Kommunikasjonsstrategi Vedteken 17. november 2011 av HiSF-styret 1
Kommunikasjonsmål, retningslinjer og prinsipp for Høgskulen i Sogn og Fjordane Dette dokumentet klargjer Høgskulen i Sogn og Fjordane (HiSF) sine mål, retningslinjer og prinsipp for kommunikasjon med omverda og internt. Det tek for seg dagens situasjon og utfordringar, kvar vi ynskjer å vere og kva verkemiddel vi må ta i bruk for å kome dit. Kommunikasjonsplanen er knytt til tiltak i Strategiplan 2010 2014 og Rapport og planar (2009 2010), og er eit middel for å nå dei overordna måla i desse planane. Konkret er dette dokumentet ei oppfølging av målområde ein open og utoverretta høgskule og målsettinga om at Vi skal styrkje og profesjonalisere arbeidet med kommunikasjon og formidling, i strategiplanen. Dokumentet er utarbeidd av informasjonsrådgjevar Berit Amundsen og trainee Eva Marie Felde. I tillegg til desse har ei arbeidsgruppe med Terje Bjelle, Georg Arnestad og Jan Olav Fretland, vore aktive i diskusjonar kring innhaldet, og alle medlemmane støttar innhaldet. Rektor Åse Løkeland har også teke del i drøftingane. 1. Kommunikasjonsmål I følgje strategiplanen er HiSF si overordna målsetjing at: Vi skal ha landets mest fornøgde studentar og vere blant høgskulane med mest vitskapleg publisering. I visjonen heiter det vidare: Vi utforskar og utviklar HiSF ein stad å lukkast. I vår kommunikasjon blir hovudbodskapen denne: Høgskulen i Sogn og Fjordane har eit fagleg og attraktivt miljø der tilsette og studentar lukkast. Det betyr at når folk høyrer om HiSF er det essensen av den setninga dei skal sitje att med og kjenne seg igjen i. Klarer vi dette, vert HiSF etterspurd både som utdanningsstad og kompetansemiljø. HiSF-identiteten vil stegvis bli bygd opp slik at einskildpersonar i og utafor institusjonen kan hugse og beskrive HiSF med eigne ord, i samsvar med det høgskulen er og skal vere. Sett i lys av dette og dei overordna strategiane er det også ei viktig målsetting å skape merksemd om Høgskulen i Sogn og Fjordane. 2. Grunnleggjande prinsipp - kommunikasjonsplattform HiSF følgjer føringane som ligg i dei statlege kommunikasjonsprinsippa, om openheit, medverknad, heilskap i kommunikasjonen og at den skal vere aktiv og nå alle. Høgskulens kommunikasjon skal i tillegg vere forankra i høgskulens eigne kjerneverdiar: Kompetent Vi skal legge vekt på den faglege styrken ved HiSF og formidle dokumentert kunnskap. HiSF skal synleggjere at vi er eit viktig kunnskapsmiljø i regionen med godt kvalifiserte fagfolk og dyktige studentar. Samfunnsoppdraget til HiSF betyr også å gjere kunnskapen tilgjengeleg og forståeleg. HiSF skal ha eit mangfald av talspersonar som ytrar seg om det dei er ekspertar på. Aktiv Vi skal vere synlege for omverda og vere initiativtakarar til samfunnsdebatt, utvikling og 2
innovasjon. Vi skal sette dagsorden og kommentere samfunnet rundt oss, på ein informativ og inkluderande måte. HiSF skal vere handlekraftig og dynamisk i høve til eigne studentar og tilsette samt samarbeidspartnarar og ålmenta. Nær Vi skal vere ein høgskule som lyttar til og går i dialog med tilsette, studentar og omgjevnadane. HiSF vekkjer tillit, tek andre på alvor og kommuniserer ærleg og ope. HiSF er heile Sogn og Fjordane sin høgskule og ein sentral aktør i utvikling, spesielt lokalt og regionalt. 3. Målgrupper og kommunikasjonskanalar Høgskulen kommuniserer både internt og eksternt. Eksternt er det ei rekkje ulike målgrupper, både lokalt, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Spørsmålet om kven vi ynskjer å nå med bodskapen må stå heilt sentralt i alt informasjons- og formidlingsarbeid. Det betyr også at vi må skreddarsy bodskapane, og spesifisere målgruppene i større grad. Internt 1. Studentar 2. Tilsette Eksternt 1. Studiesøkjarar 2. Media (både målgruppe og kanal) 3. Samarbeidspartnarar Sekundære målgrupper: Samfunns- og næringsliv Ålmenta Andre forskingsmiljø Jobbsøkjarar Studiesøkjarar og noverande studentar er primærmålgruppa i HiSF sitt arbeid. Høgskulen må likevel ha fokus på dei andre målgruppene og i større grad arbeide aktivt opp mot desse, spesielt media. Kommunikasjonsprinsippa skal liggje til grunn både for den interne og eksterne kommunikasjonen. Aktuelle kommunikasjonskanalar For å få best mogleg gjennomslagskraft og treffe publikum må høgskulen bruke dei riktige kanalane i kvart høve. Høgskulen er i dag aktiv i mange kommunikasjonskanalar, men bruken bør evaluerast og prioriterast for å sikre at vi nyttar dei mest mogleg effektivt. Ein større gjennomgang av bruken er nødvendig, og vidare omtale av kanalar er difor diskutert i strategiske val. 4. Strategiske val - tiltak Kommunikasjonsplanen beskriv korleis høgskulens kommunikasjon generelt må vere. Strategiske val er område som krev ekstra merksemd og innsats for å styrke kommunikasjonsarbeidet. Arbeidet famnar om alle område av høgskulen si verksemd. Til dømes er studentrekruttering og studentkontakt særs viktige område, men dei er ikkje vidare behandla i denne planen. Bakgrunnen for dette er at arbeidet fungerer godt per i dag og strategiane blir følgde, også på kommunikasjonssida. 3
Dei viktigaste utfordringane på kommunikasjonssida kan oppsummerast slik: I følgje eksterne partar er HiSF for lite synleg for omgjevnadane Kompetansemiljøet samt breidda og styrken i fagmiljøet er ikkje tydeleg nok HiSF er forbunde med studentar og studium og i mindre grad andre aktivitetar Berre ei lita gruppe fagtilsette er aktive formidlarar og i kontakt med media Ingen planar eller retningslinjer for samfunns- og mediekontakt Det finst inga oversikt over høgskulen si deltaking i media Den grafiske profilen er ikkje godt nok kjend for alle tilsette Veven skil ikkje mellom intern og ekstern informasjon Informasjon på HiSF-veven er av varierande kvalitet og skrive for uklåre målgrupper Ressursar til kommunikasjonsarbeid er ujamt fordelt 4.1 Betre organisering og utviklingstiltak Gjennomføring av kommunikasjonsplanen krev eit visst apparat av personar med spesifikke kunnskapar, klare roller og effektivt samspel. Ansvaret for formidling og kommunikasjon må gjerast tydeleg i organisasjonen. Uansett organisering, er det viktig at kommunikasjonsarbeidet famnar om både fagleg tilsette og administrasjonen og at ein samarbeider på tvers av heile organisasjonen. Alle kommunikasjonsoppgåvene må knytast tettare saman. Då kan fleire dra vekslar på kvarandre og skape større heilskap i kommunikasjonen, for alle målgruppene. Dette vil gjere at kommunikasjonsarbeidet bli tydelegare og forhåpentlegvis kan det hjelpe høgskulen til å bli meir synleg for omgjevnadane. Det bør vere ein eigen kontaktperson med ansvar for kommunikasjonsarbeidet på kvar avdeling. Dei som arbeider med kommunikasjon bør samlast regelmessig, og ha ansvar for å: Gje støtte til leiarane sitt ansvar for kommunikasjon Få kommunikasjon på dagsorden slik at leiarane vert aktive støttespelarar i formidlingsarbeidet Drive bevisstgjering om kommunikasjon og formidling for dei HiSF-tilsette Arrangere kurs og seminar, til dømes i presentasjonsteknikk, medietrening, skriving for internett, sosiale medium og populærvitskapleg publisering Vere bidragsytar i støttemiljø for forsking med spesiell vekt på formidling Skape miljø for aktiv deltaking i samfunnsdebatt og meiningsytring i media Samarbeide med lokalaviser om kronikkar Vere rådgjevar i kommunikasjons- og informasjonsfaglege spørsmål Vurdere om høgskulen bør ta i bruk medieovervakingssystem Drive samfunnskontakt og medieretta arbeid, innsal av aktuelle saker til media Informere om retningslinjer for bruk av grafisk profil Vere utførande ledd i arbeid med kommunikasjon Ansvar Ansvarsfordelinga knytta til kommunikajon må tydeleggjerast i heile organisasjonen. 4
4.2 Fou-formidling og fou-basert kommunikasjon Fou-formidling kjem inn under sektormål 2 og 3 i rapport og planar, og målområda ein forskingsbasert høgskule og ein open og utoverretta høgskule i strategiplanen. HiSF må framstå som ein tydelegare forskingsinstitusjon og få fram det gode arbeidet som blir gjort på dette området. Den vitskaplege publiseringa er det mykje fokus på, medan den ikkjepoenggjevande publiseringa har fått mindre merksemd. For at HiSF skal framstå som ein aktiv og kompetent institusjon er det viktig at vi klarer å synleggjere forskingsarbeidet på ein betre måte og nå ut til eit breiare lag av publikum. Formidling av fou-produksjon ved HiSF er viktig for å få fram den faglege tyngda, og kan påverke potensielle studentar og tilsette til å søkje seg hit. Eit synleg sterkt og utforskande fagmiljø vil skape positive ringverknadar på fleire måtar og kome heile HiSF til gode. Mykje av kommunikasjonen her vil handle om å folkeleggjere vitskapleg kunnskap og klargjere viktigheita og relevansen av denne kunnskapen for målgruppene. Det må også leggast større vekt på å delta i dagsaktuelle debattar i media og samfunnet elles. Dette satsingsområdet er ei konkret oppfølging av målet om ein forskingsbasert høgskule i strategiplanen. Aktuelle tiltak: Forskingsdagane må bli eit produkt alle ved HiSF ynskjer å bidra til. Felles samlingspunkt for deling av forsking. Eit arrangement som er felles for heile høgskulen og som skal profilere kunnskapsproduksjonen, felles planlegging og gjennomføring HiSF-veven aktuelle nyhende om forskinga må formidlast på nettsidene, både til interne og eksterne brukarar Førelesingar studentane må bli opplyst om den forskinga som føregår på HiSF og kva deira førelesarar held på med Aktiv oppfølging av medlemskapen i Forsking.no Utarbeide og gjere tilgjengeleg informasjon om fagtilsette sin kompetanse Fleire konkrete tiltak er omtala i handlingsplanen for formidling 2010-2014 Ansvar: Fou-administrasjonen har, saman med dei som arbeider med informasjon og kommunikasjon det overordna ansvaret for arbeidet. Samstundes må det vere god informasjonsflyt frå avdelingane for at viktige og gode saker blir løfta fram. Dekanane er særs sentrale i dette arbeidet. Kommunikasjonsansvarleg ved avdelingane har også ansvar for å vidareformidle saker opp i systemet og selje inn aktuelle saker til media. Alle fagtilsette har sjølvstendig ansvar for at eiga forsking blir formidla. 4.3 Omforming av HiSF-veven For å gjere det enklare å kommunisere med omverda bør arbeidet med å omforme HiSF-veven kome i gang. Intern og ekstern kommunikasjon bør bli skilt, og dei eksterne nettsidene må få eit klårare oppgåvefokus, i tråd med tidlegare tilrådingar. Det vil seie at innhaldet på veven tek utgangspunkt i brukarane sine behov og problemstillingar og leverer innhald i tråd med dette. Ein viktig del av dette arbeidet blir også å utarbeide ein innhaldsstrategi for veven. 5
Ekspertvurderinga som Netlife Research utførte hausten 2009 av HiSF-veven må bli lagt til grunn for arbeidet. Det må setjast av midlar på 2012-budsjettet til redesign av HiSF-veven. 4.4 Prioritere kommunikasjonskanalar Høgskulen nyttar ei rekkje kanalar for å nå ut med informasjon til studentar og tilsette og for å skape merksemd om eigne aktivitetar i pressa og ålmenta. Med avgrensa ressursar er det ikkje realistisk at høgskulen er like aktiv i alle kanalar. Det er difor behov for å prioritere dei viktigaste kanalane og lage retningslinjer for bruken av desse. Det bør også lagast retningslinjer for kva kanalar som skal nyttast i kva høve for å nå studentane på best mogleg vis. Ei anna problemstilling er at vi i dag ikkje har retningsliner for kva kanalar som skal bli brukt i kommunikasjonen med studentane, verken for campusstudentar eller samlingsstudentar. For å sikre god kommunikasjon med studentane er det viktig å få dette og rutinar for bruk av dei ulike kanalane på plass. Aktuelle kanalar for eksterne målgrupper Vevsidene er og skal vere den prioriterte kanalen for studiesøkjarar på jakt etter informasjon om HiSF. Vidare skal veven ha god informasjon om forskinga og fagmiljøet ved skulen, slik at andre fagmiljø, media og folk flest enkelt finn den informasjonen dei er ute etter. Nyhende frå høgskulen og generell informasjon om institusjonen må også ligge her. Innhald og struktur må her sjåast i samsvar med prosjektet for redesign av HiSF-veven. Sosiale media som Facebook, twitter, bloggar og YouTube er arenaer som opnar for dialog og samfunnsdebatt. Å vere aktiv her er ein måte å synleggjere HiSF på. Det er naudsynt å rekruttere tilsette som kan delta i dei samtalane som føregår på nett. Høgskulen må avgjere i kor stor grad vi skal delta på desse arenaene og i kva form. Derfor må høgskulen lage ein eigen strategi for høgskulens bruk av sosiale medium som er i samsvar med målsetjinga i kommunikasjonsplanen. Faglege tidsskrift er den viktigaste kanalen for å nå målsettinga i strategiplanen om å vere av høgskulane med mest vitskapleg publisering. Skriftserien til HiSF er også viktig i denne samanheng. Viktigaste målgruppe er andre forskingsmiljø og løyvande styresmakter. For å formidle forskinga meir effektivt, bør HiSF bør vurdere om og eventuelt korleis vi meir effektivt kan ta i bruk nettstadane Forsking.no og www.uhr.no. Dette er viktige kanalar for å synleggjere HiSF, sette dagsorden og nå ut til fagmiljø, potensielle studentar og ålmenta. Høgskulen må jobbe meir aktivt opp mot media, som både er kanal og målgruppe. Gjennom dei kan vi formidle forsking, nå ut til potensielle studiesøkjarar (studentrekruttering) samt formidle aktuelle nyhende frå høgskulen. Det er kanskje den viktigaste kanalen for å delta aktivt i samfunnsdebatten, som er ei lovpålagd oppgåve for høgskulane. Det er her vi må setje dagsorden for fagleg debatt samt svare ope og ærleg om vi blir utsett for kritikk. Tettare mediekontakt er essensielt for at høgskulen skal nå fleire av måla i strategiplanen. Media er ein viktig kanal for å nå alle dei andre målgruppene våre. Konferansar og faglege fora er arena for samfunnskontakt og dialog. Høgskulen som institusjon og høgskulens tilsette skal vere aktive medspelarar og aktørar i faglege arrangement i regionen. Mellom anna må Forskingsdagane bli eit samlande arrangement der HiSF formidlar forskinga si ut til studentar, andre tilsette, presse og publikum. Samlingspunkt for deling av forsking. 6
HiSF har også ei rekkje trykksaker, desse er først og fremst marknadsføringsmateriale for studentrekruttering. Kanalar for interne målgrupper Dei to vevsidene, for studentar og for tilsette, er primærkjelda i kommunikasjonen med desse to målgruppene. Her skal all viktig og aktuell informasjon vere tilgjengeleg. Den seinare tida har vi også teke i bruk Facebook for å informere studentar, og bruk av andre sosiale media må også vurderast for denne gruppa. Studenttorget, TV-skjermar, oppslagstavler, Fronter og førelesingar er også særs sentrale kanalar for å nå ut til studentane. Vi bør få retningslinjer for bruken av dei ulike kanalane opp mot denne gruppa, slik at det er tydeleg for alle studentane kvar dei skal gå for å finne informasjonen dei treng. Aktuelle tiltak i arbeid med kommunikasjonskanalar: Utarbeide strategi for satsing på og bruk av sosiale media Følgje opp samarbeidet med Forsking.no Auka satsing på Forskingsdagane Ansvar: For prioritering og oppfølging av kommunikasjonsplanen må leiargruppa ha eit overordna ansvar. 5. Roller i kommunikasjonsarbeidet Alt kommunikasjonsarbeid er eit leiaransvar. Både rektor og andre leiarar kan delegere oppgåver. Alle tilsette skal bidra til at målsetjinga for kommunikasjonsarbeidet vert nådd. Alle tilsette skal også ta ansvar for at den grafiske profilen vert følgd. Styreleiar Styreleiar kommenterer saker på vegner av styret. Rektor Rektor er frontfigur og pådrivar for omdømmebygging ved HSF. Rektor er den som uttalar seg til media om institusjonssaker og overordna spørsmål. Rektor har ansvar for strategisk tenking kring høgskulen sin kommunikasjon, og skal sørgje for at høgskulen har gode system og kanalar for informasjonsjonsflyt internt og eksternt. Viserektor for FOU Er saman med rektor og dekanane, pådrivar for å få fagtilsette til å formidle og profilere fagleg/forskings aktivitet. Jamfør verksemdmåla under sektormål 3 i Rapport og planar. Ansvar for strategiar for forskingsformidling og tilrettelegging av gode formidlingsvilkår for fagtilsette. Tek hand om og uttaler seg om saker knytt til forsking på institusjonsnivå. Viserektor for utdanning Har eit spesielt ansvar for studentrekruttering og studentinformasjon. Uttaler seg om saker knytt til studentar og utdanning, på institusjonsnivå. Har spesielt ansvar for studentrekruttering og felles studentinformasjon. Rådgjer, legg til rette og er støttespelar for avdelingane og institutta i dette arbeidet. 7
Dekanar Dekanane er ansvarlege for å tenkje strategisk omkring fagleg profilering av avdelinga. Dekanane har eit særskilt ansvar for å stimulere, motivere og støtte sine fagtilsette til å skrive kronikkar og artiklar med fou-basert argumentasjon og formidle fou til brukarar og ålmenta. Instituttleiarar Skal stimulere dei tilsette til å formidle si faglege verksemd. Har ansvar for intern informasjon på instituttet. Oversikt over eventuell mediekontakt på sitt institutt, melder inn oversikt til informasjonsrådgjevar. Fagtilsette Alle fagtilsette er ansvarlege for å drive formidling innanfor sitt fagfelt. Kvar fagtilsett bør ha som mål å publisere noko for ålmenta innafor sitt fagområde. Alle fagtilsette skal gjere seg kjende med den grafiske profilen til HSF og følgje profilhandboka. Fagtilsette har akademisk fridom. Informasjonsrådgjevar Er ansvarleg for strategisk kommunikasjonsarbeid, ekstern kommunikasjon og merkevareprofilering av høgskulen. Er ansvarleg redaktør for HSF-veven, og skal også tilrettelegge saker for HSF-veven. Kontaktperson for media/presse og tek seg av mediehandtering, og fører oversikt over mediekontakt. Skal forvalte HSF sin grafiske profil, rettleie ved annonsering, produksjon av trykksaker og andre profileringsprodukt. Denne funksjonen og plassering av den må drøftast i samband med resten av omorganiseringa i HSF. 8