MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALET ÅRSMELDING OM VERKSEMDA I 2014 1. INNLEIING/HEIMEL Fylkestinget har etter kommunelova 76 det øvste ansvaret for tilsyn og kontroll med verksemda i fylkeskommunen, og skal velje eit kontrollutval som på sine vegne skal ha det løpande tilsynet. Kontrollutvalet skal etter kommunelova 77 nr 1 sørge for at lovpålagte revisjons- og kontrolloppgåver blir utførte, og utvalet rapporterer og gir innstilling direkte til fylkestinget i saker som vedkjem desse oppgåvene. Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ein betryggande revisjon, og sørge for at det blir utført rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Etter vedtak i sak T-8/04 har fylkeskommunen hatt ein eigen revisjonsetat, fylkesrevisjonen, som ivaretar alle revisjons- og kontrolloppgåvene i fylkeskommunen. Etter tilråding frå kontrollutvalet gav fylkestinget i sak T-4/13 kontrollutvalet fullmakt til å greie ut alle sider ved å inngå i eit revisjonssamarbeid med øvrige kommunar i fylket, og legge fram eit forslag om dette for fylkestinget. I sak T-23/14 slutta fylkestinget seg til eit forslag frå kontrollutvalet om å delta i det vidare arbeidet med å få etablert eit interkommunalt revisjonsselskap frå 01.07.15. Etter koml. 77 nr 9 skal kontrollutvalet ha eit eige sekretariat. I nemnde sak T-8/04 vart det oppretta eit sekretariat for kontrollutvalet, og sekretariatsfunksjonen blir ivareteke av kontrollsjef Hans Blø. 2. SAMANSETTING Fylkestinget har oppnemnt følgjande medlemmer til kontrollutvalet for perioden nov. 2011 okt. 2015: H: Knut Anders Oskarson (leiar)* Sp: Ann Kristin Sørvik, nestleiar V: Trond Hansen Riise Sml: Per-Helge Nordstrand FrP: Rolf Bergmann * medlem av fylkestinget. Det er oppnemnt 11 varamedlemmer. 3. FORSKRIFTER, REGLEMENT, PLANDOKUMENT I medhald av kommunelova 77 nr 10 har Kommunaldepartementet fastsett "Forskrifter om kontrollutval". I forskrifta er det gitt nærare reglar for val og samansetjing av utvalet, om utvalet sitt ansvar og oppgåver, om saksbehandling og sekretariat.
I sak T-4/11 har fylkestinget vedtatt eit reglement for kontrollutvalet, sekretariatet og fylkesrevisjonen. Reglementet presiserer nærare kva fullmakter kontrollutvalet har fått delegert, om møteverksemda og om oppgåvene til kontrollutvalet. Det er gitt reglar for saksbehandlingsmåten for ulike sakstypar mellom kontrollutvalet, sekretariatet og fylkesrevisjonen og det formelle tilhøvet mellom desse. I eit vedlegg til reglementet er det faststett retningslinjer for avvikling av høyringar i kontrollutvalet. Møta i kontrollutvalet er opne og kan berre lukkast etter reglane i kommunelova 31. Fylkesordføraren og fylkesrevisjonssjefen har elles møte- og talerett i kontrollutvalet. Etter framlegg frå kontrollutvalet vedtok fylkestinget i sak T-3/12 ein plan for verksemda i kontrollorgana for perioden 2012-2015. Planen fastsette kontrollstrategiane i perioden, og føresetnader og målsettingar som blir retningsgivande for aktivitetar og arbeidsformer. Plandokumentet legg føringar for dei årlege bestillingssakene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planen la elles opp til auka aktivitet i kontrollutvalet i perioden, m.a. med gradvis auke i talet på møte for å få meir tid til andre aktivitetar enn rein saksbehandling. Satsinga er ei oppfølging av regjeringas oppmoding om å styrke eigenkontrollen 1, dvs. den folkevalte delen av dette. 4. VERKSEMD 4.1 Møteverksemd Kontrollutvalet har hatt 9 ordinære møte i 2014 (8 i 2013), av desse ei høyring, og behandla 53 nummererte saker (65 i 2013). Møtet den 22. april 2014 og høyringa den 23. april 2014 vart halde på Rica Seilet Hotel i Molde. Høyringa var via oppfølging av dei to forvaltningsrevisjonsrapportane som omhandla fråfallproblematikk blant elevar innan vgo., dvs. arbeidet for å auke gjennomføringsgraden og å skaffe fleire læreplassar. Ei sak om resultatet av høyringa og på kva måte rapportane ville bli følgde opp vart fremja for fylkestinget i oktober, sak T- 48/14. To av møta vart avvikla i samband med møte i kommunar, i Sunndal kommune den 24. juni 2014 og i Herøy kommune den 19. nov. 2014, der medlemene møtte kommuneleiinga. I møtet i Sunndal besøkte medlemene i tillegg Hydro Sunndal metallverk og fekk orientering frå verksemda om satsinga på og erfaringane med inntak av lærlingar. Medlemene ser det som nyttig på denne måten å få nærare kjennskap til fylkeskommunens engasjement og verksemd, og elles få tilbakemelding frå viktige partnarar for fylkeskommunen om samarbeidet på ulike område. Det har i møta vore gjeve orienteringar frå fylkesadministrasjonen om aktuelle utfordringar, gjerne knytt til forvaltningsrevisjonar o.a. saker som har vore til behandling. Såleis har informasjonssjefen, økonomisjefen, juridisk sjef, innkjøpssjefen og fylkesutdanningssjefen samt medarbeidarar for desse vore til stades for å klargjere saksforhold og svare på spørsmål frå medlemene, samt medarbeidarar ved regional- og næringsavdelinga og samferdselsavdelinga. 1 Brev frå Kommunalministeren av 29.01.10 saman med rapporten 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunane (KRD).
Nokre av medlemene i kontrollutvalet har elles møtt i fylkestinget og på gruppemøte ved behandlinga av saker frå kontrollutvalet. Meininga med ordninga er å sikre god og gjensidig kontakt mellom fylkestinget og kontrollutvalet, med bakgrunn i det nære forholdet som er mellom dei to organa. Medlemene meiner denne kontakten med fylkestinget og gruppene er viktig for arbeidet i kontrollutvalet. Saksdokumenta til møta og møteprotokollane blir publiserte på fylkeskommunens websider, og elles sendt medlemene elektronisk. Fellessekretariatet blir nytta i reint møtetekniske oppgåver, herunder å føre møteboka i møtet. 4.2 Saker fremja til behandling i fylkestinget Det vart fremja 13 saker frå kontrollutvalet til fylkestinget i 2014, av desse 4 forvaltningsrevisjonsrapportar utført av fylkesrevisjonen: T-1/14: Arbeidet med å skaffe fleire læreplassar i vgo. T-21/14: Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren. T-47/14: Innkjøpsområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. T-61/14: Kommuneretta utviklingsarbeid. Rapportane er i etterkant av behandlinga i fylkestinget oversendt resp. hovudutval ev. fylkesrådmannen for oppfølging. Det blir gitt ei statusmelding frå kontrollutvalet til fylkestinget om oppfølginga normalt til junitinget, for 2013 i sak T-22/14. Fylkestinget tok i sak T-49/14 stilling til eit forslag frå kontrollutvalet om kva forvaltningsrevisjonar som skulle utførast i 2015. Forslaget baserte seg m.a. på ei overordna analyse av verksemda i fylkeskommunen samt ei spørjeundersøking blant medlemene i fylkestinget om kva område som burde utsettast for forvaltningsrevisjon. Etter vedtak i fylkestinget i sak T-29/13 og med verknad frå 2014, har måten selskapskontroll skulle utførast på blitt endra. Den såkalla eigarskapskontrollen (kontroll av utøvinga av eigarskap) blir no utført i år med fullstendig eigarmelding frå fylkesrådmannen, dvs. 2. kvart år, neste gong i 2015. Øvrige år skulle kontrollutvalet vurdere om det var nødvendig med tilsyn med korleis enkeltselskap ivaretok eigarinteressene til fylkeskommunen, utifrå ein overordna analyse basert på risiko- og vesentlegvurderingar. I 2014 vart det med bakgrunn i dette vedtatt å gjennomføre ein selskapskontroll i Trollheim Vekst AS. Rapporten frå dette tilsynet er enno ikkje ferdigstilt. Kontrollutvalet fremja til desembertinget ei sak om å styrke kontrollutvalets formelle status i fylkeskommunen, m.a. ved å foreslå at 3 av medlemene skulle veljast blant dei faste medlemene i fylkestinget. Forslaga vart berre delvis imøtekomne, men med verknad frå komande valperiode er regelen at minst 2 av medlemene bør veljast blant dei faste medlemene, blant dei leiaren. Dessutan er føresetnaden at leiaren og minst 2 av medlemene bør veljast frå dei partia/gruppene som ikkje står bak valet av fylkesordføraren. Det vart ikkje fremja nokon byggjerekneskap til godkjenning i fylkestinget i 2014. Øvrige faste saker gjaldt i hovudsak pålagt rapportering om gjennomføring og oppfølging av andre tilsyns- og kontrolloppgåver, m.a. fråsegn og revisjonsmelding til årsrekneskapen for 2013, og gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker. 4.3 Behandling av statlege tilsynsrapportar Ulike statlege tilsyn, som Fylkesmannen, Arbeidstilsynet, Mattilsynet, Datatilsynet m. fl., gjennomfører årleg fleire tilsyn mot fylkeskommunal verksemd innan særskilt utvalde område. Tilsyna skal m.a. avdekke om verksemda oppfyller lovfastsette krav til
tenestetilbodet, intern kontroll m.v. Det blir normalt utarbeidd ein rapport om resultatet av tilsynet, som blir oversendt fylkeskommunen til fråsegn, og ev. oppfølging ved påviste avvik. Rapportane frå tilsyna og saksbehandlinga av desse i fylkeskommunen blir behandla i kontrollutvalet som orienteringssaker. I tilfelle det blir påvist avvik og gitt pålegg om forbetring, er det meininga at kontrollutvalet skal følgje opp og orienterast om korleis avviket blir lukka. I møtet den 29.10.14 inviterte kontrollutvalet utdanningsdirektøren og justis- og beredskapsdirektøren hos Fylkesmannen til møtet for å drøfte saksbehandlingsmåten for tilsynsrapportane i fylkeskommunen. Fylkesmannen er pålagt ei samordnande rolle for alle statlege tilsyn etter kommunelova 60 e. Ein kom fram til at rapporteringsmåten kunne forbetrast, særleg ettersom det er ønskeleg at rapportane skal behandlast i folkevalde organ. I 2014 behandla kontrollutvalet 18 tilsynsrapportar frå statlege tilsynsorgan, av desse 13 frå Arbeidstilsynet. Alle tilsyna vart avslutta av tilsynsorganet anten ved at det ikkje vart påvist avvik, eller avvika var blitt lukka. Det blir gitt ei orientering til fylkestinget om tilsyna i 2014 i statusmeldinga for oppfølging av forvaltningsrevisjonar og tilsyn til junitinget 2015. 4.4 Etablering av ei felles revisjonseining for kommunane i fylket og fylkeskommunen Arbeidet med sikte på å få etablert ei felles interkommunal revisjonsordning i fylket har halde fram i 2014. Etter at ei styringsgruppe og arbeidsgruppe vart valt i slutten av 2013, har det blitt lagt fram ei omforeint utgreiing om ordninga som fylkestinget slutta seg til i sak T-23/14, dvs. å delta i eit interkommunalt selskap (IKS) saman med 29 av kommunane i fylket. Utkast til selskapsavtale og eigarskapsavtale vart oversendt til behandling i kommunane og fylkeskommunen i januar 2015, med sikte på avgjerd denne våren. Målet er å få etablert selskapet frå 1. juli 2015. Styringsgruppa har engasjert ein prosjektleiar til å leie arbeidet, og Asmund Kristoffersen har hatt dette oppdraget. Det har i møta blitt gitt løpande orienteringar om arbeidet med å få etablert ei ny felles revisjonseining i fylket. Det har vore knytt noko uvisse til om alle kommunane på Nordre Sunnmøre (i kommunerevisjonsdistrikt 3) ville bli med i selskapet. Kommunestyra i distriktet har ikkje behandla spørsmålet til no (februar 2015), sidan saka berre har blitt handtert innan styreorgana i det eksisterande revisjonsselskapet i distriktet. 4.5 Saksbehandling elles m.m. Fylkesrevisjonssjef Finn Åge Ødegård sa opp stillinga si med verknad frå 15. juni 2014. I ein situasjon der fylkestinget hadde signalisert å ville bli med i etableringa av eit nytt interkommunalt revisjonsselskap, fann kontrollutvalet å ville utsette å lyse ut stillinga inntil ev. deltaking var endeleg avklart. Det vart inngått avtale med Distriktsrevisjon Nordmøre IKS der distriktsrevisor Bjarne Dyrnes vart mellombels engasjert i 25% stilling som fylkesrevisjonssjef fram til 30.04.15. Engasjementet vart formelt godkjent av fylkestinget i sak T-24/14. Etter oppslag i media om omstillingsprogrammet i Vanylven kommune, bad kontrollutvalet om å få til behandling ein evalueringsrapport som regional- og næringsavdelinga hadde fått utført om programmet. I rapporten fekk programgjennomføringa generelt negativ omtale og satsinga rekna som mislukka.
Kontrollutvalet bad om at ein tok lærdom av dei påpeikte tilhøva slik at desse blir ivaretatt på ein betre måte i liknande program seinare. Oppdrag innan forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll, ev. andre oppdrag til fylkesrevisjonen, blir fremja og behandla som bestillingssaker, dvs. at det i saksframstillinga og vedtaket blir gitt føringar og mandat for det tilhøvet eller området som kontrollutvalet ønskjer undersøkt. Kontrollutvalet får seg førelagt prosjektskisser for forvaltningsrevisjonar, og blir involvert undervegs i prosjektarbeidet dersom det er nødvendig med korrigeringar. Før revisjonsarbeidet for rekneskapsrevisjonen tar til blir kontrollutvalet gitt ei orientering frå fylkesrevisjonen om innretninga av revisjonen det komande året, dvs. dei viktigaste prioriteringane revisjonen har gjort. Kontrollutvalet har høve til å påverke arbeidet, og har t.d. bedt om at innkjøpsområdet og regelverket for støtte til næringsverksemd spesielt blir følgd opp med ekstra kontrollhandlingar. Kontrollutvalet får seg førelagt periodiske rapportar om finansforvaltninga, og blir orientert om endringar og utvikling i bankinnskot og renter, verdet av aksje- og obligasjonsplasseringar med avkastning, samt detaljar om utviklinga i kapitalfondet og gjeldsporteføljen. Fylkesrevisjonssjefen o.a. tilsette ved fylkesrevisjonen har elles delteke i alle møta, og gitt orienteringar i saker som fylkesrevisjonen har oversendt eller sjølv førebudd, og om det løpande revisjonsarbeidet. 4.6 Opplærings- og utviklingstiltak Kontrollutvalet har halde fram samarbeidet med fylkeskommunale kontrollutval om opplæringstiltak og faglege samlingar. Saman med kontrollutvala i Vestlandsfylka vart det avvikla ei fagleg samling i Bergen i mai, der ein m.a. utveksla erfaringar frå gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar. Innlegga frå samlinga er lagt ut her (lenka må kopierast): https://mrfylke.no/politikk/tilsyn-og-kontroll/kontrollutvalet/moetekonferansar/samling-for-fylkeskommunale-kontrollutval-paa-vestlandet-6.-7.-mai-2014 Den planlagte årlege samlinga saman med dei fylkeskommunale kontrollutvala i Trøndelag samt kontrollkomiteen i Trondheim kommune måtte avlysast då påmeldinga frå Trøndelag var for svak. Ein vil vurdere samarbeidet på nytt i komande valperiode. Den regionale kontakten mellom fylkeskommunale kontrollutval er utanom læringsomsynet, grunngitt med nokre felles interessepunkt mellom fylkeskommunane, t.d. felles vegadministrasjon/tannhelsetenesta kompetansesenter i Midt-Norge og verksemda i Vestlandsrådet/Vest-Norges Brusselkontor. Medlemene har elles deltatt på Norges Kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse i februar 2014 på Gardermoen, og 4 medlemer på Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse i Haugesund i juni. I nokre tilfelle ved forfall frå medlemer, har enkelte varamedlemer deltatt på arrangementa ovanfor. 4.7 Verksemda i kontrollutvalssekretariatet Kontrollsjefens oppgåver speglar naturleg nok verksemda til kontrollutvalet, og har såleis lagt til rette for og deltatt i alle møte og aktivitetar i kontrollutvalet som er nemnt ovanfor, og elles vore dagleg kontaktpunkt for kontrollutvalet mot fylkesrevisjonen, fylkesadministrasjonen og den utoverretta verksemda. Det har elles vore løpande
kontakt og nødvendig samråd mellom kontrollsjefen og leiaren i kontrollutvalet, og til medlemene. Kontrollsjefen har hatt ansvar for det meste av saksførebuinga til kontrollutvalet, bortsett frå rapportar vedrørande arbeidet i fylkesrevisjonen der fylkesrevisjonssjefen har vore saksførebuar. Sjølve møteavviklinga og arbeidet med møteboka har vore ivaretatt av fellessekretariatet v/konsulent Gunn Elin Nygård. Kontrollsjefen har elles tatt del i ulike faglege samlingar og nettverk, t.d. møta i det regionale nettverket for kontrollutvalssekretariata i Midt-Norge og på Vestlandet, og det tilsvarande nettverket for sekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane. Kontrollsjefen har i liten grad vore direkte engasjert i utgreiingsarbeidet for den nye interkommunale revisjonsordninga, bortsett frå saksførebuinga til kontrollutvalet. Kontrollsjefen har likevel hatt merksemd på at arbeidet har hatt nødvendig framdrift og følgd vedtatt prosedyre. Det har vore ein viss aktivitet for å koordinere saksførebuinga til sekretariata for alle involverte kontrollutval, og med prosjektleiaren. 5. ØKONOMI Rekneskapen for 2014 viser eit mindreforbruk for kontrollutvalet og sekretariatet på kr 312.000 etter at budsjettramma vart tilført kr 291.000 frå mindreforbruket i 2013. Rekneskapen for kontrollutvalet og sekretariatet blir revidert av distriktsrevisor Sigmund Harneshaug, Revisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal. 6. AVSLUTNING Tilsyn og kontroll er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit verkemiddel til å nå mål. Det er i verksemdplanen for kontrollutvalet for perioden 2012 2015 målsettingar om at tilsynsog kontrollorgana skal vere nyttige medspelarar i fylkeskommunen, og at ordninga skal medverke til å skape tillit til at fylkeskommunen framstår som truverdig for brukarane i tenesteproduksjonen, myndeutøvinga og øvrige forvaltningsfunksjonar. Tilsyns- og kontrollordninga skal medverke til å skape legitimitet til desse prosessane med ei kritisk, men samstundes konstruktiv og realistisk tilnærming. Tilsyn og kontroll er likevel noko alle i fylkeskommunen har ansvar for, og ein betryggande intern kontroll kombinert med ein etisk haldningsskapande leiarstil er grunnleggande føresetnadar for å sikre god styring og førebygge uheldige tilhøve. Knut Anders Oskarson, leiar (s) Ann Kristin Sørvik, nestleiar (s) Trond Hansen Riise (s) Per-Helge Nordstrand (s) Rolf Bergmann (s) Hans Blø (s)