1 av 88 INNKALLING TIL UNIVERSITETSSTYREMØTE Dato: 28.04.2016 Sted: Styrerommet i Cirkus, Campus Ås Tid: Kl. 10.00-16.00 INNKALLING TIL MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Saksnr. Sakstittel Tid Side 35/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste 1000 1 36/2016 Godkjenning av protokoll fra 10.03.2016 (vedlegg legges kun på internett) 37/2016 Referat fra IDF-møtet 25.04.2016 (deles ut i møtet) 38/2016 Orienteringssaker fra Styreleder Rektor 39/2016 Faglig presentasjon av Professor Harsha Chandima Ratnaweera: Vann og avløpsgruppa ved IMT med 4 lærerårsverk: flerdobling av studenter og prosjektsamarbeid med 25 universiteter» 1015 40/2016 Status fra Prosjektstyret 1045 12 41/2016 Informasjon om NMBUs eierinteresser og valg av NMBUs kandidater til styrene i aksjeselskapene der NMBU har eierinteresser (u/off offl. 13, jfr fvl. 13(2)) 42/2016 Orientering om samordna opptak ved NMBU 15 43/2016 Prolongering av studentrepresentantane i fakultetsstyrene ved 27 NMBU 44/2016 Styrets forretningsorden 1215 29 45/2016 Ny styrings- og ledelsesmodell ved NMBU status og fremdrift 1230 34 46/2016 Forberedelse til etatsstyringsmøtet 1430 68 47/2016 Ubrukte midler 2015 1530 81 48/2016 Referatsaker: a) Oppdatert årsplan for 2016 b) LMU årsrapport 2016 c) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert 18.03.2016: Tilsyn med NMBU sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap d) Brev fra Den norske UNESCO-kommisjon datert 29.03.2016: Tilskuddsordning 2016 3 9 87 NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
2 av 88 2 Saksnr. Sakstittel Tid Side 49/2016 Evt. e) Brev fra NOKUTs datert 31.03.2016: NOKUTs spørreundersøkelse til undervisere f) Brev fra Kommunal- og Moderniseringsdepartementet (KMD) datert 01.04.2016: Høring: Forslag til ny lov om statens ansatte. g) Brev fra KD datert 7.04.2016: Endringer i forskrift om dagpenger under arbeidsløshet. h) Eventuelt forfall meldes Lise Gorseth på epost 18TUlise.gorseth@nmbu.noU18T eller tlf. 950 59 007 Siri B. Hatlen styreleder NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
3 av 88 UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: 10.03.2016 Sted: Spiserommet, Campus Adamstuen Tid: Kl. 09.00 16.00 Tilstede: Siri B. Hatlen, Camilla Kielland, Jørgen Skeide (unntatt sakene 31-33/2016), Ruth Haug, Catherine Caillé (ikke sak 24/2016), Marianne Harg, Siri Bakøy, Jens Oddershede, Morten Sørlie, Alf Bjørseth, Øystein Evensen Delvis forfall: Trond Langseth deltok per telefon på sak 24/2016. Dersom noen av styrets faste medlemmer er forhindret fra å være tilstede under saker som gjelder oppfølgingen av styrevedtak 13/2016 om NMBUs styrings- og ledelsesmodell, ønsker Universitetsstyret å legge til rette for at de kan delta i behandlingen. Styrets drøfting av sak 24/2016 ble live-streamet. Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Jan Olav Aasbø, Birger Kruse, Siri Margrethe Løksa Protokoll: Lise Gorseth Saksnr Sakstittel 17/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste Styreleder foreslo at vedtak i sak 24/2016 utsettes inntil de nye bestemmelsene i UH-loven har trådt i kraft. Styret drøfter sak 24/2016 i dette møtet uten å fatte vedtak. Ved votering ble det avgitt 7 stemmer (Hatlen, Oddershede, Harg, Bjørseth, Skeide, Evensen og Bakøy) for styreleders forslag. 4 stemte (Sørlie, Haug, Kielland og Caillé) for at saken skulle behandles slik det var lagt opp til på innkallingen til styremøtet. Vedtak: Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste, med følgende endring: Vedtak i sak 24/2016 utsettes inntil de nye bestemmelsene i UH-loven har trådt i kraft. Styret drøfter sak 24/2016 i dette møtet uten å fatte vedtak. 18/2016 Godkjenning av protokoll fra 21.01.2016 og 23.02.2016 Vedtak: Universitetsstyret godkjenner protokollene. NMBU Universitetsstyret Møtedato 10.03.2016
4 av 88 2 19/2016 Referat fra IDF-møtet 07.03.2016 Vedtak: Referat fra sentralt IDF-møte 07.03.2016 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 20/2016 Orienteringssaker fra Styreleder Rektor o Ut over den skriftlige redegjørelsen opplyste rektor om at dato for offisiell åpning av Urbygningen og nedlegging av grunnstein for byggeprosjektet blir 9. mai 2016. 21/2016 Faglig presentasjon av professor Tor Einar Horsberg ved Institutt for Mattrygghet og infeksjonsbiologi; «Lakselus kan den bekjempes?» Styret takker professor Tor Einar Horsberg for en meget interessant, lærerik og god presentasjon. 22/2016 Status fra Prosjektstyret Universitetsstyret uttrykker bekymring for de stadig økende prosjekteringskostnadene hos Statsbygg ved Samlokaliseringsprosjektet. Vedtak: Saken tas til orientering. 23/2016 Rektors resultatmål for 2016 Når rektor neste år legger fram sitt evalueringsnotat for 2016, ønsker styret at rektor også redegjør for potensialer for ytterligere videreutvikling der det er mulig. Vedtak: Rektors samlede resultatmål for 2016 vektes 50/50 mellom de fastsatte resultatkrav på styringsparameterne i målstrukturen og rektors resultatmål i punkt 1-5 under: 1. Fremragende forskning og utdanning Etablere og implementere ambisiøs strategisk satsing på fremragende forskning og utdanning. Flere fremragende miljøer, talentsatsing og generell kvalitetsheving i alle ledd. 2. Ledelse og samarbeid med Universitetsstyret Utvikle og implementere ny organisasjonsstruktur i henhold til Styrets NMBU Universitetsstyret Møtedato 10.03.2016
5 av 88 3 vedtak. Videreutvikle tydelig, robust og synlig ledelse. Følge opp anbefalingene i Colbjørnsenutvalget om arbeidsdeling mellom rektor og Styret, og legge til rette for at Styret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå. 3. Byggeprosjekt, campusutvikling og vedlikehold av bygningsmassen Sørge for god ledelse av og fremdrift i byggeprosjektene, planlegging av flytteprosessen, utarbeiding av Strategisk Campusplan og gjennomføring av vedlikeholds- og utviklingsprosjekter i henhold til vedtatte planer. 4. Posisjonering av NMBU Sette NMBU på universitetskartet nasjonalt og internasjonalt og bygge positivt omdømme for universitetet. Strategisk deltakelse på relevante arenaer eksternt og internt. 5. Kulturbygging Bygge felleskap, organisasjonskultur, tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter 24/2016 Styringsmodell for NMBUs øverste ledelse fra 01.08.2017 Saken ble drøftet. Styret ber rektor legge fram saken til behandling så snart det er praktisk mulig etter at endringer i UH-loven har trådt i kraft. 25/2016 Årsrapport (2015-2016) Styret ønsker for framtiden at fastsettingen av mål og ambisjoner for styringsparameterne i «Budsjett og tiltaksplan» er foreløpig. Når siste års resultater er kjent, fastsettes de endelige mål og ambisjoner ved behandling av årsrapporten. I den forbindelse må siste års resultater tydeliggjøres sammen med årets mål og ambisjoner. Vedtak: 1. Rektor utarbeider en revidert del I Styrets beretning, basert på styrets innspill i møtet og eventuelt epost, som sendes styret til godkjenning. 2. Universitetsstyret gir styreleder fullmakt til å godkjenne en samlet årsrapport basert på styrets innspill i møtet og på epost. 3. Godkjent Årsrapport (2015 2016) oversendes Kunnskapsdepartementet. 26/2016 Forberedelse til etatsstyringsmøte Styret ga innspill til utdyping og presisering av saksområdene NMBU ønsker å ta opp på etatsstyringsmøtet. NMBU Universitetsstyret Møtedato 10.03.2016
6 av 88 4 Styret ønsker at rektor til styremøtet 28.04.2016 legger fram notat med stikkord til de enkelte sakene. Vedtak: Med innspill som framkom i møtet, slutter Universitetsstyret seg til forslaget om innmeldte saker til etatsstyringsmøtet 12.05.2016 med Kunnskapsdepartementet. Fra Universitetsstyret møter: Siri Hatlen, Alf Bjørseth, Morten Sørlie, Øystein Evensen og Jørgen Skeide. I tillegg møter Mari Sundli Tveit og Halvor Hektoen. 27/2016 Årsregnskap 2015 Vedtak: Universitetsstyret godkjenner det avlagte regnskap 2015 for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet med tilhørende ledelseskommentarer, resultatregnskap og balanse. 28/2016 Økonomirapport 3. tertial 2015 Overføring av midler fra 2015 til 2016 Vedtak: 1. Universitetsstyret tar rapporten for 2015 til etterretning. 2. Det overføres midler i henhold til tabellene i vedlegg 1a-c (tabellene vedlegges protokollen). 3. Universitetsstyret vedtar å disponere frigjorte midler fra overføringsoppgjøret, til sammen 8,132 mill. kr. på følgende måte: a) 1,090 mill. kr. til frikjøp av årets resultat på oppdragsvirksomheten fra enhetene til sentral virksomhetskapital b) 0,647 mill. kr. til å dekke inn ytterligere effektiviserings- og avbyråkratiseringskutt som ikke er innarbeidet i NMBU sitt budsjett for 2016. c) 0,578 mill. kr. til å dekke inndragning av midler i forbindelse med overføring av professorat til Samisk høgskole. d) 5,815 mill. kr. avsettes til rektors strategiske reserve 4. Universitetsstyret ber om en redegjørelse for de ubrukte midler på 231 mill. kr. til neste styremøte. Det må redegjøres for hvordan midlene er sammensatt, hva de er avsatt til og hvilke planer man har for bruk av midlene. 5. Universitetsstyret anser resultatmarginen for oppdragsforskningen som svak og ber rektor iverksette forbedringstiltak. 29/2016 Innovasjonssenter CAMPUS ÅS AS og nyskapingsfond første drøfting NMBU Universitetsstyret Møtedato 10.03.2016
7 av 88 5 Vedtak: Universitetsstyret tar status for arbeidet med entreprenørskapskultur og kommersialisering til orientering og er positiv til å utvikle et forslag om opprettelse av et innovasjonsaksjeselskap og et nyskapingsfond med formål om å styrke innovasjonsarbeidet ved NMBU og campus Ås. Universitetsstyret ber rektor legge fram forslag til forretningsplan og vedtekter for selskapet Innovasjonssenter CAMPUS ÅS AS. Det forutsettes at en eller flere av samarbeidspartnerne på campus Ås går inn som eier i selskapet. Universitetsstyret ber også rektor om å utrede mandat og forretningsmodell for et nyskapingsfond. 30/2016 Helse, miljø og sikkerhet NMBU. Årsrapport 2015 Vedtak: Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet tas til orientering. 31/2016 Årsrapport likestilling ved NMBU 2015 Vedtak: Universitetsstyret tar årsrapporten til orientering. 32/2016 Årsrapport for Forskerutdanningen ved NMBU for 2015 Vedtak: Universitetsstyret tar årsrapport om forskerutdanningen til orientering. 33/2016 Referatsaker: a) Oppdatert årsplan for 2015/2016 b) Brev fra Riksrevisjonen (RR) datert: 25.01.2016: Regnskapet 2015 - interrimsrevisjon NMBU (uts. off. jfr. rrevl. 18(2) c) Brev fra RR datert: 05.02.2016: Riksrevisjonens undersøkelse om konsulentbruk i staten d) Brev til RR datert 12.02.2016: Spørsmål til regnskapet 2015 interrimsrevisjon NMBU (unt. off. iht. rrevl. 18 (2) e) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert: 11.01.2016: Høring Rapport Kunnskapssektoren sett utenfra f) Brev fra KD datert: 15.01.2016: Høring bedre beslutningsgrunnlag, bedre styring NOU 2015:14 g) Brev fra KD datert: 22.01.2016: Rundskriv om endringer i opptaksskriften 2016 NMBU Universitetsstyret Møtedato 10.03.2016
8 av 88 6 h) Brev til KD datert 28.01.2016: Høring forslag til endring i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning i) Brev fra KD datert: 04.02.2016: Vedrørende Riksrevisjonens rapport om bruk og utstedelse av vitnemål i kunnskapssektoren j) Brev fra KD datert: 10.02.2016: Rekruttering til lærerutdanning og tilbud om forkurs i matematikk. k) Brev til KD datert: 19.02.2016: Rapportering av institusjoners samarbeid med eksterne aktører om høyere utdanningsstudier i Norge. l) Referat fra Prosjektstyremøte 20.01.2016 m) Referat fra Prosjektstyremøte 17.20.2016 n) Referat fra møte i Forskningsutvalget 11.02.2016 Vedtak: Universitetsstyret tar sakene til orientering. 34/2016 Evt. Universitetsstyret ber rektor legge fram forslag til Styrets forretningsorden. Styret er ga ros til de framlagte årsrapportene. Når rektor legger fram årsrapporter etc. til orientering, ønsker styret at det skal utarbeides executive summary som sendes styret i den ordinære innkallingen. Selve rapporten legges ut på internett. NMBU Universitetsstyret Møtedato 10.03.2016
9 av 88 US 38/2016 REKTORS ORIENTERING TIL UNIVERSITETSSTYRET Saksansvarlig: Mari Sundli Tveit Saksbehandler(e): Lise Gorseth Arkiv nr: 16/00158 Fremragende Forskning og Utdanning (FFU) Prestisjeprosjekter: En av NMBUs skisser til Forskningsrådets Senter for fremragende forskning (SFF), nemlig Centre for Salmonid Genome Evolution and Adaptation (SalGene) ved professor Sigbjørn Lien, er invitert til å sende komplett søknad (frist 25. mai). Prof. Lien er førsteforfatter på en nylig publisert artikkel i det prestisjetunge tidsskriftet Nature. Arbeidet med å kartlegge laksegenomet har gått over flere år og er et samarbeid mellom NMBUs forskere, andre norske forskere og internasjonale samarbeidspartnere: https://www.nmbu.no/aktuelt/node/27026. Kommunikasjonsavdelingen har bistått forskergruppen i populærvitenskapelig publisering av resultatene fra prosjektet og dette har blant annet ført til oppslag i Aftenposten, kronikk i Dagens Næringsliv og reportasje på NRK Ekko. De fire toppforskerstillingene, finansiert ved øremerkede midler fra Kunnskapsdepartementet og NMBU, er straks klar for utlysning. MILJØTEKs stilling går til Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) på temaet «Big Data and integration of heterogeneous measurement data sets», og SAMVIT beslutter hvilket miljø som skal tilsette i deres stilling i løpet av kort tid. VETBIO har valgt tema «Infection Biology», men ikke bestemt hvilke fagmiljøer som skal tilsette VetBios to stillinger. Det er ble i starten av året gitt støtte til 6 miljøer for å utarbeide søknad om SFU-status (Senter for fremragende utdanning). Læringssenteret har avholdt et oppstartsseminar og følger opp arbeidet med søknadene. Det er avsatt ressurser til kvalitetssikring av søknadene. Talentsatsingen: Har kommet godt i gang. Deltakerne har lagt planer for utvikling innen forskning og undervisning og søknadsutvikling de neste tre årene. Planene skal revideres årlig. Mange av deltakerne har valgt mentor og har allerede hatt møter med disse. Første samling går av stabelen 2.-3. juni på Lysebu i Oslo. To av mentorene har indikert at de vil komme, og det er planlagt en dag med søknadsutvikling mot European Research Council (ERC). NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
10 av 88 2 Det lyses ut midler til utvikling av innovativ utdanning i slutten av april. Det tas sikte på kunngjøring av resultatet medio juni. Læringssenteret vil avholde et oppstartsseminar i august/september. Kvalitet i alle ledd: Prosjektlederkurs for vitenskapelig ansatte ble arranger i mars med svært gode tilbakemeldinger. Neste prosjektlederkurs for ph.d.-kandidater planlegges høsten 2016, nå med studiepoeng. Lederutviklingsprogrammet for forsknings- og utdanningsledelse har sin første samling 20.-21. april. Prosjektverktøyet som er tilrettelagt for Noragrics EU-finansierte prosjekt blir nå også testet ut av NMBUs Senter for forskningsdrevet innovasjon Foods of Norway. Implementeringen av nytt kvalitetssikringssystem skjer ifølge planen. Læringssenteret gir for tiden tilbud om opplæring i evalueringsmetodikk i forbindelse med innføring av nye rutiner for emneevaluering. I april er det gjennomført skrivekurs for forskere med forskning.no. En av deltakerne i NMBUs talentsatsing deltok på dette skrivekurset. Nettsiden blir fortløpende oppdatert: https://www.nmbu.no/ffu Pasientgrunnlaget for klinikkene ved flytting til Ås Dekanen har som tidligere rapportert etablert fem delgrupper. Delgruppene har arbeidet godt, og delgruppene Sports- og familiedyr, Markedsanalyse, kommunikasjon og markedsføring og helhetlig vurdering av utdanningen, har levert delrapporter. Delgruppe Produksjonsdyr skal levere innen 1. juni, og delgruppe økonomi vil levere når de andre delrapportene har levert. Det tas sikte på ferdigstillelse en samlet rapport primo juni 2016, og en orientering til Styret på møtet 16. juni 2016. Samarbeidsavtale for næringsutvikling i Follo Fredag 15. april skrev ordførere i Follo, Fylkesordfører i Akershus, Follorådet, forskningsinstitutter på Campus Ås og rektor ved NMBU under på en samarbeidsavtale for næringsutvikling i Follo. I avtalen pekes det på en del sentrale satsingsområder, bl.a. satsing på og profilering av bioøkonomi i Follo. Se link for mer informasjon: https://www.nmbu.no/aktuelt/node/27203 NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
11 av 88 3 NMBU rangeres høyt på U-Multirank Av 15 universiteter og høyskoler som er med i den EU-baserte internasjonale rangeringen, ligger NMBU på fjerde plass. U-Multirank skiller seg fra andre rangeringer ved at de har med langt flere variabler i sin presentasjon. Institusjonene blir målt ut fra 31 ulike variabler innen fem dimensjoner som er undervisning, kunnskapsoverføring, forskning, regionalt samarbeid og internasjonalisering. Se linker for mer informasjon: http://www.umultirank.org/#!/home?tracktype=home&sightmode=undefined§io n=entrance og https://www.nmbu.no/aktuelt/node/27104 BygdeBike Bysykler à la NMBU 19. april var oppstartsdatoen for BygdeBike på Ås en sykkeldelingordning til bruk mellom NMBU og Ås stasjon. Bygdebike er et samarbeid mellom Ås kommune og NMBU med økonomisk støtte fra Akershus fylkeskommune. Ideen til konseptet kommer fra faget Studentbedrift og fire tidligere studenter ved NMBU. Se link til rektors blogg for mer informasjon: http://blogg.nmbu.no/marisundlitveit/2016/04/18/na-kommerbygdebike-bysykler-a-la-nmbu/ Ombygging av TF-kvartalet (Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT)) Teknisk avdeling skal i 2017 starte sitt hittil største rehabiliteringsprosjekt. Kontorfløyen i TF-kvartalet skal oppgraderes for 100 millioner. Ansatte og studenter kan vente seg oppgradert ventilasjon, isolasjon, solskjerming, solceller, fleksibel utnytting av arealer, større kantine, mer vrimleareal/leseplasser og grupperom. 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
12 av 88 US 40/2016 Status fra Prosjektstyret Universitetsledelsen Saksansvarlig: Olaf Melbø Saksbehandler(e): Trond Furuberg Arkiv nr: 16/01206-2 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
13 av 88 2 Innledning Nedenfor følger en kort oppsummering over status på Statsbyggs Byggeprosjekter og NMBU Prosjekt Campus. 1. Statsbyggs Byggeprosjekter Under følger en orientering om status og framdrift av prosjektene som ligger under Statsbyggs ansvarsportefølje. SHF Senter for Husdyrforsøk: Full drift. Det pågår oppretting av en del feilprosjektering og feil utførelse som reklamasjonsarbeide. Urbygningen: Ytterligere forsinket ferdigstillelse, ifølge Statsbygg, nå slutten av april. Gradvis ibruktakelse planlegges fra mai 16, full drift fra august 16. Offisiell åpning vil finne sted 9. mai, med deltakelse fra Kunnskapsminister. SLP Samlokaliseringsprosjektet: Prosjekteringskostnader har en fortsatt negativ trend og projeksjon med tanke på kostnader og fremdrift. Statsbygg forsøker fremdeles å sette inn aksjoner for å få bedre utvikling. Fremdrift på byggeplass er rapportert fire uker etter plan, og Statsbygg sliter med leveransene av arbeidstegninger fra prosjekterende. Konsekvenser og mulig løsning av disse utfordringene vurderes av Statsbygg. Grunnsteinsnedleggelse SLP vil finne sted 9. mai, med deltakelse fra Kunnskapsminister og Landbruksminister. BUT Brukerutstyrsprosjektet: BUT har begynt arbeidet med tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT) og TAT gruppe A startet opp utarbeiding av kravspesifikasjoner rett over Jul. I underkant av 10 forskjellige artikler skal kjøpes inn i denne gruppen, og arbeidet med kravspesifikasjoner for disse er nå nesten sluttført. Første tilbudsforespørsel på brukerutstyr sendes ut i april. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
14 av 88 3 2. NMBU Prosjekt Campus: Prosjekt Campus skal sikre at NMBUs interesser i Statsbyggprosjektene ivaretas på en best mulig måte. Fremstillingen nedenfor er delt inn i tre hovedområder med fokus på de viktigste elementene, uten å gå i detalj. Det er ansatt prosjektleder/koordinator for delprosjektet Flytting og ibruktakelse. Ekstern kompetanse til kartlegging av flytte- og ibruktakelsesprosjektet vil starte opp i mai. Ekstern IKT-assistanse for kartlegging av behov for SLP startet opp i mars. En del viktige forhold angående NMBU s krav til funksjonalitet og enkelte tekniske løsninger er under diskusjon med Statsbygg. Muligheten til å få aksept for disse uavklarte sakene er noe usikker. De viktigste uavklarte forhold er presentert, etter oppfordring fra Statsbygg, i en 9-på-topp liste som vurderes av Statsbygg. NMBU har sendt en tilbakemelding og avholdt et møte med Statsbygg angående planteplan for utomhus. NMBU s tilbakemeldinger var hovedsakelig rettet mot målsetting om å redusere driftskostnader, generell utforming, og plantevalg. Statsbygg vil komme tilbake med forslag til endringer basert på disse innspillene. Arbeidet med planlegging av sluttfasen pågår sammen med brukerne. Fremdeles høy grad av brukermedvirkning. Kost: Kartleggingen av kostnadene for Flytting og ibruktakelse samt IKT pågår, og det er planlagt at Prosjekt Campus vil kunne presentere et foreløpig overordnet budsjett juni 16. Estimater for fremtidige tekniske driftskostnader for SLP-prosjektet/-bygget er utarbeidet i samarbeid med Statsbygg. Foreløpig estimat ble presentert for Universitetsstyret 10. mars 16. Plan: Viktige milepæler 2016: Mai 9: Offisiell åpning av Urbygningen Mai 9: Grunnsteinsnedleggelse SLP Mai 16: delvis ibruktakelse av Urbygningen Juni 16: Overordnet budsjett for Prosjekt Campus Flytting og ibruktakelse og IKT Juni 16: Campusplanrapport fremlegges, høringsutkast. Risiko: Sentrale risikoelementer for Prosjekt Campus: Statsbyggs pressede økonomi og fremdriftsutfordringer for prosjektering utgjør en fare for at de ikke konsulterer brukerne i stor nok grad og at det derfor velges løsninger som ikke er optimale med tanke på funksjon og drift. Et høynet fokus på regime for kontroll av endringer fra både Statsbygg og bruker er igangsatt for å motvirke dette. Indikerte forsinkelser i anleggsarbeidene setter prosjektet under generelt press, både når det gjelder økonomi og fremdrift. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
15 av 88 US 42/2016 Orientering om samordna opptak ved NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektøren Saksbehandler(e): Ole-Jørgen Torp Arkiv nr: 16/02251 Vedlegg: 1. Pressemelding 2. Powerpoint-presentasjon Det legges ikke fram saksdokument utover vedleggene. På styremøtet vil rektor gjennomgå materialet. Forslag til vedtak: Tas til orientering. 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato: 28.04.2016
US-sak 42/2016 Vedlegg 1 16 av 88 Gode søkertall for NMBU i år også, med like mange søkere som i fjor. Landskap på topp Våre fag innen by- regional og landskapsplanlegging har hatt sterk økning, tross ny konkurranse fra andre læresteder i landet. Landskapsingeniørstudiet har 54 % flere søkere enn i fjor, landskapsarkitektur har 8 % flere enn i fjor, eienomsfaget 43 %, mens by- og regionplanlegging har 16 % flere søkere enn i fjor. Institutt for landskapsplanlegging skal ha ros for at de har møtt konkurransen fra andre læresteder på en offensiv måte, sier rektor Mari Sundli Tveit. Vi har det beste tilbudet og det er gledelig at søkerne ser det. Dyrepleie populært Veterinærmedisin- og dyrepleier-studiene er fortsatt populære, og har økt antall søkere etter en liten nedgang i fjor. Dette er eksklusive studier: 483 søkere har veterinærstudiet som førsteprioritet, og vi tilbyr 70 plasser. Til dyrepleie-studiet er det nesten like mange søkere: 472 på bare 30 plasser. Flere med utdanning søker lærerkompetanse Fagretningen med aller størst økning er likevel Praktisk-pedagogisk utdanning (PPU). Søkertallet til dette studiet har størst prosentvis økning fra i fjor av alle studier. Antall søkere har økt fra 289 til 421, altså med over 45 %. Svingninger i søknader til sivilingeniør-studier Vann- og miljøteknikk siv. Ing.-studiet er populært, og har 10 % økning i søkertallene. Miljøfysikk- og fornybar energi har også litt flere søkere enn i fjor. Maskin-, prosess- og produktutvikling, samt byggeteknikk og arkitektur har derimot lavere søkertall enn i fjor. Det tverrfaglige studiet i fornybar energi ved Institutt for naturforvaltning har også en solid økning på 13 %. Færre søkere til økonomi og administrasjon Noe overraskende har søkertallene til økonomi og administrasjon gått ned i år med 30 %, men fall i søkningen til økonomi og administrasjon ser ut til å være del av en nasjonal trend. Søkertallene til samfunnsøkonomi har derimot gått opp med 20 %, noe som også ser ut til å være del av en nasjonal trend.
US-sak 42/2016 Vedlegg 2 17 av 88
18 av 88 Søkning til NMBU Studieavdelingen 19.04.2016 Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 2
19 av 88 Samordna Opptak Antall søkere totalt pr 19.04.2016: 132 021 Antall søkere totalt på samme tid i fjor: 127 929 Antall 1. pri søkere til NMBU pr 19.4.2016: 2846 Antall 1. pri søkere til NMBU i april 2015: 2856 Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 3
20 av 88 Søknadsfordelingen 1. prioritetssøkere Studieprogram Søkere april 2015 Søkere april 2016 Ettårig grunnstudium 194 160 Frie realfag 48 63 Bioteknologi 85 64 Landskapsingeniør 50 77 Husdyrvitenskap 44 38 Fornybar energi 91 103 Plantevitenskap 20 27 Skogfag 56 42 Biologi 88 59 Kjemi 17 20 Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 4
21 av 88 Forts. 1. prioritetssøkere Studieprogam Søkere april 2015 Søkere april 2016 Økonomi og administrasjon 233 162 Samfunnsøkonomi 44 53 Miljø- og naturres. 25 23 Økologi- og naturforv. 42 44 Geomatikk (bachelor) 34 36 Utviklingsstudier 98 67 Matvitenskap 40 38 Energi- og miljøfys. 33 42 Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 5
22 av 88 Forts. 1. prioritetssøkere Studieprogam Søkere april 2015 Søkere april 2016 By- og regionalpl. 86 100 Eiendom 72 103 Landskapsarkitektur 144 156 Byggetekn. og ark. 90 74 Maskin, prosess og produktutvikling 47 33 Industriell økonomi 97 99 Miljøfys. og fornybar energi 81 83 Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 6
23 av 88 Forts. 1. prioritetssøkere Studieprogam Søkere april 2015 Søkere april 2016 Vann- og miljøteknikk 39 43 Geomatikk (master) 22 22 Kjemi og bioteknologi 31 31 Lektorutdanning i realfag 27 29 Veterinær 438 483 Dyrepleier 439 472 Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 7
24 av 88 Lokalt opptak Opptak til toårig master (norske og engelske program) og til 4. studieår av femårig program Antall søkere pr 19.4.2016: 1648 Antall søkere totalt i fjor: 2087 Opptak til høyere årstrinn Eget opptak til 3. studieår på femårige program Antall søkere pr 10.4.2016: 115 Antall søkere totalt i fjor: 99 Søknadsfristen er 1 juni. Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 8
25 av 88 Opptak til Praktisk pedagogisk utdanning Antall søkere : 421 Antall søkere totalt i fjor: 289 Søknadsfristen var 15. april Søkning til NMBU 2016 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 9
26 av 88
27 av 88 US 43/2016 Prolongering av studentrepresentantane i fakultetsstyrene ved NMBU Universitetsleiinga Saksansvarleg: Administrasjonsdirektør v/stabsdirektør Saksbehandlar: Seniorrådgjevar Ingeborg Hauge Høyland Arkiv nr: 16/01969 Forslag til vedtak: Funksjonsperioden for studentstyrerepresentantane i fakultetsstyrene vert prolongert ut 2016. 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
28 av 88 2 Saksframlegg Etter NMBU sitt valreglement skal det nå gjennomførast val av nye studentrepresentantar til dei styrande organa ved NMBU, for perioden 1.8.2016 til 31.7.2017 (jf. 4). Val av nye representantar til universitetsstyret vil bli gjennomført som vanleg. Med utgangspunkt i universitetsstyret sitt vedtak i januar og mandatet for omorganiseringsprosessen, vil fakultetstyrene som me kjenner dei i dag ikkje bli vidareført etter 2017. Både universitetsadministrasjonen og leiinga i studenttinget har kome med forslag om å prolongere funksjonsperioden for studentrepresentantane i fakultetsstyrene for perioden ut 2016, og at det ikkje vert gjennomført val nå. Et rektors vurdering er det mest hensiktsmessig å prolongere funskjonsperioden for fakultetsstyrerepresentantane ut 2016. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
29 av 88 US 44/2016 STYRETS FORRETNINGSORDEN Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Lise Gorseth, Jan Olav Aasbø Arkiv nr: 16/02248 Vedlegg: 1. Forretningsorden for NMBUs styrer Forslag til vedtak: Framlagte forslag til forretningsorden for NMBUs styrer vedtas. 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
30 av 88 US-sak 44/2016 Vedlegg 1 2 Styrets forretningsorden Under styremøtet 10.3.2016 konkluderte Universitetsstyret (US) med at de ønsket et forslag til forretningsorden. Den vedlagte forretningsordenen er justert for innspill fra styrets medlemmer. Det finnes ingen normalforretningsorden for universitetsstyrer. Rektor har undersøkt med de andre universitetene hvilke reglementer de har utviklet. Rektor har også sjekket reglementer for kommunestyrer for å se hva som kan være av overføringsverdi. Det finnes i utgangspunktet to kategorier reglementer; overordnete reglementer og reglementer som er svært detaljerte. Sistnevnte er ofte de kommunale. Da bakgrunnen for styrets ønske om å utvikle en forretningsorden har vært spørsmål knyttet til avstemmingsrekkefølge, om saker kan behandles uten å stå på innkallingen, varamedlemmers rolle, prøveavstemminger mv har rektor valgt å legge seg på et mellomnivå i detaljeringsgrad. Reglementet vil da både gi den overordnete oversikten samtidig som det svarer på en del operative forhold knyttet til møtets gjennomføring. Det er utarbeidet en forretningsorden som står seg over tid og gjennom skiftende organisasjonsstrukturer. Derfor er det med hensikt valgt å ikke knytte funksjoner til særskilte stillinger. Når det i reglementet heter «styrets sekretær», betyr det rektor i inneværende periode når det gjelder US. Skulle US vedta at NMBU fra neste periode skal ha valgt rektor, vil styrets sekretær bli administrerende direktør. For å slippe å måtte endre forretningsordenen som følge av de endringer US kan måtte vedta om rekruttering av rektor og oppbygging av organisasjonsstrukturen i nivåer og enheter, har rektor lagt seg på denne linjen. Det er videre søkt å utarbeide et generelt reglement som kan brukes av de ulike styrer, nemnder og utvalg ved NMBU. Rektor har foreslått at forretningsordenen er bindende for US, men at for øvrige utvalg kan den tjene som normgivende. Universitets og høgskoleloven (UH loven) har bestemmelser om styrets virksomhet som er spesielt relevante for styrets forretningsorden i 9 6 og 9 7. De relevante bestemmelser i UH loven er innarbeidet i forretningsordenen. Noen særskilte forhold omtalt i styremedlemmenes innspill Gjennomføring av prøveavstemminger. Prøveavstemming er ikke nevnt i UH loven eller i Bernts kommentarer til UH loven. I Bernts kommentarer til UH loven står det imidlertid at i møteboka skal det framkomme hvordan det enkelte medlem har stemt. Videre at man i et tillitsverv må være forberedt på å stå til ansvar for sin stemmegivning. Ut fra prinsippet som skisseres, er rektors vurdering at prøveavstemminger i utgangspunktet skal protokolleres, også hvordan det enkelte medlem har stemt. Imidlertid kan det være hensiktsmessig for styreleder å benytte mer uformelle prøveavstemminger for å sortere vedtakstemaene og lodde stemningen før avstemming. I slike situasjoner kan det være aktuelt å ikke protollere dette som en prøveavstemming. I samråd med styreleder har rektor utarbeidet en bestemmelse hvor styreleder på forhånd tar opp med styret om man står overfor en prøveavstemming som skal protokolleres, se pkt 5.6. Et annet forhold som er spilt inn er om det i reglementet skal angis hvor mange møter styret skal gjennomføre pr år. UH loven har følgende bestemmelse: «Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs». I samråd med styreleder foreslår rektor en formulering i pkt 2.1 at det normalt skal være 6 8 ordinære møter årlig. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
31 av 88 3 Et tredje forhold er styremedlemmenes mulighet til å ta opp saker, få dem utredet og lagt fram for US til behandling. Bestemmelsen i pkt 2.1 om «Møte holdes når. ett av styrets medlemmer krever at styret sammenkalles» regulerer dette. Dette er UH lovens formulering. I Bernts kommentarer heter det at «i retten til å kreve et møte innkalt må også ligge en rett til å kreve en bestemt sak ført opp på dagsorden i dette møtet, ellers ville retten til å kreve møte være lite verdt». Styremedlem Langseth har tatt opp denne problemstillingen i sitt innspill knyttet til saker som fremmes under eventuelt, men som ikke blir tatt opp til realitetsbehandling, om det skal innarbeides en formulering som sikrer at forslagsstiller kan kreve saken tatt opp på neste ordinære møte. Gitt formuleringen i pkt 2.1 og Bernts kommentarer til UH loven, bør denne retten til å kreve saken lagt fram for US være sikret uten at det skal innarbeides en særskilt formulering om dette. Et siste forhold er styrets mulighet til å behandle saker som ikke er nevnt i innkallingen. Bernt skriver: «styret kan også vedta med alminnelig flertall å føre opp en ny sak til avgjørelse, selv om denne ikke er nevnt i innkallingen, og selv om administrasjonen ikke har hatt mulighet til å realitetsbehandle den». Bernt peker samtidig på at dette kan være både uklokt og kanskje også uforsvarlig saksbehandling, men konkluderer at det er styret som i første instans avgjør dette. Bestemmelse om dette er innarbeidet i pkt 2.2. Rektors vurdering: Forretningsordenen baserer seg på allment utviklet praksis for møteledelse og styrearbeid. Rektor anser at det foreslåtte reglementet vil være et tjenlig verktøy for styret. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
32 av 88 Forretningsorden for NMBUs styrer Vedtatt av universitetsstyret 28.04.2016 som sak 44/2016 1 Virkeområde 1.1 Forretningsordenen gjelder for universitetsstyret ved NMBU. Forretningsordenen omfatter også øvrige styrer, utvalg og nemnder ved NMBU, som tilpasser forretningsordenens bestemmelser så langt de passer. 1.2 Forretningsordenen gjelder også for den som er sekretær for et styre, utvalg eller nemnd, enten sekretærfunksjonen følger av lov, stillingsinnhold eller oppnevning av en overordnet. 2 Møteplan, innkalling og møteforberedelse 2.1 Møte holdes i samsvar med møteplan fastsatt av styret selv, normalt 6 8 ordinære møter årlig, eller når styrets leder, styrets sekretær eller ett av styrets medlemmer krever at styret sammenkalles. 2.2 Styrets sekretær kaller inn til møte i samråd med styreleder. I innkallingen skal det angis hvilket tidspunkt og hvor møtet skal holdes, saker som skal behandles, og innstillinger til vedtak fra styrets sekretær. Innkalling med saksdokumenter skal normalt sendes ut en uke før møtet. Styret kan med alminnelig flertall akseptere å behandle en sak som er fremlagt med kortere varsel enn normal innkalling, dersom styret finner at saken er tilstrekkelig opplyst og at det er forsvarlig og ønskelig å fatte vedtak i saken. 2.3 Styrets møter skal kunngjøres på NMBUs hjemmesider. 2.4 Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan behandles på annen betryggende måte. 2.5 Forfall må meldes til styrets sekretær snarest mulig, slik at sekretæren kan innkalle varamedlem. Ved forhåndskjent inhabilitet innkalles varamedlem til de aktuelle sakene. 2.6 Ved fratreden før møteslutt kan tilstedeværende varamedlem tre inn fra og med den første saken som behandles i sin helhet etter det faste medlemmets fratreden. 2.7 Saksforberedelse til møter skal fylle forvaltningslovens krav til saksbehandling. Underliggende dokumentasjon gjøres tilgjengelig for styrets medlemmer på egnet måte. 2.8 Styrets sekretær skal sørge for at de saker som skal opp i styret er forberedt på forsvarlig måte. Styrets sekretær forbereder og gir tilråding i saker overfor styret i samråd med styreleder. 2.9 Ethvert medlem kan fremme saker som vedkommende ønsker å ta opp under posten Eventuelt. Forslag som settes fram under eventuelt kan likevel ikke avgjøres i møtet hvis styreleder eller mer enn 1/3 av styret motsetter seg dette. 3 Vedtaksførhet 3.1 Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av dets faste medlemmer eller varamedlemmer er til stede. 4 Habilitet 4.1 Forvaltningslovens habilitetsregler gjelder for styrets medlemmer, varamedlemmer og sekretær. 4.2 Et styremedlem plikter selv å opplyse om forhold som eventuelt kan begrunne inhabilitet. I tvilstilfeller tar styrets øvrige medlemmer stilling til habilitetsspørsmålet.
33 av 88 4.3 Den som er inhabil bør som hovedregel forlate møtelokalet under behandlingen av den aktuelle sak. Møteleder kan gi tillatelse til at den inhabile tar plass på tilhørerbenk. 5 Møtegjennomføring 5.1 Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av den styret utpeker som møteleder. 5.2 Bare styrets medlemmer, møtende varamedlemmer og styrets sekretær kan komme med forslag til vedtak. Forslag som vesentlig avviker fra styretsekretærens innstilling gis skriftlig til styreleder. Forslagene skal føres i møteboka. 5.3 De møtende medlemmer eller varamedlemmer har stemmeplikt. Det er kun ved valg og oppnevning det er anledning til å stemme blankt. 5.4 Utsettelsesforslag kan fremmes når som helst under forhandlingene. Utsettelsesforslaget skal voteres over straks, med mindre styret blir enig om annen prosedyre. 5.5 Møteleder skal tilrettelegge avstemmingene slik at alle de møtende får anledning til å stemme for den avgjørelse vedkommende ønsker. Før votering bør møteleder referere de fremsatte forslag og avklare fremgangsmåten for votering. Ved behov må innkomne forslag systematiseres og voteringen skje i flere omganger, slik at det først voteres over de mest ytterliggående forslagene, og deretter ved behov voteres over de øvrige forslagene. Forslag som etter sitt innhold må betraktes som alternative kan settes opp mot hverandre. 5.6 Styret kan beslutte å holde prøveavstemming. Denne protokolleres. Styret kan beslutte at prøveavstemming likevel ikke skal føres i møteboka. 5.7 Stemmegiving skjer ved stemmetegn eller stilltiende godkjenning. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg og oppnevning er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg og oppnevning avgjøres dette ved loddtrekning. Avstemming ved valg og oppnevning, og ansettelse skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever dette. 6 Møteoffentlighet og taushetsplikt 6.1 Styrets møter skal holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Styret behandler saker i lukket møte når: Saken omfattes av lovbestemt taushetsplikt, Saken gjelder en arbeidstakers tjenesteforhold, Når personvernhensyn for øvrig krever det eller Når tungtveiende offentlige hensyn tilsier det. 6.2 Alle tilstedeværende under behandlingen av saker for lukket møte har taushetsplikt om opplysninger til saken som fremkommer under møtet. Møteleder kan avkreve taushetsløfte fra de møtende. Taushetsplikten bortfaller ikke selv om begrunnelsen for lukket møte måtte bortfalle. Taushetsplikten gjelder inntil styret eventuelt opphever den. 7 Møtebok 7.1 Det skal føres møtebok for styrets møter. Protokolltilførsler som gjelder stemmeforklaringer o.l. skal kunne forlanges protokollert. Protokolltilførsler må varsles umiddelbart etter avstemmingen, og kan kreves framlagt før møtets avslutning. Møteboka sendes til møtende styremedlemmer og varamedlemmer på epost til forhåndsgodkjenning. Endelig godkjenning foretas på neste styremøte om ikke annet er bestemt.
34 av 88 US 45/2016 Ny styrings og ledelsesmodell ved NMBU status og fremdrift Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Elizabeth de Jong, Ingeborg Hauge Høyland, Bodil Norderval, Torborg Storaas, Hans Gran Arkiv nr: 16/01414 Vedlegg: 1. Høringsbrev av 18. mars 2016 2. Høringssvar (legges kun ut på nett) 3. Oppsummering av høringssvarene (ettersendes) Forslag til vedtak: 1. Universitetsstyret tar orienteringen om høringen til orientering. 2. Universitetsstyret tar den endrede tidsplanen til etterretning. 3. Universitetsstyret slutter seg til rektors vurderinger oppsummert i tre punkter, 1) veterinærmiljøenes organisering, 2) mulighet for å øke antallet faglige enheter til inntil syv enheter, 3) grunnleggende prinsipper for organiseringen, som grunnlag for utarbeiding av ny styrings og ledelsesmodell for NMBU til styremøtet 16.6.2016. 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
35 av 88 2 1. Innledning Rektor viser til styrets behandling av Colbjørnsenutvalgets evaluering av nåværende styringsog ledelsesmodell. Universitetsstyret fikk Colbjørnsenutvalgets rapport på sitt møte 21. januar 2016, og behandlet den som sak US 13/2016. Styret gjorde følgende enstemmige vedtak (utdrag): Universitetsstyret deler evalueringsutvalgets vurdering om at NMBU har gått over fra en fusjonsfase til en mer drifts og utviklingsorientert fase. For å styrke NMBUs mulighet til å oppfylle sin visjon, mål og samfunnsoppdrag vil styret endre styrings og ledelsesmodellen med følgende hovedgrep: Gjennom delegering vil styret styrke rektors rolle, ansvar og fullmakter i saker som angår den faglige og administrative virksomhet Redusere antall styringsnivåer fra tre til to Forenkle og effektivisere det administrative apparatet for å understøtte den faglige virksomheten på en best mulig måte Antallet faglige enheter på nivå to skal utgjøre maksimalt 6 Universitetsstyret behandlet rektors forslag til prosess, tidsplan og organisering av prosessen i styremøtet 23. februar. Tidsplanen la opp at Universitetsstyret den 28. april 2016 skulle få seg forelagt modell for faglig organisering og modell for organisering av universitetsadministrasjonen til beslutning. Tidspunktet for milepæler i planen er blitt justert men endelig vedtak om revidert styrings og ledelsesmodell og administrativ organisering legges fram til behandling i henhold til vedtatt tidsplan. Rektor vil i denne saken orientere om arbeidet så langt og be om styrets signaler for det videre arbeidet med forslag til ny organisering av NMBU. Beslutning om NMBU skal ha valgt eller ansatt rektor, samt organisering av NMBUs faglige virksomhet har implikasjoner for organisering av NMBUs administrative apparat. Det ble derfor lagt opp til at organisering av NMBUs administrasjon skulle vedtas i to faser, 1) organisasjonsstruktur for nivå 1 (universitetsadministrasjonen) og 2) grensesnitt (rolle og oppgavefordeling) mellom administrativt nivå 1 og nivå 2. Beslutning om organisering av øverste ledelse ble utsatt, da styret ønsket å behandle saken når endringer i Universitets og høgskoleloven har trådt i kraft. Med utgangspunkt i NMBUs mål og strategi, Colbjørnsen rapporten, styrets diskusjon og vedtaket på møtet den 21. januar, har rektor organisert et oppfølgings og utviklingsarbeid. Målet med arbeidet er å sikre at NMBUs organisering er formålstjenlig for å nå organisasjonens strategiske mål. Rektor har ønsket at arbeidet med omorganiseringen skal føres i linjen. Målet og omfanget for denne første fasen i omorganiseringsprosessen har vært å adressere følgende områder i styrets vedtak: Redusere antall styringsnivå fra tre til to og hvor antallet faglige enheter på nivå to skal utgjøre maksimalt 6 Utvikling av ulike modeller for organisering av den sentrale administrative organisasjonen På nåværende tidspunkt har man ikke adressert grensesnitt og oppgavefordeling mellom sentral administrasjon (nivå 1) og administrasjon på de faglige enhetene (nivå 2), ei heller den interne administrative organiseringen på de faglige enhetene. Dette arbeidet vil starte etter at denne saken har blitt presentert for Universitetsstyret 28. april. For å sikre bred involvering og NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
36 av 88 3 medvirkning ble det sendt ut høringsnotat om saken 18. mars med høringsfrist 15. april. Høringsuttalelser og høringsnotat følger vedlagt. 2. Beskrivelse av prosessen hittil Prosessen med endring av NMBUs organisering har gått i de to etablerte lederlinjene (rektors utvidede ledergruppe og universitetsadministrasjonens ledergruppe), supplert med representanter fra tillitsvalgte og hovedverneombud. Alle ledere har hatt ansvaret for involvering og medvirkning i sine respektive linjer. Det er opprettet en egen nettside for omorganiseringsprosessen, og en postkasse som den enkelte kan sende innspill til. Det har vært gjennomført allmøter på Campus Ås og Adamstuen. Det har vært avholdt en rekke workshops i de respektive ledergruppene med formål å komme fram til forslag til ulike modeller for NMBUs faglige og administrative organiseringen. I prosessen rundt faglig organisering har føringen med maksimum seks enheter vært styrende for utvikling av alternative løsningsforslag. I prosessen rundt den faglige organiseringen har man utarbeidet tre modeller. I prosessen rundt den administrative organiseringen har man utarbeidet to modeller med hver sitt alternativ for hhv valgt rektor og ansatt rektor. Modellene som ble utarbeidet i disse workshopene ble sendt på høring i organisasjonen med høringsfrist 15. april. Det vises til vedlagte høringsbrev om organiseringen av NMBU fase 1. Høringsbrevet er sendt til 36 høringsinstanser. 3. Høringssvarene Høringssvarene indikerer stort engasjement og involvering i hvordan NMBU best organiseres for å ivareta universitets særtrekk og faglighet i dag og i et fremtidig perspektiv. Det fremgår av høringssvarene at det har vært bred involvering og oppslutning omkring de respektive høringssvarene. I denne saken oppsummeres høringssvarene på et overordnet nivå og med fokus på enkelte tema. Rektor vil presisere at alle høringsinnspill vil bli tatt med i den videre prosessen som grunnlag i videreutvikling av løsning for NMBUs fremtidige organisering. I tillegg har det kommet en rekke innspill til omorganisering@nmbu.no Disse vil bli tatt med i den videre prosessen som grunnlag i videreutvikling av løsning for NMBUs fremtidige organisering, men omtales ikke nå. Høringssvarene er ikke oppsummert enkeltvis. Alle høringssvarene er tilgjengelige i lenken som det vises til i denne saken. Alle de 36 inviterte høringsinstansene har avgitt høringsuttalelser. I det følgende gis det en samlet første oppsummering av høringssvar gjeldende faglig organisering og administrativ organisering. Rektor arbeider med en notat som oppsummerer høringssvarene. Notatet er under utarbeidelse og vil bli ettersendt styret når det er ferdigstilt. 3.1. Høringssvar faglig organisering Det er utviklet tre modeller for faglig organisering: NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
37 av 88 4 IKBM Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Noragric Institute International Environment and Development Studies IPV Institutt for plantevitenskap HH Handelshøgskolen NMBU IHA Institutt for husdyr og akvakulturvitenskap ILP Institutt for landskapsplanlegging Sportfamed Institutt for sport og familiedyrmedisin BasAm Institutt for basalfag og akvamedisin INA Institutt for naturforvaltning MatInf Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi IMV Institutt for miljøvitenskap ProdMed Institutt for produksjonsdyrmedisin IMT Institutt for matematiske realfag og teknologi Modellene omtales nærmere på sidene 11 til 15 i høringsnotatet. NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016
38 av 88 5 I det følgende gis det en samlet første oppsummering av høringssvarene, med en vektlegging av høringsuttalelsene fra de faglige enhetenes styrer, studie og forskningsutvalget, samt tjenestemannsorganisasjonene. Det er utarbeidet en tabell som kort oppsummerer konklusjoner og innspill i høringsuttalelsene. Høringsinstansene er blitt bedt om å vurdere følgende spørsmål vedrørende faglig organisering: 1. Hvilken av de foreslåtte modellene men mener best understøtter NMBUs strategiske mål for forskning og innovasjon, utdanning og forskningsformidling 2. Hvilken av de foreslåtte modellene som best balanserer behovet for faglig spesialisering, flerfaglighet og tverrfaglighet. Etter at høringsbrevet ble sendt ut, har rektor åpnet for at andre innspill kan tas med i høringssvarene enn det som brevet direkte spør om. Det er gjennomgående at høringsinstansene ser behovet for endringer i NMBUs organisasjonsstruktur, men har ulik tilnærming til hva som vil være den beste organiseringen av NMBUs faglige virksomhet. Flere av høringsinstansene har også kommentarer til ulike aspekter ved prosessen som er valgt for arbeidet. Det er en rekke fellestrekk i høringssvarene, men også til dels et stort sprik i anbefalinger og vurderinger av de ulike modellene. Det er stor variasjon når det gjelder høringsinstansenes konkrete vurderinger av modellene opp mot spørsmålene. Enkelte av høringsinstansene forkaster alle modellene og kommer med nye alternative forslag som bygger på modellforslagene, og noen ønsker prosessen stanset. Noen av høringsinstansene uttaler seg kun om sine «egne» fagområder, mens andre også har konkrete forslag som omfatter hele NMBUs portefølje. Det er flere som påpeker at de forelagte modellene mangler tilstrekkelig strategisk og faglig begrunnelse. Mange påpeker også at det er vanskelig å vurdere modellene så lenge fullmaktsfordeling mellom de to styringsnivåene ikke er avklart. Andre forhold som er blitt trukket fram er mangel på tid for gode prosessløp og medvirkning av ansatte og studenter. Noen av høringsinstansene har trukket fram at modellene heller ikke synes egnet til å møte Stortingets forventinger om faglige synergier i forbindelse med fusjonen mellom NVH og UMB. Flere av høringsinstansene forkaster modell 3 (fire faglige enheter) med den overveiende begrunnelsen at denne modellen i for stor grad vil ligne dagens fakultetsmodell. Og at denne modellen ikke vil sikre at de utfordringene som ligger i dagens modell, blir imøtekommet Instituttene på Adamstuen argumenterer for modell 3, med fire enheter på nivå 2, som mest hensiktsmessig. Det gis flere begrunnelser for dette, bl.a. kravene til akkreditering av veterinærutdanningen, en mer jevnbyrdig balanse mellom enhetene på nivå 2, men også andre faglige og organisatoriske hensyn. I noen av høringssvarene nevnes det, at en for å sikre tilstrekkelig faglig bredde i ledelsen av universitetet, bl.a. i fag strategiske diskusjoner og beslutninger, er det nødvendig med flere enheter enn forslaget i modell 3. Det er gjennomgående at de som ikke ønsker modell 3, ser større muligheter for å nå de uttalte målene, innenfor en ramme med flere enn seks enheter på nivå 2, og at denne rammen har vært hemmende for en god organisatorisk, faglig og strategisk prosess. En rekke av høringssvarene peker på mulighetene for at en modifisert modell 1 eller modifisert modell 2 med økt antall enheter, vil kunne tilrettelegge for synergier på en bedre måte enn det NMBU Universitetsstyret Møtedato 28.04.2016