NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 6. november 2013 TID: 10:00 Besøk ved Inderøy videregående skole 14:00 Behandling av saker iht til sakliste STED: Inderøy videregående skole De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 047/13 Oppsummering - Besøk ved Inderøy videregående skole 048/13 Referatsaker 049/13 Orientering fra revisor 050/13 Innspill til virksomhetsplan med møteplan 2014 Steinkjer, 30. oktober 2013 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 047/13 OPPSUMMERING BESØK VED INDERØY VIDEREGÅENDE SKOLE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 6.11.13 Liv Tronstad 047/13 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar dagens besøk ved Inderøy videregående skole til orientering Vedlegg 1. Kontrollutvalgets agenda for besøk ved Inderøy videregående skole 6. november 2013 2. Utdanningsprogrammene Informasjon hentet fra nettsiden til skolen Ikke trykte vedlegg 1. Besøk ved fylkeskommunal virksomhet. Brev av 3. oktober til Nord-Trøndelag fylkeskommune ved fylkesrådet 2. Kontrollutvalgets sak 040/13 Saksopplysninger For å gjøre seg nærmere kjent med de ulike områdene innenfor den fylkeskommunale virksomhet har kontrollutvalget en praksis med å invitere seg ut på besøk hos noen av fylkeskommunens virksomheter hvert år. I kontrollutvalgets sak 040/2013 ble det vedtatt at kontrollutvalget skulle besøke Inderøy videregående skole den 6. november. Agende for besøket er vedlagt saken. Vurdering For å trekke erfaring og lærdom ut av dette er det ønskelig at kontrollutvalget gir en oppsummering og vurdering av dagens besøk.
Kontrollutvalgets agenda for besøk ved Inderøy videregående skole 6. november 2013 Tid Tema Ansvar 10.00 Presentasjon av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets plass og ansvar i forhold til Fylkestinget 10.10 Presentasjon av skolen Med fokus på hovedoppgaver og mål Orientering om utdanningsprogram fra 2013 Opptak skoleåret 2013/2014 (antall søkere i forhold til tidligere og endringer i elevenes interesse for de ulike fag. Prognoser fremover) Orientering om ansatte (antall årsverk, alderssammensetning, kjønnsfordeling, kompetanse i forhold til utdanningsprogram, sykefravær og arbeidsmiljø.) Orientering om oppfølgingstjenesten (omfanget, praktisk arbeid, samarbeid med andre fylkeskommunale, kommunale og statlige instanser) Vedlegg 1sak 047/13 Leder av kontrollutvalget Ola Morten Teigen Alle presenterer seg Rektor Åse Bergene, evt. andre ansatte 11.30 Omvisning på skolens område. Rektor, evt. andre ansatte Orientering om byggeplaner i sammenheng med Inderøy oppvekst- og kultursenter 12.30 Lunsj Skolen 13.00 Hvilke interesser/ønsker har elevene Utdanningskombinasjoner Andre aktiviteter 13.20 Orientering om regnskap og budsjettsituasjon samt rutiner rundt dette Elever og rådgivere ved skolen Rektor, evt. andre ansatte Spesielle utfordringer for skolen i tiden som kommer 14.00 Oppsummering og avslutning Leder av kontrollutvalget
UTDANNINGSPROGRAMMENE Informasjon hentet fra nettsiden til skolen http://inderoy.vgs.no/utdanningsprogram/sider/default.aspx Vedlegg 2 sak 047/13 Info om utdanningsprogrammene Med ca 170 elever innen musikk, dans og drama er Inderøy videregående skole en av landets største skoler med dette tilbudet. I tillegg har skolen utdanningsprogram for studiespesialisering med programfag innen realfag og språkfag og dessuten helse- og oppvekstfag med kulturfag. Skoleåret er fullt av aktiviteter og opplevelser som gjør skoletida annerledes. Velger du studiespesialisering har vi et bredt utvalg av programfag. I tillegg til de tradisjonelle fagene tilbys også idrett, musikk, dans eller drama som programfag. Totalt er det ca 240 elever her, fordelt på disse klassene: - Studiespesialisering Vg1, Vg2 og Vg3 - Musikk Vg1, Vg2 og Vg3 - Dans og drama Vg1, Vg2 og Vg3 - Helse- og oppvekstfag Vg1 Helse- og oppvekstfag med kulturfag Helse og oppvekstfag (HO) gir et godt grunnlag for deg som vil arbeide med mennesker i hele livsløpet, barn, ungdom, voksne, eldre og mennesker med ulike funksjonsnedsettelser. En del av opplæringen foregår i ulike bedrifter. Her får du erfaringer som kan være nyttige for ditt videre yrkesvalg, ut fra egne interesser og ferdigheter. IVGS er den eneste skolen i Nord-Trøndelag som tilbyr vg1 Helse- og oppvekstfag med kulturfag Helse- og oppvekstfag er et spennende utdanningsvalg, med mange muligheter. Dans Programområdet Dans kan være en alternativ vei til generell studiekompetanse for deg som liker aktive skoledager, og som liker å arbeide tett i lag med andre ungdommer. I danseundervisningen arbeides det mye med praktiske øvelser og oppsetting av små og større produksjoner/forestillinger. Noen av dem vises kun internt for medelever/skolens elever, noen forestillinger vises for spesielt inviterte, eks. barnehager i nærheten av skolen, og noen forestillinger er åpen for betalende publikum. Drama Programområdet Drama kan være en alternativ vei til generell studiekompetanse for deg som liker aktive skoledager, og som liker å arbeide tett i lag med andre ungdommer.
I dramaundervisningen arbeides det mye med praktisk salarbeid i hele klasser, i store/små grupper eller parvis. Fokuset i undervisningen er å bli kjent med hverandre, bli trygg i gruppen/klassen og med de ulike arbeidsformer. Vi vektlegger samarbeid, improvisasjon, skuespillerteknikk, maske/fysisk teater, manusarbeid og teaterbesøk. Inderøy videregående skole er den eneste skolen i Nord-Trøndelag som tilbyr Vg1,Vg2 og Vg3 Drama Musikk Programområdet musikk het tidligere musikklinja ved Inderøy videregående og vi er kjent for å ha holdt et høyt faglig nivå i 25 år. Mange av Midt-Norges dyktigste musikere har gått her, men vi tror også at dette er et godt tilbud til videregående opplæring for deg som eventuelt ikke velger en profesjonell musikkariere. Studiespesialisering Alle studieforberedende utdanningsprogram fører fram til generell studiekompetanse og åpner dørene til de aller fleste studier ved høgskoler og universitet. Udanningsprogrammet for studiespesialisering gir deg dessuten muligheter til å bygge opp en spesiell studiekompetanse slik enkelte studier forutsetter. Ønsker du et alternativt løp kan du velge mellom idrett, musikk, dans eller drama som valgfritt programfag og fremdeles få spesiell studiekompetanse.
SAK 048/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 6.11.2013 Liv Tronstad 048/13 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Saksprotokoll FT 55/13 Selskapskontroll- Bomvegselskapene 2 NTFK Saksprotokoll FT 61/13 Justering av reglement for kontrollutvalget 3 NTFK Saksprotokoll FT 64/13 Suppleringsvalg oktober 2013 4 NTFK Saksprotokoll FT 66/13 Suppleringsvalg Elin Agdestein 5 NKRF Kontrollutvalgskonferansen 2014 Gardermoen 5.-6. februar 6 FKT Fagkonferansen 2014 Haugesund 3.-4. juni 7 NTFK Ny medarbeider i KomSek Trøndelag IKS Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering.
SAK 049/13 ORIENTERING FRA REVISOR ORIENTERING OM DET PÅGÅENDE REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 6.11.2013 Liv Tronstad 049/13 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en orientering vedrørende det pågående revisjonsarbeidet. Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.
SAK 050/13 INNSPILL TIL VIRKSOMHETSPLAN MED MØTEPLAN 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 6.11.2013 Liv Tronstad 050/13 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber sekretær merke seg kontrollutvalgets innspill og legge disse til grunn i utarbeidelsen av virksomhetsplan med møteplan for 2014. Vedlegg 1. Oversikt over faste saker fordelt på foreslått møtetidspunkt 2. Oversikt over kontrollutvalgets besøk / befaringer fra 2005 3. Oversikt over kontrollutvalgets studieturer fra 2005 4. Fylkeskommunens organisasjonskart Ikke trykte vedlegg Virksomhetsplan med møteplan 2013 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide virksomhetsplan for sin samlede virksomhet. Virksomhetsplanen skal ta utgangspunkt i lovverket, vedtatte planer for kontroll og tilsyn (plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), eget reglement og føringer fra fylkestinget Av saker behandlet i 2013 nevnes: Referatsaker Kontrollutvalgets årsrapport 2012 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering Uttalelse til NTFKs årsregnskap/årsmelding 2012 Orientering fra administrasjonen / fylkesrådet ifm årsregnskapet/årsmeldingen Orientering fra revisor Orientering fra sekretær Oppfølging av tidligere saker Forvaltningsrevisjonsrapporter Selskapskontroll Revisjonsstrategi 2013 Revisors uavhengighet Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 (detaljbudsjett) Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 (rammebudsjett) Fylkeskommunens organisasjonskart er vist i vedlegg 4. Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde er bredt, og besøk ved fylkeskommunale virksomheter er ofte benyttet for kontrollutvalget til å gjøre seg bedre kjent. Kontrollutvalget har derfor også vært på besøk ved flere fylkeskommunale virksomheter. Kontrollutvalget må vurdere om de ønsker å fortsette
med dette også i 2014. En oversikt over kontrollutvalgets tidligere besøk er listet opp i vedlegg 2. Kontrollutvalget har også vært på studieturer, bl.a. i 2012 og 2013. Formålet med en studietur er bl.a. læring som kontrollutvalget vil ha nytte av i forhold til de oppgaver og ansvar utvalget er gitt, samt å bidra til et godt samarbeidsklima i utvalget. Dersom kontrollutvalget har et ønske om studietur i 2014 må aktuelle reisemål avklares så tidlig som mulig da planlegging og tilrettelegging krever noe tid. Oversikt over tidligere studieturer er vist i vedlegg 3. Kontrollutvalget må også vurdere deltagelse på kurs og konferanser. Av foreløpige kjente tilbud innenfor kontroll og tilsyn 2013 nevnes bl.a NKRF kontrollutvalgskonferanse 5.-6. februar på Gardermoen, FKT kontrollutvalgskonferanse 3.-4.juni i Haugesund, Kontrollutvalgets budsjett er dimensjonert slik at medlemmene kan delta på kurs og konferanser innenfor temaet kontroll og tilsyn. Når det gjelder Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse så er det Nord-Trøndelag som står for tur til å være arrangør. Dersom denne konferansen skal videreføres må kontrollutvalget også ta stilling til denne. Så fremt det ikke er kommunestyre- og fylkestingsvalg har denne konferansen vært lagt til september. Praksisen har vært fremreise kveld 1, konferanse dag 2 og 3, med avslutning til lunsj dag 3. Fylkestinget har forventninger om å kunne behandle årsregnskap og årsberetning for fylkeskassen under fylkestingets samling i april. Fylkeskommunens lovbestemte frist i forhold til regnskapsavleggelse er 15. februar, og årsberetning 30. mars. Når regnskapet er revidert (frist iht lovverket er 15. april) skal kontrollutvalget avgi uttalelse til årsregnskapet. Denne skal ligge ved når fylkesrådet avgir sin innstilling til fylkestinget. En behandling av årsregnskapet i april medfører knappere tidsfrister enn lov og forskrift tilsier både for revisor, kontrollutvalget og fylkesrådet. Ut fra kalenderen ser det ut til at kontrollutvalget må ha sitt møte mandag den 7. april. Da kan Fylkesrådet ha sitt innstillende møte den 8. april, og dette vil være i tide til utsending til fylkestinget. Forslag til møtedatoer: Jan Feb Mars April Mai Juni Sept Okt Nov Des Kontrollutvalgets møter ifm Fylkesting 11 29 11 30 2 Kontrollutvalgets møter mellom fylkestingene 22 5 7 28 3 5 Det er foreløpig lagt opp til 11 møter i 2014, det samme som i 2013. Vurdering En del av kontrollutvalgets aktivitet er fastlagt iht til lov, forskrift, planer og eget reglement. I tillegg står utvalget også fritt til å legge opp egen aktivitet. Sekretær ber derfor om innspill til virksomhetsplan med møteplan for 2014. Det bes bl.a. om innspill til Om kontrollutvalget har merket seg spesielle fokusområder de vil prioritere å følge opp / fokusere på i 2014.
Om kontrollutvalget ønsker å invitere fylkesråd/fylkesrådets leder til å orientere kontrollutvalget om spesielle fagområder Hvilke(n) virksomhet(er) utvalget ev. ønsker å besøke i 2014 Om utvalget ev. ønsker å gjennomføre en studietur, og i så fall hvor og ønsket innhold Om kontrollutvalget vurderer å ha behov for opplæring som sekretær og revisor kan gi, og i så fall innenfor hvilket område/tema Om kontrollutvalgets prioritering av deltagelse på kurs og konferanser Om kontrollutvalget påtar seg å arrangere den Midtnorske kontrollutvalgskonferansen (samarbeid mellom de fylkeskommunale kontrollutvalgene i Nord-, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal samt Trondheim kommune) Annet Virksomhetsplan med møteplan for 2014 vil bli fremmet for kontrollutvalget i møtet 3. desember. Steinkjer 30. oktober 2013 Liv Tronstad kontrollsjef
VEDLEGG 1 til sak 050/13 Kontrollutvalgets møteplan / virksomhetsplan 2014 Jan Feb Mars April April Mai Juni Sept Sept Okt Nov Des Kontrollutvalgets møter ifm Fylkesting 11 29 11 30 2 Kontrollutvalgets møter mellom Fylkesting 22 5 7 28 3 5 Faste saker til behandling 2014 Referatsaker Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets... Uttalelse til NTFKs årsregnskap/årsmelding 2012 Orientering fra administrasjonen / fylkesrådet Orientering fra revisor Orientering fra sekretær Oppfølging av tidligere saker Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon (rapport(er)/prosjektplan(er)) () Selskapskontroll (rapport(er)/prosjektplan(er)) Revisjonsstrategi 2014 Revisors uavhengighetserklæring Kontrollutvalgets virksomhetsplan/møteplan 2014 () Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 (detaljbudsjett) Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 (rammebudsjett) Besøk/befaring ved fylkeskommunal virksomhet () () Studietur Faglig oppdatering - opplæring Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse Påske fra palmelørdag den 12. april (skjærtorsdag 17. april) og varer til og med 2. påskedag den 21. april. 1. mai er en torsdag, 17. mai er en lørdag, Kristi himmelfart torsdag 29. mai og 2. pinsedag er mandag den 9. juni.
VEDLEGG 2 til sak 050/13 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS BESØK / BEFARINGER FRA 2005 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS BESØK FRA 2005 År Virksomhet Sted 2005 Musikk i Nord-Trøndelag Inderøy 2006 Steinkjer videregående skole Furuskogvegen Steinkjer 2006 NTEs installasjoner (vindmøller) på Hundhammerfjellet Nærøy 2006 Ytre Namdal videregående skole Vikna 2007 (Det var planlagt besøk ved Fylkesgalleriet, men dette måtte Namsos utgå) 2008 Meråker videregående skole (orientering til kontrollutvalget fra Meråker rektor ifm fylkestingets samling) 2008 Leksvik videregående skole Leksvik 2009 Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS Verdal 2010 Steinkjer videregående skole byggeprosjekt Steinkjer 2011 Stjørdal tannklinikk Stjørdal 2012 Mære landbruksskole Steinkjer 2012 Olav Duun v.g. skole Namsos Rock City 2013 Statens vegvesen avdeling Steinkjer Steinkjer 2013 Inderøy videregående skole Inderøy
OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS STUDIETURER FRA 2005 VEDLEGG 3 til sak 050/13 År Studietur med informasjon og noen besøk: Sted 2006 Oslo kommunes kontrollutvalg, Stortinget, Riksrevisjonen, Stockholm läns landstingsrevisorerna Studietur Oslo/Stockholm 2009 Trøndelags Europakontor. Brussel / Luxemburg Norges Delegasjon til EU. European Anti Fraud Office (OLAF). Den Europeiske Revisjonsretten. EFTA Surveillance Authority (ESA). KS Brüsselkontor. 2012 Riksrevisjonen Oslo Stortingets kontroll- og konstitusjonskomite Kommunal og regionaldepartementet (KRD) Norges kommunerevisorforbund (NKRF) Transparency International Norge (TI) 2013 Trøndelags Europakontor Norges delegasjon til EU KS Brusselkontor DG Enterprise and Industry- Europakommisjonen NHO Brussel ESA Europaparlamentet European Anti-Fraud Office (OLAF) Brussel
Organisasjonskart Pr 24. juni 2013 VEDLEGG 4 til sak 050/13