ÅRSMØTE 13. mars 2013 Kl. 19.00 på Tangenten, Auditoriet

ÅRSMØTE 13. mars 2013 Kl. 19.00 på Tangenten, Auditoriet Saksliste: 1. Registrering og godkjenning av de stemmeberettigede 2. Godkjenning av innkallingen, saksliste og forretningsorden 3. Valg av dirigent, sekretær samt to medlemmer til å undertegne protokollen 4. Behandling av NTK s årsmelding 5. Behandle NTK s regnskap i revidert stand 6. Behandle innkomne forslag og saker (se vedlegg med forslag og tilhørende dokumentasjon) 7. Fastsette medlemskontingent 8. Vedta NTK s budsjett 9. Behandle NTK s organisasjonsplan 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 3 styremedlem og 2 varamedlemmer c. Eventuelle øvrige valg ref. pkt. 9. organisasjonsplan d. 2 revisorer e. Representanter til ting om møter i de organisasjonsledd NTK er tilsluttet f. Valgkomitè med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Det minnes om at bare medlemmer over 15 år med betalt medlemskontingent har stemmerett. I tillegg informeres det om at ansatte i idrettslaget ikke har stemmerett på årsmøtet, jf. NIFs lov 2-5, andre ledd, samt at valgbarhetsbegrensningene i NIFs lov 2-5, 2-6 og 2-7 gjelder fullt ut på årsmøtet. Valgene må også være i henhold til NIFs lov 2-4 (kjønnskvotering). Vi ønsker alle medlemmer vel møtt! Vennlig hilsen, For styret i Nesodden Tennisklubb Side 1

ÅRSMELDING TIL ÅRSMØTET 13.03.2013 Styret har i 2012 bestått av følgende medlemmer : Leder Nestleder * Varamedlem Varamedlem /Byggekomitè /Byggekomitè Byggekomitè Deltager med møte/talerett Valgkomite Valgkomite Revisor Støttefunksjoner: Treningskoordinator Øystein Netteberg (ikke på valg) Martin Ingeberg (ikke på valg) Mona Nordgaard Moen (ikke på valg) John Dana (på valg tar gjenvalg) Erik Pettersen (på valg utgår*) Ben Øverland (ikke på valg) Lise Stensrud (på valg) Trygve Augestad (ikke på valg) Ole Geir Instefjord Stein Ellingsen Øystein Netteberg Rickard Sanford Busch Harry Sørensen (på valg) Richard Sanford Busch (på valg) Vidar Kveldsvik (på valg) **Jesper Wold Driftskomite-hallprosjekt Mona Nordgaard Moen Driftskomite-hallprosjekt Lars Adde Driftskomite-hallprosjekt Elise Christensen Driftskomite-hallprosjekt Øystein Netteberg Driftskomite-hallprosjekt John-Erik Hassel (t.o.m. januar 2013) Driftskomite-hallprosjekt Richard Sanford Busch (t.o.m. januar 2013) Divisjonstennis *Regnskapsfører, fakturering og medlemsregistrering *Marianne Wold *Vedtektsendring august 2012, antall styremedlemmer endret til 5 medlemmer, hhv. Leder, nestleder og 3 styremedlemmer samt 2 varamedlemmer. **Lønnet funksjon jfr. avtale med styret, se regnskap 2012. mers ansvarsområder 2012 Øystein Netteberg Drift, anlegg og materiell Side 2

Martin Ingeberg Sponsor og markedsføring Mona Nordgaard Moen Kiosk og medlemsregister John Dana Arrangement, IT/Web-ansvar og politiattester Erik Pettersen Økonomiansvarlig, fakturering, post/nøkler Ben Øverland Sportslig ansvarlig Lise Stensrud Vara og politiattester Trygve Augestad Vara Medlemstall Nesodden Tennisklubb har pr.31.12.2012 registrert 375 medlemmer til den sentrale idrettsregistreringen. Medlemstall jfr. idrettsregistreringen siste 5 år fordelt på alder og kjønn: 2012 2 51 66 5 111 2 47 26 4 61 235 140 375 2011 4 50 78 9 106 2 34 37 5 60 247 138 385 2010 16 49 62 30 42 10 31 35 15 39 199 130 329 2009 12 20 48 19 31 10 25 29 12 35 130 111 241 2008 10 35 41 24 36 10 15 25 15 25 146 90 236 Generelt 2012 ble en historisk milepæl for NTK med positivt vedtak i kommunestyret 21.06.12 som ga grunnlag for ny tennishall i 2013. Styrets arbeid har i stor grad vært preget av dette i 2012. Styreperioden 2012/13 har for hele styret vært meget arbeidskrevende med mye godt og konstruktivt arbeid. Styret har hatt 10 styremøter i perioden i tillegg kommer en god del mail og telefonisk kontakt, samt flere møter ang. hallprosjektet både i byggekomitè og driftskomitè. Styreperioden har i stor grad og spesielt siste perioden hatt veldig mye aktivitet knyttet opp til hallprosjektet. Det har medført noe mindre aktivitet på andre områder. Side 3

Styret har hatt spesielt mye fokus på forenkling og forbedring av administrative funksjoner. Dette har vært viktige aktiviteter og nødvendige prioriteringer for å komme i posisjon til nye muligheter med egen tennishall som blir en realitet i Q2 2013. Noen av hovedfokusområdene: Valg og tilpasninger til ny website for å sikre bedre informasjon og administrasjon Videreføring og bruk av e-post som informasjonskanal Etablering av bookingløsning fra Senserio Tatt i bruk Google Drive for dokumentlagring/deling for styret og komitèer Vurdering av andre administrative forbedringer, regnskapsføring, fakturering og betaling har vært prioritert for å sikre enklest mulig administrasjon med ny hall Rekrutteringsbehov og organisering, bl.a. rekruttering av fast trener har krevd mye tid. Etablering av kontakt med Tennisforbund og tenniskrets for bistand i klubbutvikling har vært prioritert. God dialog og godt samarbeid ble etablert i fra Q3 2012. Dialog og godt samarbeid med NIR, andre idrettslag og lokalmiljø har også vært i fokus. Etablert positivt samarbeid med Nesodden videregående skole, medie og kommunikasjonslinja o Ny logo levert av skolens elev Stine Sønnevik Gilinskys Egen designhåndbok er også utarbeidet o Markeds/profileringsplan for hall og klubb er utarbeidet Positivt og god dialog med NIF Bordtennis om samarbeid tilknyttet bruk av hallen. Det ble avholdt medlemsmøte 20.06.12 og ekstra ordinær årsmøte 30.09.12. Driftskomite for hallprosjektet ble etablert 12.09.12. Styret har videreført praksis fra tidligere år med å administrere salget av dagskort i samarbeid med Energihuset AS. Dette samarbeidet skal evalueres og ny forbedret ordning for 2013 skal etableres. Aktivitet 1. Dugnad Vi har hatt 2 dugnader i 2012, en 5. mai og en i september. Mai dugnaden hadde god deltagelse, på september dugnaden var det litt dårligere besøk. Dette skyldes nok i stor grad sen informasjon til medlemmene. 2. Generelle vedlikeholdsarbeid Det har vært foretatt noe sporadisk vedlikehold av mindre omfang. Oppgradering av ute banene ble utsatt i påvente av ferdigstillelse av hallprosjektet. Enkel og midlertidig reparering av banedekket er foretatt. 3. Reportasje virksomhet og profilering Vi har også i 2012 fått god hjelp av Amtstidene til å lage blest om klubben vår. De har fortsatt vist interesse for våre aktiviteter, og har laget en god del reportasjer i løpet av året. Det har også vært flere oppslag om hallprosjektet og om tenniskolen/sommerleiren. 4. Sponsor virksomhet Vi har fortsatt god støtte i næringslivet på Nesodden. Se regnskap 2012. Side 4

5. Tennisskolevirksomhet Her er en oversikt over hvilke kurs vi arrangerte i 2012 og ca. deltakere pr kurs: Vinterkurs i Bakkeløkka januar-mars: 5 grupper, 23 deltakere Vårkurs april-juni: 26 grupper, ca 120 deltakere (140 totalt på grupper, men ca 20 hadde flere timer i uken) Sommerleir uke 26: 6 grupper 35 deltakere Sommerleir uke 27: 4 grupper, 23 deltakere Sommerleir uke 32: 5 grupper 28 deltakere Høstkurs august-oktober: 21 grupper ca 90 deltakere Vinterkurs i Bakkeløkka november-desember: 5 grupper 26 deltakere Vi har benyttet ca 12 trenere totalt i løpet av året, pr i dag har vi 2 trenere - Gard og Philip. I tillegg har vi Nicolay, Aslak og Nora som kan benyttes som back-up. Vi har ikke arrangert kurs med bruk av mininett 2012 har vært nok et flott år for Tennisskolen til Nesodden Tennisklubb. Vi har arrangert følgende kurs: Vinterkurs i Bakkeløkkahallen Vårkurs 3 sommerleire Høstkurs Totalt har vi hatt ca 150 barn innom kursene våre. Trenere har i hovedsak vært Philip Hjelseth, Gard Instefjord, Bendik Kalsnes og Paul Mitchell. I tillegg har vi brukt flere trenere ifm sommerleire og som vikarer; Pernille Wold, Rasmus Wold, Jesper Wold, Hans Henrik Wold, Jakob Pollestad, Daniel Pollestad og Aslak Tøn. Nye lokale og unge trenere har gjennomført aktivitetslederkurs i regi av NTF dette er viktig for å bygge for fremtiden! På trenersiden har vi hatt noe kapasitetsproblemer da et par av trenerne våre har flyttet på seg for å studere. I påvente av at hallen skal bli ferdig og dermed også et behov for en ny trenerkabal har Philip Hjelseth og Gard Instefjord tatt på seg det meste av trenerjobben, tusen takk for det. Treningskoordinator Jesper Wold holder foreløpig stand som sjef for tennisskolen frem til hallen er på plass og nye krefter kan ta over for ham. Alt i alt har vi gjennomført et år med noe lavere deltakelse i antall barn. Dette har nok sammenheng med at kursene ikke like stor grad har blitt avertert fordi man har visst at trenerkapasiteten har vært redusert. For 2013 blir hovedfokus å få på plass en ny trenerkabal, samt gå hardt ut ift å reklamere for tennisskolen. Her ligger et stort potensiale annonser i Foreningsnytt og Amta, plakater på butikker etc, jungeltelegrafen blant eksisterende deltakere og ikke minst: samarbeid med skolene og SFO! 6. Nesodden Open Side 5

«Nesodden Open» ble litt preget av dårlig vær med en del regn, men god sporstslig innsats. Vi hadde en god deltagelse, det virket som alle var veldig engasjerte. Alle som var tilstedet virket å trives til tross for variabelt vær. Ben Øverland sto for gjennomføring av Nesodden Open. Mona Nordgård Moen tok ansvar for kiosken. I tillegg var det flere andre frivillige som ga et godt bidrag til gjennomføringen. 7. Tenniskarusellen i Follo Vi har også i år deltatt i og arrangert Follo karusellen. 8. Divisjonstennis Vi har i år stilt med 2. herrelag, men ikke noe damelag. 9. Damelaget Vi stilte ikke noe lag i år. 10. Idrettens dag Ble i år gjennomført søndag 23. september. Vi stilte med engasjerte bidragsytere, minitennisnett og flotte plakater levert fra Nesodden videregående skole. Det var mange engasjerte barn, ungdom og voksne. Takk for internt bidrag til gjennomføringen. 11. Barnehagetennis Ricky Busch har i år også hatt samarbeid med Hellvik barnehage om barnehagetennis. Det har vært gjennomført 5 kursdager med ca 9 11 deltagende barn pr. gang. 12. Aktiv på Dagtid I år som tidligere år har Ricky Busch organisert «Aktiv på dagtid» med fokus på tennis. Aktiviteten har vært avholdt på Blylaget tennisbane og andre steder. Kurset har vært gjennomført 1 x pr. uke og ca 10 ganger med ca 10 personer pr. gang. Dette er da i samarbeid med kommunen og NIF v/bernt Nohr. Inntekt og betaling for kurset tilfaller kursleder. 13. Nybegynnerkurs for voksne I år som i fjor har Ricky Busch invitert til voksenkurs, kurset har i år som i fjor gått over 3 dager på totalt 6 timer. Det var i år totalt 22 deltagende voksne. Kurset har kostet kr 800 pr voksne, inntekt for kursene har tilfalt kursleder som har håndtert dette opp mot eget firma. Kursleder har betalt for leie av banen til NTK. Kurset har kombinert basisferdighteter i tennis med øvelse/momenter innen sosialpedagogikk. 14. Herre og dame trening Herretreningen har vært hver mandag fra kl. 19 21, og dametreningen vært gjennomført hver tirsdag fra kl.19 21 slik praksis har vært siste år. Her har klubbens herrer og damer kunne stikke innom og få seg en fin trening. 15. Morgenfugler Ricky Busch har i år som tidligere år tatt ansvar for organisering av denne aktiviteten. Tilbudet har i år primært foregått på søndager mellom kl.10.00 12.00 på 1 2 baner, i perioder har også 3 baner vært benyttet. 16. Hallprosjekt Framdrift Tennishallen Side 6

I løpet av de 6-7 år Nesodden Tennisklubb (NTK) har arbeidet med denne saken har Nesodden Kommune godkjent tennishallprosjektet 3 ganger. Prosjektet er også forhåndsgodkjent av Kulturdepartamentet (2 ganger) samt av Fylkesmannen (3 ganger). Etter kommunestyretmøte 29.03.12 hadde Nesodden Tennisklubb fremforhandlet bindende tilbud i.h.t. fastpriskontrakter med samtlige aktuelle leverandører. NTK har oppfylte alle de krav som er blitt fremsatt av kommunestyret og vi ba om at prosjektet ble godkjent for gjennomføring på kommunestyremøte 21.juni. - Prosjektets gjennomføring ble gjort avhengig av vedtak om igangsetting før sommerferien, samt at Nesodden Kommune forskutterte for fremtidig tildelte tippemidler. - I tillegg til allerede tildelte midler som var øremerket prosjektet ba NTK om en tilleggsbevilgning på NOK 367.000 til dekning av mulige uforutsette utgifter. Totalbudsjett, finansieringsoversikt, samt kopier av alle inngåtte kontrakter ble fremlagt med budsjett som nedenfor: TENNISHALL - TOTALBUDSJETT (i.h.t. signerte fastpriskontrakter) Grunnarbeid 1 972 480 Betonggulv inkl. radonsperre 992 326 Betongarbeider 341 594 Murerarbeider 620 090 Tømrerarbeider inkl. rigg 701 000 Ventilasjon 454 800 Rørleggerarbeider 526 890 Elektriker (inkl. trafo og varme) 1 179 202 Stålhall 3 828 400 Arkitekt (gjenstående - konstr. tegn 1:50) 150 000 Byggeteknikk, Byggeledelse (gjenstående) 100 000 Tennisdekke 545 000 Dempermatter - Akkust. (hyllevare) 175 000 Tennisnett - Stolper (hyllevarer) 30 000 Tilknytningsavgifter (ikke bekreftet) 100 000 Totalt (ex. mva) 11 716 782 Side 7

Reserve (5%) 600 000 12 316 782 FINANSIERING Lån Nordea 5 500 000 Tippemidler 2 200 000 Kommunalt tilskudd 3 600 000 Egenkapital* 650 000 Underfinansiering 366 782 12 316 782-21.juni 2013 gjorde kommunestyre slikt vedtak: På bakgrunn av de opplysninger om kontrakter og organisering av hallprosjektet, som nå foreligger, så: - gis det garanti for lån i Nordea på 5,5 mill - forskuttere spillemidler på 2,2 mill - tilleggsbevilge kr 366.782 - Det gir følgende budsjettendringer: - Ytterligere tilskudd: kr. 366.782 - Forskuttering spillemidler kr. 2 200 000 - Tilskudd økes med: kr. 2 566 782 - Spillemidlene refunderes kommunen. Dekkes ved bruk av driftsfond. - Når spillemidlene blir refundert tilføres disse driftsfond. - Det forutsettes at Tennisklubben går i dialog med NIR for å se på muligheten for et samarbeid/sambruk av hallen med andre idretter. Oppstart byggeprosjektet Anleggsarbeidene startet 17.09.2012 Det er avholdt 4 byggemøter i 2012 Fremdrift: Fremdriften er iht. fremdriftsplanen med noe små unntak. Den sterke kulden kombinert med at noe pilarhull var dypere en antatt, og noen pilarhull ikke hadde fjell, har gjort at tilleggsarmering har blitt bestilt og i påvente av dette har betongentreprenøren avventet litt. Betongarbeidene med ringmurer og betongpilarer er utført til tross for kulder. Betonggulvet i tennishallen blir først støpt etter at hallen er tett pga tennisgulvet må støpes under optimale forhold pga. toleransekrav og herdeforhold. Side 8

Økonomi: Tilleggsregninger som følge av dypere pilarhull og endrede grunnforhold er varslet, men kan avregnes etter eksisterende kontrakter. Utbetalinger til entreprenører og konsulenter er iht. inngåtte kontrakter. Bygningsteknisk Mezzaninen var i utgangspunktet en halvferdig del av prosjektet med utfordringer knyttet til heis etc i forhold til adkomst for funksjonshemmede. I prosjektprosessen er denne utfordringen nå løst, ved at Idrettsdepartementet har gitt godkjenning for separate ytre innganger til både 1. og 2.plan. Samtidig er planløsningen i 1.etasje speilvendt. Dette betyr at begge etasjer kan benyttes fullverdig fra første dag etter ferdigstillelse OGI/SBE 18. Petanque Petanque er en aktivitet som ikke har blitt videreført etter årsmøte i 2012. Bakgrunn er behovet for å prioritere NTK sine egne tennisaktiviteter og hallprosjektet. Økonomi Det henvises til resultatregnskap og balansen for 2012 (se eget vedlegg). Årsresultatet viser at NTK har en sterk økonomi: - Medlemskontingent og tennisskolen er de klart største inntektspostene -Lønn og hallprosjektet er de største kostnadene. Kr 650.000 ble høsten 2012 overført som egenkapital og avsatt til hallprosjektet. Kontingenten for 2012 var som følger: - Junior medlemskap = kr.800 - Senior medlemskap= kr.1.400 - Familie medlemskap = kr.2.700 - Pensjonist medlemskap = kr.800 Nesodden Tennisklubb, styret Nesodden, 05.02.2013 Øystein Netteberg Martin Ingeberg Ben Øverland Mona Nordgaard Moen Leder Nestleder John Dana Erik Pettersen Side 9