1 SORTLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Rådhuset, møterom servicetorget Møtedato 10.2.2014 Tidspunkt: kl. 11.00 12.35 Til stede faste medlemmer: Ronald Steen, Espen Lundbakk Andreassen, Trine Vråberg Johnsen, Arne Vassbotn, Ikke møtt: Til stede varamedlemmer: Dessuten møtte: Rådgiver Tage Karlsen, K-Sekretariatet IKS Oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen, KomRev NORD IKS Rådmann Rolf Michael Lossius (sak 3/14, 4/14, 8/14) Økonomisjef Jonny Kvalø (sak 3/14, 4/14, 8/14) Forvaltningsrevisor Lene Zahl-Johnsen (sak 3/14, 4/14, 8/14, 6/14). Innkallingen: Ingen merknader Sakslisten: Ingen merknader. SAKSLISTE Sak nr. Tittel 1/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 9.12.2013 2/14 Orienteringer 3/14 Henvendelse fra formannskapet ad rådmannens «delegasjon» til Kulturfabrikken Eiendom AS vedrørende oppfølging av avtaler knyttet til Kulturfabrikken 4/14 Kontrollutvalgets sak 40/13: Rådmannens internkontroll betryggende kontroll rådmannens svar 5/14 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 6/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet innen pleie og omsorg overordnet prosjektskisse 7/14 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighetsvurdering 8/14 Eventuelt
2
3 Sak 1/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9.12.2013 Protokollen fra kontrollutvalgets møte 9.12.2013 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte 9.12.2013 godkjennes. (møteprotokoll oversendt til ordføreren, med kopi til rådmannen, 13.2.2014) Sak 2/14 ORIENTERINGER Saken gjelder: 1. Møtebok fra representantskapsmøte KomRev NORD IKS 2. Ansettelse av ny direktør KomRev NORD IKS Saken tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Sak 3/14 HENVENDELSE FRA FORMANNSKAPET AD RÅDMANNENS «DELEGASJON» TIL KULTURFABRIKKEN EIENDOM AS VEDRØRENDE OPPFØLGING AV AVTALER KNYTTETTIL KULTURFABRIKKEN (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kjærsti Ellingsen tok opp spørsmål vedrørende sin habilitet som kjæreste til styremedlem og medeier i Blåbyen Invest AS. Kontrollutvalget fant ikke at hun kunne være inhabil. Hun deltok derfor under behandlingen av saken. Rådmannen redegjorde for saken. Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget finner at rådmannens fullmakt til Kulturfabrikken Eiendom AS ligger innenfor rådmannens stillingsfullmakt.
4 3. Utskrift av møteprotokollen oversendes til formannskapet sammen med saksframlegget til kontrollutvalget. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget finner at rådmannens fullmakt til Kulturfabrikken Eiendom AS ligger innenfor rådmannens stillingsfullmakt. 3. Utskrift av møteprotokollen oversendes til formannskapet sammen med saksframlegget til kontrollutvalget. (utskrift av møteprotokollen oversendt til ordføreren med kopi til rådmannen 13.2.2014) Sak 4/14 KONTROLLUTVALGETS SAK 40/13: RÅDMANNENS INTERNKONTROLL BETRYGGENDE KONTROLL RÅDMANNENS SVAR Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om internkontrollen til orientering. Rådmannen redegjorde for internkontrollsystemet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om internkontrollen til orientering. (utskrift av møteprotokollen oversendt til rådmannen 2.2014) Sak 5/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 Kontrollutvalget vedtar forslaget til årsrapport som sin årsrapport for 2013. Kontrollutvalget vedtar forslaget til årsrapport som sin årsrapport for 2013. (utskrift av møteprotokollen oversendt til ordføreren med kopi til rådmannen 13.2.2014)
5 Sak 6/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT KVALITET INNEN PLEIE OG OMSORG OVERORDNET PROSJEKTSKISSE (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Forvaltningsrevisor Lene Zahl-Johnsen orienterte og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber KomRev NORD gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet kvalitet innen pleie og omsorg i henhold til alternativ 1 i overordnet prosjektskisse.» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber KomRev NORD gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet kvalitet innen pleie og omsorg i henhold til alternativ 1 i overordnet prosjektskisse. (utskrift av møteprotokollen oversendt til KomRev NORD 13.2.2014) Sak 7/14 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISORS UAVHENGIGHETSVURDERING SORTLAND KOMMUNE Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighetsvurdering til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighetsvurdering til etterretning. Sak 8/14 EVENTUELT Rådmannen orienterte om leiekontrakt bibliotek.