VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Onsdag 7. september 2016 Møtetid: Kl. 09:00 STED: Verdal rådhus møterom 2. etg. NB! Merk tid og sted De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møte er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/16 Referatsaker 019/16 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 020/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 021/16 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2016 022/16 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 023/16 Bestilling av selskapskontroll 024/16 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2017 Eventuelt Steinkjer, 01.09.16 John Hermann Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf. 74 11 14 78 / 90 95 04 40 E-post: paul.stenstuen@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no,
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 07.09.16 Paul Stenstuen 018/16 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Verdal kommune Melding om vedtak: Tronn Røtvoll - Vedlagt søknad om fritak fra politiske verv 2 Verdal kommune Melding om vedtak: Rapport etter Vedlagt gjennomført forvaltningsrevisjon 3 Verdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Vedlagt 4 Verdal kommune Plan for selskapskontroll 2016-2019 Verdal kommune Vedlagt Steinkjer 01.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Verdal kommune Rådmannen Tronn Røtvoll Deres ref: Vår ref: LIER 2016/5608 Dato: 30.08.2016 Melding om vedtak: Tronn Røtvoll - søknad om fritak fra politiske verv Verdal kommunestyre behandlet din søknad om fritak fra politiske verv i møte 29. august 2016 og vedtok følgende: 1. Kommunestyret imøtekommer søknaden fra Tronn Røtvoll om fritak fra politiske verv for resten av valgperioden 2015-2019. 2. Nytt medlem i kontrollutvalget for resten av valgperioden: Knut Snorre Sandnes. Samlet saksframstilling av saken følger vedlagt. Dette til underretning. Med hilsen Line Therese Ertsås formannskapssekretær Kopi til: Knut Snorre Sandnes KomSek Trøndelag IKS Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 2 av 3 Verdal kommune Samlet saksframstilling Tronn Røtvoll - søknad om fritak fra politiske verv Saksbehandler: E-post: Tlf.: Line Therese Ertsås line.ertsaas@verdal.kommune.no 74048250 Arkivref: 2016/5608 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal formannskap 18.08.2016 85/16 Verdal kommunestyre 29.08.2016 68/16 Saksprotokoll i Verdal kommunestyre - 29.08.2016 BEHANDLING: H v/silje Sjøvold fremmet følgende forslag til pkt. 2: Knut Snorre Sandnes. Det ble votert punktvis med følgende resultat: Formannskapets innstilling pkt. 1 enstemmig vedtatt. Høyres forslag til pkt. 2 enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kommunestyret imøtekommer søknaden fra Tronn Røtvoll om fritak fra politiske verv for resten av valgperioden 2015-2019. 2. Nytt medlem i kontrollutvalget for resten av valgperioden: Knut Snorre Sandnes. Saksprotokoll i Verdal formannskap - 18.08.2016 BEHANDLING: Forslag på nytt medlem vil komme i kommunestyrets møte. Det ble votert punktvis med følgende resultat: Rådmannens forslag til innstilling pkt. 1 enstemmig vedtatt. INNSTILLING: 1. Kommunestyret imøtekommer søknaden fra Tronn Røtvoll om fritak fra politiske verv for resten av valgperioden 2015-2019. 2. Nytt medlem i kontrollutvalget for resten av valgperioden: Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 3 av 3 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret imøtekommer søknaden fra Tronn Røtvoll om fritak fra politiske verv for resten av valgperioden 2015-2019. 2. Nytt medlem i kontrollutvalget for resten av valgperioden: Vedlegg: Brev fra forum for kontroll og tilsyn ad valg av kontrollutvalg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Tronn Røtvoll søker i epost datert 20. juni 2016 om fritak fra politiske verv begrunnet i familiære forhold. Tronn Røtvoll er innvalgt på fellesliste for AP/H/KRF i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har følgende medlemmer og varamedlemmer fra felleslista AP/SP/KRF: Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Astrid Tromsdal (AP) 1. Jon Sellæg (AP) 2. Kristin Johanne Hildrum (AP) 2. Knut Johansson (AP) 3. Tronn Røtvoll (H) 3. Inga Astrid Hildrum (AP) Kommunelovens 15 nr. 2 har slik ordlyd: «Kommunestyret eller fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller for resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.» Rådmann vil ut i fra dette tilrå at søknaden om fritak fra politiske verv for resten av valgperioden 2015-2019 imøtekommes. Felleslista AP/H/KRF bes fremme forslag på nytt medlem i kontrollutvalget. Her må det tas hensyn til kjønnskvoteringsreglene og til valgbarhetsregler for kontrollutvalg vedlegg. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune Rådmannen KomSek Trøndelag IKS Fylkets Hus 7735 Steinkjer Deres ref: Vår ref: LIER 2016/4269 Dato: 30.08.2016 Melding om vedtak: Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Verdal kommunestyret behandlet nevnte sak i møte 29. august 2016 og vedtok følgende: Kommunestyret tar rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» til etterretning, og ber rådmannen arbeide videre med de omhandlede temaer. Samlet saksframstilling av saken følger vedlagt til underretning. Med hilsen Line Therese Ertsås formannskapssekretær Kopi til: Jostein Grimstad Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 2 av 5 Verdal kommune Samlet saksframstilling Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Saksbehandler: E-post: Tlf.: Jostein Grimstad jostein.grimstad@verdal.kommune.no 74 04 82 59 Arkivref: 2016/4269 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal kommunestyre 29.08.2016 64/16 Saksprotokoll i Verdal kommunestyre - 29.08.2016 BEHANDLING: Ved votering ble kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kommunestyret tar rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» til etterretning, og ber rådmannen arbeide videre med de omhandlede temaer. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» til etterretning, og ber rådmannen arbeide videre med de omhandlede temaer. Vedlegg: Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver, KomRev Trøndelag IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollutvalgets sak 36/15 2. Kontrollutvalgets sak 25/15 3. Kontrollutvalgets sak 19/15 4. Kommunestyrets sak 70/12 5. Kontrollutvalgets sak 19/12 6. Kontrollutvalgets sak 6/12 7. Kontrollutvalgets sak 25/11 8. Forskrift om revisjon Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 3 av 5 9. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Kommuneloven Saksopplysninger: Kontrollutvalgets vedtak 23.06.2016 Kontrollutvalget slutter seg til rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» og videresender den til kommunestyret for videre behandling. SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» og videresender den til kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» til etterretning, og ber rådmannen arbeide videre med de omhandlede temaer. Kontrollutvalgets behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak i møtet Ingen Avstemming Enstemmig. Endelig vedtak Kontrollutvalget slutter seg til rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» og videresender den til kommunestyret for videre behandling. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten «Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver» til etterretning, og ber rådmannen arbeide videre med de omhandlede temaer. Vedlegg Forvaltningsrevisjon kommunen som arbeidsgiver, KomRev Trøndelag IKS Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 4 av 5 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 36/15 2. Kontrollutvalgets sak 25/15 3. Kontrollutvalgets sak 19/15 4. Kommunestyrets sak 70/12 5. Kontrollutvalgets sak 19/12 6. Kontrollutvalgets sak 6/12 7. Kontrollutvalgets sak 25/11 8. Forskrift om revisjon 9. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet sak 19/15 «Prioritering vedrørende forvaltningsrevisjonsressursen» den 03.06.15. Kontrollutvalget fattet bl.a. slikt vedtak: 1. «Kontrollutvalget ber revisor utarbeide prosjektplan for forvaltningsrevisjon med Personal og organisasjonstjenesten med følgende problemstillinger a. Hva har kommunen av dokumenter relatert til arbeidsgiverpolitikk/personalpolitikk? b. I hvor stor grad brukes vedtatte retningslinjer for å nå personalpolitikkens hovedmål? 2. Prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i neste møte.» Kontrollutvalget behandlet bestilling av forvaltningsrevisjon i møte den 23.09.15, sak 25/15. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollutvalget ber revisor igangsette prosjektet uten avgrensningen mot sykefravær. 2. Kontrollutvalget ber revisor om en underveis orientering i november møte.» Kontrollutvalget behandlet statusrapport fra revisor i møte den 06.11.16, sak 36/15. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: «Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.» Revisor har nå avsluttet prosjektet og har avlevert sin rapport, se vedlegg. Revisor har tatt utgangspunkt i og besvart følgende problemstillinger: 1. «Hva har kommunen av dokumenter relatert til arbeidsgiverpolitikk? 2. I hvilken grad brukes vedtatte retningslinjer for å nå personalpolitikkens hovedmål; herunder målene om IA i kommunen? For å besvare problemstillingen har vi utarbeidet følgende delproblemstillinger: Gjennomføres personalplanlegging og rekrutteringsarbeid i et helhetlig perspektiv? Utvikles arbeidstakernes kompetanse i henhold til kommunens og de ansattes behov? Brukes vedtatte tiltak for å sikre ivaretakelse av arbeidstakerne? Herunder målene i IA-avtalen» Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 5 av 5 Revisor gir i sin konklusjon og anbefalinger uttrykk for følgende: «Revisors hovedkonklusjon er at de vedtatte retningslinjene til en viss grad brukes for å nå målene kommunen har om å fremme og utvikle kreativitet og energi, skape myndiggjorte, selvstendige og tilfredse medarbeidere. Vi mener at retningslinjene ikke er brukt like godt når det gjelder at kommunen skal være en attraktiv arbeidsgiver for alle medarbeidere. Kommunen har mange dokumenter relatert til arbeidsgiverpolitikk. Noen av disse er gamle dokumenter. De bærer preg av å være fra da Innherred samkommune ble opprettet, og deler av innholdet i dokumentene er utdatert. En gjennomgang med tanke på oppdatering i forhold til nødvendige endringer anbefales gjort. Satsingen på lederutvikling og bevissthet om ny lederfilosofi ser ut til i stor grad å være vellykket. Rådmannen har jobbet godt med ledernes kompetanse på området, og har ledere som formidler lederfilosofien videre i organisasjonen. Personalplanlegging og rekrutteringsarbeid gjennomføres i en viss grad innenfor et helhetlig perspektiv. Varierende bruk av kompetanseplan gjør det vanskelig å fastslå om den samlede kompetansen Verdal kommune har per i dag dekker kommunens og de ansattes behov. Samtidig har vi inntrykk av at lederne har oversikt på sitt område. Dersom det er slik at kommunen mener at det skal utarbeides kompetanseplaner bør dette få sterkere fokus framover.» Arbeidsmiljøet blir systematisk kartlagt og i henhold til plan. Mulighet for medbestemmelse og samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er i hovedsak ivaretatt. Målene i IA-avtalen for perioden 2014-2016 er foreløpig ikke nådd. Perioden er ikke utløpt, men inntrykket er at med unntak av mål om lavere sykefravær så har de øvrige IAmålene ikke hatt like stort fokus. Vi anbefaler at IA kommer høyere opp på dagsorden eller at målene justeres i forhold til realitetene.» En foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i Verdal kommune 8. juni 2016 med svarfrist 16.juni. KomRev Trøndelag IKS mottok svar fra rådmannen 17.06.16. Rådmannens høringssvar er vedlagt revisors rapport (rapportens vedlegg 2). Vurdering Kontrollutvalget må ta stilling til om den fremlagte rapport besvarer de spørsmål kontrollutvalget ønsket besvart. En anbefaler at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og videresender den til kommunestyret for videre behandling. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune Rådmannen KomSek Trøndelag IKS Fylkets Hus 7735 Steinkjer Deres ref: Vår ref: LIER 2016/4804 Dato: 30.08.2016 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Verdal kommunestyret behandlet nevnte sak i møte 29. august 2016 og vedtok følgende: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019. 2. Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge: 1) Pleie og omsorg, 2) Planlegging og vedlikehold av kommunal eiendom, veier og anlegg 3) Oppvekst 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Samlet saksframstilling av saken følger vedlagt. Dette til underretning. Med hilsen Line Therese Ertsås formannskapssekretær Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 2 av 5 Verdal kommune Samlet saksframstilling Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Jostein Grimstad jostein.grimstad@verdal.kommune.no 74 04 82 59 Arkivref: 2016/4804 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal kommunestyre 29.08.2016 66/16 Saksprotokoll i Verdal kommunestyre - 29.08.2016 BEHANDLING: Ved votering ble kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019. 2. Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge: 4) Pleie og omsorg, 5) Planlegging og vedlikehold av kommunal eiendom, veier og anlegg 6) Oppvekst 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019. 2. Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge: 7) Pleie og omsorg, 8) Planlegging og vedlikehold av kommunal eiendom, veier og anlegg 9) Oppvekst 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 3 av 5 Vedlegg: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Verdal kommune 2016-2019, KomRev Trøndelag IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollutvalgets sak 10/16 2. Kontrollutvalgets sak 32/15 3. Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven. Saksopplysninger: Kontrollutvalgets vedtak 23.06.2016 1. Kontrollutvalget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for Verdal kommune 2016-2019. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019. 2. Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge: 10) Pleie og omsorg, 11) Planlegging og vedlikehold av kommunal eiendom, veier og anlegg 12) Oppvekst 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges fram til diskusjon i møte uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak i møtet Det ble fremmet slikt omforent forslag: 1. Kontrollutvalget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for Verdal kommune 2016-2019. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 4 av 5 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019. 2. Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge: 1. Pleie og omsorg, 2. Planlegging og vedlikehold av kommunal eiendom, veier og anlegg 3. Oppvekst 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Avstemming Enstemmig. Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til plan for forvaltningsrevisjon for Verdal kommune 2016-2019. 2. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019. 2. Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt i prioritert rekkefølge: 13) Pleie og omsorg, 14) Planlegging og vedlikehold av kommunal eiendom, veier og anlegg 15) Oppvekst 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Vedlegg Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Verdal kommune 2016-2019, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 10/16 2. Kontrollutvalgets sak 32/15 3. Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalget ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i møte den 06.11.15, sak 32/15. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 5 av 5 Kontrollutvalget behandlet statusrapport fra revisor i møte den 20.04.16, sak 10/16. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 2. Kontrollutvalget slutter seg til saksbehandlers vurderinger med hensyn til forvaltningsrevisjon.» Revisor har avlevert sitt forslag til plan for forvaltningsrevisjon, se vedlegg. Det vises til revisors forslag i sin helhet. Vurdering: Ut fra de kravene som stilles til offentlig sektor må forvaltningsrevisjon være, og oppfattes som å være relevant og å gi merverdi. Dette vil først og fremst være hos kommunestyret(ene), men også hos de øvrige «interessenter». (kommunenes administrasjon, innbyggerne, samt sentrale myndigheter og allmenheten). Det stilles derfor de samme krav til kontrollsektoren som til alle andre som skal selge inn et produkt, en tanke, ide eller konsept. På denne bakgrunn må det stilles strenge krav til hvilke prosjekter en foreslår og med hvilken vinkling. En må ha et kritisk blikk på prosjektnavn, formål, ordvalg og formuleringer. Det må også være redegjort for hvorfor en mener det enkelte prosjekt/tema peker seg ut - på en enkel og for alle forståelig måte. Slik at alle kan danne seg et inntrykk av hvor vesentlig det vil være å sette inn ressurser for å gjennomføre det enkelte prosjekt. Kontroll må sees i en bred sammenheng og må i utgangspunktet omfatte alle de elementene av en organisasjon (resurser, systemer, prosesser, kultur, struktur og oppgaver) som samlet sett skal bistå medarbeiderne i deres arbeid på en slik måte at organisasjonen når sine mål. Det er derfor noen spørsmål en bør stille seg selv og ta stilling til: 1. Hva ønsker en å oppnå med forvaltningsrevisjon 2. Hensiktsmessig fordeling mellom prosjekter som skal sikre hhv.: a. Utvikling og bedre måloppnåelse b. Effektiv og målrettet forvaltning og tjenesteproduksjon c. At lovmessige krav for virksomheten og kommunale vedtak blir overholdt, herunder rettsikkerhet, likebehandling, saklighet i forvaltningen og rett tjenesteleveranse 3. Prosjektene må rette seg mot interessentenes behov. På hvilke områder og med hvilke temaer er det viktigst for interessentene at kontrollressursene blir anvendt til. Verdal kommune har lagt deler av sin produksjon i Innherred samkommune. Denne kommer dels til erstatning for produksjon i Verdal kommune og dels som et ledd i kommunens egen produksjon i form av støttefunksjoner. Planene for forvaltningsrevisjon i samkommunen og i deltaker kommunene bør derfor sees i sammenheng. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune Rådmannen KomSek Trøndelag IKS Fylkets Hus 7735 Steinkjer Deres ref: Vår ref: LIER 2016/1758 Dato: 30.08.2016 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Verdal kommune Verdal kommunestyre behandlet nevnte sak i møte 29. august 2016 og vedtok følgende: 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: a. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS b. Innherred Renovasjon IKS c. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Samlet saksframstilling av saken følger vedlagt. Dette til underretning. Med hilsen Line Therese Ertsås formannskapssekretær Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 2 av 4 Verdal kommune Samlet saksframstilling Plan for selskapskontroll 2016-2019 Verdal kommune Saksbehandler: E-post: Tlf.: Jostein Grimstad jostein.grimstad@verdal.kommune.no 74 04 82 59 Arkivref: 2016/1758 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal kommunestyre 29.08.2016 65/16 Saksprotokoll i Verdal kommunestyre - 29.08.2016 BEHANDLING: Ved votering ble kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: d. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS e. Innherred Renovasjon IKS f. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: g. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS h. Innherred Renovasjon IKS i. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Vedlegg: Forslag til plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, KomRev Trøndelag IKS Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 3 av 4 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kontrollutvalgets sak 11/16 2. Kontrollutvalgets sak 33/15 3. Plan for selskapskontroll 2011-2015 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven. Saksopplysninger: Kontrollutvalgets vedtak 23.06.2016 1. Kontrollutvalget slutter seg til planen og videresender den til kommunestyret for videre behandling. SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til planen og videresender den til kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers for slag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: 1. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS 2. Innherred Renovasjon IKS 3. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Kontrollutvalgets behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak i møtet Ingen Avstemming Enstemmig. Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til planen og videresender den til kommunestyret for videre behandling. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 4 av 4 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: a. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS b. Innherred Renovasjon IKS c. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Vedlegg Forslag til plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 11/16 2. Kontrollutvalgets sak 33/15 3. Plan for selskapskontroll 2011-2015 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalget ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for selskapskontroll i møte den 06.11.15, sak 33/15. Kontrollutvalget behandlet statusrapport fra revisor i møte den 20.04.16, sak 11/16. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollutvalget tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisor spesielt belyse følgende i forbindelse med den overordnede analysen: a. Innherred Renovasjon IKS b. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS» Revisor har avgitt sitt forslag til plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, se vedlegg. Det vises til dette. Vurdering Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon bør derfor ses i sammenheng. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/16 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 07.09.16 Paul Stenstuen 019/16 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets møteplan for 2016 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2016 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunes økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 01.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 020/16 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 07.09.16 Paul Stenstuen 020/16 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer 01.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/16 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 07.09.16 Paul Stenstuen 021/16 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Revisor skal i samsvar med gjeldende revisjonsstandarder utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Regnskapsrevisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2016 i møtet. I forbindelse med dette vil regnskapsrevisor gi en orientering for å: Sette kontrollutvalget bedre i stand til å forstå hva vesentlighetsgrensene er og hva disse konkret innebærer herunder forstå hva regnskapsrevisor gjør og ikke gjør Gi kontrollutvalget et innblikk i regnskapsrevisors arbeidsmetodikk og kontrollenes «maskevidde» Bidra til at kontrollutvalget forstår omfanget av regnskapsrevisors kontroll med kommunens økonomiforvaltning herunder kommunens etterlevelse av aktuelle lovregler og kommunale vedtak Bidra til at kontrollutvalget forstår omfanget av særattestasjoner mv, samt regnskapsrevisors rådgivning og veiledning av kommunen Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.
Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og med revisor. Steinkjer 01.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/16 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 07.09.16 Paul Stenstuen 022/16 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer 01.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Kontrollutvalget Verdal kommune v/komsek Trøndelag IKS Postboks 2560 7735 STEINKJER Deres ref.: Vår ref.:uro Saksnr.:16/1018 Arkiv:O14-15 Dato: 12.08.16 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Verdal kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Verdal kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Verdal kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
som er egnet til å påvirke revisors habilitet vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Verdal kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Verdal kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Verdal kommune Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, 12.08.16 Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 023/16 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 07.09.16 Paul Stenstuen 023/16 418-1721-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget godkjenner forslaget til prosjektplan og ber revisor iverksette prosjektet «Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) selskapskontroll med forvaltningsrevisjon». Vedlegg Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Forslag til prosjektplan, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 65/16 2. Kontrollutvalgets sak 17/16 3. Kontrollutvalgets sak 11/16 4. Kontrollutvalgets sak 33/15 5. Plan for selskapskontroll 2011-2015 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Kommuneloven. Saksopplysninger Gjeldende plan for selskapskontroll ble enstemmig vedtatt av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget i møte den 29.08.16, sak 65/16. 1. «Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: i. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS ii. Innherred Renovasjon IKS iii. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden.» Kontrollutvalget behandlet for øvrig sitt forslag til plan for selskapskontroll i møte den 23.06.16, sak 17/16. Revisor foreslår at prosjektet øverst på prioriteringslisten iverksettes nå og har oversendt sitt forslag til prosjektplan for prosjektet, se vedlegg.
Revisor ser for seg at prosjekt skal ha følgende formål: «Kartlegge Verdal kommunes eierstyring av SNK, og undersøke hvorvidt denne er i tråd med kommunestyrets vedtak og etablerte normer for god eierstyring. Undersøke hvordan organiseringen av det konsoliderte museet SNK fungerer, og peke på eventuelle utfordringer knyttet til denne.» Revisor angir videre følgende forslag til problemstillinger for prosjektet: 1)» Utøver Verdal kommune eierskapet i Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) i tråd med kommunestyrets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? 2) I hvilken grad bidrar organiseringen etter museumsreformen til å oppfylle målene for det konsoliderte museet SNK? Bakgrunnen for konsolideringen og museets synspunkter på konsolideringen i dag Finansiering Fordeling av midler internt i museet Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre Intern organisering Felles administrasjon økonomi/personal Faglig samarbeid og utvikling» Revisor ønsker å gjennomføre prosjektet parallelt med et tilsvarende prosjekt på vegne av den andre eieren selskapet - dvs. Nord-Trøndelag fylkeskommune med en rapport til hver av eierne. Vurdering Kontrollutvalget må ta stilling til hvorvidt revisors forslag til prosjektplan er egnet til å besvare de spørsmål kontrollutvalget ønsker besvart. Steinkjer 01.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
PROSJEKTPLAN Utarbeidet i henhold til RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon Prosjektnavn Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kommune Verdal kommune Bestilling Prosjektet er bestilt av kontrollutvalget i Verdal kommune gjennom Plan for selskapskontroll 2016-2019. Planen ble behandlet i kontrollutvalget i sak 17/16, og skal videre behandles i kommunestyret 29.08.16. Denne prosjektplanen oversendes derfor med forbehold om at kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll med prioritering i tråd med kontrollutvalgets innstilling. Utførende revisorer Prosjektleder Marte Bjørnelv Prosjektmedarbeider Sunniva Tusvik Sæter Vurdering av habilitet jf kommuneloven 79 og forskrift om revisjon Ingen av de involverte revisorer vil få habilitetsproblemer ved gjennomføringen av prosjektet, jf. egenerklæringsskjema. Bakgrunn for prosjektet Kommuneloven 77, 5. ledd sier at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper. Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. Den omfatter kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av en selskapskontroll, og her kan problemstillinger knyttet til selskapets drift undersøkes. I forbindelse med behandling av Plan for selskapskontroll 2016-2019 vedtok kontrollutvalget å prioritere Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) som første selskapskontroll. Nord-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg har 1
også prioritert selskapskontroll i dette selskapet, og revisor anbefaler derfor at prosjektet gjennomføres som et felles prosjekt med fylkeskommunen. Prosjektet vil resultere i to rapporter én for hver eier der eierskapskontrollen gjennomføres separat, mens forvaltingsrevisjonsdelen er lik. Nord-Trøndelag fylkeskommune eier 50 % av Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK). Selskapet ble etablert i 1992 som et samarbeid mellom Verdal kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune for å bygge og etablere Stiklestad Nasjonale Kultursenter. SNK er i ettertid gitt en nasjonal rolle innenfor formidlingen av Olavsarven. Fra 2002/03 er SNK utviklet som den konsoliderte museumsenheten for den sørlige del av fylket. I april 2004 ble den formelle organiseringen av konsolidert museum etablert. Denne (SNK AS) består i dag av Stiklestad Nasjonale Kultursenter (Verdal), Egge Museum (Steinkjer), Nils Aas Kunstverksted (Inderøy), Levanger Museum (Levanger) og Stjørdal Museum (Stjørdal)). I risikovurderingen i forbindelse med Plan for selskapskontroll heter det at revisor vurderer organiseringen av de konsoliderte museene etter museumsreformen som en mulig og interessant vinkling av selskapskontrollen. Den nasjonale museumsreformen ble iverksatt etter Stortingets vedtak i desember 2000. Antallet selvstendige museer i Norge var tidligere svært stort, og i stortingsmelding nr. 22 (1999 2000) «Kjelder til kunnskap og oppleving» ble det lagt frem forslag om en alternativ struktur. Hovedgrepet var en bedre strukturering av et selvbærende, fragmentert museumslandskap ved å slå sammen museer til større, konsoliderte enheter. I stortingsmelding nr. 48 (2002 2003) var en av intensjonene å skape «eit mindre tal konsoliderte museum eller museumsnettverk, dvs. einingar med ei så sterk fagleg og økonomisk plattform at dei på ein meiningsfull måte kan inngå i eit samla nasjonalt nettverk» (St.meld. nr. 48 (2002 2003):178). Et hovedmål med museumsreformen var et en mer profesjonell ledelse av konsoliderte museer ville føre til en bedre utnyttelse av de samlede ressursene, noe som igjen skulle bidra til bedre faglig måloppnåelse. Formål o Kartlegge Verdal kommunes eierstyring av SNK, og undersøke hvorvidt denne er i tråd med kommunestyrets vedtak og etablerte normer for god eierstyring. o Undersøke hvordan organiseringen av det konsoliderte museet SNK fungerer, og peke på eventuelle utfordringer knyttet til denne. Problemstillinger Forslag til problemstillinger: 1) Utøver Verdal kommune eierskapet i Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS (SNK) i tråd med kommunestyrets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? 2
2) I hvilken grad bidrar organiseringen etter museumsreformen til å oppfylle målene for det konsoliderte museet SNK? Bakgrunnen for konsolideringen og museets synspunkter på konsolideringen i dag Finansiering Fordeling av midler internt i museet Forholdet mellom driftsstyre og eierstyre Intern organisering Felles administrasjon økonomi/personal Faglig samarbeid og utvikling Avgrensninger/ kommentarer Kulepunktene under problemstilling 2 er en opplisting av mulige tema som kan undersøkes knyttet til organiseringen av SNK. Underveis i prosjektet kan det dukke opp andre aktuelle tema som kan være naturlig å inkludere i undersøkelsen. Kilder til revisjonskriterier I eierskapskontrollen vil revisor vurdere kommunens praksis på bakgrunn av kommunestyrevedtak, samt anbefalinger om god eierstyring fra KS. I forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier med utgangspunkt i problemstillingen. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som fylkeskommunens praksis skal vurderes opp mot. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet vil revisjonskriterier kunne hentes fra blant annet: - Selskapets vedtekter - Museumsstrategisk plattform, Nord-Trøndelag fylkeskommune 2010 - St.meld. nr. 49 (2008-2009) Framtidas museum Forvaltning, forskning, formidling, fornying. - St. meld. nr. 22 (1999 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving, ABM-meldingen. Gjennomføring av prosjektet/metode for datainnsamling Prosjektet vil gjennomføres i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. I og med at SNK AS er 100 % offentlig eid kan kontrollutvalget og revisor kreve alle de opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre selskapskontrollen. Det gjelder fra både styrende organer, daglig leder og selskapets valgte revisor. Vi vil innhente data gjennom dokumentanalyse, intervju og eventuelt en spørreundersøkelse. Data innhentet gjennom intervju vil bli verifisert, og hele rapporten med datagrunnlag og vurderinger vil bli sendt på høring til både eier og selskapet. 3
Tidsplan Oppstart: Oktober 2016 Forventet behandling i KU: Våren 2017 Planlagt ressursbruk: 140 timer Kritiske faktorer Tidspunktet for når revisjonen får tilgang til nødvendige dokumenter er en kritisk suksessfaktor for prosjektet. Dette gjelder også tidspunkt for når de vi ønsker å intervjue har tid til å møte oss. Alle intervjuer skal verifiseres, og informantene gis alltid en frist for tilbakemelding. Dersom frister oversittes kan dette påvirke prosjektets framdrift. Prosjektframdriften bestemmes også i noen grad av andre prosjekter i revisjonens portefølje. Stjørdal 25.08.16 Sted/dato Unni Romstad /s/ Marte Bjørnelv Oppdragsansvarlig revisor Prosjektleder 4