Hva: STYREMØTE NR 2, 2016 (SM 16/2) REFERAT Når: Torsdag 3. mars 2016 kl 17-20 Hvor: Idrettens Hus Ullevål, møterom 4062 Hvem: Hans-Jørgen Arvesen, Thorvald Jakobsen, Anniken Ellingsen, Marika Erlandsen og Peder Strand. Tine Bjonge (GS). Sak Beskrivelse 16/2/1 Godkjenne innkalling og saksliste Dato endret etter ønske fra Hans-Jørgen. Thorvald kommenterte at innkallingen kom sent og at det var for mange saker. Vedtak: Innkalling og saksliste er godkjent Saksunderlag: Sakslisten REFERATER OG PROTOKOLLER 16/2/2 Styremøte 28. januar 2016 Det var ingen kommentarer til referatet fra styremøte 28. januar 2016 Vedtak: Referat fra styremøte 28. januar 2016 er godkjent Saksunderlag: Referat fra Styremøte 28.januar 2015 16/2/3 Styreportal Ref sak 16/1/3 og innføring av dokumentdeling. NR v/tine har inngått avtale med NIF IT om at NR skal være pilot for NIFs nye styreportal. Det var ikke tid for gjennomgang av løsningen og hver av styremedlemmene må derfor selv sette seg inn i denne på så snart tilgang er mottatt. Saksunderlag: Beskrivelse av styreportalen v/nif IT ORGANISASJON OG ADMINISTRASJON 16/2/4 Langtidsplan 2016-2020 Fortsettelse sak 16/1/5 Langtidsplan 2016-2020. Tines utkast til planstruktur ble ikke behandlet. Ingen av de fremlagte utkastene til høringsbrev (1-sider v/tine og 3-sider v/hans-jørgen) ble godkjent. Thorvald påtok seg å gjøre et nytt forsøk på å lage et høringsbrev som styret skulle kunne enes om. Saksunderlag: Utkast struktur Langtidsplan 2016-20101 v/tine. To utkast til høringsbrev v/tine og Hans- Jørgen 16/2/5 Hengesak 16/1/19: Kartlegging av de ansattes arbeidstid Thorvald har forsøkt å kartlegge tidsbruken til de ansatte i Norges Roforbund, men s. 1 av 5
innkomne data er for ufullstendige til å kunne brukes. Styrets inntrykk er at det er behov for å prioritere bort enkelte oppgaver og potensielt mulig å delegere og fordele oppgaver til flere av de ansatte. Thorvalds innstiling ble vedtatt uten justering. Vedtak: Kartlegging av tidsbruk og type oppgaver skal gjennomføres slik at GS og styret får et underlag for å vurdere behov for tilleggsressurser i NR. Kartleggingen vil også være et verktøy for å prioritering og fordele oppgaver og ansvar til de ansatte. Presidenten og GS følger dette opp videre. Saksunderlag: Notat vedr kartlegging av tidsbruk Norges Roforbunds ansatte, med innstilling til vedtak, v/thorvald 16/2/6 NIF Ledermøte 3-4. juni 2016 Hans-Jørgen (representant) og Tine (observatør) deltar på NIFs ledermøte 3-4. juni 2016. Saksunderlag: Innkalling til N1Fs Ledermøte 3-4. juni 2016 16/2/7 Utfordringer ved krets-organiseringen Tine orienterte om uforutsette utfordringer ved særkretsorganisering. Lovnormen for særkretser krever at det skal være minst 5 klubber i en særkrets, noe som har medført at Aust Agder Idrettskrets har lagt ned rokretsen til Risør RK, Arendal RK og Kristiansand RK - mot klubbenes vilje. Samtidig ble alle tre klubbene nedlagt (følgefeil). Dette er ikke gjort i en håndvending å reversere, og det har skapt til dels store komplikasjoner, både for de berørte klubbene og forbundet. Kristiansand RK er nå oppe og går igjen, også på papiret. Risør RK og Arendal RK forventes å være det innen kort tid. Det er opp til forbundet å bestemme egen organisering, dvs om vi skal ha kretser, regioner eller annet. Vi har i dag kraftsentre, i tillegg til rokretser. Noen rokretser og kraftsentre er sammenfallende, andre er det ikke. ØKONOMI 16/2/8 Økonomi Tine orienterte om status. Likviditeten er god. 900000 av budsjetterte 1 100000 sponsorkroner er på plass, i tillegg jobber markedsutvalget med flere potensielle samarbeidspartnere. Peder sjekker med revisor om provisjon på salg er en inntekt som kan utløse mva, skatt eller andre utfordringer. Det er ingen kjente store ubudsjetterte kostnader utover ekstra trener-ressurs til Birgit (som evt dekkes inn av budsjetterte midler til desembersamling). Men valutakursen bekymrer. I tillegg er det sterkt behov for å utvide rammene på KS-nivået. Fom 2015 gikk Team Tufte over til å tildele NR midler mot søknad, istedenfor etter avtale med landslagstrener. Dette var vi ikke klar over og TT har med det ekstra midler tilgjengelig i 2016. Thorvald utarbeider en søknad. FAGAVDELINGENE Toppidrett NR SM 16/2, 3. mars 2016 s. 2 av 5
16/2/9 Fa utvalg Toppidrett Ref sak 16/1/12, supplerende Innstilling fra Thorvald: T..ppldrettsutvalget QTft o Kristine Bjerknes (medlem) a Kristoffer Brun (Aktiv representant*, velges av de active) *Aktiv representant deltar ikke i avstemninger dersom det er dissens I TiU om innstillinger til mesterskap. Vedtak: De foreslåtte kandidater er oppnevnt Saksunderlag: Innstilling fra Thorvald 16/2/10 Toppudrett Thorvald orienterte om den forestående treningsleiren i Frankrike, for roerne i utviklingsgruppene, samt elever ved Wang og Stend Vg skoler. Orientering om status for eliten ble droppet da det meste var forutsatt godt kjent fra før. 16/2/11 =enesak 16/1/15: Kvinnesatsln" Thorvald presenterte fremdriftsplan for ekstraordinær kvinnesatsing, ref styrevedtak 135/12, 15/5/2, 15/6/10 og 15/9/10. En gruppe bestående av Tale Fiskerstrand Gjørtz, Marianne Madsen, Rebekka Wiberg Bugge og Anna Een Sture er nedsatt for å utarbeide et opplegg, med oppstart høsten 2016. Det skal utlyses en egen trener- /koordinatorstilling. Stillingsprosent og hvordan kostnadene skal dekkes inn er ikke avklart. Vedtak: De fremlagte planer er,;odkjent Saksunderlag: Forslag/Diskusjonsgrunnlag fra Thorvald Konkurranse og anlegg 16/2/12 fegatta o Anlegz Orientering ved Anniken. Regattaarrangørmøtet skal arrangeres på Christiania Roklub (Kongen) 2. april. Avgjørelse om regattasystem gjøres da. Regatta Central er en dyrere løsning, både for deltagere og arrangører. Mens arrangørmodulen i Sports Admin oppleves tung og vanskelig av mange. Hans-Jørgen etterlyste en plan for bedre prosess med tanke på videre års terminlister. Klubbstøtte, bredde og sikkerhet 16/2/13 Klubbstøtte, bredde o sikkerhet Kort orientering ved Marika. Vi har en utfordring vedr kravet til svømmedyktighet og rekruttering av para-roere, som i noen tilfeller ikke kan svømme. 16/2/14 Fusa Tour 2017 Ref sak 16/1/20, Norge v/tutu har på søknad fått tildelt FISA-langturen i 2017. Man er i ettertid presentert en meget omfattende og ensidig kontrakt, der NR også gjøres til s. 3 av 5
part. TuTu har direkte kontakt med FISA og kontrakten forventes vesentlig revidert. Alternativt er det ikke aktuelt for Norge å arrangere FISA Tour 2017. Vedtak: Norges Rofforbmnd i; år inn som part u FiSA Tour 2017v forutsatt eniz, het om vilkårene oa at NRs styre får en representant (MariW unn u orr,;ar6sasjonskomiteen. Saksunderlag: Kontraktsforslag fra FISA og referat fra møte mellom NM og initiativtagerne 16/2/15 Flen tesak 16/1/21: lølrettsre istrerin en 1 2016 gjelder nye rutiner og frister for idrettslagenes årsmøter, rapportering og søknader. Alle klubbene skal ha fått e-post direkte fra NIF om dette der de er blitt informert om at 1) Årsmøte må avholdes innen 31. mars, og alle klubbene må som følge av ny lovnorm vedta ny lov på sitt årsmøte i 2016. Det er i tillegg vedtatt nye regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd. Disse tro i kraft fra 1. januar 2016. 2) Rapportering av medlemsopplysninger (Idrettsregistreringen) må gjøres innen 30. april (tidl. 31. januar). Fra 2016 kan klubber med under 5 mill i omsetning søke om mva-kompensasjon samtidig med idrettsregistreringen, fra 2017 gjelder det alle klubber. 3) Innen 31. desember 2016 skal ALLE klubber ha innført elektronisk medlemsregister i et datasystem godkjent av NIF. NIF har utviklet en gratis elektronisk løsning for medlemsadministrasjon (KiubbAdmin). I tillegg finnes flere alternative godkjente elektroniske medlemssystemer. Det er idrettskretsenes ansvar å følge opp klubbene med tanke på de nye retningslinjene, inkl råd og veiledning for de klubbene som ønsker/trenger dette. Saksunderlag: https://www. idrettsforbundet. no/nyhet/viktig-informasjon-til-alle-idrettslag/ 16/2/16 Utstyrsmidler Orientering om endelig fordelingen av utstyrsmidler 2015 ble droppet. Saksunderlag: Endelig fordeling utstyrsmidler 2015 Marked og informasjon 16/2/17 Marked o infformasjctn Peder orienterte om mulige samarbeidspartnere på markedssiden (refereres ikke). På info-siden er det et mål å bli mye mer synlige i nye medium, herunder lage en portal der ungdom inviteres inn til å bidra. Sjur Øyen går på dronekurs for å kunne ta film/bilder fra nye vinkler. Med Øyvind Lavoll i spissen ble det sendt livesendinger fra N M i ergometerroing. Det har høstet mange lovord og det er ønskelig å utvikle dette videre. 16/2/23 Fagutvalg Informasjon Supplerende Innstilling: Informasjonsutvalget o Marika Erlandsen (medlem) Vedtak: Den foreslåtte kandidaten er oppnevnt NR SM 16/2, 3. mars 2016 s. 4 av 5
16/2/18 Hengesak 16/1/28: Informasjonsstrategi Styrets inntrykk er at informasjonsutvalget har gode planer. Det er også høstet gode erfaringer med nyhetsbrev (OL-kvalifiseringsuttaket) og dette vil videreføres. Marika ba om hjelp til å legge ut bilder fra kvinneroing til Kvinnedagen 8-mars. Tine og Sjur Øyen bistår. Saksunderlag: e-postveksling Hans-Jørgen/Thorvald vedr informasjonsstrategi EVENTUELT 16/2/19 HMS Thorvald orienterte om HMS-utfordringer og mulige tiltak i forbindelse med tiltak (feks samlinger) i NR-regi. Han viste spesielt til en hendelse under påskesamlingen i Bergen i 2015. Thorvald lager utkast på generelle regler for all aktivitet i NR-regi. 16/2/20 Netigate Tine presenterte tilbud på nettbasert undersøkelses- og påmeldingsverktøy. Hun ser flere mulige bruksområder og vil se nærmere på mulighetene før det tas en avgjørelse. Saksunderlag: Tilbud fra Netigate 16/2/21 Fana Roklubb 100 år N R har fått Invitasjon til jubileumsmiddag 16. april. NRs styre og administrasjon vil være representert ved Hans-Jørgen og Tine. Saksunderlag: Invitasjon til Fana Roklubbs 100 års jubileum 16/2/22 SSF-møte 2. mars 2016 Hans-Jørgen orienterte kort om aktuelle saker fra SFF-møtet 2. mars. 16/2/24 Nordisk møte i juni Hans-Jørgen kan ikke delta på Nordisk møte i juni. Thorvald deltar i hans sted. Jør President Peder Strand Visepresident Ahikn Ellingsen Thorvald Ja bsen Li'a A Marika Erlandsen Tine Bjonge GS/Referent s. 5 av 5