Instruks for leder nivå 2 i Helse Stavanger HF

Transkript

1 Divisjonsdirektørs oppgaver og kompetanse 1.2 vil i det følgende videredelegere de fullmakter som er nødvendige for at leder nivå 2 skal kunne påta seg sitt resultatansvar Pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning og opplæring av pasienter og pårørende Økonomisk forvaltning Driftsbudsjett Investeringsbudsjett Personalforvaltning Helse, miljø og sikkerhet 1.3 Undertegning av dokumenter Endret høst -09, gjeldende fra 1 (7)

2 1. Leder nivå 2 er ansvarlig for å videredelegere internt i divisjonen, dog begrenset slik at: - forsvarlig saksbehandling opprettholdes - fullt resultatansvar ivaretas - beløpsgrenser ivaretas - tilfredsstillende tilbakerapportering ivaretas Alle fullmakter som er gitt underordnet, utøves under den delegerende instans fulle ansvar og kan når som helst tilbakekalles dersom fastsatte rammer, bestemmelser m.m. ikke overholdes. I saker som er delegert leder nivå 2 og i saker som er videredelegert, bør saksbehandling skje i nært samarbeid med de stabsmedarbeidere innen økonomi/finans og personal/organisasjon som divisjonen er dedikert, og som forutsetningsvis kjenner godt lover og avtaler, samt den policy administrerende direktør har lagt for Helse Stavanger HF. Leder nivå 2 har ansvar for håndtering og oppfølging av systemer, rutiner og holdninger som tilrettelegger for åpenhet og innsyn, og som er egnet til å bygge tillit til og styrke omdømmet til virksomheten. I dette arbeidet skal lov om offentlighet og krav til meroffentlighet legges til grunn. 1.1 Oppgaver og kompetanse for leder nivå 2 Leder nivå 2 har et helhetlig ansvar for divisjonens resultater innen pasientbehandling og pleie, utdanning av helsepersonell, forskning, opplæring av pasienter og pårørende, kompetanse, samt fagutvikling innen spesialisthelsetjenestens område. Leder nivå 2 sitt resultatansvar omfatter også økonomiforvaltning, medarbeiderutvikling og forhold til samfunnet, så som profilering av hva som kan tilbys, omdømme, kommunikasjon, og behov. Stabsdirektører og divisjonsdirektør for intern service har helhetlig ansvar for enhetens resultater innen sitt område, herunder også utdanning, forskning og utvikling. De opptrer på vegne av administrerende direktør innenfor saksområder og i enkeltsaker de er bemyndiget. Endret høst -09, gjeldende fra 2 (7)

3 Leder nivå 2 sitt resultatansvar utøves innen rammer fastsatt gjennom lov og forskrifter, styrets vedtak og fullmakter og/eller beslutninger truffet av administrerende direktør. Leder nivå 2 har ansvar for at divisjonens helsepersonell innehar nødvendige autorisasjoner. 1.2 vil i det følgende videredelegere de fullmakter som er nødvendige for at leder nivå 2 skal kunne påta seg sitt resultatansvar Fullmakter utøves innen helseforetakets systemer, prosedyrer og rutiner, innen de aktuelle områder som er nedfelt gjennom særskilte håndbøker og/eller særskilte vedtak truffet av kompetent myndighet. For de tilfeller hvor leder nivå 2 ikke besitter nødvendig medisinsk faglig kompetanse, knytter leder nivå 2 til seg særskilt medisinskfaglig rådgiver Pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning og opplæring av pasienter og pårørende Leder nivå 2 har fullmakt til å tilrettelegge for: - målrettet pasientbehandling i henhold til anerkjent kunnskap og metoder for forsvarlig medisinsk diagnostisering, behandling, pleie og omsorg - opplæring, etterutdanning og videreutdanning av egne ansatte som er påkrevd for at hver ansatt skal kunne utføre sitt arbeid forsvarlig - forskning og utvikling - opplæring av pasienter og pårørende til å mestre egen hverdag - pasientadministrative rutiner som uttalelser i NPE-saker, Helsetilsynssaker, og klager angående prioritering Økonomisk forvaltning Økonomiske fullmakter beløp Innenfor respektiv leders budsjett gis følgende fullmakter: Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 og 5 - over 5 mill. inntil 5 mill. - inntil 1 mill. - inntil 200-tusen Endret høst -09, gjeldende fra 3 (7)

4 Beløpsgrensene gjelder for drift og investeringer, og kun med de unntak som er beskrevet (dette gjelder primært på investeringer) Driftsbudsjett Leder nivå 2 har fullmakt til å disponere over divisjonens budsjett innen rammen av styrets godkjente budsjett og beslutninger truffet av administrerende direktør, herunder: - opprette, omgjøre og nedlegge stillinger i tråd med foretakets retningslinjer, innen økonomisk ramme for vedkommende divisjon - gjennomføre innkjøp av varer og tjenester til driftsformål i samsvar med foretakets prioriteringer for det enkelte budsjettår og innkjøpsbestemmelser - omdisponere mellom budsjettposter så fremt dette bidrar til å oppfylle helseforetakets målsettinger - sikre at det faktureres ISF og polikliniske inntekter i tråd med godkjente retningslinjer - iverksette korrigerende tiltak innenfor egne budsjettrammer når dette er nødvendig Leder nivå 2 sitt budsjettansvar omfatter kostnadssteder beskrevet i gjeldende godkjente budsjett. Leder nivå 2 har fullmakt til å godkjenne innkjøpsbeslutninger og foreta fakturagodkjenning for den enkelte vare eller tjeneste inntil kr. 5 mill. i henhold til godkjente prosedyrer og rutiner for fakturagodkjenning. Leder nivå 2 kan foreta ytterligere videredelegering av fullmakt i linje til budsjettansvarlig leder med fullt resultatansvar dog begrenset slik at: - forsvarlig saksbehandling opprettholdes - fastsatt økonomisk ramme for vedkommendes budsjettenhet overholdes - godkjenning av beslutning om innkjøp av den enkelte vare eller tjeneste er begrenset til kr. 1 mill. - tilfredsstillende tilbakerapportering av resultater ivaretas Investeringsbudsjett For investeringsbeslutninger og gjennomføringer gjelder egne bestemmelser fastsatt i styresak 39/04 i RHF og revidert i sak 125/06 Styret vedtar årlig 5-årig investeringsplan i tråd med førende retningslinjer. Styret gir videre admistrerende direktør fullmakt til å iverksette og gjennomføre investeringsprosjektene som er vedtatt. Dette gjelder blant annet: - Alle investeringer til medisinteknisk utstyr som er godkjent i 5-årig investeringsplan. Disse har divisjonsdirektør for Medisinsk Service divisjon fullmakt Endret høst -09, gjeldende fra 4 (7)

5 til å bestille. Dette gjelder for alt utstyr som har kostnad større enn og som har varighet lengre enn 3 år, se begrensning i beløpets størrelse i pkt Investeringer i nybygg følger de regionale fullmakter med et klart skille på bygg over 50 mill. Se prosedyre. Når 5-årig investeringsplan vedtas, har administrerende direktør fullmakt til å effektuere dette. kan delegere sin fullmakt til prosjektleder for bygg ved skriftlig avtale. - Bygningsmessige ombygginger er delegert til direktør for Intern Service. Ved bestilling og anvisning av fakturaer er fullmaktskartet førende for enkeltbeløpenes størrelser. Beløp over 5 mill. skal til administrerende direktør for godkjenning Incentivordning Ledere som innfrir et positivt resultat i forhold til sitt budsjettkrav, skal få anledning å få tilbakeført en bonus på inntil 5 % til sitt ansvar. Bonusen skal være et stimuli til motivasjon og videreutvikling av egen enhet. Foretaksspesifikke føringer og %-satsen bestemmes årlig av administrerende direktør Personalforvaltning Leder nivå 2 har fullmakt til å disponere over divisjonens til enhver tid samlede personalressurser innen rammen av lov, forskrift og avtaleverk på området, divisjonens økonomiske rammer, samt helseforetakets egne bestemmelser, herunder: - inngå ansettelseskontrakt for aktuell kandidat til ledig stilling i samsvar med foretakets standard ansettelseskontrakt - fastsette lønn og andre arbeidsvilkår for aktuell kandidat til ledig stilling innen rammer som er gitt for den enkelte stillingskategori - forberede grunnlaget for avskjed eller oppsigelse, frem til godkjenning av administrerende direktør, i samsvar med lov og forskrifter - avgjøre søknader om permisjoner med formål kompetanseutvikling, samt innvilge søknad om støtte i samsvar med foretakets policy, sentral og/eller lokal overenskomst eller andre bestemmelser - avgjøre søknader om velferdspermisjon innen rammen av foretakets alminnelige bestemmelser - avgjøre søknader om permisjon ved overgang til annen stilling inntil ett år, dog slik at permisjon ved overgang til stilling i annen virksomhet (foretak) som hovedregel ikke innvilges - fastsette arbeidsplaner innen rammen av helseforetakets alminnelige bestemmelser for de aktuelle områder Endret høst -09, gjeldende fra 5 (7)

6 - godkjenne organisasjons- og bemanningsplaner for den enkelte enhet i henhold til foretakets policy for organisasjonsutvikling og innenfor divisjonens økonomiske ramme, dog slik at følgende systemkrav ivaretas: - enhetlig ledelse for hvert organisasjonsnivå - fullt resultatansvar for leder av hvert organisasjonsnivå - organisasjonsplan for samlet divisjonsorganisering forelegges administrerende direktør til godkjenning Personal- og organisasjonsdirektør har lønnsfastsettende myndighet Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Leder nivå 2 har ansvar for HMS innen egen divisjon og ansvar for at bestemmelser i henhold til gjeldende lover, forskrifter, interne prosedyrer og retningslinjer blir overholdt, samt divisjonens HMS dokumentasjon. Leder nivå 2 har ansvar for å iverksette nødvendige HMS tiltak innen rammen av eget budsjett i henhold til gjeldende lover, forskrifter og interne bestemmelser, herunder: - kartlegge farer og problemer i arbeidsmiljøet og på denne bakgrunn, vurdere risikoforholdene, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen - sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær i tråd med gjeldende retningslinjer - sørge for løpende kontroll av arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene tilsier det (yrkeshygieniske målinger, helseovervåking, m.m.) - foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske HMS arbeidet - sørge for at arbeidstakerne gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer forbundet med arbeidet, og at disse får nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon, samt at nødvendig verneutstyr stilles til rådighet ved behov - sørge for at ledende personell har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse og sikkerhetsmessig forsvarlig måte - sørge for at avvik meldes i Synergi og at nødvendige meldinger blir sendt offentlige myndigheter når påkrevd 1.3 Undertegning av dokumenter Styret har gitt administrerende direktør fullmakt til å inngå avtaler og kontrakter om kjøp/salg av varer og tjenester så fremt dette skjer innenfor godkjent virksomhetsplan og budsjett, samt helseforetakets vedtekter. Herunder ligger også fullmakt til å underskrive avtaler og kontrakter, samt dokumenter for øvrig. Endret høst -09, gjeldende fra 6 (7)

7 Det betyr at administrerende direktør eller den han bemyndiger forplikter helseforetaket rettslig med sin underskrift, så fremt ikke underliggende forhold skulle tilsi noe annet. Fullmakt til å underskrive dokumenter følger følgende oppsett: Dokumenttype Fullmakt Kommentar Dokument, brev, notat etc. som gjelder/går til pasient Samarbeidsavtaler med eksterne instanser Pasientansvarlig lege eller den han/hun gir fullmakt Samarbeidsavtaler med eksterne instanser som ikke medfører økonomiske forpliktelser Leder nivå 2 Alle avtaler skal i original sendes dokumentsenteret for oppbevaring Kjøp og salgskontrakter av fast eiendom herunder festekontrakter Husleieavtaler (inn- og utleie) Låneavtaler herunder gjeldsbrev og panteobligasjon Byggekontrakter Kjøpsavtaler- herunder også rammeavtaler og serviceavtaler Prolongering og endringsavtaler Ansettelsesavtaler Forsikringsavtaler Direktør intern service Styreleder over 5 mill Direktør Intern Service inntil 5 mill. Avdelingssjef (intern service) under 1 mill. over 5 mill. Økonomidirektør inntil 5 mill. Innkjøpssjef inntil 1 mill. over 5 mill Økonomidirektør inntil 5 mill. Avdelingssjef (intern service) under 1 mill. Leder med økonomi- og personalansvar Gjelder for avtaleperioden uten opsjon Brev Følge fullmaktsstruktur Endret høst -09, gjeldende fra 7 (7)