Hvilken kompetanse trenger offentlige innkjøpere for å få mer innovasjon ut av innkjøpsmidlene? v/john Nyheim, adm. dir. Norconsult AS
Om Norconsult Norconsult er Norges og en av Nordens største tverrfaglige rådgiver rettet mot samfunnsplanlegging og prosjektering Gjennom mer enn 80 års erfaring har vi bygget opp et solid fundament som en toneangivende aktør både nasjonalt og internasjonalt Omsetning 2013: 3,6 milliarder 81% i Norge, 19% internasjonalt
49 kontorer i Norge 32 kontorer i utlandet Antall ansatte: 2750 Hovedkontor i Sandvika: 950 Øvrige kontorer i Norge: 1050 Internasjonalt: 750 21 kontor i Sverige 3 kontor i Danmark Molde Ålesund Ulsteinvik Førde Kristiansund Namsos Trondheim Mo i Rana Mosjøen Steinkjer Verdal Levanger Stjørdal Östersund Bodø Harstad Sollefteå Tromsø Fauske Narvik Piteå Hammerfest Luleå Umeå Nordmaling Örnsköldsvik Alta Lakselv Kjøllefjord Vadsø Kirkenes Santiago Lima Årdal Lillehammer Bergen Sogndal Eidfjord Hamar Gjøvik Haugesund Hønefoss Sandvika Odda Lillestrøm Kongsberg Ski Askim Skien Stavanger Ludvika Porsgrunn Fredrikstad Horten Tønsberg Karlstad Västerås Larvik Kristinehamn Örebro Mandal Kristiansand Göteborg Sundsvall Älvkarleby Uppsala Stockholm Johannesburg Maputo Århus Kalundborg København Växjö Helsingborg Lund Malmö Bangkok Manila Vientiane Kuching Pr. 01.01.2013
Offentlige anskaffelser - status Offentlig sektor: 400 mrd i årlig anskaffelser - 15% av BNP Norconsult: Omsetning mot off. sektor i 2013: ca 1,8 milliarder Store off. kunder: Statens Vegvesen, Jernbaneverket, Oslo kommune, OUS/ helsesektoren, kommuner, fylkeskommuner, div. statlige etater Off. anskaffelser skal så langt mulig baseres på konkurranse uansett størrelse - et sunt prinsipp! omfattende regelverk for offentlige anskaffelser (LOA/FOA, Forsyningsforskriften) målsetting: økt verdiskaping i samfunnet ved mest mulig effektiv ressursbruk
Offentlige anskaffelser - status Påstand 1 Offentlige innkjøp er i for liten grad forankret i målsettingen om at det skal være fokus på nye og bedre løsninger i off. tjenesteproduksjon Påstand 2 Insentiver for effektivisering gjennom innovasjon er liten i off. sektor, - men betydningen av innovasjon er like stor som i privat sektor!
Viktige innovasjonshindre Regelverket for offentlige anskaffelser er for komplisert Utbredt frykt for å gjøre feil off. anskaffelser er et eget fagområde og må håndteres av kompetente personer mange har en profesjonell tilnærming - dog mange som "fusker i faget" vi opplever fokus på begrensninger/redsel for å gjøre feil - kontra det å bruke handlingsrommet som regelverket åpner for mindre kommuner sliter med å skaffe seg/holde på kvalifisert arbeidskraft - "shortcuts!
Viktige innovasjonshindre Uhensiktsmessige kontraktsmodeller blir valgt bruk konkurransepreget dialog/konk. m/ forhandling om mulig mer optimal løsning med komplekse kjøp, muligheter for justering av spesifikasjon større muligheter for å få fram innovasjon/alternative løsninger (win-win) bedre kommersielle betingelser?? (har leverandør priset høyere for å ha noe å gå på??) mer tidkrevende, likebehandling må ivaretas (ikke fravike tildelingskriteriene), skriftlig dokumentasjon!! incitamentsbaserte kontrakter/samspillskontrakter fremmer innovasjonsevnen og opplevelsen av "å være i samme båt"
Viktige innovasjonshindre For liten vektlegging på forarbeid & markedsvurderinger forut for anskaffelsen: behovsdefinering/verifikasjon unngå å spesifisere behov i form av spesifikke produkter/tjenester som utelukker/hindrer konkurranse /innovasjon (ytelsesspesifikasjon må benyttes - møte tjenestebehovet i off. sektor) sterke brukergrupper internt har ofte bestemte oppfatninger om produkt/leverandør og kan tendere til å ønske "shortcuts"..
Viktige innovasjonshindre For liten vektlegging på forarbeid & markedsvurderinger forut for anskaffelsen: bruk markedet aktivt, markedsetterretning & dialog (husk likebehandling!) innled dialog med leverandørmarkedet om varen/tjenesten som skal anskaffes bidrar til å finne og spesifisere bedre løsninger dialog-/leverandørkonferanser, bransjenettverk (på høyt ledernivå!) utfordre leverandører på innovasjon/nytekning treffer man markedet? er timingen riktig? er det kapasitet i leverandørmarkedet? husk at leverandørmarkedet på sikt blir et speilbilde av bestiller. det offentlige har betydelig innkjøpsmakt - kan i stor grad påvirke leverandørmarkedet forutsigbarhet (forespørsler, framdriftsplaner, volumer etc)
Viktige innovasjonshindre For dårlig kommersiell forståelse blant innkjøperne kortsiktig økonomisk perspektiv og fokus på lav pris er ikke ensbetydende med optimale løsninger dyrere produkter kan gi besparelser i hele verdikjeden "det økonomisk mest fordelaktige" åpner for sammensatt vurdering av relevante kriterier, dvs med tilknytning til kontraktsgjenstanden eks: kvalitet, pris, estetikk, funksjon, miljø, driftsomkostninger, service, leveringstid NB! ved vekting skal dette angis i konkurransegrunnlaget!
Viktige innovasjonshindre For dårlig kommersiell forståelse blant innkjøperne laveste pris passer for anskaffelser hvor det ikke er aktuelt å vurdere kvalitets- eller mengdeforskjeller det er ikke lov å legge vekt på andre forhold enn pris ved tildelingen vi opplever at det i utvelgelseskriteriene jevnt over fokuseres altfor lite på levetidskostnader for å skape et kostnadseffektivt resultat på sikt Initiell investering er ofte liten i forhold til etterfølgende drifts- og vedlikeholdskostnader tildeling skal følge kriterier & prioritering/vekting som er angitt dokumenterbarhet/ettersporbarhet frustrerte tilbydere, KOFA, retten, riksrevisjonen, kommunerevisjonen
Tiltak Bedre bestillerkompetanse ift innovasjon skape en kultur for innovasjon i stat og kommune (politisk perspektiv) stille kvalifikasjonskrav til egne innkjøpere (færre men bedre) gi opplæring sørge for å vedlikeholde kunnskapen vi opplever ofte at manglende kompetanse/kapasitet fører til at eksisterende avtaler forlenges og man gå glipp av markedsutvikling, bedre kommersielle vilkår & innovasjon Forenkling av regelverket relatert til offentlige anskaffelser Bruk ytelsesbaserte spesifikasjoner og gi åpning for innovative/alternative løsninger
Tiltak Kjøp av en vare/tjeneste utløser en rekke effekter som ikke definerer ytelsen, men som kan ha stor positiv virkning på andre områder: etisk handel er det lagt føringer for øke innovasjonsgraden i off. anskaffelser - fortsatt mye ord og lite handling sterkere føringer, mer forpliktende regelverk og incitamenter kan gi selvforsterkende dynamikk
Kompetansekrav til offentlige innkjøp 1. Forstå behovet for / muligheter for innovasjon i innkjøpet /oppdraget som skal tildeles vurdere i hvilken grad det er hensiktsmessig å utfordre standardiserte løsninger vurdere realistisk ambisjonsnivå for innovasjon som skal etterspørres 2. Forstå kravene som skal stilles til tilbydere for å få fram innovasjon kreve en innovasjonsmetodikk som er hensiktsmessig ift ambisjonsnivå kreve riktig innovasjonskompetanse og erfaring hos tilbyderen 3. Evaluere konkurrerende tilbud basert på innovasjonsfaglige kriterier kunne metoder for å evaluere ulike tilnærminger til innovasjonsarbeid forstå i hvilken grad innovasjon er innbakt i tilbyderes prosesser
Oppsummering Ved å stille krav til innovasjon får man nye og bedre løsninger i off. tjenesteproduksjon økes innovasjonsgraden hos leverandørene som får et sterkere incentiv til å utvikle nye produkter og tjenester skapes mer verdiskaping i samfunnet ved mest mulig effektiv ressursbruk skapes trygge arbeidsplasser og større konkurransekraft for norsk næringsliv
Oppsummering Ledere i off. virksomheter må måles/belønnes på innovasjon risikoaverse ledere som er redd for å gjøre feil vil motarbeide innovasjon politiske myndigheter må få på plass incentiver/risikoavlastende virkemidler som fremmer nytenkning og innovasjon et støtteapparat for gode innovasjonsprosesser i off. sektor må på plass snu suksesskriteriene fra å gjøre anskaffelser riktig til å gjøre riktige anskaffelser som gir økt verdi Vi må gå fra snakk til handling - nå!