Konkurransegrunnlag Utførelsesentreprise Utbedring av avtrekk i våtrom (Torshov transittmottak) Utlendingsdirektoratet (UDI) Saksnummer: 14/2130 Kunngjøringsdato:. 22.05.2014 Tilbudsfrist: 07.07.2014 kl 14.00 Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 1 av 10
1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kontraktsvilkår... 3 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.5 Viktige datoer... 3 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 2 GENERELLE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURANSEN... 4 2.1 Anskaffesesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 4 2.3 Forbehold og avvik... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 KRAV TIL ENTREPRENØREN... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 KRAV TIL TILBUDET... 8 4.1 Tilbudets utforming... 8 4.2 Innlevering av tilbud... 8 4.3 Vedståelsesfrist... 8 4.4 Tilbudspriser... 8 4.5 Oppdragets varighet... 8 4.6 Komplett tilbud skal bestå av... 8 4.7 Lønns og arbeidsvilkår... 9 4.8 Faktura... 9 5 TILDELINGSKRITERIER... 9 5.1 Tildelingskriterier og vekting... 9 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkasting... 10 5.3 Forkasting av tilbud... 10 Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 2 av 10
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver UDI er den sentrale og utøvende forvaltningsorganisasjonen på innvandrings- og flyktningfeltet i Norge. Direktoratet har ca 1100 ansatte. Hovedkontoret er i Oslo, samt at direktoratet har fem regionskontorer. Innenfor rammene av det som er politisk besluttet, legger UDI til rette for lovlig og ønsket innvandring, herunder ved å sikre beskyttelse til flyktninger, og bidrar til å hindre ulovlig og uønsket innvandring. UDI har også en rolle som sentralt fagorgan på området. 1.2 Anskaffelsens formål UDI, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen tilbudskonkurranse i forbindelse med utbedring av avtrekk i våtrom på Torshov transittmottak i Oslo. Tilbudet omfatter utbedring av avtrekk i våtrom. Arbeidene gjelder levering og montering av avtrekksvifter i WC og dusjrom for å holde fuktighetsnivået på et akseptabelt nivå. 1.3 Kontraktsvilkår Avtaleforholdet reguleres av NS8406 "Forenklet alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser". Ved uoverensstemmelser mellom konkurransegrunnlaget og NS8406:2011, skal konkurransegrunnlaget gjelde. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Masoud Safavifard Postboks 8108 Dep., 0032 Oslo msf@udi.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED, 22.05.2014 Befaring* 12.06.2014 kl 11.00-12.00 Frist for å stille spørsmål 17.06.2014, kl 14:00 Frist for å levere tilbud 07.07.2014, kl 14:00 Tilbudets Vedståelsesfrist 01.09.2014 Evaluering (tentativ) Uke 28-29 Meddelelse om valg av leverandør (tentativt) Uke 28-29 Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 3 av 10
Karenstid 10 dager Kontraktsinngåelse (tentativt) Uke 30 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. * Befaring: Det vil bli avholdt en tilbudsbefaring. Tidspunktet for denne befaringen er : 12.06.2014 kl 11.00-12.00 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Kravspesifikasjon og tilbudsskjema Tegninger 2 GENERELLE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURANSEN Anskaffelsen er omfattet av gjeldende lov om offentlige anskaffelser og gjeldene forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.1 Anskaffesesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 12-1 (punkt 2.1, tredje avsnitt). 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 4 av 10
tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 11 11. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor:01.09.2014 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse Torshov- Utbedring av ventilasjon - : 14/2130 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 5 av 10
3 KRAV TIL ENTREPRENØREN (kvalifikasjonskrav) 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Egenerklæring for lønn og arbeidsforhold Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Leverandøren skal sammen med tilbudet levere en egenerklæring hvor det framgår at ansatte i leverandørens egen organisasjon og hans underleverandører, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. For øvrig vises til klausul i kontraktens punkt 8. HMS-egenerklæring (vedlagt skjema) 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land leverandøren er etablert 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 6 av 10
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Godkjenninger Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav Leverandøren må ha sentral/lokal godkjenning i den tiltaksklasse som er påkrevet i plan og bygningsloven med forskrifter. Et FGgodkjent sprinklerforetak skal stå ansvarlig for installasjonen av anlegget. Leverandøren står ansvarlig for nødvendige arbeider og godkjenninger fra offentlige myndigheter i henhold til plan og bygningsloven. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil bli kontaktet for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke, lagerkapasitet, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Organisasjonskart Redegjør for bruk av underleverandører. Dersom det vises til ressurser hos underleverandører, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges. Det skal også følge med en erklæring om hvilke deler av kontrakten leverandøren har til hensikt å overlate til underleverandør. Hovedleverandør må også levere skatteattester, HMS egenerklæring og firmaattest for alle underleverandører som skal benyttes i forbindelse med gjennomføring av oppdraget. UDI skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 7 av 10
4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrevet skal være datert og signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 4.2 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres: Navn: Masoud Safavifard Adresse: Hausmannsgate 21 (resepsjonen) 0182 Oslo Eller sendes til: Postadresse Region Øst, RMA, Postboks 8108 Dep., NO-0032 Oslo Tilbudet legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 14/2130 v/ Masoud Safavifard, åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet og sladdet versjon av tilbudet leveres på CD. Forsendelsen skal være nøytral og uten angivelse av firmanavn. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 01.09.2014 4.4 Tilbudspriser Tilbudspriser og summer skal gis i henhold til kravspesifikasjon og prisskjema. 4.5 Oppdragets varighet Innleverte tilbud må opplyse om oppdragets varighet og ferdigstillelsesdato. 4.6 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev. Dette skal som et minimum inneholde o Forutsetninger for tilbudet o Sum, eksl. Mva. o Navn på underentreprenører og/eller leverandører o Eventuelle forbehold Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 8 av 10
o Firmastempel og ansvarlig underskrift. Dokumentasjonskrav (se punkt under punkt 3) Tekst som viser at produktet oppfyller krav til funksjon og kvalitet, både etter gjeldende forskrifter og etter dette dokument. Opplysninger om produkttyper/leverandører Planlagt fremdrift for montasjen 4.7 Lønns og arbeidsvilkår Leverandøren skal sammen med tilbudet levere en egenerklæring hvor det framgår at ansatte i leverandørens egen organisasjon og eventuelle underleverandører som medvirker til å oppfylle driftsoperatørs del av kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelse om dette i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 4.8 Faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura i elektronisk handelsformat(ehf), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktoratet for økonomistyrings til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av e-faktura måtte medføre for denne. Vår elektroniske fakturaadresse er: 974 760 746 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier og vekting Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Utlendingsdirektoratet vil foreta en tildeling av oppdraget på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert på bakgrunn av tildelingskriterier som oppgitt i tabellen nedenfor. Det gis poeng på hvert vektet punkt fra 10 (best) til 1 (dårligst). Beste tilbud gis karakter 10, mens øvrig tilbud scorer relativt til dette. Delkarakterer kan gis med en desimal. Samlet karakter regnes ut med 2 desimaler etter vanlige avrundingsregler. Ved poenglikhet vinner tilbudet med lavest samlet pris (kriterium 1). Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 90 % Fremdriftsplan 10% Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 9 av 10
5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for dette. 5.3 Forkasting av tilbud Tilbud som ikke er komplette iht. pkt 3 og punkt 4.6 forkastes. For øvrig vises det til gjeldende lover og regler for offentlige anskaffelser. Konkurransegrunnlag VVS - Torshov Side 10 av 10