Regional HR-handlingsplan for perioden 2014-2015 Helse Midt-Norge Godkjent av HR-direktør ved Helse-Midt-Norge RHF, 26.2.2014
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Hensikt med planen og HR-funksjonens rolle... 3 1.2 Revisjon og rapportering... 3 2 Strategisk grunnlag for HR-handlingsplan... 3 2.1 Strategimodell... 3 2.2 Helse Midt-Norge RHFs visjon, hovedoppgaver og verdigrunnlag... 4 2.3 Strategi 2020 for Helse Midt-Norge RHF... 4 2.4 Andre førende dokumenter og relevante styrevedtak... 5 3 Utfordringsbildet i et HR-perspektiv... 6 4 Fokusområdene i HR-handlingsplan... 7 4.1 Kompetanse... 8 4.2 Ressursstyring... 8 4.3 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)... 9 4.4 Ledelse... 9 5 Langsiktige mål... 10 5.1 Kompetanse... 10 5.2 Ressursstyring... 10 5.3 Helse, miljø og sikkerhet... 10 5.4 Ledelse... 10 6 Tiltak... 11 6.1 Kompetanse... 11 6.2 Ressursstyring... 15 6.3 Helse, miljø og sikkerhet... 18 6.4 Ledelse... 21 7 HR indokatorer oversikt... 22 2
1 Innledning 1.1 Hensikt med planen og HR-funksjonens rolle Medarbeiderne og den kompetansen disse har, er den viktigste ressursen for å realisere helseforetakenes mål til enhver tid. Det HR-faglige arbeidsområdet dekker et stort spenn av oppgaver som skal sikre målrettet bruk og utvikling av kompetansen. Dette er det primære arbeidsområdet for den enkelte linjeleder. HR-avdelingene/-medarbeiderne skal støtte linjelederne i dette arbeidet, og samtidig synliggjøre for disse hvordan HR-faglig kompetanse kan nyttiggjøres for å realisere strategier og mål Regional HR-handlingsplan er et verktøy for å sikre at felles mål og tiltak innenfor HRområdet støtter opp under overordnede mål og strategier. Samtidig skal handlingsplanen baseres på kritiske behov for utviklingstiltak som identifiseres i helseforetakene som bestillinger fra linjeledelsen, og den skal støtte opp under andre sentrale utviklingsprogrammer. Handlingsplanen er videre et viktig redskap for å utvikle selve HRfunksjonene, og legger føringer for samarbeidet mellom disse i Helse Midt-Norge. 1.2 Revisjon og rapportering Tiltakene i planen rulleres årlig som oppfølging av rulleringen av overordnet strategi for foretaksgruppen (strategi 2020), oppdragsdokument og foretaksmøte. Rulleringen gjøres i felleskap av HR-direktør v/rhf og lederne av HR-avdelingene i helseforetakene. Disse er ansvarlige for å forankre handlingsplanen i sine respektive foretak. Status for prosjekter og tiltak i handlingsplanen oppdateres løpende med tertialvis gjennomgang av ansvarlige i personalsjefsnettverket. 2 Strategisk grunnlag for HR-handlingsplan 2.1 Strategimodell Regional HR-handlingsplan skal støtte opp under Helse Midt-Norge RHFs hovedoppgaver. Handlingsplanen er forankret i Helse Midt-Norge RHFs visjon, verdigrunnlag, årlig strategirullering på overordnet nivå (strategi 2020) og løpende styringsbudskap gitt av Helseog omsorgsdepartementet gjennom nasjonale strategier, oppdragsdokument og foretaksprotokoll. Oppdragsdokument og foretaksprotokoll fra Helse Midt-Norge RHF til helseforetakene slås sammen til ett dokument fra i år av og heter «Styringskrav og rammer». Regional HR-handlingsplan representerer nivå 3 i Helse Midt-Norge RHFs strategimodell, og de strategiske mål og utfordringer frem mot 2020 ligger som et overordnet rammeverk på nivå 1 (jfr. fig 1). Strategi 2020 er sist revidert og vedtatt av styret i Helse Midt-Norge RHF 12.12.13. 3
Strategimodell Lov og forskrift Utfordringsbildet 2020 Strategiske mål og utfordringer Nivå 1 Hovedoppgaver; Pasientbehandling, forskning, utdanning, og opplæring Vurdering ut fra; - Nye føringer - Ny kunnskap - hva ikke lyktes med/sikre gjennomføring Strategiske grep Nivå 2 Risikovurderinger Tiltak og kortsiktige mål Årlig fokus Regionale prosjekt HF-oppdrag Styringsdokument, Foretaksmøter RHF-oppdrag Nivå 3 Fig. 1. Helse Midt-Norge RHFs Strategimodell 2.2 Helse Midt-Norge RHFs visjon, hovedoppgaver og verdigrunnlag Visjon: På lag med deg for din helse Hovedoppgaver: Pasientbehandling Forskning Utdanning av helsepersonell Opplæring av pasienter og pårørende Verdier: Trygghet Respekt Kvalitet 2.3 Strategi 2020 for Helse Midt-Norge RHF Strategi 2020 hadde følgende strategiske mål og utfordringer (nivå 1 i strategimodellen) Utfordringer Strategi 2020: Mål strategi 2020: 1. Befolkningens sammensetning og behov endres 2. Tydeligere krav til dokumentert kvalitet 3. Ansatte i helsetjenesten blir en knapphetsfaktor 4. Økonomisk vekst bremses for spesialisthelsetjenesten 1. Styrket innsats for de store pasientgruppene 2. Kunnskapsbasert pasientbehandling 3. En organisering som underbygger gode pasientforløp 4. Rett kompetanse på rett sted til rett tid 5. Økonomisk bærekraft 4
For å nå hovedmålene i Strategi 2020 gjelder følgende strategier: Bedre kvalitet og pasientsikkerhet Effektivisere driften for å sikre økonomisk handlingsrom Dette skal realiseres gjennom: o Standardisering og effektivisering av pasientforløp og arbeidsprosesser støttet av hensiktsmessige IKT-løsninger o Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet o Bedre samhandling mellom enheter og nivåer i helsetjenesten o Videreutvikle tverrfaglige, kompetente og bærekraftige fagmiljøer o Ta i bruk pasientens egne ressurser I rullering av Strategi 2020 vedtok styret at strategiene skal operasjonaliseres gjennom etablering av programmer. Dette for å sikre at foretaksgruppen arbeider systematisk og helhetlig. Følgende program skal igangsettes/er igangsatt: o program for kvalitet og pasientsikkerhet o program for effektivitet og virksomhetsstyring o program for gjennomføring av IKT Strategi og IKT Handlingsplan, som allerede er godt i gang Tiltakene i Regional HR-handlingsplan skal støtte opp under disse programmene, og i størst mulig grad gjennomføres som en integrert del av disse. 2.4 Andre førende dokumenter og relevante styrevedtak Andre dokumenter som legger føringer for HR-handlingsplan er: o Personalpolitikk for Helse Midt-Norge RHF (revidert 2008) o Seniorpolitikk for Helse Midt-Norge RHF (2008) o Kvalitetsstrategi for Helse Midt-Norge RHF 2011-2015-«Litt bedre i dag enn i går..» o Regional styresak: 72/12 Kompetanse og kapasitet - legeressurser: Rapporten skal følges opp med: systematisk og kontinuerlig kompetanseplanlegging, både på foretaksnivå og regionalt nivå. Sårbarhetsanalyser og tiltaksplaner for å redusere sårbarheten er viktig for å sikre et helhetlig og likeverdig tjenestetilbud en god koordinering av spesialiseringsløpene for leger i regionen med sikte på å dekke framtidige spesialistbehov i foretakene etablere nødvendige personalpolitiske virkemidler for å sikre rekruttering innenfor de mest rekrutteringsutsatte områdene 5
3 Utfordringsbildet i et HR-perspektiv I tillegg til de eksterne utfordringer beskrevet i Strategi 2020 gjelder følgende interne utfordringer i foretaksgruppen knyttet til HR-området: o Fortsatt behov for å videreutvikle den HR-faglige kompetansen som skal støtte ledere i sitt arbeid o Fremtidige utfordringer i spesialisthelsetjenesten krever fortsatt innsats for å støtte og styrke ledere og ledelsesfunksjonene o Tydeligere krav til dokumentert kvalitet forutsetter dokumentasjon av kompetanse o Manglende rapportering og håndtering på systemnivå av uønskede hendelser/hms hendelser, som er et viktig ledd i kvalitetsarbeidet o Delvis mangelfullt verktøy og systemstøtte for å underbygge systematisk kompetanseplanlegging og kompetanseutvikling systematisk aktivitets- og bemanningsplanlegging systematisk HMS-arbeid systematisk personalforvaltning o Økende gjennomsnittsalder for en del faggrupper o Innen enkelte fagområder er det vanskelig å rekruttere tilstrekkelig antall fagpersoner o Stor andel deltid gjør at kapasiteten ikke utnyttes godt nok o Manglende etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser o Høyt sykefravær og uføregrad innen enkelte stillingsgrupper 6
4 Fokusområdene i HR-handlingsplan Faktorer som virker inn på kvalitet, pasientsikkerhet og effektiv ressursbruk er blant annet relatert til ledelse, arbeidsmiljøforhold for leder og ansatte, organisasjonskulturelle forhold, kompetanse og organisering. Basert på disse faktorer, utfordringsbildet og Strategi 2020 vil HR-handlingsplan ha fokus innenfor følgende områder: Kompetanse med vekt på prosess- og systemstøtte knyttet til å rekruttere, beholde og utvikle kompetansen hos medarbeidere, ledere og team og sikre bærekraftig utvikling. Herunder videreutvikling av HR-funksjonen og økt samarbeid på tvers i foretaksgruppen. Ressursstyring med vekt på prosess- og systemstøtte for å sikre bemanningsplanlegging tilpasset aktiviteten. Dette for å oppnå bedre utnyttelse av de samlede personellressursene og sikre økt tilgjengelighet. Helse, miljø og sikkerhet med fokus på vår HMS-kultur som et viktig bidrag inn i kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeidet, gjennom blant annet å styrke og utvikle kompetanse for leder og HR-personell innen arbeidsmiljø- og organisasjonsutvikling. Ledelse med vekt på ledelsestøtte innen områdene som nevnt over, lederopplæring innen arbeidsmiljøarbeid, ressursstyring og regionale ledersamlinger med vekt på å bygge felles kultur. Hovedtiltakene i HR- handlingsplan vil være innenfor følgende innsatsområder (viser for øvrig til tiltaksmatrisene): o Standardisere og effektivisere HR- prosesser som kan understøttes av felles IKT-systemer innenfor fokusområdene. Dette inkluderer blant annet utarbeidelse av felles- policy, prosedyrer, retningslinjer, verktøy, systemstøtte, leder- og ansatteopplæring. o Styrke og utvikle HR-faglig kompetanse som kan støtte ledere i organisasjonsutviklingen o Sikre god kvalitet og utvikle målrettede HR-indikatorer som beslutningsgrunnlag for effektivitet og virksomhetsstyring. 7
4.1 Kompetanse Medarbeidere med rett kompetanse er en forutsetning for å sikre god pasientsikkerhet, kvalitet og effektivitet i pasientforløpene. Det er en lederoppgave på alle nivå å sørge for at virksomheten har rett kompetanse på kort og lengre sikt, og det er et ansvar for den enkelte medarbeider å holde seg oppdatert når det gjelder kunnskaper og ferdigheter. Med utgangspunkt i det utfordringsbildet som er beskrevet, er det behov for å forbedre og standardisere prosessene knyttet til planlegging, utvikling og rekruttering av kompetanse. Planer for kompetanseutvikling skal integreres i helhetlige utviklingsplaner og som en del av årshjulet for foretaket og foretaksgruppen. Dette kunnskapsgrunnlaget skal aktivt brukes i samarbeid med primærhelsetjenesten og utdanningsinstitusjonene for å styrke utdanningene for å møte samfunnets behov. Langsiktige kompetansebehov skal følges opp med målrettede utviklingsløp for medarbeiderne i samsvar med virksomhetens behov, kvalitativt gode rekrutteringsprosesser og samarbeid med utdanningsinstitusjonene. Både kortsiktige og langsiktige tiltak skal sikre at vi hele tiden har robuste og gode fagmiljø innenfor de rammebetingelser som gjelder til enhver tid. 4.2 Ressursstyring Alle enheter i Helse Midt-Norge RHF skal gjennom målrettet aktivitets- og bemanningsplanlegging, og sikre at ressurser anvendes på best mulig måte for å oppnå god kvalitet. Planleggingen må understøtte pasientbehandling, forskning, utdanning og opplæring av pasienter og pårørende. Ved aktivitets- og bemanningsplanlegging skal leder sørge for å planlegge i et langsiktig perspektiv, og på denne måten skape forutsigbarhet for pasienter og medarbeidere. God arbeidstidsplanlegging skal også bidra til å redusere sykefravær, øke andel heltid og øke gjennomsnittlig pensjonsalder. Brudd på arbeidstidsbestemmelser skal unngås og gjennomsnittlig stillingsandel skal økes. God ressursbruk i HF-ene forutsetter standardiserte arbeidsprosesser med systemstøtte. Dette krever at det etableres en felles standard i regionen som legges til grunn ved systemutvikling. Arbeidsprosessen skal gi god lederstøtte og legge til rette for hensiktsmessige selvbetjeningsløsninger. For å sikre gevinst skal arbeidsprosessen implementeres i det enkelte HF. 8
4.3 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Helse Midt-Norge RHF skal gjennom målrettet og systematisk HMS-arbeid skape et godt og helsefremmende arbeidsmiljø. Vi har et klart mål om null ulykker, skader eller tap. Vi har også en klar målsetting om null ulykker, arbeidsrelatert fravær og sykdom blant våre ansatte. For at vi skal klare å operasjonalisere slike målsettinger, må vi ha en åpenhetskultur. Det å melde avvik må bli godt mottatt på alle nivå i organisasjonen, formålet må være kontinuerlig forbedring. Det å iverksette læringstiltak basert på avvik er sentralt hvis reell forbedring skal finne sted. Helseforetakene har utfordringer og risikoområder knyttet til arbeidsmiljøet, derfor er helse, miljø og sikkerhet satsingsområde. HMS er et lederansvar og skal inngå i vårt daglige arbeid. Våre ansatte er også forpliktet til å medvirke. Vi er en arbeids- og kunnskapsintensiv virksomhet som er avhengig av et velfungerende, helsefremmende og trygt arbeidsmiljø. Et godt arbeidsmiljø er viktig både for den enkelte, og avgjørende for at Helse Midt Norge skal nå sine mål. Våre ansatte skal oppleve utvikling og få brukt sine ressurser fullt ut i foretaket. Alle ansatte skal behandles med respekt og oppleve trygghet på arbeidsplassen. Ytre miljø er ikke inkludert i denne planen. Med ytre miljø menes det arbeidet som gjøres i foretaksgruppen for å forebygge mot forurensning til luft, vann og jord. 4.4 Ledelse Helse Midt-Norge RHF har helt fra 2003 hatt fokus på å tydeliggjøre lederrollen og drive lederutviklingstiltak. I 2012 har vår foretaksgruppe, sammen med øvrige regioner, arbeidet med å etablere en felles plattform for utøvelse av god ledelse. Dette innebærer en tydeliggjøring av verdier, prinsipper, retningslinjer og krav til lederatferd. Verdigrunnlaget for utøvelse av ledelse er kvalitet, respekt og trygghet, og de nasjonale lederkravene som ble definert i forbindelse med dette arbeidet er: o Ansvarlig- og helhetstenkende o Endringsvillig og handlekraftig o Kommuniserende og inspirerende Ledelse i helseforetak handler om å ha både faglige, menneskelige, økonomiske og strategiske perspektiver for øye i utøvelsen av ledelse. Å være leder i et helseforetak betyr å stå i et kontinuerlig krysspress mellom ulike forventninger. Det å sikre felles forståelse av utfordringsbildet og foreta ledelsesmessige prioriteringer med dette som utgangspunkt, er vesentlig for å lykkes. Lederkravene utgjør et felles fundament, og det må arbeides videre med konkretisering og felles forståelse av hva som er god ledelse i helseforetaket. Dette er også en forutsetning for å sørge for riktig innhold i lederutviklingstiltak og riktig rekruttering inn i ledelsesfunksjonene. 9
5 Langsiktige mål 5.1 Kompetanse o Ledere på alle nivå skal til en hver tid ha oversikt over enheten sitt behov for kompetanse og kapasitet både på kort og lang sikt o Det skal foreligge konkrete planer for å dekke behovet, både eventuelle planer for rekruttering og utviklingsplaner for våre medarbeidere o Det skal foreligge standardiserte og dokumenterte arbeidsprosesser for kompetanseutvikling som sikrer god lederstøtte både operativt og strategisk. Kompetansehevende tiltak skal være lett tilgjengelig og kunne gjennomføres med god kvalitet og kostnadseffektivitet o Kompetansedeling skal skje mellom profesjoner, enheter og tjenestenivåer 5.2 Ressursstyring o Ledere på alle nivå skal sikre langsiktig bemanningsplanlegging tilpasset aktiviteten. o Ledere på alle nivå skal sikre bedre tilgang til arbeidskraft ved å ha god styring på planlagt fravær (ferie, permisjoner m.m.), redusere sykefravær, øke andel heltid og øke gjennomsnittlig pensjonsalder o Helse Midt-Norge RHF skal som hovedregel tilby heltidsstillinger ved ny rekruttering o Helse Midt-Norge RHF skal ha HR-støttesystemer som sikrer god lederstøtte til bruk i planlegging, drift og rapportering 5.3 Helse, miljø og sikkerhet o Helse Midt-Norge RHF skal ha et godt og helsefremmende arbeidsmiljø o Helse Midt-Norge RHF skal ha null arbeidsrelatert sykefravær o Helse Midt-Norge RHF skal ha null skader, ulykker eller tap 5.4 Ledelse o Helse Midt-Norge RHF skal ha et dokumentert system for rekruttering, utvikling og oppfølging av ledere, basert på nasjonale kjerneverdier og lederkrav. o Alle foretak skal ha etablerte programmer for lederutvikling o Alle foretak skal legge spesiell vekt på å styrke ledelse nærmest pasientbehandlingen 10
6 Tiltak 6.1 Kompetanse Langsiktig mål: o Ledere på alle nivå skal til en hver tid ha oversikt over enheten sitt behov for kompetanse og kapasitet både på kort og lang sikt. o Det skal foreligge konkrete planer for å dekke behovet. Planene bør inneholde vurderinger av hvordan rekruttere, beholde og utvikle våre medarbeidere og våre team Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program som understøttes Tiltak 1 fase 1: Utvikle og etablere felles kriterier og metode for løpende å analysere kompetanse- og kapasitetsbehov for leger i HMN. o Sikre standardisert ledelsesinformasjon på alle nivå o Bygge kompetanse på risiko- og sårbarhetsanalyser innen feltet o Bygge kompetanse både hos ledere og nøkkelpersoner o Etablere gjennomgående beslutningsgrunnlag for området Tiltak 1 fase 2: Vurdere om metoden som utvikles i tiltak 1 skal omfatte alle grupper. RHF leder prosessen og bruker etablerte regionale nettverk. Det samarbeides med de andre regionene og Helsedirektoratet Tilpasses kravene om at leveransen skal være en del av Årlig melding - plandel 2015 Vurderes mot slutten av fase 1 Pasientsikkerhet og kvalitet: o Å redusere sårbarheten i våre fagmiljøer vil være avgjørende for at HMN kan levere god kvalitet på sikt. Effektivitet og virksomhetsstyring o Dagens virksomhetsstyring har en betydelig risiko i seg pga manglende kunnskap om kompetanse og kapasitet 11
Tiltak 2 fase 1: Etablere planer for å redusere sårbarheten for definerte grupper av leger. Er sårbarheten samlet sett stor, kan RHF koordinere tiltak. HFene har et løpende ansvar for å redusere sårbarheten. Tiltak 2 fase 2: Vurdere om metoden som utvikles i tiltak 1 skal omfatte alle grupper. Vurderes mot erfaringer tiltak 2 Tiltak 3 Det skal etableres et prosjekt som skal sikre riktig dimensjonering og bedre koordinering av spesialistutdanningen for leger i hele regionen. Arbeidet skal sees i sammenheng med de nasjonale prosessene (Revidering av spesialiststruktur og spesialistutdanning for leger). RHF er prosjekteier. St. Olavs Hospital, HMR og HNT deltar i prosjektet Prosjektet etableres senest april 2014. Fremdriften avstemmer også de nasjonale løpene for leger i spesialisering 12
Langsiktig mål: Det skal foreligge standardiserte og dokumenterte arbeidsprosesser for kompetanseutvikling som sikrer god lederstøtte både operativt og strategisk Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Utvikle og ta i bruk standardiserte prosesser for kompetanseutviklingen med systemstøtte. Tiltak 1: Ferdigstille et godt forankret beslutningsgrunnlag for implementering av IKT-støtte som fremmes for styringsgruppe e-helse. Prosjektets videre gang avhenger av styringsgruppens beslutning. Tentativt vil følgende prosess være aktuell: Tiltak 2: I samarbeid med HFene, oppstart implementeringen av IKT-støtte i utvalgte organisatoriske enheter. Tiltak 3: Bredde systemet i foretaksgruppen og ferdigstille implementeringen i hele foretaksgruppen. RHF: Prosjekteier i samarbeid med IKT-programkontor. HF: Bidra i utformingen og forankringen av oppdraget. RHF: Prosjektledelse og koordinering. HF: Lokal mottaksorganisasjon. RHF: Prosjektledelse og koordinering. HF: Lokal mottaksorganisasjon. Snarest Ila høst 2014 Utløp 2016 Pasientsikkerhet og kvalitet: - Riktig kompetanse på helsearbeideren en avgjørende forutsetning for kvalitet og sikkerhet. IKT: - En sentral del av programområdet administrativ støtte og ledelsesinformasjon. Effektivitet og virksomhetsstyring: -Betydelig effektiviseringspotensiale i arbeidsprosessene knyttet til utvikling av medarbeiderne. - kritisk manglende kunnskap om sårbare fagmiljøer på kort og lang sikt. 13
Langsiktig mål: Kompetansedeling skal skje mellom profesjoner, enheter og tjenestenivåer Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Videreutvikle læringsportalen som en hensiktsmessig plattform for kompetanseutvikling i foretaksgruppen. Vurdere samarbeidsmuligheter med våre strategiske samarbeidspartnere (utdanningssektoren og kommunal sektor). Igangsette et kartleggingsarbeid i samarbeid med utdanningsinstitusjonene og kommunal sektor som identifiserer mulighetene for samarbeidet. Iverksette prioriterte samarbeidstiltak. Sikre at leverandørindustrien bruker læringsportalen der det er hensiktsmessig. Øvrige mål og tiltak kompetanse og utdanning: Det skal etableres en strategi for utdanning og kompetanse. Helseforetakene skal styrke fagopplæringen i tråd med vedtatte mål og tiltak (jf. Mål og tiltak for fagopplæringen i Helse Midt-Norge RHF 2013-2015). Det gjennomføres et forprosjekt og evt et hovedprosjekt for å etablere «Effektiv studentadministrasjon med bedre systemstøtte». RHF i samarbeid med helseforetakene og HEMIT Koordineres av RHF ved regionalt nettverk for læringsportalen RHF i samarbeid med HF Helseforetakene RHF prosjekteier Mars 2014 Høst 2014 Mars 2014 Orienteringssak til styret mars 2014. Ferdigstillelse beslutningssak til styret i desember 2014. RHF har dialog med HFene om måltall og planer for måloppnåelse, ila vår 2014. Beslutningsgrunnlag første halvår. Gjennomføring andre halvår. 14
6.2 Ressursstyring Langsiktig mål: o Helse Midt-Norge RHF skal ha HR-støttesystemer som sikrer god lederstøtte til bruk i ressursplanlegging, drift og rapportering o Ledere på alle nivå skal sikre langsiktig bemanningsplanlegging tilpasset aktiviteten Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Sikre god integrasjon og sammenheng mellom aktivitetsplanlegging og ressursplanlegging.) Tiltak 1: Integrere og videreutvikle RS og Op.plan for å synliggjøre tilgjengelige kompetanse/ressurser i Op.plan og synliggjøre planlagt aktivitet fra Op.plan i RS. o RHFet har systemansvar og koordinerer prosessen og arbeidsgruppen i samarbeid med Tjenestansvarlig for PRS (tjeneste 31) i Hemit o HFene bidrar i en felles regional arbeidsgruppe o Forarbeid 1.halvår 2014 o Implementering vår 2014 Pasientsikkerhet og kvalitet o bedre kvalitet i planlegging av operasjoner o Sikre riktig kompetanse. Økt mulighet til forberedelse til operasjon IKT En sentral del satsingsområde av programområdet administrativ støtte og ledelsesinformasjon som må hensynstas ved kravspesifikasjonen. Effektivitet og virksomhetsstyring Reduserer stryk pga manglende tilstedeværelse og kompetanse. Redusert ventetid. Færre fristbrudd. 15
Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program o Forarbeid 2014 RHFet har systemansvar og o Implementering koordinerer prosessen i samarbeid vår 15 med tjenesteansvarlig for PRS (tjeneste 31). Tiltak 2.: Synliggjøre tilgjengelige kompetanse/ressurser ved aktivitetsplanlegging på poliklinikk og synliggjøre planlagt aktivitet fra klinisk arbeidsflate i RS. Ferdigutvikling av RS-kube. Fullføre arbeidet med å utvikle støtteverktøy for å gjennomføre bemanningsanalyser for å se forbruk av bemanning iht til planlagt bemanningsforbruk på tvers av profesjoner og enheter. Hemit HFene bidrar i en felles regional arbeidsgruppe. o RHFet har systemansvar og koordinerer prosessen og arbeidsgruppen o HFene jobber felles i regional arbeidsgruppe o Sluttføring 1.februar 2014 o Produksjonssetting 1. kvartal 2014 Pasientsikkerhet og kvalitet o Bedre kvalitet i planlegging av poliklinikktimer. Sikre riktig kompetanse o Større forutsigbarhet for behandler, bedre mulighet til forberedelse o Færre fristbrudd IKT-handlingsplan En sentral del satsingsområde av programområdet administrativ støtte og ledelsesinformasjon som må hensynstas ved kravspesifikasjonen. Effektivitet og Virksomhetsstyring o Reduserer ventetid o Færre fristbrudd o Reduserer stryk pga manglende tilstedeværelse og kompetanse, reduserer behovet for å flytte på poliklinikktimer o Reduserer arbeidsmengden til merkantilt personale Effektivitet og virksomhetsstyring Optimalisere ressursforbruk. Bedre koordinert bemanningsplanlegging. 16
Sikre god systemstøtte for registrering av rapportering av avvik fra Arbeidstidsbestemmelsene. Ytterligere utvikling av systemstøtten modul lovsjekk for å bedre kvaliteten både ved registrering og rapportering. o RHFet har systemansvar og koordinerer prosessen o St. Olavs Hospital bidrag i utviklingene, de andre HFene bidrar ved testing Fortløpende 2014 Pasientsikkerhet og kvalitet Bidra til å avdekke uforsvarlig arbeidstidsplanlegging for å bedre arbeidsforhold. Sikre god og sammenlignbar styringsinformasjon fra personalsystemene. Felles kodeverk i PRS innad i HMN. Standardisere kodeverket mellom HFene i HMN, både i Tieto Personal og ressursstyringssystemet. Effektivisere og bedre systemstøtten i personalsystemet. Kartlegge arbeidsprosesser som er lite effektiv i personalsystemet og videreutvikle systemstøtten. Standardisert metode for å etablere prosesser og rutiner knyttet til årsplanlegging/kalenderplanlegging. Utarbeide retningslinjer/metode for å utarbeide arbeidsplaner i henhold til aktivitet. o RHFet har systemansvar og koordinerer prosessen og arbeidsgruppen o HFene jobber felles i regional arbeidsgruppe o RHFet har systemansvar og koordinerer prosessen og arbeidsgruppen i samarbeid med Tjenestansvarlig for PRS (tjeneste 31) i Hemit o HFene jobber felles i regional arbeidsgruppe o RHFet koordinerer prosessen og arbeidsgruppen o HFene jobber felles i regional arbeidsgruppe Fortløpende 2014 o Forarbeid 1. kvartal 2014 o Utvikling 2. og 3. kvartal 2014 o Forarbeid 1. halvår 2014 o Utarbeidelse 2. halvår 2014 Effektivitet og virksomhetsstyring o Mer effektiv rapportering ved bedre rapporteringsgrunnlag o Lettere å analysere på tvers av HF Effektivitet og virksomhetsstyring Effektivisere arbeidsprosessene knyttet til personalsystemet. Effektivitet og virksomhetsstyring Bedre arbeidstidplanlegging sikre mer effektiv ressursutnyttelse. 17
6.3 Helse, miljø og sikkerhet Langsiktig mål: Helse Midt-Norge RHF skal ha et godt og helsefremmende arbeidsmiljø Sikre systematikk og kontinuitet i HMS-arbeidet igjennom AMUS-arbeid og kompetanseheving for ledere og HR-personell innen arbeidsmiljø- og organisasjonsutvikling. Gjennomføre felles regional arbeidsmiljøkartlegging (AMUS). Dette inkluderer: o Forberede organisasjonen og gjennomføre kartlegging av arbeidsmiljøet o Opplæring/veiledning av ledere: hvordan bruke AMUS som et ledelsesverktøy i lokalt forbedringsarbeid Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Forarbeid 1. halvår o RHFet har systemansvar og 2014 koordinerer prosessen og arbeidsgruppen Datainnsamling 3. o HFene er gjennomføringsansvarlig kvartal 2014 og jobber felles i regional arbeidsgruppe etablere e-læringsprogram, veiledning til ledere hvordan bruke AMUS i det lokale forbedringsarbeidet o opplæring av HR-personell: hvordan være en ressurs for leder i oppfølgingsarbeidet med AMUS (veiledningskompetanse) o Implementere elektronisk HMS handlingsplanledelsesverktøy Rapportering og oppfølging oktober 2014-1. kvartal 2015 Implementering elektronisk HMShandlingsplan 1. kvartal 2015 Kvalitet og pasientsikkerhet: Arbeidsmiljø virker inn på sikkerheten og sykefravær o Psykososialt arbeidsmiljø anses som en operativ risikofaktor o Folk som ikke har det bra på jobb gjør en dårligere jobb o Et godt arbeidsmiljø tiltrekker og beholder gode ledere og medarbeidere Effektivitet og virksomhetsstyring: AMUS et verktøy for virksomhetsutvikling og overordnet styringsinformasjon. o Utvikling skjer igjennom mobilisering av ansatte 18
Langsiktig mål: Helse Midt-Norge RHF skal ha null arbeidsrelatert sykefravær Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Implementering og o RHFet har systemansvar og sørger opplæring 1. halvår for at modul blir løpende 2014 vedlikeholdt og utviklet o HFene sørger for testing, implementering og opplæring Skaffe kunnskap og styringsinformasjon om arbeidsrelatert sykefravær for å forebygge sykefravær med målrettede tiltak. o Sluttføre og implementere fraværsmodul RS i alle HF, for tettere oppfølging av den sykemeldte - ledelseverktøy o Gjøre det mulig å registrere hvorvidt sykefraværet er arbeidsrelatert i RS o Skaffe mer kunnskap om sammenhengen mellom organisasjon, ledelse og arbeidsrelatert sykefravær med fokus på lederkompetanse o Teste ut en metode for hvordan redusere arbeidsrelatert sykefravær, etablere en pilot o RHFet koordinerer og stiller med ressurser o HFet stiller som Pilot Kvalitet og pasientsikkerhet: Forebygging av sykefravær fører til mer stabilt personell, mindre behov for vikarer, sikrer tilstrekkelig og godt kvalifisert bemanning. Effektivitet og virksomhetsstyring: Sykefravær er en kostnad i seg selv. Standardisering og forenkling bidrar til effektivitet og virksomhetsutvikling. 1. halvår 2015 Kvalitet og pasientsikkerhet: Reduksjon av sykefravær fører til mindre behov for vikarer. Sikrer tilstrekkelig og godt kvalifisert bemanning. Reduksjon i avvik på arbeidstidsbestemmelsene. Bygge videre på AMUS arbeidet. Effektivitet og virksomhetsstyring: Sykefravær er en kostnad i seg selv. 19
Langsiktig mål: Helse Midt-Norge RHF skal ha null skader, ulykker eller tap Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Modul levert 1. o RHFet har systemansvar og kvartal 2015 sørger for at modul blir levert. o RHFet koordinerer etablering E- av e-læringsprogram læringsprogram o HFene sørger for testing, utvikles 1. implementering og opplæring halvår Sikre økt oppmerksomhet om det skadeforebyggende arbeidet knyttet til personskade ved å etablere rapportering på personskadefrekvens. o Fullføre og implementere modul «personskade» i RS o Etablere testing i HFene o Etablere e-læringsprogram, som ledd i opplæring hvordan bruke modulen basert på felles prosedyrer i foretaksgruppen, hvordan registrere og følge opp en personskade o Etablere H2-verdi som kvalitetsindikatorstyringsinformasjon som en del av statusrapporten og årlig HMS-rapportering HMS-avvik/uønskede hendelser og avvik skal registreres, rapporteres og håndteres på systemnivå. Evaluere vår HMS-kultur inkl. meldekultur og kvalitetssystemet(eqs). Sikre styringsinformasjon på strategisk og operativt nivå. Etablerer felles mal for årlig HMS-rapport. Regional tverrfaglig gruppe innen HMS og kvalitetsmiljøet koordinert av RHF. Regional tverrfaglig gruppe innen HMS og kvalitetsmiljøet koordinert av RHF Implementering og opplæring 2. kvartal 2014 Kvalitet og pasientsikkerhet: Arbeidsrelatert sykefravær en operativ risikofaktor. Effektivitet/virksomhetsstyring: Standardisering og forenkling bidrar til effektivitet og virksomhetsutvikling. 2015 Kvalitet og pasientsikkerhet Åpenhet, trygghet, erfaringsoverføring og læring som grunnlag for kontinuerlig forbedring. Må lære av feilene, krever gode systemer og ledelse. Effektivitet/virksomhetsstyring HMS gir god butikk! 2. kvartal 2014 Kvalitet og pasientsikkerhet Gir viktig styringsinformasjon for å sikre at vi er på rett vei. Effektivitet/virksomhetsstyring Gir viktig styringsinformasjon. 20
6.4 Ledelse Langsiktig mål: o Helse Midt-Norge RHF skal ha et dokumentert system for rekruttering, utvikling og oppfølging av ledere, basert på nasjonale kjerneverdier og lederkrav. o Alle foretak skal ha etablerte programmer for lederutvikling og legge spesiell vekt på å styrke ledelse nærmest pasientbehandlingen Delmål og tiltak (2014-2015) Ansvar Fremdriftsplan Program Styrke ledelsesfunksjonene på alle nivå og spesielt å forbedre rammebetingelsene for utøvelse av god ledelse på operativt nivå. o Utvikle e-læringstilbud innenfor utvalgte tema som er relevant for ledere. o Sikre god ledelsesstøtte for å frigjøre tid til ledelse for førstelinjeledere o Benytte deltakere som har gjennomført nasjonalt topplederprogram i utvikling av felles lederprogram o Utvikle felles nettverk for erfaringsutveksling av deltakere som har gjennomført Nasjonalt lederprogram o Definere felles kriterier for lederrekruttering og talentspeiding o HFene har ansvar for lederutvikling støttet av RHFet o o RHFet har koordineringsansvar via regionalt nettverk o RHFet koordinerer utvikling av e- læringsprogram I løpet av 2014 Kvalitet og pasientsikkerhet o Sikre godt arbeidsmiljø o Sikre riktig kompetanseutvikling o Færre avvikshendelser Effektivisering og virksomhetsstyring o Redusert sykefravær o Reduserte ventelister o Mer effektive ressursutnyttelser o Redusert antall fristbrudd o Utvikle et tilbud om formalisert lederutdanning, 30 studiepoeng. St. Olavs hospital har hovedansvar, RHFet deltar 21
7 HR indikatorer oversikt Vedtatte styringsparametre Styringsparametre Mål Datakilde Rapporteringsfrekvens Nasjonal indikator Bierverv Registrering Kuben Årlig melding? Ja Månedlig Gjennomsnittlig HF setter Kuben Ad rapport Nei stillingsstørrelse mål Avvik fra HF setter Kuben Ad rapport Ja Arbeidstidsbestemmelsene mål Månedlig Brutto HF setter Kuben Ad rapport Ja månedsverk/årsverk mål Månedlig Innleie Budsjett fastsatt av Finanskuben Ad rapport Månedlig HF Antall lærlinger HF setter Kuben Årlig melding mål for økning Sykefravær HF setter Kuben Ja mål Ad-rapport Månedlig Svarprosent AMUS 2014 80 % Nei Styringsparametre som vurderes innført Styringsparametre Mål Datakilde Rapporteringsfrekvens Arbeidsrelatert Under utvikling sykefravær Pensjon/uførhet Tall hentes fra KLP Nasjonal indikator Personskadefrekvens Vil være på plass i løpet av vår 2014 Andel etablerte HMShandlingsplaner på enheter HMS-opplæring ledere Utvikles i tråd med nasjonal indikator Utvikles i tråd med nasjonal indikator 22