Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Loftet (møterom 157), Kommunehuset i Fusa Dato: 24.04.2014 Tidspunkt: 11:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Arild Legland Ranveig Næss Turid Glesnes Arne Holmefjord Ragnhild Holmefjord Leiar Medlem Medlem Medlem Vara FRP H AP FRP V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Øyvind Nordbø Nestleiar SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ragnhild Holmefjord Øyvind Nordbø V Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Øyvind Berge Revisor v/ forvaltningsrevisjon i Deloitte AS Elin Molven Spesialrådgjevar i Hordaland Fylkeskommune Arild Legland utvalsleiar Elin Molven utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 12/14 PS 13/14 PS 14/14 PS 15/14 PS 16/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Kontrollrapport 2013 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fusa kommune - Uttale frå kontrollutvalet Forvaltningsrevisjon - Tilpassa opplæring og spesilaundervisning - Løypemelding Revidert plan for forvaltningsrevisjon Fusa kommune - Godkjenning av plan PS 17/14 Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 - Godkjenning av plan PS 18/14 Meldingar 2014/164 2014/327 2014/157 2014/158 RS 3/14 Budsjettbrev 2014 frå Fylkesmannen 2014/160 RS 4/14 Habilitet 2014/354 RS 5/14 Fagkonferanse kontroll og tilsyn - Haugesund 3. - 4. juni 2014 2014/361 PS 19/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/161 PS 20/14 Eventuelt 2
PS 12/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent. PS 13/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram merknader til møteprotokollen. Møteprotokoll frå møtet 20.2.2014 vart godkjent. PS 14/14 Kontrollrapport 2013 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fusa kommune - Uttale frå kontrollutvalet Forslag til innstilling 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest konkluderer med at Fusa kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. 2. Fusa kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom saka. 3
1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest konkluderer med at Fusa kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. 2. Fusa kommune sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt Vest vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. PS 15/14 Forvaltningsrevisjon - Tilpassa opplæring og spesilaundervisning - Løypemelding Løypemeldinga vert teken til orientering. Øyvind Berge frå Deloitte AS orienterte kort i høve forvaltningsrevisjonsprosjektet. Dokument er motteke. Statistikk er på plass. Arbeidet med rapporten er starta. Intervju og stikkprøvar er planlagt til midten av mai 2014. Prosjektet er i rute og er planlagt sendt til sekretariatet i juni 2014. Løypemeldinga vert teken til orientering. PS 16/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Fusa kommune - Godkjenning av plan 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. 4
Øyvind Berge i Deloitte AS gjekk gjennom planen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 vert å senda kommunestyret til orientering. PS 17/14 Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 - Godkjenning av plan 1. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert sendt kommunestyret til orientering. Øyvind Berge i Deloitte AS gjekk gjennom planen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 1. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert godkjent slik den ligg føre. 2. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert sendt kommunestyret til orientering. 5
PS 18/14 Meldingar Kontrollutvalet gjekk gjennom meldingane. RS 3/14 Budsjettbrev 2014 frå Fylkesmannen Kontrollutvalet diskuterte budsjettbrevet får Fylkesmannen. Utvalet konstaterte at det framleis var ein del som skal på plass i høve budsjettering for kommunen. RS 4/14 Habilitet Kort diskusjon i høve habilitet generelt. RS 5/14 Fagkonferanse kontroll og tilsyn - Haugesund 3. - 4. juni 2014 Utvalsleiar ynskjer å delta på Fagkonferansen. Sekretariatet melder han på. Det var ingen andre i utvalet som kunne delta på konferansen. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteken. Meldingane vart teken til orientering. PS 19/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom møteprotokollane. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 6
PS 20/14 Eventuelt 1. Vedteke budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2014 i Fusa kommune: Sekretariatet informerte om at det i kontrollutvalet sitt møte den 3.10.2013 sak 28/13, var lagt fram vedtak i høve budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2014 på kr. 734.600,- ekskl. mva. Saka vart sendt til kommunestyret for endeleg vedtak. Etter opplysningar frå Fusa kommune vedtok kommunestyret ei ramme på kr. 731.000,- inkl. mva. Dette vil seia at budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet vert redusert om lag med kr. 185.000,- i høve den ramma som kontrollutvalet bad om. Til disposisjon er det sålis om lag kr. 550.000,- i den økonomiske ramma for 2014. Kontrollutvalet ynskjer ei avklaring i høve kva økonomiske midlar som eksakt ligg i ramma for kontroll og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalet ber om at administrasjonen kjem i møtet 23.5.2014 for å orientera og klargjera kva økonomiske midlar som er vedteke for kontroll og tilsynsarbeidet for 2014 i Fusa kommune. 2. Rådmannen orienterer sak til kontrollutvalet sitt møte 23.5.2014: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem og orienterer om prosessen i høve bygging av Nore Fusa Barnehage. 3. Årsmelding og årsrekneskap 2013 for Fusa kommune. Årsmelding og årsrekneskap 2013 for Fusa kommune vart delt ut i møtet. Administrasjonen sender dokumenta i posten til dei som ikkje var på møtet. Informasjon om at årsmelding og årsrekneskap 2013 også er lagt ut på Fusa kommune si nettside. 1. Kontrollutvalet ber administrasjonen om å koma i kontrollutvalet sitt møte 23.5.2014 for å orientera og klargjera kva økonomiske midlar som vart vedteke i kommunestryet for kontroll og tilsynsarbeidet for 2014 i Fusa kommune. 2. Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i kontrollutvalet sitt møte 23.5.2014 for å orientera og klargjera om prosessen i høve bygging av Nore Fusa Barnehage. 7