VI HAR MEIR ENN 220 KOMMUNIKASJONS- MEDARBEIDARAR I SAV

Transkript

1 VI HAR MEIR ENN 220 KOMMUNIKASJONS- MEDARBEIDARAR I SAV Kommunikasjonsplattform

2 Alle medarbeidarar er med å male det biletet av SAV som dei rundt oss får sjå.

3 Alle kommuniserer Vi kommuniserer gjennom det vi seier, våre handlingar og vår veremåte. Nokre gangar så kommuniserer vi utan at vi veit det heilt sjølve. Dette understrekar at alle medarbeidarar i Sjukehusapoteka Vest (SAV) har eit ansvar for kommunikasjon. Vi har ansvar for vår eiga kommunikasjon og korleis vi kommuniserer med kvarandre, andre medarbeidarar, kundar, pasientar og samarbeidspartnarar. Saman har vi ansvar for at dei rundt oss har tillit til oss. Alle medarbeidarar er med å male det biletet av SAV som dei rundt oss får sjå. Kommunikasjonseininga i SAV har eit særskilt ansvar for kommunikasjon som mellom anna inneber støtte til einingane og leiinga, og for å leggja til rette for kommunikasjon i hensiktsmessige kanalar. Kommunikasjonsplattforma byggjer på SAV sin visjon og strategiplan, samt rammer lagt av Helse Vest. Den beskriv dei viktigaste prinsippa som ligg til grunn for kommunikasjonsarbeidet og korleis kommunikasjon skal bidra til å nå SAV sine overordna mål.

4 Visjon og mål Vår visjon er at vi skal fremje helse og livskvalitet, og dette er ein felles visjon for føretaka i Helse Vest. Våre mål er at vi skal: Levere trygge og nære tenestar Ha heilskapelege prosessar og effektiv bruk av ressursar Være ein framtidsretta kompetanseorganisasjon Mål for kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonsarbeidet er eit verkemiddel som skal dra oss i retning av vår visjon og bidra til at føretakets målsetningar vert nådd. Byggja på dei overordna måla, har SAV følgjande målsetningar med kommunikasjonsarbeidet: Bidra til auka pasientsikkerheit og trygg legemiddelbruk gjennom å: - sikre god dialog med helseføretaka og regionale helseføretak i Norge, samt med pasientar, pårørande og samarbeidspartnarar - legge til rette for god intern informasjonsflyt og kunnskapsdeling på tvers av avdelingar og forretningsområder Sikre informasjon og medverknad i samsvar med lov og avtaleverk Bidra til å skape eit godt omdømme og til at SAV sine tenestar og fagkompetanse er kjend Bidra til ein god og faktabasert kommunikasjon dersom krisar oppstår Legge til rette for eit godt forhold til media Sikre ein tydelig og einskapleg profil for SAV Kommunikasjon skal vere ein naturleg del av arbeidet til den enkelte leiar og medarbeidar

5 Prinsipp for informasjon og kommunikasjon i SAV Open og truverdig Vi skal ha ein open og truverdig kommunikasjon i interne og eksterne kanalar. Vi skal gjere det vi seier og seie det vi gjer. Vår kommunikasjon skal vere tillitsvekkjande og den skal vere økonomisk og etisk forsvarleg. Tydeleg Vi skal vere tydeleg og sikre profesjonalisme i all vår kommunikasjon. Dette inneber at det går klart fram kva som er bodskapen og kven som er avsendar. Tilgjengeleg Vi skal leggje til rette for at informasjon er lett tilgjengeleg for dei det er relevant og sikre at det gjeres tilgjengeleg i hensiktsmessige kanalar. Bodskapen og språket som nyttast skal vere tilpassa målgruppene, og retningslinjer for universell utforming skal følgjast. Integrert Vi skal ha ein heilskapleg kommunikasjon, og kommunikasjon skal vere ein integrert del av aktivitetane som gjennomførast i SAV.

6

7 Kommunikasjonsansvar Alle sitt ansvar Alle medarbeidarar i SAV har ansvar for kommunikasjon. Det overordna ansvaret for kommunikasjon ligg hos administrerande direktør (AD), medan ansvar for kontinuerlig og laupande kommunikasjon ligg hos kvar og ein med leiaransvar. Den enkelte medarbeidar er ansvarleg for å halda seg oppdatert på informasjon som vert gjeven. Linje- og matriseprinsippet Ansvar for informasjon og kommunikasjon følgjer linje- og matriseprinsippet. Både medarbeidar og leiare som har saksansvar vil ha eit kommunikasjonsansvar. Medarbeidarar i nøkkelroller, dei med ansvar på tvers av avdelingar og/eller forretningsområdar og medarbeidarane sine representantar, vil ha særskild ansvar knytt til rolla. Internt før eksternt Det er ein god rettesnor at all kommunikasjon som går ut eksternt, har vore gjeven i hensiktsmessige interne kanalar på førehand. Kommunikasjonseininga Kommunikasjonseininga har ansvar for utvikling av retningslinjer, samt rådgiving og støtte til leiinga, avdelingane og fagmiljøa. Vidare skal kommunikasjonseininga støtta med produksjon av informasjonsmateriale og tilgjengeleggjering i valde kanalar.

8 Målgrupper og kanalar Elektronisk kommunikasjon er SAV sin primære kanal for dialog med ulike målgrupper. Verktøya for elektronisk kommunikasjon skal i størst mogeleg grad følgje den teknologiske utviklinga slik at nye mogelegheiter for effektiv kommunikasjon utnyttast. I tillegg til effektivitetsføremål, er en auka bruk av elektronisk kommunikasjon i samsvar med miljøpolitikken i føretaket. Målgrupper Mearbeidarar Medarbeidarane er SAV sine viktigaste ressursar. Deira arbeid og innsats er avgjerande for at SAV skal nå dei måla som er satt. SAV skal prioritere at medarbeidarar får informasjon som er relevant og truverdig, og som bidrar til at arbeidet kan utøvast på ein god måte. Det skal vekstleggjast open, motiverande og god informasjonsflyt, samt teknologiske løysingar og verktøy som støtter tverrfagleg samarbeid og bidrar til å gjere arbeidskvardagen effektiv. Helseføretaka og regionalt helseføretak i Helse Vest Vi skal vere spesialisthelsetenestens kompetansesenter på legemiddelområdet og rådgivar for riktig legemiddelbruk og sikkerhet. Gjennom god informasjon til og kommunikasjon med helseføretaka og regionalt helseføretak skal vi bidra til at dei når sine målsetningar. Vi skal vere tydeleg i vår kommunikasjon mot sjukehusa og leggje til rette effektiv informasjonsflyt. Vi skal jobbe for eit tett, godt og strukturert samarbeid mellom våre apotek og sjukehusavdelingane, og evne å synleggjere kor og kva vi kan bidra med, ut i frå avdelinganes eigne behov.

9 Pasientar, pårørande og andre kundar Ein tydeleg og effektiv kommunikasjon og informasjon til pasientar og pårørande, så vel sjukehusa, skal bidra til auka pasientsikkerhet. Vi skal gjennom god og kvalitativ informasjon, bidra til auka etterleving, mindre biverknader, redusert dødelegheit, betre effekt av legemiddelbehandlinga og redusert fare for re-innlegging. SAV skal gje god og kvalitetssikra informasjon om legemiddelbruk, samt råd om varar og tenestar, som bidrar til trygghet og ein betre kvardag for pasientane i sjukehusa, deira pårørande og andre kundar. Befolkninga SAV skal leggje til rette for at befolkninga får tilgang til informasjon som er relevant for trygg bruk av legemidlar og informasjon som bidrar til ein betre helse og auka velvære. Vi skal leggja til rette for god to-veis kommunikasjon i egna kanalar, og jobbe for at god og fagleg informasjon er tilgjengeleg for befolkninga. SAV skal ha fokus på openheit og skal jobbe for eit godt forhold til media. Samarbeidspartnare Våre samarbeidspartnare bidrar til å gjere SAV til ein trygg og pålitelig aktør, med eit solid kvalitetsstempel. Vi skal sikre god kommunikasjon med våre leverandørar og samarbeidspartnare, og gjennom dette bidra til høg pasientsikkerhet til beste for våre definerte målgrupper. Det skal jobbast for at SAV og samarbeidspartnare har gode system som bidrar til god informasjonsflyt. Myndigheter SAV skal sikre open og god kommunikasjon med myndighetar og premissgjevarar.

10 Kanalar SAVisa I mange høve er god intern informasjon ei føresetnad for god og einskapleg informasjon eksternt. SAV skal difor vektleggje god intern informasjon og leggje til rette for auka kunnskapsdeling. Vår primære informasjons- og kommunikasjonskanal internt er intranettet SAVisa. SAVisa skal aktivt nyttast til å formidla og gjere tilgjengeleg informasjon som er viktig i arbeidskvardagen til alle medarbeidarar i føretaket. SAVisa er open for alle føretaka i Helse Vest. Administrerande direktør (AD) har det overordna ansvaret for SAVisa, mens kommunikasjonseininga har det redaksjonelle ansvaret. SAV ynskjer at alle medarbeidarar aktivt skal gjere bruk av intranettet og difor er publiseringrettigheter gjeven i samsvar med kommunikasjonsansvaret. Sav.no Internettsiden SAV.no er føretakets primære kanal for ekstern kommunikasjon. Nettsida skal aktivt gjere tilgjengeleg faginformasjon og informasjon som er relevant for folk flest og skal bidra til å nå kommunikasjonsmåla og overordna målsetningar. AD har det overordna ansvaret for SAV.no, mens kommunikasjonseininga har det redaksjonelle ansvaret. Sosiale mediar Sav skal nytta sosiale mediar som er hensiktsmessige og som kan bidra til at føretaket når kommunikasjonsmåla og overordna målsetningar. Retningslinjer relatert til bruk av sosiale mediar for medarbeidarar i SAV er nærare beskriven i eige dokument. E-post E-post er det mest nytta verktøyet for ein-til-einkommunikasjon og kommunikasjon til avgrensa grupper i

11 SAV. For at vi skal stå fram heilskapleg skal alle i føretaket nytta ei felles signaturprofil. Signaturmalar er tilgjengelig på Sjukehusapoteka Vest sitt intranett. Den enkelte medarbeidar er oppfordra til å ha personbilete på eiga profil, på intranett og e-post. Trykksaker SAV produserer eit mindre tal trykksaker i året. Alle trykksaker som skal nyttast til eksterne og interne føremål skal følgje retningslinjer for grafisk profil. Dette er nærare beskriven i avsnittet Grafisk profil og i Nasjonalt profilprogram for helseføretaka. For bistand med trykksaker, kontakt kommunikasjonseininga. Rekruttering SAV skal nytta elektroniske kanalar og nettverksbygging i sitt rekrutteringsarbeid. Hovudregel er at ledige stillingar annonserast eksternt gjennom ein etablert rekrutteringsportal, understøtta av annonsar eller artiklar på sosiale mediar, som LinkedIn og Facebook. I nokre tilfelle er fagtidsskrift og lokale og/eller regionale avisar nytta for å tiltrekkje seg potensielle søkjarar. Media For SAV er det er viktig å ha eit godt og opent forhold til media. Vårt arbeid overfor media skal byggja på offentligheitsloven og prinsippet om meiroffentlegheit. Pressekontakt AD er pressekontakt i SAV og er den som primært skal uttala seg på føretakets vegne. Når saka gjeld eit enkelt apotek eller farmasifaglege tema, kan AD gje dette ansvaret til apotekar. Alle som mottar førespurnader frå media skal rette desse vidare til AD. Kommunikasjonseininga ytar rådgivande og praktisk bistand til AD. Språk I SAV er hovudspråket norsk og målforma er nynorsk.

12

13 Beredskapskommunikasjon Den som har leiaransvaret i ein beredskapssituasjon, eller ein del av denne, har også primæransvaret for kommunikasjon. God og open kommunikasjon er viktig i ein beredskapssituasjon. SAV skal ha ein beredskapsleiing med definerte stadfortredarar for kvar rolle i beredskapsleiinga. Samansetninga og rollefordelinga i beredskapsleiinga skal vere beskriven i beredskapsplanane. SAV skal ha ein eigen kommunikasjonsplan for beredskap, som ein del av verksemda sin beredskapsplan, og denne skal vere kjend for eige føretak, RHF og andre samarbeidande føretak. Grafisk profil Vår grafiske profil sikrar eit einskapleg visuelt uttrykk, internt og eksternt. Den grafiske profilen bidrar til at vi er attkjenneleg og at vi står fram tydeleg, einskapleg og velorganisert. Dette inneber logo- og fargebruk, websider, trykksaker, skilt og uniformer, med meir. I all kommunikasjon frå SAV skal det: vere ein tydeleg og einskapleg grafisk profil tydeleg gå fram kven som er avsendar Når føretakets logo og/eller profil nyttast signaliserer dette at informasjonen kjem frå føretaket. Det er difor ei krav at retningslinjene er følgde og at avsendar skal kunne stå inne for det som er kommunisert. Nasjonalt profilprogram for helseføretaka beskriv retningslinjene for symbol-, tekst-, farge-, og biledbruk som skal følgjes. For ytterligare informasjon, sjå Nyttige lenker lengst bak i dokumentet.

14 Oppfølging av kommunikasjonsplattforma Kommunikasjonsplattforma visar korleis kommunikasjonsarbeidet i SAV er organisert og skal primært vere eit reiskap for medarbeidarar. Det er viktig at den blir forankra gjennom det daglige arbeidet som utførast i føretaket. Dokumentet skal vere tilgjengelig på føretakets internettsider og på intranett. Ein eige handlingsplan for kommunikasjonsområdet utarbeidast. Kontakt Har du spørsmål til kommunikasjonsplattforma, retningslinjer eller bruk av profil, ta kontakt med kommunikasjonseininga. Telefon: E-post: kommunikasjon@sav.no Nyttig informasjon Nasjonalt profilprogram for helseføretaka Logoar i Helse Vest

15

16 Sjukehusapoteka Vest HF Postboks 1400, 5021 Bergen Telefon: E-post: