Temahefte Altinn Hvordan komme i gang med Altinn
Forord Innledning Etater og andre offentlige aktører møter stadig nye forventninger fra brukerne om døgnåpen forvaltning og digitalt førstevalg for sine tjenester. Altinn er en felles offentlig infrastruktur som, gjennom et bredt tjenestespekter skreddersydd for offentlig forvaltning, gjør det mulig å oppnå store gevinster raskt. Altinn tilbyr en ferdig utviklings- og kjøretidsplattform for tjenester og bidrar slik til effektiv utvikling av tjenester for samhandling med det offentlige i Norge. Dette temaheftet omhandler hvilke muligheter som ligger i tjenestene i Altinn, hvordan de kan benyttes effektivt og hvordan du kommer i gang med arbeidet. Vi har forsøkt å belyse konkrete bruksområder og problemstillinger knyttet til felles funksjonalitet og de enkelte tjenestene. Innhold Vi i Visma Consulting har lang erfaring med utvikling og forvaltning av tjenester i Altinn. Vi har bidratt med implementering av løsninger allerede fra Altinns «tidlige barneår», og har siden bistått en rekke offentlige etater med å etablere løsninger basert på Altinn. Gjennom dette arbeidet har vi bygget en unik kompetanse som gjør oss i stand til å bistå offentlige virksomheter med å utnytte styrkene i Altinn, og slik løse deres behov knyttet til forenkling og effektivisering. Vi ønsker å dele våre erfaringer med deg og vi håper dette temaheftet vil gi deg nyttig informasjon om hvordan din virksomhet kan komme i gang med Altinn. Vidar Evensen Administrerende direktør i Visma Consulting Innledning 3 Hvordan kommer jeg i gang? 4 Gjør deg kjent med Altinn 5 Er du ny med Altinn gjør en pilot først 5 Tjenestene i Altinn: Meldingstjenesten utsending av meldinger Innsendingstjenesten innrapportering av data eller tradisjonelle skjema Innsynstjenesten innsyn i egne data Lenketjenesten autentisering -og autoriseringsløsning foran dine egne IT-systemer Formidlingstjenesten formidling av store datamengder mellom store virksomheter Samhandlingstjenesten sammenstilling av flere tjenester i en helhet I tillegg finnes et stort spenn av funksjonalitet som er med på å binde tjenestene sammen, for eksempel meldingsboksen, skjemakatalogen, informasjonsportalen og varsling på SMS eller e-post. Hvorfor Altinn? Da Altinn ble lansert i 2003 var tanken at offentlige skjemaer skulle samles på et sted, og brukeren skulle forholde seg til én ID for innlogging. I dag er over 750 skjemaer tilgjengelig i Altinn og 38 offentlige etater har valgt Altinn som sin plattform for samhandling med næringsliv og privatpersoner, et antall som stadig øker. Dette gjør at tjenesteeierne, de etatene som benytter seg av Altinn-løsningen, har rikelig tilgang på kompetanse innen utvikling, design og forvalting av tjenestene. Gjennom Altinn II-prosjektet har plattformen blitt modernisert og blant annet utvidet med nye tjenester for innsyn i egne data og tverrsektoriell samhandling. Funksjonaliteten har blitt mer tjenesteorientert og en moderne tjenesteutviklingsplattform gjør det enklere og raskere å utvikle tjenester. Omfanget av løsningen, og det faktumet at det er politiske insentiver for å forenkle dialogen med det offentlige, tilsier at Altinn også på lang sikt vil være en foretrukket løsning med rik funksjonalitet. Kjenn dine sluttbrukere og hvordan de jobber 6 Tenk helhet 7 Vær bevisst på begrensningene, men ikke la dem stoppe deg 8 Sett deg inn relevant lovverk 9 Hvilket sikkerhetsnivå er tilstrekkelig for deg? 9 Hvor sikkert er Altinn? 10 Grafisk utforming mister våre tjenester sin identitet? 10 Hva med forvaltning og oppfølging av tjenestene? 11 Hvilke gevinster kan Altinn gi din virksomhet? 11 Overordnet om funksjonaliteten i Altinn 12 Meldingstjenesten 13 Innsendingstjenesten 14 Innsynstjenesten 15 Lenketjenesten 16 Formidlingstjenesten 17 Samhandlingstjenesten 18 Oppsummering 19 Våre løsningskonsepter sikrer deg vellykkede IT-prosjekter 20 2 3
Hvordan kommer jeg i gang? Gjør deg kjent med Altinn Altinn er en sammensatt plattform og veien til digitale tjenester kan virke uoversiktlig i starten. Men fortvil ikke, Altinn Sentralforvaltning (ASF), gode veiledere og dokumentasjon, samt kompetente leverandører hjelper deg på vei. Etter hvert som du bygger erfaring i egen organisasjon vil du ha god oversikt. Før du går i gang med å utforme tjenester i Altinn er det viktig at du gjør deg kjent med plattformen og hvilke muligheter og begrensninger som ligger der. Dersom din virksomhet ikke allerede er en del av Altinn-samarbeidet så er det å be om et innledende møte med Altinn Sentralforvaltning (ASF) noe av det første du må gjøre. ASF ligger under Brøynnøysundregistrene og har ansvaret for forvaltningen av Altinn. På et slikt møte vil du få hjelp til å komme i gang, og du kan avtale veien videre. For at Altinn skal kunne allokere tilstrekkelig ressurser bør du, så snart du har identifisert en tjeneste få denne inn i tjenestekalenderen til Altinn, slik at du sikrer prioritet underveis i utviklingsløpet. Vi anbefaler å ha en tett kontakt med ASF i hele prosessen fra identifisering og planlegging av de enkelte tjenestene til implementeringen av dem. Av de tingene som må på plass først, er en samarbeidsavtale med Altinn. Som innspill til arbeidet med denne vil du blant annet bli bedt om en kort beskrivelse av de tjenestene dere regner med å etablere først, antatt volum for bruk av disse og hvilket gevinstpotensiale som ligger i dem. Avhengig av innspillene vil din virksomhet bli plassert inn i en tjenesteeier-kategori som sier noe om hvor mye du må regne med å bidra økonomisk inn i samarbeidet. Dette er et godt argument for å starte med et begrenset omfang før man tar stilling til om man ønsker å satse for fullt på plattformen. Altinn beregner at det tar ca. 6 måneder fra en tjeneste er identifisert til den kan produksjonssettes. Dette kan høres mye ut, men vær oppmerksom på at dette både omfatter koordinering, planlegging, design, utvikling, kvalitetssikring, feilretting, oppsett av integrasjoner og nødvendig infrastruktur på Altinn og din løsning, og til slutt produksjonssetting av tjenesten. Når den første tjenesten er etablert vil det ta kortere tid for hver gang en ny tjeneste skal etableres, og anslagsvis vil de kunne etableres på vesentlig kortere tid enn 6 måneder. Skal du etablere mange tjenester er dette dessuten et sterkt insentiv til å basere dine løsningsmønstre på gjenbrukbare komponenter i egen infrastruktur. Innhent kompetanse fra aktører som har Dokumentsenteret hos Altinn er også et bra gjennomført lignende prosjekter eller be sted å starte letingen etter relevant informasjon. om hjelp fra ASF til å finne frem til relevant Her ligger det mengder av systemdokumentasjon. Skissèr gjerne de tjenestene dokumentasjon, prosessbeskrivelser, du ønsker å lage. På denne måten kan du tidlig bestillingsskjemaer og veiledninger, som vil få verdifulle tilbakemeldinger og du kan endre hjelpe deg i gang med arbeidet. Dette får du kurs på et tidlig stadium før store investeringer tilgang til når samarbeidsavtalen med Altinn er er gjort. Vi vil anbefale at nøkkelressurser deltar på plass. Glem heller ikke å planlegge endringer på kurs i tjenesteutvikling i regi av Altinn. I noen i egne systemer og infrastruktur. tilfeller vil selv ikke-tekniske ressurser, som for eksempel arkitekter, kunne ha stort utbytte av å delta på disse kursene. Er du ny med Altinn gjør en enkel pilot først Hvis Altinn er fremmed og nytt for din virksomhet kan en løsning være å gjennomføre et mindre pilotprosjekt først. Dette gir verdifull erfaring og er en rimelig måte å skaffe seg et beslutningsgrunnlag for videre arbeid med Altinn på. Det er også en måte å realisere gevinster raskt og med lave kostnader. I noen tilfeller kan en pilot bestå av å lage en eller flere tjenester for en utvalgt prosess eller en del av denne, og så implementere disse først. I andre tilfeller kan det være snakk om å gjøre en enkelt søknad eller en blankett tilgjengelig på internett med et enkelt datamottak satt opp hos din virksomhet. I piloten trenger man ikke engang å integrere søknaden videre elektronisk inn i egne fagsystemer, man kan sette opp en enkel printløsning eller samle opp dataene i en database. Man har likevel oppnådd en hel rekke gevinster for seg og sine sluttbrukere. Man kan være sikker på at avsenderen er den vedkommende gir seg ut for og brukeren kan fylle ut og sende inn søknaden til alle tider av døgnet. Avhengig av sitt prefererte språk i profilen får vedkommende søknaden på engelsk, nynorsk eller bokmål, og når brukeren ønsker å lagre eller skrive ut søknaden får han den som PDF. Adressen, mobiltelefonnummeret og e-postadressen til vedkommende er ferdig utfylt i søknaden. Dataene er gyldige, korrekte og ikke minst unngår man utydelig håndskrift. Din virksomhet mottar dataene på XML eller PDF-format, og disse kan således leses av både maskiner og mennesker. Brukeren vil sitte igjen med en oversikt over sin korrespondanse med din virksomhet i sin meldingsboks. Alt dette er standard funksjonalitet i Altinn, som ikke krever noe vesentlig av dine systemer. Med en pilot kan man ta ett skritt av gangen. 4 5
Kjenn dine sluttbrukere og hvordan de jobber Tenk helhet Om din virksomhet vurderer, eller allerede har begynt, å ta i bruk Altinn er det viktig å ha god oversikt over hvem sluttbrukerne dine er, hvilke tjenester de vil ha behov for og hva som gjør dem til fornøyde brukere. Tilsvarende er det viktig å tenke på dine egne ansatte og hvordan styrkene i Altinn kan utnyttes slik at de ansattes arbeidshverdag blir enklere, og at de får mer tid til å fokusere på sitt fagområde. Baser tjenesteutvalget ditt på analyser av interne og eksterne prosesser med fokus på å fjerne tidstyver, redusere kostnader og forenkle arbeidsflyt. Finn ut hvilke data du faktisk trenger fra brukeren og hvilke data du allerede har tilgang på fra eksisterende systemer eller registre ikke spør brukeren om de samme dataene flere ganger. For å forenkle hverdagen til dine ansatte bør du vurdere å realisere automatiserte prosesser, for eksempel gjennom automatiske kvitteringsmeldinger og purringer på ikkeutførte oppgaver. Husk også at privatpersoner og aktører i næringslivet har ulike behov og terskelen er ofte høyere for privatpersoner enn det er for profesjonelle brukere, som stadig oftere utfører oppgaver i Altinn. I arbeidet med enkelttjenester i Altinn er det fort gjort å glemme helheten og hvordan sluttbrukeren skal benytte tjenestene. Allerede i designfasen er det viktig å tenke nøye gjennom hvordan en sluttbruker skal finne frem til den aktuelle tjenesten og hvordan tjenestene, Altinn-portalen og dine egne nettsider, i størst mulig grad kan fremstå som en helhetlig prosess for sluttbrukeren. DINE NETTSIDER Altinn II er basert på tjenesteorientert arkitektur og gjennom blant annet meldingstjenester og innsynstjenester støtter plattformen i større grad enn tidligere toveis kommunikasjon og interaktivitet. Det er derfor viktig å se tjenestene i sammenheng med hverandre, flere tjenester kan benyttes i samspill for å realisere en lengre, og mer sammenhengende dialog mellom sluttbrukeren og din virksomhet. Planlegg for dine behov Din virksomhet kan velge mange ulike strategier og nivåer for bruk av Altinn. I tilfeller hvor man ønsker å få raske gevinster fra Altinn, uten å etablere alt for mange integrasjoner, kan det være fornuftig og i størst mulig grad holde brukeren på etatens hjemmesider. I slike tilfeller benyttes kun infrastrukturen i Altinn for å implementere innsyns-, skjema- og varslingstjenester hvor brukeren etterpå ledes tilbake til din virksomhets nettsider. Ønsker man derimot å utnytte størst mulig del av Altinnplattformen, og man har mulighet til å etablere mange ulike typer integrasjoner, kan en annen tilnærming være å bruke skjemakatalogen og meldingsboksen i Altinn fullt ut. Her er det heldigvis slik at det ene ikke utelukker det andre og veldig mange offentlige virksomheter velger en tilnærming midt i mellom. Hvilken tilnærming du bør velge avhenger av dine behov - tenk derfor nøye gjennom dette. Store og tunge prosesser krever mye av dine egne nettsider og mottakssystemer, men implementert riktig kan tjenester i Altinn hjelpe deg med å realisere store gevinster uten å endre eller etablere komplekse systemer. BRUKER/ VEDLEGG NETTSØKNAD ALTINN DATAMOTTAK MANGLENDE VEDLEGG UTSENDING ELEKTRONISK ARKIV SAKSBEHANDLER Figur 1 - Eksempel på informasjonsflyten i en søknad i Altinn. Brukeren sender inn en søknad gjennom etatens nettside, denne blir mottatt og arkivert. Saksbehandler ser at det mangler dokumentasjon, og gir brukeren beskjed om dette i form KVITTERING PÅ MOTTATT SØKNAD av en melding og et varsel på epost. Brukeren oppdaterer søknaden sin med det manglende vedlegget og søknaden er nå klar til å bli behandlet. Brukeren mottar en kvittering i sin meldingsboks om at saksbehandlingen har startet. 6 7
Vær bevisst på begrensningene, men ikke la dem stoppe deg Sett deg inn i relevant lovverk Det er ikke sikkert alle dine tjenester er egnet for å tilgjengeliggjøres på Altinn-plattformen. Dette kan være fordi de er for komplekse eller for tett knyttet til fagsystemene. Kanskje stiller dine brukere for strenge eller spesielle krav til brukergrensesnitt eller dere har utfordringer med sensitive personopplysninger eller lovverk. Deler av Altinn kan likevel brukes også for denne type prosesser. Det finnes mange lover, forskrifter og retningslinjer som må vurderes når man skal etablere elektroniske tjenester, uavhengig av om dette gjøres på Altinn eller ikke. Et eksempel på dette kan være den såkalte 7-dagers regelen hvor du som tjenesteeier plikter å sende noen typer dokumenter på papir hvis sluttbrukeren ikke har lest dem innen 7 dager. Det finnes også regler for hva du faktisk kan sende elektronisk til en bruker og hvordan du forholder deg til sensitive personopplysninger, mindreårige, signering og lignende. Altinn verken kan eller er tenkt å løse alle utfordringer offentlige virksomheter står ovenfor. Altinn er en plattform hvor man søker å løse felles problemstillinger og forenkle prosesser for både sluttbrukere og offentlige virksomheter. Lenketjenester lar deg bruke funksjonaliteten for autentisering i Altinn selv om tjenestene er etablert på din virksomhets tekniske plattform. Du kan bruke grensesnittene for å sende ut SMS og e-post med varsling til sluttbrukeren selv om selve vedtaksbrevet med sensitive opplysninger ikke kan lagres opp i Altinn, men sendes på papir i vanlig postgang. Gjenbrukbare tjenester og komponenter kan gi store gevinster Ett av de største gevinstpotensialene i Altinn er bruken av gjenbrukbare komponenter, spesielt om du ønsker å realisere et bredt spekter av tjenester. Slike felleskomponenter trenger ikke nødvendigvis være omfangsrike, alt fra helt enkle tilkoblingstjenester til mer komplekse systemer, med hendelsesbasert automatisering, er eksempler på gjenbrukbare komponenter. Figuren under viser hvordan gjenbrukbare felleskomponenter kan forenkle integrasjonen mellom Altinn og din virksomhets systemer. Vi anbefaler deg likevel å samle sammen ønsker og behov for endringer eller utvidelser underveis i arbeidet. Om dette er noe du må ha eller du mener flere kan ha nytte av, kan det være lurt å spille dem inn til Altinn som endringsønsker. Altinn FELLESMODULER SLUTTBRUKERTJENESTER Integrasjon METADATA OG FELLES KOMPONENTER DATAMOTTAK UTSENDINGSKOORDINATOR AUTORISASJON TJENESTEEKSPONERING HENDELSELOGG Etat ØKONOMI ARKIV FAGSYSTEMER SLUTTBRUKERTJENESTER Figur 2 Eksempel på gjenbrukbare komponenter i integrasjonen mot Altinn II 8 Jo flere tjenester du over tid ønsker å realisere, jo større er potensialet for gevinster ved bruk av felleskomponenter. Felleskomponentene kan blant annet håndtere integrasjonen mot Altinn, feilhåndtering, språkhåndtering, autorisering, konfigurasjon, eksponering av oppslagstjenester, sammenstilling av korrespondanse eller logging og sporing. På denne måten vil de ivareta felles løsningsmønstre som går igjen for dine tjenester, samtidig som kompleksitet i integrasjonene holdes skjult for systemene. Fagsystemene som ønsker å sende eller motta noe til/fra Altinn kan slik konsentrere seg om de funksjonelle og faglige aspektene. Spesielt bør man vurdere å etablere et sentralisert mottak av data, som kan gjenbrukes for alle innsendingstjenester og fellestjenester for å sende meldinger fra dine fagsystemer til sluttbrukeren i Altinn. Komponentene skissert over vil enkelt kunne implementeres i de fleste typer arkitekturer og ulike tekniske plattformer, noen vil kanskje allerede eksistere i din arkitektur. Nytt i Altinn II er muligheten for å kalle eksterne webtjenester fra innsyns- og innsendingstjenester i Altinn. Dette åpner en helt ny verden av muligheter, og kan være med på å gjøre tjenestene dine mer brukervennlige i tillegg til å redusere behovet for tunge integrasjoner. Fremfor å lage integrasjoner dedikert for en enkelt tjeneste, anbefaler vi at du heller eksponerer et utvalg av data opp til Altinn slik at den enkelte tjeneste selv kan designes til å hente data ved behov. På denne måten kan du spare jobben med å gjenta tunge integrasjoner, og samtidig kontinuerlig bygge en verktøykasse av tjenester som kan utvides og forbedres etter hvert som nye tjenester kommer til. Det kan til og med være at andre etater og tjenesteeiere ønsker å bruke dine register- eller oppslagstjenester. Du kan enkelt gi dem tilgang i Altinn siden dere deler den samme tekniske plattformen. Slik vil du kunne gi gevinst til andre gjennom dine prosjekter, og ikke minst andre vil fortløpende kunne gi deg gevinster ved at data fra deres systemer er direkte tilgjengelige for deg i plattformen. Etter hvert som tiden går vil dette kunne være en svært effektiv måte å dele data mellom offentlige virksomheter. Altinn har støttefunksjoner for mange av disse reglene og forskriftene, men for andre må du kanskje implementere deler selv. Et godt utgangspunkt vil være å se nærmere på disse tre: eforvaltningsforskriften ELMER retningslinjene (retningslinjer for brukergrensesnitt i skjemaer på nett) Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning Hvilket sikkerhetsnivå er tilstrekkelig for deg? Du må ta stilling til hvilken løsning for autentisering og autorisering tjenestene dine skal bruke og hvilket sikkerhetsnivå du skal kreve for den enkelte tjeneste. Altinn tilbyr mange ulike sikkerhetsnivåer gjennom egne påloggingsløsninger og de du finner i ID-porten, nemlig MinID, Buypass og Commfides. Løsningene kan være basert på alt fra enkle passord til sertifikatløsninger, og her er det greit å velge en løsning som er sikker nok for dine behov, men samtidig enkel å forholde seg til for en uerfaren bruker. For pålogging til egne fagsystemer eller nettsider kan lenketjenesten i Altinn eller federering gjennom ID-porten benyttes. Altinn tilbyr tre typer roller: Eksterne roller - hentet fra enhetsregisteret, f. eks Daglig leder Altinn roller gruppering av like tjenester, f. eks Energi, miljø og klima Lokale roller opprettes av sluttbrukeren etter eget behov Autorisasjonsmodellen i Altinn benytter roller og rettigheter for å styre hvilke tjenester en gitt sluttbruker kan benytte, enten på vegne av seg selv eller andre personer, eller i egenskap av en rolle i en virksomhet eller organisasjon. I Altinn kan en sluttbruker delegere roller og rettigheter til andre personer, noe som er spesielt relevant for virksomheter. Rettighetene kan være samlet innunder en rolle eller de kan gis videre til andre brukere direkte. En tjeneste kan i tillegg ha følgende rettigheter relevant for sluttbruker: Les Skriv Signer Les arkiv Slett arkiv 9
Hvor sikkert er Altinn? Hva med forvaltning og oppfølging av tjenestene? Altinn har i de siste årene fått mye negativ oppmerksomhet i media pga. nedetid, dårlig skalerbarhet ved mange samtidige brukere og problemer med visning av sensitive data. Dette er problemer som dessverre kan oppstå i alle elektroniske tjenester, nesten uavhengig av hvor mye testing og penger som er brukt på løsningen. Som tilbyder av løsninger er det Altinn sentralforvaltning som er ansvarlig for sikkerhet og oppetid på Altinn-plattformen, og dette er derfor ikke noe du som tjenestetilbyder må legge til rette for. At Altinn har problemer fra tid til annen er svært uheldig, men det har i de siste årene blitt lagt ned mye arbeid i å gjøre tjenesten sikrere og mer skalerbar. Altinn har også en fordel gjennom å være så mye brukt og synlig i media at feil og mangler blir avdekket på et tidlig stadium og tatt hånd om fortløpende. Vår erfaring er at Altinn, på grunn av den store brukermassen, er sikrere og har bedre tilgjengelighet enn tilsvarende selvbetjeningsløsninger utviklet for en mindre brukermasse. En annen erfaring er at når ting først går galt blir et stort apparat satt i sving for å avdekke og rette opp feil så fort som mulig. Som virksomhet forplikter du deg til å etablere en lokalforvaltning som kan håndtere faglige spørsmål til en tjeneste, såkalt 2. linje support. Dette kan ofte samordnes med allerede eksisterende brukerstøtteordninger i organisasjonen, men det er viktig at disse enhetene inkluderes på et tidlig stadium. For å få tilgang til Tjenesteutviklingsløsningen (TUL) i Altinn må sentrale ressurser gjennomføre opplæring i denne. Kurs i TUL arrangeres flere ganger årlig av Altinn Sentralforvaltning. Om dere benytter innleide ressurser for utvikling av elektroniske tjenester, anbefaler vi likevel at dere sender noen av deres egne ansatte på kurs. Dette er viktig for å ha noen med overordnet og langsiktig oversikt over Altinnplattformen i egen organisasjon. Dere bør fokusere på at noen personer har et helhetlig oppfølgingsansvar ovenfor Altinn, selv om de enkelte tjenestene utvikles i prosjekter eller forvaltes av de ansvarlige enheter eller seksjoner i din linjeorganisasjon. Husk forøvrig å ta med alle interessenter på råd tidlig i utviklingen av tjenestene. Grafisk utforming mister våre tjenester sin identitet? Hvilke gevinster kan Altinn gi din virksomhet? Hele tanken bak Altinn er å implementere funksjonalitet som flere vil ha nytte av på en felles plattform for offentlig forvaltning. Benyttet riktig kan Altinn derfor gi din virksomhet store gevinster og vi vil i fortsettelsen forsøke å se litt på noen gevinster du kan realisere og hvordan ved bruk av plattformen. Vi anbefaler at du tar en gjennomgang av din grafiske profil og planlegger hvordan denne kan brukes i Altinn for å skape en gjenkjennende effekt. Altinn støtter portaluavhengighet ved at deler av sidene kan fargesettes på en slik måte at tjenestene beholder din virksomhets identitet. I de enkelte tjenestene har man også stor valgfrihet i forhold til bruk av farger og kontroller. Man bør derfor tidlig etablere retningslinjer for grafisk utforming av tjenestene, og har du allerede retningslinjer for grafisk utforming er det viktig å ta hensyn til disse når du etablerer tjenester i Altinn. Skjemaer som tilbys gjennom Altinn skal følge ELMER-retningslinjene, regjeringens retningslinjer for brukergrensesnitt i offentlige skjemaer på nett, men det er fullt mulig å opprettholde en grafisk helhet innenfor rammene som disse retningslinjene gir. En av de aller viktigste gevinstene er de som ligger frem i tid, nemlig funksjonalitet som ikke er implementert ennå. Etter hvert som plattformen forbedres og ny funksjonalitet kommer til vil den fortløpende bli tilgjengelig for alle tjenesteeiere i Altinn. Det er fullt mulig å påvirke utviklingen og har du noen spesielle ønsker eller forslag til forbedringer er det viktig å formidle dette til ASF. Altinn tilbyr både en tjenesteutviklingsløsning, et kjøretidsmiljø for dine tjenester og tar seg av førstelinje brukerstøtte. Ved at du slipper å fasilitere dette selv er det mulig å komme raskt i gang. Du kan samtidig redusere kostander knyttet til lisensering og drift av miljøer for tjenester ut mot dine sluttbrukere. Dine sluttbrukertjenester vil dessuten kunne få økt oppetid gjennom at de ved mange tilfeller kan frikobles helt fra dine kjernesystemer. Sikkerhetsmekanismene i Altinn har hele veien vært et fokusområde og er et av de viktigste argumentene for å ta i bruk plattformen. Dette er funksjonalitet det kan være svært kostbart å realisere selv, og ved at sikkerheten i Altinn er gjennomtestet gir det din virksomhet visshet om at du kan tilby tjenester til dine brukere trygt og på en sikker måte. Sikker kunnskap om avgivers identitet og rettigheter er en forutsetning for å realisere de tradisjonelle gevinstene ved elektronisk samhandling. En stor andel av innsendingene som sendes inn via Altinn i dag går via maskin-til-maskin integrasjon, såkalt sluttbrukersystemintegrasjon. Når du utvikler en innsendingstjeneste eller meldingstjeneste i Altinn, støtter den automatisk maskin-til-maskin uten at du må gjøre noe ekstra. Standardfunksjonaliteten i Atlinn gjør at du får svært mye gratis ut av boksen. Solid støtte for utvikling og oversetting av tjenestene, generering av PDF-visninger for utskrift og arkivering, håndtering av prosessflyter og elektronisk signering er bare et lite utvalg av funksjonalitet du slipper å implementere selv. I tillegg er det verdt å nevne alle fordelene som følger med alle former for elektronisk samhandling. Redusert utsending på papir reduserer kostnader og sparer miljøet, 24/7 tilgjengelighet gir brukerne valgfrihet, validering av data minimerer feil og misforståelser, innsyn i egne data gir færre henvendelser og rask tilbakemelding og kontinuerlig oppføling gjør samhandlingen mer effektiv. Altinn kan også hjelpe deg med å realisere alt dette, og gjør du det i tillegg riktig øker sjansene for at du høster gevinstene. Finn ut hvilke tjenester som gir mest gevist for deg og brukerne En forutsetning for å realisere gevinster er at du setter deg godt inn i plattformen og at du utvikler tjenester som er attraktive og gir merverdi for sluttbrukerne. Ta Altinn i bruk stegvis og vurder kontinuerlig hva alternative løsninger ville ha kostet eller gitt som resultat. Invester tidlig i enkle felleskomponenter som gjør at arbeidet med plattformen aksellerer etter hvert som flere av dine tjenester vokser til. Felleskomponentene kan forbedres underveis og utgjør en viktig forutsetning for løs kobling mellom dine fagsystemer og Altinn. 10 11
Overordnet om funksjonaliteten i Altinn Meldingstjenesten Vi vil i fortsettelsen se nærmere på noe av funksjonaliteten i Altinn. Først vil vi se litt på felles funksjonalitet, deretter ser vi nærmere på hva de enkelte tjenestene kan gjøre for din virksomhet. Sentralt i Altinn står Min meldingsboks som gir en fullstendig oversikt over all korrespondanse mellom en bruker eller bedrift og offentlige virksomheter. Denne er nylig utpekt som felles meldingsboks for elektronisk kommunikasjon med offentlige virksomheter og vil derfor stå sentralt i fremtidens elektroniske forvaltning. Skjemakatalogen er en annen viktig komponent som gir god oversikt over tjenester som tilbys fra ulike offentlige virksomheter og hvilken rapporteringsplikt som gjelder den enkelte. For hver tjeneste kan du legge inn veiledning og kontaktinformasjon til faglig brukerstøtte. Dette reduserer behovet for direkte kontakt med din virksomhets brukerstøtte. Informasjonen om skjemaene kan du også nå direkte fra skjemautfylling eller fra meldingsboksen. Min profil gir brukeren mulighet til å legge inn brukernavn/passord, mobilnummer og e- postadresse. Brukeren kan velge preferert språk som tjenestene og informasjon presenteres på og hvilken avgiver (bedrift eller privatperson) man ønsker å representere som standard. En bruker kan i tillegg skille mellom hvordan den ønsker å bli kontaktet som privatperson eller som part i næringslivet. Tilgangsstyring gir brukeren en oversikt over de roller den har som privatperson, i egenskap av en rolle i en bedrift eller rettigheter som andre har delegert til vedkommende, i tillegg til selv å delegere eller trekke eksisterende rettigheter. Brukeren kan legge til og vedlikeholde systembrukere for datasystemer som skal ha tilgang til å benytte tjenester på vegne av vedkommende. Informasjonsportalen tilbyr funksjonalitet for å presentere nyheter og aktuelle tjenester, for eksempel hvilke skjema som har frister i nær fremtid, driftsmeldinger eller annen relevant informasjon. Varsling til brukeren på SMS eller e-post om at noe har skjedd eller at noe venter på handling er også innarbeidet i plattformen. Dette kan benyttes sammen med meldingstjenester eller innsendingstjenester, men kan også benyttes frittstående for å minne en bruker på en avtale eller frist. Tjenesteeier kan velge å benytte mobilnummer eller e-postadresse fra Min profil eller velge å angi nummeret selv, for eksempel fra sitt eget kontaktregister. Meldingstjenester kan benyttes til utsending av brev, vedtak, oppgaver, kvitteringer, purringer og annen informasjon som en etat ønsker å formidle til sine sluttbrukere. Etaten kan få informasjon om en melding er lest av sluttbrukeren, og kan også stille krav til at en sluttbruker aktivt må bekrefte at meldingen er mottatt. Det kan knyttes frister til meldingen og det er mulig å konfigurere utsending av varsel til bruker på SMS eller e-post. Meldingene kan også lagres i et arkiv hvor de er tilgjengelige for sluttbruker etter at de er lest. Figur 3 - Eksempel på hvordan en meldingstjeneste ser ut i Altinn II Viktige momenter: Etabler rutiner for korrekt oppfølging av uleste meldinger, feilsituasjoner og kvitteringer Tekstlig innhold og språk i meldingene og binære vedlegg må vedlikeholdes av tjenesteeier Vurder om meldinger og dokumenter inneholder sensitiv informasjon Vurder krav til brukersamtykke for elektronisk kommunikasjon Vurder felles og automatiske rutiner for purringer og kvitteringer Relevante gjenbrukbare komponenter: Felles komponent for håndtering av meldinger reduserer antall integrasjoner mot Altinn En felles tjeneste og infrastruktur for utsending av dokumenter, for eksempel fra arkivsystem Tekstbibliotek for håndtering av språk og tekster korrespondanse 12 13
Innsendingstjenesten Innsynstjenesten Innsendingstjenesten utgjør skjemafunksjonaliteten i Altinn, og benyttes for ulike former av elektronisk innsending av skjemaer fra en sluttbruker til tjenesteeierne. Eksempler på bruksområder er søknader, ettersending av dokumentasjon, oppfølging av sak, klage, terminbasert- eller enkeltstående innrapportering, endring av egne registerdata eller mer generelle henvendelser. Funksjonaliteten for innsendingstjenester er svært omfattende og det er nesten bare fantasien som setter grenser for hva som kan implementeres. Formålet med innsynstjenesten er å gi brukeren innsyn i, og et nåbilde av, informasjon som ligger i et eller flere systemer hos tjenesteeier. Eksempler på bruksområder er innsyn i egne registerdata, oppdatert oversikt og status på egne saker og oversikt og redigering av profildata hos etaten. I tillegg kan innsynstjenester utgjøre en arbeidsflate hvor brukeren kan starte andre tjenester tilknyttet informasjon i skjermbildet, for eksempel å starte en innsendingstjeneste for å kontakte etaten vedrøreende en spesifikk sak. Det er også mulig å legge opp til at brukeren kan modifisere egne data direkte i dine systemer. Innsynstjenesten baserer seg på webtjenesteoppslag mot fagsystemene hos etaten og du står således helt fritt til å bestemme hvilke data tjenesten skal vise frem og hvordan de skal presenteres for sluttbrukeren. I innsendingstjenester kan informasjon fra folkeregisteret, enhetsregisteret og brukerens profil benyttes direkte, og du kan i tillegg hente data fra eksterne systemer. Du kan bygge inn omfattende validering av data og hjelpefunksjoner, samt nyttiggjøre deg av støtte for navigasjon og prosessflyt. Innsendingstjenester støtter dessuten maskin-til-maskin integrasjon direkte. Figur 5 Eksempel på hvordan innsynstjenesten ser ut i Altinn, her fra en løsning for Statens Legemiddelverk Figur 4 Eksempel på hvordan en innsendingstjeneste kan se ut i Altinn 14 Viktige momenter Vær sikker på at all informasjon som etter spørres faktisk er relevant Etabler rutiner for å sikre garantert levering Om tjenestene er avhengige av sanntidsdata, vær bevisst på oppetid i egne systemer Tenk på arbeidsprosessen hos sluttbruker Ikke spør om data du allerede har eller kan hente fra andre steder Relevante gjenbrukbare komponenter: Sentralisert og robust datamottak for effektiv utvikling av fremtidige tjenester En felles innsendingstjeneste for alle generelle og spesifikke henvendelser korrespondanse Viktige momenter Sørg for tjenesteinnhold som brukerne etterspør og som reduserer overflødige henvendelser Informasjon i sanntid er verdifull, men kan også by på utfordringer Unngå løpende toveisutveksling av data i integrasjonen Relevante gjenbrukbare komponenter korrespondanse Tjeneste for caching og bufring av data Oppslagstjenester Tjeneste med sammenstilling av data for en bruker kan være startside for andre tjenester 15
Lenketjenesten Formidlingstjenesten Lenketjenester tilbyr videreformidling av autentiserings og autorisasjonsinformasjon til din virksomhets systemer. På denne måten kan du beskytte tjenester etablert på egne nettsider og tekniske plattformer bak innloggingen i Altinn. Påloggingen vil oppleves som transparent for sluttbrukeren, uavhengig om brukeren benytter tjenester på altinn.no, på dine nettsider eller tjenester fra andre virksomheter. Når brukeren først har logget inn i Altinn vil vedkommende forbli innlogget til sesjonen utløper eller man lukker nettleseren. Lenketjenester gir stor frihet og fleksibilitet til offentlige virksomheter ved at de kan realisere tjenester på en selvvalgt plattform. Lenketjenester gjør det også mulig å implementere funksjonalitet som et supplement til funksjonaliteten i Altinn, noe som kan være aktuelt hvis du har spesielle behov som Altinn ikke dekker. Et eksempel på dette kan være å etablere en tjeneste for å hente dokumenter fra egne fagsystemer ved behov. Hvis denne tjenesten er beskyttet som en lenketjeneste kan du sende meldinger til dine sluttbrukere med url og id til dokumentet vedkommende skal kunne hente, men uten å sende selve dokumentet. På denne måten unngår man utsending av store mengder data, kun de som faktisk blir lest bruker datatrafikk og ressurser. Samtidig unngår man lagring av disse dataene i Altinn. Implementering av lenketjenester vil kreve en viss investering i egen infrastruktur, men hvor stor denne investeringen er vil være er avhengig av din eksisterende plattform. Vurder derfor nøye om du har denne typen behov, men skal du etablere mange tjenester i Altinn kan lenketjenester vise seg å være en verdifull livbøye der Altinn ikke strekker til. Som et alternativ til lenketjenesten kan man også bruke ID-porten som autentiseringsmetode. Det vil da være mulighet for flere sikkerhetsnivåer enn gjennom bruk av lenketjenesten. Viktige momenter Vurder relasjon mot egne rolle -og rettighetsløsninger Vurder hvilken autentiseringsløsning som skal benyttes Tenk helhet og arbeidsprosesser for sluttbrukeren Vurder å benytte ID-porten fremfor lenketjenester Formidlingstjenester er maskin-til-maskin integrasjon for å overføre store mengder data mellom virksomheter, både private og offentlige aktører. Altinn fungerer her som mellommann ved å distribuere de innrapporterte dataene til en eller flere mottakere, samt fasilitere sikkerhet og logging. Den enkelte virksomhet bestemmer selv formatet på dataene som skal formidles, og det er mulig å sette opp transformasjoner til andre formater som en del av tjenesten. Formidlingstjenesten er spesielt verdifull for offentlige virksomheter som ønsker å motta store volum av data fra mange ulike offentlige eller private virksomheter. I disse tilfellene kan man sette opp en formidlingstjeneste og informere sine samarbeidspartnere om hvilke dataformater og rutiner som skal benyttes ved utvekslingen av data, uten å måtte sette opp og vedlikeholde tilpassede integrasjoner for hver enkelt aktør. Det er ofte større virksomheter som har behov for denne typen integrasjon, og disse har som regel gode rutiner for integrasjon mot Altinn. I tillegg kan Altinn fungere som buffer ved å ta imot data i perioder hvor dine mottakssystemer enten er nede eller du ønsker å prioritere andre prosesser, for eksempel saksbehandling i arbeidstiden. Fordelen med å benytte formidlingstjenesten i Altinn, fremfor å sette opp direkte integrasjon mellom virksomhetene, er at du på begge sider kan gjenbruke infrastruktur og konfigurasjon mot Altinn. På denne måten blir det enklere å utveksle store datamengder mellom eksisterende og nye samarbeidspartnere. OFFENTLIG/ NÆRINGSLIV FORMAT (XML/XSD) ALTINN FORMIDLINGS- TJENESTE TJENESTEEIER FORMAT (XML/XSD) Relevante gjenbrukbare komponenter korrespondanse Felles gateway for federering og sjekk av påloggingsinformasjon INTERNETT Figur 7 Formidlingstjenesten i Altinn ALTINN Figur 6 Samhandling i Altinn TJENESTEEIER Viktige momenter Tilrettelegg for at partnere kan sende data til Altinn selv om egne systemer er nede Vurder hvordan rapporteringsplikt og feilhåndtering skal håndheves Håndtering av dataformater står spesielt sentralt Vurder om Altinn eller din virksomhet skal være den aktive part Ingen verktøystøtte for formidlingstjenester i tjenesteutviklingsløsningen (TUL) Relevante gjenbrukbare komponenter korrespondanse Fellesløsninger for håndtering av store volum og transformasjon av data 16 17
Samhandlingstjenesten Oppsummering For en sluttbruker er det ikke alltid like enkelt å finne frem til hvilke skjema som skal leveres når, eller hvilke offentlige etater og virksomheter den må kontakte for å få utført en oppgave. Samhandlingstjenester forenkler prosesser som involverer flere tjenester og ulike offentlige aktører ved å sette disse sammen til en større helhet. Et eksempel på dette kan være når man blir foreldre for første gang og lurer på hvilke plikter man har ovenfor det offentlige. Her vil tjenester fra folkeregisteret, fra NAV, din lokale kommune og lignende kunne være relevante. En samhandlingstjeneste kan benyttes for å sette disse sammen til en helhet og veilede sluttbrukeren gjennom bruken av tjenestene. Den kan også benyttes til å gi tilbakemelding om status på prosessen og bidra til at sluttbrukeren slipper å fylle ut de samme dataene flere ganger. Altinn er en løsning for elektronisk kommunikasjon mellom bedrifter, privatpersoner og offentlige etater, og muliggjør innsending av skjemaer og elektronisk samarbeid mellom flere aktører. Alt dette på en løsning som er sikker, har høy tilgjengelighet og som allerede mange sluttbrukere er fortrolige med. Altinn brukes i dag til mer enn 750 offentlige skjemaer og flere skjemaer og funksjoner vil komme i fremtiden. Altinn er ikke løsningen på alle dine behov, men kan hjelpe deg til å effektivisere og forenkle mange av de mest vanlige prosessene i din virksomhet. Å utvikle en helt ny løsning i Altinn eller erstatte et eksisterende fagsystem med en Altinnløsning trenger ikke å være en langtekkelig og kostnadskrevende prosess, men det krever nøye planlegging og vurdering i forkant av utviklingen. Man bør først sette seg et klart mål om hvilke gevinster en ønsker å realisere (økonomiske, effektivisering, samhandling osv) gjennom å ta i bruk Altinn. Har dere ikke brukt Altinn som tjenestetilbyder før vil vi sterkt anbefale å lage en prototype med begrenset funksjonalitet først. Dette for å få en forståelse av både det teknologiske aspektet rundt løsningen og for å etablere et samarbeid med Altinn. i INNSYNS- TJENESTE LENKE- TJENESTE MELDINGS- TJENESTE INNSENDINGS- TJENESTE Figur 8 - Eksempel på samhandling i Altinn Viktige momenter Koordiner arbeidet med datafangst og samhandling på tvers av etatsgrenser Vern om data som kun er et forhold mellom deg og avgiver Husk at kun én avgiver kan være del av en samhandlingstjeneste Realiser enkelttjenestene før du setter dem sammen i en samhandlingstjeneste Relevante gjenbrukbare komponenter korrespondanse spesielt viktig Løsninger for å koordinere samhandling med andre offentlige virksomheter 18 19
Visma Consulting Visma Consulting er en nordisk leverandør av verdiskapende it-løsninger rettet mot offentlig sektor og utvalgte bransjer i privat sektor. Selskapet er representert i Norge, Sverige, Danmark og Litauen med mer enn 420 ansatte. Vi leverer systemutvikling av virksomhets-kritiske it-løsninger, applikasjonsforvaltning og it-rådgivning, med mål om å bli ledende innenfor effektivisering, automatisering og integrasjon av våre kunders virksomhetsprosesser. Fokus for våre løsningsleveranser er prosessorienterte fagsystemer og saksbehandlingsløsninger, systemintegrasjon, selvbetjening og portaler. Vi samarbeider tett med våre kunder, og har tung domene-kompetanse på deres virksomheter, kombinert med en solid ekspertise innenfor informasjonsteknologi. Visma Consulting er et selskap i Visma-konsernet, med mer enn 5000 ansatte i Norden og Nord-Europa. Visma Consulting fleksible som de små, profesjonelle som de store Alltid oppdatert! www.visma.no/consulting Visma Consulting AS Dronning Eufemiasgate 16 0191 Oslo Norge Tel: 46 40 40 00 Faks: 23 68 87 01 e-post: info.no.consulting@visma.com www.visma.no Visma Consulting tar forbehold om eventuelle feil eller mangler i denne brosjyren, og påberoper seg retten til å endre oppgitte spesifikasjoner uten varsel. Det henvises forøvrig til systemdokumentasjonen, samt lisens- og vedlikeholdsavtale som medfølger det enkelte systemet.