Utarbeidet av: Jan Meijer Sist oppdatert: 3.3.2011 Godkjent av: Dato for godkjenning: Prosjektplanen fylles ut for hele prosjektperioden. Prosjektplanen skal godkjennes av prosjektgodkjenningsgruppen. Fyll ut malens hvite felter og fjern all grå tekst. Alle felter merket med må fylles ut. PROSJEKTINFORMASJON Prosjektnavn Prosjektnummer ecampus - Webmøter (ecampus we) U2020304 Oppdragsgiver Prosjekteier Prosjektleder Kunnskapsdepartementet Ingrid Melve Jan Meijer NØKKELINFORMASJON Prosjektstart (dato) Prosjektslutt (dato) 10.01.2011 31.12.2011 (planen går fram til denne dato, aktiviteten vil gå over lengre tid) Formål Webmøter skal sørge for enkel og god kommunikasjon over nett til alle i UH-sektoren, gjennom å tilby en webbasert løsning som alle kan bruke for å snakke sammen med lyd og bilde, dele applikasjoner, vise fram lysark og samarbeide på samme arbeidsflate. Det skal bygges et samarbeidsmiljø for bruk av webmøter i forskning og utdanning. Prosjektets mål Leveranser fra prosjektet er 1. Gjennomført anbudsprosess for felles løsning for webmøter, operativ vår 2012 2. Operativ interimsløsning for webmøter, basert på AdobeConnect, til juni 2012 3. Forståelse for brukbarhet av åpen kildekode (Big Blue Button) i fleksibel læring og møtevirksomhet 4. Standard "open courseware" kursopplegg for opplæring i bruk av webmøter 5. Levende nettverk av personer og grupper som støtter fleksibel læring og bruk av webmøter for forskningsprosjekter 6. UFS for MS Lync utrulling i en institusjon og en SAK-allianse 7. Forståelse for webmøter posisjon i verktøykasse for sanntidskommunikasjon Prosjektets målgruppe(r) Prosjektet retter seg primært mot dem på hver institusjon/sak-samarbeid som hjelper andre med å ta i bruk webmøter. Konkret betyr det forelesere, IKT-Pedagogi støttegrupper og IT Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 1
avdelinger. Beskrivelse av prosjektet MILEPÆLER Dato Navn / beskrivelse av milepæl 31.03.2011 Anbuds-arbeidsgruppen etablert: 31.03.2011 Brukerveiledning: Hvilket verktøy brukes i når: 31.03.2011 Utlyse oppdrag til utvikling av open courseware: 22.04.2011 Kontraktforlenging til desember 2011 gjennomført: 29.04.2011 Presentasjon utkast kravspesifikasjon og beskrivelsen ønsket løsning: 29.04.2011 Oppgradering AdobeConnect 8 fullført: 29.04.2011 Avtale om utvikling av open courseware: 31.05.2011 Presentasjon anbudskravspesifikasjon og anbefalinger arbeidsgruppen: 10.06.2011 Utkast MS Lync UFS: 15.06.2011 go/no-go avgjørelsen webmøte-anbud: 29.08.2011 Utlysning anbud: 31.08.2011 Open Coursware ferdig: 30.09.2011 kursløp 1 "train the trainer" med bruk av Open Courseware fullført: Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 2
30.09.2011 MS Lync UFS: 14.10.2011 BBB-pilot rapport: 28.10.2011 kursløp 2 "train the trainer" med bruk av Open Courseware fullført: 28.10.2011 Revidert webmøternotat: 31.10.2011 Svarfrist for å levere tilbud: 07.11.2011 Første evalueringsmøte anbuds-arbeidsgruppe: 11.11.2011 Avgjørelsen om veien videre med BBB: 15.12.2011 Leverandør valgt: 05.03.2012 Felles løsning tilgjengelig til bruk: AKTIVITETER Navn på aktivitet Teknologi tilrettelegging : Gjennomførin g anbud Beskrivelse Anbud er forutsett å bli av typen "forhandlet prosedyre". Etter at leverandører har levert anbud vil det bli møte fra evalueringsgruppe følgt av forhandlingsmøte med leverandører. Syklussen gjentar seg maks. 2 ganger. Gjennomføring av selve anbudet skjer i tett samarbeid med UNINETTs innkjøpsgruppe men under ecampus ansvar.for en felles tjeneste på størrelsen av vår midlertidig løsning og med samme betingelser (Feide, ingen begrensninger til antall møtevert eller antall møter) regnes det med ca. 700.000/år til å betale en leverandør, som må bekostes av deltagende institusjoner. Startdato Sluttdato Hvem 01.07.2011 30.12.2011 Ingrid Melve (100), Jan Meijer (200), Lars Skogan (170) Timer 470 Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 3
Navn på aktivitet Opplæring og støtte Beskrivelse Aktiviteten forutsetter at min. 10 institusjonene deltar i anbudet. Aktivitetets mål er å tilrettelegge for at støttegrupper og støttepersoner for fleksibel læring (f.eks. Sevu, Uvett) kan heve og får hevet kunnskap og kompetanse i bruk av synkron kommunikasjonsverktøy i fleksibel læring.a. organiser og subsidier AdobeConnect opplæring av 1 gruppe med max. 4 nøkkelpersoner/institusjon for institusjonene som benytter seg av felles interim løsningen, med bruk av ekstern opplæringsleverandør (WeZupport). Budsjettet holder for max. 66 personer. Det er en del institusjoner som abonnerte seg i fjor på tjenesten og ikke har gjennomført treningen enda. b. utvikle modulær "open courseware" for opplæring i bruk av synkron kommunikasjonsverktøy i fleksibel læring. Kursets vekt vil ligge på verktøy-uavhengig kompetanse. Kursets oppbygging burde tilrettelegge for verktøyspesifikke modul, hvor ecampus sponsorer utvikling av modulen "AdobeConnect kunskap" for å tilrettelegge for oppskalering av AdobeConnect opplæring inn i de institusjoner som bruker løsningen. Arbeidet vil bli utplassert til en ekstern aktør, gjerne innenfor norske UHsektor. Målet er å få en fri tilgjengelig kurspakke ut til de som støtter fleksibel læring.c. gjennomfør kurs med bruk av open courseware materialer ifølge "train the trainer" prinsipp: organiser 2-4 kursløp for nøkkelpersoner hos støttegrupper for fleksibel læring. En annen mulighet er å sette kurset opp som et emne.d. vedlikehold og utbygging av nasjonal webmøte-støttenettverk. Hver institusjon som abonnerer seg på ecampus sin midlertidig løsning må utpeke en webmøte-kontaktperson. Det har ført til at vi nå har et nettverk av kontaktpersoner Startdato Sluttdato Hvem 03.01.2011 30.12.2011 Ingrid Melve (50), Jan Meijer (100) Timer 150 Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 4
Navn på aktivitet Teknologi tilrettelegging : BBB-pilot Beskrivelse som må vedlikeholdes og kan bygges ut. e. deltagelse i internasjonale webmøtestøttenett: det er etablert et nordisk samarbeid med webmøteansvarlige i danske og svenske forskningsnett hvor det møtes jevnlig (online) for å dele erfaringer og dele ressurser. Gruppen er nyttig for å etablere teknologi-uavhengig framtidsrettet samarbeid i nordisk sammenheng rettet mot støtte av fleksibel utdanning. Det er mye fleksibel-utdanningsamarbeid på tvers av landsgrensene mellom ulike institusjoner. I tilleg er det en "European AdobeConnect User Group" hvor det utveksles erfaringer og koordineres mellom ca. 15 forskningsnett/universiteter i hele Europa. EAUC er nyttig så lenge vi har AdobeConnect, skulle vi bytte teknologiplatform er det ikke sikker at det er gruppen som er mest aktuelt for oss. November 2011 startet ecampus en pilot med Big Blue Button (BBB), den mest lovende åpen kildekode webmøteløsningen. BBB ble utviklet av Carleton University og støttes kommersielt av BlindSide Networks. Høgskolen i Telemark drifter en BBB installasjon tilgjengelig for hele UH-sektoren, BlindSide Networks er engasjert for å kunne garantere at felles BBB installasjonen funker uten problemer slik at piloten kan fokussere på testing av bruk. Aktiviteten i 2011 er rettet mot å få installasjonen brukt i ulike sammenheng, gjerne inkludert forelesning. Piloten tar slutt 11. november, uten eksplisitt avgjørelse om å fortsette vil felles BBB installasjon blir tatt ned etter det.pilotbrukere blir spørt om dokumentere erfaringene sine gjennom ecampus blogginnlegg. Startdato Sluttdato Hvem 03.01.2011 11.11.2011 Jan Meijer (100) Timer 100 Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 5
Navn på aktivitet Teknologi tilrettelegging : Forbereding mulig anbud Teknologi tilrettelegging : Videreføring AdobeConnec t interim Beskrivelse Det er uklar hvilket verktøy for sanntidskommunikasjon egner seg best for fleksibel læring. Derfor er det ønskelig å ha en lett tilgjengelig felles webmøte-løsning (Feide pålogging, praktisk lisensiering) i årene som kommer i UH sektorens økosystemet for sanntidskommunikasjonsverktøy. Webmøter vil ha en plass i verktøykassen sammen med H323, SIP, MS Lync og gratis verktøy som f.eks. Skype.I 2010 ble det etablert en felles midlertidig webmøte-løsning som ble tatt godt imot. For å kunne beholde en felles løsning etter juni 2012 må det utlyses et offentlig anbud. Finansering for løsningen må hentes inn fra deltagende institusjonene og det krever at anbudet er godt forankret i både IT avdelinger og støttepersoner/grupper for fleksibel læring. Arbeidet med forankring har ikke helt kommet i mål i 2010. I aktiviteten vil det jobbes med forankringen og samtidig med utarbeiding av kravspesifikasjon for webmøte-anbud. Kravspesifikasjonen blir utarbeidet av en formell etablert arbeidsgruppe med en god blanding av kunnsap om økonomi, bruk av webmøter i læring og teknologi. Arbeidsgruppen avslutter med en ferdig kravspesifikasjon samt anbefaling for go/no-go beslutning. Go-no go beslutning er øyeblikket hvor de ulike institusjoner tar avgjørelsen om de ønsker å være med i anbudprosessen, eller ikke. Det forutsettes at i hvert fall 10 institusjoner ønsker å være med for å kunne sette i gang selve anbudsprosessen.jevnlige muligheter for tilbakemelding fra og innspill til arbeidsgruppen vil bli organisert. a. teknisk: organiser oppgradering til AdobeConnect versjon 8b. koordering mellom NORDUnet, Feide, driftsenteret, sorge for at tjenesten funker, at brukere blir hjulpet, at det vedlikeholdes kontakt Startdato Sluttdato Hvem 03.01.2011 30.06.2011 Ingrid Melve (50), Jan Meijer (200), Lars Skogan (30) 03.01.2011 31.12.2011 Ingrid Melve (50), Jan Meijer (150) Timer 280 200 Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 6
Navn på aktivitet Beskrivelse Startdato Sluttdato Hvem Timer felles løsning med superbrukere, leverandørkontakt etc.c. forlenging leveransekontrakt med NORDUnet til 31.12.2011 med intensjon til å forlenge til 30 juni 2012. Det fører til forutsigbarhet for de som ønsker å bruke tjenesten i fleksibel utdanning i neste skoleår og gir oss tid til å etablere og rulle ut det som kommer ut av anbudet, hvis anbudet finner sted. Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 7
Navn på aktivitet Beskrivelse Startdato Sluttdato Hvem Timer IKTarkitektur Webmøte-teknologi er en av de mulige framtidige synkrone lærings- og møteverktøy. Økosystemet omfatter utenom webmøter også SIP, H323, MS Lync. Aktiviteten er rettet mot å beskrive hvordan webmøte-teknologi passer inn i økosystemet, og for å gjøre en start med å støtte MS Lync utrulling i UH sektoren. 18.04.2011 30.12.2011 Ingrid Melve (50), Jan Meijer (150) 200 Av tekniske grunner er timer ført opp på Ingrid Melve, men planlegges flyttet til Simon Skrødal når han starter i jobb 14. mars. Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 8
Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 9
TILKNYTNING TIL ANDRE PROSJEKT OG/ELLER PROGRAM Prosjekt/program Beskrivelse av tilknytningen ecampus 0 UNINETT Sigma 0 UNINETT Sanntid 0 EVENTUELT ANDRE FORUTSETNINGER FOR PROSJEKTGJENNOMFØRINGEN 1. medvirkning fra relevante parter i UH sektor (IT avdelinger og IKT-pedagogikk støttegrupper) 2. støtte fra UNINETT innkjøpsgruppe for anbudsprosess 3. støtte for markedsføring av tjenestene INFORMASJONSOPPGAVER Målgruppe Oppgave Når oppgaven utføres UH ecampus kommunikasjonsplan 03.01.2011-31.12.2011 UH Undervisningsopplegg for webmøter 01.03.2011-31.12.2011 Webmøte kontaktpersoner Opplæring lokale superbrukere, etablering og vedlikehold levende nettverk av webmøte kontaktpersoner 03.01.2011-31.12.2011 SELVDEKLARERING SAMORDNING Kjenner du til lignende prosjekt gjennomført tidligere i UNINETT? Ja Dersom JA eller DELVIS, gjør kort rede for hvordan dette tas hensyn til i planleggingen: Kjenner du til lignende prosjekt gjennomført tidligere av andre? Delvis Dersom JA eller DELVIS, gjør kort rede for hvordan dette tas hensyn til i planleggingen: Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 10
2010 ecampus arbeidet Sammenlignende aktiviteter finner sted i Danmark og Sverige, samt resten av Europa. Vi har en månedlig webmøte med nordiske webmøtesamarbeidspartnere og det er en "European AdobeConnect User Group" som organiserer møter hvor vi deltar. Så langt ser ingen av grupper til helheten av webmøter + SIP + Lync + h323. Innenfor Uninett er det en koordineringsjobb å gjøre med H323 (MCU) og SIP arbeidet. ARKITEKTURPRINSIPPER REGJERINGENS ARKITEKTURPRINSIPPER Redegjør for om det planlegges å følge regjeringens arkitekturprinsipp: Tjenesteorientering Interoperabilitet Tilgjengelighet Sikkerhet Åpenhet Fleksibilitet Skalerbarhet Vil regjeringens arkitekturprinsipper følges? Ja Kommentar UNINETTS ARKITEKTURPRINSIPPER Vil prinsippet om åpne standarder følges? Ja Kommentar Informasjonssikkerhet - Er UNINETTs/institusjonens sikerhetspolicy ivaretatt/relevant? Nei BUDSJETT Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 11
Budsjettet gjelder totalt for prosjektet eksklusive planleggingsfasen. Pass på at ressursforbruket skal samsvare med aktivitetsplanen over. Merk! Timepris angis kun for de prosjektene dette er aktuelt for. Dersom timepris ikke oppgis vil timekostnaden være null, og total kostnad beregnes eksklusive timekostnader. Gjeldende timepriser fås på forespørsel hos regnskap@uninett.no. RESSURSER Rolle Navn Avdelingsselskapstilhørighet Timer Timepris Klarert med linjeleder PL Jan Meijer Tjenesteavdeling 900 kr 700 Nei PD Ingrid Melve 300 kr 700 Nei PD Lars Skogan Administrasjonsgruppa 200 kr 800 Nei Sum (timer) / gjennomsnitt (timepris) 1400 kr 714 KOSTNADER Kostnadspost Beløp Timekostnader kr 1.000.000 Reiser kr 0 Øvrige kostnader kr 545.000 Forlenge AdobeConnect interim løsning til 31 desember 2011 + forlenging 25 AdobeConnect "hosted" rom Opplæring superbrukere AdobeConnect gjennom WeZupport Open courseware bruk online møter + gjennomføring "train the trainer" kursopplegg Technical writer MS Lync UFS Opplæring prosjektleder (NKI) kr 175.000 kr 150.000 kr 150.000 kr 50.000 kr 20.000 Total kostnad kr 1.545.000 Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 12
FINANSERINGSKILDER / INNTEKTER Kilde Beløp ecampus (timer Simon og Lars, direkte kostnader) kr 915.000 UNINETT (timer Jan) kr 630.000 Total finansering kr 1.545.000 RESULTAT kr 0 EVENTUELT ANDRE OPPLYSNINGER OM PROSJEKTET Prosjektet er detaljplanlagt til desember 2011. Prosjektmandatet skisserer aktivitet fram til 1. juli 2013. Milepæler og datoer i anbudsprosessen er indikativ. Nøyaktige datoer settes opp i henhold til anbudslovverket og kan avvike noe fra det som er skissert i prosjektplanen. Hvor det sies timer til Ingrid Melve er det egentlig timer til Simon Skrødal som brukes. Prosjektplanverktøy har en uheldig begrensning. Utkastnummer mal: 1.02 DP Mal oppdatert: 12.10.2010 13