Medlemmer: Edvin Ræstad, Jens Petter Brandlie, Lise Løvdokken Moen Møtetid: Tirsdag 23. februar 2016 kl. 0900 12.00 Møtested: Tingstugu Ål, møterom «Hemsen» Behandling: Sak 01-05/2016 Kl. 09.00-09.30 Orientering ordfører/rådmann Ordfører orienterer om problemvinklinger som kan ha interesse for kontrollutvalget og aktuelle politiske saker i Ål Rådmann bes om en statusrapport i Ål kommune med fokus på saker og områder som kontrollutvalget bør informeres om SAKER TIL BEHANDLING Sak 01/2016 Dokumenter Sak 02/2016 Dokumenter Konstituering og valg av nestleder. Ingen. Det vises til valg i kommunestyret. velger nestleder. Orientering om lønnsfastsettelse til rådmannsteam. Brev datert 27.1.16 til kontrollutvalget fra Magne Fluto, leder i Fagforbundet Sak 03/2016 Planarbeid for kontrollutvalget i Ål kommune 2016 2019. Dokumenter Ingen Sak 04/2016 Drøfting av konkrete saker til felles kontrollutvalgsmøter, og oppfølging av vedtatte forvaltningssaker. Dokumenter i Ål sin sak 09/2015. Behandlet i fellesmøte 16.6.2015, sak 2-2015 A. Evaluering av arbeidet i fellesmøtene i Hallingdal. Fellesmøte 16.6.2015 sak 2-2015 B NAK 2013-2016 Plan for forvaltningsrevisjon (Nor Aurdal kommune) Sak 05/2016 Dokumenter Sekretariatsordningen for kontrollutvalgene i Hallingdal. Oppsigelse fra avtalepartner SpareBank1 Regnskapshuset ValHall AS. Drøftings-/orienteringssaker Møteplan 2016 Orientering fra revisjonen ANNET Skjema møtegodtgjørelse Edvin Ræstad utvalgsleder sign. Kopi til: Ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 1
Sak 01/2016 Konstituering og valg av nestleder 1. 23.2.2016 01/2016 Ingen. er valgt av kommunestyret. Utvalget konstitueres i 1. møte. Det skal velges nestleder. Ingen. Jens Petter Brandlie eller Lise Løvdokken Moen kan velges. 2
Sak 02/2016 Orientering om lønnsfastsettelse til rådmannsteam. 1. 23.2.2016 02/2016 Brev datert 27.1.16 til kontrollutvalget fra utvalget for tillitsvalgte v/magne Fluto, leder i Fagforbundet. Orientering om saken: Rådmann bes møte og orientere om saken. gjør vedtak etter rådmannen sin orientering. 3
Sak 03/2016 Planarbeid for kontrollutvalget i Ål kommune 2016 2019. 1. 23.2.2016 03/2016 Ingen. Saken gjelder: er pålagt å legge fram en plan for forvaltnings- og selskapskontroll til kommunestyret. rapporterer til kommunestyret og det er kommunestyret som godkjenner kontrollutvalgets plan. Kontroll- og tilsynssaker. skal behandle saker knyttet til revisjon, forvaltnings- og selskapskontroll, men dette er ikkje tilstrekkelig for å ivareta den løpende kontroll- og tilsynsansvaret. er derfor avhengig av å ta opp saker på eget initiativ og få innspill fra andre. Pålagte saker for kontrollutvalg: - Forvaltningsrevisjon i henhold til plan og aktuelle nye saker - Selskapskontroll i henhold til plan og aktuelle nye saker - Regnskapsrevisjon - Oppfølging av revisjon Planlagte saker for kontrollutvalg: - Orientering fra rådmann - Orientering fra ordfører - Orientering fra revisjonen - Gjennomføring av møtebøker - Oppfølging av vedtak - Gjennomgang av KOSTRA rapportering - Virksomhetsbesøk - Gjennomgang av delegerte fullmakter - Statistikk knyttet til fylkesmannen sin klagesaksbehandling 4
Uplanlagte saker for kontrollutvalget: - Innspill fra kommunestyret - Innspill fra kontrollutvalgsmedlemmene - Innspill fra ansatte i kommunen - Henvendelser fra innbyggerne - Varsling - Orientering om eksterne tilsynssaker - Rapport og evaluering av kommunale tjenester - Mediesaker - Innspill fra administrasjonssjefen - Misligheter og annen informasjon fra revisjonsarbeidet - Orientering om KOFA saker Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Som et ledd i kontrollutvalgsarbeidet er vi pålagt å sette opp en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Et første ledd i utarbeidelse av en slik plan, er det praktisk å gjennomføre en risikoanalyse innen Ål kommune. Til å gjennomføre denne risikoanalysen er det naturlig å engasjere Kommunerevisjon IKS. Risikoanalysen har til oppgåve å avdekke de vesentligste områdene som kontrollutvalget bør prioritere. Rådmann bes å legge fram en ajourført oversikt over: - Selskap som eies av kommunen - Selskap som eies i fellesskap med andre kommuner - Kommunale foretak - Interkommunale foretak. må få seg forelagt eierskapsmeldingen i Ål kommune. Videre må kontrollutvalget definere arbeidsform, prioritering av saksområder generelt og legge opp til å fange opp saker som «brenner» i øyeblikket. Dette kan ikkje planlegges, men kontrollutvalget må forsøke å legge opp til å fange opp signal. Her er også medlemmenes innspill viktig. Dessutan er orientering frå ordfører, rådmann, etatsledere i samråd med rådmann eller innspill som nevnt ovenfor viktige for kontrollutvalget. har tidligere brukt Kvartalsrapporten aktivt. Formen på denne er satt opp i et godt samarbeid mellom rådmann og kontrollutvalg. Kvartalsrapporten inneholder overordnet målstyring, økonomirapportering i Ål kommune, samt målsetninger og økonomioversikt for de større enheter i kommunen. bør nå se på om rapporter av måloppnåelse, nøkkeltall og økonomirapportering blir brukt godt nok som et styringsverktøy i kommunen. Tar rådmann eller det politiske systemet initiativ til vedtak om endringer når Kvartalsrapporten avdekker avvik eller svakheter. Det normale er at rapporten tas til orientering. 5
Som et ledd i kontrollutvalgsarbeidet er vi pålagt å sette opp en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 1. ber Kommunerevisjon IKS om å utarbeide risikoanalyse for Ål kommune. Risikoanalysen har til oppgåve å avdekke de vesentligste områdene som kontrollutvalget bør prioritere. 2. Rådmann bes å legge fram en ajourført oversikt over: - Selskap som eies av kommunen - Selskap som eies i fellesskap med andre kommuner - Kommunale foretak - Interkommunale foretak. ber om å få forelagt eierskapsmeldingen i Ål kommune. ber om at forannevnte legges fram innen 10. juni 2016. 6
Sak 04/2016 Drøfting av konkrete saker til felles kontrollutvalgsmøter, og oppfølging av vedtatte forvaltningssaker. 1. 23.2.2016 04/2016 i Ål sin sak 09/2015. Behandlet i Fellesmøte 16.6.2015, sak 2-2015 A. Evaluering av arbeidet i fellesmøtene i Hallingdal. Fellesmøte 16.6.2015 sak 2-2015 B NAK 2013-2016 Plan for forvaltningsrevisjon (Nor Aurdal kommune) Saksutredning: I den forrige perioden ble det innført felles møter for alle seks kontrollutvalg i Hallingdal. Det ble lagt opp til 2 3 felles møter per år. Bakgrunnen for fellesmøtene er at forvaltningen i kommunene har mange fellestrekk. Det er rasjonelt, økonomisk og ressursbesparende. Aktuelle saker tas opp i møtene og prioriteres etter viktighet, omfang og resursbruk i fellesmøtene. Ofte velges to kommuner som utgangspunkt for en forvaltningsrevisjon eller prosjekt. Det er revisjonen som får oppgaven med forvaltningsrevisjonen. i Ål har foreslått at hvert enkelt kontrollutvalg må bli delaktig i prosessen med valg av aktuelle saker. Alle kommunene bør forberede egne saker som bringes opp for fellesmøtene. Det er en målsetning at resultatet av de enkelte sakers utredning, skal komme alle kommuner til nytte. Det er viktig at kontrollutvalgene får innsyn i hvordan kommunene gjennomfører endringer I de foreslåtte områder. Dette må ha en løpende behandling i kontrollutvalgets møter, og her må Kommunerevisjon IKS være sterkt delaktig. s utfordring er prioritering i egen kommune sett opp imot felles saker. i Ål har ment at forvaltnings- og selskapskontroll i egen kommune må ha høyt fokus, samtidig som felles saker utredes. Det handler om å oppfylle kommunestyrets intensjon med valg av kontrollutvalg. 7
Det er også en utfordring å fange opp aktuelle saker som kan bringes videre til fellesmøtene. Her er orienteringene fra ordfører og rådmann viktige innspill. Videre er det viktig av kommunestyret bruker kontrollutvalget aktivt. i Ål ber Kommunerevisjon IKS utarbeide en rapport som viser erfaringen med gjennomføringen av vedtatte fellessaker i 2015. Denne legges fram på første fellesmøte 2016. ber om å få møte i Ål kommunestyre og orientere om utvalgets arbeid. 8
Sak 05/2016 Sekretariatsordningen for kontrollutvalgene i Hallingdal. 1. 23.2.2016 05/2016 Oppsigelse fra avtalepartner SpareBank1 Regnskapshuset ValHall AS. Saken gjelder: Kontrollutvalgene i Hallingdal har felles sekretariatsordning. Utførende sekretær er Wibekke-Helen Viken, ansatt i Spb1. Hun går nå fullt inn i andre saker i banken. Til dette kontrollutvalgsmøtet har utvalgsleder forberedt alle saker, og vil også skrive referat fra møtet. Spb1 vil samordne referatet i vårt arkiv. Det har vært flere samtaler med revisor Åge Sandsengen om oppsigelsen. Avtalen som er sendt Kommunerevisjon IKS for felles utsending til kontrollutvalgene er datert 29.1.2016. Avtalen opphører 31.3.2016. Kommunerevisjon IKS ved Åge Sandsengen har orientert om at det kan komme endringer i kommuneloven om sekretariatsordningen. Inntil videre har jeg påtatt meg oppgaven å samordne arbeidet med å skaffe en ny fast sekretær. Inntil en permanent ordning er klar kan jeg påta meg noe merarbeid i sekretariatet for Ål mot et honorar. tar oppsigelse fra Sparebank1 Rekneskapshuset Valhall AS til orientering. Edvin Ræstad får fullmakt til samordne arbeidet med nyansettelse. Edvin Ræstad får utbetalt honorar til sekretariatarbeid i forhold til medgått tidsforbruk av Ål kommune. 9