ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, SKI, VESTBY OG ÅS

FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, SKI, VESTBY OG ÅS Til styret for FIKS og lederen av kontrollutvalget i Nesodden MØTEINNKALLING Tid: 30. mai kl 18.30 Jnr. 99/11 Sted Erik Johansen-bygget, møterommet i personalavdelingen i 3. etg., Rådhusplassen 29 i Ås. Forslag til dagsorden: Sak 10/11 Årsregnskapet 2010 Sak 11/11 Regnskapsrapport pr. mai 2011 Sak 12/11 Sak 13/11 Sak 14/11 Budsjett 2012 Sak 15/11 Sak 16/11 Sak 17/11 Sak 18/11 Eventuelt Odd Harald Røst/s./ Styreleder Lønnsoppgjøret 2011 - orientering Oppstartkonferansen 22. og 23. 11 og annen info til de nye utvalgene Rapport fra sekretariatet - fornyelse av internett.sidene Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene Neste styremøte sted Orienteringssaker Vennlig hilsen Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 E-post FIKS@follofiks.no Internett: www.follofiks.no Jan T. Løkken /s./ Sekretariatsleder

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 10/11 Sak 11/11 Årsregnskapet 2010 Saksutredning Regnskapet for FIKS er en del av Ås kommunes regnskap og regnskapet, jf. vedtektene kap 9. I henhold til 9.3 skal vertskommunens revisor revidere sekretariatets regnskap. Kap 9.4 bestemmer at regnskap og årsberetning sammen med revisjonsrapporten forelegges for den enkelte deltaker (kommunestyret) som melding. Årsberetningen for 2010 ble vedtatt av styret den 19. januar d.å. Regnskapsoversikten viser at driftsregnskapet ble oppgjort med et overskudd på kr 6 525,-. I tillegg kommer kr 32 000 som betaling fra Nesodden kommunen for sekretariatstjenester i 2010. Oppsparte midler pr 31.12.10 er etter dette kr 341 810,-. Kr 150 000,- av disse midlene skal tilføres driftsbudsjettet for 2011 som følge av vedtaket om redusert tilskudd med dette beløpet totalt fra kommunene for 2011, jf. sak 10/10. Styret for FIKS har vedtatt, jf. sak 10/10, at FIKS sitt bufferfond skal ha maks kr 150 000,-. Overskuddet tilbakeføres kommunene eller tilføres driftsbudsjettet for det kommende år. Sekretariatet foreslår at kr 50 000,- i år tilføres driftsbudsjettet for 2011 for å dekke kostnadene til en videreutvikling av internettsidene til FIKS. Bufferfondet vil da være på kr 138 000,-. Revisjonsrapporten fra Follo distriktsrevisjon foreligger ikke ennå. Innstillingen legges fram med forbehold om at denne foreligger til styremøtet. Innstilling: 1. Styret godkjenner det framlagte regnskapet for FIKS for 2010. Regnskapet og årsberetningen oversendes kommunestyrene som melding. 2. Midler fra bufferfondet fordeles som følger: - kr 150 000 tilføres driftsbudsjett for 2011, jf. sak 10/10 - Kr 50 000,- fra bufferfondet tilføres driftsbudsjettet for å dekke kostnadene til en videreutvikling av internettsidene til FIKS. Vedlegg: Årsregnskap/Regnskapsutdrag for FIKS for 2010.

Vedlegg REGNSKAP 2010 - FIKS. DRIFT. Konto Tekst Ansvar Funksjon Regnskap 2010 Rev.budsjett 2010 Regnskap 2009 101000 Lønn faste stillinger 4400 290 629 372 628 000 539 895 101090 Feriepengeavsetning faste stillinger 4400 290 75 525 75 000 64 787 108020 Godtgjørelse folkevalgte 4400 290 16 985 15 000 0 109000 Pensjon fellesordning 4400 290 83 612 84 000 72 506 109900 Arbeidsgiveravgift 4400 290 114 847 113 000 95 848 0 0 Lønn og sosiale utgifter 4400 920 341 915 000 773 036 110000 Kontorrekvisita 4400 290 14 932 3 000 11 377 110010 Abonnementer 4400 290 6 230 5 000 2 967 110040 Kopieringsmateriell 4400 290 1 221 0 1 624 111000 Medisinsk forbruksmateriell 4400 290 0 0 610 111500 Matvarer 4400 290 0 0 445 111510 Bevertning ved møter/utvalg 4400 290 599 1 000 0 112020 Diverse utgiftsdekning 4400 290 2 366 3 000 239 113000 Portoutgifter 4400 290 14 170 20 000 12 271 113010 Telefonutgifter 4400 290 2 020 2 000 1 700 113030 Linje- og sambandsutgifter 4400 290 3 600 2 000 6 455 114000 Stillingsannonser 4400 290 0 0 28 110 115000 Kurs og opplæring 4400 290 20 150 35 000 26 652 115030 Kompetanseutviklingstiltak 4400 290 3 574 8 000 0 116000 Kjøregodtgjørelse 4400 290 8 536 10 000 8 567 116500 Telefongodtgjørelse 4400 290 0 4 000 2 000 117040 Utlegg i følge bilag til reise 4400 290 2 979 0 2 193 117090 Andre transportutgifter 4400 290 0 0 126 118500 Personforsikringer 4400 290 2 697 8 000 4 324 119000 Husleie 4400 290 96 000 95 000 90 000 119510 Kontigenter 4400 290 9 376 10 000 9 631 119530 Kopieringsavtale 4400 290 10 229 21 000 21 670 120000 Inventar 4400 290 13 896 3 000 10 640 122000 Leie av maskiner 4400 290 4 198 0 0 142900 Moms 4400 100 0 0 0 142900 Moms 4400 290 14 412 0 20 768 1-2 1-2 Kjøp av varer/tjenester inkl moms 4400 231 184 230 000 262 368 155000 Avsetninger til bundne driftsfond 4400 290 39 886 0 141 509 5 5 Finansutgifter 4400 39 886 0 141 509 175000 Refusjon fra andre kommuner 4400 290-1 177 000-1 145 000-1 134 000 7 7 Refusjoner eks sykepenger/momskompinnt 4400-1 177 000-1 145 000-1 134 000 171000 Sykelønnsrefusjon 4400 290 0 0-22 144 71 71 Sykepengerefusjon 4400 0 0-22 144 172900 Momskompensasjon 4400 100 0 0 0 172900 Momskompensasjon 4400 290-14 412 0-20 768 72 72 Momskomp.inntekter 4400-14 412 0-20 768 4400 FIKS 0 0 0 440 FIKS 0 0 0

BALANSE. Konto Konto(T) Regnskap 2010 Regnskap 2009 25150410 FIKS -341 810,61-301 924,65 99 Interimskonto -341 810,61-301 924,65 25 Sum bokført egenkapital -341 810,61-301 924,65-341 810,61-301 924,65

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak /11 Sak 12/11 Regnskapsrapport pr. mai 2011 Saksutredning: Posten vedr. kopieringsavtale er trolig for høy pga. feilføring og vi har bedt regnskapavd. se på denne. Beløpet på leie av utstyr gjelder kjøp av laptop og burde vært ført under inventar. Utgifter til porto er ført på feil funksjon og fakturaene pleier å kommer litt i rykk og napp. Forbruket til dette formålet er større en bokført for første halvår. Det kan bli en mindre overskridelse på lønnsbudsjettet mot årets slutt, men vi regner med at den totale rammen for budsjettet vil bli holdt. Innstilling: Regnskapsrapporten pr. 18.05.11 tas til orientering. Vedlegg: Regnskapsrapport pr. 18.05.11

Vedlegg FIKS regnskap pr 180511 Funksjon Konto Regnskap Forbruk i % Oppr. budsjett (1) 290 101000 Lønn faste stillinger 299 125,00 45,32 660 000 290 101090 Feriepengeavsetning faste stillinge... 40 815,10 51,66 79 000 290 108020 Godtgjørelse folkevalgte 0 0 12 000 290 109000 Pensjon fellesordning 37 390,65 40,64 92 000 290 109900 Arbeidsgiveravgift 53 569,45 45,02 119 000 0 0 Lønn og sosiale utgifter 430 900,20 44,79 962 000 290 110000 Kontorrekvisita 1 975,60 13,17 15 000 290 110010 Abonnementer 7 320,34 91,5 8 000 290 110040 Kopieringsmateriell 1 355,20 0 0 290 111000 Medisinsk forbruksmateriell 165 0 0 290 111510 Bevertning ved møter/utvalg 1 438,00 143,8 1 000 290 112020 Diverse utgiftsdekning 1 047,00 34,9 3 000 100 113000 Portoutgifter 4 500,77 0 0 290 113000 Portoutgifter 0 0 23 000 290 113010 Telefonutgifter 819,51 20,49 4 000 290 113030 Linje- og sambandsutgifter 3 600,00 45 8 000 290 115000 Kurs og opplæring 15 650,00 44,71 35 000 290 115030 Kompetanseutviklingstiltak 0 0 8 000 290 116000 Kjøregodtgjørelse 5 653,85 37,69 15 000 290 116500 Telefongodtgjørelse 0 0 4 000 290 117040 Utlegg i følge bilag til reise 291,67 9,72 3 000 290 117090 Andre transportutgifter 212,96 0 0 290 118500 Personforsikringer 2 435,85 30,45 8 000 290 119000 Husleie 0 0 105 000 290 119510 Kontigenter 9 540,00 86,73 11 000 290 119530 Kopieringsavtale 18 323,10 73,29 25 000 290 120000 Inventar 0 0 20 000 290 122010 Leie av utstyr 11 200,00 0 0 100 142900 Moms 1 125,19 0 0 290 142900 Moms 9 344,98 93,45 10 000 01.feb 1-2 Kjøp av varer/tjenester inkl mo... 95 999,02 31,37 306 000 290 175000 Refusjon fra andre kommuner -1 118 000,00 88,17-1 268 000 7 7 Refusjoner eks sykepenger/momskom... - 1 118 000,00 88,17-1 268 000 100 172900 Momskompensasjon -1 125,19 0 0 290 172900 Momskompensasjon -9 344,98 0 0 72 72 Momskomp.inntekter -10 470,17 0 0 4400 FIKS -601 570,95 0 0

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 12/11 Sak 12/11 Lønnsoppgjøret 2011 - orienteringssak Saksutredning: 1. Ordning. Styret vedtak i sak 11/10 Lønnsoppgjøret i FIKS prinsipper for lønnsfastsettelsen i FIKS. Ordningen skal tre i kraft fra 2011: Styret fastsetter, gjennom de årlige budsjettet, rammen for lønnen for sekretariatets ansatte. Eventuelle tillegg til det sentrale oppgjøret fastsettes av styrets leder og nestleder. Forut for vedtaket gjennomfører sekretariatslederen en medarbeidersamtale /lønnssamtale med øvrige ansatte og innstiller overfor leder og nestleder om eventuelle tillegg ut over de sentralt fastsatte tilleggene. Styreleder gjennomfører tilsvarende en medarbeidersamtale med sekretariatslederen. Sekretariatslederen fastsetter, innenfor budsjettets ramme, lønnen ved ansettelser av andre ansatte Denne ordningen trår i kraft fra 2011. 2. Hovedtariffavtalen (se www.ks.no) A. Rådgiveren i sekretariatet lønnes etter kap. 4 i tariffavtalen. Her er ordningen at det først avtales de sentrale parter et generelt tillegg og en totalramme for alle tillegg. Tariffrevisjonen pr. 1. mai 2011 for 2. avtaleår avtalte at det skal gis et generelt tillegg til denne gruppen på minimum kr 7 000,-. Beløpet gjelder hel stilling. Se KS internett: B-rundskriv nr.2/2011. Sekretariatslederen har avtalt en lønnsamtale med rådgiver og vil legge fram en innstilling i saken for leder og nestleder. B. Sekretariatslederen lønnes etter kap 5 i hovedtariffavtalen. Lønnsforhandlingene for denne gruppen skal i sin helhet foregå lokalt. I henhold til kap 5.2 skal de lokale parter gjennomføre forhandlinger etter denne bestemmelsen innen 1. oktober hvert år. I 5.4 Prinsipper for lønnsfastsettelse heter det : Ved lønnsfastsettelsen skal det bl.a. tas hensyn til stillingens kompleksitet, og den enkelte ansattes kompetanse, ansvar, innsats, resultatoppnåelse og behov for å rekruttere og beholde arbeidstakere. Det kan avtales lokalt at ulempetilleggene inkluderes i stillingens lønn. Det skal være en naturlig sammenheng mellom arbeidstakerens real- og formalkompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Relevant etter- /videreutdanning skal vektlegges.

Styret for FIKS gjorde i sak 11/10 følgende vedtak vedr. sekretariatslederens lønn pr. 1. mai 2010 og 1. mai 2011. Det blir opp til styrets leder og nestleder å bestemme den videre framdrift i denne saken. Innstilling: Orienteringen om lønnsoppgjøret 2011 tas til orientering. Ås, den 24. mai 2011 Jan T. Løkken /s./

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 13/11 Sak 13/11 Oppstartkonferansen for de nye kontrollutvalgene 22. og 23. november - andre info- tiltak Saksutredning: A. Oppstartkonferansen Jf. sak 07/11 i forrige møte. 1. Sekretariatet har bestilt 40 plasser ved Strømstad spa. Potensialet for deltakelse er: 37 fra utvalgene og to fra FIKS. I tillegg foreslår vi at to fra FDR, en fra BDO inviteres, til sammen 42 deltakere. Ved forfall fra utvalgene foreslår vi at vara inviteres. Ved reduksjon i antallet deltakere like før konferansen vil vi kunne bli belastet et beløp etter nærmere regler, jf. kontrakten. 2. Hver kommune har avsatt ca kr 15 000 til deltakelsen i denne konferansen. I tillegg har FIKS avsatt kr 8 000 i sitt budsjett til dette formålet. Sekretariatet foreslår at reisen til og fra hotellet baserer seg på privatbiler og at utvalgslederne tar ansvaret for å sørge for at alle får plass i færrest mulig biler. Ved problemer kontaktes FIKS Hotelloppholdet vil komme på ca 2000 SVkr pr person. Det vil påløpe noen ekstrakostnader, men vi mener totalkostnadene vil holde seg godt innenfor budsjettet. 3. Vårt forslag til program følger vedlagt. Følgende mål kan gjelde for konferansen: - vi skal bli bedre kjent med hverandre, på tvers av utvalgene - økt selvtillit i forhold til oppgavene - få en grov oversikt over roller, oppgaver, arbeidsmåter og utfordringer Det var et ønske om å få en nasjonal størrelse til å holde åpningsforedraget. Vi har spurt riksrevisor, statssekretær i Kommunaldep og rådgiver for området i deptet, og fått svar fra alle at dette vil de ikke prioritere. Etter dette har vi isteden satset på lokale krefter. 4. Vi vil legge stor vekt på gruppearbeidet og tar sikte på å lage et opplegg for dette på forhånd: bla. med grupper basert på utvalgene og med utvalgslederne som gruppeledere. 5. Hotellet har et stort spa-anlegg som bør friste mange før middagen. Vi har mulighet til å ha middagen i egen sal, event. med noe underholdning, men kanskje er muligheten til samtale rundt bordene viktigere?

B. Andre info-tiltak overfor de nye kontrollutvalgene Vi inviterer styret til en høyt-tenkning om hvordan opplæring og info til utvalgene i oppstartfasen ellers kan bli ivaretatt. Vi går ut fra at det første møtet/de første møtene i kontrollutvalga vil bli brukt til informasjon /opplæring. Dette kan blant annet foregå ved at event. avtroppende utvalgsleder deltar i møtet, og med rådmann og ordfører? Ved starten av inneværende periode lagde FIKS en perm hvor en del sentrale/kommunale dokumenter og annen info var tatt inn, jf. vedlagte eksempel på innholdsfortegnelse. Et alternativ til en papirutgave, kan være å legge de samme dokumentene ut på FIKS sine internettsider, gruppert etter kommune. Det vil kreve at disse sidene videreutvikles. Innstilling: 1. Styret slutter seg til det skisserte opplegget for oppstartkonferansen i Strømstad den 22. og 23. november 2011. 2. Diskusjonen om annen info til utvalgene i startfasen tas til orientering. Ås, den 23. mai 2011 Jan T. Løkken /s./ Vedlegg: Utkast til program for startkonferansen i Strømstad 22. og 23. november 2011 Skisse til innholdsfortegnelse perm i papir eller på nettet

Vedlegg 1 Sak 13/11 Utkast pr. 23.5 2011 Oppstartkonferanse for de nye kontrollutvalga i Follo Dato: 22. og 23. november 2011 Sted: Strømstad Spa, Strømstad 22. november 9.00-10.00 Frammøte kaffe og rundstykker 10.00 10.15 Åpning og praktisk v/leder for styret i FIKS 10.15 10.45 Kontrollutvalgas rolle - mine erfaringer v/ Odd Harald Røst 10.45 12.00 Kontrollutvalgas oppgaver og sekretariatets bistand v/ Jan T. Løkken, FIKS 12:00-13.00 Lunsj 13:00 14.00 Gruppearbeid samtale om egen komp, rolle og oppgaver 14.00 14.30 Risikoanalyser av kommunen, hva, hvorfor og hvordan? v/fdr 14:30 Kaffe 14.30 15:30 Gruppearbeid Hvor kan måloppnåelsen i vår kommune svikte? 15.30 16:30 Plenum oppsummering av gruppearbeidet avslutning for dagen 19.30 Middag 23. november SPA for de som vil! 09:00 9:30 Revisjonens rolle og oppgaver v/ FDR Spørsmål 9.30-10.00 Synliggjøring av kontrollutvalgas arbeid i forhold til kommune og media v/ repr. for ikke avklart 10.15 10.45 Kaffe - utsjekking 10:45 11.45 Gruppearbeid basert på case innenfor utvalgets arbeidsområde og utvalgets behandling av dette 11:45-12.15 Plenum oppsummering av gruppearbeidet 12.15-12.45 Våre forventinger til kontrollutvalget v/ en av de nyvalgte ordførerne i Follo 12.45-13.00 Avslutning 13.00-14.00 Lunsj - Hjemreise NB! Tiden avsatt til fordrag inkl. tid for spørsmål.

Vedlegg 2 Sak 13/11 Innholdsfortegnelse - perm for kontrollutvalgsmedlemmer 1. Adresse-/telefonliste FIKS, FDR eller BDO og kontrollutvalget m/varamedlemmer 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner Forvaltningsloven Offentlighetsloven 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner NKRF/KS: Brosjyre til folkevalgte i KU 4. Gjeldende strateginotat for XX kommune Kontrollutvalget i XX kommunes årsmelding 2006 Aktivitetsplan 2007 5. Plan for forvaltningsrevisjon 2006-2008 6. Plan for selskapskontroll 2006-2008 7. Lov om Interkommunale Selskaper 8. Lov om offentlige anskaffelser 9. Kommunes delegasjonsreglement 10. Kommunens etikkreglement 11. Kommunens økonomi-/finansreglement 12. Kommunens godtgjøringsreglement 13. Serviceerklæringer 14. Varsling: Arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5, einfo 15/07 15. Vedtekter for FIKS og FDR

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 14/11 Sak 14/11 Budsjett 2012 Saksutredning: Budsjettforslaget for FIKS må være kontrollutvalgene i hende så tidlig at de kan inngå i budsjettet for kontroll og tilsyn for 2012. I år vil trolig utvalga behandle budsjetta i slutten av august eller begynnelsen av september, men før valget. Follorådet har utarbeidet en tidsplan for budsjett- og regnskapsarbeidet for de interkommunale virksomhetene, jf. vedlagte kopi av brev av 4.1.2011 som følger som egen fil. Fristen for styrebehandling av økonomiplan for 2012 2015 og budsjettet for 2012 er satt til 1. september. Vi har per i dag ikke grunnlag for å tro at det vil komme endringer utgiftene under i enkelte poster i forhold til inneværende år, ut over prisstigningen. Budsjettet og økonomiplanen viderefører de prioriteringer lå til grunn for budsjettet i 2011. I tråd med Follorådets brev er det avsatt en reserve på 3% for å dekke lønnsoppgjøret 2012. Det er ikke innarbeidet kompensasjon for prisvekst fra 2011 til 2012. Som for inneværende år viser budsjettet hovedbudsjettpostene. Dette detaljerte budsjettforslaget er til styrets orientering. Beregningen av deltakerkommunens andeler er gjort i en egen oppstilling. Innstilling: Styret slutter seg til det framlagte budsjettet for 2012 og økonomiplanen for 2012 2015. Vedlegg: 1. Forslag til budsjett for 2011 og økonomiplan for 2012 2015. 2. Utfylt skjema til Follorådet vedr. Økonomiplan 2012 2015. 3. Detaljert budsjett for FIKS internt for styret 4. Follorådets brev av 4.1.2011 følger som egen fil.

Vedlegg 1 Budsjett 2012 med deltakerkommunenens andeler og økonomiplan 2012 2015 Budsjett 2012 Budsjett Prognose Budsjett Regnskap Regnskap 2012 2011 2011 2010 2009 Lønnsutgifter 981 000 953 000 950 000 903 000 773 000 Godgjørelse styret 13 000 12 000 12 000 17 000 0 Øvrige driftsutgifter 306 000 306 000 306 000 231 000 262 000 Sum 1 300 000 1 271 000 1268 000 1 151 000 1 035 000 Bufferfond 138 000* 341 000 302 000 *Se egen sak Beregning av deltakerkommunenes andeler 2012 Innb.tall Fordeling Fordeling Netto andel Fordeling 01.01.2011 2012 2011 2011 2010 Enebakk 10 262 145 000 142 000 122 000 150 000 Frogn 14 814 168 000 164 000 141 000 173 000 Nesodden 17 515 182 000 178 000 178 000 Oppegård 25 072 221 000 216 000 186 000 227 000 Ski 28 587 238 000 232 000 200 000 244 000 Vestby 14 708 168 000 163 000 141 000 171 000 Ås 16 733 178 000 173 000 150 000 180 000 Til sammen 127 691 1 300 000 1 268 000 1 118 000 1 145 000 Økonomiplan 2012-2015 Basisår 2011 2012 2013 2014 2015 Lønnsutgifter 950 000 981 000 1 010 000 1 040 000 1 070 000 Godgjørelse styret 12 000 13 000 13 000 14 000 14 000 Øvrige driftsutgifter 306 000 306 000 316 000 326 000 336 000 Sum 1 268 000 1 300 000 1 339 000 1 380 000 1 420 000 Økonomiplanen er basert på uendret aktivitet med basis i 2011 Utvikling av internett tas fra bufferfond 3% årlig økning av lønnsbudsjettet i forhold til revidert budsjett 2011 = 953 Ingen prisvekst beregnet fra 2011 til 2012 deretter 3%

Vedlegg 2 ØKONOMIPLAN 2012-2015 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT 27 - selskap 1.0 Ansvarsområde FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i Kommuneloven, og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i kommuneloven. Driften av FIKS baseres på en refusjonsordning fra deltakerkommunene. Budsjettet for FIKS inngår som en del av kontorllutvalgenes innstilling om budsjett for kontroll og tilsyn i den enkelte kommune. Innstillingen fra kontrollutvalga sendes direkte til kommunestyrene 1.1 Utfordringer fram mot 2015 FIKS bidrar med både sekretæroppgaver og utredningshjelp/saksbehandlingshjelp til utvalgene. Nesodden ble deltaker i FIKS fra 2011 og samtlige Follo-kommuner er etter dette med i ordningen. Sekretariatet har etablert rutiner for arbeidet på de fleste områder. I kommende periode blir det en viktig utfordring å utvikle servicen overfor kontrollutvalga videre og utvikle samspillet med revisjonen og kommuneadministrasjonen videre. En utfordring både til FIKS og kontrollutvalgene vil være å øke sin synlighet overfor både kommunene og media. Merknad [HB1]: Kortfattet redegjørelse vedr. etatens rammebetingelser, strukturelle utfordringer, endrede forutsetninger 2. Mål for virksomheten Vårt mål er å gi rimelig og god sekretær- og saksbehandler-/utredningshjelp til kontrollutvalgene. 3. Utviklingsrelaterte mål Mål 1: Fornyelse av egne internettsider og bedre synliggjøring av kontrollutvalgene overfor kommunene og media. Jf. FIKS vedtekter og kontorllutvalgas strategiplaner Merknad [Sk2]: Side: 1 Betydelige, tidsbegrensede tiltak som kommer i tillegg til ordinær aktivitet. Skal være relatert til delmål /strategier i kommuneplanen, politiske vedtak i Follo-kommuner og/eller nasjonale føringer (jf. pkt. 2)

4. Konsekvensjustert budsjett (i 1.000 kr) FIKS Basis 2011 2012 2013 2014 2015 Sum lønn inkl. sosiale kostnader 962 981 1 104 1 137 1 171 Godtgjørelse styret 12 13 13 14 14 Driftsutgifter 306 306 315 325 335 Sum 1 280 1 300 1 432 1 476 1 520 Refusjoner fra kommunene 1 118 1 300 1 432 1 476 1 520 Fra bufferfond 150 Sum 0 - - - - Kommentarer: 5. Rammer for økonomiplanperioden (i 1.000 kr) Basis 2011 2012 2013 2014 2015 Brutto driftsutgifter 1280 1 300 1 432 1 476 1 520 Herav: - Lønn 974 994 - Kjøp av varer og tjenester 306 306 -Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon -Overføringer Brutto driftsinntekter 1 1280 1 300 Herav: -Salgsinntekter -Refusjoner 118 1 300 -Overføringer 150 Netto driftsutgifter 1280 1300 1432 1476 1520 1 Herav tilskudd fra kommunene 2010-2015 (1 000 kr): R 2010 B2011 B2012 B2013 B2014 B2015 Oppegård 227 186 221 Ski 244 200 238 Enebakk 150 122 145 Ås 180 150 178 Vestby 171 141 168 Frogn 173 141 168 Nesodden 178 182

6. Omfordeling, sparetiltak mv. (i 1.000 kr) Tiltak 2012 2013 2014 2015 Pri.: 1 Sakspapirer via e-post 15 000 2 Opplæring folkevalgte 8 000 3 Kurs og opplæring egne ansatte 30 000 4 Abonnement 7 000 5 Godtgjøring til styret 13 000 6 73 000 Merknad [Sk3]: Side: 2 Nedleggelser og reduksjon i tjenestenivå Konsekvenser: Pri. 1 Forutsetter at alle utvalgsmedlemmer og varamedlemmer har egne laptoper som kan tas med på utvalgsmøtene eller at de har egen utskriftsmulighet. Det vil trolig først og fremst være porto som kan spares. Det er ulike meninger om hvor godt egnet dette alternativet er i et utvalgsarbeid. Pri 2. Vil ramme det årlige forumsmøtet og utvalgas eterutdanningsmuligheter Pri 3. Vil svekke kompetanseutviklingen i sekretariatet. Pri 4. FIKS abonnerer på ØB, Amta, Enebakk avis, Ås avis og Kommunal rapport. Pri 5 Krever vedtektsendring. 7. Personalmessige rammer Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger: Nedleggelse av stillingar vil medføre færre møter i utvalgene og dårligere service til disse. Svekket miljø og beredskap ved sekretariatet

Vedlegg 3 FIKS detaljert budsjett for 2012 - internt for styret Oppr. budsjett Funksjon Konto Regnskap Regnskap (1) Budsjett 2010 2012 290 101000 Lønn faste stillinger 629 372,40 299 125,00 660 000 686000 290 101090 Feriepengeavsetning faste stillinge... 40 815,10 79 000 75 524,70 82000 290 108020 Godtgjørelse folkevalgte 16 985,00 0 12 000 13 000 290 109000 Pensjon fellesordning 83 612,00 37 390,65 92 000 89000 290 109900 Arbeidsgiveravgift 114 847,36 53 569,45 119 000 124000 0 0 Lønn og sosiale utgifter 920 341,46 430 900,20 962 000 994000 290 110000 Kontorrekvisita 14 931,54 1 975,60 15 000 10 000 290 110010 Abonnementer 6 229,78 7 320,34 8 000 8500 290 110040 Kopieringsmateriell 1 220,80 1 355,20 0 4000 290 111000 Medisinsk forbruksmateriell 0,00 165 0 0 290 111510 Bevertning ved møter/utvalg 599,12 1 438,00 1 000 1000 290 112020 Diverse utgiftsdekning 2 366,16 1 047,00 3 000 3000 100 113000 Portoutgifter 0,00 4 500,77 0 290 113000 Portoutgifter 14 170,14 0 23 000 24000 290 113010 Telefonutgifter 2 020,46 819,51 4 000 4000 290 113030 Linje- og sambandsutgifter 3 600,00 3 600,00 8 000 8500 290 115000 Kurs og opplæring 20 150,00 15 650,00 35 000 35000 290 115030 Kompetanseutviklingstiltak 3 574,13 0 8 000 6000 290 116000 Kjøregodtgjørelse 8 535,85 5 653,85 15 000 16000 290 116500 Telefongodtgjørelse 0,00 0 4 000 4000 290 117040 Utlegg i følge bilag til reise 2 979,07 291,67 3 000 3000 290 117090 Andre transportutgifter 212,96 0 0 290 118500 Personforsikringer 2 696,65 2 435,85 8 000 8000 290 119000 Husleie 96 000,00 0 105 000 105 000 290 119510 Kontigenter 9 376,00 9 540,00 11 000 11000 290 119530 Kopieringsavtale 10 228,68 18 323,10 25 000 25000 290 120000 Inventar 13 896,20 0 20 000 20000 290 122010 Leie av utstyr 4 198,00 11 200,00 0 100 142900 Moms -0,01 1 125,19 0 290 142900 Moms 14 411,80 9 344,98 10 000 10000 01.feb 1-2 Kjøp av varer/tjenester inkl mo... 231 184,37 Sum driftsutgifter 1 151 525,83 95 999,02 306 000 1268000 306 000 1 300 000

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 15/11 Sak 15/11 Rapport fra sekretariatet - fornyelse av Internettsidene Saksutredning 1. Kursvirksomhet siden siste styremøte: May Britt har deltatt i to dagsmøter arrangert av henholdsvis Juristforbundet og FKT (Forum for kontroll og tilsyn). Jan deltok i kontaktkonferanse i Strømstad for kontrollsekretariata rundt Oslo-fjorden. Begge deltok i kontrollutvalgskonferansen i februar. 2. Vi har hatt dagens internettsider fra 2006. Programmet og web-hotellet var nesten gratis å ta i bruk og er billig i drift. Det er basert på selvhjelp og det finnes ingen god support-ordning. Vi har nå problemer med utlegging av nye dokumenter og endringer av lay-out på våre sider. Styret bør ta en diskusjon om det er ønskelig å legge flere dokumenter til disse sidene for framtida. I sak 13/11 pekte vi på mulighten for å legge kontrollutvalgspermen ut på internett. Flere kommuner er ikke flinke til å legge ut kontrollutvalgets innkallinger og protokoller på sine sider og et alternativ kan være å legge disse ut på FIKS sine sider med linker til kontrollutvalgets side i kommunen. Kontrollsekretariatet i Telemark har denne ordningen, se: http://www.temark.no/nor. Under saken om årsregnskapet for 2010 foreslår vi at kr 50 000,- avsettes til en fornyelse av internett-sidene. Vi foreslår at disponeringen av disse midlene bestemmes på grunnlag av en egen sak til et senere styremøte. I dagens møte ønsker vi å få noen signaler om hvordan styret kan tenke seg å gå videre med dette spørsmålet. Vi vil eventuelt komme tilbake til styret med en egen sak som mer detaljert beskriver alternativene. Innstilling: 1. Orienteringen fra sekretariatet tas til orientering. 2. Styret ber sekretariatet legge fram en sak med forslag til fornyelse av internetttsidene.

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 16/11 Sak 16/11 Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene Saksutredning: Styrets medlemmer har under disse møtene pleid å informere hverandre om arbeidet i egne kontrollutvalg. Herved utfordres styremedlemmene til en muntlig runde om dette i styremøtet. Innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Ås, den 23. mai 2011 Jan T. Løkken /s/

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 17/11 Sak 17/11 Neste styremøte sted Saksutredning: Neste styremøte er berammet til 31. august og blir trolig det siste i denne valgperioden. Vi foreslår at møtet holdes ved Thon hotell i Ski eller lignende og avrundes med en middag. Innstilling: Styrt slutter seg til sekretariatets forslag til ramme for møtet den 31. august.

FIKS-styret 30. mai 2011 Sak 18/11 Sak 18/11 Orienteringssaker Vedlegg: Godkjent protokoll fra møtet den 19. januar 2011.05.23 Innstilling: Orienteringssaken tas til orientering.

STYRET FOR FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT PROTOKOLL fra styremøtet i Erik Johansen-bygget i Ås, onsdag 19. januar 2011, fra kl 18.30 til 20.30. Til stede: Odd Harald Røst (Oppegård), leder, Thorbjørn Nerland (Enebakk), Håkon L. Henriksen (Ås), Tore Hem (Vestby), Bjørn M. Birkeland (Frogn) og Hans Petter Andresen (Nesodden). Forfall: Helge Underland (Ski) Tove Soldal (vara, Ski) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken og May-Britt Ødegård Lederen ønsket Tore Hem og Hans Petter Andresen velkommen som nye medlemmer av styret. Vedtak: Innkalling og dagsorden ble enstemmig godkjent. Sak 01/11 Protokoll fra styremøtet den 8.9.10 Innstilling: 1. Forslaget til protokoll fra styremøtet den 8.9. 2010 vedtas. 2. Leder og nestleder godkjenner protokollen etter en høring i styret. Vedtatt protokoll sendes ut som orienteringssak ved innkallingen til det neste styremøtet. Vedtak: Sak 02/11 Innstilling: Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Opptaket av Nesodden Redegjørelsen tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 03/11 Årsberetningen for 2010 Innstilling: Vedtak: Forslaget til årsberetning for 2010 vedtas Når godkjent regnskap foreligger, oversendes årsberetningen til kommunestyrene som melding. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 04/11 Økonomistatus pr. 31.12 Innstilling: Vedtak: Regnskapsrapporten pr. 31.12 2010 tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

Sak 05/11 Innstilling: Behandling: Vedtak: Egenevaluering av styrets arbeid Saken ble lagt fram uten innstilling. I diskusjonen ble det bla. pekt på at 2-3 styremøter pr. år er noe snaut. Styret tar sikte på å avholde fire styremøter pr. år. Sak 06/11 Møteplan/årshjul 2011 Innstilling: Møteplan for styret for FIKS 2011: 25. mai 28. september Begge møter fra kl 18.30 i FIKS lokaler Vedtak: Møteplan for FIKS for 2011: 25. mai 31. august 26. oktober (nytt styre) Møter holdes fra kl 18.30 i FIKS lokaler Sak 07/11 Kurs for de nye kontrollutvalgene Innstilling: 1. Kurs for de nye kontrollutvalgene holdes 22. og 23. november 2011. Sekretariatet bes bestille et egnet kurssted. 2. Sekretariatet legger fram endelig forslag til program for kurset til neste styremøte. Behandling:. Vedtak: Sak 08/11 Vedtak: Sak 09/11 Innstilling: Vedtak: Et forslag om å legge kurset til Strømstad fikk positiv mottakelse. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rapport fra sekretariatet Den skriftlige redegjørelsen ble enstemmig tatt til orientering. Gjensidig orientering om arbeidet i kontrollutvalgene Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt Ingen saker til eventuelt. 2. februar 2011 Odd Harald Røst Leder Thorbjørn Nerland Nestleder