Innkalling til ordinært sameiermøte 2011 Ordinært sameiermøte i Solsiden 4 Boligsameie, avholdes tirsdag 8. mars 2011, kl. 18.00 på Radisson SAS hotellet i Nydalen. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to seksjonseiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2010 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Gjøre badmintonbane om til lekeplass B) Sette inn trykkøkningsanlegg Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg på side 16. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 2 år Oslo, 16.02 2011 Styret i Solsiden 4 Boligsameie Arne Svenning /s/ Jørgen Haugli /s/ Tom Erik Grønhaug /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
Side 2 5707 Solsiden 4 Boligsameie TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Arne Svenning Nydalen AllÈ 13 Styremedlem Jørgen Haugli Nydalen AllÈ 13 Styremedlem Tom Erik Grønhaug Nydalen AllÈ 11 Varamedlem Christian Andreas Lund Nydalen AllÈ 13 Varamedlem Anne Mari Øverøyen Nydalen AllÈ 13 GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 3 styremedlemmer er det ingen kvinner og 3 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 46 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 990507457. Sameiet ligger i Oslo kommune og har følgende gårds- og bruksnummer : 77-385 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Selskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. VAKTMESTERTJENESTE Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmesterkontoret har adresse ISS Landscaping, Postboks 288 Økern 0511 Oslo og er åpent hverdager mellom kl. 08:00 og kl. 17:00 Vaktmester kan også kontaktes på telefon 92481011. e-post Knut.Erik.Myren@no.issworld.com. Unngå å ringe utenom ordinær arbeidstid.
Side 3 5707 Solsiden 4 Boligsameie FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 5455707. Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf 22 86 55 00 faks 22 86 57 04 E-mail forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringssaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på www.obos.no/telenor
Side 4 5707 Solsiden 4 Boligsameie INTERNETT Bredbånd og digital-tv. Det er lagt fibernett til bygget, og alle beboere kan få ekte bredbånd med (i skrivende stund) 1 Mbit,10Mbit eller 100Mbit til gunstig pris. Det er samme hastighet både inn og ut, og altså ikke det samme som tilbys over vanlige telefonlinjer (ADSL) eller TV-kabler (Get). Kontakt Bredbåndsservice for mer informasjon: Telefon: 09010 Epost: kundeservice@kunde.bbse.no Web: http://bbse.no Det er også mulig å bestille nett via andre leverandører (Telenor, Nextgentel, Tele2, Get (etc), men det kan ikke levere tilsvarende hastigheter. DIGITAL-TV Sameiene på Solsiden har inngått en fellesavtale hos GET som gir oss rabattert abonnement. FJERNVARME Sameiet får levert fjernvarme fra Nydalen Energisentral AS til fellesanlegget. ENERGIMERKING Fra og med 1.7.2010 ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide en energiattest for sin bolig.
Side 5 5707 Solsiden 4 Boligsameie STYRETS ARBEID Styremøter. Mesteparten av kommunikasjon har vært gjennom mail og telefoni. Representert Sameiet i Utomhussameiet som har overtatt mer ansvar. Oppdatert ringetablåene. Ryddet søppel i bodområdet. Gjennomført befaring med et rengjøringsfirma for å inspisere balkongglassene. Tildelt ledig rabatterte parkeringsplasser til beboere som har ønsket det. Fulgt opp alle serviceavtaler. Kontrollert og betalt løpende fakturaer. Bestilt service på brannvarsleranlegg. Bestilt service på heisene.
Side 6 5707 Solsiden 4 Boligsameie BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for 2011. Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr 16 847,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr 1 191 961,- mot budsjettert med kr 1 239 512,-. Avviket i forhold til budsjett skyldes at en planlagt økning av felleskostnadene med 8% fra 01.01.2010 ikke ble iverksatt. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr 1 175 479,- mot budsjettert med kr 1 168 456,-. Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til balansen, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2010 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
Side 7 5707 Solsiden 4 Boligsameie KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den 1.1.2011: Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr 500.000 3,05% fra kr 500.000 til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill FORSIKRING Økningen i byggeindeksen er på 0,9 %, og reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester. Denne indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i sameiets egen skadesituasjon. KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgiften øker med 38%. Ingen økning av de øvrige avgiftene. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.
Side 8 5707 Solsiden 4 Boligsameie INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR 2011 (Budsjett) Til orientering for sameiermøtet har styret satt opp en oversikt over beregnede driftinntekter og driftkostnader i 2011. Tallene er vist som egen kolonne lengst til høyre for resultatoppstillingen. Budsjettet viser et forventet driftsresultat på kr 73 012,- og et forventet årsresultat på kr 73 012,-. Oversikten er basert på 8 % økning av felleskostnadene fra 01.01.2011. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, 16.02 2011 I styret for Solsiden 4 Boligsameie Arne Svenning /s/ Jørgen Haugli /s/ Tom Erik Grønhaug /s/
9 Solsiden 4 Boligsameie
10 Solsiden 4 Boligsameie
11 Solsiden 4 Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2010 2009 2010 2011 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 1 186 068 1 175 028 1 239 512 1 245 032 Andre inntekter 3 5 893 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 191 961 1 175 028 1 239 512 1 245 032 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-2 820-2 820-3 000-3 000 Styrehonorar 5-20 000-20 000-20 000-20 000 Revisjonshonorar 6-5 183-4 671-4 000-4 000 Forretningsførerhonorar -64 953-62 783-64 000-66 000 Konsulenthonorar 7-5 063-6 780-6 000-6 000 Drift og vedlikehold 8-60 113-89 953-63 000-57 000 Forsikringer -70 240-63 909-68 000-74 000 Kostnader sameie -456 086-434 369-454 656-454 020 Fjernvarme -382 350-297 389-380 000-380 000 Kabel- / TV-anlegg -95 236-87 078-93 000-97 000 Andre driftskostnader 9-13 436-46 672-12 800-11 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 175 479-1 116 423-1 168 456-1 172 020 DRIFTSRESULTAT 16 482 58 605 71 056 73 012 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 10 610 883 0 0 Finanskostnader 11-245 -184 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 365 699 0 0 ÅRSRESULTAT 16 847 59 304 71 056 73 012 Overføringer: Til opptjent egenkapital 16 847 59 304
12 Solsiden 4 Boligsameie BALANSE Note 2010 2009 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg 13 3 478 5 591 SUM ANLEGGSMIDLER 3 478 5 591 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 0 2 510 Kortsiktige fordringer 12 37 835 0 Driftskonto i OBOS 448 912 329 633 SUM OMLØPSMIDLER 486 748 332 143 SUM EIENDELER 490 226 337 734 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 278 113 261 266 SUM EGENKAPITAL 278 113 261 266 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 61 783 55 819 Leverandørgjeld 150 330 20 473 Annen kortsiktig gjeld 0 177 SUM KORTSIKTIG GJELD 212 113 76 469 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 490 226 337 734 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 13 89 297 160 531 Oslo, 16.02 2011 STYRET FOR SOLSIDEN 4 BOLIGSAMEIE ARNE SVENNING/s/ JØRGEN HAUGLI/s/ TOM ERIK GRØNHAUG/s/
13 Solsiden 4 Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Markedsføringsbidrag 350 220 Felleskostnader 737 040 Kabel TV 98 808 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 186 068 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Utskifting låser 5 834 Avregning kundereskontro 59 SUM ANDRE INNTEKTER 5 893 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -2 820 SUM PERSONALKOSTNADER -2 820 Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr 20 000. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr 5 183, og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -5 063 SUM KONSULENTHONORAR -5 063
14 Solsiden 4 Boligsameie NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -9 284 Drift/vedlikehold elektro -2 188 Drift/vedlikehold heisanlegg -42 641 Egenandel forsikring -6 000 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -60 113 NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -3 575 Kopieringsmateriell -851 Telefon/bredbånd -4 767 Porto -3 732 Bank- og kortgebyr -512 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -13 436 NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 315 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 97 Andel renter Solsiden Utomhussameie 198 SUM FINANSINNTEKTER 610 NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Andel renter Solsiden Utomhussameie -245 SUM FINANSKOSTNADER -245 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskudd, Solsiden Utomhussameie januar -11 37 835 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 37 835 Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2011, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling vil skje i 2011.
15 Solsiden 4 Boligsameie NOTE: 13 GARANTIANSVAR / ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Fordelingsregnskap med egenkapital, med solidaransvar Selskapet eier 12,06 % / deler av Solsiden Utomhussameie. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjeld i Solsiden Utomhussameie og garantiansvar. Selskapets garantiansvar refererer seg til den samlede gjeld i Solsiden Utomhussameie og utgjør kr 89 297. Selskapets andel i Solsiden Utomhussameie vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnader og årsresultat i Solsiden Utomhussameie er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie".
Side 16 5707 Solsiden 4 Boligsameie 5 INNKOMNE FORSLAG A) Gjøre badmintonbane om til lekeplass Bakgrunn: Blant foreldre, barn og besteforeldre på Solsiden er det et ønske om å etablere en lekeplass på området. En foreldregruppe med utspring i flere av styrene har arbeidet fram et konkret forslag om å gjøre badmintonbanen om til lekeplass. Badmintonbanen er en del av fellesarealet for alle beboerne i Solsiden, og derfor er det nødvendig med flertall på årsmøtet i alle sameiene for å kunne gjennomføre en slik bruksendring. Lekeplassen vil rette seg mot de minste barna (1-6 år), og vil gjøre Solsiden enda mer attraktiv for barnefamilier. I andre sameier/borettslag har man sett at å bygge lekeplass øker verdier på leilighetene. Totalkostnaden for Utomhussameiet vil ligge rundt kr 250.000, og hvert sameie vil bidra i henhold til sameierbrøken. En utfyllende presentasjon av arbeidet til lekeplassgruppen, inkludert skisser av lekeplassen og betraktninger rundt praktiske forhold som bruksregler, forsikringer og vedlikehold, vil bli gitt på årsmøtet. Hvis en bruksendring blir vedtatt, vil Foreldregruppen få ansvaret med å gjennomføre bruksendringen Styret støtter forslaget om bruksendring, og henstiller årsmøtet til å vedta følgende: Forslag til vedtak: Solsiden 4 sier ja til bruksendring av badmintonbanen til lekeplass. B) Sette inn trykkøkningsanlegg Bakgrunn: Flere beboere i etasjene oppover i byggene har hatt problemer med vanntrykket og temperaturen i dusjene. Ved å sette inn et trykkøkningsanlegg fra Sprinklerteknikk vil dette bedres betraktelig. Solsiden 2 har samme problemet og ved å gå sammen med de om denne investeringen kan vi halvere kostnaden som i tilbud gitt av Sprinklerteknikk vil ligge på ca. 120.000 NOK. For Solsiden 4 blir dette da 60.000 NOK. Forslag til vedtak: Styret i Solsiden 4 gis tillatelse til å ta denne kostnaden og sette inn et trykkøkningsanlegg.