Veiledning for KS fraværsstatistikk for perioden 4. kvartal 2015-3. kvartal 2016 Endringer i forhold til forrige veiledning om fraværsstatistikk Fristen for innlevering av fraværsfiler er 05.12.2016. Det er mulig å levere filer fra og med 01.12.2016. Dette krever imidlertid at alt fravær til og med tredje kvartal er registrert. Vi minner om at vikarer tas med i fraværsoppgavene, mens øvrige midlertidig ansatte ikke inkluderes. Vikarer skal merkes med V i kode for tilsettingsforhold. Behandlingen av vikarer er nærmere beskrevet på www.ks.no/paiendringer. Oppgavegivere som skifter lønns- og personalsystem i perioden skal levere fraværsfiler, men kan levere et sett fra gammelt og et sett fra nytt system. Vilkårene for dette er nærmere beskrevet i avsnittet «Arbeidsgivere som har byttet lønns- og personalsystem i perioden». Vi minner om at det skal leveres fraværsdata for alle kommunale foretak (KF). Det er kommunen som står for levering av dette, når KFenes ansatte finnes i kommunens lønns- og personalsystem. Disse skal leveres med egne brukernr. Hvilke arbeidsgivere skal gi opplysninger om fravær? Alle kommuner og fylkeskommuner skal gi opplysninger om fravær til KS. Disse skal også levere fraværsopplysninger for kommunale foretak (KF) de har i sine lønns- og personalsystem. Disse kan leveres på egne filer, eller de kan inkluderes i kommunens filer dersom en sørger for at de har sitt eget brukernummer. Rapportering av fravær til KS er frivillig for bedriftsmedlemmer med selvstendig medlemskap. Hvilke ansatte rapporteringen skal omfatte fremgår av det som er skrevet nedenfor. Rapportering til KS skjer 2 ganger i året. Rapportering med frist 05.12.2016 skal inneholde opplysninger om fravær for hvert av følgende kvartaler: 4. kvartal 2015 1. kvartal 2016 2. kvartal 2016 3. kvartal 2016 Informasjon innsending og kontaktinformasjon for henvendelser, finner du på www.ks.no\fravar. Arbeidsgivere som har byttet lønns- og personalsystem i perioden Dersom kommunen har skiftet lønns- og personalsystem i perioden, er det en klar fordel om fraværsopplysninger blir overført fra gammelt til nytt system, slik at kommunen fra nytt system kan ta ut én fraværsrapport med opplysninger for hele rapporteringsperioden. Dersom dette ikke lar seg gjøre, kan slike oppgavegivere levere data fra både gammelt og nytt system. Det leveres da to sett med filer. Vi ønsker altså å motta både fil med faste opplysninger og fil med variable opplysninger fra både nytt og gammel system, til sammen fire filer. Filene lastes opp via www.ks.no/minside. Når dette gjøres, må det også sendes beskjed på epost til pai@ks.no om at filene er lastet opp og når 1
bytte av lønns- og personalsystem skjedde, slik at KS vet at filene krever særbehandling og hvordan de skal behandles. VIKTIG: Filene må være slik at filen med faste opplysninger fra nytt system omfatter alle som var ansatt i hele rapporteringsperioden, og kun disse. Filene med variable opplysninger må være slik at hvert kvartal har fraværsopplysninger i bare én av variabelfilene. Om kommunen har problemer med disse spesifikasjonene, må KS kontaktes via pai@ks.no. Hvilke ansatte skal rapporten omfatte? En person skal inkluderes i rapporteringen hvis og bare hvis vedkommende oppfyller tre krav: 1) Personen må ha tilsettingsforhold F, T, B, V eller P; 2) Personen må ha vært ansatt i hele rapporteringsperioden, og; 3) Det må finnes fraværsopplysninger dersom personen har hatt fravær. 1. Rapporteringen skal omfatte både fastlønte ansatte (tilsettingsforhold F), faste timelønte (tilsettingsforhold T eller B), vikarer (tilsettingsforhold V) og ansatte på pensjonistvilkår (tilsettingsforhold P). Hvilken dellønnsprosent (stillingsprosent) en ansatt har, har ingen betydning fr om vedkommende skal tas med i statistikken eller ikke. 2. En ansatt skal inkluderes hvis og bare hvis vedkommende har et av de nevnte tilsettingsforholdene både ved starten og utløpet av rapporteringsperioden. Arbeidstaker må altså ha vært ansatt i hele den perioden som fraværsstatistikken omfatter, dvs. at rapporteringen med innleveringsfrist 05.12.2016 kun skal omfatte arbeidstakere som var ansatt både 01.10.2015 og 30.09.2016. Merk at dette innebærer at ansatte med engasjementer av lengre varighet inkluderes hvis og bare hvis engasjementsperioden dekker både starten og slutten av rapporteringsperioden. I denne sammenheng er det ansettelsesforhold hos hovedarbeidsgiver som teller. Det vil si at dersom en ansatt har skiftet stilling eller tjenestested innen kommunen, skal vedkommende tas med. Det er stillingskode og tjenestested ved utgangen av perioden som skal rapporteres. Det samme gjelder skifte av dellønnsprosent i perioden: den ansatte skal tas med, og dellønnsprosenten settes lik det den er ved utløpet av perioden. 3. En person skal kun være med i statistikken dersom det føres fravær på vedkommende: Dersom ansettelsesforholdet er av en slik art at det ikke føres fravær når den ansatte er borte, skal vedkommende ikke inkluderes. Dersom en ansatt har flere stillinger som oppfyller disse kriteriene, skal alle stillingene tas med. Stillingene skal nummereres, slik at hovedstilling (stilling med størst dellønnsprosent) gis stillingsnummer 1, første bistilling (stilling med nest størst dellønnsprosent) gis stillingsnummer 2 og så videre. Merk at dette innebærer at fravær må føres på hver av stillingene, ikke samlet på en person. Eksempel: En ansatt har en stilling med stillingskode 6709 og en annen med stillingskode 7637. Den førstnevnte stillingen har stillingsnummer 1, den andre stillingsnummer 2. 2
Personen har én dags fravær i hver stilling. Personen skal da ha to forekomster i filen med faste opplysninger, og to forekomster i filen med variable opplysninger (filene omtales nærmere senere i dokumentet). I filen med variable opplysninger er det én forekomst per stillingsnummer, som hver gir informasjon om fraværet i den aktuelle stillingen. For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at statistikken også skal omfatte ansatte som overhodet ikke har hatt fravær. Personer som oppfyller kravene ovenfor, men ikke har registrert noe fravær, skal altså finnes i filen med faste opplysninger, men ikke filen med variable opplysninger. Disse filene er beskrevet lenger ned. Når en ansatt har hatt permisjon i 16 måneder eller sykefravær på over ett år skal han eller hun tas helt ut av statistikken. Vedkommende skal altså ikke regnes med i antall ansatte og antall kvartalsverk, og fraværet skal ikke registreres. Arbeidstakergruppe Undervisningspersonell Med undervisningspersonell menes lærere i ungdomsskole (barne- og ungdomstrinnet) og videregående skole. Ansatte som har arbeidsoppgaver (funksjon) tilsvarende førskolelærer, styrer i barnehage, assistent i barnehage, skoleinspektør, musikk- og kulturskolelærer, musikkskolerektor eller skolesjef skal ikke tas med her. Disse skal med i kategorien «Annet personell». Turnuspersonell Med turnuspersonell mener man personell som følger arbeidsbestemmelsen i Hovedtariffavtalen kapittel 1, pkt. 4.2.2 (maksimum 35,5 timer pr. uke), men også pkt. 4.2.3 (maksimum 33,6 timer pr. uke). Annet personell Med annet personell menes alle ansatte som ikke kan regnes som undervisningspersonell eller turnuspersonell. Vi gjør spesielt oppmerksom på at også ansatte med arbeidsoppgaver (funksjon) tilsvarende førskolelærer, styrer i barnehage, assistent i barnehage, skoleinspektør, undervisningsinspektør, undervisningsleder, musikk- og kulturskolelærer, musikkskolerektor eller skolesjef skal regnes som Annet personell. Registrering av fravær Dette avsnittet inneholder veiledning som gjelder begge hovedtyper av fravær, altså både for fravær ved sykdom og fravær ved permisjon. For hver kategori fravær skal det registreres antall fraværstilfeller, antall fraværsdager og antall tapte dagsverk på grunn av fravær. De etterfølgende eksemplene illustrerer hvordan registreringen vil ta seg ut når KS får dataene. De ulike lønnssystemene sørger for at de data som trekkes ut til KS følger disse retningslinjene. Antall fraværstilfeller Hvert fravær telles som ett tilfelle. Tilfellet registreres kun i det kvartalet fraværet startet. Eksempel: Et fravær starter 16. desember 2015 og varer til og med 15. januar 2016. I feltene for 4. kvartal registreres ett tilfelle og antall fraværsdager fra og med 16. desember og ut 3
2015. I feltene for 1. kvartal skal dette fraværet ikke regnes med i antall tilfeller. Antall fraværsdager og tapte dagsverk fra begynnelsen av 1. kvartal og fram til og med 16. januar 2016 skal imidlertid regnes med blant fraværsdagene og de tapte dagsverkene i 1. kvartal. Et sammenhengende fravær skal alltid regnes som kun ett fraværstilfelle selv om det skulle knytte seg flere sykemeldinger/egenmeldinger til fraværet. Hva menes med antall fraværsdager? Vi skal nå forklare hva som skal menes med fraværsdager. Derfor vil alltid Viktig: I fraværsstatistikken skal bare lørdager og søndager regnes som fridager. Andre helligog høytidsdager regnes altså ikke som fridager i fraværsstatistikken. F. eks. skal 1. mai, Kristi himmelfartsdag og 1. juledag ikke regnes som fridager, hvis de ikke faller på lørdag eller søndag. fraværsdager = kalenderdager i fraværsperioden minus lør- og søndager (Vi har da sett bort i fra de tilfeller hvor ferie og avspasering faller i fraværsperioden). Eksempel: En ansatt har vært fraværende fra og med onsdag 4. mai 2016 til og med fredag 6. mai 2016. Fraværet har i dette tilfellet vært på 2 fraværsdager, fordi Kristi himmelfartsdag (5. mai) ikke regnes som fraværsdag. Registrering av dagsverk som går tapt som følge av fravær Dagsverk som går tapt som følge av ferie, fridager og avspasering skal ikke registreres. Sykdom under ferie skal bare registreres i den utstrekning dette gir arbeidstaker rett til å ta ferie seinere. Fravær på grunn av streik skal ikke registreres. Fordeling av fraværsdager og tapte dagsverk på kvartaler Dersom et fravær strekker seg over to eller flere kvartaler skal fraværsdager og tapte dagsverk fordeles på de enkelte kvartal, mens det registreres ett tilfelle av fravær, og kun i det kvartalet der fraværet startet. Eksempel: En heltidsansatt var fraværende fra og med fredag 24. juni 2016 til og med fredag 1. juli. Dette fraværet skal registreres med 4 tapte dagsverk på 2. kvartal og 1 tapt dagsverk på 3. kvartal. Fraværet registreres som ett tilfelle kun i 2. kvartal. Beregning av antall tapte dagsverk ved deltidsstilling og/eller delvis sykemelding I slike tilfeller skal det korrigeres med dellønnsprosent og/eller sykeprosent. For timelønte er det den prosent som brukes for beregning av pensjonsgivende inntekt som skal brukes. Merarbeid (ekstratimer/vikartimer) som deltidsansatte arbeider utover sin faste stillingsstørrelse skal ikke regnes inn i dellønnsprosenten. Dellønnsprosent behandles på samme måte som i PAI. For nærmere informasjon, se B-rundskriv 200/2016, del 1. Den generelle formel for tapte dagsverk er: 4
tapte dagsverk = fraværsdager dellønnsprosent 100 sykeprosent 100 Eksempel: En ansatt med dellønnsprosent lik 40 og sykeprosent lik 30 har vært fraværende fra og med onsdag 14.01 til og med fredag 16.01. Antall tapte dagsverk blir da: 3 40 100 30 100 = 0,36 Dellønnsprosenten ved utløpet av perioden skal alltid benyttes. For å lette den videre framstilling skal vi heretter forutsette at den ansatte er 100 prosent sykemeldt hvis ikke annet er nevnt. ET HELT KVARTAL SKAL ALLTID REGNES SOM 65 FRAVÆRSDAGER Har en ansatt hatt et fravær som dekket et helt kvartal beregnes antall tapte dagsverk i vedkommende kvartal på følgende måte: dagsverk = 65 dellønnsprosent 100 sykeprosent 100 Eksempel: En ansatt med dellønnsprosent på 50 var fraværende fra og med 24. juni 2016 til og med 5. oktober 2016. I andre kvartal skal det føres opp 5 0,50 = 2,5 tapte dagsverk. I tredje kvartal skal det føres opp 65 0,50 = 32,5 tapte dagsverk. I fjerde kvartal skal det føres opp 3 0,50 = 1,5 tapte dagsverk. Rapportering av fravær for ansatte som ikke arbeider hver dag eller som arbeider turnus For ansatte som arbeider turnus eller ikke arbeider hver dag vil det kunne være vanskelig eller tidkrevende å beregne nøyaktig antall tapte dagsverk for det enkelte fravær. En skal derfor beregne antall tapte dagsverk for disse arbeidstakerne på nøyaktig samme måte som for andre arbeidstakere: Antall tapte dagsverk beregnes lik antall fraværsdager i fraværsperioden multiplisert med dellønnsprosent/100. Viktig: Antall fraværsdager i en periode beregnes på nøyaktig samme måte for alle ansatte uavhengig av om de arbeider turnus, bare enkelte dager i uka eller om de arbeider hver dag. I slike tilfeller finner en antall fraværsdager ved å telle kalenderdager og trekke fra antall lørdager og søndager. F.eks. skal lørdager og søndager ikke tas med ved beregning av fraværsdager for en ansatt som arbeider turnus selv om vedkommende skulle ha arbeidet lørdag og søndag i henhold til turnusplanen. Dette betyr at den som fører fraværsstatistikk ikke trenger å ha kjennskap til den enkelte ansattes turnusplan eller vite hvilke dager i uken den enkelte deltidsansatte arbeider. I begge tilfeller er det tilstrekkelig å vite når fraværet begynte og sluttet og dellønnsprosenten for den ansatte. Eksempel: Eva har to faste arbeidsdager i uka, mandag og onsdag. Hennes dellønnsprosent er derfor lik 40. Eva var fraværende fra og med fredag 01.04 til og med mandag 11.04. Antall tapte dagsverk blir: 7 0,40 = 2,8 5
7 (fraværsdager) 0,40 (dellønnsprosent) = 2,8 (antall tapte dagsverk) Alle dager i Evas fraværsperiode unntatt lørdag og søndag blir regnet som fraværsdager. Eksempel: Kåre arbeider turnus og har deltidsprosent lik 50. Han var fraværende fra og med onsdag 9.03 til og med lørdag 18.03. I henhold til turnusplanen skulle Kåre arbeidet alle dagene i fraværsperioden unntatt fredag, søndag, tirsdag og torsdag. Antall tapte dagsverk blir: 8 0,50 = 4,0 Alle dager i Kåres fraværsperiode unntatt lørdag og søndag blir regnet som fraværsdager. Derfor blir antall fraværsdager lik 8. Registrering av sykefravær Veiledningen nedenfor gjelder spesielt for rapportering av sykefravær, men det er også viktig å lese nøye gjennom den generelle veiledning ovenfor om føring av fravær. Hva er sykefravær? Sykefravær er fravær på grunn av egen sykdom eller ulykke. Fravær på grunn av andre familiemedlemmers sykdom skal ikke tas med her, men skal registreres som permisjon. For detaljer om de ulike kategoriene av sykefravær, se Del 2 Feltbeskrivelse maskinlesbare filer. Registrering av permisjon Veiledningen nedenfor gjelder for rapportering av permisjon, men det er også viktig å lese nøye gjennom den generelle veiledning ovenfor om føring av fravær. Hva er permisjon Fravær som ikke skyldes egen sykdom eller ulykke regnes som permisjon. (KS statistikk regner ikke skoft som en mulighet). Det er viktig å merke seg at virksomhet (aktivitet) som har tilknytning til arbeidstakers arbeid ikke skal registreres som fravær. Tjenestereiser, deltakelse i kurs for å dyktiggjøre seg i sitt arbeid, deltakelse på konferanser som har tilknytning til ansattes arbeid og lignende skal således ikke registreres som permisjon. Dersom den ansatte får lønn fra arbeidsgiver mens han eller hun har permisjon skal fraværet regnes som lønnet permisjon. Dersom den ansatte ikke får lønn eller får lønn fra andre enn arbeidsgiver, skal fraværet regnes som ulønnet permisjon. Fravær som skyldes fagforeningsvirksomhet skal alltid regnes som permisjon (bortsett fra svært kortvarige fravær). Den generelle definisjonen av lønnet/ulønnet permisjon i avsnittet ovenfor gjelder også for fagforeningsvirksomhet: dersom den ansatte får lønn fra arbeidsgiver mens han eller hun driver fagforeningsvirksomhet skal fraværet regnes som lønnet permisjon. Dersom den ansatte ikke får lønn eller får lønn fra andre enn arbeidsgiver, skal fraværet regnes som ulønnet permisjon. 6
Eksempel: En sekretær i sentraladministrasjonen i kommunen har deltatt på tekstbehandlingskurs fordi kommunen har skiftet tekstbehandlingsprogram. Dette skal ikke registreres som permisjon. Eksempel: En kommunekasserer har hatt fri fra arbeid for å delta på kurs for Røde Korsfrivillige. Dette skal registreres som permisjon. Følgende skal ikke tas med i statistikken: permisjon på grunn av innskrenket drift eller driftsstans permisjon i forbindelse med at en ansatt skifter arbeidsgiver permisjon på mer enn 16 måneder Beskrivelse av fraværsdatafilene Fraværsdata i KS hentes fra lokale lønnssystemer og skal overføres KS to ganger i året. Data som leveres i maskinlesbar form leveres som 2 filer. Innholdet i disse filene deles opp i nøkkelbegreper, faste og variable opplysninger. Nøkkelbegrep er de begrep som faste opplysninger og variable opplysninger er knyttet til i databasen og forekommer i begge filene. Faste opplysninger er opplysninger knyttet til hver enkelt stilling ved utløpet av rapporteringsperioden. Disse opplysningene skal også oppgis for ansatte som overhodet ikke har hatt fravær. Variable opplysninger viser fraværsopplysningene over en tilbakelagt ettårsperiode fordelt på kvartal. Opplysninger her oppgis kun for ansatte som har hatt fravær. For nærmere beskrivelse av de ulike datafeltene, se Del 2 Feltbeskrivelse for maskinlesbare filer. Krav til data på maskinlesbart medium Det skal overføres to filer som inneholder data fra oppgavegiveren. Den ene skal inneholde faste opplysninger mens den andre skal inneholde variable opplysninger. 7
Data skal ikke hentes ut fra lønns- og personalsystem før alle sykefravær påbegynt før 1. oktober for rapporteringen med frist i desember eller før 1. april for rapporteringen med frist i juni, enten er avsluttet eller har vart i mer enn 40 fraværsdager. Kommuner, fylkeskommuner og andre som kjører fraværsregistrering hos eksterne leverandører må selv be om at disse leverer data på sine vegne. 8