Prosjektplan einnsyn

Prosjektplan einnsyn Saksnr: 15/00737-7 Prosjektnr: 15-81 Namn på prosjektet: einnsyn/ny OEP Prosjekteigar Torgeir Strypet IDU Prosjektleiar Gunnar Urtegaard IDU Endringslogg (Prosjektplanen kan justerast og endrast om det er trong for det. Endringar skal godkjennast av prosjekteigar.) Versjon Dato Kva er endra? Endra av Godkjend av 0.85 25.11 Første utkast Gunnar Urtegaard 0.87 30.11 0.88 9.01 0.90 19.1 Litt endringar på arbeidspakke 5 om sikkerheit, lagt inn ny arbeidspakke 10 om mottak og forvaltning, elles mindre språklege ting. Justeringar, lagt inn juridiske avklaringar som ny arbeidspakke arbeidspakke 9 Justert delen om arbeidsgrupper og referansegrupper Gunnar Urtegaard Gunnar Urtegaard Gunnar Urtegaard 0.95 21.1 Justert tekst om risikovurderingar Gunnar Urtegaard Styringsgruppa 25.1 0.96 15.2 0.97 26.5 Presisert litt om grupper og fokus på personvern Oppdatert leveransar og milepælar i arbeidspakkane Gunnar Urtegaard Gunnar Urtegaard, alle Sakstilfang styringsgruppemøt e 30. mai 1

1 Bakgrunn 1. BAKGRUNN OG GRUNNGJEVING FOR PROSJEKTET Det er vedteke å utvikla ei ny løysing for Offentleg Elektronisk Postjournal (OEP). Difi har fått oppdraget og det er lagt til IDU, Leikanger. Framlegget om å utvikla ny løysing for OEP er basert på eit omfattande forprosjekt som vart gjennomført hausten 2014. Rapporten frå forprosjektet er viktig bakgrunn for arbeidet. Utviklingskostnad vart i 2014 vurdert til totalt 23,8 millionar kroner med fordeling i 2016 og 2017. Løysinga si levetid vart vurdert til ca. 10 år. I Statsbudsjettet for 2016 er sett av 13 millionar kroner (netto) til arbeidet i 2016. einnsyn er valt som namn på utviklingsprosjektet. Dette er gjort for å skilja utviklingsarbeidet frå den operative tenesta OEP, og for å gje rom for at ei ny teneste kanskje og kan basera seg på andre data enn berre det som utgjer offentleg journal slik den er definert i Noark4. Det er ikkje teke stilling til kor vidt einnsyn skal verta namn på den nye tenesta frå 1.1.2018. OEP inneheld i dag opplysningar om kring 15 millionar dokument frå kring 120 statlege organ. Det kjem inn litt over 3 millionar nye postar kvart år. Dei 120 verksemdene som leverer data til OEP tek årleg i mot kring 200.000 krav om innsyn frå dagens OEP. I snitt brukar verksemdene 45 minutt på å handsama kvart innsynskrav. Den nye løysinga skal gje klare gevinstar for verksemdene og forvaltinga og desse gevinstane skal dokumenterast og målast. Den nye løysinga skal og gje god sikkerheit i alle fasar. Arbeidet med sikkerheit vil ha høg prioritet i utviklingsprosjektet og vidare i når tenesta vert sett i drift. 2. LOVER OG STYRINGSDOKUMENT Offentleglova (LOV-2006-05-19-16) Personvernslova Arkivlova Forvaltingslova Stortingsmelding 17 (2007-2008) Eit informasjonssamfunn for alle Stortingsmelding 19 (2008-2009) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap Digital agenda for Norge Digitaliseringsprogrammet Digitaliseringsrundskrivet november 2015 Satsingsforslaget om ny OEP 2016 rapport forprosjekt 2014 2 Mål og effektar 2

Målgrupper og interessentar einnsyn har fleire målgrupper eller interessentar. Myndigheitene som skal ivareta relevant regelverk og politiske føringar. For OEP/openheitsarbeidet er dette særleg Kommunal- og moderniseringsdepartementet som er ansvarleg for tenesta, Kulturdepartementet som eig arkivlova med tilhøyrande forskrift og Justis- og beredskapsdepartementet som eig offentleglova og offentlegforskrifta. Riksarkivet og Datatilsynet er og viktige aktørar. Verksemdene som lastar opp data til OEP og handsamar innsynskrav. I dag gjeld dette om lag 120 statlege verksemder frå den sentrale statsforvaltninga. Offentlegforskrifta 6 regulerer kva verksemder som er pålagde å nytta tenesta. Ein må vurdera om andre verksemder kan få høve til å publisera i ny løysing dersom dei ynskjer det. Sluttbrukarar media, innbyggarane, politikarar, forskarar og andre brukarar som søkjer etter dokument, krev innsyn eller treng data til andre føremål. Media har til i dag vore representert gjennom pressa sine organisasjonar, slik som Norsk Presseforbund, Norsk redaktørforeining, Norsk journalistlag, Mediebedriftenes landsforeining, Pressa sitt offentlegheitsutval og Transparency International Norway. Systemleverandørane. Det er i dag 3 systemleverandørar som dekker dei aller fleste av dei verksemdene som leverer data til OEP. einnsyn må ha tett samarbeid med desse 3, men og etablera dialog med andre relevante systemleverandørar. KS. KS er ein sentral part i arbeidet med å digitalisera offentleg sektor. Sjølv om OEP ikkje omfattar kommunar og fylkeskommunar, så vil mykje av infrastruktur/arkitektur framover vera felles for stat og kommune. Det er difor viktig at KS er godt informert og at dei vert involvert i prosjektet på IT-arkitektursida. Andre. Ny løysing/endring kan og påverka td. dei som i dag driftar løysingar. Ny løysing må ha god dialog med ulike kommersielle aktørar. 2.1. Hovudmål Prosjektet einnsyn har tre hovudmål slik det vart omtalt i forprosjektet - Betre sikkerheita i OEP - Gode og rasjonelle løysingar for å sikra personvern - Effektivisera arbeidsprosessar i forvaltinga - Gjera offentlege dokument enklare tilgjengelege for ålmenta Sjølv om utvikingsprosjektet er i ein tidleg fase, har prosjektgruppa funne det tenleg å laga ei førebels konkretisering av korleis desse måla kan oppfyllast. einnsyn skal fornya, forbetra og forenkla dagens løysing på 3 hovudområde: Ny teknisk infrastruktur som legg til rette for automatiserte prosessar Enklare og betre tenester for forvaltninga Enklare og betre tenester for sluttbrukarane I arbeidet vil ein og prøva å sjå trendar og utviklingstrekk fram mot 2025 og byggja løysingar som smidig kan tilpassast utviklinga i ein offentleg sektor som er i sterk endring på mange område. 1. Ny teknisk infrastruktur - Ny teknisk infrastruktur skal fjerna identifiserte tidstjuvar knytt til dagens OEP - Prosjektet skal etablera ny IT-arkitektur for OEP. Den skal vera tilpassa det som skjer i arbeidet med digitalisering av offentleg sektor - Ny infrastruktur og ny teknisk løysing vil ha sterkt fokus på automatisering, sikkerheit, personvern, skalering, kapasitet, fleksibilitet og brukartilpassing 2. Forenklingar og forbetringar for dataeigar/forvaltninga 3

- Overføring av data frå offentleg journal i verksemdene sine produksjonssystem (ca 120 statlege verksemder) til ny OEP vert automatisert utan at ein går ned på krava til kvalitet og informasjonssikkerheit. Dagens manuelle rutinar skal bort og forvaltninga vil spara tid og arbeid. - Det vart lagt til rette for meir automatisert kvalitetskontroll og kvalitetsheving av data. Dette vil og kunna ta bort tidstjuvar og ikkje minst leggja grunnlag for betre tenester til brukarane. Den mest innovative delen av prosjektet er nært knytt til dette punktet. - Det vert lagt til rette for automatisk publisering av dokument som er offentlege. Dette vil gjera brukarane meir sjølvhjelpne. Erfaringar frå kommunal og fylkeskommunale sektor viser det klårt. Når dokumenta vert publiserte, kan brukarane finna det dei treng utan å ta kontakt med verksemdene som har publisert data. Det er betre for brukarane og krev mindre arbeid for forvaltninga. Erfaringar frå td ein fylkeskommune viser at når dei byrja publisera dokument i tillegg til offentleg postjournal, så gjekk tal førespurnader om innsyn ned med 85 %. Erfaringar frå to statlege verksemder som leverer data til OEP, viser at dokument knytte til over 90 % av alle innsynskrav utan vanskar kan publiserast. - Det vil verta lagt opp til betre og meir effektive funksjonar for å ta hand om innsyn i det materiale som framleis ikkje kan publiserast i første runde. Her er det og rom for å spara tid for forvaltninga. 3. Forenklingar og forbetringar for brukarane - innbyggjarane og presse/media - einnsyn vert tilpassa mobile plattformer som nettbrett, Ipad, mobiltelefonar mm. - Brukarane kan skreddarsy sitt eige einnsyn - (Mitt einnsyn). - Brukarane vil få høve til å abonnera på/bli varsla om ny informasjon om utvalde saker, visse typar saker, visse geografisk område mm - Det blir mogeleg å dela informasjon frå einnsyn til sosiale media og til ulike fora på nettet. - Det vil koma nye og betre søkefunksjonar basert på ny søketeknologi og betre datakvalitet - Det vil koma betre statistikk om data og bruken av data. Dette vil tena både dataeigarane, Difi som forvaltar og sluttbrukarane. - Etter kvart vil det koma rikare data enn berre offentleg postjournal. Data kan koplast mot andre data om same sak, same sakstype, same geografiske område med meir. - einnsyn vil og kunna ta i mot data frå kommunar og fylkeskommunar om dei ynskjer det. - einnsyn vil vera godt samordna med Riksarkivet si satsing på earkiv. Det vil gje synergigevinstar og leggja grunnlag for nye og betre tenester. - Mogelege indikatorar for måloppnåing Nivå Omtale Kjenneteikn for framgang Verksemdsmål 1 Verknadsmål 1.1 einnsyn skal bidra til å sikra at offentleg verksemd er open og gjennomskueleg og gjera det enklare for ålmenta å få tilgang til offentleg journal og dokument frå verksemdene som brukar OEP. Sluttbrukar får tilgang til meir informasjon enn i dag. Fleire verksemder tek tenesta i bruk og bruken av tenesta aukar. Verknadsmål 1.2 Sluttbrukarar får raskare tilgang til dokumenta dei er interesserte i. Verknadsmål 1.3 Fleire publiserte dokument senkar terskelen for sluttbrukar til å gjera seg kjend med innhaldet i dokumenta. Fleire dokument tilgjengeleg i fulltekst gjev brukarane raskare tilgang, og frigjev ressursar til å handsama andre innsynskrav raskare. Fleire verksemder publiserer fleire dokument i fulltekst gjennom einnsyn og fleire brukarar gjer oppslag i desse dokumenta. Verksemdsmål 2 einnsyn skal gjera det enklare og meir effektivt for forvaltninga å arbeida med 4

Verknadsmål 2.1 dokumentoffentlegheit. einnsyn skal gjera arbeidet med å kvalitetssikra og publisera offentleg journal meir effektivt for verksemdene Tids- og ressursbruk verksemdene brukar på arbeidet med å publisera offentleg journal går ned utan at krav til sikkerheit og personvern vert svekka Verknadsmål 2.2 einnsyn skal bidra til å redusera ressursbruken når verksemdene handsamar innsynskrav frå tenesta Færre innsynskrav må handterast manuelt fordi ein store del av dokumenta ligg tilgjengelege og brukarane kan hjelpa seg sjølv. Verknadsmål 2.3 Verknadsmål 2.4 Verksemdsmål 3 Ei tilnærma synkron avlevering til einnsyn gjer at utfordringane med databasekonfliktar mellom journalpostar fell bort Meir automatisering av personnamnmerking gjer at det manuelle arbeidet kan reduserast einnsyn skal stetta dei naudsynte krava til sikkerheit for ein slik type løysing Arkiva slepp å handsama konflikterande journalpostar. Automatiske prosessar løyser dette problemet. Verksemdene sparar ressursar på at denne prosessen vert redusert eller felle bort. På same tid vil truleg datakvaliteten i einnsyn verta betre og personvernet styrka. Dette vert omtala i andre dokument, sjå og arbeidspakke 5. Kritiske suksessfaktorer Avgrensingar Organisatorisk sikkerheit i forvaltninga av einnsyn vert etablert av lineorganisasjonen i Difi. Prosjektet skal ikkje vera ansvarleg for å setja i verk endringar i verksemdene sine sak/arkivsystem, men gje tilrådingar om kva funksjonar, standardar og datautvekslingsformat som bør nyttast. Avhengigheiter: Prosjektet vil etablera eit nært samarbeid med Riksarkivet, leverandørane av sak/arkivsystem og verksemdene som leverar offentleg journal til OEP. Ei ny løysing vil truleg vera avhengig av tilpassingar/endringar i Noark-standarden og tilpassingar i sak/arkivsystema. Det er klare grenseflatar mellom einnsyn og earkiv-satsinga i Riksarkivet. Koordinert og tett samarbeid vil vera viktig. Det er difor inngått formell samarbeidsavtale mellom Difi og Riksarkivet som særleg er retta mot samarbeid mellom desse to prosjekta, men og med andre relevante prosjekt, særleg Meldingsutvekslingsprosjektet i Difi. Det er viktig at dei grunnleggjande strukturane som standardar, datamodellar og bruk av ulike komponentar er godt samordna. Det er utarbeidd eit notat om grenseflater og felles behov mellom einnsyn, earkiv og meldingsutveksling i offentleg sektor. Dette er utført på oppdrag frå styringsgruppa for einnsyn. Notatet vert viktig for å sikra ein god fagleg og strategisk prosess på arbeidet med samordning. Sjølv om einnsyn skal gjera det enklare å få innsyn i offentleg verksemd, vil enklare tilgang til journalar og dokument også ha konsekvensar for personvern. Kring 20 prosent av alle datapostane i OEP i dag inneheld namn på privatpersonar. Difor er det viktig at prosjektet har god dialog med Datatilsynet for å vurdera tiltak for å sikra personvernet i ny løysing. Interessentanalysen for OEP syner at det er viktige interesseorganisasjonar som er opptekne av OEP-løysinga. Desse vil kunna gje verdifulle bidrag til utforming av tenesta. For å sikra ei god forankring i brukargruppene bør desse involverast i arbeidet. Det er teke kontakt for å få i gang samarbeid og dialog med alle sentrale 5

brukargrupper. Sjå og om interessentar og interessegrupper. Risikofaktorar og reduserande tiltak. Arbeidet med risikoanalyse og reduserande tiltak vert ein fast del av utviklingsarbeidet i heile prosjektperioden. No i startfasen har me identifisert ein del mogeleg risikofaktorar. Risiko Konsekvens Risikoreduserande tiltak Ca 120 statlege verksemder ønskjer Automatisk publisering blir ikkje ikkje/klarer ikkje å tilpassa seg dei realisert eller dette blir forseinka. - Tilsett ein som skal arbeida med organisastoriske og teknologiske krava Gevinstene og hovudmålet med kontakt mot verksemder og til automatisert publisering av data og prosjektet kan ikkje realiserast slik som interesssenter. dokument planlagt. -Erfaring frå kommunal sektor er henta inn og blir brukt videre i arbeidet. -Prosjektet må tidleg forankrast hjå verksemdene som brukar OEP. -Måla med den nye løysinga må samsvara med verksemdene sine behov. - Det vert oppretta arbeids- /referansegrupper der verksemdene kan kommunisera krav og utfordringar. -Riksarkivet blir viktig med tanke på ev. justeringar i standard og retningslinjer Manglande samarbeid med systemleverandørar Manglende tilgang til eksterne ressursar ved gjennomføring av prosjektet (deltaking i referansegrupper m.m) Manglende samhandling med andre prosjekt, Riksarkivet sitt earkiv, meldingsutveksling og med andre relevante prosjekt som Difi har ansvar for (edelivery og Digital post) Automatisk publisering blir ikkje realisert eller dette blir forseinka. Gevinstane og hovudmålet med prosjektet kan ikkje realiseres slik som planlagt. Prosjektet blir dårligare forankra i verksemdene og hjå sentrale interessenter. Ny løysing blir dårlig tilpassa sentrale behov. Dårlegare utnytting av felles arkitektur, datamodellar og komponentar. Dårlegare tilpassing til felles arkitektur i offentlig forvaltning. /forskrift.2 -Etablera betastruktur tidlig i prosjektet og involvera systemleverandørane i det vidare arbeidet. -Tett dialog med leverandørane gjennom heile prosjektet, standardisering av funksjonalitet, bruka eksisterande funksjonalitet så langt som råd er, fleksibel innfasing i ny løsning. - Smidig utviklingsløp med mykje pilotering og testing. -Det er tilsett ein person som skal arbeide med kontakt mot verksemder og interessentar. -Difi vil formalisera deltaking i ulike fora med dei ulike interessentane i einnsyn. Det kan vera myndighetsorgan med interesser i fagområdet, representantar for sluttbrukarar, innholdsleverandørar og leverandørar av saks-/arkivsystem. 3 -Det er inngått samarbeidsavtale med Riksarkivet. -Må involvera personar frå relevante prosjekt tidlig i prosjektet. -God informasjon om prosjektet til eigen organisasjon. Det må sikrast ressursar internt til å følgja opp dette. 6

3 einnsyn sine leveransar Prosjektet skal levera eit sett med tenester, produkt og løysingar. Dei mest sentrale er: Tekniske produkt Ny teknisk plattform/ infrastruktur Ny løysing, inkl. grensesnitt mot andre system Migrera data frå gamal til ny løysing Organisatorisk sikkerheit Omtale Ei ny teknisk plattform som i tilstrekkeleg grad ivaretek: informasjonssikkerheit, personvern, integritet og tilgjengelegheit for OEP. Løysinga skal ha tilstrekkeleg kapasitet og yting til å møte forventa vekst i datamengd, tal brukarar og til å møte krav til responstid ved søk, opplasting, validering med meir. Setja i verk nye overføringsmodellar for data frå verksemdene og ny transportinfrastruktur. Samordna format og kvalitetskrav for overføring av data til einnsyn med Riksarkivet sitt arbeid med earkiv-prosjektet. Setja i verk løysing for fulltekstpublisering av dokument i einnsyn. Få på plass administrasjonsgrensesnitt for systemet til både forvaltar og brukarar. Oppretta ei digital samhandlingsflate for informasjonsutveksling og dialog mellom dei ulike aktørane i einnsyn-samarbeidet. Leggja til rette for validering av data ifm unnataka i off.forsk 7 om tausheitsbelagt informasjon. Automatisera markering av personnamn jf. Off.forsk 6 så langt råd er. Løysa utfordringane med databasekonfliktar ved journaloverføring til tenesta. Prosjektet skal gjennomføra migrering av dei data som ligg i OEP ved lanseringstidspunkt for ny løysing. Desse skal vera saumlaust tilgjengeleg for innsynskrav i den nye tenesta. Prosjektet skal omtala krav til organisering, kompetanse og kapasitet i eininga som skal forvalta og administrera einnsyn. Prosjektet skal føreslå krav til organisatorisk sikkerheit hjå driftsleverandør, applikasjonsforvaltar og systemutviklar for båe utviklingsprosjektet og driftsfasen. Sjå arbeidspakke 5, Sikkerheit og arbeidspakke 11, mottak og forvaltning av ny løysing. Oppfølging brukarstadar av Prosjektet skal sjå til at verksemdene som skal nytta einnsyn, vert kjende med moglegheitene den nye løysinga tilbyr, at dei gjer naudsynte tekniske tilpassingar i eigne system og nyttar obligatoriske standardar. Prosjektet skal og utarbeida praktisk informasjon, brukarrettleiing og anna naudsynt materiell for at verksemdene skal kunne ta i bruk einnsyn når tenesta vert sett i produksjon. Administrative produkt Føremål Prosjektplan Ein overordna plan som syner hovudprodukta i einnsyn, når leveransar skal skje og til kva kostnad. Tydeleggjera leveransar og produkt i prosjektet Kartleggja naudsynte aktivitetar for å levera produktet, og vurdera ressursbehov for desse Gjennomføra uvisseanalyse Utarbeida prosjektbudsjett Tildela ressursar i rett omfang, til rett tid og med rett kompetanse Gevinstrealiserings Gje Difi eit best mogleg Omtala mål og føremål med prosjektet Gje oversikt over kva gevinstar som skal følgjast opp 7

plan utgangspunkt for å realisera gevinstane i prosjektet og målast Illustrera korleis produkta i prosjektet er knytt opp mot gevinstane Gje oversikt over kritiske risikofaktorar i høve til realisering av kvar gjevinst Synleggjera kva tiltak som er naudsynte for å henta ut gevinstane i prosjektet (Sjå arbeidspakke 10, punktet om plan for gevinstrealisering) Gjennomføringsstra tegi Gjera greie for kva strategiar som skal nyttast for å gjennomføra prosjektplanen og nå måla i prosjektet. Rutinar for oppfølging av kostnadar/timar Uvissestrategi: identifisering, handtering og rapportering av uvisse Kommunikasjonsstrategi: Interessentanalyse, informasjonsplanar og rapportering Kvalitetsstrategi: kvalitetsstandardar, kvalitetssystem og kvalitetskontroll Konfigurasjonsstrategi: versjonering, kontrollering og vern Konkurransestrategi 1 : vurderingar og avgjerder som legg rammar for gjennomføring av innkjøp i prosjektet Faseplanar Detaljert plan som skal nyttast til å styra og følgja opp prosjektet i kvar fase Sikra naudsynte ressursar og kompetanse til å gjennomføra planleggingsfasen og ei meir strukturert tilnærming til arbeidet Synleggjera produkt, ressursar, aktivitetar og kontrollverksemd i gjennomføringsfasen Sikra ei strukturert overlevering og avslutning av prosjektet i avslutningsfasen (Det vert utarbeidd detaljerte arbeidsplanar for kvar arbeidspakke) Kommunikasjonsstr ategi Sikra god informasjon til alle aktuelle målgrupper i prosjektet Etablera god dialog kring sentrale spørsmål Dela alle sentrale dokument og sentral informasjon med interessentar og andre Vera synleg i media og i aktuelle fora gjennom heile prosjektperioden 1 Sjå mal på anskaffelser.no 8

4 Nærare omtale av prosjektet SENTRALE FASAR I PROSJEKTET. Fasar 26 månader 2015 2016 2017 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Konsept (2014) Planleggja Kravsetja behov og funksjonal itet Utvikling Testa og konvertera Opplæring og dokument asjon Iverksetja SAMARBEIDET MELLOM EINNSYN OG EARKIV. Det er inngått formell samarbeidsavtale mellom Difi og Riksarkivet for å sikra god samordning. Samarbeidet skal drøftast på leiarnivå ein gong kvart kvartal. Skissa over viser korleis ein kan tenkja seg at einnsyn og earkiv kan henga saman i felles arkitektur. Andre relasjonar mellom elementa og vera aktuelle. Det har vore tett dialog med Riksarkivet både i forprosjektet og vidare når arbeidet med utviklingsprosjektet starta opp. 9

Mogelege felles behov og grenseflater mellom einnsyn, earkiv og meldingsutveksling. Merknad 26.5.2016:Samarbeidet med Riksarkivet på praktisk utprøving utgår i 2016 då Riksarkivet har utsett all praktisk utprøving til 2017. Som sagt ovanfor er det utarbeidd eit notat til styringsgruppa for einnsyn som set søkelyset på dei mange felles grenseflatene og felles behov som ulike prosjekt har. Som figuren over viser så skal data transporterast ut frå felles datalager, som har felles struktur og felles datamodell. Alt er basert på Noark sjølv om datasetta omfattar ulike mengder av «Noarkdata». Hendinga som set data i bevegelse kan vera status på sak/journalpost for earkiv og einnsyn, ei aktiv eller automatisk ekspedering for meldingsutveksling. Data til meldingsutveksling har og ein del særlege krav til mottakar. Vidare fram til integrasjonspunkt/datafordelar har teneste same behov i prinsippet. I datafordelaren skal dei ta ulike vegar. Hjå mottakar skal dei handsamast på ulike måtar, men det må verta logikk som vert bygd inn i mottakartenesta. earkiv, einnsyn og meldingsutveksling mellom offentlege verksemder er alle prosjekt som skal kommunisera med ei Noarkløysing, anten for å henta ut, kvalitetssikra eller leggja til opplysningar. Desse tre prosjekta vil truleg ha nytte av å kunne samarbeida om å løysa ein del felles utfordringar. Det kan handla om dataintegritet, datakvalitet og validering, informasjonssikkerheit og korleis ein overfører meldingar til mottakar på ein standardisert og laust kopla måte (t.d. gjennom bruk av integrasjonspunkt). Desse problemstillingane bør bli ein viktig del av overordna strategiske drøftingar knytt til dette prosjektet og andre relevante prosjekt. 3. ARBEIDSPAKKAR I EINNSYN. Me har valt å organisera prosjektplanen i ulike arbeidspakkar. Det gir godt oversyn og klare ansvarsforhold. Nokre arbeidspakkar går gjennom heile prosjektet, andre har aktivitet i deler av prosjektet. 3.1. Arbeidspakke 1 - Kravspesifikasjon einnsyn Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 1 Kravspesifikasjon einnsyn Jakob Andre Sandal 11-2015 3-2017 Merknad 10

Målet med denne arbeidspakken er å få på plass ein god kravspesifikasjon som er utarbeidd i nært samarbeid med sentrale interessentar i prosjektet. Forma på spesifikasjonen må vera tilpassa prinsippet om smidig metodikk i utviklingsarbeidet. Difor vil og arbeidet med kravspesifikasjonen går eit stykke inn i 2017. Hovudarbeidet med å beskriva grunnleggjande funksjonar og identifisera kva funksjonar i dagens løysing som skal etablerast også i ny løysing vil skje i første kvartal 2016. Prosjektet vil leggja til grunn at utviklinga skal baserast på smidig metodikk, og mykje bruk av pilotering og utprøving. I dialog med sentrale systemleverandørar har det kome klart fram at alle dei er interesserte i å ta del i pilotering og utprøving. No- situasjonen er godt omtalt i rapporten frå forprosjektet og me viser til den. Det same er sentrale interessentar. Det må tenkast informasjonssikkerheit i alle ledd av utviklinga av ny løysing (sjå arbeidspakke 5, sikkerheit). Det vil vera naturleg å omtala ikkje-funksjonelle krav før funksjonelle krav fordi ein ynskjer å få på plass ei betaløysing, Beta einnsyn, innan 1. april. Dette er eit viktig strategisk grep i prosjektet. Meir detaljerte funksjonelle krav vil koma noko seinare. Denne arbeidspakken må sjåast i samanheng med arbeidspakke 2, utvikling, fordi ein legg til grunn ein smidig prosess i utviklingsarbeidet. Difor er slutt-punktet for arbeidet i denne arbeidspakken sett til mars 2017. Ikkje-funksjonelle krav korleis systemet implementerer dei funksjonelle krava Relevant lovverk og standardar Ytelse Teknisk infrastruktur. Erfaringar frå anskaffelsesprosessen og tida i drift må gjenbrukast. Brukargrensesnitt Arkitekturprinsippa ligg til grunn - skalerbarheit, fleksibilitet og sikkerheit Funksjonelle krav kva skal systemet gjere? Mange av dei eksisterande funksjonane i OEP skal og vera sentrale i einnsyn. På same tid skal det leggast til rette for utvikling av effektiviserande tenester både for leverandørar og brukarar av innhald. Eksempel på funksjonar (ikkje uttømmande): Funksjonalitet for Difi-administrator o Overvaking/ logging Funksjonalitet for innhaldsleverandør Funksjonalitet for sluttbrukar o Visning- og søkefunksjonar på fleire plattformer o Visning av dokument i fulltekst o Senda krav om innsyn Logging/ statistikk (gjeld alle brukargrupper) Validering av data Beriking og kvalitetsheving av data Krav frå dagens OEP kan gjenbrukast for funksjonar som skal vidareførast, og ein vil gå gjennom kravspesifikasjonane for OEP versjon 1.0 1.3 med tanke på gjenbruk av krav i ny løysing Arbeidet med kravspesifikasjon må skje i nært samarbeid med systemleverandørar, verksemdene som leverer data til OEP og med sentrale brukargrupper. Ressursar Arbeidet med kravspesifikasjon vert utført av prosjektgruppa. Det vil vera aktuelt med samlingar, møte i referansegrupper, med meir. Kan og vera aktuelt med eksterne ressursar på desse samlingane. Det er sett av midlar til det i budsjettet. 11

Leveransar og milepælar Start Slutt 1 Krav til Beta einnsyn 1-2016 2 Spesifikasjon ikkje-funksjonelle krav 2-2016 L3 Spesifikasjon funksjonelle krav 3-2016 eksisterande funksjonar. 8-2016 Arbeidsmøter med referansegrupper/ arbeidsgrupper i starten av juni 2016, jf. framdrift i AP3. Formålet med møta er å arbeider vidare med å avdekke og prioritere behov/ krav til ny løysing med hovudvekt på grunnleggande funksjonalitet. Dokument med brukarhistorier vert oppdatert i etterkant av desse møta. L4 Spesifikasjon ikkje-funksjonelle krav - brukargrensesnitt, tenestedesign og brukarreiser. Ref og AP3. Samarbeid med Oslo kommune. L5 Spesifikasjon funksjonelle krav nye funksjonar. Del-leverense 1 og 2 Mål om å utvikle nye verdiaukande og effektiviserande tenester. Tett kopling til arbeid i andre arbeidspakkar, spesielt AP 4 Pilotering og innovasjon og referansegruppene i AP 3. 8-2016 9-2016 6-2016, del av utviklingsprose ssen fram til 3-2017 11-2016,1 01-2017,2 3.2. Arbeidspakke 2 - Utviklingsoppgåver einnsyn Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 2 Utviklingsoppgåver einnsyn Rune Kjørlaug 09-2015 12-2017 Merknad Fylgjande føresetnader ligg til grunn for utvikling av einnsyn. Gjeldande funksjonar skal re-etablerast på ein ny sikker løysing med smidig overgang/innfasing av dagens dataleverandørar Skal leggja til rette for utvikling av effektiviserande tenester både for leverandørar og brukarar av innhald. Skal stimulera til løpande (atomisk) overføring av både data inn (journalpostar) og ut (innsynskrav) Skal leggja til rette for mest mogeleg automatisering av prosessar Arbeidet skal skje i nært samarbeid med systemleverandørar Samarbeida med andre relevante prosjekt som earkiv og meldingsformidling. Leggja vekt på å utvikla verdiaukande og innovative tenester som gir eit betre tilbod til brukarane Søke samarbeid med andre som utviklar tilsvarande tenester og stimulere til gjenbruk/koordinering av løysingskomponentar der dette er naturleg. Fasar og aktivitetar Fase 1 etablera grunnleggjande sentral infrastruktur og miljø for kontinuerleg oppdatering/leveranse - Etablera kjernekomponenten - Etablera basis inn/ut funksjonar/api for data (gjerne basert på data frå dagens løysing) 12

- Opna betateneste med reelle data frå ein del innhaldsleverandørar, inkludert dei som er med på pilotering. Fase 2 spor 1 etablera sikker innhausting av data - Kvalitetssikring og validering av data - Etablera lokal komponent basert på dagens eksport - Tilretteleggja for integrering direkte mot sak/arkivsystem eller Noark-kjerne. Fase 2 spor 2 grensesnitt/visualisering av innhald Fase 2 spor 3 handtering av innsynskrav Fase 3 Testing, stabilisering, kvalitetssikring og dokumentasjon. Fase 4 Overføring til driftsmiljø i linja Fase 5 Produksjonsetjing frå beta til produksjon. Grov tidsplan Q1 2016 Q2 2016 fase 1 med kjerneteam (3-4 utviklarar + utviklingsleiar) Q2 2016-Q4 2017 fase 2 med kjerneteam på spor 1, samt 1-2 utviklingsteam på spor 2. Q1-Q2 2017 fase 3-5 med kjerneteam. Opne demonstrasjonar Kontinuerleg kvar 6-veke Q3 og Q4 2016: Open demonstrasjon av dei behov/krav som er implementert i sprint(ar) sidan førre demo. Krava er baserte på prioriteringar gjort av prosjektet gjennom AP1 og AP3. Referansegruppe arkitektur Referansegruppe arkitektur skal etablerast. 6-2016. L1 L2 Ressursar I budsjettet er det sett av ca 10 millionar samla til utviklingsarbeidet. Realistisk fordeling mellom 2016 og 2017 kan kanskje vera 6 mill + 4 mill. Det er viktig at prosjektet får brukt mest mogeleg av løyvde ressursar på utviklingsoppgåver. Ein del arbeid med pilotering og innovasjon vil og liggja i denne summen og må utførast av utviklingsressursane. Leveransar og milepælar Start Slutt Leveransar Utviklingsplan oversikt over tenester, 6-2016 verkty og metodikk brukt i utvikling. Løysing for backlog oversikt over dei 8-2016 behov identifisert i AP1 som er prioriterte og klare for utvikling. L3 L4 L5 L6 Løysingsarkitektur dokumentert oversikt over komponentar, informasjonsflytar og samanhengen mellom desse. Testdataplan.(Skjer i samarbeid med AP3 og 4. Notat med oversikt over datakjelder, problemområder og forslag til løysingar). Testplan - plan for korleis vi skal ende til ende teste alle aspekt ved løysinga, inkludert sikkerheitsaspekt. Drift og forvaltningsregime (driftsplattform) Ref AP11-mottak. Grunnlag for å ta beslutning for korleis løysinga skal driftast teknisk. Skjer i 8-2016 8-2016 10-2016 10-2016 13

L7 L8 M1 M2 M3 M4 samarbeid med STU og SMT som forvaltar DINA avtalen (drift av idporten). Dokumentasjon/presentasjon av valt løysing for integrasjon mot verksemdene sine saks/arkivsystem, ref M2 Plan for korleis einnsyn skal støtta publisering av fulltekstdokument, inkludert indeksering av dokumentinnhald Milepælar Intern validering av føreslegen total løysingsarkitektur. Oppsummering basert på gjennomgang/workshop med utvalde interne nøkkelressursar Validering av føreslegen total løysingarkitektur av sak/arkiv leverandørar. Oppsummering basert på bilateral gjennomgang/workshop med leverandørar. Beta einnsyn som tilgjengeleg teneste. Fokus på «grunnmur» som grunnlag for å implementere behov/krav, dvs at det ikkje er fokus på design/funksjonalitet. Beta einnsyn med dei funksjonar som er i dagens teneste, og som ein ynskjer å dra med seg vidare, tilgjengeleg for offentleg testing. 8-2016 10-2016 6-2016 7-2016 8-2016 12-2016 Utviklingsressursar Start Slutt 1 Fase 1 med kjerneteam (3-4 utviklarar 1-2016 3-2016 + utviklingsleiar) 2 fase 2 med kjerneteam på spor 1, samt 5-2016 3-2017 1-2 utviklingsteam på spor 2. 3 Q2 2017 fase 3-5 med kjerneteam 5-2017 3.2.1. Utviklingsmetodikk Løysinga skal utviklast etter «lean startup» tankegangen (smidige prinsipp). I praksis betyr det at ein etablerer ein grov løysingsarkitektur og ytre rammer for krav først, slik at ein er i stand til å fortløpande implementere dei funksjonsbehov som blir prioriterte. Deretter kan ein så gjera utvikling og detaljering av krav meir samstundes med god deltaking frå interessentar (brukarar, innhaldsleverandørar og systemleverandørar). Dette skjer i tett samarbeid med AP1 (som leverer grunnleggande behov og krav til løysinga), AP3 som forankrar desse med brukarane. Målet vil vera å kunna fasa innhald, brukarar og løysingar gradvis inn i einnsyn. På same tid utviklar ein meir detaljerte krav for ulike funksjonar og tenester som er etterspurde som resultat av dialogen med brukargrupper og dataeigarar med meir. Dette må skje etter ei nøye fortløpande prioritert liste vedlikehalde av prosjektet som heilheit. Hovudargumentet for å nytta denne metoden er trongen for smidig og fleksibel overgang frå dagens løysing til ny løysing. Dette er eit viktig tiltak for å redusera risikonivået i prosjektet. På same tid opnar det for rask utprøving av ulike tenester for å stimulera til løpande (atomisk) og automatisk prosesshandtering. 14

Målet er soleis at ein så tidleg som råd må etablera ei Beta einnsyn som går parallelt med dagen løysing. Beta einnsyn (rammeverk) er planlagt ferdig til bruk ca 1. august 2016. 3.2.2. Løysingsarkitektur Prosjektet legg til grunn ein laust kopla asynkron, meldingsorientert arkitektur som i stor grad gjer seg nytte av ein felles sikker infrastruktur for meldingsutveksling. Kjernekomponenten i løysinga er eit datalager med api for innlegging og uthenting av informasjon. Løysingsarkitekturen til denne kjerneløysinga har vorte anskaffa gjennom eit avrop på rammeavtalen for systemutvikling. I anskaffinga ba ein både om ei skisse til løysingsarkitektur, samt eit bevis på at denne arkitekturen fungerte gjennom ein praktisk prøve (Proof of concept PoC) implementasjon. Grovprioritering på realisering av dei behova som vi kjenner i dag: 1. Kunne ta i mot data frå leverandørar 2. Kunne finne eit dokument som du ynskjer innsyn i 3. Kunne sende innsynskrav tilbake til ein leverandør 4. Kunne ta i mot endra data frå ein leverandør (t.d. i etterkant av behandling av innsynskrav). 5. Kunne forvalte løysinga på ein fornuftig måte For å støtte innhaldsleverandørar blir det no utarbeidd skisser på løysingsarkitektur i samarbeid med leverandørane av sak/arkiv løysingar. Samstundes er det fokus på at ein skal kunne ta i bruk einnsyn utan at ein skal måtte gjera store endringar i dagens installasjon. Ein utgreiar om ein kan nytte CEF edelivery (PEPPOL) som underliggande sikker transportinfrastruktur, støtta gjennom «integrasjonspunkt» tankegangen. Støtteløysingar for sentralforvaltar blir søkt samkøyrt med dei behov som SMT melder inn gjennom AP1, men styrt mot gjenbruk av eksisterande løysingar som samarbeidsportal og adresseregister. 3.3. Arbeidspakke 3 oppfølging verksemder og interessentar Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 3 Oppfølging verksemder og målgrupper Stein Magne Os 09-2015 12-2017 Merknad Dei mest sentrale interessentane i einnsyn er: - Organ med mynde på området Datatilsynet, Justis- og beredskapsdepartementet, Kulturdepartementet og Arkivverket. Eventuelt andre organ med mynde på beredskapsområdet. - Kommunal- og moderniseringsdepartementet oppdragsgjevar - Innhaldsleverandørane - 120 offentlege verksemder som leverer journaldata til OEP. - Sak- og arkivsystemleverandørane, (3 hovudleverandørar i denne marknaden) - Sluttbrukarar av OEP - Innbyggarar, media, organisasjonar, næringsliv, politikarar og alle andre som nyttar tenesta. - Difi ansvarleg for utviklingsprosjektet og for drift av ny teneste - Oslo kommune med prosjektet ny SIPS, Søk i politiske saker, som har mange fellestrekk med einnsyn. Prosjekta har tett dialog. Prosjektet har etablert kontakt med verksemder og interessentar gjennom konferansar, workshops, møte med meir. Prosjektet skal gjennomførast som eit ope prosjekt med stor grad av involvering, medverknad og med god og open informasjon. God dialog og god oppfølging er ein kritisk faktor for å lukkast. I første halvår 2016 vart gruppene etablert, dei fekk brei informasjon om prosjektet i møte i april og fasen med innspel 15

frå gruppene starta i mai 2016. I møte tidleg i juni 2016 vert innspelsarbeidet utdjupa. Revisjon av prosjektplan 30. mai 2016 legg plan for oppfølging av gruppene ut 2016. Referansegrupper, tre er operative pr 01.05.16: - Referansegruppe for sluttbrukarar, presse og media - Referansegruppe for innhaldsleverandørar - Referansegruppe for arbeidsprosessar og kvalitetssikring Ressursar Det er sett av midlar til dette i budsjettet (reiser, samlingar, workshop, konferansar, drift av arbeidsgrupper med meir) Leveransar og milepælar Start 1 Plan for oppfølging av verksemder og 4-2016 målgrupper 2 Dokumentera dei ulike interessentane 4-2016 7-2017 sine synspunkt 3 Rapportera frå faggrupper, referansegruppe mm meir. 4-2016 7-2017 L1 L2 L3 L4 L5 Leveransar Revisjon av prosjektplan for AP3. Plan for oppfølging av referansegruppene. Innspel frå gruppene. Oppsummering av innspelsrundane på brukarhistoriene i dei tre referansegruppemøta 1., 7. og 8. juni. Innspel brukarreiser sluttbrukarar og innhaldsleverandørar med fokus på innhald, funksjonalitet og front-end, ref samarbeid Oslo kommune Oppsummering referansegruppe kvalitetssikring, som identifiserer hovudutfordringar i prosjektet når det gjeld kvalitetssikring og skisserer tiltak og god praksis. Oppsummering referansegruppe for sluttbrukar og innhaldsleverandørar i desember. Fokus på brukartesting basisfunksjonar, reaksjonar og vidareprioritering. Innspelsrunde på vidare innovasjon. 5-2016 6-2016 10-2016 11-2016 12-2016 M1 M2 Milepælar 6-2016 Referansegruppene 6-2016 sluttbrukarar/presse og referansegruppe innhaldsleverandørar har levert sine innspel på funksjonalitet. Referansegruppene 9-2016 sluttbrukarar/presse og referansegruppe innhaldsleverandørar har levert sine innspel til konseptskisser og front-end frå. Ref samarbeid Oslo kommune. 16

M3 M4 Referansegruppe arbeidsprosessar og kvalitetssikring har levert innspel på hovudutfordringar når det gjeld kvalitetssikring av informasjon og behov for god praksis. Gruppa har og skissert strategi for risikoreduserande tiltak. Referansegruppe sluttbrukarar, presse og media og innhaldsleverandørane har levert oppsummering etter utprøving av reetablerte tenester. 11-2016 12-2016 3.4. Arbeidspakke 4 pilotering og innovasjon Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 4 Pilotering og innovasjon Gunnar Urtegaard 09-2015 12-2017 Merknad Bruk av smidig metodikk vil gjennomsyra heile prosjektet. Det er lagt opp til aktiv bruk av pilotar, testgrupper, innovasjon og involvering. I oktober 2015 vart det sett i gang felles pilot med Riksarkivet for å prøva ut samarbeid på reelle data. Riksantikvaren er verksemda som deltek i piloten. Fleire pilotar er drøfta saman med Riksarkivet og prosjektet om meldingsutveksling i offentleg sektor. I mai 2016 melde Riksarkivet at dei sette all utprøving og pilotering på vent i 2016. Dette gjorde at vidare planlegging saman med earkiv vart avslutta i einnsyn inntil vidare. Ressursar Sett av eigne midlar til dette i utkast til budsjett. Midlar sett av til utvikling kan og nyttast inn mot denne arbeidspakken. Leveransar og milepælar Månad 1 Plan for arbeidet med pilotering og 2-2016 innovasjon Milepælar M1 Avslutta og oppsummera pilot med 4-2016 Riksantikvaren/Riksarkivet M2 Etablera pilotprosjekt med NVE for 5-2016 samla pilotering meldingsutveksling, sikker digital post og data til einnsyn M3 Pilot i NVE skal vera klar for 12-2016 produksjonsetjing på alle 3 tenesteområda M4 Arbeidsgruppe for pilotering og 6-2016 innovasjon etablert Leveransar L1 Ferdig rapportering frå pilot saman 5-2016 med Riksarkivet/Riksantikvaren L2 Ferdig prosjektplan for pilotering NVE 6-2012 L3 Plan for pilotering og utprøving i 2016, 9-2016 inkludert samarbeidet med Oslo kommune og samarbeid med systemleverandørane L4 Rapport om beriking (utkast) klar 9-2016 3.5. Arbeidspakke 5, sikkerheit 17

Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 5 Sikkerheitsbehov i einnsyn Arild Bjørk/Tommy 10-2015 12-2017 Harjo Merknad Den nye løysinga skal og gje god sikkerheit i alle fasar og arbeidet med sikkerheit vil ha høg prioritet i arbeidet gjennom heile prosjektet og vidare i driftsfasen. Sikkerheits-miljø i Difi skal bidra med rådgiving innafor informasjonssikkerheit slik at løysinga tilfredsstiller definerte krav. Sjå til at prosjektet fylgjer opp risikoar påpeika i Samfunnsøkonomisk analyse av ny OEP delkapittel 15.7 Sikkerhetsvurdering av alternativ 2B og syte føre naudsynte tiltak. Ressursar Difi har tre stillingar knytt til informasjonssikkerheit. SSU utviklar løysingar med høge krav til informasjonssikkerheit og har særs god kompetanse på sin standardiserte plattform. Avhengig av eigenutvikling eller ekstern utvikling som nyttar same verktøy og produkt, vil dei evne å følgje opp utviklingssida med tanke på informasjonssikkerheit. STU har god bestillarkompetanse. IT-drift i Difi har solid fagkompetanse rundt teknisk drift. Etter vår vurdering har heile IDU tilstrekkeleg med ressursar til å kunne sikra god forankring av informasjonssikkeheit i prosjektet. Eventuell manglande teknisk- og testingskompetanse, som til dømes sikkerheitstesting, må ein kjøpa eksternt. Ved behov kan det bli aktuelt å søke råd hjå statens kompetansemiljø for informasjonssikkerheit i Difi. Leveransar 1 Vurdera om eksisterande vurderingar er tilstrekkelege, ref forprosjektrapport. 2 Verifisera om framlegg til ny løysingsarkitektur tek omsyn til sikkerheitsmessige utfordringar skissert i løysingsforslag 2B, rapport forprosjekt 3 Avklara kompetanse- og ressursbehov 4 Når det gjeld sikkerheit så skal prosjektet omtala krav til organisering, kompetanse og kapasitet i eininga som skal forvalta og administrera einnsyn. Prosjektet skal føreslå krav til organisatorisk sikkerheit hjå driftsleverandør, applikasjonsforvaltar og systemutviklar for båe utviklingsprosjektet og driftsfasen. 18 Månad 2-2016 3-2016 4-2016 4-2017 Milepælar M-1 Fokus på sikkerheit 1-2016-12-2017 M-2 Aksept av restrisiko i Prosjekteigar tek 08-2016 beta.einnsyn.no stilling til restrisiko M-3 Bidra i utarbeiding av testplan for 09-2016 einnsyn.no M-4 Aksept av restrisiko i rc1.einnsyn.no Prosjekteigar tek 12-2016 stilling til restrisiko M-5 Bidra i kravstilling til (ekstern) drift av 03-2017 einnsyn.no M-6 Aksept av restrisiko i rc2.einnsyn.no Prosjekteigar tek 05-2017 M-7 Difi kvitterer ut løysing for produksjonssetting stilling til restrisiko 06-2017

Leveransar L-1 Bidra til intern testing for sårbarheter i beta.einnsyn.no L-2 Bidra til intern testing for sårbarhet i rc1.einnsyn.no L-3 Kravstilling til ekstern sikkerheitstest rc2.einnsyn.no L-4 Følge opp ekstern sikkerheitstesting av rc2.einnsyn.no Leveranse: Rapporter frå testverktøy Leveranse: Rapporter frå testverktøy Leveranse: Kravspesifikasjon og grunnlag for utlysing Leveranse: Presentasjon av resultat av test og tiltak 08-2016 12-2016 03-2017 05-2017 3.6. Arbeidspakke 6 - informasjonsstrategi Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 6 Informasjon om prosjektet Stein Magne Os Merknad God informasjon, ope prosjekt, lett tilgang til informasjon Dialog heile vegen med sentrale brukargrupper Ulike referansegrupper, fokusgrupper, faggrupper Stor vekt på brukarfokus og brukartilpassing God dokumentasjon mange skriftlege leveransar Vekt på politiske mål for digitalisering, tenesteutvikling og dra nytte av andre prosjekt, Vekt på MÅ-krav (gevinstar), men og på innovasjon og nye muligheiter Ressursar L1 L2 L3 L4 L5 L6 M1 Leveransar og milepælar Leveransar Etatablera prosjektplass for meir intern informasjon og dialog på Sharepoint Etablera nettstad einnsyn.difi.no for open informasjon og dialog, link til oep.difi.no. Ope for eksterne bidrag Produsere informasjonsfilm om einnsyn. Kommunikasjonsplan med plan for informasjon internt, eksternt og mot verksemdene. Informasjons «pakke» om samarbeidet med Oslo kommune Utarbeida samla, modulbasert presentasjonspakke for einnsyn, inkludert samarbeidet med Oslo kommune Milepælar Endeleg vedteke samarbeid med Oslo kommune. Månad 2-2016 4-2016 2-2016 5-2016 3-2016 6-2016 5-2016 6-2016 4-2016 8-2016 6-2016 10-2016 6-2016 a. Arbeidspakke 7 dokumentasjon og brukaropplæring 19

Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 7 Dokumentasjon og brukaropplæring NN, utlyst stilling 5-2017 12-2017 Merknad Ressursar Arbeidet vert utført av prosjektgruppa. Vil vera trong for ulike samlingar, arbeidsgrupper, testgrupper, pilotering med meir. Dette er lagt inn i budsjettet under samlingar, konferansar med meir. Denne arbeidspakken vil få nyttige innspel frå Ap3. Leveransar Månad 1 Teknisk dokumentasjon 1-2017 2 Brukardokumentasjon/opplæring 1-2017 3 Plan for gjennomføring av opplæring av verksemdene 1-2017 3.7. Arbeidspakke 8, konvertering av data og overføring av ansvar til linja i Difi Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 8 Konvertering av data, overføring til linja Prosjektgruppa 08-2017 12-2017 Merknad Ressursar Leveransar Månad 1 Plan for konvertering av data frå gamal 10-2016 til ny løysing 2 Plan for overføring til linja, sjå AP2 10-2016 3 Gjennomføra konvertering og testing 10-2017 10-2017 4 Overføra ansvar, klargjering til drift 11-2017 3.8. Arbeidspakke 9, juridiske avklaringar Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 9 Juridiske avklaringar Ole Henrik Myklebust 01-2016 12-2017 Merknad Prosjektet skal vidareutvikla noverande tenester. Det betyr og at ein kan koma opp i situasjonar der ein må føreta avklaringar i høve til lovverk, regelverk og forskrifter. Dette vil vera en løpande prosess etter kvart som arbeidet går framover. Ressursar Leveransar og milepælar 1 Hjelp i samband med avrop, anbod og avtalar for å få på plass ressursar 2 einnsyn/ny OEP i høve til eksisterande lov og regelverk. L3 Notat: «Beriking av data» - vurdering og avklaring av korleis benytte ny funksjonalitet slik at den er i samsvar med regelverket 1-2016 1-2016 6-2016 11-2016 20

L4 Notat: «Førehandsklassifisering» - 6-2016 11-2016 vurdering og avklaring av korleis unngå «førehandsklassifisering» i ny løysing L5 Notat: «Angivelse av hvilke kriterier 6-2016 11-2016 som ligger til grunn for utvalget av dokumenter som blir publisert» - vurdering og avklaring av korleis sette opp ny løysing slik at den er i samsvar med regelverket. L6 Revidert samarbeidsavtale/bruksvilkår 1-2017 Utfyllande merknader: Leveranse 2: Det skal utarbeidast ei oversikt over konkrete oppgåver/problemstillingar som oppstår undervegs i prosjektet og som inngår i arbeidspakken. I oversikta skal oppgåvene/problemstillingane «kvitterast ut» etter kvart. Dei største og vesentlige problemstillingane/oppgåvene skal førast som eigne leveransar i arbeidspakken. Det skal etablerast ei referansegruppe. Føremålet med gruppa er t.d. å kvalitetssikre, motta innspel, og forankre juridiske vurderingar. Gruppa skal etablerast i juni. Leveranse 3: Delmilepæl Konkretisering av «beriking av data» i ny OEP kva meinast og korleis skal det anvendast i ny OEP? Tid Start 6-2016 9-2016 Slutt Internt møte med deltakarane i prosjektgruppa Avklare vegen fram mot ferdig notat Utarbeide notat Intern vurdering av rettslige spørsmål på bakgrunn av overnevnte notat: 9-2016 10-2016 Offentlegregelverket Personopplysingsregelverket Referansegruppemøter 9-2016 11-2016 Oversende notat, jf. øverste delmilepæl og ha innleiiande møte basert på dette Oversende interne vurderinger og gjennomføre møte basert på dette Gjennomføre et siste møte dersom nødvendig Sluttvurdering og utforming av endelig notat 11-2016 11-2016 Leveranse 4 og 5 Delmilepæl Kartlegge ulike alternativ for korleis sikre at vi unngår «førehandsklassifisering» Tid Start 6-2016 9-2016 Slutt 21

Internt møte med deltakarane i prosjektgruppa Avklare vegen fram mot notat Utarbeide notat Intern vurdering av dei ulike alternativ 9-2016 10-2016 Gjennomføring av referansegruppemøter (same 9-2016 11-2016 referansegruppe og framdrift som i leveranse 3 brukar dei same møta) Sluttvurdering og utforming av endelig notat. 11-2016 11-2016 3.9. Arbeidspakke 10, Prosjektleiing, prosjektutvikling og administrasjon Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 10 Prosjektleiing, prosjektutvikling og Gunnar Urtegaard 08-2015 12-2017 administrasjon Merknad Prosjektleiar har samla ansvar for at prosjektet når dei måla som er sette til rett tid og til rett kvalitet. Ressursar Vert utført av prosjektgruppa Leveransar og milepælar 1 Prosjektplan Levande dokument 12-2015 med strategi for oppdatering 2 Oppfølging av prosjektplan, 10-2015 12-2017 ressursbruk og rapportering Leveransar L1 Plan for risikostyring 2-2016 10-2016 L2 Plan for gevinstrealisering 4-2016 10-2016 L3 Kartlegging av produksjonssystem hjå innhaldsleverandørane 8-2016 Milepælar M1 Beta einnsyn PoC 4-2016 M2 Etablera samarbeid med Oslo 6-2016 M3 Etablera pilotsamarbeid med NVE 6-2016 M4 Rammeverk for einnsyn på plass med 8-2016 full funksjonalitet M5 einnsyn med grunnfunksjonar klart for 12-2016 brukartesting M6 einnsyn v1.0 klart for oppstart brukartesting 4-2017 3.1. Arbeidspakke 11, Mottak og forvaltning av ny løysing Nr Tittel arbeidspakke Ansvarleg Start Slutt 11 Prosjektleiing, prosjektutvikling og Linja i Difi 01-2017 administrasjon Merknad Det vil vera tenleg å starta dialogen om korleis linja skal overta og forvalta den nye løysinga 22

relativt tidleg. Sjå punkt på A2 og plan for forvaltning. Denne arbeidspakken vil verta vidare detaljert etter kvart. Ressursar Vert utført av mottakande eining i samarbeid med prosjektgruppa Leveransar og milepælar Månad 1 Plan for mottak og forvaltning 3-2017 5 Organisering og oppfølging Roller og ansvar Prosjekteigar: Avdelingsdirektør for Avdeling for IT drift og utvikling(idu )Torgeir Strypet. Styringsgruppe: Leiargruppa i IDU Prosjektleiar: Gunnar Urtegaard Direktør Steffen Sutorius vert løpande oppdatert om prosjektet. Når tenestene er klare til å gå i produksjon skal dei leverast til seksjon for marknad og tenesteoppfølging. Prosjektgruppe Rolle Namn Arbeids- og ansvarsområder Vekeverk Prosjektleiar Gunnar Urtegaard Prosjektleiing Prosjektstøtte Johannes Hunderi (1.6.16) Prosjektstøtte, prosjektutvikling Prosjektmedarbeidar Stein Magne Os (1.4.2016) Kontakt verksemder og interessegrupper Prosjektmedarbeidar Jakob Andre Sandal Krevspesifikasjon, tenesteutvikling Prosjektmedarbeidar Rune Kjørlaug IT-arkitektur, utvikling Prosjektmedarbeidar Ole Henrik Myklebust Juridiske spørsmål, lovverk Prosjektmedarbeidar Arild Bjørk, Tommy Harjo Sikkerheit Prosjektmedarbeidar Ole Jomar Moen Prosjektgjennomføring Sum vekeverk Interessenter og referansegrupper I samband med utviklingsprosjektet skal det etablerast referanse-, arbeids- og faggrupper på fleire områder. Forslag til grupper tar utgangspunkt i viktige interessentar i utviklingsprosjektet. Interessentar 1 Organ med mynde på området Datatilsynet, Justis- og beredskapsdepartementet, Kulturdepartementet og Arkivverket. Eventuelt andre Referansegruppe/ arbeidsgruppe Dialog med verksemdene ved behov for avklaringar innan deira myndeområde. Fellesmøte aktuelt om det er problemstillingar som krev drøftingar i fellesskap. 23