FROLAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING Kontrollutvalget innkalles med dette til møte: Møtedato: 29.04.13 Tid: Kl. 09.00-11.30 Møtested: Kommunehuset, Osedalen, Rådstaua Evt. forfall meldes snarest til sekretæren, tlf. 37 01 73 92, evt. 37 01 73 97 Varamedlemmer møter bare etter nærmere varsel. SAKSLISTE Sak nr: 08/13 09/13 10/13 11/13 12/13 13/13 14/13 Saker: Protokoll forrige møte 25.02.13 Referatsaker Orienteringer Kommuneregnskapet for 2012 Prosjektplan oppfølging og iverksetting av politiske vedtak Behov for ny sekretærordning for kontrollutvalget fra 2014 Eventuelt Neste møte Froland, 22. april 2013 Bente Olsen (sign) leder Aust-Agder fylkesrevisjon Jens Olav Myre sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann. SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017392 E-postadresse: jens.olav.myre@austagder.fk.no Postboks 788 Stoa Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnummer: 974 644 657 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
Sak nr: 08/13 Sak: Protokoll forrige møte 25.02.13 Protokollen fra møtet 25.02.13 tas til orientering. Sak nr: 09/13 Sak: Referatsaker A : Diverse referater. A.1 : A.2 : Tatt til orientering. Sak nr: 10/13 Sak: Orienteringer A : Aktuelle saker orientering ved revisjonen A.1 : Orientering fra revisor B : Orientering fra administrasjonen B.1 : Økonomisjefen orienter om 2013 Tatt til orientering. Sak nr: 11/13 Sak: Kommuneregnskapet for 2012 Kommuneregnskapet for 2012 og kommunens årsmelding blir oversendt av økonomisjefen til behandling. Likedan følger revisors oppsummering for regnskapsåret 2012 til kontrollutvalget som vedlegg. Kopi av revisjonsberetningen til kommunestyret følger også som vedlegg Etter forskriftene for årsregnskap, er det kontrollutvalgets oppgave å gi uttalelse til regnskapet. Uttalelsen skal stiles til kommunestyret. Formannskapet skal fremme innstilling til regnskapet. Kontrollutvalgets vedtak skal være kjent når formannskapet behandler årsregnskapet. Kontrollutvalget skal vurdere om regnskapet er ført i samsvar med lover og regler, og om kommunestyrets mål er oppfylt. Kontrollutvalget har rett til å knyte kommentarer til vedtaket/uttalelsen, jfr. forskrift for kontrollutvalg 7. Som grunnlag for uttalen, bør kontrollutvalget benytte seg av vedtatt økonomiplan, årsmelding og revisjonsberetning. Økonomisjefen orienter om regnskap og årsmelding. Revisor orienterer om oppsummeringsbrev og revisjonsberetning. Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Sak nr: 12/13 Sak: Prosjektplan oppfølging og iverksetting av politiske vedtak Kontrollutvalget har fått oversendt prosjektplan for prosjektet Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak, vedlagt. Prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2015. Det gjøres i prosjektplanen rede for prosjektet, samtidig som det gjøres rede for ressursbehov og tidsplan. Sekretæren vil anbefale kontrollutvalget å bestille dette prosjektet fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Kontrollutvalget antar at gjennomføringen av dette prosjektet inngår i den ordinære revisjonen av Froland kommune, og dermed blir dekket av det ordinære tilskuddet til revisjon. 1. Kontrollutvalget i Froland slutter seg til den fremlagte prosjektplanen for prosjektet Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak. 2. Kontrollutvalget bestiller prosjektet i henhold til fremlagt prosjektplan fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS 3. Kontrollutvalget forutsetter at gjennomføringen dekkes av det ordinære tilskuddet til revisjon. Sak nr: 13/13 Sak: Behov for ny sekretærordning for kontrollutvalget fra 2014 F.o.m. 2005 ble forskrift om kontrollutvalg endret med den følge at kommunens/ fylkeskommunens revisor ikke lenger kunne være sekretær for kontrollutvalget. Fra samme tidspunkt har sekretærhjelp og saksforberedelse m.v. til følgende kontrollutvalg på Agder vært løst slik: - Aust-Agder fylkeskommune har kjøpt sekretariatsbistand fra Arendal revisjonsdistrikt IKS - Vest-Agder fylkeskommune har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Søgne og Vennesla kommuner har kjøpt fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Kristiansand og Songdalen kommuner har kjøpt fra Vest-Agder fylkesrevisjon - Arendal kommune har kjøpt fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS - Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner har kjøpt fra Aust-Agder fylkesrevisjon Kontrollutvalgenes aktivitet har de siste årene økt betydelig. Fra å være en minimumsløsning på timebasis ved oppstarten i 2005 har vi de siste årene fått en situasjon hvor det forventes at sekretariatene har kapasitet til mer omfattende saksutredninger og oppfølging av sakene som er behandlet. Det skal i noen tilfeller også planlegges/gjennomføres undersøkelser/granskinger eller andre mer omfattende oppgaver. Forventningene fra kontrollutvalgene har økt betydelig og en minimumsløsning er ikke lenger tilstrekkelig. Dette innebærer at de revisjonsenhetene som i dag server kontrollutvalgene med sekretærtjenester vil ha kapasitetsproblemer med å gjennomføre dette i et omfang som kontrollutvalgene har forventninger til og har signalisert at de ikke lenger ønsker å forlenge avtalen. Begge fylkeskommunene og de 14 kommunene i opplistingen over har kontrakter om levering av sekretariatstjenester etter en anbudsrunde i 2011 som varer ut 2013. Det betyr at det fra 2014 ikke vil være noen sekretærløsning.
De 4 nåværende sekretariatene som leverer sekretariatstjenester har derfor på eget initiativ startet en prosess med tanke på å bidra til en god framtidig løsning for kontrollutvalgene når avtaleperioden utløper. Samtlige 16 kontrollutvalg er i møter høsten 2012 blitt orientert om dette. Det er i denne orienteringen nevnt at det tas sikte på å arrangere et møte ultimo februar eller primo mars 2013 hvor lederne i de 16 kontrollutvalgene inviteres for å drøfte situasjonen og evt. etablere en arbeidsgruppe som utreder en ny modell for levering av sekretariatstjenester til kontrollutvalgene fra 2014. Vedtak i Rådmannsutvalget KS Agder RMU KS Agder er i møte den 15. januar 2013 blitt orientert om situasjonen vedrørende sekretariatsfunksjon for kontrollutvalg. Utvalget støtter at det igangsettes et arbeid for å se på en framtidig organisering og nedsetter en arbeidsgruppe bestående av 1 representant fra RMU Agder hvor følgende bes om å delta: Gro Anita Trøan valgt som vara Bjarte Nordås KS Agder er sekretariat for gruppen Øvrige medlemmer i utvalget velges av kontrollutvalgene Etablering av arbeidsgruppe. Kontrollutvalgslederne var samlet til møte den 4.3.13 hvor følgende arbeidsgruppe ble etablert: Gro Anita Trøan Rådmann Birkenes kommune Dag Eide Leder av kontrollutvalget i Aust-Agder fylke Vidar Kleppe Leder av kontrollutvalgene i Kristiansand kommune og Vest-Agder fylke Per Arnt Tellefsdal Leder av kontrollutvalget i Risør kommune Anne Helene Grunni Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS Steinar Johansen Arendal Revisjonsdistrikt IKS Gro Anita Trøan ble valgt som leder av arbeidsgruppen. KS Agder ivaretar sekretærfunksjonen Utvalget skal utarbeide en rapport med vurdering av ulike modeller for fremtidig sekretariatsordning for kontrollutvalgene for de to fylkeskommunene og 14 kommuner kontrollutvalg på Agder. Rapporten skal foreligge 1. juli 2013. Følgende modeller/løsninger skal vurderes: 1. En felles sekretariatsordning for kontrollutvalg for alle kommuner i hele Agder ved å inngå et samarbeid med Agder Sekretariat IS ved etablering av et av to alternativer: a. Kommuneloven 27 for interkommunalt samarbeid b. Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. 2. Inngå samarbeid med Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) til å gjøre utføre sekretærarbeidet i egenregi for de 2 fylkeskommunene og de 14 kommunene på Agder som er uten avtale etter 31.12.13. 3. Etablere et eget selskap, enten 27 eller IKS, for de 2 fylkeskommunene og de 14 kommunene på Agder som er uten avtale etter 31.12.13. Det bør være en målsetting at ny sekretariatsordning er på plass fra 1.1.2014. Det innebærer at modellen som velges må være vedtatt på tidlig høst 2013. De sittende sekretariater har meddelt at de kan være fleksible dersom iverksettingen skulle bli forsinket.
Den nåværende ordningen har vært en minimumsløsning hvor revisjonsenhetene har levert tjenestene på timebasis. Det innebærer bl.a. at en del indirekte kostnader er dekket av sekretariatene selv uten at dette er gått inn i faktureringsgrunnlaget. Ordningen har vært en rimelig løsning for kommunene og fylkene. En ny ordning vil bli noe dyrere for kommunene enn i dag fordi man vil måtte ha ansatte i et selskap til å ivareta funksjonen. Utvalget legger opp til at et nytt sekretariat skal levere gode faglige tjenester til en lavest mulig kostnad for eierne. Når det gjelder sekretariatsløsninger i Norge for øvrig, så har over 80 % av kommunene valgt å etablere selskaper i egenregi, 27 eller IKS. Kontrollutvalgene og deretter fylkestingene, by- og kommunestyrene inviteres med dette til å ta saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget tar til foreløpig orientering informasjon om arbeidet med å etablere en ny sekretærordning for de 2 fylkeskommunene og 14 kommuner på Agder. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Sak nr: 14/13 Sak: Eventuelt A : Eventuelt Ingen saker B : Neste møte Dato : 23.09.13