Gode venner som hjelper andre
Sonelederopplæring MD104 Utarbeidet av MD GLT 04-06-2012 2
Soneleders rolle Utdrag fra Den Internasjonale Arbeidsordningen Artikkel X, seksjon 2 e) Sonelederen er underlagt distriktsguvernørens og/eller regionlederens tilsyn og ledelse, og skal være øverste administrative leder i sin sone. Det påhviler følgende spesielle ansvar: fremme organisasjonens formål virke som leder i distriktsguvernørens rådgivende komite i sin sone og som sådan innkalle til regulære sonemøter spille en aktiv rolle i medlemsutvikling, herunder stifting av nye klubber spille en aktiv rolle i lederutvikling på klubbplan utøve de funksjoner og handlinger som kreves av Det internasjonale styret slik det fremgår av Sonelederens håndbok og andre direktiver 3
Soneleder Soneleder er administrativt ansvarlig for klubbene i sin sone. Han/hun er ansvarlig for å følge opp klubbene på vegne av Distriktsguvenør (DG). Soneleder velges av klubbene i sonen og det anbefales at denne velges for en periode på 2 år. Det bør velges en visesoneleder minst ett år før soneleder har fullført sin periode. Avtroppende soneleder fungerer som støttespiller for soneleder inntil ett år etter fratredelse (Past soneleder). 4
Soneleders ansvar Inneha det administrative ansvar i sonen Fungere som en inspirator, motivator og støtte for klubbene Representere DG overfor klubbene Representere klubbene overfor distriktsstyret Være rådgiver for klubbene i saker av prinsipiell og praktisk betydning Følge opp at klubbene fungerer slik forutsatt Følge opp at klubbenes tillitsvalgte får den opplæringen de skal og bør ha Følge opp soneaktiviteter og motivere til samarbeide mellom klubbene 5
Soneleders oppgaver Delta på klubbesøk på DGs vegne Gjennomføre presidenttreff i den hensikt å gjøre disse bedre kjent med hverandre diskutere planer og målsetninger samt se <l at DGs handlingsplaner blir implementert i klubbenes planer drø?e mulige samarbeidsprosjekter koordinere ak<viteter planlegge felles PR og informasjons<ltak og ak<viteter Gjennomføre sonemøter der dette er relevant Selv eller gjennom distriktets Opplæringsfunksjon (GLT) gjennomføre opplæring i grunnleggende kjennskap om Lions ( Kjenn Lions ) for de klubbene som ikke ønsker å gjennomfører dette i egen regi Ha god dialog med distriktets Opplæringsfunksjon med tanke på å gjennomføre opplæringstiltak i sonen 6
Soneleders oppgaver (forts) Ha spesiell fokus på lederutvikling i klubbene og av medlemmer med potensiale og lyst Selv eller gjennom distriktets Medlemsutviklingsfunksjon (GMT) sørge for at klubber som ønsker dette, gjennomfører interne motivasjonsprogram som eksempelvis CEP Ha god dialog med distriktets Medlemsutviklingsfunksjon med tanke på å sette i gang tiltak overfor klubber som synes å fungere mindre tilfredsstillende. Slike tiltak iverksettes i forståelse med angjeldende klubb Involvere Medlemsutviklingsfunksjonen ved etablering av nye klubber innenfor sonen Soneleder skal være varsom med tiltak som bryter mot klubbenes og presidentenes integritet 7
Forutsetninger For å kunne gjennomføre sine oppgaver slik forutsatt, må soneleder: Inneha tilstrekkelig kunnskap om Lions som organisasjon, lover og regler samt retningslinjer og praksis Ha godt kjennskap til distriktets organisasjon og fagsjefenes roller og oppgaver Være fortrolig med DGs mål og handlingsplaner Dette forutsetter at distriktsstyret og distriktets fagansvarlige har sørget for gode opplæringsprogram og god oppfølging for de som skal være soneledere. MD GLT er ansvarlig for at opplæringsprogram som distriktene kan benytte, forefinnes samt at oppdatert verktøykasse er tilgjengelig. 8
Presidenttreff Arenaer Sonemøter Klubbesøk Soneaktiviteter Web sider () 9
Presidenttreff Presidenttreffet er et viktig virkemiddel for å gjøre presidentene i sonen kjent med hverandre samt for soneleder å bli kjent med disse Møtet holdes så raskt som mulig etter distriktsmøtet, det vil si før sommeren I møtet diskuteres klubbenes aktiviteter og erfaringer de har med disse. Aktiviteter bør samordnes der det er fornuftig Distriktets handlingsplaner diskuteres og presidentene må motiveres for å inkludere disse i egne planer 10
Sonemøter Sonemøter er møter der alle klubbene er representert med sine respektive styrer. For de som gjennomfører slike møter, vil soneleder være ansvarlig for innkalling og gjennomføring Distriktets fagsjefer bør delta i disse møtene for å gjøre klubbene bevisste på disse funksjonene og den hjelp de kan få Møtene har til hensikt å få dialog mellom klubbene samt en bredere diskusjon om felles problemstillinger Soneleder setter opp en dagsorden i samråd med presidentene i sonen. Tema kan være felles soneaktiviteter, koordinering av klubbaktiviteter, klubbmiljøtiltak, felles rekrutteringstiltak, felles PR/informasjonstiltak etc. Det er viktig å avsette tid til sosialt samvær 11
Klubbesøk Soneleder bør avlegge alle klubbene i sonen besøk så tidlig som mulig i lions året. Dette er den beste måten å skaffe seg informasjon om klubbenes tilstand på. Dersom DG besøker en klubb i sonen, bør også soneleder være tilstede for å synliggjøre at soneleder er dennes lokale representant Før klubbesøkene bør det sjekkes ut med DG om det er spesielle ting denne ønsker fokus på Soneleder kan i tillegg la seg invitere til styremøte i klubben Etter klubbesøk rapporteres det til DG eller til relevant fagsjef dersom det er spesielle problemstillinger det bør has fokus på overfor klubben 12
Soneaktiviteter Aktiviteter som kan være for krevende for en klubb alene, kan gjennomføres i fellesskap mellom to eller flere klubber i sonen. F eks kan dette gjelde aktiviteter rettet mot skoler, idrettslag, sosiale institusjoner etc. Soneleder bør kjenne til disse og kan også ha en aktiv rolle der det er hensiktsmessig Soneleder bør være bevisst mulighetene for å synliggjøre Lions i lokalmiljøet gjennom fellesaktiviteter og se mulighetene som ligger i flerklubbsaktiviteter samt koordinere mediakontakt Klubbene mottar ofte henvendelse i form av søknader om støtte eller lignende. Slike er det ofte hensiktsmessig at soneleder koordinerer for å få en bedre saksbehandling. Dette er med på å synliggjøre Lions som en mer seriøs virksomhet 13
Informasjon Virkemidler for soneleder Kommunikasjon Klubbkonsulent Handlingsplaner For mer informasjon: LCI Zone Chairman Training Program (www.lionsclubs.org/en/member-center/leadership-development/training-materials-resources/index.php) 14
Informasjon For å kunne fungere som soneleder etter hensikten, må soneleder skaffe seg informasjon om klubbene og hvordan de driver. Du må derfor: fremskaffe informasjon analysere informasjonen Informasjon om klubbene får du ved å kontakte avtroppende og påtroppende president og avtroppende soneleder, eventuelt også andre. Benytt spørsmålslisten som ligger i soneleders verktøykasse For analyse av innhentet informasjon, anbefales det at skjema i soneleders verktøykasse blir benyttet 15
Kommunikasjon I sin kontakt med presidenter og klubber skal soneleder alltid ha respekt for disses integritet. Vær tydelig på hva som er din målsetning som soneleder og hvordan du ser på din rolle. Soneleder skal være bevisst at rollen er å bistå klubbene når de trenger det, ikke påtvinge dem noe de ikke føler de har behov for Soneleder skal følge opp at klubbene får den informasjon fra distriktet som de skal ha. Hun/han må også påse at de får informasjon klubbene får slik at også de er oppdatert. Motiver klubbene til å bruke aktivt 16
Klubbkonsulent Soneleder skal fungere som en inspirator, motivator og støtte for klubbene. Denne oppgaven må soneleder sikre at klubbene er klar over Soneleder har følgende virkemidler til rådighet i dette arbeidet (se soneleders verktøykasse): Egen informasjonsinnhenting Klubb miljøundersøkelse Problemløsningsteknikker CEP Soneleder bør trekke på fagressursene (som GLT, GMT) i distriktet i dette arbeidet 17
Handlingsplaner Soneleder skal se til at distriktets handlingsplaner blir integrert i klubbenes planer Planer har ingen verdi hvis de ikke er knyttet opp mot tydelige mål. Disse skal være: Spesifikke Målbare Akseptable Realistiske Tidsfastsatt Det anbefales at klubbene benytter skjema for handlingsplan som ligger i klubbenes verktøykasse 18
Verktøykasse for soneleder Verktøykassen for klubbene (se /) MD 104 Sonelederkurs (se /) LCI Zone Chairman and Region Center (se www.lionsclubs.org/en/member-center/managing-a-district/ zone-and-region-chairperson-center.php) LCI Zone Chairman Manual (se www.lionsclubs.org/en/common/pdfs/da100.pdf) LCI Zone Chairman Training Program (se www.lionsclubs.org/en/member-center/leadership-development/ training-materials-resources/index.php) 19
Verktøykasse for soneleder (forts) Ak#vitet Innhen<ng av informasjon om klubbene Analyse av innhentet informasjon Sjekk av klubbmiljø Analyse av klubbvirksomheten Klubbak<viteter Klubbkonsulent Verktøy Sjekkliste Informasjonsinnsamling for soneleder Sjekkliste Informasjonsinnsamling for soneleder Syretest Kursopplegget CEP (Club Excellence Process) Forslag <l oversikt over slike i sonen Forslag <l ansvarsfordeling mellom klubbene i sonen Menyforslag for klubbmøter Soneleder som klubbkonsulent Den lille håndboken i ledelse av krea<ve prosesser Klubbfornyelse et case studie 20