FAGLIG NYHETSBREV NOVEMBER For konsulenter og sertifisører

Transkript

1 FAGLIG NYHETSBREV NOVEMBER 2009 For konsulenter og sertifisører

2 LEDER: Miljøfyrtårnportalen er klar og lanseres i uke 47. Portalen vil gjøre det enklere å lagre informasjon og dokumenter, bestille sertifikat - samt holde oversikt over status for de ulike virksomhetene. Vi er sikre på at portalen vil gjøre Miljøfyrtårnhverdagen deres enklere. I forbindelse med utrulling av Miljøfyrtårnportalen har vi tydeliggjort rammer og regler for Miljøfyrtårn. Dette gir dere en anledning til å oppdatere gammel kunnskap. Vi opplever en betydelig økning i antall sertifikater. Dette er fantastisk. Gjennom blant annet Framtidens Byer har landets største kommuner satt fokus på Miljøsertifisering. Dette stiller nettverket overfor nye utfordringer. I enkelte regioner er sertifisørkapasiteten ikke tilstrekkelig, hvilket er utfordrende for konsulenter, virksomheter og for de enkelte kommunene. Sammen med kommunene skal vi få på plass tilstrekkelig kapasitet. Det er viktig at alle parter i Miljøfyrtårn-nettverket bidrar i tråd med de intensjoner som ligger i Miljøfyrtårn. I 2010 vil Miljøfyrtårn øke antall årsverk fra dagens ca 7,5 til ca 10 for å kunne møte den store økningen. Morten Leuch Elieson Daglig leder

3 Konsulentkurs 2009/2010 Nr Aktivitet Dato Sted Pris Merknader Prog. 5 Konsulentkurs nov. Oslo 5000 Sagene samfunnshus pdf Fulltegnet (dag 2: 2500) 6 Kurs for interne 30. nov og Stavern gratis Arrangør: pdf konsulenter i kommunene i Vestfold Påmelding via e-post 3. des Vestfold Energiforum og KS - Livskraftige kommuner Sted: Justissektorens kurs- og øvingssenter, Helgeroveien 9, Stavern 1 Konsulentkurs Påmelding feb Oslo 6000 (dag 2: 3000) 2 Konsulentkurs Påmelding mai 2010 Oslo 6000 (dag 2: 3000) 3 Konsulentkurs sept Bergen 6000 (dag 2: 3000) 4 Konsulentkurs nov Oslo 6000 (dag 2: 3000) Sertifisørkurs 2010 Thon Hotel Opera, Christian Frederiksplass 5 Nr Aktivitet Dato Sted Pris Merknader Prog. 1 Sertifisørkurs *) Påmelding jan Oslo 4000 Oslo Kongressenter, Folkets Hus 2 Kurs i revisjonsteknikk **) 19. jan Oslo 2000 Oslo Kongressenter, Folkets Hus Påmelding 3 Sertifisørkurs *) feb. Bergen Kurs i revisjonsteknikk 16. feb Bergen 2000 **) 5 Sertifisørkurs *) Påmelding mai 2010 Oslo 4000 Thon Hotel Opera, Christian Frederiksplass 5 6 Kurs i revisjonsteknikk **) Påmelding 6. mai 2010 Oslo 2000 Thon Hotel Opera, Christian Frederiksplass 5 7 Sertifisørkurs *) sept Kurs i revisjonsteknikk sept **) Regionale Miljøfyrtårndager 2009/2010 Nr Aktivitet Dato Sted Pris Merknader Prog. 1 Regionale Miljøfyrtårndager 2 Regionale Miljøfyrtårndager 3 Regionale Miljøfyrtårndager februar 2010 Bergen 4. mai 2010 Oslo 15. sept Arendal

4 Om Miljøfyrtårnportalen Dette er en nettbasert løsning for oppretting av nye virksomheter. Denne gir også konsulenter og sertifisører langt bedre muligheter til å følge opp virksomhetene siden all informasjon kan lagres i Miljøfyrtårnportalen. I tillegg vil kontakten og oppfølgingen av de sertifiserte virksomhetene bli langt mer oversiktelig og informasjonen vil flyte lettere og raskere. Også sertifiserte virksomheter kan benytte Miljøfyrtårnportalen. Sammen med Miljørapporteringssystemet (MRS) vil dere få en langt bedre oversikt over egen dokumentasjon. I uke 47 vil alle motta en e-post med brukerveiledning og passord. Dette brukes på min side for innlogging. I Miljøfyrtårnportalen skal konsulentene; Opprette nye virksomheter selv og følge dem fra oppstart til sertifisering Hjelpe virksomhetene med den første miljørapporten Lagre konsulentrapport og vedlegg Tildele tilgang for sertifisør I Miljøfyrtårnportalen skal virksomhetene; Levere Miljørapport Sjekke at kontaktinformasjon er korrekt (fakturaadresse, antall årsverk, MFT-ansvarlig) Lagre relevante dokumenter Gi konsulenter og sertifisører tilgang til å lese dokumentasjon og rapport

5 I Miljøfyrtårnportalen skal sertifisørene; Lese dokumentasjon fra konsulent og virksomhet Lagre sertifiseringsrapport Lagre godkjenningsbrev Godkjenne virksomhet Bestille diplom Laste ned sertifikat som skrives ut og signeres Motta automatiske mailer I Miljøfyrtårnportalen skal ansvarlig i kommunene; Ha oversikt over sine virksomheter Gjøre søk for å se hvor mange nye virksomheter som er i gang i kommunen Gjøre søk for å se hvor mange virksomheter som skal resertifiseres neste halvår/neste år/om tre år Lese informasjon som er lagret på virksomhetens side men ingen rettighet til å redigere eller slette Motta automatiske mailer

6 Oppfølging av våre kunder bruk av miljøfyrtårnportalen Konsulenter oppfordres generelt til å holde kontakt med de virksomheter de har vært rådgivere for og som ønsker oppfølging og service. 5-6 måneder før resertifiseringer skal gjennomføres bør konsulenter kontakte sine gamle kunder, og særlig de virksomheter som har gjennomgått endringer siden forrige sertifisering (flyttet, omorganisert, etablert nye forretningsområder mv). Vi tror en slik praksis kan bidra til at flere resertifiseringsprosesser kan gå raskere og spare virksomheter og sertifisører for ekstra plunder og heft. Sertifisører oppfordres til å ta kontakt med de virksomhetene som skal sertifiseres og avtale sertifiseringsmøte så snart konsulenten har meldt dem klar for sertifisering. Ved resertifiseringer oppfordres sertifisøren til å gjøre avtale med virksomheten umiddelbart etter at e-postanmodning om resertifisering er mottatt. Vi ber også sertifisørene om å laste opp sertifiseringsrapportene umiddelbart etter sertifiseringsmøtet. Så snart alle avvik er lukket, må godkjenningsbrev skrives og lastes opp på virksomhetens side. Vi har opplevd at rapportene/ godkjenningsbrevet lar vente på seg, hvilket fører til at virksomhetene venter unødig på sertifikatet.

7 Vi fjerner begrepet lukkebrev og erstatter det med godkjenningsbrev. Dette er dokumentasjonen sertifisøren skriver om at virksomheten er godkjent, og det er denne dokuementasjonen Stiftelsen Miljøfyrtårn kontrollerer. Når godkjenningsbrevet er kontrollert av oss, vil sertifisøren kunne laste opp sertifikatet (tidligere minisertifikatet) fra Miljøfyrtårnportalen, skrive det ut, signere det og sende det direkte til virksomheten. På denne måten unngår vi forsinkelse i posten, og det store diplomet vil bli ettersendt med post, som tidligere. Det blir innført strengere kvalitetskontroll med godkjenningsbrevet. Følgende punkter må minimum være beskrevet før saksbehandler i Stiftelsen Miljøfyrtårn kan bestille sertifikat: - Dato og sted for sertifiseringsmøtet - Navn på deltakere på sertifiseringsmøtet - Angivelse av bransjekrav og versjonnr. som er anvendt - Bekreftelse på at alle avvik er lukket og at virksomheten er godkjent - Dato for godkjenning - Sertifisørens navn og virksomhetstilhørighet (kommunalt ansatt eller privat) - Sertifiseringsmyndighet (hvilken kommune man sertifiserer på vegne av)

8 Fylkeskommuner som sertifisører Fylkeskommuner kan nå delegeres sertifiseringsmyndighet, men da kun for sertifisering av kommunale virksomheter inkl. kommunale AS, KF og IKS hvor den aktuelle kommune har påvirkning og/eller eierinteresser. Sertifisering av private virksomheter skal normalt ikke gjøres av fylkeskommunale sertifisører. Fylkeskommuner som påtar seg rollen som sertifiseringsmyndighet vil bli fulgt opp etter de samme rutiner som vi har med kommuner og vil bli fakturert en årlig lisens på kr 5 000,-. Stiftelsen Miljøfyrtårn bidrar med informasjon i forbindelse med saksframlegg og forslag til vedtakstekst: Endelig vedtak i Fylkeskommunene må oversendes Stiftelsen Miljøfyrtårn. les alt om hvordan din virksomhet kan bli sertifisert som Miljøfyrtårn

9 Noen rammer for avklaringer om valg av bransjekrav I de siste 6 månedene har vi opplevd en sterk økning i henvendelser som vedrører valg av bransjekrav for mer sammensatte virksomheter. Vi iverksetter nå tiltak for å forenkle bransjekravene og gjøre det enklere for dere å finne frem til svaret uten å måtte spørre Stiftelsen. Det finnes i hovedsak fire alternativer for virksomheter uten passende bransjekrav: -Gjeldende bransjekrav kombineres slik at en tilfredsstillende andel av virksomhetens aktiviteter dekkes -Det foretas en avgrenset sertifisering av de deler av virksomheten hvor aktuelle bransjekrav foreligger -Virksomheten bes om å avvente til litt utpå nyåret, når Stiftelsen igjen kan iverksette utviklingsprosjekter. -Virksomheten avvises i sin helhet, da det anses som uhensiktsmessig å utvikle krav for denne virksomhetstypen. For å få tilstrekkelig grunnlag for å vurdere risiko, trenger vi informasjon om hva som er virksomhetens hovedaktivitet(er), samt de vesentligste miljøaspektene som er forbundet med aktiviteten / aktivitetene. Vi anmoder alle konsulenter om å være oppmerksomme på denne metodikken, og ha overnevnte informasjon tilgjengelig før dere henvender dere til oss.

10 Justeringer av bransjekrav Vi har i en periode nedprioritert justeringer og revisjon av bransjekrav, for å få tid til å tenke gjennom hvordan fremtidens bransjekravsystem bør se ut. Nå legger vi imidlertid opp til et skippertak hvor vi griper fatt i de 10 største bransjekravene. Vi vil gjøre nødvendige justeringer fortløpende, og deretter publisere kravene igjen. Følgende krav vil bli justert: Topp 10 sertifiserte virksomheter: Kontorvirksomhet Barnehage Butikk Skole Hotell Sykehjem Grossist Malermester Generelt bransjekrav Grafisk bedrift Kontorvirksomhet Topp 10 under sertifisering : Butikk Barnehage Generelt bransjekrav Skole Hotell Grossist Restaurant og kafé Beboerinstitusjon Sykehjem

11 BRUKERUNDERSØKELSEN I nyhetsbrevene fremover vil vi presentere hovedfunnene fra brukerundersøkelsen vi har gjennomført blant våre virksomheter. Hele undersøkelsen vil også om kort tid legges ut på vår nettside. Undersøkelsen ble sendt ut til alle Miljøfyrtårnvirksomheter. Svarprosenten var meget god og resultatene gyldige. Det er ønske om å fokusere mer på miljø internt i virksomheten og ønske om å fremstå utad som en miljøbevisst virksomhet som oftest blir oppgitt som årsaker til at virksomheten ønsket å bli et miljøfyrtårn. 70 prosent oppgir at de bruker sertifiseringen aktivt i informasjon og markedsføring av virksomheten. Det er hovedsakelig de som bruker sertifiseringen aktivt i markedsføringsarbeidet som i størst grad opplever at miljøfyrtårnsertifiseringen betyr noe for virksomhetens omdømme. På spørsmålet om hva en kan gjøre for å få flere virksomheter til å bli Miljøfyrtårn blir det oftest svart mer markedsføring/informasjon, samt forenkling av hjelpemidler og verktøy.

12 Registrering av nye virksomheter Alle konsulenter SKAL registrere nye virksomheter slik at de har mulighet for å lage og levere miljørapport i Miljøfyrtårnportalen. De av konsulentene som har fått tildelt brukernavn og passord skal bruke dette og registrere direkte i portalen. Andre skal inntil videre sende opplysninger om virksomhetene til post@miljofyrtarn.no. Rutinebeskrivelse: n&task=doc_download&gid=206&itemid=51 Når Miljøfyrtårnportalen lanseres for hele landet, får alle konsulenter tildelt brukernavn og passord. Dere skal da selv registrere virksomhetene i portalen. Det er viktig at dette blir gjort, slik at sertifisørene kan bruke portalen til å lese dokumenter og bestille sertifikater.

13 Virksomheter som har overskredet tidsfrist for resertifisering. Stiftelsen Miljøfyrtårn har siden våren -09 lagt ned betydelige ressurser i å få med seg de virksomhetene som av ulike årsaker ikke har resertifisert seg innen tidsfristen. Vi har strukket oss langt i å gi disse virksomhetene en ny sjanse. Mange har gjort en innsats og gjennomført resertifisering i denne perioden. Vi vil imidlertid meddele nettverket vårt at dette amnestiet var en engangsforeteelse. Fra januar 2010 vil enhver virksomhet som oversitter tidsfrist for resertifisering falle ut av søkelistene på datoen for sertifikatets utløpstid (som i dag). Deretter vil de være søkbare kun for Stiftelsen Miljøfyrtårn og kun i en periode på 3 måneder fra den utløpsdato som er påført sertifikatet. Virksomheter som i løpet av denne 3 månedsperioden ikke blir resertifisert, tas ut av Miljøfyrtårnordningen. Dersom de skulle ønsker å aktivere seg som Miljøfyrtårn igjen, må de gjennomføre en ny sertifiseringsprosess, inklusive en revidert miljøanalyse. Vi håper på forståelse for denne innskjerpingen og at den vil bidra til økt aktsomhet i nettverket og resultere i respekt for et regelverk som vi må ha for å kunne betjene våre kunder på en ressursoptimal og forutsigbar måte.

14 Korrekt fakturaadresse Stiftelsen Miljøfyrtårn bruker mye tid på å korrigere fakturaadresser. Er denne riktig fra første dag sparer alle mye tid. Det er viktig at sertifisørene er nøye med å fylle ut korrekt adresse når de bestiller sertifikat. Fordelingen av kostnadene for sertifikatet (etableringsgebyr, sertifikat og ekspedisjonsgebyr) varierer fra kommune til kommune, og det er viktig at opplysningene er korrekte ved bestilling av sertifikat. Spesielt når det gjelder kjøpesentre, er det viktig at vi får korrekte opplysninger om fakturaadresse og hvordan kostnadene skal fordeles mellom senterledelsen, butikkene og kommunen. Når Miljøfyrtårnportalen lanseres, skrives fakturaadressen direkte inn der, og eventuell spesiell fordeling av kostnadene legges inn. RELEVANT, KONKRET, LØNNSOMT, ENKELT

15 Endringer i personellsituasjonen Lars Thortveit flytter til Oslo og slutter hos oss i slutten av januar. Ragnar Gulowsen har allerede overtatt enkelte av hans oppgaver. Ina Marita Mienna er ny vikar i Driftsavdelingen, og skal ha en rekke administrative oppgaver. Vidar Jortveit vil få større oppgaver innen ITdrift. Vi har også utlyst to nye rådgiverstillinger, og planlegger med ytterligere en ansettelse i Grunnet endringene i personellsituasjonen henstiller vi alle konsulenter og sertifisører om å være tidlig ute med faglige forespørsler, og ber om forståelse for at saksbehandlingstiden kan drøye 2-3 uker i de mest hektiske ukene før jul og litt utover nyåret. 2 nye Rådgiverstillinger i Stiftelsen Miljøfyrtårn Vi utlyser nå to rådgiver stillinger på Utviklingsavdelingen. Den ene vil få fag- og utviklingsansvar i Stiftelsen miljøfyrtårn. Begge stillingene vil være sentrale og tillegges ansvar for utvikling av Miljøfyrtårn og rådgivning til virksomheter, konsulenter og sertifisører. Dersom noen i nettverket er interessert i stillingene, kontakt oss, eller ole-petter.sunde@proffice.no Stillingsannonse

16 Ansvarlig: Knut Bjørn Andersen, Stiftelsen Miljøfyrtårn, Mob: , e-post: Neste Nyhetsbrev fra Stiftelsen Miljøfyrtårn kommer i november. Send oss artikler eller andre gode nyheter vi kan presentere på våre nettsider eller i Nyhetsbrevet. Send e- post til knut@miljofyrtarn.no