Møteprotokoll - Møtedato/tid: 11.01.2017 kl 10:00 16:30 Møtested: Ole vig vgs. Møtende medlemmer: Tove Eivindsen Olav Huseby Egil Hestnes Michael Momyr (vara for Hestnes i sak 2 og 7) Forfall: Ragna Vorkinnslien Arne Braut Helge Rønsåsbjørg (vara for Vorkinnslien) Jorid Jagtøyen (vara for Braut) Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge (sak Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge Arkivsak: Merknader: Før møtet ble det avviklet fellesmøte med kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune og besøk ved Ole Vig vgs. Sakliste: Saksnr. Saktittel 01/17 Referatsaker 02/17 Plan for bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017 03/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Skjetlein grønt kompetansesenter 04/17 Bestilling av selskapskontroll av Vigo IKS 05/17 Rapport fra enhetsbesøk 06/17 Utkast til avtaler om revisjon for 2017 07/17 Bestilling av selskapskontroll - Trondheim bussterminal AS 08/17 Eventuelt
Sak 01/17 Referatsaker 11.01.2017 01/17 Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsak ble referert: 1. Fylkestingets behandling av sak 112/16 - Plan for selskapskontroll 2017-2018 Referatsakene tas til orientering. Sak 02/17 Plan for bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2017 11.01.2017 02/17 Følgende prosjekter prioriteres for bestilling i 2017: Trondheim bussterminal AS Anskaffelser i Vigo IKS Kvalitet i fagopplæringen Medisinhåndtering Det ble stilt spørsmål ved Egil Hestnes' habilitet, i tråd med tidligere behandlinger i saken, med bakgrunn i at han har vært styremedlem i Trondheim bussterminal AS inntil 2014. Kontrollutvalget vurderte enstemmig Hestnes til å være inhabil etter forvaltningsloven 6 1. ledd bokstav a. Hestnes fratrådte møtet under behandling av saken, og varamedlem Michael Momyr tiltrådte møtet.
Følgende prosjekter prioriteres for bestilling i 2017: Trondheim bussterminal AS Anskaffelser i Vigo IKS Kvalitet i fagopplæringen Medisinhåndtering Sak 03/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Skjetlein grønt kompetansesenter 11.01.2017 03/17 Rapporten oversendes fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget er ikke tilfreds med fylkesrådmannens oppfølging av Skjetlein grønt kompetansesenter, og anser ikke fylkestingets vedtak om opprettelse av senteret for gjennomført i tråd med fylkestingets forventninger. 2. Fylkestinget merker seg revisors konklusjoner og understreker viktigheten av at følgende ivaretas for eksisterende og fremtidige enheter i fylkeskommunen: Tydelig organisasjonsstruktur Tilstrekkelig budsjettering og fast økonomisk rapportering Fast styringsdialog knyttet til prioriteringer og mål Fast aktivitetsrapportering At utviklingsarbeid gis realistiske rammebetingelser Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Rapporten oversendes fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget er ikke tilfreds med fylkesrådmannens oppfølging av Skjetlein grønt kompetansesenter, og anser ikke fylkestingets vedtak om opprettelse av senteret for gjennomført i tråd med fylkestingets forventninger. 2. Fylkestinget merker seg revisors konklusjoner og understreker viktigheten av at følgende ivaretas for eksisterende og fremtidige enheter i fylkeskommunen: Tydelig organisasjonsstruktur Tilstrekkelig budsjettering og fast økonomisk rapportering
Fast styringsdialog knyttet til prioriteringer og mål Fast aktivitetsrapportering At utviklingsarbeid gis realistiske rammebetingelser Sak 04/17 Bestilling av selskapskontroll av Vigo IKS 11.01.2017 04/17 1. Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Vigo IKS gjennomført som forvaltningsrevisjon. 2. Sekretariatet avklarer interessen for et eventuelt samarbeid med kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. 3. Revisjon Midt-Norge IKS koordinerer planlegging og gjennomføring av selskapskontrollen. Det forutsettes at arbeidet planlegges slik at eventuelle andre revisjonsselskap bidrar med kompetanse i hele prosessen. 1. Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Vigo IKS gjennomført som forvaltningsrevisjon. 2. Sekretariatet avklarer interessen for et eventuelt samarbeid med kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. 3. Revisjon Midt-Norge IKS koordinerer planlegging og gjennomføring av selskapskontrollen. Det forutsettes at arbeidet planlegges slik at eventuelle andre revisjonsselskap bidrar med kompetanse i hele prosessen. Sak 05/17 Rapport fra enhetsbesøk 11.01.2017 05/17 Kontrollutvalget tar rapport fra enhetsbesøk til orientering. Ann Katharine Gardner fra Revisjon Midt-Norge orienterte.
Kontrollutvalget tar rapport fra enhetsbesøk til orientering. Sak 06/17 Utkast til avtaler om revisjon for 2017 11.01.2017 06/17 Kontrollutvalget slutter seg til utkast til avtalene om revisjon for 2017. Utvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Kontrollutvalget slutter seg til utkast til avtalene om revisjon for 2017. Utvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Sak 07/17 Bestilling av selskapskontroll - Trondheim bussterminal AS 11.01.2017 07/17 Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Trondheim bussterminal AS, med fokus på følgende tema: Eierstyring av Trondheim bussterminal AS Økonomiforvaltning og økonomiske transaksjoner mellom Trondheim bussterminal AS og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ivaretakelse av habilitet i fylkeskommunens relasjoner til selskapet. Ivaretakelse av fylkeskommunens interesser i utvikling av stasjonsområdet, herunder aktivitet som ivaretas gjennom Trondheim stasjonssenter AS. Revisjonen bes komme tilbake til utvalget med et forslag til prosjektplan og
ressursramme til prosjektet. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende en anmodning til styret i Trondheim stasjonssenter AS om å innvilge fylkeskommunens revisor innsyn til å foreta egne undersøkelser tilsvarende det som følger av kommuneloven 80. Det ble stilt spørsmål ved Egil Hestnes' habilitet, i tråd med tidligere behandlinger i saken, med bakgrunn i at han har vært styremedlem i Trondheim bussterminal AS inntil 2014. Kontrollutvalget vurderte enstemmig Hestnes til å være inhabil etter forvaltningsloven 6 1. ledd bokstav a. Hestnes fratrådte møtet under behandling av saken, og varamedlem Michael Momyr tiltrådte møtet. Følgende omforente forslag ble fremmet: "fokus" erstattes med "vekt". Innstillinga med omforent forslag til endring ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Trondheim bussterminal AS, med vekt på følgende tema: Eierstyring av Trondheim bussterminal AS Økonomiforvaltning og økonomiske transaksjoner mellom Trondheim bussterminal AS og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ivaretakelse av habilitet i fylkeskommunens relasjoner til selskapet. Ivaretakelse av fylkeskommunens interesser i utvikling av stasjonsområdet, herunder aktivitet som ivaretas gjennom Trondheim stasjonssenter AS. Revisjonen bes komme tilbake til utvalget med et forslag til prosjektplan og ressursramme til prosjektet. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende en anmodning til styret i Trondheim stasjonssenter AS om å innvilge fylkeskommunens revisor innsyn til å foreta egne undersøkelser tilsvarende det som følger av kommuneloven 80. Sak 08/17 Eventuelt 11.01.2017 08/17 Saken legges fram uten innstilling.
Kontrollutvalget fikk i fellesmøte henvendelse om felles studietur 24. mai. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget avventer beslutning om studietur til det foreligger et program. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å beslutte deltakelse. Møte 22. mai flyttes til 24. mai. Omforent forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget avventer beslutning om studietur til det foreligger et program. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å beslutte deltakelse. Møte 22. mai flyttes til 24. mai. Protokollen ble gjennomlest og godkjent i møtet.