Tilbodsgrunnlag snøbrøyting av kommunale vegar og plassar ved kommunale bygg i Jølster kommune i perioden frå og med veke 40/2016 til og med veke 18/2020 Vedleggsoversikt: Vedlegg 1: Instruks vintervedlikehald Vedlegg 2: Tilbodsskjema Vedlegg 3: Vegliste Vedlegg 4: Kartblad Vedlegg 5: Kontrakt Alle vedlegg er ein del av konkurransegrunnlaget (for anskaffelsen) Jølster 28. jun. 2016
1. TILBODSINNBYDING... 2 1.1 Innlevering... 2 1.2 Tidsplan... 2 1.3 Opning... 2 1.4 Vedståelsesfrist... 3 1.5 Kostnadar... 3 1.6 Kontaktperson... 3 2. GENERELT... 4 2.1 Arbeidstype og omfang... 4 2.2 Avtaleperiode... 4 2.3 Opsjonar... 4 2.4 Brøyteutstyr... 4 2.5 Underentreprenør... 5 3. SPESIFIKASJONAR OG KRAV... 6 3.1 Generelt... 6 3.2 Atterhalt frå Jølster kommune... 6 3.3 Atterhald frå tilbydar... 6 3.4 Skadeoppgjer... 6 3.5 Forsikringar... 6 3.6 Kontaktpersoner.... 6 4. TILBODSREGLAR... 7 4.1 Krav om skatteattest... 7 4.2 Tidspunkt for oppstart og avslutning av arbeidet... 7 4.3 Tildelingskriterier... 7 5. ARBEIDS-, KONTRAKT- OG BETALINGSVILKÅR... 8 5.1 Arbeidstid... 8 5.2 Godtgjersle- og oppgjersform... 8 5.3 Prisregulering... 8 5.4 Ansvar for feil og manglar... 8 5.5 Manglande oppfølging av kontrakt... 8 5.6 Endring av veglengde... 9 1
1. Tilbodsinnbyding Jølster kommune ynskjer med dette tilbod på brøyting, snørydding og anna vintervedlikehald på kommunale vegar og plassar. Dette tilbodsgrunnlaget saman med instruks for arbeidet skal vere basis for tilbodet. Elles inngår gjeldande lover og føresegner som del av tilbodsgrunnlaget. 1.1 Innlevering Tilbodet skal gjevast på side 6 i dette tilbodsgrunnlaget. Tilbodet skal sendast/leverast i nøytral lukka konvolutt merka: Tilbodet skal vere levert til: "Tilbod vintervedlikehald 2016-2020, rode nummer.." Jølster kommune v/drift og kommunalteknikk 6843 Skei i Jølster seinast fredag 12. august 2016, kl. 12.00. 1.2 Tidsplan Etter tilbodsfristens utløp vil tilbodene bli vurdert umiddelbart. Endelig valg av leverandør vil skje snarest mulig etter tilbodsfristens utløp og deretter kunngjort den enkelte tilbyder. Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsrammer for tilbodsprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring DOFFIN.NO 28.06.2016 Tilbodsfrist 12.08.2016 Tilbodet sin vedståingsfrist 3 mnd Tilbodsopning 12.08.2016 Evaluering ferdig 26.08.2016 Melding om val av leverandør 29.08.2016 Karenstid 10 dager etter melding om val 09.09.2016 Kontraktsinngåelse tidlegast 10 dagar etter tildelingsbrev er sendt Tidspunkta etter tilbodsopning er rettleiande 1.3 Opning Opning av tilbod skal finne stad måndag 12.08.2016 klokka 13:00. Tilboda vil bli opna og protokollført med minst to representantar frå oppdragsgjevar til stades. Tilbydarar har ikkje høve til å delta på opninga. Tilbod skal innehalde alle dei opplysningane som tilbodsdokumenta krev. Mangelfulle tilbod kan bli forkasta. Tilbod som kjem inn etter fristen vil bli avvist. 2
1.4 Vedståelsesfrist Tilbodet skal vere gyldig i 3 månader frå tilbodsfristen. 1.5 Kostnadar Kostnadar som tilbydar pådrar seg ved utarbeiding av tilbodet vil ikkje bli refundert av oppdragsgjevar. 1.6 Kontaktperson All kommunikasjon i tilbodsfasen skal skje mellom den representant tilbydar fastset og nemnde kontaktpersonar for oppdragsgjevar. Korrekt adresse for all kommunikasjon er: Jølster kommune V/Ellen Bijsterbosch 6843 Skei i Jølster E-post: eb@jolster.kommune.no Tlf: 57 72 61 08 / 99 20 26 59 Kontakt i tilbodsfasen for utfyllande informasjon vedkomande reguleringsplanarbeidet kan skje til kommunalsjef Thor Ove Farsund: E-post: tof@jolster.kommune.no Tlf: 57 72 61 06 / 99 20 26 60 Kontakt etter at tilbodet er gjeve, eller ved evaluering av tilbod skal skje til Ellen Bijsterbosch. All kontakt skal skje skriftleg (e-post er tillate). Svar blir kunngjort på Doffin. Kontakt retta mot andre enn nemnde kontaktpersonar under utarbeiding eller evaluering av tilbod vil kunne føre til diskvalifisering av tilbydar. 3
2. Generelt 2.1 Arbeidstype og omfang Tilbodsinnbydinga gjeld tilbod på utføring av alt arbeid med snøbrøyting, snørydding, snøfresing, snø- og ishøvling, rydding av vegkryss, reingjering av vegskilt og liknande knytt til kommunale vegar og plassar i Jølster kommune. Aktuelle offentlege vegar og plassar går fram av vedlagt oversikt med inndeling i roder. Arbeidet omfattar leige av lastebilar, traktor og maskiner med førar til vintervedlikehalds-arbeid som nemnt over. Strøing vert ikkje rekna som ein del av vintervedlikehaldet men kan avtalast særskilt ved behov. Jølster kommune ber om at det vert oppgjeve einingsprisar på arbeid med strøing jamfør vedlegg 2. Tilbydar skal førebu og planlegge arbeidet slik at vintervedlikehaldet kan gjennomførast på ein tilfredsstilland måte gjennom heile vintersesongen. Arbeidet skal utførast i samsvar med gjeldande retningslinjer for vintervedlikehald, jamfør vedlegg 1 instruks vintervedlikehald. Det er mogeleg å gje tilbod på ein eller fleire roder. Det skal gå klart fram av tilbodet kva roder det gjeld, jamfør side 6. Gjev ein tilbod på fleire roder skal det dokumenterast tilstrekkeleg kapasitet, både på utstyr og mannskap. Jølster kommune er oppteken av å redusere totalkostnadene sine og er difor interessert i at tilbydarane tilbyr sine mest kostnadseffektive løysingar. 2.2 Avtaleperiode Lengda på kontrakten vil vere 4 år, frå og med vintersesongen 2016/2017 til og med vintersesongen 2019/2020, med opsjon på inntil 2 nye år. 2.3 Opsjonar Tilbodet skal gjevast med opsjonspris på ytterlegare 2 år for vintersesongane 2020/2021-2021/2022. Om Jølster kommune nyttar seg av denne opsjonen vil bli avklara innan utgangen av 2019. Det skal i tillegg gjevast opsjonsprisar på parkeringsplassar, lite brukte strekningar mm som er nemnt i enkelte roder jamfør kartblada (vedlegg 4). Desse vil bli avklara før inngåing av kontrakt. 2.4 Brøyteutstyr Tilbydar skal halde alt nødvendig utstyr medrekna plogmateriell med mindre noko anna er avtala særskilt. Tilbydar sitt ansvar omfattar og naudsynt vedlikehald og reparasjonar av utstyret. 4
Brøyteutstyr må vere tilrettelagt vegen eller plassen som skal brøytast (asfalt- / grusveg). Bakskjer skal helst ikkje nyttast på vegen. I tilfelle det blir brukt bakskjer (plasser) skal det tas hensyn til brøytestikker. Vegar skal gjennombrøytast med plogutstyr som har oppkastande/spredande effekt. Opprydding/breiddeutviding gjøres med skjær / fres. Det skal benyttes isriver / perforert skjær, ikkje glatte skjær. 2.5 Underentreprenør Dersom kontraktøren i forbindelse med det som skal ytes etter denne avtalen, nyttar underentreprenører, er kontraktøren ansvarleg for ytelsen på samme måte som han sjølv stod for utførelsen. Oversikt over ev. underentreprenører skal meldes til Jølster kommune, det skal også meldes ved bytte av underentreprenør. 5
3. Spesifikasjonar og krav 3.1 Generelt Kontraktøren forplikter seg til å utføre snøbrøyting/rydding på sin rode(r) i samsvar med dette tilbodsgrunnlaget, vilkåra i kontrakt, og vedlagte instruks med kart. Kontraktøren skal gjøre seg kjent med innhald i tilbodsgrunnlaget, tilbod og instruks. Tilsette og samarbeidspartnarar (underentreprenører) skal gjøres kjent med innhald. Kontraktør plikter vidare å rette seg etter dei direktiv som blir gjeve av Jølster kommune sine leiarar/kontrollørar. 3.2 Atterhalt frå Jølster kommune Jølster kommune føreheld seg retten til å forkaste alle tilbod eller å redusere omfanget av oppdraget dersom det viser deg at tilbodet overstig kommunal finansiering. Ved å levere inn tilbod har tilbydaren akseptert kommunen sitt atterhald og fråskriv seg all rett til å krevje økonomisk kompensasjon i samband med tilbodet, også dersom alle tilboda blir forkasta. 3.3 Atterhald frå tilbydar Dersom tilbodet avvik frå konkurransegrunnlaget, må dette kome klart fram i eit eige tydeleg merka avsnitt i tilbodsbrevet. Avvika skal vere presise og eintydige, slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med tilbydar. Tilbydar skal vise til dei eventuelle punkt i konkurransegrunnlaget som det enkelte atterhald/unntak refererer seg til, og gje opp kva konsekvens det får dersom oppdragsgjevar ikkje kan akseptere atterhaldet. 3.4 Skadeoppgjer Jølster kommune føreheld seg retten til å halde attende utbetaling av siste avdrag kvart år inntil eventuelle skader som følgje av brøyting på f.eks gjerde, lysmaster, er akseptert utbedra/dekt av entreprenøren. 3.5 Forsikringar Kontraktøren må teikne nødvendige ansvarsforsikringer for kontraktstida. Dersom tilbydar har tilsette skal han teikne yrkesskadeforsikring. Ansvarsforsikringa skal også omfatte skade påført tredje person. For øvrig gjelder alle offentlige krav og forskrifter til maskiner og biler. 3.6 Kontaktpersoner. Kontraktør skal oppgje ein fast kontaktperson til Jølster kommune. 6
4. Tilbodsreglar Tilbodet skal gjevast på vedlegg 2 - Tilbodsskjema. Kvart tilbod skal vere datert og signert av tilbydar. 4.1 Krav om skatteattest Tilbydar skal saman med tilbodet leggje fram skatteattest (RF-1244 fastsett av skattedirektoratet). Skatteattesten skal ikkje vere eldre enn 6 månader, rekna frå tilbodsfristen. Tilbod som ikkje inneheld skatteattest kan bli avvist og vil da ikkje vere med i konkurransen. 4.2 Tidspunkt for oppstart og avslutning av arbeidet Arbeidet kan ikkje starte opp før avtale/kontrakt er underskriven av begge partar. Normal oppstart er 1. oktober den sesongen avtalen tek til å gjelde. Avslutning av arbeidet vert avtalt i kvart enkelt tilfelle. Normal avslutning er 30. april i den sesongen avtalen sluttar å gjelde. 4.3 Tildelingskriterier Oppdraget vert tildelt den som har lågast pris som årleg fast godtgjersle. Alle priser skal vere eks. mva og listast opp i vedlagt tilbodsskjema jamfør vedlegg 2. 7
5. Arbeids-, kontrakt- og betalingsvilkår 5.1 Arbeidstid Det vert ikkje nytta fast arbeidstid på denne typen arbeid. Tilbydaren må rekne med å yte arbeidsinnsats heile døgeret, avhengig av vær- og føretilhøve. Det vert vist til instruks for arbeidet. 5.2 Godtgjersle- og oppgjersform Jølster kommune er oppteken av å redusere totalkostnadene sine og er difor interessert i at tilbydarane kan tilby sine mest kostnadseffektive løysingar. For vintervedlikehald av kommunale vegar og plassar blir det nytta Årleg fast godtgjersle. Godtgjersla skal dekkje all kostnader for utføring av arbeidet med vintervedlikehald av kommunale vegar og plassar i samsvar med tilbodsinnbydinga og instruksen. Faktura for fast årleg godtgjersle skal delast i tre like beløp som vert utbetalt tre gonger per sesong i desember, februar og mars månad. Faktura skal merkes slik: Desember 2016: Snøbrøyting 2016 periode 3 Februar 2017: Snøbrøyting 2017 periode 1 Mars 2017: Snøbrøyting 2017 periode 2 Desember 2017: Snøbrøyting 2017 periode 3 5.3 Prisregulering Prisen er fast i kontraktperioden og skal ikkje regulerast. 5.4 Ansvar for feil og manglar Tilbydar er ansvarleg for at arbeidet vert utført i samsvar med spesifikasjonar og krav gitt i tilbodsgrunnlag, kontrakt og instruks. Tilbydar har plikt til snarast mogeleg og for eigen rekning å rette feil eller på annan måte utbetre manglar slik at avtalte spesifikasjonar vert oppfylte. Tilbydar er og ansvarleg for eventuelle skader på privat og offentleg eigendom som skuldast utføring av arbeidet. 5.5 Manglande oppfølging av kontrakt Ved forseinking eller manglande levering/utføring av arbeidet står tilbydar ansvarleg for dei ekstra kostnader dette medfører. Jølster kommune kan i slike tilfelle leige inn andre til å få utført arbeidet på tilbydar si rekning. Ved manglande oppfølging av kontrakten kan den seiast opp med 14 dagars varsel. 8
5.6 Endring av veglengde Endring av veg og veglengder i kontraktperioden gjev rett til forhandlingar av fast årlege godtgjersle. Som eit utgangspunkt for denne endringa vil godtgjersla bli endra proporsjonalt med endringa i veglengda. 9