Vertskommuneavtale for IKT mellom Vegårshei og Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli Versjon 1.0 11. august 2009
Innholdsfortegnelse: 1. Bakgrunn... 3 2. Formål... 3 3. Tjenestens innhold... 3 4. Tjeneste- og servicenivå (SLA)... 3 5. Organisering... 4 6. Personell... 4 7. Kostnader, kostnadsfordeling og betaling... 5 8. Oppløsning... 5 9. Endringer og tvister... 6 10. Andre relevante dokumenter:... 6 side 2
1. Bakgrunn Denne avtale er inngått mellom Vegårshei kommune og Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli, og trer i kraft med virkning fra 01.09.2009. Etablering av vertskommunemodell for IKT gjøres med bakgrunn i vedtak i kommunestyrene i de fem nevnte kommunene sommeren 2007. Organiseringen skjer med bakgrunn i Kommunelovens 28b 2. Formål Avtalen skal regulere drift-, vedlikehold og servicenivå som Vegårshei skal yte som vertskommune, organisering av samarbeidet og økonomiske forpliktelser kommunene påtar seg. Det er utarbeidet et eget dokument: Rammeplan for IKT-samarbeidet i Østregionen, med et innhold som utdyper og supplerer denne avtalen. 3. Tjenestens innhold Vertskommunen skal levere tjenester som omfatter alle sider av kommunenes IKTvirksomhet, herunder telefoni (fast og mobil). Dette innebærer at vertskommunen skal drifte felles og kommunalt IKT-utstyr og infrastruktur, og stå for nødvendig standardisering. Videre skal vertskommunen ha ansvar for rådgiving og planlegging innnenfor IKT-området, og ha ansvar for alt innkjøp av utstyr og tjenester etter avtale med den enkelte kommune. Vertskommunen skal organisere prosesser knyttet til valg og implementering av nye, felles elektroniske fagsystemer og støtte opp under fagsamarbeid på tvers av kommunene. Vertskommunens ansvar omfatter ikke det økonomiske ansvaret for kommunalt IKT-utstyr, kommunale lisenser eller den enkelte kommunes infrastruktur. Med kommunale lisenser menes lisenser som ikke er anskaffet i fellesskap i vertskommunen. Den enkelte kommune har videre det økonomiske ansvaret for telefoni, kommunikasjonsutstyr og interne kommunale samband. Vertskommunen kan stille krav til kvalitet og funksjonalitet for kommunens IKT-utstyr og programvare for å ivareta en forsvarlig totaløkonomi. 4. Tjeneste- og servicenivå (SLA) Avtalens servicenivå er en videreføring av kommunenes servicenivå ved etableringen av vertskommunen. Dette innebærer at drift og tilstedeværelse er begrenset til normal arbeidstid på ordinære virkedager. Som tidligere reserveres en ettermiddag (dvs fra arbeidstidens slutt til midnatt) pr måned til planlagt vedlikehold. I denne tiden vil ingen systemer være tilgjengelige. Mer omfattende vedlikehold som må gjennomføres utenom de planlagte vedlikeholdsdagene, legges til lørdag/søndag så langt dette er praktisk mulig. Vedlikehold/oppgradering av enkelte fagsystemer kan gjøres i ordinær arbeidstid etter avtale med systemansvarlige. side 3
Vertskommunen utarbeider felles retninglinjer og kontaktinformasjon for henvendelser innenfor og utenfor arbeidstid. Retningslinjene legges fram for samarbeidsorganet. Omfattende endringer eller prosjekter i den enkelte kommune må avtales særskilt, og i rimelig tid. 5. Organisering Vegårshei er vertskommune for IKT-tjenesten. Vegårshei er ansvarlig for å levere IKT-tjenestene til Gjerstad, Tvedestrand, Risør og Åmli i samsvar med denne avtalen. Rådmennene i kommunene er samarbeidsorgan for IKT-tjenesten, og møtes etter behov, normalt 4 ganger pr år. Vertskommunen sørger for hensiktsmessige lokaler for den samlede tjenesten slik denne framstår pr 1.09.2009, mot en årlig kompensasjon på kr 60.000. Beløpet indeksreguleres basert på konsumprisindeksen hvert annet år, første gang 1.1.2011. Dersom det oppstår vesentlige endringer i arealbehovet for felleslokaler, kan vertskommunen fremme ønske om justering av den årlige kompensasjonen i forbindelse med budsjettbehandlingen. Det skal møte IKT-personell i samtlige kommuner på fast basis. Omfanget av lokal tilstedeværelse følger nøkkelen for kostnadsdeling. Eventuelle endringer i lokal tilstedeværelse som avviker fra dette, kan bare skje etter aksept fra den enkelte kommune. Den enkelte kommune sørger for hensiktsmessige lokaler for utøvelsen av tjenesten i egen kommune vederlagsfritt. Dette omfatter også lokaler til kommunal infrastruktur. Alle kostnader til etablering og videreutvikling av lokaler til regional infrastruktur, ut over de rent bygningsmessige forhold, dekkes etter kostnadsnøkkelen. 6. Personell Vertskommunen overtar arbeidsgiveransvaret fra 1.9.2009 for følgende 11 årsverk: Gjerstad: 1 årsverk Risør: 2 årsverk Tvedestrand: 3 årsverk Vegårshei: 2 årsverk Vegårshei (DDØ): 2 årsverk Åmli: 1 årsverk I dette ligger at det ekstra årsverket lokalt i Vegårshei samkjøres med ett ledig årsverk i Risør. side 4
Åmli kommune beholder arbeidsgiveransvaret samt tilhørende kostnader for IKT-lærlingen i Åmli, IKT-lærlingen gjør ferdig læretiden i Åmli, men inkluderes i det faglige fellesskapet. 7. Kostnader, kostnadsfordeling og betaling Budsjett og økonomiplan for drift og investering, for alle ytelser som vertskommunen skal gi, utarbeides i en årlig prosess, som beskrevet i Rammeplanen. Samarbeidsorganet utarbeider felles budsjett og økonomiplan for innstilling til politisk behandling. Totale investeringer og driftskostnader som blir vedtatt i opplegget som er skissert ovenfor, blir fordelt med 40% likedeling mellom de 5 kommunene og 60% etter folketallet i den enkelte kommune pr 1. januar inneværende år. Modellen for vertskommunen baserer seg på en tilnærmet proporsjonal IKT-satsing i kommunene. Betydelige avvik fra dette prinsippet kan medføre økte kostnader for enkeltkommuner. Slike avvik behandles i samarbeidsorganet. Basert på budsjettet, fakturerer vertskommunen kvartalsvis, med 30 dagers betalingsfrist og følgende forfallsdatoer: 15. februar, 15. mai, 15. august og 15. november. Endelig avregning skjer innen 31. januar året etter avregningsåret, i tråd med faktisk påløpte kostnader. Vertskommunen finansierer og aktiverer alle felles investeringer eks mva. De øvrige kommunene dekker sin andel av avskrivninger, forutsatt avskrivningstid 5 år. I tillegg dekkes renter beregnet ut fra en rente lik gjennomsnittlig 3-årig statsobligasjon fra foregående år pluss en prosent, på inngående balanse. Dette faktureres i sin helhet i første kvartal. Ordningen trer i kraft fra 1.01.2010. Kostnader til strøm i regionale datarom belastes felles driftskostander fra 1.01.2010. 8. Oppløsning Dersom en kommune ønsker å si opp avtalen, må dette gjøres med 3 års varsel regnet fra 1. januar. Kommuner som trer ut av samarbeidet, får ikke med seg noe av felles datautstyr/infrastruktur. I tillegg må kommunen svare for det økonomiske ansvaret knyttet til felles avtaler, for hele den aktuelle avtaleperioden, slik at de øvrige kommuner ikke påføres økonomiske ulemper. Ved uttreden eller oppløsning av samarbeidet, vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. Vertskommunen skal i et slikt tilfelles opptre konstruktivt og ryddig, for å legge til rette for at uttreden ikke kompliseres unødvendig. Kommunen som trer ut, må likevel kompensere vertskommunen for aktuelt ekstraarbeid. Ved oppsigelse av denne avtale tilbakeføres arbeidsgiveransvaret for de ansatte som overføres til vertskommunen pr 1.09.2009, til de respektive kommuner, etter kostnadsfordeling på tidspunktet for uttredelse. Dette gjelder både dersom en eller flere kommuner trekker seg ut, og ved oppløsning av avtalen. side 5
Dersom hele samarbeidet oppløses, fordeles felles eiendeler etter kostnadsnøkkelen, så langt dette er praktisk mulig. Nye kommuner kan innlemmes i ordningen, etter samtykke fra partene i denne avtalen. 9. Endringer og tvister Endringer i denne avtalen kan bare gjøres skriftlig etter vedtak i samarbeidsorganet. I samarbeidsorganet gjelder en stemme pr kommune. Alle tvister angående tolking av denne avtalen søkes løst i samarbeidsorganet. Dersom forhandlingene i samarbeidsorganet ikke gir full enighet, kan et mindretall bringe saken inn for egen nemnd. Denne nemnden skal bestå av tre personer oppnevnt av Tingretten. 10. Andre relevante dokumenter: Rammeplan for IKT-samarbeidet i Østregionen, med vedlegg. side 6