Rapport fra den 62.Generalforsamlingen til IFMSA 1.-7.August 2013, Santiago, Chile Til alle medlemmer av Norsk Medisinstudentforening, Norsk medisinstudentforening (Nmf) sendte 5 tillitsvalgte til generalforsamlingen til International Federation of Medical Students Association (IFMSA) i Santiago, Chile 1.-7. august 2012. Delegasjonen bestod av følgende: Naresh Sugandiran (Internasjonalt ansvarlig 2013) Stefan Randjelovic (Forsknings utvekslingsansvarlig) Elisabeth Holven (Lokal forskningsutvekslingsansvarlig) Trine Lie Morken (Generell delegat) Malin Klingvall (Generell delegat)
Som medlem av Nmf blir en automatisk medlem av paraplyorganisasjonen «International Federation of Medical Students Association» (IFMSA). Dette er verdens største studentorganisasjon med 114 medlemsorganisasjoner fra 108 land og over 1,2 millioner medlemmer. Generalforsamlingen er IFMSA sitt høyeste organ og avholdes to ganger i året, i mars og august. Nmf har stemmerett i føderasjonen og har derfor en viktig rolle når det gjelder å ta beslutninger i saker som gjelder IFMSA sin videre utvikling. Dette gjelder både den politiske retningen føderasjonen tar, prioriterte arbeidsområder og administrasjon. Den viktigste oppgaven til Nmf sin delegasjon er å delta på komitéarbeidet. IFMSA har 6 komitéer: Standing Committee on Public Health (SCOPH) Standing Committee on Human Rights and Peace (SCORP) Standing Committee on Professional Exchange (SCOPE) Standing Committee on Research Exchange (SCORE) Standing Committee on Medial Education (SCOME) Standing Committee on Reproductive Health and AIDS (SCORA) (Nmf har ikke representasjon her) Her presenterer vi våre prosjektarbeid, fasiliterer arbeidsgrupper og arbeider for å utvikle internasjonale samarbeid på temaer vi arbeider med i Norge. Denne rapporten gjengir det viktigste innholdet fra generalforsamlingen i USA. Om medlemmene har ytterligere spørsmål eller kommentarer, ønskes de rettes til: n.sugandiran@gmail.com Med vennlig hilsen Naresh Sugandiran, internasjonalt ansvarlig, Norsk Medisinstudentforening
Innhold GA PROGRAMMET 4 FORKLARING TIL GA PROGRAMMET 5 FORKORTELSER 6 RAPPORT FRA PRESIDENT S SESSION OG PLENARY 7 RAPPORT FRA SCOPH (STANDING COMMITTEE ON PUBLIC HEALTH) 12 RAPPORT FRA SCORP (STANDING COMMITTEE ON HUMAN RIGHTS AND PEACE) 13 RAPPORT FRA SCORE (STANDING COMMITTEE ON RESEARCH EXCHANGE) 14 PREGA 15 PROSJEKT 15 TRAININGS 15 THEME EVENT 15 FINO HOUR 16
GA Programmet
Forklaring til GA programmet Standing committee sessions Training NMO hour IFMSA s 6 arbeidsområder foregår i standing committees (SC): Standing Committee on Public Health (SCOPH) Standing Committee on Human Rights and Peace (SCORP) Standing Committee on Medical Education (SCOME) Standing Committee on Professional Exchange (SCOPE) Standing Committee on research Exchange (SCORE) Standing Committee on Reproductive Health and AIDS (SCORA) Project presentation Før Ga har alle land med etablerte prosjekt søkt om å få presentere disse under GA. Her presenteres både lokale, transnasjonale og IFMSA- godkjente prosjekt. Med prosjekt menes de med humanitært hjelpende formål, opplysningskampanjer eller helsefremmende formål. Spekteret er bredt, og det er en plass for å finne nye og gode idéer til prosjekter i Nmf. Regional Meeting Alle regioner har egne møter 2 ganger under GA, her diskuteres saker som er av interesse for regionalt samarbeid. Europa har også møte en gang i året; European Regional Meeting (EuRegMe). Det er delegasjonsleder sitt ansvar å representere Nmf under regionalmøtet, alle delegater er velkomne til å delta. Training er en del av tillitsvalgtopplæringen drevet av IFMSA sertifiserte trainere under GA. Målet er å utvikle egenskaper ift organisasjonsarbeid. Tema kan være: Project Managment Advocacy and campaigning Time Managment Strategic planning Burnou prevention Presentations skills Leadership skills Training er et av IFMSA sine vellykkede tiltak og ble utviklet for å kunne utvikle IFMSA sine tillitsvalgte sitt potensial og skape et kontinuerlig system for intern opplæring Project Fair Her holder land stand og presenterer sine prosjekter og kampanjer. Alle delegatene skal stikke innom og finne tre prosjekter de mener kan være relevante for Nmf å starte. Noen av delegatene vil bli bedt om å hjelpe til og stå på stand og presentere Nmf sine prosjekter EB candidate debate Debatt mellom kandidatene som stiller til valg i IFMSA sitt hovedstyre (Executive Board). Foregår ved at en kan levere inn spørsmål på anonyme lapper. Kandidatene må svare etterhvert som spørsmålene kommer. NMO betyr National Member Organization. 4 ganger ila av GA møtes hele delegasjonen for å oppdatere hverandre om hva som skjer i deres SC, hva de har fått ut av det og hva de har bidratt med. Det viktigste er kanskje at delegasjonen som helhet diskuterer sakene som skal tas opp under generalforsamlingen (plenary) på kvelden, og hvordan Nmf skal stemme i saken. Application From Market (AM) Her utveksler en utvekslingssøknadene fra studentene som skal reise til de respektive landene. Selve opplegget er en fargerik og morsom opplevelse. Contract Fair Market (MM) Her signerer en de kliniske utvekslingsavtalene for det kommende året. Se hvem vi signerte med her: www.medisinstudent.no Delegatene skal hjelpe NEO/LEO under AF market ved å dele ut reklamemateriell på stand Plenaries En plenary er selve generalforsamlingen. Det avholdes 6 ila et GA. Her bestemmes alt som har med organisasjonens politiske og administrative styring å gjøre: Vedtekter Policynotater Oppstart nye prosjekter Inklusjon av nye medlemsland Godkjenning budsjett, regnskap og andre rapporter Valg av nye tillitsvalgte Valg av neste års GA arrangør Hvert land har en stemme.
Forkortelser IFMSA International Federation of Medical Students Association SC Standing Committée (=komité) SCOPH Standing Committée on Public Health SCORP Standing Committée on Human Rights and Peace SCOPE Standing Committée on Professional Exchange SCORE Standing Committée on Research Exchange SCOME Standing Committée on Medical Education SCORA Standing Committée on Reproductive Health and AIDS NMO National Member Organization EB Executive Board (= hovedstyret) TO Team of Officials TOM Team of Officials Meeting LO Liason Officer SupCo Supervicing Council GA General Assembly AM August Meeting MM March Meeting RM Regional meeting CCC Constitution Credential Committée NMSA Norwegian Medical Students Association (=Nmf) FINO The Federation of Nordic Medical Students Organization
Rapport fra president s session og plenary Deltakere: Naresh Sugandiran Her følger en oversikt over de viktigste sakene som ble diskutert under Presidents session under GA, og de viktigste vedtakene fra generalforsamlingen: a. Nye medlemsland b. Policy statements c. Vedtektsendringer d. Taskforce-rapporter e. Valg av arrangør am14 f. Valg av økonomiansvarlig g. Valg av øvrige verv i IFMSA h. Valg av vertsland for GA i august 2014 i. Santiago-deklarasjonen Nye medlemsland Namibia og IFMSA-Iraq ble tatt inn som nye medlemsland, mens Argentina og Paraguay fikk sin status endret til fullt medlemskap. Policy statements Policy statement (PS) er et dokument som forteller noe om hva IFMSA som føderasjon mener i ulike saker. Policy statements blir derfor brukt som rettesnor for hva IFMSA kan mene. PS blir brukt av komitelederne og styret i IFMSA når de skal arbeide med ulike temaer eller skal representere IFMSA på eksterne møter. Følgende 12 policy statements ble vedtatt under generalforsamlingen i Santiago: - Quality assurance in medical education - Multidisciplinary approach to healthcare - Global health and medical curriculum - Complementary and alternative medicine in the medical curriculum - Regarding stigma and discrimination towards PLWHA in healthcare - IFMSA declaration on Women s empowerment - Violence against women - Patient safety - Mental health - Human resource for health - Indigenous health - Ethical procurement for health
Vedtektsendringer Nedenfor er det gitt en beskrivelse av de viktigste endringene som ble stemt fram under marsmøtet. Policy statement (PS) er et dokument som forteller noe om hva IFMSA som føderasjon mener i ulike saker. Dette blir ofte brukt ifbm eksterne representasjoner. Hittil har det vært relativt få land som har sendt inn PS, og ofte er det de samme landene som foreslår disse fra år til år. Det er kjent at språkproblemer kan være en av flere hindre for å foreslå slike PS, derfor ble det under GA i Chile foreslått å opprette en «Policy statement review commitee» som kunne se på og evt. gi tilbakemeldinger på PS. IFMSA har etter hvert blitt en stor organisasjon, og mange tillitsvalgte reiser til ulike steder i forbindelse med med IFMSA-representasjoner. Hittil har det ikke vært noe krav om rapportskriving i etterkant, men under GA i Chile ble det foreslått at en må skrive en slik rapport for å få refundert kostnadene i forbindelse med slike reiser. Dette forslaget til vedtektsendring ble vedtatt, og alle IFMSA-tillitsvalgte må skrive slike møterapporter i framtiden for å få refundert kostnadene sine. De fleste frivillige organisasjoner sliter mer eller mindre med handover -problemer. Dette gjelder også IFMSA, som er verdens største studentorganisasjon. Som en mulig måte å løse dette på ble det vedtatt at det skal holdes igjen 5-10% av refusjonspotten til hver enkelt tillitsvalgt i IFMSA, til de har gitt opplæring til den som skal overta vervet. Under generalforsamlingen i august blir det valgt flere tillitsvalgte til ulike verv i IFMSA. I motsetning til hovedstyrevalget (som foregår under mars-ga) har det vært mulig å sende inn søknad til disse posisjonene fram til valgdagen. Med så mange verv som det er i IFMSA har dette ført til at kandidaturene ikke er blitt sendt inn før uken før GA, og mange blir ikke sendt inn før under selveste GA. For å gi de ulike landene muligheter til å diskutere kandidatene, samt mulighet til å lese seg opp på kandidatene, er det nå innført en innsendelsesfrist på 10 dager før GA. Taskforce-rapporter Taskforce (TF) on IFMSA Vision and Mission Taskforcen ble opprettet under august-møtet i India. Et av hovedmålene for denne taskforcen var å samle inn data, og, basert på innspill fra konsultasjoner, utarbeide forslag til ny visjon, misjon og mål for IFMSA. Invitasjon til å delta i taskforcen ble sendt like etter august-møtet i Mumbai 2012. Etter en del oppstartsproblemer har taskforcen endelig greid å komme med et forslag til ny visjon og misjon. Disse forslagene ble grundig drøftet under GA, og det ble gjort noen små justeringer før de ble godkjent under generalforsamlingen i Santiago.
Taskforce on GAs og RMs Taskforcen ble opprettet under august-møtet i 2012. Taskforcen fikk i oppgave å analysere problemene som hadde oppstått under tidligere møter (struktur, økonomi, logistikk osv.). TF fikk i oppgave å utarbeide nye modeller som kunne forbedre møtene til IFMSA. Taskforcen på GA og RM har gjort relativt grundig arbeid. De har kontaktet tidligere arrangører av GA og RM for å få innsikt i utfordringer som de har støtt på. De har også prøvd å identifisere kommunikasjonsmessige problemer mellom IFMSA-styret og OC (arrangørene). Taskforcen har blant annet vurdert følgende modeller: - Dagens modell med to store GAer - To små GAer istedenfor to store - En stor GA istedenfor to - En stor GA og en liten GA Taskforcen har støtt på flere problemer, blant annet at folk som opprinnelig satt i TFen trakk seg halvveis i arbeidet. Derfor har de kun kommet med en generell anbefaling til medlemslandene om å vurdere de ulike alternativene som de har nevnt i rapporten sin. Valg av arrangør am14 Følgende land søkte om å holde GA i August 2014: Kroatia Egypt Taiwan Tanzania Etter et spennende valg ble Taiwan valgt til å holde GA i August 2014. Valg av økonomiansvarlig til IFMSA-hovedstyret Følgende stilte til valg: Benjamin Skov Hansen (Danmark) Diogo Martins (Portugal) Abdahlla Khalil (Sudan) Benjamin Skov Hansen ble valgt.
Valg av øvrige verv i IFMSA Nedenfor er det en oversikt over de som ble valgt til de ulike vervene i IFMSA. Regional Coordinators (RCs): Africa: Gerald Makuka America: Elias Jesus Ortega Chahla Asia-Pacific: Bronwyn Jones Europe: Ashley Wills Standing Committee Directors (SC-Ds): Professional Exchanges: Farhan Mar'Isa Research Exchanges: Sara Cerdas Reproductive Health including AIDS: Joseph Cherabie Pubic Health: Petar Velikov Medical Education: Stijntje Dijk Human Rights and Peace: Monika Szamosova Liaison Officers (LOs): Reproductive Health including AIDS issues: Kelly Thompson Pubic Health issues: Altagracia Mares de Leon Medical Education issues: Agostinho Sousa Human Rights and Peace issues: Semih Kucukckankurtaran Research and Medical Associations: Ivana Di Salvo World Health Organization: Waruguru Wanjau UNESCO: Pablo Acuna Student Organizations: Pedro Miranda Support Division Directors (SDDs): New Technologies: Omar Cherkaoui Projects: Karim Abu Zied Publications: Diogo Martins Training: Ahmed Reda Alumni Relations: Fabian Klein Valg av Supervicing Council Følgende stilte til valg: Elizabeth Wiley Miguel Cabaral Følgende ble valgt: Elizabeth Wiley (USA) Miguel Cabaral (Portugal)
Santiago-deklarasjonen Det siste året er det blitt jobbet mye med en reform-prosess innad i IFMSA. Bakgrunnen for denne var at IFMSA ikke hadde en bærekraftig økonomi og at organisasjonsstrukturen ikke var optimal. Fra å være en liten organisasjon med 10 medlemsland er IFMSA nå blitt til en stor organisasjon som har ca. 110 medlemsland. Det er blitt gjort enkelte endringer i organisasjonsstrukturen og måten IFMSA jobber på opp gjennom tidene. I det siste har en som tillitsvalgt og delegat i IFMSA sett at organisasjonen har vokst seg stor, og at det er rom for forbedringer innad i organisasjon. Ovennevnte årsaker var hovedgrunnene for Santiagoresolusjonen, som ble adoptert av generalforsamlingen i Chile. Resolusjonen sier at IFMSA innen to uker etter GA-slutt skal sette ned en Taskforce som skal arbeide videre med reform-prosessen. Taskforcen skal blant annet innhente kunnskap, diskutere med medlemsland samt foreslå nye vedtektsendringer for å optimalisere måten organisasjonen fungerer på. Resolusjonen beskriver konkret hvor mange medlemmer en slik Taskforce skal bestå av, og også hvilken tidsramme den har på å legge fram evt. forslag for en senere generalforsamling.
Rapport fra SCOPH (Standing Committee on Public Health) Delegat: Trine Lie Morken SCOPH er en av de største SCene. Det var også i år et bredt spekter av aktiviteter. Noen av temaene som ble tatt opp under dette GAet var følgende: IFMSAs arbeid med WHO prewha og WHA Post MDG (Tusenårsmålene) Nmfs bidrag til SCOPH-session Delegaten fra Nmf var aktiv bidragsyter i diskusjoner og arbeidsgrupper. Generell oppfatning av SCOPH Det faglige nivået var varierende på SCOPH. De som ledet sesjonene holdt et godt faglig nivå, men til tider var det mer fasilitering enn informasjonsformidling. Siden denne GAen var annerledes enn tidligere GAer, ble det arrangert en mini-prosjekt-presentasjon under SCOPHsesjonen i stedet for en felles stor presentasjon hvor alle deltakere kan være med. Vanligvis har SCOPH et godt program, men dessverre tok «reform-arbeidet» større deler av timeplanen enn det det kanskje burde ha gjort. Hvilke erfaringer fra SCOPH tas med tilbake til Nmfs arbeid? Det var noen prosjekter som ble presentert på SCOPH som var interessante også når det gjelder hjemlige forhold. Delegaten fra Norge skal formidle informasjon om Smile-Xprosjektet, samt se på muligheten for å etablere et slikt prosjekt i Bergen.
Rapport fra SCORP (Standing Committee on Human Rights and Peace) Delegat: Malin Klingvall SCORP arbeider hovedsakelig med temaer knyttet til flyktninger og fred. Følgende er temaer som ble tatt opp under SCORP-sesjonen: Mental helse Flyktningers helse Menneskerettigheter Informasjonsdeling Nmfs bidrag til SCOPH-session Delegaten fra Norge bidro aktivt i sesjonen. Generell oppfatning av SCORP Fokuset var i hovedsak på reformen. Det kunne ha vært flere foredrag framfor workshops. De mer erfarne deltakerne hadde god faglig kunnskap og var dyktige. En ser store forbedringspotensialer i SCORP. Arbeidsgruppe Malin Klingvall deltok i arbeidsgruppen om informasjonsdeling. Hvilke erfaringer fra SCORP tas med tilbake til Nmfs arbeid? Det vil bli vurdert om framtidige delegater fra Nmf skal holde presentasjon under SCORP for å heve kvaliteten i SCORP-sesjonene.
Rapport fra SCORE (Standing Committee on Research Exchange) Delegater: Stefan Randjelovic og Elisabeth Holven SCORE er komiteen som har ansvar for forskningsutveksling. Gjennom Nmf har medlemmene våre muligheter til å delta i forskningsutveksling. Denne ordningen er blitt betydelig styrket i løpet av de siste årene. Følgende er temaer som ble tatt opp under SCOREsesjonen: Ny database Pre-departure training Kvalitetssikring og kvalitetsheving i forskningutveksling Forskningsutvekslingens omdømme Nmfs bidrag til SCORE-session Stefan Randjelovic og Elisabeth Holven var aktive deltakere i sine arbeidsgrupper. De bidro aktivt i diskusjoner og gruppearbeid. Generell oppfatning av SCORE Det faglige nivået var mye høyere enn under mars-møtet tidligere i år. Det var også gjort store organisatoriske forbedringer. Delegatene mener imidlertid at det fortsatt er mulig å gjøre ytterligere forbedringer innen dette området. Arbeidsgrupper Elisabeth Holven deltok i arbeidsgruppen om kvalitetssikring og kvalitetsforbedring. Etter endt gruppearbeid kom deltakerne fram til følgende framtidige mål: - Oppdatere databasen oftere. - Evaluere hvert prosjekt som gjøres tilgjengelig for framtidige søkere. - Arbeide med at det skal skrives rapport etter forskningsoppholdet. - Arbeide med nye «forberedelsespakker» til studenter som skal reise på forskningsutveksling. - Arbeide for å formalisere kontakten mellom de lokale prosjektutvekslingsansvarlige og universitetene.
Stefan Randjelovic deltok i arbeidsgruppen om «utfordringer i forskningsutvekslingen». Deltakerne i denne arbeidsgruppen skrev ned alle mulige utfordringer som de kom på og som de hadde hatt når det gjelder forskningsutveksling. Deretter ble løsninger på disse problemene diskutert. Hvilke erfaringer fra SCORE tas med tilbake til Nmfs arbeid? Det er utarbeidet et skriv med oppsummering, og det er tenkt brukt i arbeidet med utfordringene vi har i Norge, spesielt med tanke på å rekruttere nye veiledere, beholde de gamle og jobbe videre med en bedre og bærekraftig løsning på innlosjering av studenter som kommer til Norge. prega Elisabeth Holven og Malin Klingvall deltok på TNT-preGA og er nå IFMSA-sertifiserte trainere. Prosjekt Pga at dette var en mini-ga og reform-ga så ble det ikke holdt noen ordinære «Project Fair»-sesjoner. Trainings Elisabeth Holven og Malin Klingvall holdt training selv for første gang. Det ble avholdt training i flere temaer. Her er noen utvalgte temaer som delegatene fra Norge deltok på: time management, leadership skills, advocacy, PR og team building. Kvaliteten på trainingene var varierende, noen var gode, mens andre var mindre gode. Theme event Temaet for GA var "i-health, technology based medicine". Technology for detecting malign melanoma Det ble holdt et foredrag om hvordan billediagnostiske metoder kunne anvendes for å oppdage malignt melanom. Global surgery Hampus som er masterstudent i global helse og medisinstudent holdt et foredrag om «global surgery». Her ble det drøftet hvorvidt kirurgi er en del av «global helse»-feltet
Dermatology and plastic surgery Dette foredraget ble holdt på spansk og live-oversettelse fungerte ikke optimalt. Sexual reproductive health Her ble det orientert om ulike utfordringer innen seksuelll reproduktiv helse. Forskjellene mellom u. og i-land ble også belyst mtp temaet. FINO Hour Dessverre ble det ikke holdt noen ordinær «FINO hour» på grunn av at ikke alle FINOkoordinatorene var til stede og fordi de nordiske landene prioriterte å bruke tiden på reformarbeidet.
The Santiago Resolution on Strengthening IFMSA August 6th, Santiago de Chile, Chile General Assembly August Meeting 2013 Proposed by: IFMSA Executive Board 2012/13 (Roopa Dhatt-IFMSA President, Lujain Al-Qodmani -VPI, Usman Mushtaq-VPE, Fabian Klein-Treasurer) Adopted at the AM13 Plenary Drafted by: Reform Drafting Committee (Fredrik Johansson-VPE-Elect/LoUNESCO, Agostinho Sousa Reform Assistant/LME, Patricia Fruelund-IMCC-Denmark, Simona Gentile SISM-Italy, and Joe Cherabie-LeMSIC-Lebabon) This resolution seeks to unite National Member Organisations and the Team of Officials in the future steps towards strengthening IFMSA. The resolution strives to create an inclusive, transparent and thorough process that will ensure that we work together towards an improved IFMSA for the members and communities we serve. 1 Basics The Reform Drafting Committee recommends the: 1.1) Formation of a Task Force (TF) to be responsible for the strengthening process after the General Assembly August Meeting 2013 The Task Force (TF) shall consist of the following 10 members and be recruited within two weeks from the end of the assembly: 2 Alumni 1 External consultant c/o WMA B.P, 63,01212 Ferney-Voltaire CDEX FRANCE Tel. +33 (450) 04 47 59 Fax. +33 (450) 40 59 37 www.ifmsa.org
7 additional members should be selected after an application process with motivation letters, ensuring the best representation possible of both Regions and Standing Committees Purpose To execute the action points recommended in this resolution The details of the TF are in the annex 1 1.2) Adoption of the following timeline for execution of action points Until October 1st - All relevant materials collected Until February 1st - End of consultation process with professionals and NMOs online as well as at Regional Meetings Until March 1st - Final draft of proposed changes, if any, ready General Assembly March Meeting 2014: Agreement on the way ahead approved Between MM14 and AM14: If needed, suggestions on changes translated into specific bylaw and constitution change proposals, Terms of Agreements and Internal Operating Guidelines. At AM14: Eventual changes to the Constitution & Bylaws are adopted. 2 Specifics The Task Force (TF) should: 2.1 Consider tangible ways of improving the communication channels and bilateral accountability framework between IFMSA leadership and IFMSA members, which includes mechanisms for setting realistic and explicit expectations, pre-defined indicators to measure success as well as rethinking internal reporting and evaluation systems. 2.2 Continue the work of the 2012 Small Working Group on Supervising Council Reform in order to reach a conclusion on whether the work of the Federation could be improved by separating its advisory and investigative elements into separate bodies. 2.3 With the assistance of expert consultants in organizational structuring, evaluate if the management of the Federation could benefit from having separate strategic and executive leadership bodies as well as smaller decision making elements that avoids both ill-defined task overlaps and micromanagement. c/o WMA B.P, 63,01212 Ferney-Voltaire CDEX FRANCE Tel. +33 (450) 04 47 59 Fax. +33 (450) 40 59 37 www.ifmsa.org
2.4 Finalise a work description for potential permanent secretariat staff, define the operational work relations between IFMSA leadership and staff, and evaluate the financial sustainability of such a model. 2.5 Carefully examine specific approaches to promote increased engagement of National Member Organisations and IFMSA Regions in internal and external representation. 2.6 Review concrete ways of adding to the current IFMSA meeting structure features such as a clearer communication between Organising Committees and IFMSA leadership, outcome-oriented session planning, mechanisms for delegate empowerment and accountability, as well as IFMSA assistance in financial and operational planning and management. Annex 1 The main purpose of the Task Force (TF) will be the implementation and execution of the resolution adopted at AM13.. The call for the TF should be made by the EB within 7 days after the General Assembly, who will delegate the selection to the EB-Elect as they will mainly cooperate with the TF. Applications containing a motivation letter should be proposed within two weeks. The EB-elect should select within 7-days the members for the TF. At first the TF should appoint a coordinator within 7 days, who is responsible for ensuring the outcomes. Then they start developing a work plan and this should be published by the 1st of October, when the next Team of Officials starts its term. To guarantee the efforts being made so far are brought towards a conclusion at MM14 strict working rules are necessary: The TF will in their first meeting ensure clear task division between each of the group elements 48h as a maximum for responding to emails Committing a certain number of hours to work on this every week At least 2x Skype calls every month for coordinating the efforts Members can be asked to leave the group by the coordinator if they are not acting according to these rules. c/o WMA B.P, 63,01212 Ferney-Voltaire CDEX FRANCE Tel. +33 (450) 04 47 59 Fax. +33 (450) 40 59 37 www.ifmsa.org
Task Force on General Assemblies & Regional Meetings Report 1 st July 2013. I Introduction The Task Force on General Assemblies (GAs) & Regional Meetings (RMs) was created during AM12 in Mumbai in response to growing concern about the sustainability of existing meeting models. As approved by the plenary, the objectives of this Task Force are: 1. To analyze problems which have arisen at August Meeting 2012 in India and at previous meetings (including financial arrangements, logistics, relationship between OC, EB/TO, NMOs and externals) and identify any systemic flaws responsible for these problems. 2. To assess the objectives of General Assemblies and Regional Meetings 3. To evaluate the extent to which the current model of meeting allows these objectives to be attained (including factors such as number, quality and character of events). 4. To present a range of possible models to improve our meetings including possible solutions to systemic flaws and alternative models for meetings that would best advance IFMSA s objectives. Task Force members: 1. Geneviève Bois, IFMSA-Québec 2. Elizabeth Wiley, AMSA-USA 3. Mira Kjelsen, IMCC-Denmark 4. Anya Gopfert, MEDSIN-UK 5. Marine Jourdan, AMNF-France 6. Mirjana Spasojevic, IFMSA-Serbia 7. Omar Safa, IFMSA-Egypt (TF coordinator until MM2013) 8. Ye XiuHui, IFMSA-China 9. Salma Mohamed Hassan, MEDSIN-Sudan 10. Chijioke Kaduru, FGMSA-Ghana II Data (Methods & Analysis) A. Prior OC Survey B. Prior OC Financials III Discussion Key Problems identified by previous OCs: Financial Sustainability and Logistical Feasibility of GAs - the OC found fundraising challenging for such a costly event (higher registration fees desired, less delegates desired, reduce expectations regarding luxury) - Disconnect between decision making and financial liability
Lack of OC autonomy in decision making and communication barriers - lack of information from previous OCs regarding how to organize a GA and the EB themselves having had no experience organizing a GA - communication between the EB and the OC (especially receiving documents by the deadline stated by the EB) - No clear guidelines on what is the allowed level of involvement from the EB\TO in the GA\ RM organization Lack of purpose to GAs, particularly presidents' and SC sessions. Based on the data collected, the TF considered Four possible models for reform of GA/RMs: - Continue with current system, and focus on ensuring the financial sustainability of GAs - Continue to have two GAs, but make these smaller GAs ie. 8 people per country. Alongside this, Regional Meetings should be more strategically timed ie. at similar times of year to facilitate similar working patterns in different regions. - One large GA (and 2 RMs each year). - One large GA, One smaller presidents (+/- NEOs) GA, and one RM. Alongside this model could be individual Standing Committee meetings focused on specific outcomes and trainings for members of that Standing Committee. There could also be other smaller meetings with specific outcomes. IV Challenges & Limitations This TF has struggled to coordinate completion of tasks in a timely manner. Following MM 2013 USA, the possibility of adding additional TF members was considered but no consensus was reached. After MM2013, coordinator left the TF and we agreed to have acting TF coordinator, but never announce that officially, since we had troubles to get replay from al TF members. Limited cooperation of previous OCs, hence the amount of data collected was neither inclusive nor representative to all the target group. We managed to collect documents just from 2 previous GAa (AM2006 Serbia and AM2011 Denmark) both from Europe. Plus we managed to collect reports from EDSA and IADS about their GA procedure and organization. No communication with current EB despite our efforts. V Suggestions active members of this TF couldn t agree to put official recommendations in this report, but just suggestions. We believe that due to challenges and limitations we couldn t prepare decent report and we strongly believe that this topic should be discussed more and with much more attention, preferably during AM2013. Financial Sustainability and Logistical Feasibility of GAs -Consider and explore the possibility of having GAs in the same place each year, with a specifically elected team of people to organize these. This would improve institutional memory and the same venues etc. could be used reducing logistical workload. However, active members of this TF couldn t agree that this is good idea, since some of us think that this idea would kill the core of IFMSA as International organization. From the financial aspect this idea could be valid. - Elect GA hosts 2 years in advance.
- No early or late fees, standard fee for all delegates. -Create an International OC, this would be a board of previous OC members, who would provide support and advise to new OCs regarding organization and financial management amongst other things. As the host NMO takes on financial risk, the last say over financial transactions should remain with them. The EB also needs to oversee proceedings to ensure that there will not be catastrophes. - To have OC President in charge for GA not NMO. In case of any problems, OC President is responsible, by his name not entire NMO. Lack of OC autonomy in decision making and communication barriers - Consider having an OC member in the TO. This would improve communication and autonomy of both parties. - Create a clear manual on the responsibilities and limits of both the OCs and EB\TO. Lack of purpose to GAs, particularly presidnets' and SC sessions - All Standing Committee sessions should be strategically planned with specific outcomes to ensure long term development and continued work between GAs, as well as improved impact assessment. -Ensure good quality and a large variety of trainings at all IFMSA events during the year. This is one of the largest benefits to our members. Due to the above mentioned limitations of low activity in the TF and the small amount of data collected, the TF has no concrete recommendations, but would strongly advise that NMOs consider the above listed recommendations/ suggestions while discussing the GAs/RMs reform. That is why we are going to share all documents we collect with you. VI Members of TF who created this report Elizabeth Wiley, AMSA-USA Anya Gopfert, Medsin-UK Mirjana Spasojevic, IFMSA-Serbia (IFMSA SecGen 2011/2012) Salma Abdalla, MedSIN-Sudan (IFMSA SecGen 2013/2014) At the end we would like to thank IMCC-Denmark, IFMSA-Serbia and IFMSA LOSO Aleksandar Lukic for their cooperation.