Fullmakter ved Akershus universitetssykehus HF

Fullmakter ved Akershus universitetssykehus HF Gyldig fra: 1. januar 2014

Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 3 1.1. Relaterte dokumenter... 3 1.2. Fullmaktsene... 4 1.3. Etikk og habilitet... 5 1.4. Mediehåndtering... 5 1.5. Bierverv... 5 1.6. Kontrollfunksjoner... 6 1.7. Brudd på fullmakt... 6 1.8. Revisjon... 6 2. BEGREPER... 7 2.1. Rekvirent... 7 2.2. Godkjenning... 7 2.3. Anvisning... 7 2.4. Fullmakt... 7 2.5. Delegasjon (fast)... 8 2.6. Videredelegasjon... 8 2.7. Ansettelse... 8 2.8. Anskaffelser... 9 2.9. Innleie og utleie av lokaler/arealer... 9 2.10. Leasing... 9 2.11. Salg... 10 2.12. Pantsetting... 10 2.13. Gaver... 10 2.14. Bierverv... 11 2.15. Politianmeldelse... 11 3. FULLMAKTSMATRISE... 12 3.1. Overordnet... 12 3.2. Stabsfunksjoner... 14 3.3. Fullmaktstabell... 15 3.3.1. Overordnede fullmakter... 15 3.3.2. Økonomiområdet... 17 3.3.3. Anskaffelsesområdet... 25 3.3.4. Personalområdet... 30 2

1. INNLEDNING Styret vedtok reviderte fullmakter for Akershus universitetssykehus HF (Ahus) i sak 1xx/13 i desember 2013, gjeldende fra 1.1.2014. Administrerende direktør innehar fullmaktene knyttet til Ahus sin drift, og det er dennes rett og plikt å sørge for at den interne fullmaktsstrukturen er innenfor gitte rammer. Det operative ansvaret for fullmaktsheftet ligger hos Enhet for Økonomi og Finans, mens de ulike fagfeltene har ansvar for gjennomføring og vedlikehold av fullmaktsregistrene for sine områder. Fullmaktene tar utgangpunkt i helseforetaksloven, fullmakter fra foretakets eier Helse Sør-Øst RHF og Ahus sitt styre. Fullmaktene skiller mellom: Overordnede fullmakter Økonomiske fullmakter Anskaffelsesfullmakter Personalfullmakter Ansatte med fullmakter (fullmektig) forplikter seg til å forvalte disse i overensstemmelse med grensene som er fastsatt i fullmaktsheftet. Fullmektigen plikter også å respektere grensene for enhetens, foretakets strategi og gjeldende retningslinjer. Dette betyr bl.a. at ved innkjøp av utstyr, må kjøpet gjennomføres i hht fullmaktene som fremkommer i tabellen og samtidig være innenfor vedtatt, samt være forenlig med foretakets strategiske satsingsområder. Lov om offentlige anskaffelser setter grenser som foretaket er forpliktet til å overholde. 1.1. Relaterte dokumenter Dokumentet Fullmakter i Helse Sør-Øst av 12.06.08 er førende for etablering av fullmaktsheftet for Ahus, og finnes i growbusiness på sak 09/03981-6. Presisering av grenser for fullmakter fremgår av instruks for Ahus sitt styre og instruks for administrerende direktør. Relevante dokumenter er arkivert i growbusiness på sak 04/00108-62. Skjema for delegering av fullmakter ligger relatert til denne saken i EQS Dokument ID 19268 Lenke til skjema. Relevante lover og forskrifter knyttet til fullmakter er i hovedsak lagt inn i EQS med lenker til LovData. Personalhåndboken i EQS gir også viktige presiseringer knyttet til utøving av fullmaktene. 3

1.2. Fullmaktsene Fullmaktene tar utgangspunkt i gjeldende ansvarsstruktur i foretaket. Dette betyr at fullmaktene primært knyttes til hvilket man befinner seg på i organisasjonen, og den ansatte har fullmakt i kraft av sin stilling. Følgende er er gjeldende: Nivå 0: : Nivå 2: Nivå 3: Nivå 4: Nivå 5: BDM: Styret Administrerende direktør Direktør Avdelingssjef Seksjonssjef Team-/ enhetsleder Budsjettdisponeringsmyndighet Unntak fra regelen om å følge organisasjonskartet er gjort for følgende funksjoner: S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 Viseadministrerende direktør Økonomi- og finansdirektør IT-direktør Direktør Senter for Service og teknikk Økonomisjef Regnskapssjef Innkjøps- og forsyningssjef Fullmaktene gjelder også ved konstituering og pålagt stedfortredertjeneste, men da kun midlertidig. Detaljer for hvilke fullmakter som gjelder for de ulike områdene og ene, fremkommer i tabellen nederst i dette dokumentet (side 10-28). Registrering/endring av fullmaktsforhold Det skal benyttes egne skjemaer i EQS for delegering eller registrering av endringer av fullmakter Dokument ID 19268, Lenke til skjema. Signerte skjemaer sendes til regnskapsavdelingen i internposten, eller scannes og sendes elektronisk på e-post til regnskapspost@ahus.no. Oversikt over fullmektiger for økonomi- og anskaffelsesområdene, fremkommer og vedlikeholdes i fullmaktshierarkiet i økonomisystemet Oracle. Tilsvarende for personalfullmaktene fremkommer i GAT 4

1.3. Etikk og habilitet Det forutsettes at fullmektigen forholder seg til foretakets etiske retningslinjer utviklet av Helse Sør-Øst RHF, slik de ble vedtatt av styret 30.10.12 i sak 100-12, herunder overholder Ahus sine krav til habilitet. Fullmektigen skal handle til beste for Ahus uten motiver om egen eller andres private vinning. Handlinger som er egnet til å skape mistanke om at habilitetskonflikt foreligger, likestilles med faktisk regelbrudd. For å sikre habilitet skal transaksjoner relatert til en ansatt attesteres av vedkommendes overordnede. Dette gjelder f.eks, reisekostnader, kurs, timelister, ferieuttak og andre registreringer i GAT. Hvis man direkte eller indirekte vil kunne ha en privat fordel ved det man anskaffer på Ahus sine vegne så skal overordnete uansett orienteres og attestere. Når administrerende direktør har slike kostnader attesterer direktør for økonomi og finans. Ahus søker å tilrettelegge for at ansatte ikke skal komme i lojalitetskonflikt i forhold til sitt ansettelsesforhold, jf. intern rutine Ansettelser og habilitet, ID-nr 3190 i EQS. Det presiseres at det er leders ansvar at lønn er i hht. skriftlige avtaler, overenskomster og godkjente turnuser. Leder har ikke anledning til personlig tolkninger av regelverket i egen enhet, men må rette seg etter toppledelsens policy. 1.4. Mediehåndtering Ansatte med lederansvar og/eller selvstendig faglig ansvar kan uttale seg til mediene om saker som angår eget ansvarsområde (leder 1-4) Den som har ansvar og beslutningsmyndighet i en sak, har også informasjonsansvar internt og eksternt. Dette innebærer også ansvar for mediekontakt/-håndtering i samarbeid med Kommunikasjonsavdelingen Det er styreleder, adm.direktør, viseadministrerende, økonomidirektør eller kommunikasjonsdirektør, som håndterer saker som dreier seg om sykehusets drift, økonomiske situasjon, eller helsepolitiske spørsmål. Adm.dir kan delegere fullmakt til ledere til å uttale seg på vegne av sykehuset ved behov. Se mediehåndteringsprosedyre for Ahus EQS ID 23349 1.5. Bierverv I forbindelse med habilitet i praktiseringen av fullmakter presiseres viktigheten av ryddige forhold knyttet til bierverv. Den ansatte har et selvstendig ansvar for å vurdere om bierverv er av en slik art at det må meldes til arbeidsgiver. Leder skal regelmessig ta opp spørsmål om bierverv med sine ansatte og oppfordre til at disse blir registrert i Personalportalen. Bierverv som den ansatte melder inn skal godkjennes av leder (dog 5

ikke lavere enn 3). I kompliserte saker bør leder vurdere behovet for å løfte saken til et over ( 1 eller 2). I saker der avslag vurderes skal avgjørelsen tas på 1 eller 2. Det vises til felles retningslinjer for praktisering av regelverket om bierverv (EQS ID nr 21932 og EQS ID 3345), og B-delsoverenskomsten med Den norske legeforening (samt eventuelle andre særavtaler med arbeidstakerorganisasjonene). Brudd på regelverket kan føre til inhabilitet og ugyldige avtaler som kan medføre erstatningsansvar for helseforetaket og den enkelte. 1.6. Kontrollfunksjoner For å sikre nødvendig kontroll av sykehusets kostnader, herunder alle typer lønnskostnader, kreves det at alle fakturaer anvises av bestillers/rekvirents overordnede. Unntak fra regelen gjelder fakturaer relatert til elektroniske bestillinger. For slike fakturaer kreves det p.t. ikke anvisning, da ordren er godkjent av overordnet i forbindelse bestilling eller muligheten til å foreta bestilling er begrenset til medisinske forbruksvarer i henhold til standardiserte varekataloger. Som kompenserende kontrolltiltak skal alle ledere med ansvar månedlig gjennomgå en definert innkjøpsrapport for sin enhet. Lønnskostnader skal kontrolleres av den enkelte leder ved å ta ut konteringsliste i Personalportalen før lønnskjøring, slik at evt feil kan rettes. 1.7. Brudd på fullmakt Den som går utover noen av sine fullmakter eller noen av de nevnte forholdene knyttet til, strategi, etikk og habilitet, kan urettmessig binde Ahus utad. Avtaler kan da bli ugyldige, og kan medføre erstatningsansvar. Avtalene kan også binde Ahus på tvers av ledelsens ønsker og foretakets policy. Den som har medvirket til avtaleinngåelsen kan bli stilt økonomisk til ansvar om avtalen heves eller avtalen medfører forpliktelser av uheldig art for Ahus. Den som avdekker brudd på anvendte fullmakter har plikt til å melde fra til et over den som har brutt fullmaktene evt helt opp til styret ( 0), samt til Direktør for økonomi og finans. Disse vurderer eventuell videre saksgang, inkludert informasjon til andre impliserte fagområder, som for eksempel Juridisk enhet eller HR-enheten. 1.8. Revisjon Intern revisjon av tildelte og anvendte fullmakter vil bli gjort som stikkprøver i forbindelse med årlig revisjon. 6

2. BEGREPER Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM): Den som er leder for en organisatorisk enhet har ansvar og myndighet til å disponere sin enhets. Budsjettansvarlig kan delegere fullmaktene innen grensene i fullmaktstabellen. 2.1. Rekvirent Den som har fullmakt til å anmode om og godkjenne bestilling av forbruksmateriell, og slik belaste et kostnadssted uten nødvendigvis å ha ansvar, jf ansvar ovenfor. De ulike rekvirentfullmaktene fremgår i fullmaktstabellen. 2.2. Godkjenning Å godkjenne vil si å gå god for at dokumentet som behandles, gjelder en utgift som foretaket faktisk skal dekke, og at fastsatte regler er fulgt. En godkjenner har fullmakt til å godkjenne riktigheten av timelister, annet lønnsgrunnlag eller en faktura, og bekrefte at varen/tjenesten er mottatt og i henhold til bestilling. Godkjenner skal også kontrollere eller påføre kontering. Godkjennere har ikke fullmakter til å belaste kostnadssteder, og omfattes ikke av fullmaktstabellen. Alle transaksjoner må anvises av den som har fullmakt til å belaste aktuelt kostnadssted. 2.3. Anvisning Å anvise vil si å godkjenne at en kostnad el.l. kan utbetales. Anviser utfører kontroll av at kostnaden er økonomisk forsvarlig, har dekning innenfor og er relevant for virksomheten. I tillegg skal det kontrolleres at fakturaen er korrekt kontert og godkjent. Ved elektroniske bestillinger vil tilhørende mottatte fakturaer gå direkte til utbetaling dersom det er samsvar mellom bestilt, mottatt og fakturert vare. Kontroll tilsvarende anvisning vil da ligge hos rekvirent. Selv om leder i hht. fullmaltsmatrisen har anvisningsmyndighet for egne anliggender, skal dette anvises av et over. 2.4. Fullmakt Ansvar delegert til en person (fullmektig) til å handle på fullmaktsgivers vegne. Fullmakten gir rett til å forplikte foretaket/kostnadsstedet og stifte rettigheter med bindende virkning. Går fullmektigen utenfor sin fullmakt, er dette i utgangspunktet et internt anliggende mellom fullmektig og fullmaktsgiver. Ahus blir bundet i forhold til godtroende parter både utenfor og innenfor foretaket. 7

2.5. Stedfortreder Situasjonsbestemt, midlertidig fullmakt til å handle på vegne av den som ikke er tilstede pga sykdom, permisjon eller tjenestereise eller liknende. Nivået blir det samme som den man er stedfortreder for og fullmaktsgrensene i tabellen er de samme som for den som er ansatt i stillingen eller har funksjonen. Når stillingsinnehaveren er tilbake trer stedfortrederen ut av denne funksjonen, men er bundet av stedfortrederens rettslige disposisjoner 2.6. Delegasjon (fast) Begrepet blir i denne sammenheng benyttet i betydningen utlån av fullmakter fra et til et annet, men den som innehar fullmakten er fortsatt ansvarlig. Den som delegerer kan ikke gi fra seg sin myndighet og ansvar, og har instruksjonsrett om hvordan fullmakten skal utøves hos den som har fått myndigheten delegert til seg. Delegasjon fra alle er kan når som helst trekkes tilbake, enten på permanent basis eller i den enkelte sak. All delegering som foretas i foretaket skal være nødvendig, forsvarlig og dokumenterbar. Den som delegerer har ansvaret for at fullmektigen innehar nødvendig kompetanse til å anvende fullmakten. Skjema skal benyttes ved delegering av økonomiske fullmakter (link). Personalfullmakter delegeres elektronisk i Personalportalen. Kun overordnet har tilgang til å delegere personalfullmaktene, og systemet i seg selv ivaretar dokumenterbarheten. Styret innehar samtlige fullmakter i foretaket, såfremt annet ikke er nevnt i styrende dokumenter. Administrerende direktør har fullmaktene til daglig drift. Alle fullmakter er delegert fra disse ene selv om det ikke står spesifikt nevnt i fullmaktstabellen. Konstituering og pålagt stedfortredertjeneste er midlertidig og regnes ikke som delegasjon fordi fullmakten da ligger i stillingen som fylles. 2.7. Videredelegasjon Videredelegasjon er retten for en som har fått delegert fullmakt til å delegere fullmakten videre til lavere. Videredelegasjon er ikke tillatt utenfor de angitte grensene for laveste fullmakts angitt i fullmaktstabellen. 2.8. Ansettelse Gjelder avtale om ansettelse i alle typer stillinger, både faste og midlertidige. Engasjering av konsulenter er ikke å regne for en ansettelse, men omfattes av fullmaktsreglene for anskaffelser. 8

2.9. Anskaffelser Innbefatter kjøp av varer og tjenester, samt innleie og utleie (ikke innleie/utleie av lokaler/arealer, se neste punkt). Beløpsgrensene i fullmaktstabellen angir rammen pr anskaffelse. Kostnadene knyttet til en anskaffelse skal ikke deles opp slik at det enkelte delbeløp kommer innenfor den økonomiske rammen for et lavere fullmakts, eller under beløpsgrensene i anskaffelsesreglementet. Anskaffelser som antas å ha en kostnadsramme (inkludert opsjoner, vedlikehold og forbruksmateriell) på kr 100 000 eller mer eks. mva skal være gjenstand for konkurranse ved å innhente minimum tre tilbud. Anskaffelser/leie som antas å ha en kostnadsramme på kr 500.000 eller mer ekskl. mva, skal kunngjøres. Innkjøpsavdelingen er merkantilt ansvarlig for anbudsprosessen og skal engasjeres for å starte denne. (Link til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser.) 2.10. Innleie og utleie av lokaler/arealer Leieavtaler skal alltid inngås, endres eller forlenges i samarbeid med Senter for Service og teknikk ved eiendomssjefen og Juridisk enhet. Nye avtaler signeres av Direktør for service og teknikk eller Administrerende direktør beroende på beløpsgrensen. Løpende leieavtaler administreres av Juridisk enhet. Beløpsgrensene i økonomifullmaktene angir øvre ramme for leieavtaler. For leieavtaler som strekker seg over flere år, er det den økonomiske belastningen gjennom hele perioden Ahus er bundet, som skal legges til grunn for hvilket fullmakten ligger på. 2.11. Leasing En leieavtale klassifiseres som en finansiell eller operasjonell leasingavtale i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på helseforetaket, klassifiseres avtalen som finansiell. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. Ved operasjonell leasing overtar ikke leietager det vesentligste av risiko og kontroll, og i slike tilfeller kostnadsføres leien systematisk over leieperioden, normalt i henhold til betalingsplan. Helseforetak har som hovedregel ikke anledning til å inngå finansielle leasingkontrakter (ref vedtektene 10), men aksepterer operasjonelle. Leasing av biler er som et unntak godkjent som anskaffelsesmetode i Helse Sør Øst, selv om dette er finansiell leasing. Kostnaden for en leasingavtale fastesettes av nåverdien av leiebeløpet for hele avtaleperioden. Se retningslinjer fra HSØ i EQS ID (settes inn når dette er godkjent i HSØ). 9

2.12. Salg Ved inngåelse av nye kontrakter om salg av varer eller tjenester, bistår Juridisk enhet med utforming av kontrakten. Regnskapsavdelingen bør også konsulteres for å sikre riktig merverdiavgiftshåndtering. Gammelt løsøre skal selges/avhendes i hht prosedyren Utrangering, kassasjon og avhending. Rutine i EQS med ID-nr 2987. Fast eiendom som skal selges / avhendes må styrebehandles. Har eiendommen en antatt markedsverdi på over 10 millioner kroner, må salget godkjennes av Helse Sør-Øst RHF, jf Helseforetaksloven og Ahus vedtekter. Direktør for Senter for Service og Teknikk, eiendomssjef og juridisk enhet forbereder sakene for behandling i ledergruppe og vedtak i styret med signering av protokoll mv. 2.13. Pantsetting Pantsettelser krever alltid samtykke fra RHF et, jf helseforetaksloven 31. Juridisk enhet skal kontaktes og samarbeider med eiendomsavdelingen hvis pant skal gis i fast eiendom. Investering: Anskaffelse av utstyr, anlegg eller arealer med en anskaffelsesverdi over kr 100.000 inkl. mva, og forventet levetid på over tre år, ref HSØ Økonomihåndbok, kap 7.3.3 og 7.3.4 (IDnr 18421 i EQS). Kjøpsavtale / rammeavtale: Inngåelse av avtale om kjøp av varer/tjeneste eller fortløpende leveranser over en gitt periode. Summen av kjøp / avrop må være innen grensene for fullmakten til den som inngår avtalen det enkelte år. Overskridelser betyr at man har gått utover fullmakten. Dersom avtalen gjelder for flere år, må det samlede totalbeløp likevel holdes innenfor årets ramme. Ved manglende midler, må dette løftes til høyere for evt. godkjenning. 2.14. Gaver Med gaver i denne sammenheng menes mottak av gaver med økonomisk verdi som legger føringer på drifts eller annet. For ansatte personlig er det forbudt å motta gaver fra pasienter bortsett unntatt erkjentlighetsgaver med liten verdi som blomsterbukett, konfekteske eller annet med ubetydelig verdi, og ikke over kr 1000. Link til EQS og helsepersonelloven 9, forskrift FOR-2005-08-29-941 og rundskriv fra HOD I-2005-13 10

2.15. Bierverv Arbeidstakeren må ikke ta annet arbeid (supplerende arbeidsforhold/ engasjement/bistillinger) som påvirker den ansattes mulighet til å ivareta arbeidsforholdet ved helseforetaket/virksomheten på en fullt forsvarlig måte. Arbeidstakeren må ikke uten skriftlig forhåndssamtykke fra arbeidsgiver, ta ansettelse i eller drive virksomhet som har en slik funksjon at det kan reises tvil om arbeidstakerens lojalitet eller habilitet. Arbeidstakeren må ikke ha eierskap eller styreverv i virksomhet eller utføre oppgaver og aktiviteter for virksomhet som har en slik funksjon eller slike forretningsmessige interesser at det kan reises tvil om arbeidstakerens lojalitet eller habilitet er ivaretatt overfor Ahus. Bierverv skal registreres i Ahus database for dette, og vurderes årlig i forhold til om det er forenlig med ansettelsesforholdet. Dette tas opp under medarbeidersamtalen. 2.16. Politianmeldelse Gjelder straffbare forhold knyttet til Ahus eiendeler, ansatte, pasienter eller andre personer hvor foretaket ber om at gjerningsmannen straffes, og at erstatningskrav fremmes i en eventuell straffesak. Varsling til nødetater for å avverge straffbare handlinger innebærer ikke nødvendigvis anmeldelse, og det er gjort et unntak fra taushetsplikten i helsepersonelloven 31. Rutiner ligger i EQS. Det er bare administrerende direktør som har fullmakt til å signere anmeldelser på Ahus vegne. 11

3. FULLMAKTSMATRISE Det presiseres at alle beløpsgrenser i fullmaktsmatrisen forutsetter dekning, og at transaksjonen er forenlig med foretakets vedtatte strategi. 3.1. Overordnet Nivå/ Benevnelse Kostnadssteder / Prosjekt Beløpsgrens e inkl mva 0 Styret Alle Innenfor vedtatt 1 Administrerende direktør Alle Innenfor vedtatt 2 Divisjonsdirektører (klinikksjefer) og direktører i stab og støttefunksjoner Rapporterer til Helse Sør-Øst RHF Styret Egne 1 000 000 Administrerende direktør 3 Avdelingssjefer Egne 500 000 Divisjonsdirektør 4 Seksjonssjefer eller tilsvarende Egne 100 000 Avdelingssjef med administrativt ansvar 5 Teamleder eller tilsvarende med administrativt ansvar Egne 75 000 Seksjonssjef 12

Følgende fullmaktsstruktur vedrørende bygginvesteringer er vedtatt i HSØ RHF: Prosjektstørrelse, mill kr 50 100 100 1000 > 1000 Juridisk eierskap HF HF HF (RHF) 1) Beslutningskompetanse oppstart/ videreføring til neste fase Idéfase HF HF 2) RHF Konseptfase RHF RHF 3) RHF 3) Forprosjektfase RHF RHF 3) RHF 3) Gjennomføring RHF RHF RHF 3) 1) Eierskap til prosjekter over 1 000 MNOK etter konseptfasen vurderes i hvert enkelt tilfelle. 2) Før idéfase igangsettes kreves det innmelding til RHF 3) Beslutningspunkter som krever styrebehandling i HSØ HF. Beslutninger ved Gjennomføringsfasen skal forelegges styret også ved prosjekter under 1 000 MNOK dersom vesenlige forutsetninger for realitetsbehandligen i Forprosjektsfasen er endret. 13

3.2. Stabsfunksjoner Stabsfunksjon Benevnelse Kostnadssteder / Prosjekt Beløpsgrens e inkl mva S1 Viseadministrerende direktør Ikke særskilte fullmakter S2 Økonomi- og finansdirektør Alle 2 500 000 Pensjon 100 000 000 Strøm/energi 10 000 000 Gjestepasienter/TNFhemmere/Korttidsplass 50 000 000 IT og lønn, SP 50 000 000 Låneavdrag og renter 250 000 000 Forsikringer 10 000 000 S4 Direktør Senter for Service og Husleie, energi 6 000 000 teknikk Forsikringer S5 Økonomisjef Alle Strøm/energi Gjestepasienter/TNFhemmere/Korttidsplass 5 000 000 1 000 000 5 000 000 Rapporterer til Administrerende direktør Administrerende direktør Administrerende direktør Økonomi- og finansdirektør 5 000 000 S6 Regnskapssjef Alle 1 000 000 Økonomi- og finansdirektør S7 Innkjøps- og forsyningssjef Alle 1 000 000 Økonomi- og finansdirektør BDM Budsjettdisponeringsmyndighet Egne 50 000 Seksjonssjef 14

3.3. Fullmaktstabell Fullmaktstabellen under viser struktur for inndeling av fullmaktstyper på områder med beløpsgrenser. i tabellen tilsvarer lavest tillatte myndighets. Det er ikke tillat å delegere aktuell fullmakt til et lavere dersom det ikke er nevnt spesielt. Fullmakt Fullmaktens innhold Omfang / 1 Ahus fullmakter er hjemlet i lovhjemmel, vedtekter og styrets instruks til administrerende direktør, som ligger i GrowBusiness sak 04/00108-62 3.3.1. Overordnede fullmakter Fullmakt til å opptre på vegne av foretaket i alt som hører til driften av det. Saker av uvanlig art eller stor betydning omfattes ikke av fullmakten. Dette gjelder også salg/pantsetting fast eiendom eller betydelig driftsmidler 2 Inngå driftsavtale med RHF Fullmakt til å inngå driftsavtale 3 Inngå vesentlige avtaler, som inngår i den daglige ledelsen, av økonomisk art, utenom anskaffelsesområdet Kan være av prinsipiell, politisk karakter/angå HF s omdømme. For eksempel avtaler om samarbeid, strategi, oppgavefordeling mellom flere HF, flerårige avtaler, 4 Inngå forlik, både rettslig og utenomrettslig 5 Vedta erstatning/oppreisning i og utenfor et kontraktsforhold Fullmakt til å inngå rettslige og utenomrettslig forlik med økonomisk konsekvens for helseforetaket Fullmakt til å vedta erstatning i tråd med kontraktsforpliktelser, Vedtak treffes av 2, gjennomføring kan Styret skal orienteres om alle vesentlige saker Innenfor generell fullmakt/beløpsgrense Nivå 2 15

6 Ta ut stevning/anke (partsfullmakt) delegeres i konkrete saker ut fra saksfelt (ansettelsesavtaler, trusler, tyveri, skade, fast eiendom med mer) Fullmakt til å ta ut stevning på helseforetakets vegne og eventuelt anke. Vedtak treffes av 1, gjennomføring kan delegeres i konkrete saker ut fra saksfelt (ansettelsessaker, trusler, tyveri, fast eiendom med mer) 7 Anmelde straffbare forhold Fullmakt til å anmelde straffbare handlinger egnet til betydelig skade på person eller ting eid av helseforetaket eller dets ansatte, Juridisk enhet administrerer alle foretakets anmeldelser på vegne av administrerende direktør 8 Begjære påtale Fullmakt til å begjære påtale på vegne av foretaket. Juridisk enhet kan administrere foretakets påtalebegjæringer 9 Prosessfullmakt Opptre som part/lovlig stedfortreder i en rettslig prosess herunder partsfullmakt som lovlig stedfortreder (konfliktråd, forliksråd og for domstolene) Styret skal informeres om alle stevninger av prinsipiell, omdømmemessig eller annen vesentlig karakter Styret skal informeres om anmeldelser av prinsipiell, omdømmemessig eller annen vesentlig karakter Styret skal informeres om alle begjæringer om påtale Fullmakt kan delegeres fra adm. dir. i konkrete saker. Delegering skal skje skriftlig. Delegert fullmakt kan ikke videredelegeres. 16

3.3.2. Økonomiområdet 10 Oppstart salg av varer og tjenester innenfor eksisterende virksomhet Fullmakt til å beslutte oppstart salg av ulike varer, tjenester og rettigheter 5 000 000 11 Salg (og utrangering) av utstyr og immaterielle eiendeler Fullmakt til å beslutte salg eller utrangering av utstyr og til å fastsette pris ved salg. Fullmakten må utøves innenfor fastsatt reglement for kassasjon. Immaterielle eiendeler kan være opphavsrett og programvare eller annet Nivå: Markedsverd i (antatt): 10 000 000 Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 Nivå 3 100 000 12 Salg av varer og andre eiendeler (løsøre) Salg av for eksempel mat, blod og benrester Nivå: Markedsverd i (antatt): 10 000 000 Nivå 3 Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 100 000 17

13 Salg av tjenester (kompetanse) Salg av for eksempel faglig kompetanse (forskning, foredrag el.l.), konsulenttjenester, vaskeritjenester, gartnertjenester. Nivå: Markedsverdi (antatt): 10 000 000 Nivå 3 Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 100 000 14 Salg av fast eiendom Styret fatter vedtak som gir administrerende direktør fullmakt til å gjennomføre salget, herunder signere salgskontrakt. Forberedelse og praktisk gjennomføring av salg av fast eiendom foretas gjennom Direktør for service og teknikk og eiendomssjef i samarbeid med Juridisk enhet. 15 Låneopptak Låneopptak må godkjennes av RHFet. Foretakets vedtekter gir ikke rom for 16 Pantsetting av fast eiendom 17 Opprette, endre eller slette bankkonti låneopptak. Styret fatter vedtak som gir administrerende direktør fullmakt til å pantsette eiendom, herunder signering av relevante dokumenter. Forberedelse og praktisk gjennomføring foretas gjennom Direktør for service og teknikk og eiendomssjef i samarbeid med Juridisk enhet. Fullmakt til å opprette bankkonti hos foretakets bankforbindelse RHF Nivå 0 Nivå 0 10 000 000 RHF RHF Nivå 0 Nivå 0 10 000 000 18

18 Godkjenne hvem som skal ha utbetalingsfullmakt på bankkonti Fullmakt til å godkjenne hvem som skal ha utbetalingsfullmakt på bankkonti. 19 Innlevere tilbud (ved salg) Fullmakt til å innlevere tilbud der helseforetaket konkurrerer om å være leverandør 20 Avskrive fordringer Fullmakt til å avskrive tap på fordringer. Kan først gjøres etter at ordinære purre- og inkassorutiner er fulgt og har vært formålsløst. 21 Godkjenne særskilte oppdrag 22 Godkjenne regnskap for øremerkede midler Fullmakt til å godkjenne oppstart av særskilte forsknings- og utviklingsprosjekter/-oppdrag, der det følger med særskilte midler, men som også medfører økt bruk av ressurser. Eks: Oppdragsforskning, utvikling av produkter innen IKT. Det pliktes å informere spesielt dersom prosjektet vil kunne få konsekvens for andre enheter. Fullmakt til å undertegne særregnskap for bruk av øremerkede midler mottatt fra utenforstående (i hovedsak departement) 23 Vedta Fullmakt til å fastsette detaljert års ut fra styrets vedtak. Budsjettet skal settes opp etter fastsatt mal. 10 000 000 Nivå 2 Nivå 2 1 000 000 Innenfor S2 500 000 Nivå 2 10 000 000 Nivå 2 Nivå 2 5 000 000 Alle S6 og 5 000 000 prosj. ansv S6 19

24 Disponere Fullmakt til å benytte midler innenfor eget ansvarsområde og vedtatt 25 Omdisponere Fullmakt til å endre vedtatt innenfor gitt ansvarsområde, forutsatt at omdisponeringen er i hht. foretakets retningslinjer for endringer. 26 Motta Pengegaver/donasjoner 27 Motta gaver med øremerking Fullmakt til å motta gaver på vegne av Helseforetaket i henhold til etiske retningslinjer. Fullmakten gjelder kun i de tilfeller det ikke er bindinger tilknyttet gaven. Gave med binding /øremerking må fremmes gjennom styret og til Helse Sør-Øst RHF Fullmakt til å motta gaver med øremerking på vegne av helseforetaket i henhold til etiske retningslinjer. Generelt BDM Nivå 3 Spesielle begrensninger i forhold til omdisponering til: Investerings-formål (kan delegeres til S2) Lønnskonti Nivå 3 Prosjekter eller mellom prosjekter (ikke invest.) S2 50 000 000 Nivå 2 Nivå 2 500 000 1 000 000 Nivå 2 Nivå 2 100 000 20

28 Motta gaver med binding Fullmakt til å motta gaver med binding på vegne av helseforetaket i henhold til etiske retningslinjer. Administrerende direktør må vurdere gaver med bindinger fremlagt for styret også under beløpsgrensen, evt for RHFet, avhengig av bindingens karakter og tidsmessig omfang av bindingen. Nivå 0 Alle 10 000 000 Viser for øvrig til HSØs Retningslinjer for gaver, stiftelser og legater 29 Lønnsutbetaling og -trekk Godkjenne alle lønnsrelaterte utbetalinger, (motregning) samt avgjørelse og inngåelse av avtale for gjennomføring av lønnstrekk der arbeidstaker har fått for mye utbetalt lønn 30 Timelister for vikarer / Fullmakt til å attestere på at timelister, innleide, variable reiseregninger etc. er ihht. arbeidet tid, utbetalinger, reiseregninger gjeldende avtaler, reglement og og div utlegg. retningslinjer for alle typer utbetalinger over lønn. 31 Pensjon Fullmakt til å attestere på pensjonspremier og reguleringspremier. 32 Strøm/energi Fullmakt til å attestere på strøm- og andre energifakturaer Innenfor S2 100 000 000 Innenfor S2 10 000 000 S4 5 000 000 S6 BDM S2 S4 21

33 Gjestepasienter, TNFhemmere og korttidsplasser 34 Faste tjenester fra Sykehuspartner 35 Erstatningsutbetaling til pasient 36 Erstatningsutbetaling til ansatt Fullmakt til å attestere på fakturaer vedr. gjestepasienter, TNF-hemmere og korttidsplasser. Fullmakt til å attestere på terminvise fakturaer fra Sykehuspartner vedr. fast avtale om IT-tjenester, samt avskrivninger på IT-utstyr som er overdratt til Sykehuspartner. Godkjenne erstatningsutbetaling til pasient. Gjelder både eiendeler og person. Viser for øvrig til pkt 5 Pasientskader dekkes i hovedsak av Norsk Pasientskadeerstatning (NPE), hvor sykehuset må dekke egenandel Godkjenne erstatningsutbetaling til ansatte. Gjelder både eiendeler (rutine i EQS id 5249) og person (se under). Viser for øvrig til pkt 5. Innenfor S5 S2 50 000 000 S5 15 000 000 S2 50 000 000 S5 S5 20 000 000 Innenfor Nivå 3 Nivå 2 500 000 Nivå 3 5 000 S5 100 000 S5 Innenfor Nivå 2 100 000 Nivå 3 5 000 Nivå 3 37 Erstatningsutbetaling til tredjemann Arbeidsrettslig erstatning, se EQS id 3200 Nivå 2 100 000 Personskade på jobb, se EQS id 2401 Nivå 2 100 000 Godkjenne erstatningsutbetaling til tredjemann. Gjelder både eiendeler og person. Viser for øvrig til pkt 5. Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 2 Nivå 2 22

38 Forsikringspremier og avgifter Fullmakt til å attestere på terminvise/månedlige fakturaer vedr. forsikringer: Godkjennes av forsikringsansvarlig før attestering Innenfor S2 10 000 000 S2 39 Morarenter og inkassogebyr Fullmakt til å attestere på fakturaer vedr. forsinkelsesrenter og inkassogebyr 40 Lån og lånerenter Fullmakt til å godkjenne utbetaling av avdrag og renter på lån. 41 Kontraktsinngåelse vedr. Fullmakt til å signere kontrakter vedrørende leie og utleie av leie og utleie av lokaler/arealer. Fullmakten lokaler/arealer gjelder leieperiodens samlete kostnad. S2 2 500 000 S6 S6 100 000 S2 250 000 000 S2 RHF S4 50 000 000 Dette klassifiseres som operasjonell leasing og avtalens kostnad fastsettes av nåverdi for hele avtaleperioden. S4 20 000 000 42 Leasing av utstyr og IKT Fullmakt til å signere kontrakter vedrørende operasjonell leasing av utstyr og IKT. Kostnad fastsettes av nåverdi for hele avtaleperioden. 43 Husleie og energi Fullmakt til å attestere på fakturaer vedrørende leie av lokaler/arealer, strøm og andre energikilder. RHF Nivå 2 Nivå 2 10 000 000 1 000 000 S2 10 000 000 S4 S4 6 000 000 23

44 Utbetalingsfullmakt bank Fullmakt til å foreta utbetaling fra bank, to signerer samtidig. Skal ikke kombineres med tilgang til å oppdatere leverandørregisteret 45 Bokføre Tilgang til å oppdatere regnskapet, samt kunde- og leverandørreskontro (systemtilgang). Skal ikke kombineres med utbetalingsfullmakt bank og tilgang til å oppdatere leverandørregisteret. 46 Oppdatere leverandørregister Tilgang til å opprette, endre og slette leverandører i økonomisystemet (systemtilgang). Skal ikke kombineres med utbetalingsfullmakt bank og bokføringstilgang. I form av stilling. Utnevne s av I form av stilling I form av stilling 24

47 Gjennomføre anskaffelsesprosesser 3.3.3. Anskaffelsesområdet Anskaffelsesprosesser skal som hovedregel gjennomføres av Innkjøps- og forsyningsavdelingen og skal skje iht gjeldende regelverk for off. anskaffelser (LOA/FOA). Anskaffelsesprosesser gjennomføres i samarbeid med respektiv avdeling/enhet og innbefatter følgende prosesser: Starte en anskaffelsesprosess Velge anskaffelsesprosedyre Godkjenne tilbudsforespørsler som skal sendes markedet Beslutte å godkjenne/avvise tilbud Foreta valg av hvilken leverandør man eventuelt skal forhandle med Gjennomføre eventuelle forhandlinger Beslutte å avlyse konkurranse Avgjøre leverandørvalg Utarbeide kontrakt Utarbeide anskaffelsesprotokoll Innenfor året: Nivå 3 Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 Utover året: 10 000 000 48 Inngå rammeavtaler. Inngå rammeavtaler innen kjøp og leie av varer og tjenester i hht. gjeldende regelverk for offentlig anskaffelser (LOA/FOA). Innenfor Nivå 3 25

Avtaler skal utarbeides av innkjøps- og forsyningsavdelingen og signeres av relevant leder. 49 Inngå kjøpsavtaler. Inngå kjøpsavtaler innen kjøp og leie av varer og tjenester i hht. gjeldende regelverk for off. anskaffelser (LOA/FOA). Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 Avtaler skal utarbeides av innkjøps- og forsyningsavdelingen og signeres av relevant leder. 50 Anskaffelsesprotokoll Signere anskaffelsesprotokoll ved inngåelse av rammeavtaler og kjøpsavtaler. Nivå 3 500 000 Innenfor Nivå 3 51 Anmode om og godkjenne avrop på rammeavtale. Anskaffelsesprotokoll utarbeides av innkjøps- og forsyningsavdelingen, og skal signeres av anskaffelsesteamet med representanter fra respektiv avdeling/enhet, controlleravdeling og innkjøps- og forsyningsavdeling. Gjeldende myndighet iht anskaffelsens omfang godkjenner og signerer anskaffelsesprotokoll endelig. Foreta bestilling og godkjenning av varer og tjenester der det foreligger rammeavtale med leverandør for levering av aktuelle varer eller tjenester. Inkluderer også inn-/utleie av arbeidskraft, inn-/utleie av utstyr, og kjøp ifm. Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 BDM eller i form av stilling 26

godkjente investeringsprosjekter. Nivå 4 100 000 52 Anmode om og godkjenne bestilling med kjøpsavtale. Utleie og innleie av lokaler skal skje i samarbeid med eiendomssjef. Direktør Senter for service og teknikk undertegner sammen med ansvarlig for bruk av lokalet. Foreta bestilling og godkjenning av varer og tjenester der det foreligger kjøpsavtale med leverandør for levering av aktuelle varer eller tjenester. Inkluderer også inn-/utleie av arbeidskraft, inn-/utleie av utstyr, og kjøp ifm. godkjente investeringsprosjekter. Utleie og innleie av lokaler skal skje i samarbeid med eiendomssjef. Direktør Senter for service og teknikk undertegner sammen med ansvarlig for bruk av lokalet. Nivå 5 75 000 BDM 50 000 Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 Nivå 4 100 000 Nivå 5 75 000 BDM 50 000 BDM eller i form av stilling 53 Anmode om og godkjenne kjøp av varer og tjenester utenfor rammeavtale/kjøpsavtale. Foreta bestilling og godkjenning av varer og tjenester uten at det foreligger rammeavtale eller kjøpsavtale med leverandør. Inkluderer også inn-/utleie av arbeidskraft, inn-/utleie av utstyr, og kjøp ifm. godkjente investeringsprosjekter. Utleie og leie av lokaler skal skje i samarbeid Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 Nivå 4 100 000 Nivå 5 75 000 BDM eller i form av stilling 27

med eiendomssjef. Direktør Senter for service og teknikk undertegner sammen med ansvarlig for bruk av lokalet. 54 Katalogforvaltning Kataloglasting av elektroniske leverandør kataloger lastes inn i innkjøpssystemet og danner grunnlaget for katalogdata som tilgjengeliggjøres for alle bestillere. 55 Utarbeide bestilling, der det finnes rammeavtale Fullmakt til å utarbeide bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Tilsvarer å attestere kostnader. BDM 50 000 I form av stilling BDM eller i form av stilling 56 Godkjenne bestilling, der det finnes rammeavtale Fullmakt til å godkjenne bestillinger i de tilfeller det finnes rammeavtale. Tilsvarer å anvise kostnader. Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 BDM eller i form av stilling Nivå 4 100 000 Nivå 5 75 000 BDM 50 000 28

57 Godkjenne varemottak Fullmakt til å signere for kontroll av at mottatte varer er i henhold til følgeseddel. 58 Godkjenne faktura (tilsvarer HSØs definisjon på attestere) Fullmakt til å signere for utført kontroll av at varen eller tjenesten er mottatt med riktig kvantum og kvalitet, med de priser og betingelser som er avtalt og vedrører virksomheten og det enkelte kostnadssted. Det skal også kontrolleres at det foreligger originalbilag og korrekt kontering. BDM eller i form av stilling BDM eller i form av stilling I elektroniske bestillingssystem vil mottatte fakturaer gå direkte til utbetaling dersom det er samsvar mellom bestilt, mottatt og fakturert. Kontroll tilsvarende godkjenning vil da ligge hos den som utarbeider bestilling. 59 Anvise faktura Fullmakt til å godkjenne at en kostnad skal utbetales. Ved anvisning skal det kontrolleres at det er dekning for kostnaden i et, er relevant for virksomheten og er økonomisk forsvarlig. Det skal videre kontrolleres at kostnaden er godkjent av bemyndiget person, og korrekt kontert. I elektroniske bestillingssystem vil mottatte fakturaer gå direkte til utbetaling dersom det Innenfor Nivå 2 1 000 000 Nivå 3 500 000 Nivå 4 100 000 Nivå 5 75 000 BDM 29

er samsvar mellom bestilt, mottatt og fakturert. Kontroll tilsvarende anvisning vil da ligge hos den som godkjent bestilling. BDM 50 000 60 Beslutte å opprette ny stilling, herunder opprette engasjementstilling, inkludert lønnsramme/- spenn 61 Beslutte å besette eksisterende stilling, inkludert lønnsramme/- spenn 3.3.4. Personalområdet Fullmakt til å beslutte at det skal opprettes ny stilling og eventuelt fastsette krav til fagtilhørighet, herunder opprette engasjementstilling og til å fastsette lønnsramme-/spenn for den nye stillingen. Lønnsrammen gjøres av HR. Innenfor lønnsrammen i linjen. Fullmakt til å beslutte at ubesatt stilling skal lyses ut for ansettelse og til å fastsette lønnsramme/-spenn for stillingen. 62 Innleie av personell Fullmakter til å bestille, avtale og godkjenne fakturaer for innleie av personell, se anskaffelser pkt 55, 56, 57 og 58. 63 Beslutte å ta inn vikar, inkludert lønnsramme/- spenn Fullmakt til å beslutte at det skal tas inn vikar i stilling og til å fastsette lønnsramme/-spenn for vikariatet Foretaket kan innføre midlertidige særordninger og begrensninger som overstyrer disse fullmaktene Foretaket kan innføre midlertidige særordninger og begrensninger som overstyrer disse fullmaktene Se anskaffelser Foretaket kan innføre midlertidige særordninger og begrensninger som overstyrer disse Nivå 2 Nivå 2 Nivå 2 30

64 Innkalle tilkallingshjelp Tilkallingshjelp er ansatte som tar enkeltvakter uten forhåndsdefinert tid eller mengde. 65 Beslutte tilsetting, inkludert endelig lønnsplassering 66 Personalansvar, inkludert å kunne godkjenne lønns- og personalrelaterte kostnader Fullmakt til å beslutte hvem som skal ansettes og fastsetting av lønnsplassering for den som ansettes. Fullmakt til å ivareta personalansvar av ansatte. Fullmakten omfatter, men er ikke begrenset til, fastsetting av arbeidsplaner/turnus og ferielister, pålegging av overtid, innvilge avtalefestede permisjoner, godkjenne kurs og tilleggs- /etterutdanning innenfor året. Fullmakt til å ivareta personalledelse vil også omfatte godkjenning av variabellønnslister for utbetaling (som time-/overtidslister/ turnusplaner og reise-/bilgodtgjørelse). 67 Godkjenne bierverv Fullmakt til å godkjenne bierverv. Habilitet og roller må hensyntas, og det må vurderes i det enkelte tilfellet hvorvidt det kreves en godkjenning fra div.dir eller adm.dir. Ansatte har selv ansvar for å registrere meldepliktige ierverv i Personalportalen. Administreres av HR-enheten. 68 Godkjenne individuelle arbeidstidsordninger / lønnsendringer innenfor fastsatt ramme. Fullmakt til, innenfor rammer/retningslinjer ved helseforetaket, å godkjenne individuelle arbeidstids- og lønnsendringer, fullmaktene BDM Nivå 3 BDM Nivå 3 Avslag skal løftes et. Nivå 3 31

69 Permisjoner, lønnsendring mellom lønnsoppgjør Fullmakt til å innvilge uregulerte lønnsendringer og permisjon med lønn (også deltidsansatte) til f eks videreutdannelse, forskning med mer, flere rutiner i EQS. Nivå 2 Gjelder ikke velferds- og omsorgspermisjoner hjemlet i lov og avtaleverk, se flere rutiner i EQS. 70 Godkjenne ferielister Fullmakt til å godkjenne ferielister pr 1. mai Nivå 3 71 Bortfall av egenmelding Myndighet til å inndra mulighet til å bruke Nivå 3 egenmelding 72 Advarsel Fullmakt til å gi advarsel Nivå 3 73 Suspendere ansatte Fullmakt til å beslutte at ansatte skal Forberedes av HRenheten suspenderes fra alle stillinger 74 Vedta oppsigelse/avskjed Fullmakt til å si opp ansatte Forberedes av HRenheten 75 Godkjenne sluttpakke ved Fullmakt til å godkjenne sluttpakke i Forberedes av HR- oppsigelse 76 Vedta omplassering av ansatte 77 Godkjenne pensjonsordninger forbindelse med at ansatte slutter Fullmakt til å beslutte omplassering av ansatte. Fullmakt til å innvilge spesielle pensjonsordninger for ansatte i forbindelse avslutning av arbeidsforhold enheten Innenfor avdeling og etter arbeidstakers eget ønske Mellom avdelinger eller enheter, eller innen avdeling mot arbeidstakers ønske Behandles av HRenheten Nivå 3 Nivå 2 32

78 Omgjøring av stilling Fullmakt til å vedta omgjøring av eksisterende stilling. Omfatter både inndraging av stilling og endre eksisterende stilling. Dersom stillingen er besatt, må evt. endringsoppsigelse besluttes på 1, jf. pkt. 74 Nivå 2 33