Sertifiseringsmodell for Grønne arrangementer 1. Formål Hovedhensikten med denne modellen er å få et kvalitativt best mulig utbytte av Miljøfyrtårn i hele virksomheten. Modellen skal også optimalisere ressursinnsatsen og gi en betydelig bedre og mer helhetlig miljøstyring i virksomheter med moderavdeling og underliggende enheter /- arrangementer. Stiftelsen Miljøfyrtårn har som hovedprinsipp at sertifisering skal skje der aktivitetene utføres, og betegner det for sertifisering på virksomhetsnivå. 2. Forutsetninger for bruk av modellen a. Standard krav før oppstart (1) Kommunen der virksomheten/arrangementet som skal sertifiseres er lokalisert i, må ha fattet et politisk vedtak om å være med i Miljøfyrtårnordningen. (2) Dersom arrangøren har en moderorganisasjon med et hovedkontor, skal det være Miljøfyrtårnsertifisert før de underliggende arrangementene kan bli det. Alternativt skal det kunne dokumenteres oppstart av en prosess med Miljøfyrtårnsertifisering som mål. (3) For arrangører som ikke har faste ansatte, men som er basert på frivillighet, må det foreligge et HMS-system basert på internkontrollens 5 som et minimums styringssystem. (4) Eksterne konsulenter skal inngå en skriftlig kontrakt med virksomheten/ arrangøren om oppdraget før oppstart. (5) Senest på første møte mellom konsulent og virksomhet, skal virksomheten /arrangementet registreres inn i Miljøfyrtårnportalen. b. Organisering før første gangs sertifiseringer Arrangøren sertifiseres fullt ut ved fysisk kontroll av godkjent sertifisør i forkant av arrangement, med unntak av arrangører som legger arrangementene til flere ulike lokasjoner samme året. I slike tilfeller kan fjernsertifisering av hovedarrangøren være aktuelt. c. Organisering før første resertifisering ved årlig oppfølging Ikke relevant for Grønne arrangementer. d. Organisering av resertifiseringer Grønne arrangementer kan i hovedsak inndeles i tre typer og skal resertifiseres slik: (1) faste, repeterende arrangementer som anvender samme lokasjon: resertifisering hvert tredje år. Eksempel: Større, årlige festivaler. 1
(2) enkeltstående og/eller sporadiske/ambulerende arrangementer: sertifiseringsperiode på ett år. Ingen resertifisering. Eksempel: NM på ski. (3) et eller flere arrangementer på ulike eller faste lokasjoner, med uregelmessig mellomrom, hvor arrangør tilhører en Miljøfyrtårnsertifisert moderavdeling: resertifiseres hvert tredje år. Eksempler: Framtidens byer og Avfallskonferansene sine årlige samlinger. Fjernsertifisering av hovedansvarlig for arrangementet via tlf., web, video kan nyttes, særlig i de tilfeller der arrangementene foregår på Miljøsertifiserte lokasjoner. Stiftelsen Miljøfyrtårn skal godkjenne all bruk av fjernsertifisering. Arrangementer som resertifiseres hvert tredje år: Stiftelsen Miljøfyrtårn sender ut to -2- påminnelser om resertifisering, henholdsvis seks -6- og to -2- måneder før sertifiseringsperioden utløper. På nettsidene fins en sjekkliste for forberedelser til resertifiseringsmøter som anbefales benyttet. e. Norske enheter i utlandet. Ikke relevant 3. Konsulentens arbeid a. Forarbeid Konsulenten skal stille med siste oppdaterte versjon av bransjekrav som skal benyttes. Bransjekrav som konsulenten måtte anbefale i tillegg, skal kommuniseres til virksomheten/arrangøren før oppstart og det skal være enighet om bruken. b. Bruk og klargjøring av malene Konsulenten bruker godkjent mal for konsulentrapport som er lagret på nettsidene. c. Godkjenning av malene hos Stiftelsen Miljøfyrtårn Ikke behov for ved Grønne arrangementer. d. Miljøanalyse / konsulentrapport, implementering og opplæring Se konsulentveileder. Ved arrangementer/konferanser som innebærer risiko- og faremomenter skal konsulenten søke å være fysisk til stede der arrangementet skal gjennomføres minimum to ganger; ved oppstart og ved implementering av forebyggende tiltak (sluttkontroll). Ved de fleste arrangementer er det engasjert frivillige. Det er særlig viktig at de får opplæring/drill i rutiner som angår helse-, miljø- og sikkerhet. e. Bestille sertifisør Konsulent bestiller lokal sertifisør hos Miljøfyrtårnkoordinatoren i den kommunen der arrangementet skal gjennomføres (se pkt.2d), helst to måneder før beregnet sertifiseringsdato. Sertifiseringsdatoen må ligge så tett opp til arrangementet som mulig, og slik at det blir tid til å lukke eventuelle avvik og utstede sertifikat og diplom. f. Dokumentasjon Alle dokumenter som virksomheten/arrangøren ønsker lagret i portalen skal være ferdigstilt og lastet opp i god tid før sertifiseringsmøte. 2
g. Miljøfyrtårnportalen Konsulenten signaliserer gjennom Miljøfyrtårnportalen når virksomheten er klar for sertifisering. Sertifiseringsmøte bør være avtalt med sertifisør og ført inn i portalen. Konsulenten gir sertifisør tilgang til virksomhetens portal senest en uke før sertifiseringsmøte. 4. Sertifiseringsopplegget; Miljøfyrtårnansvarlig og sertifisørens arbeid a. Første gangs sertifisering Se for øvrig sertifiseringsveileder. Alle grønne arrangementer sertifiseres i forkant av gjennomføringen. Det foreligger ingen miljødata (Miljørapport) ved første gangs sertifiseringer, annet enn eventuelle benchmarkingstall fra tilnærmet like arrangementer.) Det stiller store krav til godt forarbeid og god dokumentasjon. Grønne arrangementer av en viss størrelse og kompleksitet kan sertifiseres 2-6 måneder før gjennomføring. Sertifisører kan vurdere om de vil være tilstede ved treninger, generalprøver eller liknende. Kostnader må da avklares med arrangøren og eventuelt med sertifiseringsmyndigheten. b. Årlig oppfølging Aktuelt kun for faste, repeterende arrangementer på samme lokasjon med treårig sertifiseringsintervall, men er en frivillig sak. Miljøfyrtårnansvarlig tar initiativ, alternativt blir kontaktet av konsulenter. Konsulenter kan tilby oppfølging og støtte i forbindelse med miljørapportering og klargjøring til resertifisering. c. Resertifiseringer Aktuelt for faste, repeterende arrangementer på samme lokasjon, og for like/ulike arrangement gjennom et år på ulike lokasjoner, dvs. de som har treårig sertifikat. For grønne arrangementer må dokumentasjon på miljøprestasjoner per arrangement foreligge. Sertifisøren vektlegger miljøprestasjonene i miljørapportene for sammenliknbare arrangementer, at rutiner og prosedyrer er oppdaterte og effektive, at nye og reviderte krav er implementert, at miljøledelse utøves og ansatte/frivillige er godt drillet på helse-, sikkerhets- og miljøoppgavene, at nøkkelpersonell involveres, og at forbedringer skjer. Ellers som ved første gangs sertifisering. d. Rapportering Miljøfyrtårnansvarlig fyller ut og leverer miljørapporter i henhold til arrangement slik: (1) ved faste, repeterende arrangementer på samme lokasjon: årlig miljørapport 1 pr.1.april. (2) ved enkeltvise og sporadiske/ambulerende arrangementer som er sertifisert for seg (ett års sertifikater): miljørapporterer etter hvert avsluttet arrangement. (3) ved et eller flere arrangementer på ulike lokasjoner og til uregelmessige tider der hovedarrangøren har treårig sertifiseringsintervall: årlig miljørapport 2 pr.1.april. 1 Be MFT om å opprette konsernrapportering, slik at det blir en rapport for hvert arr. og en samlerapport for perioden. 2 Som 1 over men det kan utelates når arrangementet har vært lagt til en Miljøfyrtårnsertifisert lokasjon. 3
5. Administrative forhold a. Sertifisørens forventede tidsbruk Det forventes at de lokale sertifisørene holder seg innenfor 7,5 timer fakturerbar tid pr. arrangement, inkl. forberedelser, sertifiseringsmøte og rapportskriving. Det kan beregnes tilleggstid for følgende forhold: - dersom sertifisøren finner grunn til å forta kontroller i forkant av arrangementet kan det faktureres for medgått tid og kostnader. Dette kan være aktuelt for arrangementer med visse risiko- og faremomenter, store publikumsmasser o.l. - ved omfattende dokumentasjon som krever grundig gjennomgang - reisetid ut over 1 time hver vei - lukking av avvik som er over normalen (8 avvik eller mer) Behovet skal begrunnes. Arrangøren skal i slike tilfeller være informert og ha godkjent tidsforbruket/ kostnadene. b. Sertifisørens skjønnsutøvelse Det vises til sertifiseringsveilederen. c. Sertifisørens avtale med sertifiseringsmyndighetene Se sertifiseringsveileder. d. Stiftelsen Miljøfyrtårn sitt forbehold Ved spesielle tilfeller forbeholder Stiftelsen Miljøfyrtårn seg retten til å utøve skjønn ved tilpasning av denne sertifiseringsmodellen. Viktige forhold som er avklart med Stiftelsen Miljøfyrtårn skal føres i avklaringsloggen til den aktuelle virksomhet/ arrangement, av Stiftelsen Miljøfyrtårn. Referansedokumenter, lagret i miljøfyrtårnportalen: (1) Vilkår for sertifisører (2) Vilkår for konsulenter (3) Sertifiseringsveileder (4) Konsulentveileder (5) Brukerveiledninger sertifisører og konsulenter (bruk av miljøfyrtårnportalen) (6) Bransjekrav med veiledertekster til kravider (7) Termer og definisjoner 4
Vedlegg 1 Verifikasjonsmetoder: Sertifisering og resertifisering innebærer begge en fysisk tilstedeværelse av en sertifisør som verifiserer kravene ved intervju og fysisk inspeksjon. For arrangementer, som sertifiseres før gjennomføring, er dokumentkontrollen svært viktig. Sertifisering: første gang; innebærer gjennomgang med vekt på en god systemimplementering; miljømålene-, miljøprestasjonene i miljørapporten, handlingsplanen i miljørapporten, måling og korrigeringer. Resertifisering: innebærer gjennomgang av de mest sentrale krav og fokus på oppdatering av rutiner, framgang på miljøprestasjoner og generelle systemforbedringer. Fjernsertifisering innebærer at sertifisøren sitter på hovedkontoret og gjennomfører verifikasjonen over telekommunikasjonsmidler. Metoden krever at hovedsertifisøren og ansvarlig ved revidert UE har kompetanse og teknisk utstyr til å kunne delta. Se også «regler for fjernsertifiseringer» Dokumentkontroll innebærer at hovedsertifisøren, eventuelt sammen med Miljøfyrtårnansvarlig i HK, sjekker innrapporterte dokumenter (sjekklister og miljørapporter) for hele årsgruppen. Gjennomgangen skal resultere i utvelgelse av de UE som skal ha resertifisering og hvem som godkjennes kun på basis av dokumentkontrollen. %-fordelingen er basert på en risikovurdering, og er hhv. 33% for UE som anvender krav til kontor, butikk, barnehager, grønne arrangementer /- konferanser, og 50% for UE som anvender øvrige bransjekrav. I kjeder, konsern, kommuner og FK, hvor det er mange UE, bør HK lage en samlerapport for å spare tid og kostnader til hovedsertifisøren. Parallelt med kontroll av årsgruppen av UE gjennomføres årlig sjekk av HK. På HK sjekkes det at miljøstyringen er effektiv i hele organisasjonen. Dvs. en kontroll av de overordnede miljømålene, sentrale miljørutiner, miljørapportene (prestasjonene, forbedringer), risikoanalyser, avvikssystemet (er det rapportert avvik som angår UE) og status på handlingsplaner (miljøforbedringstiltak, forebyggende- og korrigerende tiltak). 5