Møte nr. 01/16 Dato: 17.02.16 kl. 09.00 11.30 Sted: Rådhuset, Monn. ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Thomas Repstad, medlem Forfall: Alexander Skeibrok, nestleiar Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Agder Sekretariat: Willy Gill Kommunerevisjonen Vest: Lene Rugland, Helene Egeland Administrasjonen: Kjell Gunnar Olsen, Ellen Ubostad Haaland, Unni Berntsen, Astrid Marie Engeli Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERINGER: Diverse tema ved rådmannen/administrasjonen. SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 18.11.15 SAK 02/16 KONTROLLUTVALETS MØTEPLAN/ÅRSPLAN 2016 SAK 03/16 OVERORDNET ANALYSE INNSPILL FRA KONTROLLUTVALET FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging og interimrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 27.01.16 Ref. 04/16 Fylkesmannen, Rapport etter tilsyn vedr. Beredskap datert 07.01.16 UNDERSKRIFT Inger Lise Austrud Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor
ORIENTERINGER Kort info om kommunen (aktuelle saker/utfordringer): Drift/utvikling. Planlegging/utbygging av V/A anlegg. Det arbeides videre med hovedplan for V/A for hele kommunen. Vedlikeholdsplaner for bygg og anlegg Næringstilskudd, jf. kommuneplanen. Kommunestyret vil våren 2016 behandle hvordan midlene kan brukes best mulig. Forprosjekt vei mellom Bortelid og Ljosland, finansiering gjenstår Åseralsprosjektene Agder Energi, konsekvenser for kommunen. Oppvekst/levekår: Tilsetting av ny enhetsleder er nært forestående. God kontroll på økonomien nå. Gjennomført innsparinger personalmessig og økonomisk. Utviklingsarbeid i skole og barnehage. Dette ser bra ut. Kommunebarometeret; steg 87 plasser. Målsetting blant de 100 beste i 2017. Det tar tid. Samarbeidet med foreldre går bedre. Sykefraværet går ned. Det er gjort en stor innsats. Barnehage: Vanskelig å rekruttere pedagogisk personale. Det arbeides med utvidet åpningstid SFO/barnehage. Helse/omsorg: Ny sjukeheim. Det er satt av midler til dette. Det arbeides med et nytt mandat for prosjektet. Se på behovet først, deretter se på bygningsmassen. Ny kommunalsjef 1. mars. Økonomiske rammebetingelser: Driften må forbedres videre. Nye rutiner for budsjettarbeid er innført. Det er viktig med politisk forankring i budsjettarbeidet. Kommunereform ny behandling i kommunestyret, jobber videre angående interkommunalt samarbeid. Særskilte velferdsordninger skal vurderes Nytt inntektssystem. Åseral kommer greit ut som følge av geografisk komponent Oppfølging av tidligere års eventuelle merknader til regnskapet: Merknader til regnskapet er fulgt opp. Eventuell tilbakemelding om status vedrørende oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjoner/selskapskontroll: Rutiner for vedtaksoppfølging: Årlig rapportering til kommunestyret, kommunalutvalet og hovedutvalg Eierskapsmelding er på plass etter selskapskontrollen i Bortelid Alpinsenter. Oppfølging av selskapskontroll Bortelid skjer i kontrollutvalgets neste møte. Ordfører, rådmann og selskapet inviteres til møtet. Rådmannens arbeid med/ansvar for Intern kontroll: Dette er et kontinuerlig arbeid. Overordnet plan for intern kontroll, HMS Gjorde forenklingsarbeid i 14/15. Definerte rapporteringsrutiner, tertialrapporter, avvikssystem (kvalitetslosen) Et godt verktøy, jobber med å få det inn i ryggmargen, trygge arbeidstaker i forhold til det å melde avvik. Administrasjonen ønsker at avvik meldes. 2
Har god fokus, gode på helse/sosial, jobber i forhold til andre sektorer. Leders tilbakemelding i forhold til oppfølging av avvik er viktig. Fokus på IK på utvidet ledermøte hver 3. uke Plania, Alle avvik (store og små) på bygg/anlegg skal meldes inn som vedrører drift/vedlikehold knyttet til bygg. Ønsker jevnt vedlikehold. Statlige tilsyn, rutiner for varsling av kontrollutvalget: Rutine er etablert: Tilsynsrapporter sendes kontrollutvalget løpende. KU må be om ekstra informasjon om konkrete tilsyn ved behov. Etiske retningslinjer/etisk bevissthet, samt varsling og varslingsrutiner: HR-rådgiver orienterte om disse temaene. Etiske retningslinjer foreligger og er lett tilgjengelig elektronisk. Administrasjonen sender disse til kontrollutvalget. Det må arbeides videre med etisk bevissthet, blant annet med fokus på etiske problemstillinger i utvidede ledermøte og i avdelingsmøter. Når det gjelder varsling og varslingsrutiner, driver administrasjonen informasjonsarbeid for at rutinene skal være kjent i organisasjonen. Regnskapsarbeidet: Alt som er tatt opp tidligere år i beretning og brev er fulgt opp. Regnskapet for 2015 levert på fristen. Revisor orienterte om gjennomført interimrevisjon og kommenterte diverse forhold som er undersøkt nærmere (pasientregnskap/vedtak fra lege, bankkonti/kontantkasser utenfor regnskapet, salg av mat psykisk helse, momskompensasjon tilrettelagte boliger/vedtak. SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 18.11.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.11.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 18.11.15 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 18.11.15 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.11.15 godkjennes 3
2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/16 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til årsplan for 2016 med endringer foretatt i møtet. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp tre møter våren 2016, ett møte i september/oktober og ett møte i november. Det forventes tilbakemelding fra rådmannen i møtet om når regnskapet skal behandles av kommunalutval og kommunestyre. Kontrollutvalet skal behandle regnskapet og avgi uttalelse før kommunalutvalets behandling av saken. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene resten av året. Forslag til årsplan 2015: Møte Møtedato Spesielle saker Orienteringer 1. 17.2 Møteplan/årsplan, Overordnet Diverse tema ved rådmannen analyse, Interimrevisjon 2. 20.4 OA/Plan for FR, Oppfølging selskapskontroll Bortelid Presentasjon overordnet analyse Bortelid Alpinsenter Alpinsenter AS, Årsmelding KU 2015 3. Møte i mai /juni Årsregnskapet 2015 Presentasjon årsregnskap og årsmelding 4. Sept./okt. Budsjett 2016, Bestilling FR Tema/sektor? 5. November Tema/sektor? Oppfølging av årsregnskapet 2015 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til årsplan for 2016 4
SAK 03/16 OVERORDNET ANALYSE - INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET Revisor orienterte om prosessen knyttet til utarbeidelse av den overordnede analysen. Utvalget kom med ulike innspill til analysen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Utvalget ber om at innspillene tas med i det videre arbeidet med den overordnede analysen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Overordnet analyse + plan for forvaltningsrevisjon fra 2012 Bakgrunn for saken: I forrige møte bestilte utvalget en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest som skal danne grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for perioden. Kontrollutvalget har nå muligheten til å komme med innspill til områder/temaer som kan være interessante for nærmere undersøkelser. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon fra forrige periode vedlegges saken som bakgrunnsstoff. Når den overordnede analysen foreligger i løpet av våren, vil det på bakgrunn av kontrollutvalgets prioriteringer bli utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Planforslaget sendes så til kommunestyret for endelig behandling. Forslag til vedtak: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging og interimrevisjon Nytt fra sekretær: Vedr. utsendelse av sakspapirer. Send ut adresseliste til medlemmene. Kun send ut pr. papir til nestleder Send ut elektronisk til 1 og 2 varamedlem til informasjon. Orienteringer. Høsten 2016: Tema Oppvekst og levekår, generelt og særskilte tema som flyktninger/integrering m.m. EVENTUELT 5
REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 27.01.16 Ref. 04/16 Fylkesmannen, Rapport etter tilsyn vedr. Beredskap datert 07.01.16 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding fra administrasjonen angående oppfølging av tilsynet i neste møte, jf. ref. 04/16. 6