitet når saken oppstår. Det kan være nødvendig å gjøre denne typen vurderinger flere ganger underveis. Ofte har man ikke grunnlag for å vurdere den videre prosessen før man har fått inn det første svaret fra de(n) innklagde. 2.3. Informasjon til innklagde Den eller de som er innklaget, må få oversendt meldeskjemaet og all annen dokumentasjon i saken. Det må skje så snart som mulig. De må så få en frist til å komme med uttalelse. Hvor lang fristen skal være, avhenger av hvor kompleks saken er og hvor mye dokumentasjon som foreligger. Normalt vil tre arbeidsuker være tilstrekkelig, men dersom saken er særlig omfattende og/eller fordrer at den innklagde skal lete i gammelt materiale eller rekonstruere eldre hendelser, må en kunne utvide fristen. I slike tilfeller, eller hvis det er tidkrevende for vedkommende å skaffe dokumentasjon pga. reise, sykdom e.l., kan det gjøres avtaler om hva som er en passende frist. Fakultetet må avveie hensynet til at de involverte skal få nok tid til å ivareta sine interesser mot hensynet til at saksbehandlingen skal være effektiv. 2.4. Informasjons- og dokumentflyten underveis taushetsplikt Deler av den informasjonen man trenger, kan være taushetsbelagt. Normalt kan den innhentes likevel, men den må behandles slik at den ikke kommer ut til uvedkommende. Dersom man trenger opplysninger om tredjeparter, dvs. personer som ikke har noe med saken å gjøre, og informasjonen ikke finnes ved UiB eller hos noen av partene, må man spørre den som har informasjonen. Side 2 av 5
Vedkommende må da vurdere om det er adgang til å levere den ut. Får man nei, er det ikke mulig for fakultetet å klage, og saken må da behandles uten disse opplysningene. Her må også saksbehandleren eller -utrederen være oppmerksom på at den som melder inn en sak via meldeskjemaet, ikke nødvendigvis er part i saken. Typisk vil nok den som melder inn saken være fornærmet av å ha blitt plagiert e.l., slik at vedkommende er part og kan få partsinnsyn i saken. I slike tilfeller er hovedregelen at taushetsplikt ikke vil være til hinder for at opplysningene gjøres kjent for sakens parter, jf. fvl. 13 b. I andre tilfeller trenger ikke melderen å være fornærmet, men har likevel varslet om det han eller hun mener er kritikkverdige forhold i virksomheten. Enhver arbeidstaker har rett til å varsle om slike forhold etter arbeidsmiljøloven, forutsatt at varslingen er forsvarlig eller i tråd med virksomhetens rutiner for varsling. Da vil ikke vedkommende være part, og skal heller ikke få tilgang til taushetsbelagte opplysninger som kommer frem under saksbehandlingen. 2.5. Dokumentasjon/notoritet: Det må skrives møtereferater og notater fra samtaler slik at det som er formidlet muntlig er dokumentert og arkivert på saken. Notoritet (sporbarhet) er viktig på alle trinn av saken. Vær særlig oppmerksom på at dersom saken senere kommer til Redelighetsutvalget, til det nasjonale Granskingsutvalget eller andre organer utenfor fakultetet, vil disse ofte bygge kun på det skriftlige materialet. Derfor må dokumentasjonen være utførlig. 2.6. Kontradiksjon: Den innklagede skal ha fått anledning til å uttale seg. Dette innebærer at den innklagede må varsles om at det er en sak til behandling så tidlig som mulig i prosessen. Det anbefales som rutine at innklaget og klager får kopi av dokumentene i saken fortløpende slik at begge hele tiden er orientert om fremdrift og har mulighet til å uttale seg og imøtegå påstander. Kontradiksjon gjelder altså på alle trinn av saken, ikke bare i starten. Kontradiksjon kan være tidkrevende, særlig når man må oversende dokumenter i flere runder. Igjen må man avveie hensynet til at partene skal få tilstrekkelig tid mot hensynet til effektivitet. Dersom nye dokumenter ikke inneholder nye faktiske opplysninger, men bare gjentar slikt som er kjent fra før, er det ikke nødvendig å gi lang frist. Ofte er det nok å sende over dokumentene, skrive at disse ikke inneholder noe nytt, og at de bare er til orientering. 2.7. Tilpasninger i den enkelte saken, eventuell muntlig behandling Hele beskrivelsen av prosessen over tar utgangspunkt i et tenkt «normaltilfelle», hvor saksbehandlingen er skriftlig og partene saklig fremmer påstandene sine med tilhørende begrunnelser. Dette bør være hovedregelen, men i visse tilfeller kan det også være hensiktsmessig at fakultetsledelsen eller det lokale redelighetsutvalget kaller inn partene til å forklare seg og diskutere saken muntlig. Muntlig behandling vil kunne være svært effektivt, særlig hvis saken egentlig handler om en konflikt mellom personer ved siden av spørsmålet om vitenskapelig redelighet. Dokumenter vil som kjent ikke gi uttrykk for kroppsspråk og umiddelbare, menneskelige reaksjoner som kan fremkomme i et møte. Samtidig vil et møte mellom partene og fakultetet kunne oppklare misforståelser, og bygge en tillit som bedrer utsiktene for en minnelig løsning. Forutsetningen for å Side 3 av 5
holde et slikt møte, må selvsagt være at det som blir sagt og avtalt nøye skrives ned, og at partene er enige om og signerer referatet etter møtet. Uten at partene er enige om referatet, vil de kunne ha ulik oppfatning av hva de avtalte i møtet, som igjen vil gjøre at referatet får svært begrenset verdi i den videre behandlingen av saken. 3. Avsluttende behandling på fakultetet Reglementet skisserer tre mulige utfall av fakultetets behandling: 3.1. «finner grunnlag for å løse saken på en måte som kan aksepteres av de berørte» Dekanatet (eller RU sentralt) kan ikke fatte enkeltvedtak i saker om mistanke om brudd på vitenskapelige redelighetsnormer. Eventuelle enkeltvedtak (for eksempel knyttet til personalforhold) må ha hjemmel i andre bestemmelser enn forskningsetikkloven/reglementet for Redelighetsutvalget. Dekanatets forslag til løsning av saken skal derfor ikke formuleres som et enkeltvedtak og det er heller ikke klagerett etter forvaltningsloven på en uttalelse fra dekanatet. Dersom saken skal løses på fakultetet, forutsetter det altså at partene lager en avtale som ev. baseres på den foreslåtte løsningen. Ved vurderingen av om en sak kan løses i minnelighet, er det flere avveiinger som må gjøres. Dette er noen momenter som kan være relevante, men det er ikke en uttømmende liste: - Er det forsvarlig å avslutte saken i minnelighet? Det kan forekomme at man avdekker så alvorlige brudd på lover, etiske normer eller andre regler, at en minnelig løsning (meglingsløsning) ikke er forsvarlig, selv om de involverte partene ønsker det. Da bør saken sendes til Redelighetsutvalget, som kan vurdere om de selv skal behandle den, eller sende den videre til Granskingsutvalget eller andre relevante organer. I andre tilfeller kan problemstillingene i saken ha så stor prinsipiell betydning at det er mest tjenlig å løfte den ut av det enkelte fakultetet og opp på det sentrale nivået. - Er det klima for å avslutte saken i minnelighet? Det kan være at man har forsøkt megling, men ikke lyktes med det, eller det er klart at megling har liten sjanse til å føre fram. Da har det liten hensikt å forsøke, og saken bør sendes videre til Redelighetsutvalget. 3.2. «avviser saken» Dekanatet kan avvise saken og må sende en kort rapport om dette til Redelighetsutvalget. At en sak avvises, betyr at man velger å ikke ta stilling til realitetene. Noen typiske avvisningsgrunner kan være: - Det er klart at det ikke har forekommet noe kritikkverdig. Noen ganger viser selve meldingen eller de innledende undersøkelsene at det ikke er grunn til å sette i gang en gransking. Da kan saken avvises. - Saken mangler tilknytning til UiB, eller er uten prinsipielle sider. Side 4 av 5
Saker som ikke har noe med UiB å gjøre, eller som er bagatellmessige, trenger man ikke å behandle. - Saken er løst fra før Hvis det tidligere er inngått avtale mellom partene om det saken gjelder, kan det være nok å vise til denne. Dersom saken tidligere er behandlet av et annet organ og avsluttet, må det vurderes om det senere har skjedd noe som gir grunn til å ta saken opp på ny. Også andre avvisningsgrunner kan tenkes. 3.3. «Dersom dekanatet ikke finner grunnlag for å løse saken på en måte som kan aksepteres av de berørte, men finner grunn til å gå videre med saken, skal den forberedes og legges fram for Redelighetsutvalget.» Hvis saken legges fram for Redelighetsutvalget skal den være ferdig forberedt slik at Redelighetsutvalget kan konkludere i saken og komme med en uttalelse uten ytterligere saksbehandling. Det betyr at fakultetet må gjøre ordentlig greie for - Sakens fakta. Disse må ordnes, og relevant må skilles fra mindre relevant. - Sakens problemstillinger. Disse må gjøres eksplisitte, og de må relateres til lovregler, etiske retningslinjer eller andre relevante forskningsetiske normer. - Fakultetets vurdering. Har for eksempel noen gjort seg skyldig i uredelighet i forskningsetikklovens forstand (dette er meget alvorlig); har noen ellers gjort noe kritikkverdig (mer eller mindre alvorlig); har saken avslørt svakheter i regler eller rutiner ved UiB (på instituttnivå, forskergruppenivå, etc.). - Alle dokumentene i saken må ordnes, og sendes til Redelighetsutvalget. Det er normalt nok å gjøre dette i ephorte, men det kan også være dokumenter som må sendes på papir. Side 5 av 5