Ordføreren Utvalg: Bystyret Møtested: Rica Hotel Vadsø Møtedato: 30.04.2009 Klokkeslett: 1800 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 13. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 33/09 07/1371 NYTT MUSEUMSBYGG - AVKLARINGER I FORBINDELSE MED SØKNAD OM STATSTILSKUDD 34/09 07/1371 NYTT MUSEUMSBYGG - AVKLARING PÅ TOMTEFORHOLD Vadsø, 21.04.2009 Svein Dragnes ordfører
NYTT MUSEUMSBYGG - AVKLARINGER I FORBINDELSE MED SØKNAD OM STATSTILSKUDD Saksbehandler: Ulf Are Holsbø Arkivkode: 614 C5 Arkivsaksnr.: 07/1371 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 1/09 Plankomite for museumsbygg 17.03.2009 33/09 Bystyret 30.04.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Plankomite for museumsbyggs behandling den 17.03.2009 sak 1/09: Følgende forslag ble fremsatt: Plankomiteen for museumsbygg ser det som urealistisk med igangsetting av prosjektet i 2010. Vadsø kommunes økonomiske situasjon og prosjektets planstatus tilsier at vi ikke er klar til oppstart. Kommunestyret har i tillegg ikke vedtatt planleggingsmidler i 2009. Klargjøring av prosjektet med oppstart i 2011 fordrer at det bevilges planleggingsmidler i budsjettreguleringen i junimøtet i år. Plankomiteen for museumsbygg ber administrasjon jobbe videre med saken. Administrasjon innhenter nødvendige opplysninger fra Varanger Museum IKS. Vadsø kommune sender brev til kultur- og kirkedepartementet med orientering om planstatus jfr. henvendelse av 06.02.2009. Departementet orienteres også om arbeidet med arealplan og dette arbeidets innvirkning på planarbeidet. Votering: Det ble votert over fremsatte forslag som ble enstemmig vedtatt. Plankomite for museumsbyggs vedtak den 17.03.2009 sak 1/09: Plankomiteen for museumsbygg ser det som urealistisk med igangsetting av prosjektet i 2010. Vadsø kommunes økonomiske situasjon og prosjektets planstatus tilsier at vi ikke er klar til oppstart. Kommunestyret har i tillegg ikke vedtatt planleggingsmidler i 2009. Klargjøring av prosjektet med oppstart i 2011 fordrer at det bevilges planleggingsmidler i budsjettreguleringen i junimøtet i år. Plankomiteen for museumsbygg ber administrasjon jobbe videre med saken. Side 2 av 7
Sak 33/09 Administrasjon innhenter nødvendige opplysninger fra Varanger Museum IKS. Vadsø kommune sender brev til kultur- og kirkedepartementet med orientering om planstatus jfr. henvendelse av 06.02.2009. Departementet orienteres også om arbeidet med arealplan og dette arbeidets innvirkning på planarbeidet. Vedlegg: Brev fra Kultur- og kirkedepartementet Bakgrunn: Vadsø kommune har mottatt et brev fra Kultur- og kirkedepartementet (vedlagt) hvor det oppstilles en rekke krav til kommunens søknad om statstilskudd for 2010. Flere av kravene gjelder forhold som ligger utenfor rådmannens myndighetsområde. Vurdering: I det følgende er Kultur- og kirkedepartementets krav til opplysninger om prosjektet angitt i kursiv, etterfulgt av rådmannens merknader om status og avklaringsbehov: 1. Prosjektmateriale, for eksempel skisseprosjekt eller forprosjekt, i samsvar med de endringer i prosjektet som er vedtatt av Vadsø kommune. Kommunen kan framlegge skisseprosjekt, basert på revidert vinnerkonsept fra designkonkurransen våren 2007. 2. Framdriftsplan forutsatt vedtak om tilsagn om statstilskudd i desember 2009. Forutsatt at kommunen gjør nødvendige budsjettvedtak, slik at prosjektet kan videreføres på nyåret 2010 i et forprosjekt, vil framdriften avhenge av entrepriseformen som velges. I forkant av designkonkurransen var det forutsatt at prosjektet skulle gjennomføres som totalentreprise. Vinnerkonseptet viser seg imidlertid å være mer teknisk krevende enn antatt, slik at rådmannen vil anbefale hovedentreprise/delte entrepriser hvor byggherre (Vadsø kommune) står ansvarlig for prosjekteringen. Hovedentreprise/delte entrepriser vil gi kommunen bedre kontroll, men også senere byggestart, sammenlignet med totalentreprise. Med totalentreprise kan det være mulig med byggestart høsten 2010. Med hovedentreprise/delte entrepriser er det mest sannsynlig med byggestart våren 2011. 3. Oppdatert investeringsbudsjett spesifisert på hovedposter og med avsetninger til inventar, fast utstilling og utstyr, uforutsette kostnader, reserve og kunst/utsmykking. Side 3 av 7
Det er utarbeidet et investeringsbudsjett på skisseprosjektnivå (revidert vinnerkonsept), som jf departementets krav (ovenfor) må oppdateres på følgende områder: Varanger Museum IKS må gi entydig tilbakemelding på om de finner gjeldende planløsning akseptabel. Eventuell omarbeiding kan endre kostnadene. Det vises til annen sak til plankomiteen om tomteforholdene i forbindelse med forventet havstigning. Dersom bygget tillates oppført på tomta må nødvendig sikring mot stormflo beskrives og kostnadsberegnes. Varanger Museum IKS må presentere kalkyle for fast utstilling. Kunst/utsmykking er så langt ikke medtatt i kommunens kalkyler, evt omfang på dette må bestemmes. Prisstigning må beregnes ut fra framdriftsplanen som kommunen velger. 4. Spesifikasjon av forventet mva-refusjon. Framkommer så snart pkt 3 er avklart. 5. Tilsagn om investeringstilskudd fra Finnmark fylkeskommune og fra Vadsø kommune. Dersom det ikke er gjort vedtak om tilsagn i samsvar med finansieringsplanen, må Vadsø kommune opplyse om når slike dokumenterte tilsagn vil foreligge. Finnmark fylkeskommunes tilskudd framkommer av fylkestingets vedtak i sak 15/04. Vadsø kommune har ikke gjort et investeringsvedtak. Sak 33/09 6. Vedtak om fullfinansieringsansvar eller ansvar for å bearbeide prosjektet innenfor den finansierte rammen. Dette vedtaket gjelder dersom kostnadene eventuelt overstiger det finansierte budsjettet. Vadsø kommune har ikke gjort et fullfinansieringsvedtak. Prosjektet er allerede bearbeidet så mye at ytterligere reduksjoner av innhold/utforming ikke er mulig uten å terminere det konkret prosjektet. Dette som følge av museets funksjonelle behov og lov om offentlige anskaffelser (prosjektet vil framstå totalt annerledes enn premissene i designkonkurransen). 7. Søknadsbeløp totalt og tilskuddsbehov i 2010. Framkommer når pkt 2 og 3 er avklart. 8. Bekreftelse på gjennomføringsansvaret/byggherreansvaret. Bør framkomme av kommunens investerings- og finansieringsvedtak. 9. Kort omtale av hvordan byggherren ivaretar ansvaret for at kjøp og kontrahering skjer i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Ivaretas av rådmannen jf kommunens prosedyrer for anskaffelser i prosjekter. 10. Utgifts- og inntektsbudsjett for drift og vedlikehold av det nye museumsbygget. Side 4 av 7
Krever at Vadsø kommune og Varanger Museum IKS definerer entydig eier- og brukerrollen, og at husleie og driftskostnader som bruker skal dekke bestemmes. Til nå foreligger ingen slike avklaringer. Det bemerkes at departementet ber om tilbakemelding innen 1. mai d.å. for å kunne behandle Vadsø kommunes søknad om tilskudd i statsbudsjettet 2010. Saken fremmes uten forslag til vedtak. Sak 33/09 Jens R. Betsi Rådmann Side 5 av 7
NYTT MUSEUMSBYGG - AVKLARING PÅ TOMTEFORHOLD Saksbehandler: Ulf Are Holsbø Arkivkode: 614 C5 Arkivsaksnr.: 07/1371 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/09 Plankomite for museumsbygg 17.03.2009 34/09 Bystyret 30.04.2009 Forslag til vedtak/innstilling: Plankomite for museumsbyggs behandling den 17.03.2009 sak 2/09: Følgende forslag ble fremsatt: Administrasjonen jobber videre med planlagte plassering. Votering: Det ble votert over fremsatte forslag som ble enstemmig vedtatt. Plankomite for museumsbyggs vedtak den 17.03.2009 sak 2/09: Administrasjonen jobber videre med planlagte plassering. Vedlegg: Notat til planutvalget Bakgrunn: Det nye museumsbygget har til nå vært planlagt bygget på tomta sør for bibliotekbygget (Finnmark fylkesbibliotek/vadsø bibliotek) på Ørtangen. Fylkesmannen i Finnmark har nylig presentert en risiko- og sårbarhetsanalyse som med hensyn til forventet havstigning medfører framtidig fare for stormflo på tomta. Dette er forhold som må tas i betraktning i kommunens arbeid med areal- og reguleringsplaner, og som har resultert i vedlagte notat fra virksomhetsleder for plan, forebyggende og beredskap til Vadsø kommunes planutvalg. Side 6 av 7
Sak 34/09 Vurdering: Plasseringen av det nye museumsbygget har vært vesentlig for utformingen av de ulike prosjektforslagene i designkonkurransen, inkludert vinnerkonseptet. Hvis bygget skal føres opp på dagens tomt må det planlegges med særskilt sikring mot stormflo. Hvis bygget må flyttes til annen tomt vil det kunne få konsekvenser for byggets utforming og prosjektets framdrift. Det nye museumsbygget vil være et monumentalbygg, dette stiller spesielle krav til planleggingshorisonten. Etter veiledningen til NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk bør nye offentlige bygg og andre bygg med høy kvalitet (monumentalbygg) planlegges med forventet levetid på minst 150 år. Til sammenligning har bærende konstruksjoner i Operaen i Oslo krav til dimensjonerende levetid på 300 år. Siden det forventes at staten skal finansiere inntil 60 % av museumsprosjektet, må det antas at Kirke- og kulturdepartementet vil stille krav til investeringens langsiktighet, særlig fordi en vesentlig andel av kostnaden kommer som følge av ønsket om et monumentalbygg/signalbygg. Dette vil i stor grad påvirke prosjektet, enten det tillates bygget på Ørtangen eller ikke. Dersom prosjektets framdrift skal opprettholdes, med tanke på ønsket om å få tildelt midler over statsbudsjettet 2010, haster det med å få avklart hvor museet skal bygges. Saken fremmes uten forslag til vedtak. Jens R. Betsi Rådmann Side 7 av 7