FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS

Transkript

1 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS Til styret for FIKS MØTEINNKALLING Tid: 10. juni 2013 kl Jnr. /13 Sted: Møterommet i 3.etg., Erik Johansen-bygget, Rådhusplassen 29 i Ås Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 10/13 FIKS årsregnskapet 2012 Sak 11/13 Regnskapsrapport pr. 29. mai 2013 Sak 12/13 Budsjett 2014 Sak 13/13 Faglig forum 2013 Sak 14/13 Lønnsoppgjøret 2013 Sak 15/13 Rapport fra sekretariatet Sak 16/13 Orientering fra kontrollutvalgene Sak 17/13 Orienteringer Eventuelt Forfall meldes sekretæren. Vi ber om at eventuelt-saker meldes styreleder/sekretær på forhånd. Vennlig hilsen Roar Thun /s./ Styreleder Jan T. Løkken Sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: (m) Internett:

2 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 10/13 Sak 10/13 FIKS- årsregnskapet for 2014 Saksutredning: Regnskapet viser et mindreforbruk på kr ,03 som er tilført driftsfondet. Driftsfondet er pr på kr ,56. Styret vedtok å tilføre kr ,- til driftsbudsjettet, jf. sak 04/13. Styrets vedtak om lønnsregulering, jf. sak 25/12, ført til et merforbruk på postene for lønn og sosiale utgifter. Likeledes endringene i reglene for bilgodtgjørelse i tjenesten. Mindreforbruket Inventar skyldes blant annet forskyvning i tidspunktet for innføring av det nye data/arkiv-systemet. Mindreforbruket på posten kompetanseutviklingstiltak skyldes mangel på relevante kurs. Revisjonsuttalelsen fra Follo distriktsrevisjon av 22. mai 2013 følger vedlagt. Revisor skriver bl.a. at «Vårt arbeid avdekket ingen vesentlige feil eller avvik. Styret vedtok årsberetningen i sitt møte den I henhold til vedtektene kap. 9.4 skal regnskap, årsberetning og revisjonsrapport (-uttalelsen) forelegges den enkelte deltaker (kommunestyret som melding). Innstilling: Regnskapet for 2012 godkjennes. Regnskapet og årsberetningen for 2012, samt revisjonsuttalelsen av 22. mai 2013 oversendes kommunestyrene som melding. Ås, den 29. mai 2013 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Regnskapet for 2012 Revisjonsuttalelse fra FDR av 22. mai 2013 Årsberetningen for 2012 ( vedtatt i sak 03/13)

3 FIKS årsregnskapet 2012 Funksjon Konto Konto(T) Regnskap Rev.budsjett (1) Oppr. budsjett (1) Lønn faste stillinger , , , Feriepengeavsetning faste stillinger , , , Godtgjørelse folkevalgte , , , Pensjon fellesordning , , , Arbeidsgiveravgift , , , Lønn og sosiale utgifter , , , Kontorrekvisita 4 689, , , Abonnementer 5 756, , , Kopieringsmateriell 772,90 0,00 0, Bevertning ved møter/utvalg 4 091, , , Diverse utgiftsdekning 5 216, , , Portoutgifter , , , Telefonutgifter 4 440, , , Linje- og sambandsutgifter 3 955, , , Kurs og opplæring , , , Kompetanseutviklingstiltak 883, , , Kjøregodtgjørelse , , , Diettgodtgjørelse 0,00 0,00 0, Telefongodtgjørelse 0, , , Utlegg i følge bilag til reise 1 364, , , Personforsikringer 2 691, , , Husleie , , , Kontigenter , , , Kopieringsavtale , , , Periodisering av utgifter ,00 0,00 0, Inventar 8 562, , , Moms , , , Kjøp av varer/tjenester inkl moms , , , Avsetninger til bundne driftsfond ,03 0,00 0, Finansutgifter ,03 0,00 0, Refusjon fra andre kommuner , , , Refusjon fra andre 0,00 0,00 0, Refusjoner eks sykepenger/momskompinnt , , , Sykelønnsrefusjon ,00 0,00 0, Sykepengerefusjon ,00 0,00 0, Momskompensasjon , , , Momskomp.inntekter , , , Bruk av bundet driftsfond , ,00 0, Finansinntekter , ,00 0, FIKS -0,00 0,00 0, Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat -0,00 0,00 0,00 4 Andre -0,00 0,00 0,00-0,00 0,00 0,00

4 Fond pr Konto Konto(T) Beløp Periode Bilagsdato Bilagsnr Tekst AV FIKS , IBAK:Inngående balanse Ås FIKS , Til drift, vedtak i styre FIKS , Avsetning fond 2012 FIKS FIKS , Fra fond jf styremøte _elektr syst FIKS , ,56 0 0

5

6 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat FIKS Årsberetning for 2012 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: m: E-post Internett:

7 Grunnlaget for FIKS Kommunelovens 77, nr. 10 bestemmer at Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. I forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet den 15. juni 2004, heter det i 20, 3. ledd: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) ble startet opp fra 1. desember Selskapet har i dag syv deltakerkommuner: Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås FIKS er etablert med hjemmel i kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. Kontrollutvalgssekretariatet er ikke et eget rettssubjekt, men et samarbeidstiltak mellom deltakende kommuner. Vedtektenes Kap. 3 gir formålet: FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. FIKS vedtekter følger vedlagt denne årsmeldingen. Styret Styret for FIKS består i henhold til vedtektenes Kap. 7.1 av lederne i kommunenes kontrollutvalg med nestlederne som personlige varamedlemmer. Roar Thun, Ski kommune, leder Øivind Stenbek, Nesodden kommune, nestleder Odd Harald Røst, Oppegård kommune Thorbjørn Nerland, Enebakk kommune Håkon L. Henriksen, Ås kommune Ludolf Bjelland, Frogn kommune Steinar Setten, Vestby kommune Styrets oppgave, jf. vedtektenes Kap 7.4, er å påse at sekretariatet drives i samsvar med gjeldende retningslinjer og vedtak og å utarbeide forslag til budsjett overfor kommunene. Styret har instruksjonsmyndighet overfor leder av sekretariatet i forhold til selve driften av sekretariatet og styret vedtar FIKS sitt budsjett. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. I 2012 ble det avholdt fire styremøter: 11.4, 30.5, 5.9 og Møtene fant sted i lokalene til FIKS. Pga. forfall deltok Jon E. Angset som varamedlem på ett av møtene. Styret har i 2012 blant annet behandlet årsberetningen og årsregnskapet for 2011, regnskapsrapporter gjennom året, budsjett for 2013, lønnsoppgjøret i FIKS, program m.v. for faglig forum, eventuell samordning av forvaltningsrevisjonsprosjektene mellom kommunene og rapporter om arbeidet fra

8 sekretariatet. Avtalen med Ås kommune om tjenesteyting for FIKS og nytt sak-/arkivsystem var saker på flere av møtene. Styremøtene har også vært benyttet som forum for erfaringsutveksling mellom utvalgene. Noen av sakene omtales nærmere nedenfor. Sekretariatet Sekretariatet har følgende ansatte: Jan T. Løkken, sekretariatsleder i hel stilling Lene H. Lilleheier, rådgiver i halv stilling May-Britt Ødegård sluttet som rådgiver 31. januar Lene H. Lilleheier ble ansatt som ny rådgiver og tiltrådte 16. januar. Sekretariatet framleier, via Ås kommune som vertskommune, kontorlokaler på Rådhusplassen 29 i Ås. Hver medarbeider har eget kontor og leien inkluderer møterom etter behov. Ås kommune står for regnskapsføringen og kommunens revisor reviderer regnskapet. Det store kopieringsbehovet ivaretas av en egen, leid maskin. Sekretariatet har pc-terminaler som er koblet opp mot kommunens servere, foruten to laptop er som kan kobles opp mot kommunen ved arbeid under møter eller hjemme. Mot slutten av 2012 ble smarttelefoner og lesebrett anskaffet for sekretariatet. IT-avdelingen bistår ved kjøp og problemer innen data. Jan T. Løkken var i 2012 sekretær for fem av kontrollutvalgene: Frogn, Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås. I tillegg var han sekretær for FIKS-styret. Lene H. Lilleheier var sekretær for to utvalg: Enebakk og Ski. Lilleheier har akseptert styrets tilbud av 5. september om 60% stilling fra Økningen kommer blant annet som følge av at Nesodden ble ny deltaker i FIKS fra Lene H. Lilleheier deltok på NKRFs nasjonale kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i februar. Hun deltok også på ett to-dagers kurs om forvaltningsrett, og på Follorådets styrekurs i august. Begge ansatte deltok i Forum for kontroll og tilsyn sin temasamling for sekretariatene. Begge deltok i de to samlingene i Strømstad for erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgssekretariatene rundt Oslo-fjorden. Sekretariatets oppgaver Sekretariatet hadde ansvaret for innkallingen av til sammen 53 møter i kontrollutvalgene i Utvalgene har behandlet til sammen 352 saker. Utvalg Møter Antall saker 1 Enebakk 7 68 Frogn 8 53 Nesodden 7 51 Oppegård 7 40 Ski 7 39 Vestby 9 56 Ås 8 45 Totalt 53 (2011: 48) 352 (2011: 301) 1 Enebakk og Nesodden har egne saker for vedtak av protokollene. Sekretariatets oppgaver er todelte: tradisjonelle sekretæroppgaver og saksbehandling/ utredning til hjelp for kontrollutvalgene. Det er utviklet rutiner for innkalling, sakspapirer og oppfølging av møtene i kontrollutvalgene. I dette arbeidet inngår innhenting av informasjon fra kommunen og andre, skriving av

9 saksframlegg med forslag til vedtak og kvalitetssikring av hver sak. Sekretariatet har ansvaret for at utvalgenes vedtak blir formidlet til rette instans og for at vedtakene blir fulgt opp. Utlegging av innkallinger og protokoller fra utvalgene på kommunenes Internettsider er en viktig del av informasjonsarbeidet. Sekretariatet har ansvaret for selskapskontrollen i Follo av de 18 kommunalt heleide aksjeselskapene og selskapene opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. Sekretariatet har et fortløpende samarbeid med kommunenes revisor. Follo distriktsrevisjon er revisor i seks av kommunene, og BDO har dette ansvaret i Vestby kommune. Vestby konkurranseutsetter årlig sine forvaltningsrevisjonsprosjekter og FIKS står for gjennomføringen av disse. Avtale med Ås kommune om tjenesteyting for FIKS. I tråd med et vedtak i Follorådet la Ås kommune fram et forslag til avtale om retningslinjer og betaling for tjenesteyting for FIKS. Forslaget omfattet: lønn, regnskap, budsjettering, arkivtjenester, IKT-tjenester og veiledning personal. Styret sluttet seg til avtalen i sitt møte den 5. september. Avtalen trer i kraft fra 2013 og vil det første året koste kr ,-. I tillegg kommer oppstartskostnader. Sak/arkiv-system i FIKS Saksbehandlingen i FIKS foregår i dag i hovedsak via word-dokumenter. For kontrollutvalget i Ås bruker FIKS deres saksbehandlingssystem. FIKS er underlagt arkivloven på linje med andre offentlige organer og har også journal og arkiv ansvaret for kontrollutvalgene. Styret for FIKS vedtok 11. april, jf. sak 08/12, at FIKS skal gå over til fullelektronisk saksbehandling, journal og arkiv basert på systemet i Ås kommune. Avtale med kommunen om tilknytningen og bruken av deres system ble inngått som en del av avtalen om tjenesteyting for FIKS, jf. ovenfor. Ås kommune har inngått avtale om et nytt sak/arkiv-system, og dette vil trolig være operativt fra sommeren Da først vil FIKS gå over til et fullelektronisk system. Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo Det årlige møtet i faglig forum ble denne gangen holdt i Ski rådhus den 11. oktober. Møtet hadde to temaer: 1. Status for samhandlingsreformen. Ordfører Thore Vestby fra Frogn, rådmann Audun Fiskvik i Ski og revisjonssjef Steinar Neby i FDR innledet til debatt. 2. Utfordringer og erfaringer i vårt arbeid. Kontrollutvalgslederne fra Frogn og Enebakk, henholdsvis Ludolf Bjelland og Thorbjørn Nerland innledet. 23 kontrollutvalgsmedlemmer møtte fram til møtet. Evalueringen viste at deltakerne i all hovedsak var positive til det faglige utbyttet de hadde fått og nesten samtlige mente det er behov for Faglig forum. Informasjon om FIKS En lengre prosess med fornyelse av internettsidene ble fullført sommeren 2012 og de nye sidene ble lagt ut på nettet. Internettadressen er: Internettsidene gir informasjon om FIKS, nyheter, oversikt over kontrollutvalgene med innkallinger, sakspapirer, protokoller og møteplaner. Alle forvaltningsrevisjonsrapporter fra Follo-kommunene blir fortløpende lagt ut på sidene. Økonomi I vedtektenes Kap. 6.2 heter det at Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50% av driftskostnadene og de resterende 50% av driftskostnadene fordeles etter folketall.

10 Tilskuddet fra deltakerkommunene var på til sammen kr i Lønn- og sosiale utgifter er de største postene på FIKS sitt budsjett. Styret vedtok i møte den 30. mai budsjettet for Budsjettet ble seinere vedtatt av kommunestyrene etter innstilling fra kontrollutvalgene. Ås, den 13. februar 2013 Roar Thun Styreleder Øyvind Stenbek Nestleder Thorbjørn Nerland Håkon L. Henriksen Ludolf Bjelland Odd Harald Røst Steinar Setten

11 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 11/13 Sak 11/13 Regnskapsrapport pr. 29. mai 2013 Saksutredning: Regnskapsrapporten viser at en del store poster ikke er blitt belastet ennå. For eksempel husleie, refusjoner Ås kommune (budsjettert som «Kjøp fra andre») og oppstartutgifter sak/arkiv. For noen mindre poster, som porto og kopieringsavtale, er utgiftene større, men faktura er ikke mottatt. Vi ser likevel ingen faresignaler i forhold til å holde regnskapet innenfor budsjettet ved årsslutt. Innstilling: Regnskapsrapporten pr tas til orientering. Ås, den 29. mai 2013 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Regnskapet pr

12 Regnskapsrapport pr Lønn faste stillinger , , Feriepengeavsetning faste stillinge , , Godtgjørelse folkevalgte Pensjon fellesordning , , Arbeidsgiveravgift , , Lønn og sosiale utgifter , , Kontorrekvisita 2 019, , Abonnementer 5 419, , Kopieringsmateriell 1 212, , Bevertning ved møter/utvalg 1 844, , Diverse utgiftsdekning 1 400, , Portoutgifter 4 894, , Telefonutgifter 3 111, , Linje- og sambandsutgifter Kurs og opplæring , , Kompetanseutviklingstiltak Kjøregodtgjørelse 6 103, , Telefongodtgjørelse Utlegg i følge bilag til reise 537, , Personforsikringer 3 401, , Husleie Kontigenter , , Kopieringsavtale 3 948, , Periodisering av utgifter 3 948, Inventar Moms 3 887, , b 1-2 Kjøp av varer/tjenester inkl mo , , Kjøp fra kommuner Kjøp fra andre Refusjon fra andre kommuner , , Refusjoner eks sykepenger/momskom , , Momskompensasjon , , Momskomp.inntekter , , Bruk av bundet driftsfond , Finansinntekter ,

13 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 12/13 Sak 12/13 Budsjett 2014 Saksutredning: Budsjettet legger opp til en videreføring av aktivitetene på dagens nivå. Oppstartkostnadene til det nye sakarkivsystemet forutsetter vi belastet over posten «inventar» i Behovet for nye dataskjermer vil også bli dekket over årets budsjett. I 2014 foreslår vi derfor en vesentlig reduksjon i denne posten. Fordelingen av deltakerkommunens bidrag til driften baserer seg på vedtektenes regler: 50% av kravet fordeles likt mellom kommunene og den andre halvparten fordeles i forhold til folketallet. Budsjettet for 2014 og og økonomiplanen for tar utgangspunkt i Follorådets brev av jf. vedlegg. Sekretariatet har ikke foreslått innsparingstiltak.. Innstilling: 1. Styret slutter seg til forslaget til budsjett for FIKS for 2014: Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Refusjoner Resultat 0 Driftsutgiftene refunderes av deltakerkommunene etter føgende fordeling: Innb.tall Fordeling Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Til sammen Styret slutter seg til forslaget til økonomiplan for Ås, den 3. juni 2013 Jan T. Løkken Sekretær

14 Vedlegg: 1. Forslag til budsjett for FIKS Detaljert budsjett for FIKS Økonomiplan for FIKS 4. Kopi av Follorådets brev av vedr interkommunale selskaper i Follo utarbeidelse av forslag til økonomiplan (Egen fil)

15 Vedlegg 1 Budsjett 2014 og økonomiplan Budsjett 2014 Budsjett Budsjett Regnskap Regnskap Regnskap Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Bufferfond Beregning av deltakerkommunenes andeler 2014 Innb.tall Fordeling Fordeling Fordeling Fordeling Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Til sammen Økonomiplan Basisår Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Økonomiplanen er basert på 4% årlig økning av budsjettet og uendret aktivitet (basis 2013) Tilskudd fra kommunene : Befolkning Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Til sammen

16 IKS - detaljert budsjett 2014, styremøtet Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Konto Lønn faste stillinger , Feriepengeavsetning faste stillinger , Godtgjørelse folkevalgte , Pensjon fellesordning , Arbeidsgiveravgift , Lønn og sosiale utgifter , Kontorrekvisita , Abonnementer , Kopieringsmateriell , Bevertning ved møter/utvalg , Diverse utgiftsdekning , Portoutgifter , Telefonutgifter , Linje- og sambandsutgifter , Stillingsannonser Kurs og opplæring , Oppholdsutgifter kurs Utgifter til kursholder/foreleser Kompetanseutviklingstiltak 0 883, Kjøregodtgjørelse , Telefongodtgjørelse 0 0, Utlegg i følge bilag til reise , Andre transportutgifter Personforsikringer , Husleie , Kontigenter , Kopieringsavtale , Inventar , Periodisering av utgifter , Leie av maskiner Konsulenttjenester Tjenesteyting fra Ås kommune Moms ,77 Moms Kjøp av varer og tjenester inkl. moms , SUM DRIFTSUTGIFTER , Avsetninger til bundne driftsfond Refusjon fra andre kommuner 000 Refusjon fra andre ,77 Refusjoner eks sykep/mommskomp , , Momskompensasjon Bruk av bundet driftsfond , RESULTAT 0 0, Disposisjonsfond ,56

17 ØKONOMIPLAN Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat 27 - selskap 1.0 Ansvarsområde FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i Kommuneloven, og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i kommuneloven. 1.1 Utfordringer fram mot 2017 FIKS bidrar med både sekretæroppgaver og utredningshjelp/saksbehandlingshjelp til utvalgene. I kommende periode blir det viktig å utvikle samspillet med revisjonen og kommuneadministrasjonen i kommunene. Overgangen til elektronisk sak/arkiv-system og papirløse møter vil gi nye muligheter, men også organisatoriske og kompetansemessige utfordringer. På lengre sikt kan bruken av deltidsstilling være et problem i forhold til miljø og rekruttering. 2. Mål for virksomheten Vedtektene: KAP. 3. SEKRETARIATETS FORMÅL FIKS skal yte sekretariatsbistand til deltakende kommuners kontrollutvalg i samsvar med de til en hver tid gjeldende bestemmelser i KL og forskrifter om kontrollutvalg fastsatt med hjemmel i KL. Dersom styret beslutter det, kan det ytes bistand til andre kommuner enn deltakerkommunene. 3. Utviklingsrelaterte mål Mål 1 Elektronisk saksbehandling og papirløse møtedokumenter Mål 2

18 4. Konsekvensjustert budsjett Tiltak/aktivitet/område Basis Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Rammer for økonomiplanperioden (i kr) Lønnsutgifter Godtgjørelse styret Øvrige driftsutgifter Sum Refusjoner Herav tilskudd fra kommunene : Folketall Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Til sammen Tilskudd fra kommunene : Befolkning Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Til sammen

19 6. Omfordeling, sparetiltak mv. (i kr) Tiltak Pri.: osv. Sum Konsekvenser:. 7. Personalmessige rammer ,6 Nedleggelse av stillinger (-) 0,0 Nye stillinger (+) ,6 Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger: Færre møter i kontrollutvalgene og mindre service til disse. I henhold til kontrollutvalgsforskriften 20 skal kommunen «sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov».

20

21

22

23 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 13/13 Sak 13/13 Faglig forum 2013 Saksutredning: Styret vedtok i sak 07/13 å velge «Korrupsjon i kommunen» som tema for årets faglige forum. Møtet holdes 24. oktober. Fra styrets behandling: Det var enighet om å begrense seg til ett tema og dette bør i år være «korrupsjon i kommunen». Temaet har nylig vært oppe til diskusjon i ett par av utvalgene og på NKRFs kontrollutvalgskonferanse. Faglig forum må derfor ikke bare bli en gjentakelse av generelle betraktninger omkring denne saken. Stikkord fra diskusjonen: Mange kommuner har fine reglementer etc. på området, men hva gjøres i praksis? Transparency International bør vurderes benyttet som innleder. Kan være uklar praksis noen steder i grenselandet mot korrupsjon. Saken bør spisses mot rådmannens internkontroll. Forslaget om en ekstern innleder med erfaring fra feltet og en rådmann om internkontrollen, kombinert med tid til spørsmål og debatt, fikk positivt gehør i møtet. Sekretariatet har vært i kontakt med Transparency International Norge og rådgiver Tor Dølvik har takket ja til å komme og holde en innledning. Vi skrev bl.a til denne organisasjonen: Vi ser for oss en kveld med to halvtimes innlegg fra henholdsvis Transparency International Norge og en rådmann fra en av våre kommuner. Vi har inntrykk av at kontrollutvalgsmedlemmene har hørt en del generelt om dette temaet før. Enkelte utvalg har også hatt en diskusjon om dette på sin dagsorden. Vi tenker oss derfor innleggene bør spille opp til et etterfølgende gruppearbeid (ca en time) med fokus på hvordan dette arbeidet kan utvikles lokalt. Det vil også være fint om dere kan hjelpe oss med et opplegg for gruppearbeidet. Vi har avtalt med Dølvik å drøfte et nærmere opplegg for innleggene og gruppearbeidet/diskusjonen etter sommerferien. En av rådmennene vil bli kontaktet om en innledning om internkontrollen, for eksempel i Frogn. For å sikre god oppslutning om møtet, bør det markedsføres i hvert utvalg. Innstilling: Sekretariatet og styreleder får i fullmakt å fastsette endelig program for faglig forum Ås, den 29. mai 2013 Jan T. Løkken /s./ Sekretær

24 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 14/13 Sak 14/13 Lønnsoppgjøret 2013 Saksutredning: 1. Ordningen Styret vedtak i sak 11/10 Lønnsoppgjøret i FIKS prinsipper for lønnsfastsettelsen i FIKS. Ordningen trådte i kraft fra 2011: Styret fastsetter, gjennom de årlige budsjettet, rammen for lønnen for sekretariatets ansatte. Eventuelle tillegg til det sentrale oppgjøret fastsettes av styrets leder og nestleder. Forut for vedtaket gjennomfører sekretariatslederen en medarbeidersamtale/lønnssamtale med øvrige ansatte og innstiller overfor leder og nestleder om eventuelle tillegg ut over de sentralt fastsatte tilleggene. Styreleder gjennomfører tilsvarende en medarbeidersamtale med sekretariatslederen. Sekretariatslederen fastsetter, innenfor budsjettets ramme, lønnen ved ansettelser av andre ansatte Denne ordningen trår i kraft fra Hovedtariffavtalen (se A. Rådgiveren i sekretariatet lønnes etter kap. 4 i tariffavtalen. Her er ordningen at først avtaler de sentrale parter et generelt tillegg og en totalramme for alle tillegg. Hovedoppgjøret gjeldende for 2 år og fant sted i fjor. I år har det vært et mellomoppgjør for det 2. avtaleåret og i henhold til hovedtariffavtalen mellom KS og arbeidstakerorg fastsettes alle rammene for kap. 4 sentralt: 4.A.5 Regulering 2. avtaleår Før utløpet av 1. avtaleår skal det opptas forhandlinger mellom KS og forhandlingssammenslutningene om eventuelle lønnsendringer for 2. avtaleår. Partene er enige om at forhandlingene skal føres på grunnlag av den alminnelige økonomiske situasjon på forhandlingstidspunktet og utsiktene for 2. avtaleår, samt lønnsutviklingen for arbeidere og funksjonærer i industrien i LO/NHOområdet, øvrig offentlig ansatte og andre sammenlignbare tariffområder. Se vedlagte rundskriv B/ fra KS med resultatet av årets oppgjør. Rundskrivet følger som egen fil. B. Sekretariatslederen lønnes etter kap 5 i hovedtariffavtalen. Lønnsforhandlingene for denne gruppen skal i sin helhet foregå lokalt. I henhold til kap 5.2 skal de lokale parter gjennomføre forhandlinger etter denne bestemmelsen innen 1. oktober hvert år. I Hovedavtalen 5.4 Prinsipper for lønnsfastsettelse heter det : Ved lønnsfastsettelsen skal det bl.a. tas hensyn til stillingens kompleksitet, og den enkelte ansattes kompetanse, ansvar, innsats, resultatoppnåelse og behov for å rekruttere og beholde arbeidstakere. Det kan avtales lokalt at ulempetilleggene inkluderes i stillingens lønn. Det skal være en naturlig sammenheng mellom arbeidstakerens real- og formalkompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Relevant etter-/videreutdanning skal vektlegges. Grunnlaget for lønnsoppgjøret blir de samme vurderinger som ligger til grunn for ansatte som benytter kap. 4.

25 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 14/13 3. Forhold til Ås kommune I vedtektene til FIKS, kap 11 heter det: Vertskommunen har det formelle arbeidsgiveransvaret for de ansatte i sekretariatet. Kommunestyret i vertskommunen gir ved oppretting av sekretariatet styret fullmakt til å utøve arbeidsgiveransvaret fullt ut. Det er styret for FIKS som har ansvaret for å fastsette lønn til de ansatte i FIKS. Dette ble bekreftet i en e- post fra rådmannen til styrets leder datert Årets oppgjør Det blir opp til styrets leder og nestleder å bestemme den videre framdrift i denne saken. Innstilling: Orienteringen om lønnsoppgjøret 2013 tas til orientering. Vedlegg: KS-rundskriv B/ Mellomoppgjøret pr. 1. mai 2013 iverksetting og kommentarer. Egen fil.

26 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 14/13 Sak 15/13 Rapport fra sekretariatet Saksutredning: Sekretariatet vil gi en muntlig orientering i møtet. Innstilling: Redegjørelsen tas til orientering.

27 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 16/13 Sak 16/13 Orientering fra kontrollutvalgene Saksutredning. Styrets medlemmer informerer hverandre om arbeidet i egne kontrollutvalg. Innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Ås, den 30. mai 2013 Jan T. Løkken Sekretær

28 FIKS-styret 10. juni 2013 Sak 17/13 Sak 17/13 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Godkjent offentlig protokoll fra styremøtet i FIKS Innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Ås, den 30. mai 2012 Jan T. Løkken Sekretær

29 STYRET FOR FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT PROTOKOLL fra styremøtet i lokale til FIKS i Ås, 13. februar 2013 fra kl til kl Til stede: Roar Thun, leder (Ski), Øivind Stenbek (Nesodden), Thorbjørn Nerland (Enebakk), Håkon L. Henriksen (Ås), Ludolf Bjelland (Frogn), Odd Harald Røst (Oppegård), Steinar Setten(Vestby) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken og Lene H. Lilleheier Fra FDR: Avdelingsleder Bjørn Tore Nedregård (sak 01/13) Vedtak: Innkalling og forslaget til dagsorden ble enstemmig godkjent. Sak 01/13 Forvaltningsrevisjon 2013 Innstilling Behandling: Vedtak: Redegjørelsen fra FDR og sekretariatet vedr. arbeidet med forvaltningsrevisjon 2013 tas til orientering. Styreleder presiserte at diskusjonen om denne saken er en dialog mellom utvalgslederne innen FDR, sekretariatet og FDR. Fra utvalgslederne ble det understreket at de ønsker regelmessig informasjon om framdriften i prosjektene. Dersom revisjonen får problemer i dette arbeidet i forhold til kommuneadministrasjonen, må utvalget snarest få beskjed om dette. Framdriften bør løpende oppdateres i utvalgenes aktivitetsplaner. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 02/13 Regnskapsrapport Innstilling: Regnskapsrapporten pr tas til orientering. Behandling: Sekretariatet omdelte et forslag fra Ås kommune, jf. e-post fra økonomisjefen av , om at FIKS for 2012 faktureres for kr Fra styret ble det pekt på at avtalen om tjenesteyting gjelder fra Før den tid har en annen praksis ligget til grunn for forholdet mellom FIKS og Ås som vertskommune. I tråd med avtalen har FIKS i budsjettet for 2013 avsatt midler til oppfølging av den nye avtalen med kommunen. Vedtak: 1. Regnskapsrapporten pr tas til orientering. 2. Søknaden fra Ås kommune om betaling for tjenester i 2012 imøtekommes ikke. Sak 03/13 Årsberetning for 2012 Innstilling: Forslaget til årsberetning for 2012 godkjennes. Når godkjent regnskap foreligger, oversendes regnskap, revisjonsrapport og årsberetning til kommunestyret som melding. Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 04/13 Revidert budsjett for 2013

30 Innstilling: Vedtak: Sak 05/13 Innstilling: Vedtak: Sak 06/13 Innstilling: Vedtak: Sak 07/13 Innstilling: Behandling: Vedtak: Sak 08/13 Innstilling: Styret vedtar forslaget til revidert budsjett. Kr overføres fra disposisjonsfondet til driftsbudsjettet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Anbudsinvitasjon sekretariatsoppgaver Redegjørelsen vedr. invitasjonen fra Asker om tilbud sekretariatsoppgavene for kontrollutvalget tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rapport fra sekretariatet Rapporten fra sekretariatet tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Tema for faglig forum 24. oktober Saken ble lagt fram uten innstilling. Det var enighet om å begrense seg til ett tema og dette bør i år være «korrupsjon i kommunen». Temaet har nylig vært oppe til diskusjon i ett par av utvalgene og på NKRFs kontrollutvalgskonferanse. Faglig forum må derfor ikke bare bli en gjentakelse av generelle betraktninger omkring denne saken. Stikkord fra diskusjonen: Mange kommuner har fine reglementer etc. på området, men hva gjøres i praksis? Transparency International bør vurderes benyttet som innleder. Kan være uklar praksis noen steder i grenselandet mot korrupsjon. Saken bør spisses mot rådmannens internkontroll. Forslaget om en ekstern innleder med erfaring fra feltet og en rådmann om internkontrollen, kombinert med tid til spørsmål og debatt, fikk positivt gehør i møtet. «Korrupsjon i kommunen» velges som arbeidstittel for temaet under årets faglige forum. Sekretariatet bes legge fram et detaljert forslag til neste møte. Orientering fra utvalgenes arbeid Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Vedtak: Sak 09/13 Innstilling: Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Orienteringer Orienteringssakene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt Ludolf Bjelland tok opp arbeidet med selskapskontrollen, ambisjonsnivået for denne og kontrollutvalgenes rolle. Det ble en meningsutveksling om saken. Sekretariatet opplyste at utvalgene, som en oppfølging av handlingsplanene på området, senere i år vil få en sak om årets prioriteringer.

31 14. februar 2013 Roar Thun/s./ Leder Øivind Stenbek/s./ Nestleder