Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Versjonsdato: 19.04.2013
Innhold Oversikt over figurer... 3 1. Informasjon om brukermanualen... 4 2. Navigering i og utfylling av elektronisk blankett... 5 2.1 Valg av nettleser...5 2.2 Navigering på sidene...5 2.2.1 Bruk av hurtigtaster...5 2.3 Hjelpetekster og feilliste...6 2.4 Tooltip...7 3. Altinn... 8 3.1 Innlogging...8 3.2 Skjemakatalogen...9 3.3 Gyldig innloggingstid...9 4. Startsiden... 10 4.1 Kontaktinformasjon...11 4.2 Registrere og sende inn ny oppgave...12 4.3 Lagrede og innsendte oppgaver...13 4.3.1 Lagrede, ikke innsendte oppgaver...13 4.3.2 Ikke forfalte oppgaver...14 4.3.3 Forfalte oppgaver...15 4.3.3.1 Omberegning...17 4.3.3.2 Korrigering...19 4.4 Oppdater satser på innsendte og forfalte oppgaver...20 5. Særavgiftsoppgaven... 22 5.1 Manuell utfylling av oppgaven...22 5.1.1 Sett inn tom linje...22 5.1.2 Tilføy merknad...23 5.1.3 Lagre kladd...23 5.1.4 Utskrift av oppgaven...23 5.2 Last opp oppgave fra fil...24 5.2.1 Format for filopplasting...24 5.2.2 Sett inn manglende avgiftsgrupper...25 6. Kontroll av oppgaven før innsending... 27 6.1 Innsending av oppgave...27 6.2 Retting av feil...28 7. Kvittering... 29 8. Helpdesk... 30 Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 2 av 30
Oversikt over figurer Figur 1 Navigeringsmeny... 5 Figur 2 Hjelpetekster... 6 Figur 3 Eksempel på feilliste fra Oppgavesiden... 6 Figur 4 Tooltip... 7 Figur 5 Difis innloggingsløsning... 8 Figur 6 Skjemakatalogen... 9 Figur 7 Startsiden... 10 Figur 8 Startsiden ved førstegangs innlogging før kontaktinformasjon er fylt ut... 11 Figur 9 Utfylling av kontaktinformasjon... 11 Figur 10 Valg av oppgave... 12 Figur 11 Visning av oppgavekladder... 13 Figur 12 Visning av ikke forfalte oppgaver... 14 Figur 13 Ikke forfalt oppgave etter tollregionsskifte... 14 Figur 14 PDF av innlevert oppgave... 15 Figur 15 Visning av forfalte oppgaver... 17 Figur 16 Oppgave til omberegning... 18 Figur 17 Omberegnet oppgave... 18 Figur 18 Oppgave til korrigering... 19 Figur 19 Korrigert oppgave... 19 Figur 20 Valg av oppgave for oppdatering av satser... 20 Figur 21 Kontrollside for oppdatering av satser... 20 Figur 22 Kontrollside for oppdatering av satser ved feil oppgavestatus... 21 Figur 23 Kvitteringsside oppdatering av satser... 21 Figur 24 Oppgavesiden... 22 Figur 25 Sett inn tom linje... 23 Figur 26 Valg av fil for opplasting... 24 Figur 27 Opplasting av oppgave fra fil... 24 Figur 28 Sett inn manglende avgiftsgrupper... 26 Figur 29 Kontrollsiden med oppgave klar for innsending... 27 Figur 30 Kontrollside med feil og mangler... 28 Figur 31 Retting av feil på oppgavesiden... 28 Figur 32 Kvittering for innsendt oppgave... 29 Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 3 av 30
1. Informasjon om brukermanualen Velkommen til brukerveiledning for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver -. Denne manualen gir utdypende hjelp og forklaring til den elektroniske utgaven. Den elektroniske blanketten skal benyttes hvis du skal: Registrere og sende inn ny særavgiftsoppgave Omberegne en fastsatt elektronisk særavgiftsoppgave Korrigere en elektronisk særavgiftsoppgave Oppdatert brukermanual kan alltid lastes ned fra løsningen. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 4 av 30
2. Navigering i og utfylling av elektronisk blankett 2.1 Valg av nettleser Den elektroniske særavgiftsoppgave er optimalisert for bruk av Internet Explorer (IE 8). Kurante nettlesere: IE 7 eller nyere, Firefox, Safari, Opera, Crome. Ukurante nettlesere: Eldre versjoner av f.eks. IE (IE 6). 2.2 Navigering på sidene Nettstedet har to utgangspunkt for navigering. På venstre side i skjermbildet er en meny som gir deg mulighet til å navigere til foregående trinn i prosessen. Det andre utgangspunktet for navigering er Startsiden (se Figur 7). Du vil alltid, uansett hvor du befinner deg i skjemaprosessen, kunne navigere deg til startsiden og samtidig få tilgang til eventuelle gjenstående prosesser før oppgaven kan leveres. I skjemaet benyttes standardkomponenter som tekstfelt, avkrysningsbokser, nedtrekksmenyer osv. Det kan navigeres i skjemaet enten ved hjelp av mus eller hurtigtaster. Aktiv celle/felt vil fremkomme som gult, enten som bakgrunnsfarge eller som kant (knapper). Figur 1 Navigeringsmeny 2.2.1 Bruk av hurtigtaster Tab: kan benyttes til å hoppe til/velge neste komponent. Shift>Tab: kan benyttes til å hoppe til/velge forrige komponent. Enter: ved å trykke Enter på valgt komponent utføres aktuell oppgave. Mellomromstast: kan benyttes til avhuking i avkrysningsbokser/checkbokser. Pil opp og ned: for å velge ulike elementer i nedtrekkslister. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 5 av 30
2.3 Hjelpetekster og feilliste På høyre side i skjermbildene finner du fanen Om skjemaet, se Figur 2. Denne fanen inneholder hjelpetekst for siden du er inne på. Fra denne fanen kan du også velge å laste ned brukermanualen. Figur 2 Hjelpetekster For Oppgavesiden (Figur 24) og Kontrollsiden (Figur 29) vil fanen Feilliste erstatte hjelpeteksten når systemet oppdager feil i utfylling av skjemaet. Figur 3 Eksempel på feilliste fra Oppgavesiden Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 6 av 30
2.4 Tooltip Beskrivende tekst til avgiftstyper, avgiftsgrupper og tilleggskoder vises ved bruk av tooltip. Ved å holde musepeker over den aktuelle koden vises beskrivelsen i tooltip. Figur 4 Tooltip Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 7 av 30
3. Altinn 3.1 Innlogging Du må benytte ID-porten for å få tilgang til tjenesten i Altinn. Dette er Difis 1 felles innloggingsløsning til offentlige tjenester og støtter innloggingsmetodene MinID, BankID, Buypass og Commfides. Disse innloggingsmetodene gir sikkerhetsnivå 3 eller 4. Velg Logg inn > ID-porten/MinID. Klikk så på knappen Fortsett. Du blir da sendt til Difi sin innloggingsløsning. Figur 5 Difis innloggingsløsning For å benytte tjenesten må du ha rollen: Regnskapsmedarbeider (Accounting employee) (rettigheten REGNA) Tilgang til regnskapsrelaterte skjema og tjenester (Access to accounting related forms and services) Daglig leder eller andre med denne rollen kan delegere denne rollen til aktuelle ansatte. For utfyllende informasjon om delegering av rettigheter i Altinn, kontakt Altinn Brukerservice eller se https://www.altinn.no/no/portalhjelp/administrere-rettigheter-og-prosessteg. For ansatte som ikke har norsk fødselsnummer, kan D-nummer rekvireres via Altinn, slik at de også kan få tilgang til tjenesten. 1 Direktoratet for forvaltning og IKT, www.difi.no Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 8 av 30
3.2 Skjemakatalogen I Skjemakatalogen kan du sortere skjema og tjenester alfabetisk, etter skjemanummer eller etter emne. Du kan også søke på nøkkelord eller på skjemanummer: Avgiftsoppgave - Særavgifter (RD-0007). 3.3 Gyldig innloggingstid Figur 6 Skjemakatalogen Det er ikke lov å være innlogget i mer enn 120 minutter. Dette betyr at etter 120 minutter logges du automatisk ut av systemet, og du mister all data som ikke er lagret. Ytterligere informasjon rundt rutiner og bruk av Altinn finnes her: https://www.altinn.no/no/toppmeny/kontakt-og-hjelp/altinn-brukerservice/ Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 9 av 30
4. Startsiden På denne siden starter du registrering av en ny oppgave. Første gang du logger deg inn i systemet må kontaktinformasjon oppgis før du får muligheten til å registrere og sende inn en ny oppgave, se Figur 8. Figur 7 Startsiden Valget Registrere og sende inn ny oppgave benyttes til å velge oppgavetype og termin for registrering. Se kapittel 4.2. Valget Vis lagrede og innsendte oppgaver gir deg en oversikt over tidligere innsendte oppgaver, både forfalte og ikke forfalte, samt en oversikt over lagrede, ikke innsendte oppgaver (kladder). Se kapittel 4.3. Valget Oppdater satser på innsendte og forfalte oppgaver benyttes til å oppdatere satser etter instruks fra Tollvesenet. Se kapittel 4.4. Valget Endre kontaktinformasjon gir deg muligheten til å endre kontaktinformasjon for nye oppgaver og allerede lagrede kladder. Du er selv ansvarlig for at denne informasjonen er oppdatert. Se kapittel 4.1. Herfra kan du også laste ned en tom avgiftsoppgave (PDF av RD0007). Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 10 av 30
Figur 8 Startsiden ved førstegangs innlogging før kontaktinformasjon er fylt ut 4.1 Kontaktinformasjon Figur 9 Utfylling av kontaktinformasjon På denne siden fyller du ut din kontaktinformasjon. Kontaktinformasjon er ikke nødvendigvis deg selv, men skal være den e-postadressen og det telefonnummeret Tollvesenet benytter når din organisasjon kontaktes angående særavgiftsoppgaver. Det er derfor viktig at dette er oppdatert til enhver tid. Kontaktinformasjonen vil alltid vises i oppgaveskjema. Feltene som er markert med stjerne nedenfor, må fylles ut. *Navn: Oppgi navn på person i organisasjonen som skal kontaktes angående særavgiftsoppgaver. *E-post: Oppgi e-postadressen i organisasjonen som skal benyttes ved kontakt angående særavgiftsoppgaver. Oppdatert og korrekt e-postadresse er essensielt da viktige kvitteringer og meldinger sendes til denne adressen. Kontonummer: for eventuelle tilgodebeløp Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 11 av 30
*Telefonnummer: Oppgi telefonnummer (uten mellomrom) i organisasjonen som skal benyttes ved kontakt angående særavgiftsoppgaver. Ved manglende utfylling, vil feillisten i høyre marg gi deg en indikasjon på hva du trenger å endre. Kontaktopplysningene kan også endres ved behov. Husk å lagre endringene dine ved å klikke på Lagre -knappen. Du kommer tilbake til startsiden ved å klikke Forrige. 4.2 Registrere og sende inn ny oppgave Figur 10 Valg av oppgave For å registrere og sende inn en ny oppgave må du først angi hvilken type oppgave som skal sendes inn. Her kan det være inntil tre valg, men kun de valg som er aktuelle for din organisasjon vil være synlige. Kryss av i avkrysningsboksen for ønsket oppgavetype. Ved førstegangs elektronisk rapportering må du angi hvilken termin det rapporteres for. Formatet skal være på formen år/termin (yyyy/mm). Har du sendt inn elektroniske oppgaver tidligere, tillater systemet kun å sende inn oppgaven for terminen etter sist innsendte. Det er kun lov å sende inn oppgaver for inneværende og neste termin. Trykk på Start innsending av oppgave -knappen for å komme til siden hvor selve oppgaven skal registreres. Det er mulig å lagre en oppgave før den er klar for innsending, slik at den kan ferdigstilles på et senere tidspunkt. Du må da enten fortsette utfyllingen av kladden, eller slette den og starte innsending av en ny oppgave. Oversikt over dine kladder finner du under valget Vis lagrede og innsendte oppgaver. Systemet tillater ikke å starte registreringen av en ny oppgave hvis det eksistere en kladd i systemet. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 12 av 30
4.3 Lagrede og innsendte oppgaver På denne siden finner du en oversikt over dine oppgaver. Du kan hente frem og endre en kladd eller en innsendt oppgave som ennå ikke har forfalt. I tillegg finner du oversikt over tidligere innsendte, forfalte oppgaver. Alle oppgaver som er signert og sendt inn, får tildelt en unik ID, bestående av totalt 7 siffer. Denne identiteten kan benyttes som referanse til oppgaven, eks: ID: 8000062. 4.3.1 Lagrede, ikke innsendte oppgaver Figur 11 Visning av oppgavekladder Her ligger lagrede kladder som IKKE er sendt inn til Tollvesenet. Disse kan du jobbe videre med ved å klikke på Fortsett -knappen. Dette er oppgaver som er under arbeid, de er ikke signert og kan være ufullstendige eller inneholde feil. Hvis du ikke ønsker å fortsette på kladden må den slettes. Du kan slette en lagret kladd ved å klikke på Slett -knappen. Du må deretter gå tilbake til startsiden for eventuelt å starte innsending av en ny oppgave. Hvis tollregionsskifte er utført, vil Fortsett -knappen være disablet. Du må da slette kladden og starte insending av ny oppgave. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 13 av 30
4.3.2 Ikke forfalte oppgaver Figur 12 Visning av ikke forfalte oppgaver Her ligger oppgaver som er sendt inn, men innleveringsfristen er enda ikke forfalt. Det er fortsatt mulig å gjøre endringer på dem. Oppgaven må da sendes inn på nytt. Du har tilgang til å se på innlevert oppgave (se Figur 14) og tilhørende kvittering. Disse ligger i PDFformat.Ved forfall vil oppgaven gå til behandling hos Tollvesenet, og den flyttes da til neste liste Forfalte oppgaver. Hvis tollregionsskifte er utført etter innsending, vil Endre -knappen være disablet og det er ikke mulig å endre oppgaven (se Figur 13). Disse oppgavene må behandles manuelt av Tollvesenet. Figur 13 Ikke forfalt oppgave etter tollregionsskifte Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 14 av 30
Figur 14 PDF av innlevert oppgave 4.3.3 Forfalte oppgaver Dette er en oversikt over forfalte oppgaver. Før oppgaven er mottatt av Tollvesenet vises statusen Sendt i oppgaveoversikten. Statuser vil bli oppdatert hver natt i forhold til hvilke automatiske kontroller systemene foretar, eller hvilke valg som gjøres av saksbehandler i Tollvesenet. En forfalt oppgave får en av følgende statuser av Tollvesenet: Mottatt av Tollvesenet, Mottatt med feil, Fastsatt, Fastsatt (forsinket innrapportert), Fastsatt (omberegning), Under kontroll eller Korriger oppgave. Når Tollvesenet har beregnet og fastsatt avgiften for oppgaven, får oppgaven status Fastsatt. Før oppgaven er fastsatt er det kun mulig å se på oppgave og kvittering. Etter fastsettelse er det mulig å gjennomføre en omberegning av oppgaven. Ytterligere informasjon om når en oppgave regnes som forfalt fremkommer i kapittel 6.1. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 15 av 30
Statuser Hva betyr statusen Knappevalg ift. status Sendt Oppgaven er utfylt, signert og sendt inn. Oppgaven er ennå ikke mottatt av Tollvesenet for saksbehandling. Når oppgaver overføres er beskrevet i kap. 6.1 Åpner oppgavesiden som viser innsendt oppgave. Kan ta utskrift. Last ned og se på kvittering. Kan ta utskrift Mottatt av Tollvesenet Oppgaven er overført Tollvesenet og er klar for saksbehandling Åpner oppgavesiden som viser innsendt oppgave. Kan ta utskrift. Last ned og se på kvittering. Kan ta utskrift Mottatt av Tollvesenet med feil (kontakt Tollvesenet) Under kontroll Korriger oppgave Fastsatt Fastsatt (forsinket innrapportert) Fastsatt (omberegning) Oppgaven er overført Tollvesenet, men innholder feil/mangler. Ta kontakt med saksbehandler for å få avklart hva som er feil/mangler Oppgaven er under saksbehandling hos Tollvesenet. Du vil motta e-post fra saksbehandler hvor det blir bedt om ytterligere dokumentasjon vedrørende opplysninger gitt i oppgaven. Saksbehandler i Tollvesenet har avdekket at oppgaven enten inneholder feil opplysninger eller er mangelfull. Du vil motta en e-post fra saksbehandler om hva som må endres. Du må korrigere oppgaven og sende den inn på nytt. Les mer om korrigering i kap. 4.3.3.2 Oppgaven er overført og godkjent av Tollvesenet. Beregnet beløp kontrolleres og overføres reskontrosystemet hvor innbetalt beløp blir utliknet. Den fastsatte oppgaven vil være utgangspunkt for en eventuell omberegning. Les mer om omberegning i kap. 4.3.3.1 Åpner oppgavesiden som viser innsendt oppgave. Kan ta utskrift. Last ned og se på kvittering. Kan ta utskrift Åpner oppgavesiden som viser innsendt oppgave. Kan ta utskrift. Last ned og se på kvittering. Kan ta utskrift Åpner oppgavesiden som viser innsendt oppgave. Kan ta utskrift. Last ned og se på kvittering. Kan ta utskrift. Åpner oppgavesiden og korrigeringer kan utføres Åpner oppgavesiden som viser innsendt oppgave. Kan ta utskrift Last ned og se på kvittering. Kan ta utskrift. Åpner oppgavesiden og en kopi av tidligere innrapportert oppgave vises. Aktuelle linjer kan endres, nye legges til eller fjernes Tabell 1 Mulige statuser for forfalte oppgaver Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 16 av 30
Figur 15 Visning av forfalte oppgaver 4.3.3.1 Omberegning En oppgave som er fastsatt (se kapittel 4.3.3) kan omberegnes. Trykk Omberegn -knappen for å komme til oppgavesiden og foreta aktuelle endringer. Hva som utløser en omberegning er avdekkede feil i fastsatte oppgaver. Enten oppdaget av kunden selv, eller som følge av feil i satser eller lignende som er oppdatert av Tollvesenet. Det må sendes inn en omberegning for å få rettet den fastsatte oppgaven. Endringer som kan utføres av kunden er: Rette en avgiftslinje. Sett inn riktig mengde/antall på aktuell avgiftslinje. Det eneste man kan rette på en innrapportert linje er mengden/antall. Legge til nye avgiftslinjer. Har du glemt å innrapportere en avgift med ev. tilleggskode. Sett inn riktig mengde/antall på innsatt linje og ev. tilleggskoden. Innsatte linjer vil legge seg sist i oppgaven. Fjerne en avgiftslinje. En innrapportert avgiftslinje kan ikke slettes, men den kan nullstilles. Altså avgiftslinjen blir nullet ut og vil ikke bli med i beregningsgrunnlaget for oppgaven. Det gjøres ved å sette mengde/antall til 0-null. Har du for eksempel innrapportert feil tilleggskode eller antall2, må du altså nullstille linjen og legge til en Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 17 av 30
ny med riktig tilleggskode og mengde/antall, eller en ny med riktig antall2 og mengde/antall. En omberegning krever utfylling av merknadsfeltet. Her skal det fylles ut med hva som er endret (gjerne med før- og etterverdi) og med henvisning til aktuelt linjenummer. Ved omberegning av en oppgave er det ikke mulig å laste opp oppgave fra fil. Figur 16 Oppgave til omberegning Etter en omberegning vil listen for Forfalte oppgaver vise den opprinnelig fastsatte oppgaven samt alle tilhørende omberegninger. ID-en vil være identisk for alle, se Figur 17. Figur 17 Omberegnet oppgave Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 18 av 30
4.3.3.2 Korrigering Hvis det avdekkes feil under Tollvesenets kontroll av oppgaven (status satt til Korriger oppgave ), vil systemet tilby mulighet for korrigering og ny innsendelse av oppgaven. Trykk Korriger for å komme til oppgavesiden hvor korrigeringen utføres. Du har også mottatt en e-post fra Tollvesenet om hva som skal korrigeres. Merk at korrigering av en omberegning kun skal utføres på den eller de avgiftslinjene som er sendt inn for omberegningen. Figur 18 Oppgave til korrigering Du oppfordres til å skrive i merknadsfeltet hva som er korrigert i oppgaven. Etter en korrigering vil listen for Forfalte oppgaver vise den korrigerte oppgaven, se Figur 19. Figur 19 Korrigert oppgave Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 19 av 30
4.4 Oppdater satser på innsendte og forfalte oppgaver Oppdatering av satser vil først være aktuelt når du blir bedt om det av Tollvesenet. Oppgaven vil da ha status Fastsatt eller Korriger oppgave. Skriv inn ID for oppgaven som skal oppdateres, og trykk på Start oppdatering av oppgave -knappen. Figur 20 Valg av oppgave for oppdatering av satser Har du oppgitt riktig ID, kommer du til kontrollsiden vist i Figur 21. Kryss av for Jeg erklærer... og trykk Signer og send inn. Knappen Se på oppdatert oppgave gir deg muligheten til å se komplett oppgave med oppdaterte satser før innsending. Figur 21 Kontrollside for oppdatering av satser Har du oppgitt ID for en oppgave som ikke er klar for oppdatering av satser, vil kontrollsiden gi deg beskjed om dette, se Figur 22. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 20 av 30
Figur 22 Kontrollside for oppdatering av satser ved feil oppgavestatus Etter at oppgaven er sendt inn kommer du til kvitteringssiden vist i Figur 23. Kvitteringen viser, etter oppdateringen, om det er foretatt en omberegning eller en korrigering avhengig av hvilken status oppgaven hadde. Figur 23 Kvitteringsside oppdatering av satser Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 21 av 30
5. Særavgiftsoppgaven 5.1 Manuell utfylling av oppgaven Alle linjer må fylles ut med Antall, eventuelt Antall2 hvor dette er aktuelt. Fyll inn tallet 0 hvis det ikke er noe å rapportere. For å tilføye nye linjer, gå til en linje med samme avgiftstype og avgiftsgruppe og klikk på "Sett inn -knappen. Systemet legger da inn en ny linje under den opprinnelige linjen. For å slette en linje, trykk på "X"-knappen på linjen som skal slettes. Det er ikke mulig å slette linjer som systemet har generert. Figur 24 Oppgavesiden Jobber du med mange rader kan det være nyttig å hoppe til en konkret linje du har behov for å arbeide med. Under oppgavelinjene i skjemaet kan du fylle inn det linjenummeret du ønsker å gå til, eventuelt velge koden for avgiftsgruppen du ønsker å gå til. Klikk deretter Ok. 5.1.1 Sett inn tom linje Ved rapportering av f.eks. returer eller EL-avgift, kan satsår/termin gå tilbake i tid, og den aktuelle avgiftsgruppen er ikke lenger gyldig. Med "Sett inn tom linje"-knappen er det mulig Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 22 av 30
å rapportere på utgåtte koder. Du må vite hvilke koder du vil rapportere på, da systemet ikke lister opp disse. Du skriver inn avgiftstype, -gruppe og satsår/termin forutsatt at avgiftstype og -gruppe var gyldig på aktuelt satsår/termin. I nedtrekkslisten med tilleggskoder kan du velge tilleggskode hvis det er aktuelt. Tilleggskode for returer kan rapporteres inntil 2 år tilbake i tid. Kunden må selvsagt ha vært registrert hos Tollvesenet i den aktuelle satsår/termin og for den/de rapporterte avgiftsgruppene. I tillegg kan denne funksjonen benyttes dersom kunden har blitt registrert med en ny avgiftstype/-gruppe i tidspunktet etter innsendelse, men før fastsettelse av oppgaven. Oppgaven må ha fått status Korriger oppgave for at du kan innrapportere en ny avgiftstype/-gruppe. 5.1.2 Tilføy merknad Figur 25 Sett inn tom linje På oppgavesiden kan du kan også tilføye en merknad eller referanse. Ved omberegninger skal alltid merknadsfeltet fylles ut med de linjer det er gjort endringer på. 5.1.3 Lagre kladd Ved å trykke på knappen Lagre kladd på oppgavesiden får du lagret en kladd av oppgaven. En kladd av oppgaven trenger ikke å være fullstendig, se 4.3.1. Det er ikke mulig å lagre en kladd ved omberegning eller korrigering av en oppgave. 5.1.4 Utskrift av oppgaven Ønsker du en utskrift av oppgaven slik den ligger på oppgavesiden, kan du generere dette ved å trykke på Skriv ut. Den genererte utskriften vil være i PDF format. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 23 av 30
5.2 Last opp oppgave fra fil Ved innrapportering av ny oppgave er det mulig å laste denne opp fra fil. Ved å trykke på knappen Bla gjennom (Browse) får du opp en Velg fil (Choose file to upload) slik at du kan velge ønsket fil, se Figur 26. Figur 26 Valg av fil for opplasting Trykk deretter på Last opp -knappen (Figur 27) for å starte opplasting av oppgaven. Figur 27 Opplasting av oppgave fra fil 5.2.1 Format for filopplasting Opplasting av en oppgave fra fil kan kun utføres ved å benytte følgende format på filen. Filen er av typen.csv hvor alle felter er separert med semikolon. Det er formatet i kolonnen Innhold som skal benyttes, kolonnen Linje angir linjenummer i filen og hvor mange Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 24 av 30
ganger den linjen kan forekomme. Systemet har ingen føringer på navngiving av filen som lastes opp. Linje Innhold 1 O;Organisasjonsnummer; 2-X L;Linjenr; avgiftstype;avgiftsgruppe; fritak/retur; satsår/-termin; antall; antall2; X+1 (siste linje) K;Kommentar; Presiseringer til filformatet: 1. Første linje i filen må inneholde den store bokstaven O etterfulgt av et semikolon (;) og organinsasjonsnummeret. Organisasjonsnummeret kan være etterfulgt av flere semikolon. 2. Alle linjer som starter med L må ha 8 semikolon (;), men kan håndtere 7 hvis antall2 ikke er aktuelt. Da vil siste kolonne tolkes til å være tom. Hvis et felt ikke har verdi, legg kun inn det avsluttende semikolonet. En linje kan se ut som følgende: L;1;GG;200;;;10;; Denne linjen representerer linjenummer 1 for avgiftstype GG og avgiftsgruppe 200 og antall lik 10. L;1;BV;516;50;2010/01;200;12; Denne linjen representerer linjenummer 1 for avgiftstype BV og avgiftsgruppe 516, fritak/retur 50, satsår/termin 2010/01, antall lik 200 og antall2 lik 12. 3. Det er ikke nødvendig med ledende nuller i noen felt. 4. Fritak/retur: Hvis ikke dette feltet er aktuelt, skriv kun semikolon (;). 5. Satsår/termin angis på følgende format: yyyy/mm. Feltet kan også fremkomme uten verdi, altså bare semikolon. I slike tilfeller vil satsår/termin hentes fra oppgavens år/termin. 6. Antall og antall2 skal oppgis med en nøyaktighet på 4 desimaler og med punktum som desimalskilletegn. Det ikke nødvendig å oppgi.0000 eller alle 4 desimalene hvis tallet er nøyaktig med færre desimaler. Hvis antall2-feltet ikke er aktuelt, skriv semikolon (;) eller ingenting. 7. Siste linje kan inneholde en kommentar til merknad/referanse-feltet. Denne linjen må starte med K etterfulgt av et semikolon. Kommentaren kan være etterfulgt av flere semikolon. 8. Systemet støtter opplasting av filer generert fra Excel med <mellomrom> mellom semikolonene. Eksempel på komplett opplastingsfil: O;123456789;;;;;; L;1;SJ;100;;2011/01;1000; L;2;SJ;200;;2011/01;2000; L;3;SJ;100;50;2010/12;340; K;Retur SJ-100 fra termin 2010/12, 340 kilo. Du kan laste opp en ufullstendig fil, men det som står i filen må være korrekt. Hvis filen inneholder feil vil den ikke lastes opp, men den første feilen som systemet avdekker vil da vises i Feilliste - plassert til høyre på siden. 5.2.2 Sett inn manglende avgiftsgrupper "Sett inn manglende avgiftsgrupper"-knappen kan benyttes sammen med opplasting fra fil (se kap 5.2). Denne knappen blir synlig først etter en vellykket opplasting fra fil. Hvis filen Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 25 av 30
ikke inneholder alle avgiftstyper og avgiftsgrupper det skal innrapporteres for, benyttes knappen for å legge til de manglende linjene sist i oppgaven. Figur 28 Sett inn manglende avgiftsgrupper Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 26 av 30
6. Kontroll av oppgaven før innsending Før du kan sende inn oppgaven, må skjemaet kontrolleres for eventuelle feil og mangler. Når skjemaet er ferdig utfylt, klikk på kontroller på oppgavesiden. Du vil da komme til kontrollsiden for innsending av oppgaven. 6.1 Innsending av oppgave Hvis oppgaven ikke innholder feil eller mangler, kryss av på at du aksepterer vilkårene for elektronisk innsending av særavgiftsoppgaver. Disse må aksepteres før du kan sende inn oppgaven. Send inn oppgaven ved å trykke på Signer og send inn -knappen. Oppgaven vil etter innsending plassere seg under ikke forfalte eller forfalte oppgaver på siden Lagrede og innsendte oppgaver, se kapittel 4.3. Oppgaver som ikke er forfalt ved innsending vil natten etter forfall oversendes saksbehandler i Tollvesenet for behandling. Oppgavene vil da flytte seg fra Ikke forfalte oppgaver til Forfalte oppgaver og få status iht. oversikten i kapittel 4.3. Oppgaver som allerede er forfalt ved innsending vil plassere seg under Forfalte oppgaver og får statusen Sendt. Påfølgende natt oversendes oppgaven saksbehandler i Tollvesenet for behandling, og får status iht. oversikten i kapittel 4.3. Det er ikke mulig å sende inn en oppgave som inneholder formelle feil eller mangler. Hvis oppgaven inneholder slike feil eller mangler, vil kontrollsiden inneholde feillenker (f.eks. Linje 1: Antall1 inneholder en ugyldig verdi ). I tillegg gir kontrollsiden informasjon om totalt antall linjer med feil eller mangler. Se Figur 30. Du får også feilmelding ved feil bruk av tegnsetting. Vær oppmerksom på at i alle linjer må antall - og eventuelt antall2 -feltet være utfylt. Figur 29 Kontrollsiden med oppgave klar for innsending Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 27 av 30
Figur 30 Kontrollside med feil og mangler 6.2 Retting av feil For å korrigere en feil eller mangel, kan du klikke på en feillenke eller bruke knappen Forrige. Du vil da komme tilbake til oppgavesiden med mulighet til å rette opp feilen/mangelen. Linjer med feil vil være markert med rødt. Feillisten i høyre del av skjermbildet vil da gi utfyllende informasjon om feilen. Hvis du benytter en feillenke til å gå til en linje, vil den være markert med rosa. Figur 31 Retting av feil på oppgavesiden Rett feilen(e) og trykk Kontroller igjen. Rett opp eventuelt resterende feil på samme måte. Når alle feil er rettet kan oppgaven sendes inn. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 28 av 30
7. Kvittering Etter at en oppgave er sendt inn, bekreftes vellykket leveringen med en kvittering på neste skjermbilde. Kvitteringen blir også sendt til e-postadressen angitt i kontaktinformasjonen. Kvittering vil være i PDF format. Du kan laste ned og skrive ut kvitteringen direkte fra siden. Kvitteringen er alltid tilgjengelig fra siden Lagrede og innsendte oppgaver. Ved å trykke Avslutt kommer du tilbake til Startsiden. Her kan du om ønskelig registrere flere oppgaver. For omberegninger vil kvitteringen fremstå med annen overskrift. Det bemerkes at KID som skal benyttes ved innbetaling fremkommer på kvitteringen. Figur 32 Kvittering for innsendt oppgave Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 29 av 30
8. Helpdesk Ta kontakt med virksomhetens kontaktperson i Tollregionen dersom du har forespørsler/problemer i forhold til avgiftsfaglige spørsmål (regelverk, prosedyrer ol.). Spørsmål knyttet til sikkerhet/innlogging kan tas med Altinn brukeservice https://www.altinn.no/no/toppmeny/kontakt-og-hjelp/altinn-brukerservice/. For å melde inn teknisk feil, bruk support@reaktor.no, eller ring 55 33 39 99 i kontortiden 08.00 18.00. Brukermanual for elektronisk innrapportering av særavgiftsoppgaver Side 30 av 30