1 / 9 Mandat Forenkling av oppgjørsordningen for syketransport GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato
2 / 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROSJEKTETS NAVN... 4 2 PROSJEKTEIER... 4 3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET... 4 4 RESULTATMÅL OG EFEKTMÅL... 7 4.1 RESULTATMÅL FOR DET HELHETLIGE PROSJEKTET... 7 4.2 EFFEKTMÅL FOR DET HELHETLIGE PROSJEKTET... 7 4.3 RESULTATMÅL FOR FORANALYSEFASEN... 7 4.4 EFFEKTMÅL FOR FORANALYSEFASEN... 7 5 RAMMEBETINGELSER... 7 5.1 KRAV TIL PROSJEKTET... 7 5.2 PROSJEKTORGANISERING OG BESLUTNINGSPUNKTER... 7 5.3 KVALITET... 8 5.4 TIDSRAMME... 8 5.5 ØKONOMI... 8
3 / 9 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Oppdragsdokument fra Helse Sør-Øst til Helseforetakenes senter for Pasientreiser 2 Regjeringens digitaliseringsprogram På nett med innbyggerne 3 Meld. St. 9 (2012-2013) Èn innbygger èn journal 4 Rapport: Forstudie Mine pasientreiser på helsenorge.no Økonomiske og juridiske konsekvenser 5 Foretaksprotokollen til Helse Sør-Øst RHF, punkt 5.3 13.02.2013 30.01.2013
4 / 9 1 PROSJEKTETS NAVN Prosjektets navn er. Prosjektnavnet refererer til den planlagte forenklingen av oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon ( Enkeltopppgjør ). Løsningen er planlagt som en utvidelse av tjenestene som tilbys på www.helsenorge.no. Oppdraget er gitt av Helse- og omsorgsdepartementet (Saksnr:13/00236-1). 2 PROSJEKTEIER Prosjekteier er Helse Sør-Øst RHF ved viseadministrerende direktør Steinar Marthinsen. Helse Sør-Øst RHF har fått i oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet å lede arbeidet på vegne av RHFene. Prosjekteierskapet utøves på vegne av de fire regionale helseforetakene. Pasientreiser ANS har fått ansvaret for å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet fra Helse Sør-Øst RHF i brev av 13.02.2013 (Saksnr:13/00236-1). 3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Bakgrunn Pasientreiser ANS og helseforetakenes pasientreisekontorer mottar årlig rundt 800.000 refusjonskrav for ca. 5,5 millioner ikke-rekvirerte reiser. 70 % av dagens ikke-rekvirerte pasientreiser er såkalt «enkle pasientreiser» der refusjon beregnes etter satser for billigste rutegående transportmiddel. I 2011 utgjorde utbetalingene til pasientene for reiser uten rekvisisjon ca. 611 MNOK. De regionale helseforetakenes budsjett til administrasjon av pasientreiser er omlag 200 MNOK årlig. I tillegg til reiser uten rekvisisjon, behandles årlig ca. 3,5 millioner rekvirerte pasientreiser. Dagens rutine for behandling av reiser uten rekvisisjon har et stort innslag av manuelle arbeidsprosesser, og det er ikke mulig for brukerne å sende inn dokumentasjon elektronisk. Prosessen består av manuelt mottak og registrering av refusjonssøknader hos Pasientreiser ANS i Skien. Disse blir deretter videreformidlet elektronisk til helseforetakenes pasientreisekontorer som behandler søknadene. Saksbehandlingen skjer gjennom en grundig prosess basert på et detaljert regelverk, og alle søknader underlegges i utgangspunktet samme grundige behandling. Når søknaden er behandlet, sendes den elektronisk tilbake til Pasientreiser ANS i Skien, som foretar utbetaling og utsending av vedtaksbrev, eller utsending av informasjon om avslag dersom søknaden ikke innvilges. Det forventes en vekst i pasientreiser som følge av demografisk utvikling og overgang fra inneliggende til dagbehandling og poliklinisk behandling i årene som kommer. Man forventer dermed også en vekst i antall refusjonssøknader i forbindelse med reiser uten rekvisisjon. Regjeringen har ambisjoner om at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom brukere og offentlige virksomheter, og samhandlingsreformen forventer en utvikling i retning av en mer aktiv pasientrolle. En brukerundersøkelse viser også at mer enn 40 % av brukerne ønsker en elektronisk plattform for innsending av krav og mottak av vedtaksbrev. Det nasjonale brukerpanelet på pasientreiseområdet er også samstemte på at de ønsker en elektronisk plattform for innsending, men mener det bør være mulighet for manuell innsending for noen grupper, eks blinde og personer over en viss alder. Helsenorge.no skal være den sentrale og foretrukne inngangsporten til helsetjenester på nett. Portalens målsetting er å styrke pasient- og brukerrollen blant annet gjennom å tilby kvalitetssikret informasjon og digitale tjenester for en enklere hverdag for brukeren i møte med helse- og omsorgstjenesten. Den skal også understøtte arbeidet med forbedring av kvalitet og effektivitet i helsesektoren ved å være en plattform for digitale tjenester mot innbyggere og pasienter. Nettportalen ble åpnet i juni 2011 og administreres av Helsedirektoratet. Hensikt Foreliggende mandat skal danne grunnlaget for foranalysen i det helhetlige prosjektet Mine pasientreiser ; forenkling av oppgjørsordningen for reiser uten rekvisisjon.
5 / 9 Regjeringens målsetting er en forenkling av ordningen jf. Regjeringens digitaliseringsprogram På nett med innbyggerne og Meld. St. 9 (2012-2013) Èn innbygger èn journal. Stortingsmeldingen legger noen føringer for prosjektet som danner rammeverket for dette mandatet og det videre forløp: Refusjonsordningen for transport til og fra behandling (pasientreiser) skal forenkles og være tilgjengelig via helsenorge.no. Ordningen skal bli enklere med standardsats, færre dokumentasjonskrav og etablering av elektronisk løsning. Den konkrete løsningen utredes nærmere (Fra St. Meld. 9 (2012-2013). Formålet med den nye løsningen vil være å bedre brukervennligheten, skape økt likebehandling og gi økt kostnadseffektivitet. Helse- og omsorgsdepartementet har besluttet organisering og rapporteringsrutiner for prosjekt for forenkling av oppgjørsordning for syketransport gjengitt i oppdragsbrev fra Helse Sør-Øst RHF til Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS datert 13.2.2013. Dette mandatet og prosjektplanen beskrevet i det etterfølgende dekker foranalysefase knyttet til å etablere en selvbetjeningsløsning for pasientreiser uten rekvisisjon. I henhold til brev fra Helse Sør-Øst RHF til Pasientreiser ANS datert 13.2.2013 skal prosjektet parallelt med etablering av selvbetjeningsløsning starte med utredning av automatisk ordning. Dette utredningsarbeidet vil starte opp i forprosjektfasen samtidig med at teknisk kravspesifikasjon for selvbetjeningsløsning utarbeides for å sikre at det langsiktige målbildet ved valg av teknisk løsning ivaretas. Hoveddelen av utredningsarbeidet vil følge i gjennomføringsfasen. Overordnet prosjektplan Helse Sør-Øst sin prosjektmetodikk følges som overordnet modell for prosjektgjennomføringen for å sikre at alle faser og momenter er dekket i prosjektet. Dette mandatet skal dekke perioden mellom B2 og B3 (beslutningspunkter). Det er allerede gjennomført en forstudie (behovs-/idèfase) i regi av Helsedirektoratet (Rapport: Forstudie Mine pasientreiser på helsenorge.no Økonomiske og juridiske konsekvenser). Denne forstudien er en del av grunnlaget for beslutningen om å starte prosjektet, bekreftet i foretaksmøte med de regionale helseforetakene 30.01.13 (punkt 5.3 i foretaksprotokollen til Helse Sør-Øst RHF). Videre er den overordnede gjennomføringsplanen at B3 (mandat for Planleggings-/forprosjektfasen) besluttes 21.06.2013 og at forprosjektfasen avsluttes medio desember 2013, slik at man er klar til Gjennomføringsfasen fra januar 2014. Parallelt med foranalysen og som en del av prosjektet gjennomføres en prosess rundt regelverksendringer som vil ha betydning for det videre arbeidet i prosjektet og som må hensyntas. 4/3-2013 21/6-2013 20/12-2013 Mandat Forvaltning B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Direktiv pr fase Direktiv pr fase Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Anskaffelse Gjennomføringsfase Imple mentere Pilotering Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelse
6 / 9 Overordnet gjennomføringsplan Helse- og omsorgsdepartementet ber spesifikt om at det skal etableres et helhetlig prosjekt. Arbeidet skal organiseres som et prosjekt som skal omfatte områdene regelverk, prosess, organisasjon og teknologi. Det foreslås derfor at fasene deles opp slik: Foranalysefasen legger til rette for prosjektet gjennom å utarbeide prosjektmandat og nødvendige planer, det opprettes en styringsgruppe, prosjektgruppe og undergrupper. Det utarbeides innspill til høringsnotat, etableres rapporterings- og kommunikasjonsrutiner, samt utredes økonomiske, juridiske organisatoriske og tekniske konsekvenser. Forprosjektfasen utvikler kravspesifikasjon til den nye IKT-baserte løsningen, og designer tilhørende prosesser og organisering. Videre ligger planlegging av omstilling og implementering av ny løsning og nedskalering av eksisterende løsning til forprosjektfasen. Gjennomføringsfasen ivaretar bl.a anskaffelse, implementering, oppstart/utrulling og overgang fra gammel til ny rutine. Leveransene i hver prosjektfase er beskrevet under: Dette mandatet dekker foranalysen, og en endelig beslutning og godkjennelse av mandatet ligger til beslutningspunkt B2 i prosjektplan illustrert over. Mandatet for de to neste fasene utarbeides i foranalysefasen og besluttes i B3 (ultimo juni 2013).
7 / 9 4 RESULTATMÅL OG EFEKTMÅL Resultatmål og effektmål er delt i to. Mål for hele prosjektet og mål for denne første foranalysefasen som dette mandatet gjelder for 4.1 Resultatmål for det helhetlige prosjektet Forenkling av oppgjørsordning for pasientreiser uten rekvisisjon samt etablere en digital selvbetjeningsløsning knyttet til helsenorge.no. 4.2 Effektmål for det helhetlige prosjektet Enklere og lettere tilgjengelig løsning for brukerne Økt likebehandling Kostnadseffektiv administrasjon av løsningen 4.3 Resultatmål for foranalysefasen Utarbeide foranalyserapport og mandat for neste prosjektfase 4.4 Effektmål for foranalysefasen Kvalitetsmessige prosjektplaner, risiko og konsekvensanalyser foreligger Gevinstplan er etablert Løsningsbeskrivelsen er etablert 5 RAMMEBETINGELSER 5.1 Krav til prosjektet Prosjektet følger Helse Sør-Øst sin PPM metodikk. 5.2 Prosjektorganisering og beslutningspunkter Prosjektorganiseringen foreslås med en styringsgruppe som har samme representasjon som styret til Pasientreiser ANS (inklusive to brukerobservatører) med tillegg av en representant fra Helsedirektoratet, og to konserntillitsvalgte. Det anbefales videre at referansegruppen er lik Pasientreisers brukerforum. I foranalysefasen vil også lederne av pasientreisekontorene og representanter for behandlerforeningene inngå i referansegruppen. Disse vil bli bredere involvert i prosjektet etter hvert som deres kompetanse er nødvendig. Det vil bli avtalt egne oppfølgingsmøter med Helse- og omsorgsdepartementet i prosjektgjennomføringen.
Regelverk Organisasjon Teknologi Prosess Dato: 8 / 9 Styringsgruppe Styret i Pasientreiser ANS Representant fra Helsedirektoratet 2 konserntillitsvalgte Referansegruppe Prosjektgruppe Prosjektledelse Gevinstrealisering Endringsledelse Interne / Eksterne prosjektressurser Eksterne fagressurser som FA-grupper, Pasientreisekontorer, ressurser i Helsedirektoratet, leverandører etc. 5.3 Kvalitet Dagens regelverk skal sikre pasienten lik adgang til medisinsk behandling uansett bosted. Denne intensjonen skal ikke endres ved innføring av en forenklet oppgjørsordning. En forenklet oppgjørsordning skal i enda større utstrekning bidra til likebehandling og gi økt brukervennlighet. 5.4 Tidsramme Dette mandat gjelder for foranalyse i prosjektet Mine Pasientreiser, fra dags dato til 01.07.2013. 5.5 Økonomi Dette mandatet dekker de økonomiske rammene i foranalysen. Beregningene i det etterfølgende tar høyde for usikkerhet knyttet til omfang i den innledende fasen av prosjektet, og sørger for at ressursbruk inn i prosjektet ikke vil gå ut over daglig drift i Pasientreiser ANS. Prosjektledelsen og gjennomføringen er delt mellom interne og eksterne ressurser. Totalrammen for prosjektet frem til 01.07.2013 er estimert til ca. 4,5 MNOK inkl. mva. Totalt estimat for interne ressurser er 4 fulltidsressurser, inkludert kompetanse fra pasientreisekontorene. Totalt estimat for eksterne bistand er 3 fulltidsressurser, ekskludert Helsedirektoratet.
9 / 9 Eierandel legges til grunn for kostnadsfordelig mellom de regionale helseforetakene,