Luster kommune Sluttrapport Saman om ein betre kommune 2011-2014 Versjon 1.0.3. Datert 22.10.2014 Godkjent: Blir handsama av ADU i haustmøtet. Utfylt av: Trond Helge Eide (prosjektleiar)
Innhald: 1 Innleiing... 3 2 Overordna mål / effektmål:... 4 3 Målbart utgangspunkt før prosjektstart... 5 4 Delmål/Resultatmål... 6 5 Oppsummering av prosjektarbeidet... 12 6 Prosjektorganisering... 14 7 Økonomi... 15 Side 2 av 15
1 Innleiing Info om Saman om ein betre kommune : Saman om en betre kommune er eit samarbeid mellom Kommunal- og moderniserinigsdepartementet, KS, LO Kommune, YS Kommune, Unio og Akademikerne. Utviklingsprogrammet gir støtte til lokale prosjekt, og tek for seg nokre av dei viktigste utfordringane i kommunesektoren: sjukefråvær, kompetanse og rekruttering, heiltid/deltid og omdømme. 104 kommunar er med i programmet. Dei første fikk opptak hausten 2011. Hausten 2012 fikk ytterlegare 59 kommunar opptak. Kommunane er delt inn i nettverk på bakgrunn av tema, og deltek i prosjektperioden på tre obligatoriske nettverkssamlingar. Kommunane i Saman om en betre kommune deltek med eigne, lokale prosjekt. Dei får tilgang til faglig ressursmiljø og verdifull erfaringsutveksling med andre kommunar gjennom deltaking i nettverk. Dei får økonomisk støtte til gjennomføring av prosjektarbeidet. Partane sentralt er opptatt av at erfaringane som kommunane haustar frå prosjektarbeidet også skal kunne komme andre kommunar til nytte. Programmet har og til hensikt å ta i bruk nye arbeidsformer som kan fremje innovasjon og nyskaping. Ein føresetnad for å delta i programmet er at prosjekta er forankra i eit lokalt samarbeid. Kommunen sine folkevalde, administrative leiarar og medarbeidarar/ tillitsvalde skal delta konstruktivt i utforminga av prosjektet og rapporteringa frå dette. Regionaldepartementet sine nettsider: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/prosjekter/sammenomenbedrekommune.html?id=635 606 Luster kommune sendte inn søknad og vart teken opp i programmet i november 2011. Luster kommune har delteke i Saman om ein betre kommune frå 2011 til 2014 i gruppa kompetanse og rekruttering. Me har delteke på samlingar sentralt og lokalt i nettverket. Samlingane har gitt inspirasjon med mange gode foredragshaldarar. Lokal prosess i prosjektperioden: (stikkord) Møte i prosjektgruppa Møte/handsaming i styringsgruppa Møte med leiargruppene innan Pleie og omsorg, Oppvekst og Teknisk/Administrasjon, kontakt mot resten av einingane/tenesteområda Informasjon/forankring til alle via Kvalitetsrapportane (kvartalsvise) Informasjon/forankring til den utvida leiargruppa i kommunen Politiske vedtak Implementering i organisasjonen Side 3 av 15
2 Overordna mål / effektmål: Overordna mål /effektmål frå prosjektplanen: Bidra til god rekruttering og kompetente tilsette, som igjen er svært viktig for organisasjonen og for kvaliteten på dei kommunale tenestene. Bidra til etablering av nye system, ny plan og nye tiltak som vil forbetre arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. Bidra til etablering av nytt introduksjonsprogram som vil forbetre mottaket av nye tilsette og sikre god oppstart i nytt arbeid Konkrete delmål/resultatmål for prosjektet: (frå prosjektplanen) 1. Utvikle/innføre system for å kartlegge kompetansebehov. 2. Utvikle/innføre system for å kartlegge kompetansebehaldning. 3. Utarbeide Plan for rekruttering og kompetanseutvikling. 4. God rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. 5. Utvikle/innføre kompetanseportal med opplegg for e-læring. 6. Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nye tilsette. I løpet av prosjektperioden er desse delmåla/resultatmåla blitt endra/spissa og me enda opp med desse som er gjennomførde: Delmål/resultatmål 1. Utarbeide Strategi for rekruttering og kompetanse-utvikling i Luster kommune 2013 2016 Delmål/resultatmål 2. Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nye tilsette Delmål/resultatmål 3. Utvikle ein e-læring portefølje (utarbeide nye og samle/kjøpe inn relevante eksisterande e-læringskurs og publisere/gjere dei tilgjengelege via vårt kvalitetssystem, LKK) Side 4 av 15
3 Målbart utgangspunkt før prosjektstart Me har funne det vanskeleg å finne gode målbare tal/tema som utgangspunkt for prosjektet som det kan målast eventuell framgang (endring) frå år til år. Programstyret KRD har sendt ut ein oversikt over kva som kan vere målbart utgangspunkt og som det kan rapporterast inn til KRD på. Under er desse momenta sett opp med spørsmålsteikn, med våre svar/vårt utgangspunkt per mai. 2012, Har kommunen strategisk kompetanseplan med analyse av kompetansebehov? Kommunen har kommunal plan for kompetanseutvikling Kommunen har kompetanseplan for pedagogisk personale i grunnskulen Kommunen har arbeidd med kompetansekartlegging (ikkje fullført, ikkje komplett og må restartast i samband med dette prosjektet) Luster kommune har i dag ingen strategisk kompetanseplan med analyse av kompetansebehov anna enn de den einskilde leiar melder inn til oss og deretter prioriterar rådmannen. Prognoser for rekrutteringsbehov? Kommunen har ikkje prognoser for rekrutteringsbehov per no. Del ufaglærte og del med fagbrev? Vi har i dag ingen rapport som viser tal ufaglærte og tal med fagbrev. Tal kvalifiserte søkjarar til utlyste stillingar? Vi har hittil hatt søkjarar til våre utlyste stillingar, og det har hittil vore svært sjeldan at vi ikkje har fått kvalifisert søkjarar. Det har hendt når vi har lyst ut sjukepleiarstillingar. Tal kvalifiserte søkjarar varierar utifrå kva slags stillingar vi lyser ut. PAI-tall turnover høgt utdanna arbeidskraft? Vi har pr i dag lite turn over av kvalifisert utdanna. Der det har vore mest turnover er stillingar i administrasjon, og aller mest innan administrative stillingar innan Landbruk. Anna: Det er spesielt innan grunnskule at tal søkjarar har gått ned, men vi er pr i dag framleis der at vi får kvalifiserte søkjarar i undervisningsstillingar. Vi ser av statistikken at vi har mange tilsette som er fødde frå 1950 og utover, det vil seia at vi om få år vil ha relativt mange som vil vere 62 år. Side 5 av 15
4 Delmål/Resultatmål Under er ein tabell som syner dei tre delmåla/resultatmåla med tilhøyrande tiltak og resultat: Resultatmål/ delmål Ønska resultat Del 1. Utarbeide Strategi for rekruttering og kompetanse-utvikling i Luster kommune 2013 2016 Få vedteke nytt overordna styringsdokument; Strategi for rekruttering og kompetanse-utvikling, med overordna føringar for- og eit nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanse-utvikling. Rekruttering og kompetanseutvikling i Luster kommune For å møte framtidige utfordringar skal det utarbeidast ein strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling. Planen skal vere eit overordna styringsdokument for å sikre systematisk og framtidsretta rekruttering og kompetanseutvikling. Ein viktig del av dette arbeidet er å få fram kommunen sitt framtidige kompetansebehov, slik at ein sikrar målretta rekruttering og kompetanseutvikling: Kompetansebehovet skal definerast ut frå kva som er naudsynt for å nå kommunen sine mål og dei krav som blir sett til kommune på kort og lengre sikt. Er eksisterande kompetanse sårbar, manglar kommunen kompetanse, må kompetansen forbetrast eller spreiast i organisasjonen? Treng kommunen ytterligare kompetanse i høve dei oppgåvene ein i dag utfører? Nullpunkt Nov. 2011 No situasjon i Luster kommune pr. november 2011: Kommunen har over tid arbeid systematisk med kompetanseutvikling og har til no klart å rekruttere godt. Kommunen har ein kommunal plan for kompetanseutvikling og ein eigen kompetanseplan for pedagogisk personale i grunnskulen. I kompetanseplan for pedagogisk personale er kartlegging av kompetanse, kompetansebehov og sentrale føringar, førande for kva etter- og vidareutdanning kommunen vil prioritere. Kommunen har arbeidd med kompetansekartlegging tidlegare (ikkje fullført, ikkje komplett og blir no restarta i samband med prosjektet Saman om ein betre kommune). Tal kvalifiserte søkjarar varierer utifrå kva slags stillingar som vert lyst ut. Ein har til no hatt søkjarar til alle utlyste stillingar, og det er svært sjeldan at ein ikkje har fått kvalifiserte søkjarar (har hendt ved utlysing av sjukepleiarstillingar). Det er spesielt innan grunnskule at tal søkjarar har gått ned, men kommunen har framleis kvalifiserte søkjarar til undervisningsstillingar. Det har over tid vore få søkarar til rektorstillingar. Kommunen har i dag lite turnover av kvalifisert utdanna. Der det har vore mest turnover er stillingar i administrasjonen. Side 6 av 15
Med grunnlag i gjeldande alderssamansetjing i organisasjonen vil det i løpet av planperioden bli størst avgang av hjelpepleiarar/fagarbeidarar og heimehjelp. Kommunen nyttar årleg mykje ressursar til kompetanseutvikling: Felles (heile org) Felles Oppvekst Einingane 620 000,- 125 000,- * Ca 1 000 000,- ** * Øyremerkt til etter/vidareutdanning av pedagogisk personale ** Sum henta frå 11501-Kurs i rekneskapen (i tillegg kan det vere utgifter til reise/opphald og vikarar). Gjennomførte tiltak Når siste måling Resultat siste måling Kompetanseregistrering pr. tilsett Kartlagt kompetansebehaldning Kompetanseanalyse pr. tenesteområde Nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling 01.01.2014 Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling vedtatt i kommunestyret 14.02.2013. Etablert nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling for perioden 2013-2016 og tiltaksplanar for 2014. Nytt system for arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling Eit viktig element i prosjektet er ei omlegging av det systematiske arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling. Dagens situasjon er skildra over og det nye systemet vil bli slik: Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling (PRK): Ny politisk vedteke fireårig Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling som gjev overordna og langsiktige føringar for arbeidet Årleg arbeid jf. årshjulet tiltaksplan pr. tenesteområde: Det årlege arbeidet vert regulert av kommunen sitt etablerte årshjul, slik: Innan 1. september: Tenesteeiningane utarbeider framlegg til tenesteplan med eige kapittel om rekruttering og kompetanseutvikling. Einingane skal her kome med framlegg til konkrete tiltak i høve rekruttering og kompetanseutvikling. Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling og eigen kompetanseanalyse gjev føringar for arbeidet. Medio desember: Kommunestyret vedtek budsjettet som gjev mål og økonomiske rammer for arbeidet. Side 7 av 15
Implementering og vidare arbeid Innan 1. februar: Rådmannen vurderer og prioriterer innmeldte tiltak med grunnlag i Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling og vedteke budsjett, og utarbeider ein samla tiltaksplan for rekruttering og kompetanseutvikling pr. tenesteområde. Dette vil vere eit nytt styringsdokument. Fyrste versjon av desse tiltaksplanane vil vere ferdige innan 1. februar 2014. Tenesteområdeinndelinga er den same som i budsjettet, der ein og finn overordna mål og styringsmål for kvart område. Innan 15. februar: Tenesteeiningane ajourfører sine tenesteplanar med grunnlag i vedteke budsjett og tiltaksplan, samt evaluerer kompetansetiltak frå førre år i samband med årsrapportering. Implementert i organisasjonen. Side 8 av 15
Resultatmål/ delmål Del 2. Utvikle/innføre eige introduksjonsprogram for nye tilsette Ønska resultat Implementere nytt introduksjonsprogram i heile organisasjonen. Sikre betre mottak av nye tilsette. Programmet skal sikre god introduksjon til arbeidsoppgåvene, arbeidsmiljøet og organisasjonen. Vidare sikre oppfølging av arbeidstakar si tilpassing til arbeidet ved fysisk tilrettelegging, praktisk informasjon, utprøving, rettleiing og evaluering undervegs. Nye medarbeidarar skal bli kjend med arbeidsgivar sine krav og rettar til arbeidstakarar Nullpunkt Nov. 2011 Gjennomførde Kartlagt no situasjon og erfaringar for mottak av nye tilsette. tiltak Utarbeide nytt introduksjonsprogram Når siste 01.10.2014 måling Resultat siste måling Nytt introduksjons-program er vedteke og gjort gjeldande frå 01.01.2014. Første introduksjons-seminar for nye tilsette vart gjennomført 29. august som planlagt. Om introduksjonsprogrammet: Luster kommune sitt program for introduksjon og oppfølging av nye medarbeidarar gjeld primært for arbeidstakarar med ein avtalt prøvetid på inntil seks månader i høve til arbeidsmiljølova 15-6. Deler av programmet kan også nyttast ved intern rekruttering og flytting av medarbeidarar. Programmet består av tre hovudfasar før, ved og etter arbeidstakar sin tiltreding. Overskriftene er førebuing, mottak og oppfølging. Det skal sikre god introduksjon til arbeidsoppgåvene, arbeidsmiljøet og organisasjonen. Vidare sikre oppfølging av arbeidstakar si tilpassing til arbeidet ved fysisk tilrettelegging, praktisk informasjon, utprøving, rettleiing og evaluering undervegs. Nye medarbeidarar skal bli kjend med arbeidsgivar sine krav og rettar til arbeidstakarar. Det blir føresett at nye medarbeidarar aktivt orienterar seg og stiller spørsmål om tilhøve som vedkjem arbeidet. Vi ønskjer at arbeidstakar vil trivast og yte sitt beste hjå oss. Det er utarbeida ei felles sjekkliste som skal nyttast uavhengig av type stilling og arbeidstilhøve. Den enkelte stilling/eining kan i tillegg ha eigne sjekklister for å dekke eigne faglege eller einingsspesifikke behov. Einingsleiar har ansvar for å introdusere og følgje opp sine arbeidstakarar. Einskildoppgåver kan utførast av andre, til dømes avdelingsleiar/tilsvarande eller fadder/personlig rettleiar. Rådmannen har i tillegg til ansvar for nye leiarar i leiargruppa og einingsleiarar, også ansvar for eit felles introduksjonsseminar for nye medarbeidarar. Arbeidstakar skal ha ein kopi av felles sjekkliste første arbeidsdag. Det skal for kvar oppgåve kryssast om den er utført eller uaktuell. Utfylt sjekkliste blir arkivert på arbeidstakaren si personalmappe i sak- /arkivsystemet. Side 9 av 15
Implementering og vidare arbeid Introduksjonsseminar for nye medarbeidarar Dette er eit nytt tiltak i samband med introduksjonsprogrammet og er eit årleg seminar som skal gjennomførast siste fredag i august i Kommunestyresalen på rådhuset, jf. Kommunen sitt årshjul. Implementert i organisasjonen. Side 10 av 15
Resultatmål/ delmål Ønska resultat Del 3. Utvikle ein e-læring portefølje (utarbeide nye og samle/kjøpe inn relevante eksisterande e-læringskurs og publisere/gjere dei tilgjengelege via vårt kvalitetssystem, LKK) Kommunen arbeider med å systematisere og styrkje mottak og introduksjon av nye tilsette og ønskjer å tilby e-læring som eit supplement til introduksjonsprogrammet og den lokale opplæringa på arbeidsplassen. Modulbasert e-læring delt inn i ulike tema vil vere ein effektiv og fleksibel måte å gje informasjon og kunnskap til nye tilsette. E-læringa kan og med fordel brukast som kompetanseheving/oppfrisking til alle tilsette, og som utgangspunkt for personalmøte, mm. I tillegg vil me samle inn og presentere andre relevante offentlege e-læringskurs via vårt kvalitetssystem, til dømes e-læringskurs frå KS, Helse Førde, Brannvernforeningen med fleire Nullpunkt Nov. 2011 Gjennomførte Kartlegge behov/omfang tiltak Kartlegge tilgjengelege programvare Vurdere kjøp av tilgjengeleg programvare Implementere/bygge opp e-læring portefølje Når siste 01.10.2014 måling Resultat siste måling Har kjøpt inn - Vi i kommunen, (http://www.prokom.no/leveranser/vi-ikommunen/) som er ein felles kompetanse-plattform for nye og eksisterande tilsette i kommunen. Modulane i Vi i kommunen som er tilgjengelege for dei nye tilsette frå dag ein som vil gje eit nyttig supplement til den praktiske arbeidsplassopplæringa er: 1. Velkommen (Opsjon) 2. Kommunens roller og oppgaver 3. Hvordan styres kommunen? 4. Taushetsplikt 5. Innsynsrett 6. Habilitet 7. Arbeidsvilkår 8. Arbeidsmiljø (HMS) 9. Varslingsplikt 10. Verdier og etisk praksis 11. God servicepraksis 12. Nettvett Implementering og vidare arbeid Vi i kommunen er planlagt implementert i organisasjonen i løpet av vinteren 2014/2015. Side 11 av 15
5 Oppsummering av prosjektarbeidet Kva er me nøgde med? Me har gjennomført delmåla i prosjektet i samsvar med prosjektplanen når det gjeld tidsbruk og oppsatt måloppnåing. Me har hatt god dialog med einingane i prosessen med kompetanseanalysen og å finne fram til gode strategiar for å møte dei framtidige utfordringane Me har fått involvert det politiske nivået meir enn me tidlegare har klart (klarare forankring av arbeidet gjennom styringsgruppa og den politiske handsaminga av planen) Kva har me lært? Viktig med god kartlegging og involvering for å få fram rett faktagrunnlag for vidare arbeid. I arbeid med rekruttering og kompetanseutvikling er det viktig med gode system, årshjulsaktivitetar og tydeleg ansvar som må ende ut i konkrete tiltak. Det å setje fokus på eit tema gir gevinst i seg sjølv. (meir bevisstgjering, dialog mm) Å få alle tilsette til å legge inn sin eigen kompetanse i kompetansekartleggingsverktøyet er ikkje beint fram, eller gjort over natta Utfordringar og forbetringspotensiale: Prosjektarbeidet Det har vore noko utskifting i prosjektgruppa undervegs og litt forfall til prosjektmøtene. Av ulike grunnar har me ikkje hatt deltaking frå politisk nivå på nettverkssamlingane. Trepart-samarbeidet har vore etablert men kunne kanskje hatt meir samhandling. Prosjektgruppa kunne vore inndelt i fleire arbeidsgrupper med ansvar for ulike tema. Utfordrande å nytte prosjektkompetansen og prosjektmetodikken godt nok. Tillitsvalde i prosjektgruppa har ikkje vore med på leiarmøta. Kompetanse og rekrutteringsarbeidet Utfordrane å sjå viktige strategiar over lang tid Ei utfordring å halde fokus på kva som er drivarane våre Utfordring i høve punkt 1.6 (istrategi for rekruttering og kompetanseutvikling 2013-2016) Læringsarenar. Dette er tiltak som krev både langsiktig strategisk arbeid og som det ikkje er utarbeidd konkrete tiltak for. Dette er viktig i det vidare arbeidet med forankring og implementering. Prosjektet har kanskje hatt større fokus på smarte tiltak enn på strategi. Forankring i organisasjonen kunne vore eige tiltak for å sikre dette enno betre. Til dømes omtala temadag (med Linda Lai) for å starte kommunikasjon og forankring i organisasjonen som det vart starta planlegging av, men ikkje gjennomført. Utfordringar og forbetringspotensiale som er identifisert over vil vere naturlege å ta med seg i det vidare arbeidet og ved rullering av det overordna planverket: Strategi for rekruttering og kompetanseutvikling. Side 12 av 15
Forankring av prosjektarbeidet undervegs: Møte i prosjektgruppa Møte/handsaming i styringsgruppa Møte med leiargruppene innan Pleie og omsorg, Oppvekst og Teknisk/Administrasjon, kontakt mot resten av einingane/tenesteområda Informasjon til alle via Kvalitetsrapportane (kvartalsvise) Informasjon til den utvida leiargruppa i kommunen Framlegg til strategisk plan lagt fram for Formannskapet og vedteke i Kommunestyret 14. februar 2012. Nytt introduksjonsprogram for nye tilsette, handsama i Administrasjonsutvalet og vedteke administrativt. Vil løysingane (tiltaka) stette behova? 1. God rekruttering og kompetente tilsette er svært viktig for organisasjonen og for kvaliteten på kommunale tenester. 2. Nye system, ny plan og nye tiltak vil forbetre arbeidet med rekruttering og kompetanseutvikling på kort og lang sikt. 3. Nytt introduksjonsprogram vil forbetre mottaket av nye tilsette og sikre god og lik informasjon og opplæring til våre nye medarbeidarar. Det er for tidleg å seie om våre tiltak løyser behova/utfordringane våre fullt ut. Me har tru på at dei gjennomførde tiltaka ( Overordna Strategisk plan for rekruttering og kompetanseutvikling, eit nytt introduksjonsprogram for nye tilsette samt oppbygging av ein e- læringsportefølje) vil gjere kommunen betre i stand til å møte utfordringane med rekruttering og kompetanseutvikling både på kort og litt lengre sikt. Side 13 av 15
6 Prosjektorganisering Prosjektleiing ved oppstart prosjekt: Navn Rolle Telefon/ Mob E-post Rådmann J. Skartun Prosjekteigar 57685502 jarle.skartun@luster.kommune.no Trond Helge Eide Prosjektleiar 57685525 trond.helge.eide@luster.kommune.no Andre roller og bemanning ved oppstart prosjekt: Prosjektgruppe: Rolle Tittel Navn Antatt stillingsbrøk Virksomhet/ fagforening Prosjektleiar Kvalitetsleiar Trond Helge Eide 30% Servicetorget Prosjektmedlem Ass. Rådmann/ John Olaf Røhme Stab - Rådmann Personalsjef Prosjektmedlem Einingsleiar Inger Marie Evjestad Stab Rådmann Prosjektmedlem Sakshandsamar Gunvor Kjos-Wenjum Personal Prosjektmedlem Hovudtillitsvald Ingeborg B. Eikeberg Fagforbundet Prosjektmedlem Hovudtillitsvald Anne Siri Bentsen Utdanningsforbundet Styringsgruppe: Rolle Tittel Navn Styringsgruppe ADU Administrasjonsutvalet (Ordførar, varaordførar, formannskapsmedlem og to hovudtillitsvalde) Referansegruppe : Rolle Tittel Navn Referansegruppe Formannskapet Det har vore noko utskifting i prosjektgruppa undervegs grunna sjukdom og personar som har endra arbeidstilhøve. Side 14 av 15
7 Økonomi Budsjett tabell: Kostnader Prosjektleiing/sekretærhjelp 30% stilling i prosjektperioden 01.01.2012 30.06.2014 Reiseutgifter, nettverkssamlingar og prosjektleiarsamlingar Finansiering Beløp 339 980,32 Saman om ein betre kommune tilskot 2012 91 647,88 Saman om ein betre kommune tilskot 2013 Beløp 250 000,- 180 030,- Saman om ein betre 0,- kommune tilskot 2014 Sum: 431 628,20 Sum: 433 030,- Stad, Dato: Gaupne, 22.10.2014 Underskrift Trond Helge Eide, prosjektleiar Rapporten blir handsama i Administrasjonsutvalet (ADU) i haustmøtet Side 15 av 15