PiF lansering ny Maconomy NTNU, 1. Juni 2015
Agenda Velkommen! Konvertering og kontroll av prosjekter Rebudsjettering Portalen Installasjon og pålogging Veiledninger, informasjon og hjelp Spørsmål 2
KONVERTERING OG KONTROLL AV PROSJEKTER
Konvertert fra gammel Maconomy Alle aktive prosjekter Prosjektliste konvertert i forhold til implementering mai => Nye eller avsluttede i mai blir oppdatert senest 8. juni Prosjektene beholder nåværende prosjektnummer Nye delprosjekter på disse prosjektene må opprettes av Sentral Prosjektstøtte (får prosjektnummer i samme serie som tidligere) Alle prosjektopplysninger er konvertert (men vi har gjort noen korreksjoner) Jfr. sjekkliste for hva som må kontrolleres og hva som kreves av beriking av prosjekter 4
Hva må gjøres - Sjekkliste Kontrollere opplysninger registrert på prosjektet Endre og registrere opplysninger Registrere budsjett Sette prosjektene i ordre Sjekklista ligger sammen med veiledninger 5
Finansieringskategori All ekstern rapportering er knyttet opp mot finansieringskategoriene som er registrert på prosjektene. Foreta kontroll av finansieringskategori i henhold til avtalen og kunder som er registrert på prosjektet Ved feil kategori eller tvil kontaktes regnskap sentralt for vurdering av hva som kan/skal gjøres. 6
Prislister Kostprislister: Her er det lagt inn standard kostprisliste etter type prosjekt, Oppdrag eller Bidrag. Salgsprislister: På bidragsprosjektene skal det ikke være registrert noen salgsprisliste. På oppdragsprosjektene er det lagt inn standard salgsprisliste, men hvis det skal være noe annet må dette endres (Salgsprisliste Sintef eller Statoil). Bibsys må endre slik at det blir korrekt prisliste på prosjektene. 7
Mva-kode Det er opprettet nye mva-koder for bidragsprosjektene. Alle bidragsprosjektene som er konvertert skal ha fått verdien Bidrag. Oppdragsprosjektene er konvertert med verdien fra mva-type på prosjektet. Generell info om bruk av mva koder: Valgene: Innenfor området, Fritt innenfor og Utenfor området gjelder for oppdragsprosjekter Bidrag og Bidrag avgiftspliktig gjelder for bidragsprosjektene 8
Samlefakturering Ny funksjonalitet i systemet som gjør det mulig å inkludere delprosjektet i fakturering og inntektsføring ved fakturering fra hovedprosjektet. Forutsetningen for å benytte denne funksjonaliteten er at: Hoved- og delprosjektene har samme hovedkunde, mva kode, valuta, inntektsart, faktureringsform og finansieringskategori. Kontrollere og eventuelt fjerne hake for samlefakturering for de delprosjektene samlefakturering ikke er aktuelt. Valuta Alle prosjektene er konvertert med NOK som prosjektvaluta og valuta som var angitt på prosjektet i gamle Maconomy som faktureringsvaluta. Saldo blir konvertert i NOK. 9
Kunder Prosjektets hovedkunde er konvertert og skal ikke endres. Ved flere betalingskunder på ett prosjekt, må disse registreres på nytt. Prosjektøkonom 1 Medarbeidere som i gamle Maconomy er registrert som Alternativ attestant på prosjektet er satt inn som prosjektøkonom 1 i NYE Maconomy. Blankt i dette felt i de tilfellene registrert alternativ attestant ikke er aktiv medarbeider i NTNU-registeret lenger. Kontroller og evt. endre i dette feltet selv. 10
Fakturareferanse og NFR nr. Data i feltet Fakturareferanse er konvertert fra feltet "NFR kontraktsnummer/ref hos kunde". I Maconomy 2.1 har vi ett felt for fakturareferanse hvor du kan legge inn referansen som skal stå på fakturaen og ett eget felt for NFR kontrakts nummer. Korrigere opplysningene i feltet Fakturareferanse og angi NFR kontrakts nummer i feltet NFR nr. Format som tidligere 123456/xx Egenfinansieringsprosent For bidragsprosjekter som skal ha automatisk postering av egenfinansiering - sett inn riktig prosent ut fra beregning 11
Konvertere til ordre Kontroller at alle punktene er gjennomgått Fjerne hake for «Tidsregistrering» 12
Frister ved overgang til Maconomy 2.1 Hva Godkjenning av prosjekter i "gamle Maconomy" Anvisning av faktura i "gamle Maconomy" Anvisning av timer i "gamle Maconomy" Siste frist 28.mai 3.juni 3.juni Fra Kommentar Prosjektdata vil bli konvertert i løpet av uke 23 Ingen fakturering i "gamle Maconomy" i juni Ingen timeføring for juni i "gamle Maconomy" Maconomy portalen tas ned 3.juni Alle brukere vil bli sperret Avslutte prosjekter i "gamle 3.juni Maconomy" Lesetilgang til Maconomy portalen 5.juni Lesetilgang til "gamle Maconomy" vil være tilgjengelig for alle Endringer i kontoplan 1.juni 1.juni Nye konti og konti som utgår - se melding på "Fellesøkonomi" Link til meldingen Frist for kontroll av prosjekter i Maconomy 2.1. 16.juni At prosjektet er konvertert til ordre er en bekreftelse på at kontroll er utført.
Frister ved overgang til Maconomy 2.1 Hva Fra Kommentar Opprette NYE prosjekter i Maconomy 2.1 10.juni Første overføring av prosjekter fra Maconomy 2.1. til OA/PAGA/Basware vil være 10. juni Fakturering i Maconomy 2.1. 19.juni Første overføring fra Maconomy 2.1 til OA vil være 19.juni Kreditnota i Maconomy 2.1 Overføring av posteringer fra PAGA, Basware og OA for perioden 1.juni - 18. juni 19. juni Kreditnota utføres sentralt innsending av bilag kan gjøres fortløpende 19.juni Belastning på BOA prosjekter i PAGA, OA og Basware går som normal for juni måned, men vil ikke overføres til Maconomy 2.1 før alle prosjektene er kontrollert. Timeføring i Maconomy 2.1 19.juni Første overføring fra Maconomy 2.1 til OA vil være 19. juni Timeføring på leiested? Ikke før det blir gitt nærmere beskjed! Saldo pr 31. mai vil være tilgjengelig 11.juni Overføring av saldo til Maconomy 2.1 20.juni Saldo tilgjengelig i rapportene Regnskapstjenesten på reise 15. og 16. juni
REBUDSJETTERING
Rebudsjettering Ny (siste?) versjon av malene lagt ut 28.5 Koordinatorprosjekt (m/gjennomstrømming) Inkluder kun NTNUs andel i tallene (problem saldo?) Formål er beregning av egenfinansieringsandel Vær fornøyd med GODT NOK
PORTAL
Portalen Lenke til portalen: https://pif.ntnu.no/cgibin/maconomy/maconomyportal. macntnu.no_no_mcs.exe/ Nettlesere Hvilken nettleser? Internet Explorer Chrome Firefox Safari men vi har ikke testet alle versjoner og varianter!
INSTALLASJON OG PÅLOGGING
Bruk av «farm»-klient Test/opplærings-klienten er fra og med i dag erstattet med produksjonsklienten på farm.ntnu.no Dette fungerer altså NÅ og for alle brukere Veiledning: Veiledning for pålogging til Farm Veiledning for bruk av Maconomy gjennom Adminfarm. Gå inn på https://farm.ntnu.no/ Skriv inn brukernavn og passord og velg riktig sikkerhetsnivå før du trykker Logg inn: 20
Installasjon av klient på egen PC 1. Dersom du har klienten installert allerede (typisk superbrukere): Følgende batch-fil kjøres (som administrator): \\win.ntnu.no\shares\sccm\appconfig\maconomy\copy_macono my-ini_to_local_disk.cmd 2. Dersom du ikke har lokal klient installert fra før men ønsker dette: Følgende batch-fil kjøres (som administrator): \\win.ntnu.no\shares\sccm\applications\maconomy\16.0.2.1\insta ll_maconomy_16.0.2.1.cmd NB: Installasjon fordrer at brukeren har administrativ tilgang til sin datamaskin! Be eventuelt lokal IT-support om hjelp 21
Brukernavn og passord Brukernavn: Det vanlige NTNU brukernavnet ditt Passord: pif@ntnu Bytt passord! Gjelder kun brukere av workspace-klienten 22
Oppsummering Installasjon og pålogging Bruk av «adminfarm»: Tilgjengelig NÅ Gjør det mulig å koble seg opp via VPN (hjemmefra, på reise etc.) Gjør det mulig å bruke Apple-PC er etc. Installasjon av lokal klient på din PC: Instruks er sendt til lokal IT support Installasjon krever administratorrettigheter til egen PC Trenger jeg lokal installasjon? Det er opp til hver enkelt Pålogging portal: Portal: SSO Pålogging klient (WSC): Brukernavn: Som for NTNUpålogging Passord: pif@ntnu Bytte av passord første gang Hvis du ikke får installert: Kontakt din lokale IT-support Hvis du ikke får tilgang: Kontakt oss (LOP-hjelp)
VEILEDNINGER, HJELP OG INFORMASJON
Informasjon og veiledninger Har omarbeidet «prosjektstøtte for prosjektøkonomer» https://innsida.ntnu.no/wiki/- /wiki/norsk/prosjektst%c3%b8tte+for+ prosjekt%c3%b8konomer https://innsida.ntnu.no/wiki/- /wiki/norsk/brukerveiledninger+til+mac onomy-klienten Brukerveiledning timeregistrering Brukerveiledning «Se posteringer i Maconomy» Info om finansieringskategoriene Budsjettering oppdrag/bidrag Ofte stilte spørsmål (og svar)
Støtte og hjelp Innsida Superbrukere PiF Cafè LOP-hjelp vær tydelig i heading når du henvender deg! «Maconomy, fakturering,» Regnskapsavdelingen har ikke kapasitet til å være løpende hotline pr. telefon/mail
AVSLUTNING
Kort om veien videre Kontinuerlig utvikling Det vil garantert være mindre korreksjoner og finpuss som vil foregå fortløpende Nye releaser Planlegging for andre halvår pågår Fusjonen påvirker prioritering og kapasitet
Spørsmål?