Endelig rapport fra tilsyn med Bergen kommune ved Nav Ytrebygda 2014 Adressen til virksomheten: Postboks 24 Sandsli 5861 Bergen Tidspunkt for tilsynet: 06. november 2014 Kontaktperson i virksomheten: Hilde Skjelvik Larsen Kontaktperson Fylkesmannen: Marta Havre, telefonnr: 55 57 22 11 fmhomhv@fylkesmannen.no Sammendrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Bergen kommune ved Nav Ytrebygda 06. november 2014. Denne rapporten gjør greie for avvik som ble påpekt. Den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor området tilsynet omfattet. Under tilsynet undersøkte vi om kommunen gjennom sin styringsaktivitet ivaretar plikten til å finne midlertidig bolig i samsvar med sosialtjenesteloven 27. Det ble blant annet undersøkt hvordan kommunen sikrer: Tildeling av midlertidig bolig herunder hvordan kommunen gjør kjent adgang til å søke om midlertidig bolig, sikrer forsvarlig saksbehandling og sørger for å skaffe til veie plass i slik bolig. At tilbudet har forsvarlig standard jamfør rundskriv med hovednummer 35 til Lov om sosiale tjenester i NAV om kvalitetskrav til midlertidig bolig i dette ligger at boligen skal fylle kravene til hva som skal forstås som midlertidig bolig med hensyn til innholdet i tilbudet og hvordan det er organisert Overgang fra midlertidig til varig bolig at kommunen bistår med anskaffelse av varig botilbud Det ble påpekt følgende avvik: Avvik 1: Bergen kommune ved Nav Ytrebygda kan ikke alltid tilby midlertidig bolig tilpasset individuelle behov. Dato: 19. januar 2015 Helga Arianson revisjonsleder Øystein B. Jacobsen revisor 1
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Omtale av virksomheten - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten... 5 7. Regelverk... 5 8. Dokumentunderlag... 5 9. Deltakere ved tilsynet... 6 2
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved Nav Ytrebygda 06.november 2014. Tilsynet går inn som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten hos Fylkesmannen dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon. Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten tar hånd om ulike krav i lovgivningen gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfattet å undersøke: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter om tiltakene blir fulgt opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltakene er gode nok for å sikre at lovgivningen blir fulgt En systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten handler om avvik som er avdekt under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet virksomheten har gjort innenfor de områdene som tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gitt i lov eller forskrift 2. Omtale av virksomheten - spesielle forhold Partnerskapsavtale mellom Bergen kommune og Nav Hordaland regulerer overordnet ansvarsforhold for tjenesteytingen i Nav. Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsning har ansvar for sosiale tjenester, herunder kommunens ansvar etter sosialtjenesteloven 27 om midlertidig botilbud. Etat for sosiale tjenester har operativt ansvar for tjenestene. Etaten er inndelt i 8 Nav kontor, herunder Nav Ytrebygda. Nav Ytrebygda har en enhetsleder med ansvar for kommunale tjenester, herunder ansvar for å finne midlertidig bolig, samt oppfølging i samsvar med sosialtjenesteloven 17 og 27. Den kommunale delen av Nav kontoret er inndelt i 3 avdelinger, hvorav 2 fagavdelinger med oppgaver innenfor det kommunale tjenesteområdet; hhv. avklarings- og oppfølgingsavdelingen. Ansvar for behandling er søknader om midlertidig er lagt til disse to avdelingene. Avdeling for oppfølging har ansvar for å iverksette tiltak for å sikre overgang til varig bolig. Avdelingsleder i avklaringsavdelingen har fått delegert myndighet til å behandle søknader om tildeling av midlertidig botilbud i enhetsleders fravær. 3
3. Gjennomføring Varsel om tilsyn ble sendt ut 11.september 2014. Selve tilsynsdagen ble det gjennomført åpningsmøte, 7 intervjuer og sluttmøte. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før og under tilsynet er gitt i kapittel 8. 4. Hva tilsynet omfattet Det ble ført tilsyn med at Nav Ytrebygda - tildeler midlertidig botilbud av forsvarlig standard for dem som ikke klarer dette selv og at tilbudet har forsvarlig standard, er individuelt tilpasset og at de gir opplysning, råd og veiledning til den enkelte med å finne varig bolig 5. Funn Avvik 1: Bergen kommune ved Nav Ytrebygda kan ikke alltid tilby midlertidig bolig tilpasset individuelle behov. Avvik fra: Sosialtjenesteloven 27, jamfør 5 i samme lov, samt internkontrollforskriften 4 g og h Kommentar: Når lovens vilkår er oppfylt er retten til å få tilbud om midlertidig bolig som naturalytelse absolutt. Dette forutsetter at det til enhver tid er tilstrekkelig kapasitet på midlertidige botilbud som tilfredsstiller de grunnleggende kvalitative krav som loven stiller til de midlertidige botilbudene. For å ivareta de individuelle behovene er det videre nødvendig at de midlertidige botilbudene er tilstrekkelig differensierte. Krav til internkontroll innebærer at ledelsen må sørge for systematiske tiltak som er tilstrekkelige til at tildelingen skjer i samsvar med disse lovkravene. Videre må ledelsen ha en gjennomgang av virksomheten for å følge med på at tiltakene er tilstrekkelige. Dersom det avdekkes at tildeling av midlertidige botilbud ikke skjer i samsvar med lovkrav, må det settes i verk tiltak for å rette opp. Avviket bygger på: Bergen kommune inngår avtaler og legger alle rammene for kapasitet og kvalitet på de midlertidige botilbudene som Nav Ytrebygda benytter. Kapasiteten er generelt knapp. Jevnlig oppstår det situasjoner der Nav Ytrebygda ikke har et egnet midlertidig bosted å tilby, og en må da be noen klienter om å finne et sted selv. Noen får penger i stedet for bosted. Dette gjelder ungdom som ikke har et kjent, etablert rusmisbruk. Det gjelder også for personer som har behov for bo-oppfølging. Det er flere eksempler (vedtak) på at personer har fått penger i stedet for naturalytelse (bosted). Det er ikke registrert (eller meldt som avvik) hvor ofte personer blir bedt om å finne et sted å bo selv, selv om de etter loven tilfredsstiller kriteriene for å ha rett til et midlertidig bosted. 4
Flere brukere har dårlig bo-evne og behov for tettere bo-oppfølging enn det som er mulig å få eller gi ved flere av de midlertidige botilbudene som benyttes i dag. Dette gjelder botilbud uten bo-oppfølging. 6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten Målsettingen og ansvarsforholdene rundt tildeling av midlertidig botilbud er klare. Hovedproblemet er for liten kapasitet, for få botilbud med mulighet for bo-oppfølging og for lite differensierte tilbud. Disse forholdene fører til at kravet om individuell tilpasset bolig ikke alltid er mulig å oppfylle. Dette er meldt til øverste ledelse i kommunen. Kommunen arbeider langsiktig med å få etablert flere boliger med bo-oppfølging, men det er ikke gjort tilstrekkelige tiltak for å øke kapasiteten i bydelen inntil annet og mer langsiktig tilbud er bygget opp. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 Forvaltningsloven av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble sent over da revisjonen ble forberedt: Organisasjonskart Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsning Organisasjonskart Nav Ytrebygda Oversikt over ansvarlige for aktuelle organisatoriske enheter, med navn og stillingsbetegnelse Oversikt over ansatte, med navn og stillingsbetegnelse, som har oppgaver knyttet til temaet for tilsynet Delegasjonsreglement for de aktuelle tjenesteområdene Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder tildeling av og oppfølging av personer i midlertidig bolig Kopi av vedtaksmaler for tildeling av og/eller økonomisk stønad til dekning av midlertidig bolig Søknadsskjema og informasjonsmateriell Boligsosial handlingsplan, årsmelding og virksomhetsplan Kopi av inngåtte avtaler med private tilbydere av midlertidig botilbud. Oversikt over hvilke boligtilbud kommunen benytter som midlertidig botilbud Oversikt over hvilke boliger kommunen kan tilby som varig bolig til personer i midlertidig bolig 5
Oversikt over hvor mange personer som per 01.09.2014 ikke bodde i egen leid eller eid bolig, og hvor mange av disse som på dette tidspunktet var i fengsel, institusjon eller bodde midlertidig hos familie, venner eller kjente Oversikt over antall personer som bodde i midlertidig bolig, formidlet gjennom kommunen, per 01.09.2014 Oversikt over antall personer som i 2013 bodde i midlertidig bolig med kvalitetsavtale eller midlertidig bolig uten kvalitetsavtale, og hvor mange av disse som per i dag bor i egen bolig Liste over personer som har søkt/bedt om midlertidig bolig i 2014 med oversikt over dato for søknad, vedtak og når og hvor det ble gitt tilbud om midlertidig bolig Alle avslag (10) på tildeling av midlertidig bolig fattet i 2014 Oversikt over antall klager på avslag på tildeling av midlertidig bolig i 2013 og 2014 Oversikt over antall avviksmeldinger som gjelder de temaene det føres tilsyn med Rutiner for behandling av avvik Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 12 spesifiserte mapper ble fremlagt ut fra liste over personer som hadde fått vedtak om midlertidig botilbud i 2014. Flere vedtak i hver mappe ble gjennomgått samt journalnotater. 14 spesifiserte mapper ble gjennomgått. Mappene omhandlet personer som ikke hadde bolig 01.09.2014. Vedtak og journalnotater ble gjennomgått. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn av 11.september 2014 Oversendelse av dokumentasjon fra Nav Ytrebygda mottatt 17.oktober 2014 Ettersending av ny intern rutine fra Bergen kommune 22.oktober 2014 E-post med program for tilsynet av 23.oktober 2014. E-post med spesifisering av dokumentasjon til gjennomgang under revisjonsbesøket datert 31.oktober 2014 Telefon med spesifisering av ytterligere klientmapper 5.november 2014 9. Deltakere ved tilsynet Tabellen under gir en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Hilde Skjelvik Larsen sosialsjef, Nav Ytrebygda X X X Turid Elgaaen avdelingsleder, avklaring X X X Irene Vatne sosialkurator X X X Astrid Tuven Hopen saksbehandler X X X Monica Soltveit sosialkurator X X X Aina Takvam LAR konsulent X X X 6
Jostein Hestnes etatsleder, etat for sosiale tjenester X X X Fra Fylkesmannen deltok: Marta Havre Øystein Breirem Jacobsen Helga Arianson, revisjonsleder 7